Média - Fontaine Picard

Transcription

BTS Comptabilité et Gestion
1re année
Fiabilisation
de l’information
et système d’information
comptable
M édia
BBii
PROCESSUS 7
Applications PGI
Jean ALDON - Gilles Baba - Laure JOLI
©FontainePicard
Préambule
Le processus 7 est un processus support voire solidaire des processus métiers et d’analyse de gestion. Il
a vocation à tisser des liens avec l’ensemble des enseignements et activités professionnelles du BTS CG.
Chargé de l’enseignement de la Fiabilisation de l’information comptable et du système d’Information,
il est évalué dans de nombreuses épreuves de certification du diplôme (E41, E42, E5 et E6) et participe
au recensement du portefeuille de compétences défini dans le passeport professionnel.
La pochette P7 vous propose donc de répondre aux 3 activités définies par le référentiel :
1 - Recherche d’information (Où, Quoi, Comment),
2 - Gestion des informations (Contrôle et Maintien de la Fiabilité),
3 - Contribution à la qualité du SI (Optimiser, Mettre à jour, Sécuriser).
Ce premier tome présente plusieurs contextes professionnels exploités à travers des scénarios dans
lesquels l’étudiant est confronté à des missions.
Les compétences construites en P7 sont réutilisables dans les processus métiers et suivent par ailleurs
leurs progressions.
Le contexte général de cet ouvrage se situe dans le cabinet d’expertise Maldivia.
Des savoirs associés sous forme papier, vidéos et fichiers divers permettent une prise en main rapide de
cet ouvrage.
Vous êtes d’abord invité à mobiliser vos compétences aux travers de 7 activités principales recensant des
scénarios et situations professionnelles puis à rendre compte de votre activité au regard des données
fournies et des résultats attendus.
Un second tome permettra d’appliquer cette démarche aux contenus de 2e année et proposera des
situations professionnelles adaptées.
Avec la volonté d’accompagner votre projet formation, nous vous souhaitons une bonne lecture.
Votre ouvrage bi-média (avantage réservé aux acheteurs d’un ouvrage étudiant papier)
• Retrouvez au dos de la couverture votre mot de passe personnel pour entrer sur le site
• Adresse http ://bimedia.fontainepicard.com
• Téléchargez gratuitement votre application bi-media
• Téléchargez votre ouvrage sur votre ordinateur et/ou votre tablette Androïd
• dans votre ouvrage papier, repérez les liens interactifs grâce aux pictos
L’ouvrage, une fois téléchargé, est utilisable sans connexion Internet (sauf les liens vers les sites).
version
M édia
BBii
www Découvrez un site intéressant lié à votre sujet d’étude
version
Vidéo de présentation ou de cas réel, de mode opératoire
M édia
BBii
Fichiers étudiants en format Word, Excel, PDF(ressources embarquées)
version
M édia
BBii
version
M édia
BBii
PGI
Fichiers étudiants sous EBP version PGI 2014 et pour certains sous CEGID version
PGI 2014
©FontainePicard
Extrait du référentiel
P7 - Fiabilisation de l’information et du système d’Information comptable (SIC)
(source : référentiel BTS CG 05-11-2014 publication CRCF-5)
« Défini autour de 3 activités, il irrigue les processus métiers. En effet, c’est lors de la réalisation des
activités métiers que le titulaire du diplôme mettra en œuvre les compétences associées au processus
support. »
7.1. Recherche d’information :
7.1.1 Caractérisation du SI
7.1.2 Évaluation des besoins d’information
7.1.3 Mise en œuvre des méthodes de recherche d’information
7.1.4 Réalisation d’une veille informationnelle
7.2. Gérer les informations de l’organisation :
7.2.1 Contrôle de la fiabilité des informations
7.2.2 Maintien de la fiabilité et de la sécurité des informations
7.2.3 Structuration des informations
7.3. Contribuer à la qualité du système d’information :
7.3.1 Optimisation du traitement de l’information
7.3.2 Participation à l’évolution du système d’information
7.3.3 Participation à la sécurité du système d’information
p. 31 : Fotolia © icon2u - p. 65 : Fotolia © imagebos - p. 82 : fotolia © Julian Rovagnati - p. 87 : Fotolia © sumnersgraphicsinc - p. 115 : Fotolia © ANK
Les auteurs apportent un soin particulier dans la recherche de sites internet conseillés dans les ouvrages ou les ressources enseignants. Toutefois, l’éditeur tient à préciser qu’il ne peut
être tenu responsable des sites tiers visibles et consultables sur les pages proposées dans cet ouvrage scolaire. Le contenu de ces sites n’engage pas la responsabilité de l’éditeur,
FontainePicard n’exerçant aucun contrôle quant au contenu des sites tiers.
©FontainePicard
1re année
Fiabilisation de l’information et système d’information comptable
Scénarios
La section CG de
votre lycée n° 1
Maldivia SA
n° 2
Maldivia SA
n° 3
Activités
Savoirs associés
Activité n° 1 - Permettre un travail collaboratif
1. Définir le travail collaboratif
2. Découvrir des outils de travail collaboratif
à disposition dans mon organisation
3. Échanger des informations
4. Travailler ensemble
Savoirs associés 1 - Outils de travail collaboratif
indispensables au travail collaboratif
1. Outils
2. Échanger facilement des informations
3. Mise en commun de documents
Activité n° 2 - Mettre en place une veille
informationnelle
1. Créer un intranet
2. Tenir une veille informationnelle
avec un agrégateur de flux RSS
3. Organiser la gestion des documents de veille
dans l’entreprise
Savoirs associés 2 - Veille documentaire
1. Quelles informations recueillir ?
2. C
omment recueillir automatiquement
les informations ?
Activité n° 3 - Traiter l’information au travers
du SI de l’organisation
1 - Sélectionner l’information pertinente
2 - Découvrir les acteurs du SI
3 - Comprendre l’architecture du SIC
4 - Appréhender son environnement de travail
Savoirs associés 3 - Système d’information
comptable
1. Information
2. Technologie de l’information
et de la communication
3. Rôle du SIC
4. Composantes du SIC
Activité n° 4 - Schématiser l’activité
de l’organisation
Maldivia n° 4.1
Schématiser les processus :
Les Éditions du 1. d’achat
BIDULET n° 4.2 2. de production
3. de vente
Visites en clientèle 4. liés à la trésorerie et son suivi
n° 4.3
5. liés à la TVA, liés à la paie
6. de calcul de coût
Marché Bio
n° 5.1
Savoirs associés 4 - Les processus
1. Repérer les flux d’information
chématiser un processus
2. S
de traitement de l’information
3. Modèle organisationnel et le PGI
Activité n° 5 - Découvrir et optimiser le PGI
1. Choisir le mode d’utilisation du PGI
2. Comprendre l’architecture du PGI
3. Paramétrer le PGI
Savoirs associés 5 - Progiciel de Gestion Intégré
1. Qu’est-ce qu’un PGI ou ERP ?
2. Q
uels sont les principes
de fonctionnement d’un PGI ?
