Le Ministre de l`Intérieur à Mesdames et Messieurs les Préfets
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Le Ministre de l`Intérieur à Mesdames et Messieurs les Préfets
Le Ministre de l’Intérieur à Mesdames et Messieurs les Préfets Monsieur le Préfet de Police Objet: Plan de sauvegarde particulier du Fichier national des immatriculations (FNI) Réf: Circulaire NOR/INT/I/99/00153C du 1er juillet 1999 PJ: 3 Dans le cadre de la réflexion menée au sein de la Mission An 2000, présidée par JeanFrançois Nouaille-Degorce, Inspecteur général de l’administration, mes services ont été sollicités pour l’élaboration d’un plan de sauvegarde particulier du FNI, qui vient en complément de la circulaire citée en référence. Ce plan qui distingue trois fonctions essentielles à assurer pour les services cartes grises en cas de panne (délivrance de cartes grises; interrogations police; inscriptions diverses) et dont une synthèse sous forme de tableau est présentée en annexe a pour objet notamment de définir les mesures palliatives à mettre en oeuvre en cas de dysfonctionnement prolongé d’un des composants du FNI-FNA lors du passage à l’an 2000. Les fiches que je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint reprennent une à une les mesures proposées et s’efforcent de définir les modalités concrètes de leur mise en oeuvre. Je vous prie également de bien vouloir trouver ci-après une fiche d’évaluation des moyens nécessaires à la mise en oeuvre des mesures palliatives. Celle-ci a été rédigée à titre purement indicatif. Il vous appartient de l’adapter en fonction des circonstances propres à votre département. Je tiens à vous préciser que trois soucis principaux ont conduit mes services à arrêter les mesures qui vous sont présentées dans les fiches précitées: - un souci de sécurité routière tout d’abord: permettre l’identification des contrevenants au code de la route constitue un élément essentiel pour assurer cette sécurité; c’est pourquoi il a été décidé de délivrer des numéros d’immatriculation définitifs aux véhicules neufs, gérés par les préfectures, les immatriculations provisoires de type WW délivrées par les professionnels ne permettant pas une identification efficace; 2 - un souci de sécurité juridique: l’administration a le devoir d’informer les usagers, acquéreurs d’un véhicule de l’existence ou non d’un gage ou d’une opposition sur ce véhicule; de la même manière, tout créancier doit pouvoir être assuré de l’inscription d’un gage sur un véhicule s’il y a droit; - un souci d’ordre économique: le défaut de délivrance d’une autorisation de circulation pour les véhicules neufs ou d’une attestation de non-gage pour les véhicules d’occasion risque de constituer une entrave importante au commerce des véhicules et freiner considérablement l’activité économique dans ce domaine. En conséquence, quatre types de mesures ont pu être définis: - délivrance d’autorisations provisoires de circulation portant immatriculation définitive établies d’une manière manuscrite pour les véhicules neufs ou n’ayant jamais été immatriculés en France; - prolongation de la durée de validité de la carte grise établie au nom de l’ancien propriétaire pour les véhicules d’occasion; - mise en place d’une cellule “ communication des informations aux forces de l’ordre ”; - mise en place d’une cellule “ communication des informations relatives à la présence ou non de gage ou d’opposition ” et établissement d’attestations de non-gage et de non-oppositions manuscrites. J’attire enfin plus particulièrement votre attention sur les points suivants: -Principe de la fermeture des guichets au public le 31 Décembre 1999 après-midi: Afin de permettre à la direction des transmissions et de l’informatique (DTI) de réaliser toutes les sauvegardes informatiques nécessaires, il a été décidé d’arrêter toutes les transactions dans les services de cartes grises le 31 Décembre 1999 à 12 H 30. Les usagers et notamment les usagers professionnels devront en être informés par voie d’affichage et par tout autre moyen que vous jugerez approprié au moins une semaine auparavant. -Tests du 1er Janvier 2000 3 Dès le 1er Janvier 2000, il sera possible de tester le bon fonctionnement de tous les composants du FNI (FNA, CII, RGT, SAS, réseau local). 