manuel docpro pour estudio

Documind Pro
avec
TOSHIBA e-STUDIO
Manuel Utilisateur
W
Copyright 2002 Sharing Technologies S.A. et TFIS S.A.
1
Table des matières
Documind Pro 3.0, un moteur de recherche pour vos documents....................................3
Plus puissant ….............................................................................................................................3
Plus rapide ….................................................................................................................................3
Plus convivial…..............................................................................................................................3
Le concept de Gestion de l’Information de NOVADYS ...........................................................3
Présentation......................................................................................................................................4
Qu'est-ce qu'une armoire électronique ?...................................................................................4
Qu'est-ce qu'un Index ? ................................................................................................................4
Recherche plein texte et recherche structurée.........................................................................4
Recherches Efficaces ...................................................................................................................4
Installation .........................................................................................................................................5
Configuration système requise....................................................................................................6
Logiciels requis ..............................................................................................................................6
Configuration ..................................................................................................................................6
Programmation des Imports.....................................................................................................6
Spécifier les fichiers à indexer.................................................................................................7
Spécifier les répertoires à parcourir........................................................................................8
Fonctions Documind Pro 3.0 ........................................................................................................9
Recherche.......................................................................................................................................9
La Fenêtre de recherche ..........................................................................................................9
Spécifier les critères de recherche.......................................................................................10
Barre d'outils.............................................................................................................................11
Liste de résultats......................................................................................................................11
Afficher les documents avec le visualiseur interne............................................................13
Affichage des emails dans le visualiseur interne................................................................13
Affichage du résumé...............................................................................................................13
Imprimer....................................................................................................................................14
Envoyer le document retrouvé par email.............................................................................14
Modifier un document..............................................................................................................14
Supprimer un document.........................................................................................................15
Présentation numérisation..........................................................................................................15
Fenêtre numérisation ..............................................................................................................15
Barre d'outils numérisation.....................................................................................................16
Options OCR................................................................................................................................16
Analyse de page ......................................................................................................................16
Formatage.................................................................................................................................18
Numériser un document.............................................................................................................20
Analyser un document............................................................................................................20
Reconnaissance d'un document...............................................................................................21
Sauvegarde..............................................................................................................................21
Recherche de documents issus de reconnaissance OCR...............................................21
Recherche avancée.......................................................................................................................22
Les Opérateurs de recherche....................................................................................................22
Opérateurs Logiques (Booléens)..........................................................................................23
Les opérateurs de mots..........................................................................................................23
Les opérateurs relationnels....................................................................................................24
Opérateurs de champ d’index ...............................................................................................25
Nombre à l’intérieur d’un champ d'un index........................................................................25
Opérateurs supplémentaires..................................................................................................26
Composantes Documind Pro 3.0 ..............................................................................................27
Emails ............................................................................................................................................27
Pages Web...................................................................................................................................28
Annexe..............................................................................................................................................29
DOCUMIND • Licence de droit d'utilisation ............................................................................30
Index..................................................................................................................................................33
2
Documind Pro, un moteur de recherche pour vos documents
Tel un moteur de recherche internet, Documind Pro retrouve en moins de trois secondes n’importe quel document
correspondant à un mot ou groupe de mots que vous recherchez sur votre PC, parmi tous les documents
enregistrés sur vos disques locaux.
Plus puissant …
Les fonctions de recherche disponibles dans un programme permettent d’effectuer des recherches dans un document
actif (par exemple, avec Internet Explorer), dans un format spécifique (par exemple avec Acrobat Reader de Adobe),
dans des formats de fichiers supportés (par exemple MicroSoft Windows) ou dans une base de données précise (par
exemple MS Outlook). Cela signifie que vous devez savoir où est enregistré votre document et connaître son format
pour le retrouver. Étant donné la masse d’information que nous gérons chaque jour, il devient rapidement impossible
de retrouver un document de cette manière.
Documind Pro 3.0 recherche sur le contenu textuel des documents (plus de 90 formats de fichiers pris en charge) tels
que MS Word, HTML, PDF et MS Excel, présentations, télécopies, E-mails et les pièces jointes. Documind retrouve
l’information dans MS Outlook (les pièces jointes) alors que l’application MS Outlook ne le permet pas, recherche dans
des formats de fichier (ex. PDF) que Windows ne permet pas. Documind Pro 3.0 est un utilitaire unique de classement
et de recherche de documents sur votre PC, capable de retrouver l’information dont vous avez besoin au cœur des
documents. Vous n’avez plus besoin de savoir où se trouve l ’information ni sous quelle forme (email, télécopie,
courrier, page Web, etc.) pour la retrouver. Jamais la recherche de documents n’a été aussi facile avec Documind Pro
3.0.
La fonction Scan/OCR de Documind Pro 3.0 vous offre la possibilité de numériser vos documents papier (courrier,
article de presse, …) et de les importer en mode plein texte ou structuré. De même, les fichiers image (par exemple les
documents numérisés ailleurs et que vous recevez comme pièce jointe à un email) peuvent être reconnus par le
programme d’OCR intégré de Documind Pro 3.0 et importés en mode plein texte.
Plus rapide …
Contrairement aux fonctions de recherche classiques pré-installées comme par exemple celle de Windows, qui
collectent l’information plein texte et vérifient la correspondance, Documind Pro 3.0 offre en permanence une base
de données plein texte en arrière plan. Toute l’information est disponible immédiatement une fois la requête
spécifIée. Il s'en suit que Documind Pro 3.0 liste tous les documents correspondant aux critères de recherche en
quelques secondes, que vous ayez des milliers de documents ou seulement des centaines. Plus vous avez de
documents, plus vous avez besoin de Documind Pro 3.0.
Plus convivial…
Pour la plupart des recherches, Documind Pro 3.0 a des règles par défaut simples et efficaces. Pour les
recherches trapues, Documind Pro 3.0 propose 25 opérateurs de recherche afin d'affiner la recherche et
d'afficher la liste de résultats en moins de 3 secondes.
Unique : un moteur de recherche qui affiche les documents retrouvés dans leur présentation originale
En double cliquant sur un document affiché dans la liste des résultats, Documind Pro 3.0 affichera une prévisualisation de celui-ci même si l’application native n’est pas disponible sur votre PC (par ex. Microsoft
Excel).
Le concept de Gestion de l’Information de NOVADYS
Collecter l’information de sources hétérogènes et multiples – Retrouver toute l’information qui correspond
à vos critères de recherche – Partager l’information – Le plus automatiquement possible - Le plus
facilement possible.
Toute l’information accessible instantanément !
3
Présentation
Qu'est-ce qu'une armoire électronique ?
Documind Pro ne pourrait pas répondre à vos recherches rapidement s'il devait parcourir chacun de vos
documents. En parcourant complètement une fois tous vos documents (et éventuellement des pièces
jointes - une fonction inégalée) et en construisant un inventaire de tous les mots de tous les documents,
Documind Pro peut effectuer la recherche en parcourant plutôt l'inventaire. Ces inventaires sont appelés
des armoires électroniques ou "archives" (les deux termes sont utilisés sans distinction dans ce
document). Documind Pro a deux archives : une pour MS Outlook 2000 et une autre pour le reste de vos
documents.
Quand Documind Pro démarre, il vérifie l'existence de l'archive fichiers : si cette archive n'existe pas, il
lancera automatiquement le processus de construction d'archive appelée "Import". Malgré le temps de
calcul de cette tâche, elle tourne en fond et ne devrait pas poser de problème. Il s'en suit qu'il faut
rafraîchir l'archive pour retrouver des documents créés ou modifiés depuis la construction de l'archive.
Ceci est discuté en détail dans Programmation des Imports.
Il est important de savoir que Documind Pro ne modifiera jamais, en aucun cas, vos fichiers. Ils doivent
être lus, mais ne sont pas touchés autrement.
Qu'est-ce qu'un Index ?
Un index est un champ, une partie, spéciale et identifiable de vos documents. Pour les emails par exemple,
le nom de l'expéditeur, l'objet, le répertoire et la date sont des index. Pour de fichiers de votre disque dur,
les index sont le nom de fichier, le type de fichier, le répertoire et la date.