3. C
omprendre le schéma relationnel
des données du PGI
Activité n° 6 - Interroger la base de données du PGI
1. Réaliser des exportations personnalisables
2. Réaliser des requêtes SQL depuis le PGI
Savoirs associés 6 - Interroger une base
de données relationnelle
1. Outils d’interrogation du PGI
2. Instructions SQL
Activité n° 7 - Exploiter les données du PGI
avec le tableur pour vérifier leur fiabilité
1. Utiliser de façon rationnelle le tableur en s’appuyant
sur une démarche algorithmique
2. Créer ses propres outils de travail
Savoirs associés 7 - Tableur et algorithme
1. Principes
2. Fonctions de base
3. Filtres
4. Tableau/graphique croisé dynamique
5. Macrocommande
6. Modèle de document
Contexte OISY
n° 5.2
JUPITER MÉDIA
n° 6
JUPITER MÉDIA
n° 7.1
Les Éditions du
BIDULET n° 7.2
JUPITER MÉDIA
n° 7.3
Maldivia n° 7.4
Contextes
Un cabinet d’expertise-comptable et les dossiers de ses clients :
Contexte 1. La section CG du lycée
Contexte 2. Cabinet Maldivia SA
Contexte 3. Marché Bio
Contexte 4. Les Éditions du Bidulet
Contexte 5. Jupiter MÉdia
Contexte 6. Cas Oisy
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1re année
Fiabilisation de l’information
et système d’information comptable
PARTIE 1 - Travail collaboratif…………………………………………………………………………………………………………………………… 7
Scénario 1 : La section de BTS CG du lycée …………………………………………………………………………………………………………… Activité 1 : Permettre un travail collaboratif …………………………………………………………………………………………………………… Savoirs associés 1 : Outils de travail collaboratif……………………………………………………………………………………………………… 7
7
21
PARTIE 2 - Veille informationnelle…………………………………………………………………………………………………………………… 31
Scénario 2 : MALDIVIA SA ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Activité 2 : Mettre en place une veille informationnelle………………………………………………………………………………………… Savoirs associés 2 : Veille documentaire………………………………………………………………………………………………………………… 31
35
37
PARTIE 3 - Système d’information…………………………………………………………………………………………………………………… 45
Scénario 3 : MALDIVIA SA ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Activité 3 : Traiter l’information au travers du SI de l’organisation ………………………………………………………………………… Savoirs associés 3 : Système d’information comptable…………………………………………………………………………………………… 45
49
51
PARTIE 4 - Processus……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 61
Scénario 4.1 : MALDIVIA SA ……………………………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 4.2 : Les Éditions du BIDULET …………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 4.3 : Visites en clientèle ……………………………………………………………………………………………………………………………
Activité 4 : Schématiser l’activité de l’organisation …………………………………………………………………………………………………
Savoirs associés 4 : Les processus……………………………………………………………………………………………………………………………
61
65
69
71
73
PARTIE 5 - PGI………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 83
Scénario 5.1 : Marché BIO ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 5.2 : Contexte OISY …………………………………………………………………………………………………………………………………
Activité 5 : Découvrir et optimiser le PGI…………………………………………………………………………………………………………………
Savoirs associés 5 : Progiciel de Gestion Intégré……………………………………………………………………………………………………
83
87
91
95
PARTIE 6 - SQL………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 115
Scénario 6 : Contexte JUPITER MÉDIA …………………………………………………………………………………………………………………… 115
Activité 6 : Interroger la base de données du PGI ………………………………………………………………………………………………… 119
Savoirs associés 6 : Interroger une base de données relationnelle………………………………………………………………………… 121
PARTIE 7 - Tableur………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 147
Scénario 7.1 : JUPITER MÉDIA …………………………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 7.2 : Les Éditions du BIDULET …………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 7.3 : JUPITER MÉDIA …………………………………………………………………………………………………………………………………
Scénario 7.4 : MALDIVIA SA ……………………………………………………………………………………………………………………………………
Activité 7 : Exploiter les données du PGI avec le tableur pour vérifier leur fiabilité…………………………………………………
Savoirs associés 7 : Tableur et algorithme………………………………………………………………………………………………………………
©FontainePicard
147
153
159
163
167
169
©FontainePicard
1 - Travail collaboratif
ACTIVITÉ 1
Permettre un travail collaboratif
7.2.2Maintien de la fiabilité et de la sécurité des informations
À l’aide des savoirs associés 1 et des recherches en ligne
Compétences :
• Mettre en œuvre des outils collaboratifs
• Localiser et partager des ressources selon les besoins identifiés
Scénario 1
La section de BTS CG du lycée .....................
Cette première activité est destinée à identifier les outils disponibles dans votre établissement qui vont vous permettre
de réaliser un travail collaboratif pendant toute votre formation.
1 - Travailler ensemble : Brainstorming en classe autour des outils collaboratifs
Créons une carte mentale des outils collaboratifs à notre disposition.
A - Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
B - Quels sont les lieux du travail collaboratif ?
C - Quels sont les temps du travail collaboratif ?
D - Quels sont les outils à notre disposition ?
E - Où retrouver la synthèse de classe ?
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Activité 1 - Permettre un travail collaboratif
7
2 - À la découverte des outils de travail collaboratif de mon établissement
• Votre lycée est-il équipé d’un ENT ? Si oui, précisez son nom.
• Comment vous y connectez-vous ?
Adresse web :
Identifiants :
8
• Quelles sont les ressources dont vous disposez sur votre ENT ?
- Identifiez les contenus numériques auxquels vous avez accès.
- Identifiez les applications disponibles.
©FontainePicard
• Quels sont les espaces de stockage de l’ENT auxquels vous avez accès ? Y a-t-il des restrictions quant aux documents stockés ?
Mes espaces de stockage
Noms
Adresses
Vos droits1
Partagés en
lecture avec
Partagés en
écriture avec
Qui administre
l’espace de
stockage ?
• Quelle est la taille de votre espace de stockage personnel sur l’ENT ?
1
En lecture ou en écriture
©FontainePicard
9
3 - Échanger des informations
A - Messagerie électronique
1. Si l’établissement dispose d’un ENT avec une messagerie électronique
a) Je cherche l’adresse mail de mon professeur dans l’annuaire et la rajoute dans mes contacts en précisant éventuellement le nom et la fonction de mon professeur.
b) Je fais les questions b à c du 2) ci-dessous mais en recherchant les adresses mails dans l’annuaire.
c) Je me présente dans un mail groupé à la classe (groupe à chercher dans l’annuaire).
2. Si l’établissement ne dispose pas d’une messagerie électronique :
a) Création d’une adresse mail professionnelle :
Mon hébergeur mail
Ma nouvelle adresse mail
Ma question secrète pour retrouver
mon mot de passe
Mes paramètres de configuration :
• POP
• IMAP
• SMTP
Test de ma BAL
b) Je note l’adresse mail de mon professeur et la rajoute dans mes contacts en précisant le nom et la fonction de mon professeur.
c) Je note l’adresse mail de l’élève qui est après moi dans la liste pour lui envoyer un mail.
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©FontainePicard
Pour cela :
2) J’envoie un mail :
a. À : adresse mail de l’élève
b. Avec dans l’objet : Constitution de la liste de diffusion de la classe de BTS CG1
c. Dans le corps du message, je respecte les règles de politesse et il devra contenir une ligne avec DANS
L’ORDRE mon nom ; mon prénom ; mon adresse mail ;
d. Je relis mon mail pour vérifier que les consignes sont bien respectées et qu’il n’y a pas d’erreur ou de
fautes d’orthographe.
e. J’envoie mon mail.
d) Je réceptionne le mail de l’élève qui me précède sur la liste et le rajoute à mon carnet d’adresses.
e) Création de la liste de diffusion.
1) Le second élève de la liste transfère le message reçu du premier au troisième après avoir rajouté en dessous
de la ligne nom El1 ; prénomEl1 ; adresse mail El1 ; son nom ; son prénom ; son adresse mail ;
2) L e 3e après réception du mail rajoute son nom ; son prénom ; son adresse mail ; et transfère au suivant et ainsi
de suite…
3) Le premier transfère le message à son enseignant.
4) Le professeur crée la liste de diffusion2 sur un tableur et la met à disposition.
SYNTHÈSE
• Comment a procédé votre professeur pour créer facilement la liste ?
• Où puis-je retrouver cette liste de diffusion ?
2
Savoirs associés 1 format d’échange txt
©FontainePicard
11
1) Je rajoute son adresse mail dans mes contacts en ajoutant son nom et son prénom.
B - Blog
Un blog a été créé pour votre classe. Sur ce blog, vous pourrez consulter, publier et commenter des articles.
