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che
da
Jean-Marie TREMBLAY
professeur de sociologie
Cégep de Chicoutimi
u
di
FileMaker
Pro
e
Une
a p pro
c ti q
FileMaker PRO
Une initiation
à la base de données
sur Macintosh
© Copyright, Janvier 1994
Jean-Marie Tremblay, éditeur
Cours d’initiation à FileMaker Pro
2
Table des matières
Table des matières....................................................................................................................
2
Qu’est-ce qu’une base de données, un fichier, une fiche, une rubrique ?.......................................
3
Schéma des différents modules du logiciel de base de données FileMaker Pro.......................
5
Première partie
Comment créer un fichier ? .......................................................
6
Deuxième partie
Comment définir les rubriques (champs) d’un fichier ?..............
6
Troisième partie
Comment saisir des données ?......................................................
8
Quatrième partie
Comment modifier un modèle d’affichage des données ? ............
10
Cinquième partie
Comment trier l’information contenue dans un fichier ?............
14
Sixième partie
Comment rechercher l’information dans un fichier ?.................
16
Annexe 1
Premier exemple de fichier: Liste des logiciels...........................
18
Annexe 2
Deuxième exemple de fichier: Fichier clients ...........................
23
ANNEXES:
3
Initiation
à la base de données
FileMaker Pro
© par Jean-Marie Tremblay, 1991
Qu’est-ce qu’une base de données ?
Une base de données est constituée d ’un ensemble d’informations. Un bottin téléphonique,
un dictionnaire, un fichier des abonnés d’une bibliothèque ou encore un inventaire de pièces
détachées sont des exemples de bases de données.
FileMaker Pro est un gestionnaire de base de données électronique permettant de retrouver,
regrouper et analyser rapidement des données, effectuer des calculs statistiques, obtenir des totaux
ou des sous-totaux, par exemple, et imprimer les résultats.
Le traitement électronique est plus souple que la gestion classique de données sur papier ou
formulaire pré imprimé. Avec FileMaker Pro, il est très facile de présenter les mêmes
informations sous différentes formes à l’écran et à l’impression sans avoir à resaisir (retaper)
chaque fois les données. Des informations telles que nom et adresses de clients, par exemple,
peuvent être agencées différemment sur des listes, des étiquettes, des lettres types, des factures et
des rapports.
Une base de données FileMaker Pro est constituée de fichiers, de fiches, de rubriques et de
modèles.
Qu’est-ce qu’un fichier ?
Un fichier regroupe des informations relatives à un même sujet: catalogue de produits,
fichier du personnel ou encore données relatives à des transactions commerciales. La taille des
fichiers est variable.
Un ensemble de fiches constitue un fichier. Un fichier des ventes, par exemple, contiendra
une fiche par vente; un fichier des membres d’un club comportera une fiche par membre, et un
fichier de factures contiendra une fiche par facture.
Qu’est-ce qu’une fiche ?
Les informations relatives à un produit, une personne ou une transaction sont groupées sur
une fiche. Une fiche peut être comparée à un formulaire complété tel qu’une facture.
4
Qu’est-ce qu’une rubrique ?
Chaque information figurant sur une fiche correspond à une rubrique. Une fiche de
facturation contient des rubriques nom, adresse, numéro de téléphone et no de référence du produit,
par exemple. Une rubrique peut se réduire à un simple chiffre ou contenir un texte beaucoup plus
long.
Qu’est-ce qu’un modèle?
Un modèle permet d’agencer les informations en vue de leur présentation à l’écran et à
l’impression. Un fichier peut être associé à plusieurs modèles, chaque modèle étant indépendant
des informations contenues dans le fichier. Les modèles déterminent uniquement la présentation et
n’ont aucune incidence sur les données elles-mêmes.
Un fichier des ventes, par exemple, peut être associé à plusieurs modèles: un modèle pour
la saisie, la mise à jour et l’impression de factures, un modèle de rapport destiné à l’analyse
comparative des ventes par produit, un modèle de lettre d’offres spéciales à vos meilleurs clients
et un modèle d’étiquettes d’expédition.1
1
FileMaker Pro. Guide d’initiation, pages xvii-xviii. Claris Corporation, Santa Clara, Californie, 1990.
Cours d’initiation à FileMaker Pro 1.02
5
Fonctionnement
de la base de données
FileMaker Pro
Création préalable du nouveau fichier à l’aide du
menu Fichier [Nouveau... ].