Les champs d'index sont utiles car ils vous permettent d'indiquer à Documind Pro qu'il faut rechercher
certaines valeurs dans certains champs uniquement. Par exemple, si vous voulez tous les fichiers .doc
avec "Du Pont" dans le nom du fichier, sans récupérer un fichier contenant le texte "la largeur du pont",
c'est facile en utilisant les champs d'index. L'utilisation des champs d'index est décrite en détail dans
Spécifier les critères de recherche.
Dans Documind Pro tous les champs d'index sont prédéterminés et remplis automatiquement pendant
l'import.
Recherche plein texte et recherche structurée
Avec Documind Pro vous pouvez effectuer des recherches plein-texte, des recherches structurées (en
utilisant les champs d'index) ou les deux en combinaison.
Recherches Efficaces
La puissance et vitesse des ordinateurs modernes aidant, il est facile d'effectuer des recherches du point
de vue technique. Mais l'utilité d'un outil de recherche doit se mesurer par la faciliter avec laquelle l'on
peut effectuer une recherche efficace. La plupart des ordinateurs de bureau ont des milliers de fichiers sur
leurs disque dur. Une recherche efficace est une recherche qui est complète (aucun document pertinent
n'est négligé) et limitée (peu ou pas de documents non-pertinents sont proposés). Documind Pro a divers
fonctionnalités dont la recherche plein-texte, les recherches sur champ d'index, le tri des résultats et la
consultation facile des résultats, toutes disponibles seules ou en concert vous permettant d'effectuer des
recherches efficaces.
Un moteur de recherche puissant, complet, exact et convivial peut vraiment augmenter votre productivité
en réduisant votre effort, vous permettant de porter vos efforts sur votre travail véritable, au lieu de perdre
votre temps cherchant des documents. La différence entre un bon et un mauvais moteur de recherche
n'est pas le fait de trouver des documents, mais de trouver le nombre limité des documents que vous
cherchez vraiment.
4
Installation
Insérez le CD-ROM Documind Pro; l’installation du logiciel démarre automatiquement (si l’installation ne
démarre pas automatiquement, cliquez sur “setup.exe” du CD-ROM Documind Pro).
Immédiatement après l'installation, Documind Pro lancera une tâche de fond qui va construire votre
archive de fichiers décrit ci-dessus. Ceci prendra quelques minutes. En attendant la fin de cette tâche
Documind Pro ne pourra pas trouver de documents - c'est normal.
À cette phase, vous pouvez décider quels composants de Documind Pro vous souhaitez installer sur votre
PC.
Si vous cliquez sur "Changer..." vous obtiendrez ce dialogue :
Astuce : installez Documind Pro sur une partition importante afin que la base de données soit modifiable en
fonction des fichiers importés. Sauvegardez les images numérisées et pages Web dans le répertoire principal de
cette partition.
5
Configuration système requise
Minimum : Pentium 200 MHz, 64 MB RAM, VGA/256 couleurs, CD-Rom
Recommandée : Pentium II 400 MHz, 128 MB RAM, 256 couleurs, résolution 1024x768, CD-Rom
Logiciels requis
Systèmes de gestion
Windows 98 SE
Windows 98 SP1
Windows ME
Windows NT 4.0 SP6(a)
Windows 2000 SP2
Windows XP SP1
Navigateur
MS Internet Explorer 5.0 et plus
Client email
MS Outlook 2000
MS Outlook 2002 (Office XP)
Configuration
Beaucoup d'utilisateurs pourront utiliser Documind Pro tout de suite dans sa configuration par défaut.
Nous recommandons aux utilisateurs de se familiariser un petit peu avant de changer cette configuration,
afin de mieux déterminer les changements éventuels à faire. En tout probabilité vous n'aurez rien à faire.
Pour accéder au dialogue de configuration, cliquez sur l'icône Paramètres de configuration
le menu Outils dans la barre de menus.
ou utilisez
Programmation des Imports
Le processus de construction d'une archive s'appelle Import. Si vous créez de nouveaux documents ou
modifiez des anciens, il faut lancer un Import pour que ces documents puissent être trouvés.
Le dialogue ci-dessous vous permet de programmer des Imports automatiques pour s'accommoder à vos
horaires et méthodes de travail :
6
Si vous laissez tourner votre machine la nuit, vous pourriez programmer les Imports à des heures où votre
machine n'a pas grand-chose à faire. Vous pourriez tout aussi bien les programmer aux heures des repas.
Vous pouvez à tout moment lancer un Import (sans changer la programmation) en cliquant sur le bouton
"Importer MAINTENANT !"
Les valeurs par défaut (illustrées ci-dessus) prévoient un Import à minuit pour une machine en marche à ce
moment-là ou tout de suite quand elle est rallumée.
Vous pouvez voir la liste de tous les Imports ayant ajouté des documents à l'archive en sélectionnant
Administration/Liste tâches... dans le menu.
Nota : Un Import n'est pas la même chose qu'une passe de Maintenance (Administration/Maintenance dans
le menu). Cette dernière est une réorganisation/optimisation de l'archive (qui ressemble beaucoup à une
défragmentation d'un disque dur). Vous devriez lancer une maintenance de temps en temps, car les
recherches et Import seront plus rapides après.
Spécifier les fichiers à indexer
Dans le panneau de gauche vous trouverez tous les types de fichiers indexés par Documind Pro. Pour les
fichiers texte, tous les fichiers MS Word, tous les fichiers .TXT et tous les fichiers Acrobat d'Adobe seront
indexés. Pour la toile, tous les fichiers .HTM et .HTML seront indexés. Sont également indexés les fichiers
MS PowerPoint et Excel. Pour la liste complète de fichiers qui peuvent être indexés, consultez l'Annexe.
La panneau de droite présente diverses formes standards de fichiers que vous pourriez vouloir indexer.
Vous pouvez également les préciser dans le champ de texte en haut.
7
Spécifier les répertoires à parcourir
Vous pouvez spécifier les répertoires que Documind Pro doit prendre en compte en construisant l'index. À
l'exception de plusieurs répertoires système où l'on ne trouve pas de documents normalement, Documind
Pro indexera les documents de tous les répertoires de la machine (Documind Pro n'indexe pas les
répertoires réseau). Si vous savez qu'il y a des répertoires dépourvus de documents à indexer, ou si pour
toute autre raison vous ne voulez pas indexer les documents d'un répertoire donné, vous pouvez le
spécifier dans cette fenêtre. Lorsque vous excluez un répertoire, vous excluez aussi tous ses sousrépertoires.
8
Fonctions Documind Pro 3.0
Recherche
La Fenêtre de recherche
Voici la fenêtre de travail courante de Documind Pro, illustrée ici avec l'archive Fichiers. Pour l'archive MS
Outlook, allez à Emails. C'est ici que sont précisées les recherches et que les résultats sont affichés. La
plupart des exemples de ce document sont donnés pour l'archive Fichiers, mais les principes sont les
mêmes pour l'archive Outlook.
À l'exception des boutons de contrôle de panneaux, les boutons se comportent comme des boutons
Windows standards.
Boutons de contrôle de panneaux
Les boutons de contrôle de panneaux vous permettent d'ajuster les dimensions des panneaux de la
fenêtre.
Les flèches agrandissent un panneau au maximum de la direction indiquée, alors que le carré ramène les
panneaux à leurs dimensions précédentes.
9
Spécifier les critères de recherche
Choix d'archive
Vous devez choisir l'archive de travail dans la barre de menus de Documind Pro :
Assurez-vous d'être dans le bon !
Documind propose plusieurs modes de recherche :
plein texte (sur le contenu des documents)
structurée (à l’aide des champs d'index)
par le rappel d'une requête précédente ou
l’ensemble de ces modes.
Recherche plein-texte sur le contenu des documents
Comme son nom l'indique, la recherche plein-texte effectue une recherche sur la totalité du texte des
documents (ou des emails) de votre machine. Si vous cherchez un document relatif à la société "Bidules
Dupont S.A.", vous pourriez chercher soit "bidules", soit "Dupont". Documind Pro retrouvera tous les
documents contenant le mot que vous avez spécifié.
Si vous précisez plus d'un mot en plein-texte, vous retrouverez tous les documents comprenant au moins
un (peut-être plusieurs) des mots données.
Donc si vous précisez et "bidules" et "Dupont", Documind Pro trouvera tous les documents contenant l'un
ou l'autre de ces mots, y compris "Bidules Dupont S.A.", "Bidules Durand S.A.", "Bidules Tartarin S.A.",
"Trucmuches Dupont S.A.", "Dupont de Nemours S.A.", et tous les autres...