Je note son nom :
Et son adresse : C - Forum
1) Je m’abonne au forum de la classe pour le processus 7 et reçois sur ma boîte mail une notification dès qu’une
question est postée.
2) Je poste mes questions.
3) Lorsqu’une question est postée, j’y réponds en donnant les éléments de réponse que je connais.
Pour cela, je note l’adresse du forum :
La plupart des forums disposent d’un outil de recherche. Quelle en est l’utilité ?
D - Réseaux sociaux
1. Quels sont les réseaux sociaux que vous connaissez ?
2. Parmi ces derniers, lesquels sont professionnels ?
3. Sur quels réseaux sociaux êtes-vous ?
4. Réalisez une carte mentale présentant les risques des réseaux sociaux, comment pouvez-vous vous en
prémunir ?
Vous prendrez soin d’indiquer vos sources en ajoutant les liens hypertextes à chaque fois que nécessaire.
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©FontainePicard
• l’article de présentation du rapport CIGREF 3 : « Réseaux sociaux d’entreprise, développement de la culture collaborative et sociale » :
http://www.cigref.fr/wp/wp-content/uploads/2014/11/Rapport-CIGREF-RSE.pdf
• de la vidéo de présentation de Jean Chavinier, DSI Pernod Ricard :
http://www.cigref.fr/rapport-cigref-reseaux-sociaux-dentreprise-developpement-de-la-culture-collaborative-et-sociale
a) Quels sont les apports des Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) ?
3
Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises
©FontainePicard
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5. Répondez aux questions en vous aidant des documents ci-dessous :
b) Quelles sont les conditions pour que les RSE soient un succès ?
c) Quels sont les risques associés aux RSE ?
d) Comment s’en prémunir ?
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©FontainePicard
4 - Travailler ensemble
A - Partager des documents en local
1. Quels sont les espaces de stockage du réseau local auxquels vous avez accès ? Y a-t-il des restrictions
quant aux documents stockés ?
Mes espaces de stockage
Noms
Adresses
Vos droits4
Partagés en
lecture avec
Partagés en
écriture avec
Qui administre
l’espace de
stockage ?
2. Quelle est la taille de votre espace de stockage personnel sur le réseau local ?
3. Créez une arborescence pour votre espace de stockage personnel sur le réseau local.
a) Quelle est l’utilité d’avoir une arborescence ?
4
En lecture ou en écriture
©FontainePicard
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b) Décrivez ci-dessous l’arborescence choisie :
c) Réalisez l’arborescence sur votre espace disque.
4. Choisissons une règle de nommage des fichiers commune pour la classe
a) Quelle est l’utilité d’avoir une règle de nommage ?
b) Notez ci-dessous la règle de nommage choisie par la classe.
5. Quelles sont les autres informations utiles qu’il convient de renseigner pour faciliter la gestion des
documents ?
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©FontainePicard
B - Créez un portail web ou intranet pour la classe
1.Qu’est-ce qu’un portail web ?
2. Analysez une page web
1. Ouvrez la page « créer une page html.html»5 dans un navigateur
version
M édia
BBii
créer une page html.html
2. Affichez le code source de la page en faisant un clic droit
3. Ouvrez la même page avec Notepad++. Quelles sont les différences ? Qu’apporte Notepad++ ?
4. Comment repère-t-on les balises ? Qu’est-ce qui permet de différencier une balise fermante d’une balise
ouvrante ?
5
Dans les ressources numériques de votre ouvrage
©FontainePicard
17
5. Relevez toutes les balises de la page et expliquez à quoi elles correspondent. Pour cela, recherchez soit
dans l’aide du logiciel, soit sur des sites spécialisés en ligne.
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Balise ouvrante
Balise fermante
Signification
©FontainePicard
Attention :
1) À ce que les noms des fichiers soient sans espace et sans caractère accentué ou spécifique.
2) À ce que vos noms de fichiers respectent bien les règles de nommage précédemment définies (il ne faut pas écraser le travail d’un de vos camarades ou voir vos fichiers écrasés par un de vos camarades).
7. Vérifiez que votre page html s’ouvre correctement et que tous les liens hypertextes fonctionnent.
6
x sera remplacé par votre numéro d’élève dans la classe
©FontainePicard
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6. Créez votre première page internet que vous nommerez « BTS_CG_Index_x6.html » et sauvegardez-la sur
votre espace personnel. Lorsque le travail est fini, copiez-la dans le dossier indiqué par votre professeur (et
dont vous avez noté l’adresse ci-dessous) avec éventuellement les autres fichiers nécessaires :
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©FontainePicard
Les outils collaboratifs, également nommés groupware ou collecticiels, regroupent tous les outils qui permettent de
travailler à plusieurs sur un même projet, indépendamment du lieu et du temps (travail synchrone ou à synchrone).
➜ I - Les outils indispensables au travail collaboratif
◆ A - Carte heuristique
La carte heuristique a de nombreuses applications car elle permet de représenter graphiquement ses idées. Elle est
très utile pour préparer un exposé, un discours, une argumentation mais également pour des séances de brainstorming ou pour structurer un projet en groupe…
Il existe de nombreux logiciels libres (en ligne ou à installer en local) vous permettant de créer des cartes mentales,
comme par exemple Freemind qui est téléchargeable à cette adresse : freemind.sourceforge.net/.
D’autres solutions permettent de travailler à plusieurs sur la même carte comme Mindmeister
https://www.mindmeister.com/fr, mais les versions gratuites sont bridées.
1 - Créer une carte mentale
a) Créer un nœud
Chaque point de la carte mentale est un nœud. Le premier nœud est le nœud parent.
À chaque nouvelle idée, un nœud sera créé. Le nœud peut être créé sur la même branche (on parle alors de nœud
enfant) ou sur un nœud parallèle pour créer une nouvelle branche (on parle alors de nœuds frères ou égaux).
Le nœud qui est au-dessus est le nœud parent.
Pour déplacer les différents nœuds, il suffit de faire un cliquer glisser.
b) Insérer des liens ou des images ou des commentaires
Pour mettre en valeur les idées, une mise en forme peut être apportée à un nœud, une branche ou un niveau de nœud.
Il est également possible de réduire et de développer les nœuds selon les éléments essentiels qui sont à montrer. Des
images peuvent être associées à une idée.
Pour développer une idée, des commentaires peuvent lui être associés.
Des liens hypertextes ou vers des fichiers peuvent être rajoutés pour retrouver une (des) ressource(s) liée(s) à l’idée
ou un (des) fichier(s).
2 - Publier une carte mentale
La carte mentale pourra être partagée sous différentes formes.
a) Exporter une image
Avec la plupart des utilitaires de cartes mentales, il est possible d’obtenir une image qui sera statique et pourra être
incluse dans un fichier comme un texteur.
b) Exporter en html
Une exportation au format html va permettre de partager via un simple navigateur web votre carte mentale. Cette
carte sera cliquable et dynamique.
Une page html (II.D.1 ci-dessous) est créée et un dossier y est associé. Ce dernier contient tous les éléments affichés
par la page html. La page et le dossier ne doivent pas être renommés et doivent rester dans le même dossier pour
s’afficher correctement.
c) Publier sa carte
Votre page html peut être placée sur l’intranet ou l’extranet de votre organisation selon le public visé.
Les utilitaires en ligne gratuits rendent public votre travail. Les versions payantes permettent de limiter la diffusion de
votre travail.
©FontainePicard
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SAVOIRS ASSOCIÉS 1 : OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF
◆ B - Navigateur internet (ou browser)
Pour consulter les sites, il faut un logiciel permettant de naviguer sur internet comme :
Ces logiciels de navigation permettent d’introduire l’adresse d’un site Internet que l’utilisateur souhaite consulter et
de lire les pages hypertextes transmises par l’ordinateur serveur qui gère le site Internet.