1
Création
des
rubriques
(champs)
2
Mise en page
du fichier:
confection
du modèle
de présentation
du fichier
ou
3
La saisie
des
données
4
5
Le tri
et la
recherche
d’information
La confection
de rapports
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Définir les
rubriques]
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Modèle]
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Utilisation]
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Tri] ou
S é l e c t i o n
[Recherche]
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Script]
Ce premier module de
la base de données nous
permet de définir les
rubriques ou les champs
dans lesquels nous
allons entrer, plus tard,
des données d’une
manière ordonnée.
Ce deuxième module
nous permet de définir la
façon dont les données
seront affichées à
l’écran, d’une part, et de
définir avec plus de
précision
les
caractéristiques de
chacune des rubriques
(texte, nombre, date,
calcul, rappor t, etc).
Ce troisième module
nous permet d’entrer,
dans le fichier, toutes les
informations recueillies
préalablement. Dans un
fichier de base de
d o n n é e s, l e f i c h i e r
contient autant de fiches
que l’ordinateur peut
supporter. Le fichier peut
avoir de 10K à 1Mo, par
exemple.
Ce quatrième module
est accessible dès la
saisie de la première
donnée (de la première
information). On pourrait
subdiviser ce module en
2 parties égales.
Ce module de la base
de données nous permet
de confectionner des
rapports de recherche
d’information, comme le
nombre de documents
publiés en français, dans
les journaux et dans les
revues,
par des
journalistes et des
chercheurs, etc.
Par exemple, si l’on
veut une r ubr ique
indiquant la date de
création de la fiche, on
crée une rubrique date;
on crée une rubrique
texte pour indiquer le titre
d’un article; on crée une
rubrique dessin pour
pouvoir coller divers
dessins et, enfin, on crée
une rubrique nombre
pour indiquer un montant
d’argent, un nombre de
pages, etc.
Pour une rubrique
texte, préciser le jeu et la
taille de caractères,
l’alignement; pour une
rubrique nombre,
préciser s’il s’agit de
c h i ff r e e n t i e r, ave c
décimales, de dollars,
etc; pour une rubrique
date, préciser s’il s’agit
de la date du jour, de la
date de création de la
fiche, de la date de
modification de la fiche
et, enfin, le format de
présentation de la date à
l’écran.
Ce module permet de
créer différentes présentations d’un même
fichier, sans altérer le
contenu du fichier. Une
présentation affichant
seulement cer taines
informations, une autre
en affichant d’autres.
L’important est de
réserver une fiche pour
chaque référence
documentaire, par
exemple, pour chaque
client ou pour chaque
sujet. Chaque fiche peut
contenir plusieurs
rubriques ou champs
pouvant contenir des
informations comme la
date de parution, le nom
de l’auteur(e), le titre de
l’ouvrage, le nom de la
maison d’édition et,
éventuellement, une
rubrique indiquant le
s u j e t t ra i t é e t u n e
rubrique d’indicateurs ou
de repères.
La première partie de
ce module permet de
trier (selon un ordre
croissant ou décroissant
et selon un ou plusieurs
cr itères choisis) les
informations contenues
dans l’ensemble du
fichier ou dans une partie
seulement du fichier.
La deuxième partie de
ce module permet la
recherche d’informations
précises, comme tous les
documents publiés, par
exemple, au Québec, en
français, dans les
journaux francophones,
entre 1970 et 1971, sur
tel sujet particulier par
des non journalistes.
Ce module est plus
complexe. Il n’est pas
vraiment accessible aux
non initiés. Après une
période de familiarisation
avec la base de
données, l’on pourra s’y
aventurer, documentation
en main.
6
Création préalable du nouveau fichier à l’aide
du menu Fichier [Nouveau... ].
La première tâche à accomplir, lorsque l’on veut travailler dans un
fichier de base de données, consiste à créer ce nouveau fichier. En activant
la base de données FileMaker Pro, l’ordinateur vous demande de choisir
un fichier existant ou d’en créer un nouveau.
Dans la fenêtre qui est affichée à l’écran, cliquez sur le bouton
Nouveau , déterminer l’endroit où vous désirez sauvegarder le fichier
et donnez un nom à ce nouveau fichier.
1
Création
des
rubriques
(champs)
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Définir les
rubriques]
7
Immédiatement après avoir créé votre nouveau fichier, l’ordinateur
vous amène directement à la fenêtre où vous pouvez définir les rubriques
ou les champs que contiendront chacune des fiches de votre fichier. Tapez
le nom de la rubrique et précisez la nature de l’information qu’elle
contiendra (texte, date, nombre, image, calcul, etc.)