Il est important de tenir à l'esprit que plus il y a de mots dans de le champ plein texte, plus vous
retrouverez de documents. Pour modifier ce comportement vous pouvez utiliser les champs d'index et/ou
des opérateurs de recherche.
Recherche structurée à l’aide des champs d'index
Une recherche structurée utilise un des champs d'index nom de fichier, type de fichier, répertoire, et date
(expéditeur, répertoire et date pour Outlook).
Ce que vous écrivez dans ces champs (qui ne prennent qu'une entrée) doit être vrai pour qu'un fichier
apparaisse dans les résultats. Les champs d'index sont donc souvent utilisés pour réduire le nombre de
documents retrouvés par une recherche plein-texte.
Dans le contexte de la recherche de "Bidules Dupont S.A.", vous pouvez indiquer que vous ne voulez voir
que les documents créés ou modifiés la semaine dernière par exemple.
Alors qu'une recherche plein texte donne un nombre croissant de documents plus vous spécifiez des
critères, plus vous utilisez les champs d'index, moins vous obtenez de documents.
Rappel d'une recherche précédente
Documind Pro se souvient des 10 recherches précédentes dans la boîte déroulante "Historique". Cela peut
servir pour répéter une recherche ou pour modifier une recherche antérieure . Lorsque vous sélectionnez
une de ces recherches, Documind Pro remplit tous les champs concernés par les anciennes valeurs mais
ne lance pas la recherche, vous permettant ainsi de modifier la recherche avant de la lancer.
Ensemble de ces modes
Ces trois 'méthodes' peuvent être utilisées ensembles afin de maximiser l'efficacité de vos recherches.
10
Barre d'outils
Afficher les 50 résultats précédents
Afficher le premier document dans ce groupe de 50
Afficher le document précédent dans ce groupe de 50
Afficher le document suivant dans ce groupe de 50
Afficher le dernier document dans ce groupe de 50
Afficher les 50 résultats suivants
Visionner le document
Visionner la pièce jointe
Visionner le résumé
Editer le document
Editer la pièce jointe
Supprimer un document de l'archive
Imprimer le document
Imprimer la liste des résultats
Liste de résultats
Le résultat de toute recherche est une liste comme celle-ci :
Info
Ceci est le rang du document selon le score qui est donné dans la colonne suivante
11
Score
Documind Pro établit un score de pertinence de 1% à 100% pour chaque document trouvé. Ce score est le
résultat d'un calcul complexe qui comprend, entre autres, le nombre d'occurrences des mots recherchés,
la taille du fichier, la date de dernière modification, les opérateurs de recherche utilisés, etc.. Deux
documents avec le même score sont affichés en ordre chronologique inversé, le plus récent avant le plus
vieux.
Si vous ne précisez aucun critère, tous les fichiers dans l'archive (voir Configuration) sont affichés en
ordre chronologique inversé. Vous pourriez faire cela pour trouver le plus vieux fichier texte par exemple.
Nom de fichier
Évident !
Type
Évident !
Dossier
Le nom complet du dossier (répertoire) contenant le fichier.
Date
Date de création ou de dernière modification du fichier.
Nota : votre système doit préciser la date sous le format aaaa/mm/jj pour que cette colonne puisse être
triée correctement.
Trier la liste de résultats
Vous pouvez toujours trier les résultats affichés : il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne sur laquelle vous
voulez trier.
Voici la liste ci-dessus, triée par nom de fichier :
Vous pouvez inverser l'ordre de tri en cliquant de nouveau.
12
Plus de résultats
Le panneau de résultats montre 50 documents à la fois - s'il y a plus de 50 documents, vous pouvez
naviguer dans la liste globale avec les boutons
dans la barre d'outils résultats.
Pour des documents qui n'ont pas de texte vous verrez l'icône pièce jointe
à gauche. Le visualiseur
interne affichera le nom du fichier et la date d'indexation si vous double-cliquez sur l'icône du document
. Pour voir l'image elle-même, cliquez sur l'icône pièce jointe
.
Afficher les documents avec le visualiseur interne
Documind Pro permet de consulter facilement et rapidement les documents trouvés dans son visualiseur
interne. Double-cliquez sur l'icône document (variable selon le type de document) dans la colonne Info et
le document s'affichera dans le panneau de droite. Pour les fichiers texte, chaque occurrence du/des mot/s
recherché/s sera mis en surbrillance (mais pas pour les pièces jointes). Vous pouvez parcourir le
document à la recherche de passages particuliers en cliquant sur les flèches occurrence ou en utilisant le
dérouleur.
Ayant confirmé qu'un document est celui que vous recherchez vous pouvez tout de suite l'imprimer,
l'envoyer par email ou l'ouvrir dans son application si vous voulez le modifier.
Voici ce que vous pouvez faire dans le visualiseur interne :
Aller à la précédente occurrence du mot recherché
Aller à la prochaine occurrence du mot recherché
imprimer le document
copier la sélection au presse -papiers
afficher toute la page
Augmenter la taille des caractères
Réduire la taille des caractères
Affichage des emails dans le visualiseur interne
Pour voir le texte d'un email dans le visualiseur interne, double-cliquez sur l'icône email
. Si vous cliquez
sur l'icône pièce jointe
, le email s'ouvrira dans MS Outlook et de là vous pourrez manipuler la pièce
jointe (la pièce jointe ne sera pas affichée dans le visualiseur interne).
Dans le processus d'Import, Documind Pro traite les pièces jointes comme des documents séparés qui
figureront dans la liste des résultats (si la recherche a trouvé quelque chose dans la pièce jointe elle-même). Si
vous cliquez sur l'icône pièce jointe de la pièce jointe, le email sera ouvert dans MS Outlook.
Affichage du résumé
Pendant les Imports, Documind Pro crée, pour chaque document, un résumé qui est un ensemble de motsclé du document ainsi que quelques sélections du document lui-même. Pour voir le résumé d'un
document, cliquez sur l'icône résumé
dans la barre d'outils résultats.
13
Imprimer
Imprimer un document
Pour imprimer tout un document, sélectionnez -le dans la liste des résultats en double-cliquant dessus et
cliquez ensuite sur l'icône
Imprimer le document.
Ceci ouvrira l'application qui a créé le document et imprimera tout le document. Notez que le document
imprimé est celui sélectionné dans la liste de résultats, pas nécessairement celui dans le visualiseur
interne (qui pourrait être différent).
Si vous ne voulez imprimer que quelques pages d'un document, vous devrez l'ouvrir avec l'icône Editer
et imprimer depuis l'application.
Imprimer le contenu de la fenêtre de visualisation
Pour imprimer ce qui se trouve dans la fenêtre de visualisation, cliquez sur l'icône Imprimer
barre d'outils de la fenêtre de visualistaion.
Ne confondez pas avec l'icône
dans la
décrite dans le paragraphe précédent !
Imprimer la liste des résultats
Vous pouvez aussi imprimer la liste des résultats affichée à l'écran en cliquant sur l'icône
.
La liste imprimée est précédée des critères de recherche qu'il l'ont produite.
Envoyer le document retrouvé par email
Si un système de messagerie compatible MAPI est installé sur votre poste de travail (c'est le cas
typiquement), le bouton Envoyer email
peut être activé directement depuis Documind. Il suffit de
sélectionner le fichier à envoyer dans la liste de résultats puis de cliquer sur le bouton pour créer un
nouveau message avec le fichier automatiquement mis en pièce jointe. Il ne vous reste plus qu’à remplir
les champs (destinataire, sujet, etc.) et envoyer le message.
Modifier un document
Pour modifier un document, il est impératif d’ouvrir le fichier dans son application d’origine, externe à
Documind en cliquant sur l'icône
. Il n’est pas possible de modifier un document à partir du visualiseur
interne. D'ailleurs Documind Pro ne modifie jamais de fichier sur votre machine. Si l'application n'existe
pas sur votre machine, Windows affichera un message d'erreur.
Ouvrez et modifiez le document dans son application. Documind prendra en compte les modifications
automatiquement lors du prochain Import (programmé ou effectué manuellement).
14
Supprimer un document
Archive fichiers
Il se peut que vous voudrez éviter qu'un fichier particulier apparaisse dans des recherches. Vous pouvez le
faire en le sélectionnant dans une liste de résultats et en cliquant sur l'icône Supprimer document(s)
.