8 Préfectures, une par CII, sont d’ores et déjà désignées pour procéder à ces tests, qui normalement, devraient se dérouler de 14 H 00 à 17 H 00. Il s’agit de Bordeaux, Dijon, Lyon, Paris, Rennes, Strasbourg, Versailles et Saint-Denis de la Réunion. Dans ces préfectures, il conviendra de mettre de côté dans la matinée du 31 Décembre 1999 un certain nombre de dossiers qui seront traités dans la journée du 1er Janvier 2000. Dans toute la mesure du possible, ces dossiers devront être choisis de manière à permettre le test de toutes les transactions existantes dans le FNI. Pendant toute la durée des tests, il vous sera possible d’entrer en contact avec les techniciens de permanence de la DTI dont le numéro de téléphone vous aura été communiqué préalablement. A l’issue de la journée, un bilan sera dressé. En fonction des résultats, toutes instructions vous seront données pour mettre en oeuvre les mesures palliatives s’il y a lieu. La DTI communiquera notamment à chaque préfecture le dernier numéro d’immatriculation attribué le 31 Décembre dans le département correspondant. Ce numéro devra être consigné soit dans un registre spécialement ouvert pour l’occasion, soit dans une base de données également spécialement conçue pour l’occasion. - Mesures préalables à la mise en oeuvre des mesures palliatives Dans le courant du dernier trimestre 1999, il vous appartiendra de désigner dans votre département le service cartes grises qui sera le seul habilité à délivrer les autorisations de circulation. Ce service se chargera également de collecter les demandes d’inscriptions diverses et d’en assurer la gestion (consignation dans un registre ou sur une base de données, information des usagers, des autres sites préfectoraux du département et des autres départements). Le plus souvent, il s’agira du service de la Préfecture. Toutefois, compte tenu des contraintes physiques de certains sites, il conviendra dans certains cas de désigner une sous-préfecture s’il s’avère que celle-ci est plus adaptée pour accueillir du personnel et éventuellement des équipements supplémentaires. Dans cette dernière hypothèse, il faudra prévoir un aménagement de la délégation de signature au sous-préfet afin qu’il soit autorisé à délivrer, à titre exceptionnel et pour des raisons de continuité de service public, des cartes grises pour des personnes domiciliées hors de son arrondissement. 4 Dans les autres services, il sera toujours possible de délivrer des certificats de situation administrative de véhicule manuscrits après vérification auprès de la préfecture de la présence ou non d’un gage ou d’une opposition. Il vous appartient de prévoir éventuellement le redeploiement du personnel de ces services sur le seul site habilité à établir les autorisations de circulation. Ce dernier devra être aménagé de manière à réserver un espace pour les cellules “ communication des informations aux forces de l’ordre ” et “ communication des informations aux Préfectures ”. Pour chacune de ces cellules, des lignes téléphoniques et des télécopies devront être mises à disposition. Vous assurerez la diffusion des numéros de téléphone et de fax de la cellule “ communication des informations aux forces de l’ordre ” aux services de police de votre département. Les numéros de téléphone et de fax de la cellule “ communication des informations aux Préfectures ” devront être communiqués à la DLPAJ/Sous-direction de la circulation et de la sécurité routières (n° de fax: 01.40.07.60.54) au plus tard le 24 Décembre 1999 afin qu’elle assure la diffusion de la liste complète à toutes les préfectures dans la semaine du 27 Décembre 1999 par RESCOM. Je vous demande d’inviter enfin les chefs de bureau de la circulation à se rapprocher dès à présent de la cellule informatique de leur préfecture afin que des bases de données soient développées pour permettre d’une part la gestion automatisée des autorisations de circulation délivrées et d’autre part la consultation rapide d’une liste de véhicules pour lesquels une demande d’inscription d’une opposition ou d’un gage a été adressée à la Préfecture après le 31 Décembre 1999. - Règles de retour à la normale Une fois la panne terminée, il conviendra d’établir des cartes grises pour tous les véhicules auxquels une autorisation provisoire de circulation aura été délivrée ainsi que pour ceux dont la carte grise aura été prorogée, enregistrer toutes les inscriptions parvenues au service pendant toute la durée de la panne (inscriptions et levées d’oppositions; inscriptions et radiations de gages; déclarations de cession; déclarations d’achat; déclarations de destruction; déclarations d’annulation...). Cela supposera la mobilisation du personnel dans les services des cartes grises et dans les CII selon des modalités qui seront à définir au plan local (heures supplémentaires; fermetures des services au public pendant une journée ou deux; recours éventuel à du personnel vacataire...). 