Secrétaire médicale - Centre Hospitalier de La Rochelle

Direction des Ressources Humaines
Groupe Hospitalier
LA ROCHELLE
RE - AUNIS
FICHE METIER
Secrétaire médical(e)
Thématique : Management des ressources humaines
Famille
Page(s) : 1/4
Réf : MRH-DRH.-FM-002
Gestion de l’information
Sous-famille
Gestion médico-économique et traitement de l’information médicale
Code métier
40L20
Autres appellations
• Secrétaire médical
• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du
Définition / missions
Spécialisation/Extensions
patient.
• Eventuellement en fonction du secteur d'activité et de l'environnement professionnel
• Directeur des Ressources Humaines
Situation hiérarchique
• Rattaché à un responsable de service et à un assistant de gestion.
• Travail en bureau
• Horaires variables en fonction des services de consultations et des obligations du
Conditions particulières d’exercice
service
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Grande disponibilité vis-à-vis des responsables de service, et des usagers.
• Garant de l’image du service, et de l’établissement
• Relative autonomie dans l’organisation du travail
Autonomie et responsabilités
• Relai d’informations avec les responsables et les différents intervenants
• Garant de la bonne prise en charge du patient
• Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit de patients
• Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives
relatives aux patients
• Services médico-techniques de l’établissement et établissements extérieurs pour la
Relations professionnelles les plus
fréquentes
réalisation d’examens complémentaires
• Assistants de gestion et coordinatrice des secrétariats pour l’organisation et la
gestion du temps de travail et les différents problèmes rencontrés dans l’exercice de
la fonction.
• Différents services de l’établissement
• Logiciels métiers et bureautiques
Moyens techniques
• Technologie de l’information et de la communication : téléphone, photocopieur, etc
• Développement des technologies de l'information et de la communication (dossier
patient informatisé, messagerie vocale, internet, intranet, agenda électronique,
Facteurs d’évolution
reconnaissance vocale, numérisation des données, téléphonie, réseaux.)
• Réorganisation de services administratifs (rapprochement avec les usagers et les
prestataires internes)
Mise à jour : 15 avril 2013
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Thématique : Management des ressources humaines
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ACTIVITES / COMPETENCES (maximum 6 compétences par activités)
1. Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc.), dans son domaine
1.a Accueille, conseille et oriente le patient et/ou sa famille en ayant une attitude adaptée, positive et utilise un vocabulaire choisi
facilitant la compréhension de l'interlocuteur
1.b Garantit la confidentialité et respecte le secret professionnel, Gère ses limites de compétences dans la diffusion des informations
1.c Adapte et réajuste quotidiennement son attitude professionnelle en lien avec la gestion des émotions et du stress (personnel ,
usagers et/ou de l’appelant)
1.d Informe de manière adaptée le patient sur sa prise en charge et la durée estimée d'attente
1.e Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur, s'assure de sa compréhension en reformulant ou en demandant des
renseignements complémentaires, et trouve une solution pour ne pas laisser l’interlocuteur sans réponse.
1.f Assure le suivi des informations et leur transmission de manière pertinente
2. Planification des activités, interventions, interne/externe, spécifique au domaine d’activité
2.a Utilise de façon adéquate les logiciels de gestion de rendez-vous
2.b Optimise la gestion des rendez-vous au regard de l’organisation du service et les consignes spécifiques à chaque intervenant
2.c Mesure le degré d’urgence au regard de la spécialité selon les recommandations médicales afin d'assurer une prise en charge
optimale
2.d Communique de façon pertinente les informations relatives aux différentes prises en charge (public/libéral...) et respecte le librechoix au patient
2.e S’assure avec précision de l’exactitude des informations concernant le patient dans le respect de l’identito-vigilance
2.f Garantit la confidentialité des informations données concernant les patients, le service et l’institution.
3. Gestion et traitement des données, informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement , suivi)
3.a Organise et planifie son travail en respectant les consignes et les procédures spécifiques à son domaine d'activité
3.b Vérifie la pertinence et la cohérence des données et informations relatives à son domaine de compétence
3.c Utilise les différentes techniques d'archivage (informatiques, documents internes au service, dossiers médicaux) selon les pratiques
du service
3.d Prend des notes, rédige une synthèse de réunions avec ou sans élaboration de tableaux.
3.e Applique les procédures tout en prenant des initiatives adaptées à la situation
3.f Saisie les différents courriers et comptes rendus du service dans le respect de la charte graphique, des règles d'orthographe et
utilise la terminologie médicale adaptée
4. Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
4.a Applique et respecte la charte informatique en vigueur dans l'établissement
4.b S'assure de la confidentialité de la transmission des données en interne et externe
4.c Protège les données confidentielles (affichage, disposition, transmissions écrites et orales...)