Le logiciel de navigation est également appelé logiciel client. Il demande des informations à un autre ordinateur
appelé serveur. On parle d’architecture client-serveur. Sur l’ordinateur serveur, un logiciel serveur de pages hypertextes est chargé de répondre aux demandes des logiciels de navigation. Comme les logiciels de navigation nécessitent peu de ressources sur les terminaux où ils sont installés, ils sont couramment appelés « client léger ».
◆ C - Intranet ou Environnement Numérique de Travail (ENT)
Dans les moyennes et grandes structures, la plupart des applications sont accessibles depuis un « portail » (ou intranet), qui est alors l’interface unique d’accès au système d’information de l’organisation. Pour y entrer, l’utilisateur doit
s’authentifier grâce à ses identifiants (un login et un mot de passe). Une fois connecté, l’utilisateur pourra accéder au
contenu qui est personnalisé en fonction de son profil qui a été au préalable défini dans un annuaire.
◆ D - Messagerie électronique
La messagerie électronique désigne l’ensemble des opérations de création, d’envoi, de réception et d’organisation
des messages électroniques.
Le courrier électronique permet d’échanger rapidement des messages avec un ou plusieurs interlocuteurs.
L’émetteur dépose le message dans une boîte aux lettres. Le(s) récepteur(s) retire(nt) ce message quand il(s) en a
(ont) envie ou la possibilité. C’est une communication asynchrone.
L’envoi et la consultation des messages peuvent se faire sur une interface Web (Webmail) ou grâce à un logiciel client
de messagerie comme Microsoft Outlook.
La boîte aux lettres électronique est identifiée par une adresse de courrier électronique décomposée en trois parties :
nom de la boîte, le signe @ (at=chez) et le nom du serveur de courrier.
1 - Avoir une adresse mail à usage professionnel
C’est-à-dire composée de votre nom et votre prénom (idéalement : prenom.nom@nom-de-domaine - Pas d’espace,
pas d’accent).
Si ce n’est pas le cas, créez en une, par exemple avec gmail, où vous pourrez :
• consulter vos mails depuis une interface web,
• utiliser un logiciel de messagerie,
• disposer d’un compte Google avec d’autres fonctionnalités…
L’envoi de messages se fait grâce au protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
La consultation des boîtes aux lettres se fait à l’aide du protocole POP3 (Post Office Protocol 3) ou IMAP (Internet
Message Access Protocol). Ce dernier protocole vous permet :
• de consulter vos messages directement sur le serveur, même si la plupart des logiciels de messagerie permettent de télécharger les messages les plus récents pour les consulter hors ligne ;
• de manipuler vos messages directement sur le serveur ;
• d’envoyer les messages quel que soit le fournisseur d’accès à internet (FAI) ce qui est particulièrement intéressant sur un terminal mobile (ordinateur portable, tablette, smartphone…) qui se connectera à différents endroits
avec des FAI différents (celui du lycée, de votre opérateur mobile, de votre domicile, de hot spots WiFi…).
22
©FontainePicard
2. Écrire un mail
À:
Cc :
Cci :
Objet :
Joindre :
Accusé de réception :
Corps :
Adresse électronique de l'émetteur du message
De :
Adresse(s) électronique(s) du(es) récepteur(s) du message
Adresse(s) électronique(s) du(es) récepteur(s) du message en copie
carbone
Adresse(s) électronique(s) du(es) récepteur(s) du message en copie
carbone invisible (c’est-à-dire cachée(s) au(x) destinataire(s) [en A &
Cc])
Résumé explicite du contenu du message
Fichiers joints au message
Pour envoyer un fichier en pièce jointe, son poids ne doit pas excéder
10 Mo (voire moins selon les messageries). Dans le cas contraire, il faut
le compresser et le convertir en .zip ou .rar avec des utilitaires comme
7-Zip, WinZip, Winrar, PowerArchiver ou IZArc (libre ou shareware).
Il faut par ailleurs s’assurer que le destinataire pourra lire le fichier
joint (Cf. II ci-dessous Échanger facilement des informations).
Demande d’un accusé de réception
1. lorsque le message arrivera dans la boîte mail du destinataire
(pour s’assurer de sa bonne délivrance),
2. lorsque le destinataire aura ouvert le message (ne donne pas
l’assurance que le destinataire a effectivement lu le message).
Le courrier en lui-même.
S’il est possible d’appliquer une mise en forme, il est conseillé d’envoyer du texte brut afin de s’assurer d’une bonne lecture à la réception
et d’éviter de surcharger les boîtes mails.
En bas du mail, après la formule de politesse d’usage, se trouvera votre
signature qui contiendra votre prénom et nom, voire votre fonction et
le nom de votre organisation.
3 - Utilisation d’un logiciel de messagerie
Pour envoyer et consulter les messages, il faut utiliser un logiciel client de messagerie comme Microsoft Outlook,
Mozilla Thunderbird, Evolution (Novell), Mail (Apple), Lotus Notes (IBM), Opera Mail, Zimbra Desktop…
La plupart des logiciels de messagerie permettent de :
• gérer un carnet d’adresses ;
• envoyer et réceptionner des messages ;
• s’abonner à des listes de diffusion, participer à des forums.
4 - Liste de diffusion de classe
Les applications de messagerie sont accompagnées dans les organisations d’un annuaire. Cet annuaire contient pour
chaque utilisateur son nom, prénom, adresse mail, téléphone, bureau, fonction. L’annuaire peut proposer des groupes
déjà constitués, par exemple le groupe de l’ensemble du personnel, de l’ensemble des directeurs, de l’ensemble des
personnes travaillant à la Direction Administrative et Financière… ou des élèves de la classe de BTS CG1…
Chaque utilisateur peut aussi créer ses groupes auxquels il ajoutera certains contacts pour ensuite leur envoyer un
mail groupé.
©FontainePicard
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◆ E - Agenda partagé
Les outils de gestion du temps permettent la gestion du temps individuel et du temps collectif en prenant en charge
le suivi de l’emploi du temps des membres de l’organisation et la gestion de leurs rendez-vous.
L’agenda de groupe rend possible l’organisation de réunions en tenant compte de la disponibilité des participants
(via leurs agendas individuels) et des ressources comme les salles de réunion ou les salles de visioconférence1. Une
fois la réunion planifiée, la salle est réservée et la réunion est inscrite dans les agendas individuels des participants,
lesquels pourront confirmer leur venue par un système d’accusé réception.
➜ II - Échanger facilement des informations
Transmettre un fichier n’est pas toujours suffisant pour échanger de l’information. En effet, il faut s’assurer que la
personne qui reçoit le fichier pourra l’exploiter facilement. Cela signifie que son système devra pouvoir l’ouvrir et le
lire sans perte d’information.
◆ A - Logiciels libres vs propriétaires…
Il existe de très nombreux types de logiciels (logiciel libre, logiciel propriétaire, shareware2, freeware3, adware4,
etc.) qui, bien souvent, portent à confusion quant à leurs droits d’accessibilité, d’utilisation, de modification et de
distribution.
Un logiciel libre ou ouvert respecte les quatre fondamentaux suivants :
• liberté d’utiliser le programme ;
• liberté d’accès au code source ;
• liberté de distribuer gratuitement le logiciel ;
• liberté de le modifier.
Un logiciel propriétaire est fermé avec copyright (« droit d’auteur »). Il est le plus souvent payant mais peut être aussi
freeware et shareware ou encore adware.
Les logiciels propriétaires sont protégés pendant toute la durée de vie de l’auteur (personne physique) ainsi que
pendant 70 ans après sa mort. Si l’auteur du logiciel est une entreprise, la protection est valable pendant 70 ans à
compter du 1er janvier de l’année civile suivant sa publication (CPI, art. 123 1 et 123 3).
Très souvent, pour être lu, un fichier réalisé avec un logiciel propriétaire nécessite que le logiciel (de même version
ou supérieure5) soit installé sur le poste de travail.
Si vous transmettez un fichier, vous devez vous assurer que le destinataire dispose du logiciel ou envoyer votre
fichier dans un format répandu et donc facilement lisible.