Notez bien que ceci n'efface PAS le document de votre machine (Documind Pro n'efface jamais vos
fichiers) mais vous ne pourrez pas le restituer et il restera invisible à toute recherche ultérieure.
Outlook Archive
La suppression d'un email de l'archive Outlook est en tous points conforme à celui d'un document de
l'archive fichiers.
Présentation numérisation
Documind Pro marchera avec tous les numériseurs conformes à la norme TWAIN (ils le sont presque
tous). Toutes les questions concernant la numérisation elle-même (par opposition à la reconnaissance de
caractères) dépendent du numériseur particulier que vous utilisez et vous devrez vous reporter à la
documentation du numériseur. Ce document traite d'opérations telles que la reconnaissance de caractères
effectuée après la phase numérisation finie. Comme exception à cette règle, nous recommandons toutefois
une numérisation d'une résolution d'au moins 300 LPP (lignes par pouce) si vous voulez effectuer de la
reconnaissance de caractères.
Le module de numérisation Documind Pro se lance en cliquant sur l'icône
Documind. Ceci ouvrira le module dans une autre fenêtre.
dans la barre d'outils de
Fenêtre numérisation
La toute première fois que vous ouvrirez le module de numérisation, ou si vous avez plusieurs
numériseurs et vous changer celui à utiliser, choisissez Fichier/Choisir source dans la barre des menus.
15
Barre d'outils numérisation
Numériser un document
Ouvrir un document déjà numérisé
Sauvegarder le document numérisé (et OCR éventuel)
Éliminer cette page du OCR
Éliminer toutes les pages du OCR
Zoom plus grand
Zoom plus petit
Invertir les couleurs
Tourner l'image 90 degrés sens anti-horaire
Tourner l'image 90 degrés sens horaire
Aligner la page
Analyser la page
Effacer toutes les régions
Reconnaître toutes les pages
Options OCR
Vous pouvez modifier le comportement par
Édition/Options/Propriétés... dans la barre de menus.
défaut
de
Documind
Pro
en
choisissant
Analyse de page
Ces options conditionnent la façon dont Documind Pro traitera des pages contenant des tableaux et des
colonnes. Documind Pro essayera d'identifier les tableaux et les colonnes automatiquement, mais le fait de
fournir des indications ici sur la nature du document peuvent améliorer ses résultats.
Rectangulaire (aucune cellule divisée/fusionnée)
Si vous cochez cette option, Documind Pro supposera que les tableaux ont des cellules régulières.
16
Diviser en utilisant des lignes noires
Si vous cochez cette option, Documind Pro utilisera les lignes délimitant les cellules pour les identifier.
Autodétection
Documind Pro essayera, ou n'essayera pas, d'identifier des colonnes selon votre choix.
Détecter orientation de la page
Si vous cochez ceci, Documind Pro pourra reconnaître un document imprimé en orientation paysage et
numérisé en portrait.
Reconnaissance
Cet écran comprend des options vous permettant d'améliorer l'exactitude de reconnaissance de Documind
Pro. Elles sont décrites ici s'appliquant à toute la page, mais la plupart peuvent aussi être spécifiés pour
chaque région de la page (voir Analyser un document).
Langue texte source
Comme des langues différentes utilisent des caractères différents (en particulier des accents différents) et
parce que Documind Pro utilise un algorithme de vérification d'orthographe pour son OCR, la
connaissance de langue à reconnaître est importante pour l'exactitude de la reconnaissance. Documind
Pro ne reconnaîtra pas les accents d'une langue si cette langue n'est pas spécifiée (e.g. le français !).
Nota : une langue est "chiffres".
Type de texte
Documind Pro est capable de reconnaître un texte, qu'il ait été produit sur une imprimante à matrice ou
une machine à écrire. Toutefois, si vous savez quelle machine a produit le texte, le fait de le préciser ici
améliorera l'exactitude de la reconnaissance.
Niveau de marquage d'erreur
Documind Pro signale, avec des couleurs, les mots dont le rendu est moins certain que les autres. Ceci
vous permet de vérifier facilement que la page a été bien reconnue, et corriger des erreurs s'il y a lieu.
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Formatage
Formatage des pages
Ces options, respectivement exclusives, gouvernent le degré auquel Documind Pro essayera de restituer
toutes les caractéristiques typographiques de l'original.
Aucun formatage
Évident!
Utiliser des espaces
Utilise des espaces plutôt que des tabulations ou colonnes pour effectuer le placement des mots sur la
page.
Sauvegarder style et taille des polices
Évident!
Sauvegarder formatage avec encadrés
Documind Pro essayera de restituer des zones qui seraient des encadrés dans l'original.
Sauvegarder forme des lettres, polices, colonnes
Documind Pro essayera de restituer la forme des lettres, polices et des colonnes.
Sauvegarder les images
Si vous ne voulez pas que le document reconnu comporte des images, décochez cette case .
Formats
Le dialogue Format vous permet de spécifier la taille physique des pages et de garder ou non les fins de
ligne.
18
Polices
Pour chacun des types de polices de caractères décrits dans Page code, vous pouvez choisir vos polices
préférées pour les divisions principales de antique, avec empattement, largeur fixe et condensé. les polices
dans ces listes peuvent varier avec le temps et les machines et ne sont pas décrites en détail ici.
19
Numériser un document
Pour lancer la numérisation, cliquez sur l'icône numérisation
dans la barre d'outils.
Vous pouvez ensuite faire une reconnaissance OCR et rendre le document trouvable par Documind Pro.
Analyser un document
Blocs
Par défaut, Documind Pro identifiera des blocs de texte constituant des tableaux ou des colonnes.
Pour voir les blocs que Documind Pro a identifiés, cliquez sur l'icône Analyser la page
est délimité par un rectangle bleu clair.
. Chaque bloc
Si une page n'a pas de blocs, Documind Pro reconnaîtra l'ensemble du document. S'il y a des blocs,
Documind Pro ne reconnaîtra que le contenu des blocs, ce qui vous permet d'effectuer une
reconnaissance sur une partie seulement d'un document.
Supprimer des blocs
Vous pouvez supprimer des blocs un à un en cliquant dedans et en tapant sur la touche "effacer", ou avec
un clic-droit et choisissant "supprimer". Vous pouvez aussi les effacer toutes d'un coup avec l'icône
"Effacer blocs"
.
Ajouter des blocs
Vous pouvez ajouter des blocs à la main en dessinant un rectangle avec votre souris - cliquer à un coin du
rectangle désiré et traînez la souris jusqu'au coin opposé.
Propriétés des blocs
Les propriétés Type, Langue, Type texte sont expliquées dans Options OCR. Elles peuvent être fixées
individuellement pour chaque bloc ici.
20
Reconnaissance d'un document
Pour lancer la reconnaissance, cliquer sur l'icône Tout reconnaître
le panneau de droite.
et le texte reconnu apparaîtra dans
Sauvegarde
Pour sauvegarder le résultat de vos numérisations et reconnaissances éventuelles, cliquer sur l'icône
"Sauvegarder"
ou choisissez Fichier/Sauvegarder dans le menu.
Documind Pro sauvegardera le fichier numérisé en format TIFF. Si vous avez effectué une reconnaissance,
un fichier RTF avec le même nom que le fichier TIFF sera sauvegardé dans le même dossier. Il n'est pas
possible de sauvegarder le fichier RTF sans sauvegarder le fichier TIFF.
Recherche de documents issus de reconnaissance OCR
Pour que Documind Pro puisse retrouver du texte dans un fichier numérisé/reconnu il faut d'abord qu'il
soit sauvegardé comme décrit ci-dessus et qu'un Import soit effectué.
Lorsque Documind Pro trouve un tel texte, il affichera le fichier RTF dans la liste des résultats et l'image (le
fichier TIFF) est montré comme pièce jointe.
21
Recherche avancée
Les Opérateurs de recherche
Les utilisateurs ayant de nombreux documents, dont beaucoup se ressemblent, trouveront souvent qu'une
recherche plein-texte produit trop de résultats. Les opérateurs de recherche vous permettent de spécifier
des rapports entre les mots afin de mieux préciser le contenu des documents désirés.
Dans Spécifier les critères de recherche, il est indiqué que plus il y a de mots dans le champ plein-texte,
plus il y aura de documents retrouvés. Vous pouvez changer ce comportement avec les opérateurs de
recherche qui sont prévus pour cela.