5a.
5b.
5c.
5d.
5e.
5. Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
Accueille les stagiaires et les nouveaux arrivants dans le respect de la procédure en vigueur
Evalue les connaissances et savoir-faire mis en œuvre par le stagiaire en lien avec les objectifs fixés, argumente ses observations
auprès de l’intéressé et trace l’évaluation sur le support validé.
Identifie avec le stagiaire les écarts par rapport aux résultats obtenus et fournit les éléments de réajustement nécessaires
Accueille la personne dans le service, s’assure qu’elle possède les informations et documents nécessaires : fiche d’identité du
service, plannings, procédures spécifiques et fonctionnement de l’institution.
Identifie et transmet les connaissances et les savoir-faire professionnels au stagiaire, ou nouvel arrivant, en lien avec son niveau de
formation, et les objectifs fixés.
6. Recensement, enregistrement des données, des informations liées à la nature des activités.
6a. Recueille et saisit l'activité du service au fil de l'eau dans le respect de la nomenclature en vigueur
6b. Participe à la vérification des données en lien avec le Département d’Information Médicale
6c. Recueille et analyse des données pour l’élaboration de statistiques propres au service
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7. Elaboration et mise en place de mesures correctives, dans son domaine d'activité
7a. Participe à l'élaboration et la mise à jour de procédures
7b. Se tient informé et s'adapte aux évolutions du cadre institutionnel et réglementaire
7c. S'inscrit dans une dynamique participative de secrétariat
SAVOIR-FAIRE
Compétences
associées
Niveau requis *
1a –1 b-1 c- 1d -1 e –
2d – 5a
Maîtrisé
3 e – 3f – 6a
Maîtrisé
1b – 1f – 2c – 2f – 3d
– 6a – 7b
Maîtrisé
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de
diverses natures
1f – 3a – 3c –
Maîtrisé
• Evaluer la pertinence / la véracité des données et/ ou informations
1b –– 2 e - 2f – 3b- 4b
– 4c – 6b
Maîtrisé
• Utiliser les outils bureautique / TIC
2a – 3d – 3f- 4a
Maîtrisé
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
1a – 1 e -
Pratique courante
• Analyser et optimiser un/des processus
2b – 3a – 3 e – 6c – 7a
– 7c
Pratique courante
• Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
5a – 5b – 5c - 5d – 5 e7c
Pratique courante
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Identifier / analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en
rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son
domaine d'activité professionnel
* Niveau : Non requis / A développer / Pratique courante / Maîtrisé / Expert
CONNAISSANCES
Degré **
Secrétariat
Connaissances principales
Connaissances approfondies
Codage des actes
Connaissances détaillées
Communication
Connaissances détaillées
Droit des patients
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Connaissances détaillées
Connaissances détaillées
Réglementation des archives
Connaissances détaillées
Bureautique
Connaissances détaillées
Vocabulaire médical
Connaissances détaillées
** Degré : Connaissances Générales / Connaissances détaillées / Connaissances approfondies / Connaissances d’expert
Nom - Prénom
Validation
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Fonction
Date / Visa
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Réf : MRH-DRH.-FM-002
Notice :
* Niveau requis :
Non requis : Savoir-faire qui, bien que requis dans le métier exercé, ne l’est pas dans le poste occupé et ne peut donc pas être évalué.
A développer : Bases de savoir-faire non encore acquis. Indique que l’expérience en ce domaine est encore insuffisante et/ou qu’un apprentissage plus long ou un
accompagnement pour l’application des savoirs en situation est nécessaire
Pratique courante : Mise en œuvre de manière efficace d’un savoir-faire de base en situation ordinaire, habituelle, courante.
Maîtrisé : Mise en œuvre de manière efficace, d’un savoir-faire en situation tant quotidienne qu’inhabituelle, voire exceptionnelle en faisant appel à un appui.
Expert : Mise en œuvre en situation de travail complexe de savoir-faire maitrisés sans faire appel à un appui.
** Degré de connaissance :
Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales.
Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines
maximum
Connaissances détaillées : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des
techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée
d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.
Connaissances approfondies : Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la
modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de 2 à 4/ 5 ans.
Connaissances d'expert : Connaissances permettant de produire une analyse critique des théories et des principes, de redéfinir des pratiques professionnelles dans un
champ ou à l'interface entre des champs différents. Connaissances très contextualisées, avec une capacité d’adaptation. Durée d'acquisition de 3 / 5 et plus ans et plus.
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