1
La visioconférence permet de réunir des personnes situées sur des sites distants et donc de réduire les frais de déplacement. Il faut sur
chaque site distant des salles dédiées aux visioconférences, équipées de systèmes vidéo (écran, caméra, partage d’ordinateurs…).
2
Partagiciel : logiciel qui est partagé pendant un certain temps pour permettre à l’utilisateur de tester les principales fonctionnalités. Passé ce
laps de temps, pour utiliser le shareware, il faudra verser une contribution (ou rémunération) à son auteur.
3
Gratuiciel : logiciel qui est gratuit mais pas forcément libre.
4
Publiciel : logiciel publicitaire qui affiche de la publicité lors de son utilisation ; c’est cette publicité qui finance le logiciel et non l’utilisateur.
5
Par exemple, un fichier Packoffice enregistré au format 2007 ne pourra pas être ouvert avec une version antérieure. L’utilisateur doit penser à
enregistrer son document sous une autre version.
24
©FontainePicard
◆ B - PDF (Portable Document Format)
Créé par Adobe Systems, PDF est un format ouvert, c’est-à-dire que ses spécifications sont connues et que son créateur Adobe Systems autorise des programmes tiers à réutiliser son format.
Bien qu’Adobe détienne un certain nombre de brevets portant sur le format PDF, il accorde une licence gratuite à tous
les développeurs pour implémenter les fonctions de lecture et de création de PDF dans des logiciels tiers.
2 - Intérêts
La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices d’écriture, images, objets graphiques…) telle qu’elle
a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour imprimer ou visualiser ledit fichier.
Le format PDF peut aussi être interactif. Il est possible d’incorporer des champs de textes, des notes, des corrections,
des menus déroulants, des choix, des calculs, etc. On parle alors de formulaire PDF.
C’est pourquoi ce format est utilisé dans un ensemble large et varié de logiciels, de l’exportation dans les suites
bureautiques grand public, aux manipulations par des programmes spécialisés de l’industrie artistique, en passant
par la génération de factures électroniques via Internet.
3 - Comment générer un PDF ?
Certaines applications comme Open Office ou Microsoft Office permettent l’exportation ou l’enregistrement en fichier
Portable Document Format (PDF) pour produire des documents à des fins de publications. Dans AOo6, Menu Fichier
Exporter en PDF et dans Microsoft Office Menu Enregistrer sous… puis choisir le format de fichier .pdf.
Lorsque ce n’est pas le cas, il faut installer un logiciel7 qui permettra d’installer une imprimante virtuelle.
Pour transformer votre document au format PDF, il suffit de l’ouvrir, de demander l’impression (menu Fichier puis
Imprimer), de sélectionner dans la liste déroulante l’imprimante virtuelle PDF et de déclencher l’impression. Il ne vous
reste plus qu’à suivre les instructions du logiciel pour sauvegarder votre document ou l’envoyer directement.
4 - Comment lire un PDF ?
Pour lire un fichier .pdf, un lecteur « PDF » doit être installé, celui d’Acrobat -Adobe Reader- est téléchargeable
gratuitement.
◆ C - Les formats texte
Ces formats permettent d’écrire des programmes ou de contenir des données en vue d’un transfert entre logiciels
(par exemple, l’exportation d’une balance depuis un logiciel comptable…).
1 - TXT
En informatique, un fichier texte est un fichier dont le contenu représente uniquement une suite imprimable de caractères, d’espaces et de retours à la ligne.
Les fichiers texte sont utilisés par de nombreux logiciels pour conserver les données de configuration. Ils sont également utilisés pour contenir les textes écrits en langages de programmation. En outre, la plupart des langages de
programmation offrent des fonctions prédéfinies pour manipuler du texte brut, ce qui rend la gestion des fichiers
textes particulièrement accessible.
Le logiciel utilisé pour éditer un fichier texte est un éditeur de texte. Dans le cas général, un traitement de texte ne
produit pas des fichiers texte. En effet, un traitement de texte n’a pas seulement besoin de manipuler du texte brut,
mais également des informations sur la fonte de caractère utilisée, la disposition des caractères dans des pages, les
styles typographiques, etc. Toutefois, les traitements de texte peuvent ouvrir ou sauvegarder un fichier texte, aucune
information de mise en forme n’étant conservée, sauf le cas échéant les sauts de ligne.
Sur un traitement de textes : menu Fichier - Enregistrer sous… et choisir le type .txt.
Logiciels de base : Bloc-notes, Wordpad, Notepad++…
6
7
Apache OpenOffice
Par exemple Pdfcreator –libre- ou Acrobat Writer –payant©FontainePicard
25
1 - PDF, un langage de description de pages d’impression ouvert
2 - CSV
Comma-Separated Values (CSV) est un format informatique ouvert représentant des données tabulaires sous forme
de « valeurs séparées par des virgules ».
Un fichier CSV est un fichier texte. Chaque ligne correspond à une rangée du tableau et les cellules d’une même rangée sont séparées par une virgule.
Une ligne est une suite ordonnée de caractères terminée par un caractère de fin de ligne (line break – CRLF), la dernière ligne pouvant être exempte de ce dernier.
Ce format est assez populaire parce qu’il est relativement facile à générer.
Depuis un tableur, il suffit de sélectionner dans le Menu Fichier Enregistrer sous et choisir le format csv.
La plupart des logiciels comptables proposent des exportations sous le format csv qu’il est ensuite aisé d’ouvrir avec
un tableur ou un autre logiciel professionnel.
Figure 1 - Exemples d’exportation réalisée depuis EBP Open Line au format csv et txt
3 - RTF
Le Rich Text Format (« format de texte enrichi »), ou RTF, est un format de fichier texte avec une mise en forme sommaire. Ce format est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte comme Writer ou Word. Sa vocation
initiale est d’être un format pivot entre logiciels et plates-formes hétérogènes.
◆ D - Les fichiers à base de langage à balise
1 - HTML
HyperText Markup Language (ou langage de balisage hypertext) permet de relier, à l’aide de liens hypertextes, des
pages web, des objets multimédias : texte, son, image. C’est un langage libre à balises très facile d’utilisation. Les
pages sont créées à l’aide d’un fichier texte qui en décrit le contenu. Les balises (ou tags) sont des codes qui identifient un élément (titre…) ou précisent sa mise en forme (police, couleur…). Les balises vont toujours par paire : balise
ouvrante et balise fermante.
Pour réaliser des pages html, un éditeur de texte suffit mais il existe de nombreux éditeurs de pages ou Web (Adobe
Dreamweaver, Microsoft Expression, KompoZer, Mozilla Composer…).
Les fichiers html ont comme extension .htm ou .html
2 - XML
Le XML (Extensible Markup Language) est particulièrement adapté à l’échange de données et de documents car il
permet de décrire le contenu indépendamment de la présentation. Ainsi un même document pourra s’afficher sur des
applications ou des périphériques différents.
Par opposition au HTML, XML est un format ouvert où il est possible de définir de nouvelles balises ; XML est donc un
métalangage. Cette extensibilité permet de décrire n’importe quel domaine de données. Ce langage structure, pose
le vocabulaire et la syntaxe des données qu’il va contenir.
La seule contrainte est le respect de la syntaxe de l’ouverture et de la fermeture des balises.
La mise en page des données est assurée par un langage de mise en page tiers (cf. ci-dessous CSS).
EBP PGI Ligne PME Open Line réalise des exportations (par exemple le schéma de l’application au format .xml. La
mise en forme des fichiers .xml générés se trouve dans un fichier .xsl. Il est ensuite possible de consulter ce schéma
en ouvrant ces fichiers dans un navigateur web.
Figure 2 - Exemples d’export depuis EBP Open Line au format xml
26
©FontainePicard
CSS (Cascading Style Sheets : feuilles de style en cascade) est un langage informatique qui sert à décrire la présentation des documents HTML et XML.