Voici la liste complète des opérateurs de recherche (que vous pouvez obtenir en tapant Ctrl-O lorsque
votre curseur est dans le champ plein-texte).
Notation des opérateurs de recherche
Si vous choisissez vos opérateurs de la boîte déroulante, vous verrez qu'ils apparaîtront en anglais. Par exemple,
<PROCHE> deviendra <#NEAR>. Ces deux formes donneront le même résultat.
22
Opérateurs Logiques (Booléens)
Les opérateurs les plus fréquemment utilisés sont les opérateurs logiques ET, OU, et SAUF.
opérateur
Exemple
Recherches réussies
OU
(<#OR>)
ford <OU> audi
Tout document contenant au
moins un de ces deux mots
ET
(<#AND>)
ford <ET> audi
Tout document contenant
"ford" et "audi".
SAUF
(<#NOT>)
#
ford <SAUF> diesel
aussi :
ford-diesel
ford#diesel
Tout document contenant
"ford" ne contenant pas
"diesel".
Recherches
infructueuses
Les documents
contenant ni
"ford" ni "audi"
Les documents
contenant ni
"ford" ni "audi" et
les documents
contenant
seulement un de
ces deux mots
Les documents
contenant "diesel"
et ceux ne
contenant pas
"ford"
Tous ces opérateurs sauf SAUF nécessitent deux mots.
Les opérateurs de mots
Ces opérateurs précisent le mot recherché.
Opérateur
Exemple
MOT (<#WORD>)
<MOT> audi
Résultat de la
recherche
Documents contenant
exactement le mot audi
texte PAS
trouvé
audimat
“audi“
RACINE
(<#STEM>)
<RACINE> auto
Remarque : Documind
ne fait pas la distinction
entre les majuscules et
les minuscules à moins
d'utiliser l'opérateur
CASSE
Les mots contenant la
voiture
racine auto seront
véhicule
affichés (par exemple,
automobile,
automatique, autonôme,
etc.)
Ceci est équivalent à
auto* décrit plus bas
SYNONYME
(<#THESAURUS>)
<SYNONYME> auto
CONSONNANCE
(<#SOUNDEX>)
<CONSONNANCE>
fiesta
TRONCATURE
(<#WILDCARD>)
?
*
au??
au*
*auto
Remarque : Documind
utilise cet opérateur par
défaut si aucun autre
n’est indiqué
Synonymes du mot auto
(par exemple,
automobile, voiture,
véhicule)
Mots ayant une
similarité de consonance
avec le mot recherché.
Par exemple, fiesta a
une consonance
similaire à celle de
festaet siesta
auto, aula, aura
auto, aula, aura,
authentique, audit,
plauto
automatique
autonôme
corrida
automobile
carotte
auteur
23
Les opérateurs relationnels
Les opérateurs relationnels définissent la relation entre plusieurs mots recherchés. L’opérateur peut être
indiqué entre deux mots ou bien devant un groupe de mots auxquels il se réfère.
Opérateur
Exemple
Résultat de la recherche
EXPRESSION
(<#PHRASE >)
turbo
<EXPRESSION>
diesel
Les mots forment un sujet
unique de recherche. Ne
seront affichés que les
documents contenant
"Turbo diesel" et seront
exclus les documents
contenant Diesel
autre possibilité :
<EXPRESSION>
(turbo, diesel)
mots PAS
trouvés
turbo extra diesel
PHRASE
(<#SENTENCE>)
rover <PHRASE>
bmw
autre possibilité :
< PHRASE > (rover,
bmw)
Remarque : Documind
contrôle également
l’ordre des mots qui
forment l’expression ;
avec <EXPRESSION>
(turbo, diesel) les
documents contenant les
mots diesel turbo ne
seront pas affichés dans
les résultats.
Documents contenant les "Ceci est une
deux mots recherchés
BMW. Ça, c'est
dans la même phrase:
une Rover."
"Les BMW sont meilleures
que les Rover."
PARAGRAPHE
(<#PARAGRAPH>)
rover
<PARAGRAPHE>
bmw
autre possibilité :
< PARAGRAPHE >
(rover, bmw)
Documents contenant les
deux mots recherchés
dans le même
paragraphe. "Ceci est une
BMW. Ça, c'est une
Rover."
CUMUL
(<#ACCRUE>)
rover <CUMUL> bmw
PROCHE
(<#NEAR>)
rover <PROCHE>
bmw
autre possibilité :
<PROCHE> (rover,
bmw)
Trouve les mêmes
documents que rover
<OU> bmw mais donne
un meilleur score aux
documents contenant
les deux mots
Les mots Rover et BMW
sont relativement proches
l’un de l’autre dans le
document recherché
Remarque : un opérateur relationnel doit contenir au moins deux mots.
24
Opérateurs de champ d’index
Ces opérateurs ne peuvent être utilisés que dans un champ d’index.
Les exemples donnés ici s'appliquent au champ Nom de fichier, mais s'appliquent aux autres, tels que
Destinataire dans l'archive Outlook.
Opérateur
DEBUT
(<#STARTS>)
Exemple
<DEBUT> ford
FIN (<#ENDS>)
<FIN> diesel
CONTENU
(<#CONTAINS>)
<CONTENU> ABS
Ceci est le cas par
défaut
SOUSCHAINE
(<#SUBSTRING>)
<SOUSCHAINE>
tele
TRONCATURE
(<#WILDCARDS>)
?
*
au??
an*
Résultat de la recherche
Documents dont le nom
de fichier commence par
le mot Ford, par exemple,
FordTaunus.doc,
FordKa.doc,
FordFiesta.doc
Documents dont le nom
de fichier se termine par
Diesel, par exemple
AudiA6Diesel.xls,
BMWDiesel.xls,
FiatBravaDiesel.xls
Documents dont le nom
de fichier contient le mot
ABS, par exemple
AudiA6ABS.doc,
MercedesABS.doc
Documents dont le nom
de fichier contient le mot
« télé », par exemple,
Telephone.doc,
Telefax.doc,
Television.doc
? - n'importe laquelle lettre
acceptée
* - n'importe lequel mot
ou chaîne de caractères
acceptés
Auto
Antibrouillard, antivol, anti
mots PAS trouvés
Hannaford
Fiat Multipla
Dieseltop.xls
Tabsfile.doc
Automobile
Auto
Nombre à l’intérieur d’un champ d'un index
Ces opérateurs précisent la recherche sur des nombres et des dates (opérateurs de comparaison).
Opérateur
=
Exemple
= 15.12.1999
>
> 15.12.1999
>=
>= 15.12.1999
<
< 15.12.1999
<=
<= 15.12.1999
Résultat de la recherche
Documents indexés le
15.12.1999
Documents indexés après le
15.12.1999
Documents indexés le
15.12.1999 ou après
Documents indexés avant le
15.12.1999
Documents indexés le
15.12.1999 ou avant
mots PAS trouvés
un document indexé le
16.12.1999
un document indexé le
15.12.1999
un document indexé le
14.12.1999
un document indexé le
15.12.1999
un document indexé le
16.12.1999
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Opérateurs suppléme ntaires
Ces opérateurs sont utilisés avec d’autres en complément.
Opérateur
Exemple
PLUSIEURS <PLUSIEURS>ABS
(<#MANY>)
CASSE
(<#CASE>)
<CASSE>FIAT
Résultat de la recherche
mots PAS
trouvés
Documind compare le nombre de mots
trouvés avec la longueur du document
et calcule la densité. Un fichier court
contenant plusieurs fois les mots
recherchés a une forte densité et sera
affiché en tête de la liste de résultats.
Remarque : cet opérateur ne peut
être associé aux opérateurs <ET>,
<OU> et <CUMUL>
Seulement les documents contenant le Fiat
mot FIAT en lettres majuscules seront
affichés dans la liste de résultat.
Suggestion : utilisez cette option avec
les opérateurs <MOT> et <RACINE>
26
Composantes Documind Pro Emails
Documind Pro peut rechercher des emails aussi bien que des fichiers - il suffit de choisir l'archive Outlook :
Dans sa configuration de défaut, le plug-in MS Outlook de Documind Pro est configuré de manière à rechercher
des emails dans les répertoires de base indiqués ci-dessous (cliquez sur Outils/Options/Documind pour obtenir
cette fenêtre). Si vous avez défini des répertoires supplémentaires ils apparaîtront dans la liste et vous pouvez
indiquer à Documind Pro qu'ils sont à archiver.