Exemple
d’une fenêtre
de définition
des rubriques
d’un fichier
Une fois que vous avez défini chacune des rubriques qu’on
retrouvera dans chacune des fiches de votre fichier, vous pouvez classer
ces rubriques par ordre de création, nom de rubrique, type de rubrique
ou l’ordre spécifié en cliquant sur le menu pop dans le coin supérieur
droit de votre fenêtre et en faisant glisser votre pointeur sur l’ordre
désiré.
8
Exemple
d’une fenêtre
de définition des
rubriques d’un
fichier
avec
le menu pop
de classification
des rubriques
activé.
Pour sortir de cette fenêtre et commencer à saisir des données
dans le fichier, cliquez sur le bouton Fin .
2
La saisie
des
données
On accède à ce
module par le menu
S é l e c t i o n
[Utilisation]
En Cliquant sur le bouton Fin
CALEPIN
9
de la fenêtre de définition des
rubriques, l’ordinateur vous amène immédiatement à la fenêtre de saisie
standardisée des informations, c’est-à-dire à la fenêtre dans laquelle vous
pourrez taper les informations que vous désirez sur chaque fiche du fichier.
La fenêtre de saisie des données affiche le nom de la rubrique à
gauche et, à droite, la rubrique pouvant contenir l’information désirée. Le
nom de la rubrique apparaît en gras et la rubrique vide apparaît à droite
comme un rectangle gris.
Pour saisir des données, placez votre curseur dans la rubrique désirée
et tapez les informations. Lorsque vous avez complété la première
rubrique, passez à la suivante en appuyant sur la touche Tabulateur →/ ,
sur le côté gauche de votre clavier.
Avez-vous remarqué le drôle de petit bottine sur le côté gauche de
la fenêtre de saisie des données ? Le numéro apparaissant juste en-dessous
de celui-ci vous indique le numéro de la fiche active et le numéro
apparaissant sous le titre Fiches indique le nombre le fiches dans le fichier.
Pour passer à fiche suivante, enfoncez simplement votre pointeur
dans la partie inférieure du calepin; pour revenir à la fiche précédente,
pointez sur la partie supérieure du calepin.
Vous avez complété votre première fiche et vous désirez en
remplir une autre. C’est simple, vous n’avez qu’à sélectionner le menu
Edit [Nouvelle fiche] ou taper les touches Command N sur votre
clavier. L’ordinateur vous affiche aussitôt une nouvelle fiche vierge. I l
ne vous reste qu’à placer votre pointeur à l’intérieur de la rubrique où
vous désirez entrer des informations.
Exemple
d’une nouvelle fiche
créée
sans avoir modifié
le modèle standard
de présentation
10
11
3
Mise en page
du fichier:
confection
du modèle
de présentation
du fichier
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Modèle]
Si vous désirez modifier la présentation de vos fiches de travail,
sélectionnez le menu Sélection [Modèle] ou taper les touches Command M
sur votre clavier. L’ordinateur vous amène aussitôt à la fenêtre vous
permettant de modifier la présentation de vos fiches ou de créer un nouveau
modèle, sans altérer en quoi que ce soit les données dans votre fichier.
Les différentes
parties d’un modèle:
•
•
•
l’en-tête de la fiche
le corps de la fiche
le pied de page
de la fiche
Un modèle de fiche comporte trois parties: • l’en-tête, • le corps et
• le pied de page. Tout ce qui se trouve dans l’en-tête et le pied de page
apparaît sur l’ensemble des fiches du fichier et vous placez dans le corps du
modèle ce qui est spécifique à une fiche de travail. Dans la maquette cihaut, vous remarquerez à droite les rubriques elle-mêmes et, à gauche, l e
titre de ces rubriques.
12
Vous pouvez modifier le modèle de présentation de vos fiches, créé
automatiquement par votre logiciel de base de données lorsque vous avez
fermé la fenêtre de définition des rubriques de votre fichier.
Vous avez le choix de modifier le modèle créé automatiquement
ou bien de créer un tout nouveau modèle de présentation sans altérer en quoi
que ce soit les données saisies dans votre fichier.