L’un des objectifs majeurs de CSS est de permettre la stylisation hors des documents. Il est par exemple possible de
ne décrire que la structure d’un document en HTML, et de décrire toute la présentation dans une feuille de style CSS
séparée. Les styles sont appliqués au dernier moment, dans le navigateur web des visiteurs qui consultent le document. Cette séparation fournit un certain nombre de bénéfices, permettant d’améliorer l’accessibilité, de changer
plus facilement de présentation, et de réduire la complexité de l’architecture d’un document.
➜ III - La mise en commun de documents
◆ A - Indexer ses fichiers
Renseigner les champs propriétés des fichiers dans chaque application permet de mieux indexer ses fichiers et donc
de mieux les retrouver, mais surtout d’utiliser ces champs dans les fichiers pour automatiser certains traitements (cf.
insertion de champs dans un document sous forme par exemple de pied de page dans Excel, Word…, VBA…).
D’autre part l’organisation des fichiers sur le support de stockage doit permettre de retrouver les fichiers. Ainsi,
l’arborescence avec des noms clairs de dossiers facilite la localisation du fichier recherché.
En choisissant judicieusement la composition du nom des fichiers, il deviendra aisé de les retrouver. Le nom devra
ainsi être toujours composé de la même façon pour améliorer la lisibilité du contenu des dossiers.
◆ B - Espace disque partagé
1 - Au lycée
La solution la plus simple est de partager un espace disque sur un serveur entre plusieurs utilisateurs qui pourront y
déposer ou venir chercher des documents.
Pour cela il suffit de créer un dossier sur un disque, de le partager avec les utilisateurs en définissant leurs droits
(lecture, écriture, suppression). Chaque utilisateur en fonction de ses droits pourra soit déposer un document, soit le
lire, soit le modifier voire le supprimer.
Cette solution n’est viable qu’entre un nombre restreint d’utilisateurs.
©FontainePicard
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3 - CSS
2 - À distance
a) FTP
Lorsqu’un serveur FTP (File Transfer Protocol) a été installé, il est possible d’échanger des fichiers y compris depuis
l’extérieur de l’organisation. Pour cela, il faut utiliser un client FTP comme FileZilla.
Après le lancement du logiciel, l’écran de connexion suivant s’affiche :
Figure 3 - Connexion via FileZilla à un serveur de fichiers distant
Il faut alors renseigner la zone Hôte avec l’adresse IP du serveur FTP, l’identifiant de l’utilisateur et son mot de passe
puis cliquer sur le bouton « Connexion Rapide ».
Il ne reste plus qu’à naviguer dans la partie droite (serveur FTP donc distant) ou dans celle de gauche (site local
représentant les disques locaux) de l’écran, puis sélectionner les données à transférer et enfin effectuer un « glisser/
déposer » entre le serveur et son PC ou son support amovible.
Cela fonctionne dans les deux sens (sous réserve d’avoir le droit d’écriture dans le répertoire sélectionné sur le
serveur).
b) En ligne
La plupart des intranets proposent des espaces de stockage et de partage de fichiers.
Des services en ligne vous offrent les mêmes possibilités comme par exemple Dropbox ou Google Drive.
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©FontainePicard
◆ C - Le partage de connaissances
Des outils classiques seront alors utilisés comme le forum ou la liste de diffusion, mais de nouveaux outils font massivement leur apparition dans les organisations : réseaux sociaux et GED (Gestion électronique des documents).
1 - Forum
Il s’agit tout simplement de publier des messages auprès d’une communauté d’utilisateurs. Chaque membre de la
communauté pourra répondre s’il le souhaite.
Pour consulter les messages, il faut se rendre sur le forum. Il est également possible de s’abonner à un forum pour
être tenu informé des nouveaux « posts » ou des réponses à un « post » en particulier.
Le forum permet de contenir toute une base de connaissances et chaque membre de la communauté peut consulter
les archives pour trouver une solution à son problème.
2 - Liste de diffusion
Le principe de la liste de diffusion est d’envoyer un message électronique à l’ensemble des membres de cette liste.
Tous les membres de la liste verront ce message à la prochaine consultation de leur boîte mail sans avoir à se rendre
dans un espace particulier (par opposition au forum décrit ci-avant).
Si la liste de diffusion est très utile pour diffuser rapidement à chaque destinataire une note de service ou une note
d’information, il est en revanche impossible de constituer une base de connaissances à moins d’avoir mis en place un
système d’accès aux archives. Les archives de listes de diffusion sont souvent peu conviviales et donc ne favorisent
pas le partage de connaissances.
3 - Réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
Facebook, LinkedIn, Twitter… font leur entrée dans les organisations où ils permettent de partager rapidement l’information à partir de multiples terminaux (PC, smartphone…).
Ces outils répondent non seulement aux besoins du personnel nomade des entreprises, mais augmentent aussi la
réactivité de chaque acteur de l’entreprise, favorisent le partage des connaissances et donc l’innovation.
4 - Gestion électronique des documents (GED)
Les documents étant sous forme numérique, ils sont indexés grâce aux métadonnées (i.e. des données qui décrivent
le fichier) et gérés par des logiciels spécifiques. Il est alors extrêmement facile et rapide pour chaque utilisateur de
retrouver les documents dont il a besoin. Cela permet à chacun d’être plus réactif et productif.
Cependant, si la GED permet des gains de temps et d’argent, il faut l’aborder globalement car elle a un impact sur l’organisation de l’entreprise. Ainsi, la GED accompagne souvent la dématérialisation des documents dans l’entreprise.
©FontainePicard
29
Lorsqu’il y a un grand nombre d’utilisateurs, les outils ci-avant se révèlent insuffisants pour partager les connaissances.
30
©FontainePicard
Scénario 2 MALDIVIA SA
2 - Veille
informationnelle
De : [email protected]
Envoyé : Lun 7/09/N 12:00
A : [email protected]
Objet : Bienvenue chez Maldivia
PJ : Présentation du cabinet Maldivia.pdf
Bonjour,
Ce fut un réel plaisir de vous accueillir au sein de notre cabinet ce matin.
Comme convenu, j’ai chargé M. Jacques Domer et Mme Martine Dorard
de vous expliquer les missions que nous vous destinons particulièrement
compte tenu de votre intérêt marqué pour l’informatique et la gestion.
Cordialement,
Pièce jointe :
Présentation du cabinet
Maldivia.pdf
M. Anthony Maltus
DG - Maldivia
Bienvenue au sein du Cabinet MALDIVIA SA !
Voici quelques informations générales concernant notre cabinet.
Le cabinet MALDIVIA SA a été créé en 1990 par Messieurs Anthony et Paul Maltus. Notre société d’expertise
comptable et de commissariat aux comptes est une société anonyme au capital de 300 000 €.
Situés 32 rue du chemin vert à Paris (11e), nous gérons un portefeuille de 450 dossiers.
La clientèle est très diversifiée tant au niveau de sa structure juridique : entreprises individuelles, EURL, SARL, SNC,
SA, SAS, SCI… que de son activité : professions libérales, commerçants, artisans, restauration, SCI, associations,
grande distribution, entreprise industrielle… et de sa taille : de la TPE à la moyenne entreprise.
STRUCTURE DU PORTEFEUILLE CLIENTS MALDIVIA SA
Grande distribution
8%
Professions libérales
10 %
Artisans
32 %
PME industrielles
20 %
Commerçants
30 %
Figure 1 - Structure du portefeuille des clients Maldivia SA (en nombre)
©FontainePicard
Scénario 2 - MALDIVIA SA
31
L’effectif de notre cabinet est de 18 personnes et nous sommes attachés à accueillir régulièrement des stagiaires
(Bac Pro, BTS CG, DCG et DSCG).