5 * * * Globalement, le risque d’intervention d’une panne généralisée et durable de l’un des composants du FNI-FNA est évalué par la DTI comme étant faible. La plupart des instructions décrites ci-dessus n’aura donc pas à s’appliquer. Néanmoins, la prévision de toute éventualité me semble être un principe de bonne administration. Dans ces conditions, je vous invite à utiliser toutes les ressources déjà disponibles avant d’envisager des investissements lourds dont vous ne saurez que faire dans le cas fort probable où le passage à l’an 2000 s’effectuerait avec succés. PLAN DE SAUVEGARDE PARTICULIER DU FNI-FNA - MESURES PALLIATIVES Fonction: délivrance de cartes grises (véhicules neufs et d’occasion) COMPOSANT CONSEQUENCES DEFAILLANT FNA Aucune carte grise ne peut être délivrée (pas de contrôle sur le n° de série, impossibilité de vérifier si le véhicule est volé) SAS Procédure Télétransmission DELAI M ESURES TOLERABLE A METTRE EN OEUVRE CONSEQUENCES 24 h au minimum Pour les véhicules neufs (PIN) et pour les véhicules selon décision après proposition en provenance de l’étranger de la cellule DTI - ou n’ayant jamais été immatriculés en France DLPAJ (PIO): délivrance d’un document provisoire manuscrit portant immatriculation définitive Rejet systématique de toutes les demandes d’immatriculation télétransmises 3 à 6 jours selon décision des professionnels de l’automobile Tous les services qui sont rattachés au CII ne peuvent plus fonctionner 24 h au minimum selon décision après proposition cellule DTIDLPAJ Pour les services cartes grises: ?? Arrêt de toute transaction dans les services le 31 Décembre à 14h ?? Dernier numéro d’immatriculation attribué dans chaque département est relevé par la DTI le 31 Décembre et diffusé à chaque préfecture ?? Délivrance des titres de circulation manuscrit sur un seul site au niveau du département ? Pour les services cartes grises: Pour les véhicules d’occasion (CPR): la durée ?? Information des usagers par tous les moyens (affichage, annonce sur de validité de la carte grise répondeur téléphonique, établie au nom de l’ancien communication dans la presse) propriétaire est prolongée de Pour l’administration centrale: 15 jours ?? information des services de police et de gendarmerie Pour les constructeurs automobiles: Retour à la procédure ?? reconstitution des dossiers-papier manuelle pour les demandes non encore saisies ?? Pour les demandes télétransmises et parvenues au SAS, constructeur doit indiquer à la DTI s’il y a lieu de les annuler ou de les conserver CII ou RGT 1 CII local Aucun titre ne peut plus être établi 1 CII distant Aucune mutation Pour les véhicules neufs (PIN) et pour les véhicules en provenance de l’étranger ou n’ayant jamais été immatriculés en France (PIO): délivrance d’un document de circulation manuscrit portant immatriculation définitive Pour les services cartes grises: ?? Arrêt de toute transaction dans les services le 31 Décembre à 14h ?? Dernier numéro d’immatriculation attribué dans chaque département est relevé par la DTI le 31 Décembre et diffusé à chaque préfecture ?? Délivrance des titres de circulation manuscrit sur un seul site au niveau du département Pour les véhicules d’occasion (CPR): la durée de validité de la carte grise établie au nom de l’ancien propriétaire est prolongée de 15 jours Pour les services cartes grises: ?? Information des usagers par tous les moyens (affichage, annonce sur répondeur téléphonique, communication dans la presse) Pour l’administration centrale: ?? information des services de police et de gendarmerie Pour les véhicules faisant ? Pour les services cartes grises: ou plusieurs CII hors département ne peut être prise en compte Réseau local (c-à-d réseau propre à une préfecture ou à une souspréfecture) Aucune carte grise ne peut être saisie ni éditée dans le service concerné par la panne locale Poste de travail (terminal + imprimante) Appréciation laissée aux Préfets l’objet d’une mutation interdépartementale: durée de validité de la carte grise établie au nom de l’ancien propriétaire est prolongée de 15 jours Report des tâches sur les autres services du département ?? Information des usagers par tous les moyens (affichage, annonce sur répondeur téléphonique, communication dans la presse) Pour l’administration centrale: ?? information des services de police et de gendarmerie Pour les Préfets: ?? Dérogations au principe de territorialité régissant la délivrance de titres de circulation à aménager (aménagement de la délegation de signature notamment) ?? Organisation des mises à disposition Le personnel de la préfecture ou de la souspréfecture dont le réseau est défaillant est mis à disposition des autres services Pour les services techniques de la Abandon du poste de préfecture ou de la sous-préfecture: travail défaillant Auncune opération ne peut être faite sur le poste de travail ?? Dépannage Fonction : Interrogations police COMPOSANT CONSEQUENCES DEFAILLANT FNA DELAI M ESURES TOLERABLE A METTRE EN OEUVRE Les forces de police et Immédiat de gendarmerie ne peuvent plus faire de contrôle sur les véhicules, n’ont plus les moyens de poursuivre les auteurs d’infractions CII ou RGT Aucune recherche ne peut être effectuée sur numéro d’immatriculation et/ou sur le propriétaire du véhicule Mise en place d’une cellule “ communication des informations ” au sein de chaque service cartes grises chargée de renseigner les forces de police et de gendarmerie par voie téléphonique Mise en place d’une cellule “ communication des informations au sein de chaque service cartes grises chargée de renseigner les forces de police CONSEQUENCES Pour les services de police et de gendarmerie: ?? Interrogations