Nous recommandons de cocher la case "Lancer l'importation au démarrage d'Outlook" car l'indexation des
emails ne se fait pas par l'Import automatique décrit dans "Programmation des Imports".
Vous pouvez aussi indexer des mails quand vous voulez en cliquant sur l'icône "Importation Emails"
dans la
barre d'outils. Documind Pro indexera tout de suite tous les emails pas encore dans l'archive. Documind Pro
vous enverra un email de confirmation comme celui-ci :
27
Pages Web
Comme pour les emails, vous pouvez effectuer une indexation immédiate des pages web - il suffit de cliquer sur
l'icône "Documind"
dans la barre d'outils de MS Internet Explorer alors que la page que vous voulez indexer
est affichée à l'écran. L'indexation se fera quelques secondes plus tard et la page sera donc susceptible de faire
l'objet de recherche.
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Annexe
Liste des formats de fichiers pris en compte par la recherche plein texte :
Fichiers textes
Fichiers ASCII, Toutes versions
Fichiers ANSI, Toutes versions
Applix Words v4.2
Fichiers EXE (programmes)
HTML 3.x
Lotus AMI Pro v2, 3
Lotus AMI Professional Write Plus
Lotus Word Pro v96, 97
Lotus 1-2-3 (OS/2), r2
Microsoft RTF Microsoft Word pour PC v1, 2
Microsoft Word pour Macintosh v4, 5, 6
Microsoft Word pour Windows v2, 6, 95, 97, 2000
Microsoft Word pour DOS v4, 5, 6
Microsoft Works, Toutes versions
Microsoft Windows Write, Toutes versions
Texte Unicode
WordPerfect v5.x, 6, 7, 8
WordPerfect pour Macintosh v2, 3
XyWrite v4.12
Tableurs
Corel QuattroPro v7, 8
Lotus 1-2-3 v2, 3, 4, 5, 96, 97
Microsoft Excel v3, 4, 5, 96, 97, 2000
Microsoft Works Spreadsheet, Toutes versions
Formats de présentation
Presentations Corel v7.0, 8.0
Lotus Freelance v96, 97
Microsoft PowerPoint v4.0, 95, 97, 2000
Images (traitées par OCR)
DCX
Fax Systems (TIFF CCITT) Groups 3 & 4
JPG
Microsoft Windows Bitmap (BMP)
PC PaintBrush (PCX)
Portable Network Graphics (PNG)
TIFF
Liste des formats de fichiers supportés par le visualiseur intégré dans Documind Pro 3.0 :
Fichiers textes
Fichiers ASCII, Toutes versions
Fichiers ANSI, Toutes versions
Applix Words v4.2, 4.3, 4.4
Fichiers EXE (programmes)
HTML v1.x, 2.x, 3.x
IBM DCA/RFT vSC23-0758-1
IBM Displaywrite v4, 5
Lotus AMI Pro v2, 3
Lotus AMI Professional Write Plus
Lotus Word Pro v96, 97, R9
Maker Interchange Format (MIF) v5.5
Microsoft RTF Microsoft Word pour PC v2 bis 5.5
Microsoft Word pour Macintosh v4, 5, 6, 98
Microsoft Word pour Windows v2.x, 6.0, 95, 97, 2000
Microsoft Works, v1.0, 2.0, 3.0, 4.0
Microsoft Windows Write, v1.0, 2.0, 3.0
Texte Unicode
WordPerfect v5.x, 6, 7, 8
WordPerfect pour Macintosh v2, 3
XyWrite v4.12
Tableurs
Applix Spreadsheets v4.3, 4.4
Corel QuattroPro v7, 8
Lotus 1-2-3 v2, 3, 4, 5, 96, 97, R9
Microsoft Excel v3, 4, 5, 96, 97, 2000
Microsoft Excel pour Mac 98
Microsoft Works Spreadsheet, v1.0, 2.0, 3.0, 4.0
Formats de présentation
Applix Presents v4.3, 4.4
Corel Presentations v7.0, 8.0
Lotus Freelance v96, 97, R9
Microsoft PowerPoint v4.0, 95, 97, 2000
Microsoft PowerPoint pour Macintosh 98
Formats fax
DCX
TIFF
Formats image et fichiers graphiques
AMI Draw Graphics (SDW)
Applix Graphics v4.3, 4.4
Fax Systems (TIFF CCITT) Groups 3 & 4
Computer Graphics Metafile (CGM)
Corel Draw CDR (TIFF Header)
Encapsulated PostScript (EPS)
Enhanced Metafile (EMF)
JPEG File Interchange Format
Lotus Pic (PIC)
Mac PICT (raster content)
MacPaint (MAC)
Microsoft Excel Charts
Microsoft Windows Animated Cursor
Microsoft Windows Bitmap (BMP)
Microsoft Windows Cursor/Icon
Microsoft Windows Metafile (WMF)
PC PaintBrush (PCX)
Portable Network Graphics (PNG)
Sun Raster
SGI RGB
TIFF
Truevision Targa
WordPerfect Graphics (WPG) v1, 2
Fichies multimedia
Audio Interchange File Format (AIFF)
Microsoft Sound (WAV)
MIDI (MID)
MPEG 1 Video (MPG)
NeXT/Sun Audio (AU)
QuickTime Movie (MOV)
Video pour Windows (AVI)
Plug-Ins disponibles
Adobe Acrobat Portable - Data Format (PDF) 4,
5
Corel (CMX)
Prescribe Data Format
Real Networks Real Audio (RA, RAE)
SoftSource (DWG, DXF) AutoCAD
29
DOCUMIND • Licence de droit d'utilisation
PREAMBULE :
1. La présente licence définit les conditions d'utilisation du produit dans sa version de démonstration et dans sa version commerciale et les limitations
de garantie et de responsabilité liées à son utilisation. - 2. En décachetant la présente enveloppe vous déclarez accepter ces dispositions dans leur
intégralité, et sans réserve. - 3. Votre acceptation vous engage à respecter la licence. -4. En cas de désaccord avec l'une quelconque des dispositions
de la licence, ne décachetez l’enveloppe et retournez à votre FOURNISSEUR le conditionnement complet (CD-ROM, documentation, livret contractuel
et autres éléments) pour être remboursé. - 5. Le FOURNISSEUR garantit au LICENCIE qu'il détient les droits patrimoniaux nécessaires permettant de
distribuer et d'accorder des droits d'utilisation sur le produit, décrit sur l’emballage, le manuel utilisateur et le guide de prise en main. - 6. Le LICENCIE a
demandé au FOURNISSEUR toutes les informations et documentations nécessaires à son choix. - 7. Après avoir pris connaissance des potentialités, la
finalité, les fonctionnalités du mode opératoire du produit et apprécié l'opportunité de recourir à son utilisation eu égard à ses besoins propres, le
LICENCIE souhaite être autorisé par le FOURNISSEUR à utiliser le produit. - 8. Le LICENCIE déclare que le produit est conforme à ses besoins en
tous ses aspects, y compris de fonctionnalités, de finalité, d'évolution et de compatibilité.
DEFINITIONS :
1. Les définitions suivantes s'appliquent aux termes utilisés dans le présent : - "NOVADYS" : la société détenant les droits patrimoniaux nécessaires,
permettant de distribuer et faire distribuer, de licencier et faire sous-licencier le produit -"Anomalie" : tout défaut se manifestant par un écart à la
documentation, indépendamment d'une mauvaise utilisation, et reproductible par le LICENCIE - "Documentation" : manuel d'utilisation sur papier et/ou
support électronique, remis au LICENCIE avec le produit - "Produit" : désigne le progiciel décrit par son emballage, son manuel utilisateur et son guide
de prise en main, sous forme de CD-ROM, la documentation en ligne, le matériel intégrant le CD-ROM et un document d'utilisation du progiciel "Progiciel" : programmes exécutables documentés conçus pour être fournis à plusieurs utilisateurs en vue d'une même application ou d'une même
fonction - "LICENCIE" : la personne physique ou morale qui a accepté les termes du présent contrat en décachetant la présente enveloppe., à qui le
FOURNISSEUR a accordé le droit d'utiliser, au sens du présent contrat, le produit, pour un nombre de postes de travail indiqué sur l’emballage
extérieur du produit - "Poste de travail" : désigne le(s) poste(s) de travail qui bénéficiera (ront) des droits d'utilisation du produit - "Utilisateurs' : Désigne
la(s) personnes) pbysique(s) qui bénéficiera (ront) des droits d'utilisation du produit - "Utiliser" : traitement de tout ou partie des programmes pour un
poste de trav ail, en vue du déroulement et de l'exécution des instructions qu'ils contiennent, conformément aux fonctionnalités qui en constituent le
cadre de référence. Le traitement peut notamment consister à charger le produit dans la mémoire du poste de travail de l'utilisateur ou exploiter le
produit sur ce poste de travail -"Configuration" : ensemble des matériels, systèmes d'exploitation avec lesquels le produit est installé - "Nouvelles
versions" : produit comportant des fonctionnalités complémentaires, décidées par le FOURNISSEUR
- "Mise à jour" : progiciel comportant les corrections des anomalies et/ou améliorations à fonctionnalités égales décidées par le FOURNISSEUR.