Si vous voulez créer un autre modèle de présentation, c’est-à-dire
une autre maquette de présentation, sélectionnez le menu Edit [Nouveau
modèle...] ou taper les touches Command N sur votre clavier. L’ordinateur affiche aussitôt une fenêtre vous demandant de choisir le type de
modèle désiré. Cliquez sur le modèle désiré et donnez-lui un nom.
Déplacer
une rubrique ?
Agrandir
ou réduire
une rubrique ?
Vous pouvez déplacer les rubriques et le titre des rubriques simplement en les sélectionnant avec votre pointeur comme des objets que l’on
prend dans sa main et que l’on déplace.
Vous pouvez aussi agrandir une rubrique pour qu’elle puisse contenir
plus de données. Pour y parvenir, sélectionnez la rubrique que vous voulez
modifier, enfoncez votre pointeur sur n’importe lequel des points aux
extrémités et faites glisser votre pointeur sans relâcher le bouton de la
souris. Au fur et à mesure que vous draguez, vous agrandissez la rubrique.
13
Encadrer
une rubrique
ou une fiche entière ?
Insérer une ligne
ou un motif
pour améliorer
la présentation
visuelle ?
Si vous voulez écrire quelque chose qui apparaisse sur chaque fiche,
sélectionnez l’outil de traitement de textes A et enfoncez votre curseur à
l’endroit où vous désirez afficher cette information. Pour déplacer cette
case texte, resélectionnez le pointeur dans le coffre à outils et déplacez-là.
Vous procédez de la même manière pour encadrer une fiche, une
rubrique ou un objet quelconque. Regardez bien l’illustration ci-dessous.
Lorsque vous avez fini de modifier la présentation de votre
fichier, vous pouvez revenir à la fenêtre de saisie de votre fichier en
sélectionnant le menu Sélection [Utilisation] ou en tapant les touches
Command U sur votre clavier.
En revenant à la fenêtre de saisie de votre fichier, vous
remarquerez tous les changements de présentation que vous venez
d’effectuer.
Exemple
d’un fichier
dont
la présentation
vient d’être
modifiée.
Pour passer d’un
modèle à l’autre,
c’est-à-dire d’une
maquette à l’autre,
cliquez sur
le menu pop
à gauche de la fenêtre
et sélectionnez le
modèle désiré.
14
15
4
Le tri
de
l’information
On accède à ce
module par le menu
Sélection [Tri]
Trier
Vous pouvez trier l’ensemble de vos fiches à partir d’un ou plusieurs
critères de votre choix. Lorsque que cette situation se présente, sélectionnez
simplement le menu Sélection [Tri] ou tapez simultanément sur les touches
Command T de votre clavier. Une fenêtre semblable à celle ci-haut apparaît
sur votre écran.
La liste complète des rubriques de votre fichier est affichée du côté
gauche de la fenêtre. Le côté droit de cette fenêtre affiche seulement les
rubriques qui serviront de critère de classement.
Par exemple, si nous voulions classer l’ensemble des fiches du fichier
«Liste des logiciels» par nom de logiciel, par version et selon la langue, i l
s’agit simplement de:
sélectionner, avec le pointeur, la rubrique désirée à gauche de la
fenêtre de tri, par exemple la rubrique «Logiciel», et de
. Le nom de la rubrique
i i cliquer ensuite sur le bouton
Trier
sélectionnée apparaît alors aussitôt dans le côté droit de la fenêtre,
sous le titre de Clés de tri.
i i i Si vous désirez un tri par ordre croissant ou décroissant, sélectionnez
le critère de tri à droite de la fenêtre et activez l’option «tri
croissant» ou «tri décroissant».
i
NOTE:
Si vous désirez rajouter un deuxième et même un troisième critère de
classification, répétez les opérations i, ii et iii.
Remarque:
Avant de trier un fichier ou de rechercher une information quelconque, assurez-vous d’avoir accès à toutes les fiches de votre fichier.
16
Vous avez accès à tout votre fichier lorsque votre base de données
indique sous le petit calepin à gauche de votre fenêtre ressemble à celle
ci-contre.
L’ordinateur indique alors seulement le nombre de fiches non triées
dans votre fichier.
Si votre base de données affiche, par contre une indication comme
le nombre de fiches dans votre fichier et, immédiatement en-dessous, l e
nombre de fiches trouvées, et plus bas, fiches «non triées», cela vous
indique que vous n’avez en main qu’une partie de votre fichier.
Avant de trier l’ensemble des fiches de votre fichier ou avant de
rechercher une information précise dans votre fichier, revenez à votre
fichier entier en sélectionnant le menu Sélection [Tout rechercher] ou
tapez sur votre clavier les touches Command F.