Anthony Maltus (EC)
Direction générale
Martine
Dorard
Syst.
d’information
2 - Veille
informationnelle
Solange
Guibert
Secrétariat
Xavière
Franc
Juridique
Marc Laloi
Assistant
juridique
Julie
Bonnard
Social
Kathlène
Laville
Tenue &
révision
Paul Maltus
(EC)
CaC : audit
et contrôle
Pierre
Dubonnet
Paie
Jacques Domer
Collaborateur
Stagiaire X
Marc
Dupont
EC stagiaire
Jean
Lafontaine
Paie
Cyrielle Couter
Collaboratrice
Stagiaire Y
Apolline
Duval
EC stagiaire
Dier Perse
Collaborateur
Stagiaire Z
René Zidi
Collaboratrice
Rose Laperie
Assistante
comptable
Anne Lupin
Apprentie DSCG
EC : Expert-Comptable
EC Stagiaire : Expert-Comptable stagiaire (Salarié – inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables)
CaC : Commissaire aux Comptes
Figure 2 - Organigramme du cabinet Maldivia SA
L’activité s’organise autour de grands domaines :
• l’expertise comptable et ses missions :
- tenue comptable, établissement des comptes annuels et déclarations fiscales,
- révision comptable ;
• le commissariat aux comptes : audit légal, commissariat aux apports…
• le social : paie, déclarations sociales, travaux annexes ;
• le juridique :
- choix de la structure juridique,
- conseil et assistance en droit des sociétés,
- formalités spécifiques à la création,
- protocole de fusion,
- contrats spécifiques…
• le conseil :
- évaluation et assistance au contrôle interne et au contrôle de gestion,
- audit du système de management et d’information,
- audit de conformité des logiciels de gestion,
- pilotage et élaboration de tableaux de bord,
- assistance aux projets de transition : création, développement, fusion…
Le travail d’équipe est mis en valeur dans notre cabinet, ce qui est une force pour satisfaire nos clients en particulier
dans le cadre de missions spécifiques ou de conseil.
L’activité du cabinet a généré un chiffre d’affaires d’environ 1 800 000 € l’an passé.
32
©FontainePicard
STRUCTURE DU CA DU CLIENT MALDIVIA SA
Tenue comptable
25 %
Commissariat aux comptes
10 %
Conseil
15 %
2 - Veille
informationnelle
Révision comptable
35 %
Social
10 %
Juridique
5%
Figure 3 - Répartition par activité du chiffre d’affaires N du cabinet Maldivia SA
Depuis deux mois, une plate-forme intranet a été mise en place pour l’ensemble de nos collaborateurs afin qu’ils
puissent y retrouver les ressources utiles à leur travail et améliorer les services rendus à notre clientèle. Nous
sommes donc en pleine phase d’enrichissement de notre intranet.
©FontainePicard
33
2 - Veille
informationnelle
34
©FontainePicard
ACTIVITÉ 2
Mettre en place une veille informationnelle
7.1.4Réalisation d’une veille informationnelle
Compétences : disposer d’une base d’informations et d’une documentation à jour
1. Identifier les sources d’information pertinentes
2. Organiser une veille informationnelle dans les domaines de gestion
3. Partager cette veille
Le cabinet Maldivia souhaite réorganiser l’accès à l’ensemble de ses ressources informationnelles
(documentations professionnelles, abonnements papier ou en ligne, notes internes) et mettre en place
une veille informationnelle accessible pour l’ensemble de ses collaborateurs.
Mme Martine Dorard vous demande de créer des pages web à intégrer à l’intranet du cabinet recensant
toutes les ressources disponibles.
Mission 1
➜ Réalisez un mini-site Web recensant toutes les ressources disponibles au sein du cabinet.
Notez ci-dessous le chemin de la page d’accueil de votre site :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Actuellement, tous les matins, un collaborateur fait un mémo pour l’ensemble du cabinet avec les principales actualités. Mme Martine Dorard souhaiterait automatiser cette veille et offrir un accès synthétique
à ses actualités à l’ensemble des collaborateurs.
Mission 2
➜ P
roposez, via un agrégateur de flux RSS, une page accessible à l’ensemble des collaborateurs et reprenant
toutes les actualités dans les domaines comptable, fiscal, social, économique, informatique, professionnel…
Cette page sera accessible depuis la page d’accueil de votre mini-site.
Notez ci-dessous les paramètres du (ou des) compte(s) que vous avez créé(s) :
Nom & adresse du site
Nom d’utilisateur
Astuce pour se rappeler
du mot de passe
Adresse mail utilisée
Dans le but de constituer une base de connaissances, il a été décidé que des mémos seront toujours
rédigés pour les informations majeures par un collaborateur référent pour chaque domaine du cabinet
(comptable, fiscal, juridique, social, informatique et économique). Dans une optique de zéro papier et
d’efficacité, Mme Martine Dorard vous demande de lui proposer une organisation pour leur stockage et
leur diffusion.
Mission 3
➜ Proposez dans une note à Mme Martine Dorard une organisation de ces mémos (lieu de stockage, droits
d’accès, nommage des fichiers, format des fichiers…) et quels outils mettre en place pour retrouver
facilement l’information. Cette note sera accessible depuis la page d’accueil de votre mini-site.
©FontainePicard
Activité 2 - Mettre en place une veille informationnelle
35
2 - Veille
informationnelle
À l’aide des savoirs associés 2, des recherches en ligne et du scénario 2 - MALDIVIA SA
2 - Veille
informationnelle
36
Activité 2 - Mettre en place une veille informationnelle
©FontainePicard
La veille documentaire est « la recherche et le traitement d’informations pouvant intéresser une entreprise, un
organisme, une profession dans une optique stratégique et prospective » 1.
La norme XP X50-053 de l’AFNOR définit la veille comme « une activité continue et en partie itérative visant à une
surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions. ».
Pour Jean-Pierre Lardy2, « une veille informationnelle est l’ensemble des stratégies mises en place pour rester
informé, en y consacrant le moins de temps possible et en utilisant des processus de signalement automatisés. »
Ainsi, pour mener à bien une veille documentaire, il faut identifier les contenus les plus pertinents pour le domaine
concerné de notre organisation, les trier, les organiser, les classer, les mettre en forme puis les partager notamment
avec son réseau et tout cela de façon automatisée.
➜ I - Quelles informations recueillir ?
◆ A - Qu’est-ce qu’une information ?
Une information peut être définie comme un « renseignement, documentation sur quelqu’un ou quelque chose » 3.
Une information est non seulement un renseignement concernant un objet, un événement, un concept,… bien
déterminé mais doit également s’intégrer dans un système de référence qui lui donne un sens. Elle vise ainsi à
réduire l’incertitude, à améliorer la prise de décision et à éviter de commettre des erreurs.
L’information est la base de toute activité, et son origine comme sa destination repose sur la communication.
Bruits…
Émetteur :
information
à transmettre
Message
Récepteur :
information reçue
Feed-Back
Figure 1 - Schéma de la communication
◆ B - Quelles sont les qualités de l’information ?
Pour être utile et retenue, une information doit remplir trois qualités :
• la pertinence : une information pertinente fournit des éléments de réponse aux questions que se pose l’entreprise
et est filtrée en fonction de l’utilisateur,
• la fiabilité : l’information fiable est exacte, précise, complète et à jour,
• la disponibilité : une information est disponible si l’utilisateur y accède au bon moment, au bon endroit et sous
une forme directement exploitable.
Ces trois critères sont essentiels pour maîtriser le coût de l’information (coût de collecte, de stockage, de traitement
et de mise à disposition).
1
Le petit Robert
Urfist de Lyon
3
Hachette, Le petit Robert
2
©FontainePicard
37
2 - Veille
informationnelle
Savoirs associés 2 : Veille documentaire
◆ C - Comment sélectionner les bonnes informations ?
1 - Délimiter le périmètre
L’information est destinée à un utilisateur qui a des besoins en fonction de son activité et selon le contexte de
l’entreprise.
Il est important que chaque utilisateur dans l’entreprise ait accès à l’information qui lui est utile et uniquement à
cette dernière (« trop d’informations tue l’information »), on retrouve ici la notion de pertinence et de disponibilité de
l’information.