OBJET :
1. Le FOURNISSEUR accorde au LICENCIE, qui l'accepte, un droit d'utilisation du produit, en code-objet, à titre personnel, non exclusif, non cessible et
non transmissible, dans les conditions prévues dans la présente licence. - 2. Le FOURNISSEUR accorde au LICENCIE ce droit d'utilisation, pour toute
la durée de protection légale des droits d'auteur et sur toute la France. - 3. Ce droit d'utilisation est accordé en contrepartie du paiement de la
redevance forfaitaire et à condition que le cachet scellant la présente enveloppe ait été déchiré.
ENTREE EN VIGUEUR :
1. La présente licence entre en vigueur le jour ou le LICENCIE décachette la présente enveloppe.
DROIT D'UTILISATION DU PRODUIT :
Le produit doit être utilisé : 1.conformément à sa destination, telle que décrite dans le présent document et dans la documentation '1.2. pour le nombre
de postes de travail ou d'utilisateurs simultanés indiqué sur l’emballage ' 1.3. ou à défaut pour un seul poste de travail ou un utilisateur à la fois • 1.4.
pour les seuls besoins propres du LICENCIE • 1.5. conformément aux dispositions du présent ainsi qu'aux prescriptions et consignes de sécurité,
d'utilisation et de bon fonctionnement contenues dans la documentation ' 1.7. avec soin, notamment pour ce qui concerne le support physique - 2. Le
droit d'utilisation du produit est accordé pour la version incluse dans le présente enveloppe, ainsi qu'en cas de signature d'un contrat de maintenance
par le LICENCIE, pour les mises à jour correctives proposées par le FOURNISSEUR et fournies dans le cadre de ce contrat - 3. Toute utilisation non
autorisée par la licence, ou non conforme aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle, est illicite, ou illégale - 4. Ainsi, il est notamment interdit
au LICENCIE de procéder à : 4.1. toute utilisation du produit à travers un réseau électronique ou par le biais d'ordinateurs interconnectés au seul poste
de travail, ou périphérique de stockage, sur lequel l'installation du produit est autorisée, à moins que l’emballage ne signale un nombre de licences
utilisateurs. Dans ce cas, le nombre maximum autorisé de postes interconnectés correspond au nombre de licences utilisateurs accordé ' 4.2. toute
reproduction, par quelque moyen que ce soit, du produit et de la documentation, à l'exception d'une copie de sauvegarde pour des motifs de sécurité et
utilisable uniquement en cas de défaillance de l'exemplaire installé sur le poste de travail ' 4.3. toute représentation, diffusion ou commercialisation du
produit, que ce soit à titre gracieux ou onéreux ' 4.4. toute mise à disposition directe ou indirecte du produit et de sa documentation au bénéfice d'un
tiers, notamment par location, prêt ou cession • 4.5. toute forme d'utilisation du produit et de sa documentation, de quelque façon que ce soit aux fins de
conception, réalisation. diffusion ou commercialisation d'un progiciel similaire équivalent ou de substitution ' 4.6. l'adaptation, la modification, la
transformation, l'arrangement du produit, notamment en vue de la création de fonctionnalités dérivées ou nouvelles, d'un progiciel et/ou d'un logiciel
dérivé ou entièrement nouveau ' 4.7. toute transcription, directe ou indirecte, ou traduction dans d'autres langages du produit ainsi que sa modification,
même partielle, en vue notamment d'une utilisation sur tout autre matériel que ceux décrits dans la documentation - 5. Dans le cas où le LICENCIE
souhaiterait procéder à la décompilation du progiciel, dans un but d'interopérabilité, il en informera au préalable le FOURNISSEUR et les parties
conviendront des modalités d'exécution de ce travail - 6. En raison de la technicité du produit, NOVADYS se réserve le droit de corriger les erreurs
décelées dans le produit, et ce, dans le cadre du contrat de maintenance ou de la garantie 7. La copie de sauvegarde autorisée ci-dessus doit
reproduire les mentions de copyright et autres mentions de propriété inscrites par NOVADYS. La copie de sauvegarde doit rester en possession et sous
le contrôle du LICENCIE.
30
INTEROPERABILITE :
1. Conformément aux dispositions de l'article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, le LICENCIE pourra obtenir auprès du FOURNISSEUR
les informations nécessaires à l'interopérabilité du Progiciel avec d'autres progiciels ou logiciels créés de façon indépendante - 2. Les informations
nécessaires à l'interopérabilité du Progiciel seront fournies au LICENCIE à sa demande, qui sera formulée par lettre recommandée avec accusé de
réception adressée au FOURNISSEUR - 3. Il est expressément convenu que les informations obtenues par le LICENCIE ne peuvent être : • ni utilisées
à des fins autres que la réalisation de l'interopérabilité du Progiciel, créé de façon indépendante ' ni communiquées à des tiers sauf si cela est
nécessaire à l'interopérabilité du Progiciel, créé de façon indépendante • ni utilisées pour la mise au point, la production ou la commercialisation d'un
Progiciel ou d'un logiciel dont l'expression est substantiellement similaire ou pour tout autre acte portant atteinte aux droits d'auteur - 4. D'une manière
générale, le LICENCIE est seul responsable des conséquences dommageables qui pourraient résulter d'une telle interopérabilité.
ASSISTANCE TECHNIQUE - FORMATION :
1. Le LICENCIE pourra demander à NOVADYS d'effectuer des prestations complémentaires d'assistance technique et de formation, au tarif en vigueur
au jour de la demande.
NOUVELLES VERSIONS :
1. Le FOURNISSEUR pourra proposer au LICENCIE la livraison d'une nouvelle version du produit qui fera l'objet d'une facturation séparée.
GARANTIE :
1. NOVADYS garantit la conformité du produit à ses spécifications décrites dans sa documentation associée - 2. Le FOURNISSEUR ne garantit pas
l'adéquation du produit aux besoins du LICENCIE, celui-ci ayant choisi le produit en fonction des besoins qu'il a dû lui-même définir, à partir de la
documentation, le cas échéant avec les conseils du FOURNISSEUR, d'une société tierce ou d'un conseil qu'il a choisi - 3. Les interventions qui
pourraient être effectuées par NOVADYS à la demande du LICENCIE sont payantes, au tarif en vigueur au jour de la demande, en cas de mauvaise
utilisation, c'est- à-dire : • d'erreur d'utilisation compte tenu de la documentation, des instructions en ligne ou des consignes d'utilisation communiquées
par le FOURNISSEUR ' du non respect des obligations mises à la charge du LICENCIE par la licence • de modifications du produit par un tiers à la
licence, non autorisées - 4. En raison de l'état de l'art, le FOURNISSEUR ne garantit pas le fonctionnement du produit sans anomalie - 5. En cas de
survenance d'une anomalie, le LICENCIE aura seulement, et exclusivement, la possibilité de recevoir une mise à jour de la part du FOURNISSEUR et
de notifier par écrit à ce dernier les manifestations de l'anomalie rencontrée - 6. La seule obligation du FOURNISSEUR sera de fournir au LICENCIE
une copie du produit et/ou du fichier concerné en état de fonctionnement ou, dans le cas de l'indisponibilité d'une version adéquate pour quelque raison
que ce soit, de rembourser au LICENCIE la redevance versée.