Vous êtes assuré(e) d’exercer un tri sur l’ensemble d’un fichier ou de
rechercher une information dans l’ensemble de votre fichier lorsque l e
menu Sélection [Tout rechercher] est inactif, c’est-à-dire en gris pâle,
comme dans l’exemple ci-dessous.
17
5
La
recherche
d’information
On accède à ce
module par le menu
S é l e c t i o n
[Recherche]
Vous recherchez quelque chose ? Un logiciel, un
auteur, une référence quelconque ? Vous recherchez tous les
articles publiés sur un sujet particulier, par exemple ?
Avant de rechercher
une information dans
votre fichier, assurezvous d’avoir accès à
l’ensemble de votre
fichier et pas seulement à une partie de
celui-ci.
FileMaker Pro 1.02 peut vous venir facilement en
aide. Vous pouvez facilement, avec cette base de données,
rechercher tous les titres publiés par des auteur(e)s dont l e
nom de famille va de la lettre «D» jusqu’à «G», par
exemple, ou encore tous les articles sur tel sujet publiés
entre telle date et telle date et par des auteurs dont le nom
de famille va de la lettre D jusqu’à G.
Il est facile d’accéder à la fenêtre de recherche d’information sur
votre fichier. Sélectionnez simplement le menu Sélection [Recherche]
ou tapez sur votre clavier les touches Command R.
L’ordinateur vous affiche alors la fenêtre de recherche en tous points
identique à la fenêtre de saisie que vous venez juste de quitter. Cette
fenêtre affiche une fiche vierge contenant le nom des rubriques et les
rubriques elles-mêmes du côté droit et, du côté gauche, les opérateurs
de recherche.
N’oubliez pas que vous pouvez faire une recherche en tenant compte
de plusieurs critères simultanément!
18
Les opérateurs de recherche:
Opérateurs Série recherchée
<
...........
>
...........
≥
...........
≤
...........
… ...........
=
...........
! ...........
/ / ...........
Fiches contenant une valeur précédant la valeur tapée dans
l’ordre alphabétique, numérique ou chronologique.
Fiches contenant une valeur suivant la valeur tapée dans
l’ordre alphabétique, numérique ou chronologique.
Fiches contenant une valeur égale ou suivant la valeur tapée
dans l’ordre alphabétique, numérique ou chronologique.
Fiches contenant une valeur égale ou précédant la valeur tapée
dans l’ordre alphabétique, numérique ou chronologique.
Fiches contenant des valeurs comprises dans l’intervalle
spécifié ou égales à la valeur maximale ou minimale de ce
dernier.
Fiches contenant une valeur correspondant exactement à l a
valeur spécifiée.
Fiches contenant des doublons.
Fiches contenant la date du jour.
Par exemple, dans le fichier
clients ci-contre, pour rechercher
tous les clients de Chicoutimi, i l
n’y a qu’à taper «Chicoutimi»
dans la rubrique «Nom de ville»
et à cliquer sur le bouton Ok.
L’ordinateur affichera aussitôt
toutes les fiches de clients de
Chicoutimi.
Pour chercher tous les clients
entre Girard et Malenfant, par
exemple, placez le curseur dans la
rubrique «nom de famille», tapez
d’abord le nom de famille «Girard», cliquez sur l’opérateur d’intervalle,
soit le bouton affichant trois petits points [...], et écrivez immédiatement l e
nom «Malenfant». Quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton Ok ou
appuyé sur la touche Enter, la base de données vous affichera la liste de
chacun des clients dont le nom se situe entre Girard et Malenfant.
N’oubliez pas de revenir à l’ensemble de votre fichier après une
recherche avant d’effectuer une nouvelle recherche sur l’ensemble du fichier.
Vous revenez à tout le fichier en sélectionnant le menu Sélection [Tout
rechercher] ou en tapant sur les touches Command F de votre clavier.
19
Premier exemple
de fichier
FileMaker Pro:
Liste des logiciels
Liste des logiciels:
Liste standard
des rubriques
20
modèle standard
21
fichier 2 modifié
22
modèle 2
23
24
Deuxième exemple
de fichier
FileMaker Pro
Fichier clients
Fichier clients
Liste standard
des rubriques
25
Fichiers clients
modèle standard
26
Fichier clients
fichier 2 modifié
27
Fichier clients
modèle 2
28

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