2 - Veille
informationnelle
2 - Rechercher la bonne information
Une fois le périmètre défini, l’information sera recherchée sur différents supports :
• ouvrages spécialisés ou professionnels,
• articles dans des revues spécialisées (abonnements),
• publications officielles,
• ressources sur le Web.
La plupart de ces ressources sont accessibles en ligne y compris pour les livres spécialisés qui sont la plupart du
temps indexés dans les catalogues des documentations (GED de l’entreprise ou catalogue en ligne des éditeurs ou
des bibliothèques).
Trouver une information sur le Web nécessite d’utiliser des moteurs de recherche généralistes comme Bing, Google
(notons ici le moteur-de recherche académique Google Scholar4), Yahoo,…, des méta-moteurs5 comme Ixquick,
Seeks.fr… ou des portails6.
Actuellement, la plupart des moteurs de recherche intègrent les recherches en web sémantique c’est-à-dire que l’utilisateur
peut poser sa question en langage naturel sans avoir recours aux mots clés et opérateurs logiques (et, ou, sans…).
3 - Vérifier ses sources
Toutes les sources ne se valent pas. Pour chaque information trouvée, il convient d’identifier la source et de l’évaluer.
Pour cela, on pourra s’interroger utilement sur :
• Le site Web qui héberge la page
Est-il affilié à une institution connue, un organisme, une association, une entreprise commerciale ? Si oui, ce lien
est-il clairement affiché sur le site Web ? Ce nom est-il intégré dans l’adresse URL ?
Existe-t-il des informations concernant cette organisation ?
• L’(les) auteur (s)
Est-il bien identifié ? Sont-ils plusieurs ?
Qui est-il (profession, expérience, formation…) ?
Est-il reconnu dans le domaine de recherche concerné ?
Peut-on le contacter facilement ? (formulaire de contact ?)
• La réputation de l’auteur
Comment avez-vous accédé à la page ? Par un autre site ? Par un moteur de recherche ?
La source est-elle souvent citée ?
Est-ce un site institutionnel ?
• L’indépendance de la source et l’objectivité de l’information
L’information est-elle commanditée par une entreprise, un lobby, un journal d’opinion ou une institution neutre ?
Quel est l’objectif de la page en ligne ?
Quel est le public cible du site ?
• L’exactitude de l’information
Les informations sont-elles détaillées ?
Les sources des informations affichées sont-elles clairement indiquées ?
• L’actualité de l’information
Quelle est la date de mise en ligne de l’information ? Y a-t-il eu une mise à jour récente ?
Les informations sont-elles datées ?
Les sources non institutionnelles devront être vérifiées et donc croisées avec d’autres sources indépendantes.
oogle Scholar permet d’accéder à des documents de niveau universitaire.
G
n méta-moteur de recherche va interroger plusieurs moteurs de recherche à la fois et afficher les différentes réponses sur une seule page.
U
4
5
Certains garantissent le respect de la vie privée de l’internaute en ne conservant pas son adresse IP.
Un portail est un site web qui regroupe des ressources différentes autour d’un même thème.
6
38
©FontainePicard
➜ II - Comment recueillir automatiquement les informations ?
Une fois les sources sélectionnées, nous allons utiliser des outils qui vont nous permettre de mettre en place de façon
automatique notre veille documentaire.
◆ A - Abonnements
La plupart des sites institutionnels et spécialisés proposent de s’abonner soit à des listes de diffusion (ou newsletter)
soit à leur compte sur les réseaux sociaux. Ainsi, régulièrement, nous recevrons les dernières actualités concernant
les domaines de notre veille.
2 - Veille
informationnelle
Ci-dessous un exemple d’abonnement à la Newsletter (liste de diffusion) du Monde par mail :
Figure 2 - Pour s’abonner à la liste de diffusion du Monde
Il est possible de gérer ensuite ses abonnements après s’être connecté à son compte.
Figure 3 - Gestion des abonnements aux Newsletters du Monde
Voici un aperçu de la newsletter à laquelle on vient de s’abonner :
Figure 4 - Aperçu du début de la Newsletter à laquelle on est abonné
©FontainePicard
39
2 - Veille
informationnelle
L’abonnement peut s’effectuer par l’abonnement ou le suivi du compte sur les réseaux sociaux. C’est le cas ci-dessous
sur la page du site de l’Ordre des Experts-Comptables :
Figure 5 - Exemple d’abonnement aux actualités de l’Ordre des Experts-Comptables via les réseaux sociaux
◆ B - Syndication
1 - Flux RSS
Really Simple Syndication désigne une famille de formats XML utilisés pour la syndication de contenu Web. Il permet
de décrire de façon synthétique le contenu d’un site web.
Le standard RSS représente un moyen simple de faire de la veille. En effet, le flux RSS, inséré dans une page web, est
maintenu à jour afin de constamment contenir les dernières informations à publier.
D’autre part, le site web qui les propose peut diffuser largement ses actualités.
2 - Copier l’adresse d’un flux RSS
Pour insérer un flux RSS, il suffit de copier la ligne de code fourni par le site que l’on souhaite intégrer.
Figure 6 - Repérage du flux RSS sur une page web
Pour l’obtenir, il faut cliquer sur l’icône
. Une nouvelle page XML s’ouvre dans le navigateur avec le code, il faut
alors copier l’adresse qui apparaît dans la barre d’adresse, ici : http://www.solutions-numeriques.com/feed/atom/
Figure 7 - Copie de l’adresse du flux RSS
40
©FontainePicard
3 - Les agrégateurs de flux RSS
2 - Veille
informationnelle
Il existe de nombreux agrégateurs de flux RSS qui permettent de faire facilement de la veille informationnelle : par
exemple Netvibes qui est un agrégateur en ligne ou une extension de Google Chrome à installer en local.
Sur Netvibes, il faut au préalable créer un compte, puis aller dans le menu Dashboard et créer sa page comme cidessous :
Figure 8 - Création de la page Veille informationnelle
De façon très intuitive, il est possible d’ajouter des onglets, de paramétrer les affichages, d’ajouter des flux et de les
organiser…
Sur notre page publique Netvibes, il faut indiquer que l’on veut ajouter un flux :
Figure 9 - Ajout d’un flux RSS
©FontainePicard
41
2 - Veille
informationnelle
Il suffit de copier alors le flux RSS puis de cliquer successivement sur :
Figure 10 - Ajout d’un flux RSS (suite)
Ci-après l’affichage du flux RSS du Solutions numériques :
Un menu permet
de configurer plus
précisément le flux.
Figure 11 - Paramétrage de l’affichage du flux RSS
Revoir l’ensemble du mode opératoire avec les vidéos :
• créer son compte Netvibes,
• créer son Dashboard et le personnaliser,
• ajouter un flux RSS dans Netvibes,
• rendre sa page publique.
42
version
M édia
BBii
• créeruncomptenetvibes.mp4
• gerersondashboard.mp4
• ajouterfluxrss.mp4
• publierpagenetvibes.mp4
©FontainePicard
4 - Partage et mise en commun de la veille documentaire
La veille documentaire pourra être partagée grâce aux outils vus dans les savoirs associés 1 (forum, liste de diffusion,
RSE ou GED) mais également via un agrégateur de flux RSS comme Netvibes, Extension Google chrome, Feedly…
Pour les RSE et les agrégateurs de flux, la page sera partagée soit avec des utilisateurs précis (partage avec des
groupes précis selon des droits définis) ou en la rendant publique.
version
www
Voici un exemple de page publique ici :
BBii
http://www.netvibes.com/fp-btscg-p7
2 - Veille
informationnelle
M édia
Figure 12 - Page d’accueil de notre veille informationnelle
©FontainePicard
43
2 - Veille
informationnelle
44
©FontainePicard

Média - Fontaine Picard

Transcription

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