PROPRIETE :
1. Il est interdit au LICENCIE de retirer ou d'altérer toutes les mentions de copyright ou de propriété pouvant figurer sur l’emballage et son contenu ou
dans les programmes du produit - 2. Le LICENCIE doit informer l'ensemble des personnes travaillant pour son compte des conditions d'exercice du
droit d'utilisation prévues dans la licence - 3. Le LICENCIE devra prendre, à l'égard de toute personne travaillant pour son compte, toutes les mesures
nécessaires pour que soient respectées les conditions d'exercice du droit d'utilisation prévues dans la licence. Le LICENCIE devra informer le
FOURNISSEUR par écrit de tout manquement dont il aura connaissance - 4. Le LICENCIE accepte que le FOURNISSEUR puisse effectuer une
opération de contrôle permettant de vérifier l'utilisation du produit conformément aux dispositions du présent, dans le respect de l'organisation du travail
au sein de ses locaux.
MARQUES :
1. La société NOVADYS reste seule titulaire des droits sur les marques, noms, logos, sigles, couleurs, graphismes ou autres signes - 2. Le LICENCIE
s'engage à respecter l'intégralité des droits de NOVADYS, visés au paragraphe 1 ci-dessus et s'interdit d'y porter atteinte, de manière directe ou
indirecte, de quelque façon que ce soit.
RESPONSABILITE :
1. La responsabilité du FOURNISSEUR ne pourra être engagée que sur une faute, dont la preuve aura été rapportée par le LICENCIE - 2. La
responsabilité du FOURNISSEUR est limitée au montant de la redevance dû par le LICENCIE pour l'exemplaire, se trouvant à l'origine du dommage 3. En aucun cas, le FOURNISSEUR n'est responsable des préjudices indirects, tels que préjudices commerciaux, perte de clients, troubles
commerciaux quelconques, perte de bénéfices, perte d'image de marque, subis par le LICENCIE ou par un tiers, et qui pourrait résulter de la mise en
œuvre, ou de l'incapacité de mettre en œuvre ou l'utilisation des résultats obtenus grâce au produit - 4. Le LICENCIE devant procéder en cas de
sauvegarde régulière, le FOURNISSEUR ne sera en aucun cas responsable des pertes de données qu'il pourrait subir - 5. Toute action dirigée contre
le LICENCIE par un tiers constitue un préjudice indirect et par conséquent, n'ouvre pas droit à réparation, sauf application de l'article « GARANTIE DE
JOUISSANCE PAISIBLE - CONTREFACON ».
GARANTIE DE JOUISSANCE PAISIBLE - CONTREFACON :
1. Le FOURNISSEUR s'engage à assurer, à ses frais, la défense du LICENCIE contre toute allégation portant sur la contrefaçon en France de droits
d'auteur du fait du produit fourni dans le cadre de la présente licence - 2. Le FOURNISSEUR paiera les dommages-intérêts et frais et dépens auxquels
les tribunaux condamneront, par une décision ayant l'autorité de la chose jugée, le LICENCIE sur la base d'une telle allégation, à condition toutefois : •
que le LICENCIE ait notifié à bref délai, par écrit, l'action en contrefaçon, la déclaration ayant précédé cette action • qu'il laisse au FOURNISSEUR la
direction de la défense et de toute négociation en vue d'un règlement ' coopère pleinement avec le FOURNISSEUR dans lesdites défense et
négociation - 3. Si aucune de ces mesures n'est possible dans des conditions estimées raisonnables par le FOURNISSEUR, le LICENCIE accepte, sur
demande du FOURNISSEUR, de rendre sans délai le produit - 4. Le FOURNISSEUR ne contracte aucune obligation envers le LICENCIE lorsque
l'allégation résulte de la modification par celui-ci du produit, de la combinaison, la mise en oeuvre ou l'utilisation du produit avec des dispositifs, données
ou programmes non fournis par le FOURNISSEUR - 5. Les dispositions du présent article définissent l'intégralité des obligations du FOURNISSEUR
envers le LICENCIE en matière de contrefaçon de droits d'auteur.
31
RESILIATION :
1. En cas de manquement par le LICENCIE aux obligations du présent, non réparé dans un délai de trente jours à compter de la réception de la lettre
recommandée avec accusé de réception notifiant le manquement en cause, le FOURNISSEUR pourra faire valoir la résiliation du contrat de mise à
disposition, sous réserve de tous les dommages et intérêts auxquels il pourrait prétendre - 2. Le LICENCIE devra, à ses frais, détruire ou effacer tous
les exemplaires et toutes les copies du produit et de sa documentation - 3. Le LICENCIE devra envoyer au FOURNISSEUR, dans les 8 jours de la
résiliation, une attestation sur l'honneur certifiant qu'il ne détient plus aucun élément relatif au produit et à sa documentation, à l'exception d'une copie
détenue à titre d'archives et qui ne pourra être utilisée que pour répondre à d'éventuelles demandes de la part de toute autorité légale ou personne
agissant dans le cadre d'une mission légalement obligatoirement.
NON CESSION :
1. La présente licence ne peut en aucun cas faire l'objet d'une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, à quelque titre que ce soit, sauf
accord préalable et exprès du FOURNISSEUR - 2. Le FOURNISSEUR donnera son accord à une cession, à condition que : - le cessionnaire s'engage
à respecter l'intégralité des conditions figurant au présent, étant précisé que le FOURNISSEUR se réserve le droit de modifier le montant de la
redevance d'utilisation eu égard à l'application de son tarif en vigueur au moment de la cession ; -le LICENCIE transmette au cessionnaire les originaux
et toutes les copies du produit et de la documentation en sa possession.
TITRES :
1. En cas de difficulté d'interprétation entre l'un quelconque des titres figurant en tête des clauses et l'une quelconque des clauses, les titres sont
déclarés inexistants.
INTEGRALITE :
1. La présente licence exprime l'intégralité des obligations des parties - 2. Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement par
l'autre partie, à l'une quelconque des obligations visées dans le présent, ne saurait être interprété pour l'avenir comme une renonciation à l'obligation en
cause.
NULLITE :
Si une ou plusieurs stipulations de la licence sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une
décision définitive d'une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
NON RENONCIATION :
1. Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement par l'autre partie à l'une quelconque des obligations visées dans les
présentes, ne saurait être interprété pour l'avenir comme une renonciation à l'obligation en cause.
PROCEDURE AMIABLE :
1. En cas de difficultés quant à l'existence, l'exécution ou l'interprétation du présent contrat ou d'un avenant, les parties décident de se soumettre
préalablement à une procédure amiable -2. A ce titre, toute partie qui souhaiterait mettre en jeu ladite procédure, et ce, préalablement à la saisine d'un
tribunal compétent devra notifier une telle volonté, par lettre recommandée avec accusé de réception, en laissant un délai de quinze jours à l'autre
partie - 3. Les parties désigneront, d'un commun accord dans ledit délai de quinze jours, un expert amiable figurant sur la liste des experts judiciaires de
la Cour d'appel de TOULOUSE - 4. A défaut, compétence expresse, pour effectuer une telle désignation, est attribuée à Monsieur le Président du
tribunal de commerce de TOULOUSE - 5. L’expert amiable devra tenter de concilier les parties dans un délai de trente jours à compter de la saisine - 6.
Il proposera un rapport en vue de concilier les vues de chacune des parties. En cas de conciliation, les parties s'engagent à signer un accord
transactionnel et confidentiel qui précisera de manière expresse, si le contrat en cause continue à s'appliquer.
LOI :
1. Le présent contrat est soumis à la loi française
ATTRIBUTION DE COMPETENCE :
1.
EN CAS DE LITIGE ET APRES TENTATIVE DE PROCEDURE AMIABLE, COMPETENCE EXPRESSE EST ATTRIBUÉE AU TRIBUNAL DE
COMMERCE DE TOULOUSE NONOBSTANT PLURALITE DE DEFENDEURS OU APPEL EN GARANTIE, Y COMPRIS POUR LES
PROCÉDURES SUR REQUETE OU D'URGENCE.
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Index
Archive, 6, 12, 14, 15, 18, 29, 30, 40, 50, 53
Booléen, 43
Configuration, 12, 14, 15, 50
Éditer, 29
Email, 6, 28, 50
Import, 12, 14, 15, 50, 53
Imprimer, 27
Internet Explorer, 9, 53
OCR, 31, 33, 38, 40
Outlook, 9, 50
Pièce jointe, 4, 6, 9, 22, 25, 28, 50
Plug-in, 9, 50, 53
Supprimer, 30
Visualiser, 25
Web, 53
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