possibles uniquement sur le numéro d’immatriculation ?? Consultation en Préfecture possible uniquement pendant les heures d’ouvertures des services. Pour les services cartes grises ?? procédure de contre-appel à mettre en oeuvre Pour les services de police et de gendarmerie: ?? Recherches sur archives uniquement Fonction : Inscriptions COMPOSANT CONSEQUENCES DEFAILLANT SAS (Procédure Télétransmission ) Aucune déclaration d’achat, déclaration de destruction, inscription d’opposition ou levée d’opposition télétransmise ne peut être prise en compte CII ou RGT Aucune inscription ne peut être enregistrée dans les services rattachés au(x) CII défaillant(s) DELAI M ESURES TOLERABLE A METTRE EN OEUVRE CONSEQUENCES Pour les services cartes grises: ?? Information des professionnels Pour l’administration centrale: ?? Information des constructeurs et professionnels au niveau national ?? Information de la comptabilité publique et des autorités judiciaires Pour les professionnels : ?? reconstitution des dossiers papier Pour les services cartes grises: Pour les véhicules neufs ou ?? Information des usagers n’ayant jamais été (particuliers + professionnels) immatriculés en France: des conséquences de l’achat délivrance d’une autorisation d’un véhicule sans certificat de provisoire de circulation non gage et de non opposition manuscrite ?? Les services devront être à jour de toutes les inscriptions de Pour les véhicules d’occasion: gage et d’opposition le 31 Décembre 1999; un listing durée de validité de la carte récapitulant tous les véhicules établie au nom de l’ancien sur lesquels un incident a été propriétaire est prorogée de signalé avant cette date devra 15 jours être établi. ?? Fermeture des services au Demandes de certificat de public pendant une journée ou situation de véhicules: deux à prévoir pour remise à -consultation d’un registre jour du fichier Variable selon Retour à la procédure les partenaires manuelle et la nature des informations à traiter aucun consignant tous les incidents signalés à la préfecture sur les véhicules Pour l’administration centrale: ?? Information de la police et de la gendarmerie et des (NB: afin de faciliter la consultation, professionnels au niveau il est conseillé de constituer une base national de données sommaire sous EXCEL sur PC accessible à tous les agents ?? Pour les gages dont délai du service en charge de la délivrance d’inscription est forclos, des cartes grises) déblocage sur demande par la -émission d’un certificat de DTI non gage et de non opposition manuscrit Pour les professionnels de l’automobile: -constitution d’un cellule ?? risque de ralentissement des d’information des autres transactions commerciales services préfectoraux (prévoir ligne téléphonique et fax dédiés à la demande d’information) Réseau local Aucune inscription ne (c-à-d réseau peut être faite dans le propre à une FNI préfecture ou à une souspréfecture) Report des tâches sur les autres services du département Pour les Préfets: ?? Dérogations au principe de territorialité régissant la délivrance de titres de circulation à aménager (aménagement de la délegation de signature notamment) Poste de travail Aucune opération ne peut être faite sur le poste de travail Le personnel de la préfecture ou de la sous-préfecture ?? Organisation des mises à disposition dont le réseau est défaillant est mis à disposition des autres services Abandon du poste de travail Pour les services techniques de la préfecture ou de la souspréfecture: Dépannage F ICHE DE PROCEDURE N° 1 DELIVRANCE D’UNE AUTORISATION PROVISOIRE DE CIRCULATION PORTANT IMMATRICULATION DEFINITIVE NB: Mesure à mettre en oeuvre dans le cas d’une panne du FNA, du CII de rattachement de la Préfecture ou du RGT après un délai d’arrêt d’une journée de fonctionnement du service des cartes grises au minimum selon décision du Ministre de l’Intérieur et sur proposition de la cellule DTIDLPAJ Portée de la mesure: ne concerne que les véhicules neufs ou n’ayant jamais été immatriculés en France Conditions préalables à réunir pour sa mise en oeuvre: - le 31 Décembre à 14 heures, la DTI arrête , pour chaque département, le dernier numéro d’immatriculation attribué par les services préfectoraux raccordés au FNI; - les préfectures en sont informées par tous les moyens appropriés (fax, télégramme, téléphone); - le numéro est consigné dans un registre qui pourra être manuscrit ou se présenter sous la forme d’une base de données permettant la gestion automatisée des attestations délivrées. Conditions de délivrance de l’autorisation L’autorisation est délivrée contre présentation du dossier complet et acquittement de la taxe proportionnelle correspondante. En particulier, il conviendra de contrôler au vu des justificatifs l’identité et le domicile du demandeur. Contenu de l’autorisation: Un modèle d’autorisation sera établi en concertation avec le Ministère chargé des Transports et vous sera communiqué ultérieurement. Il vous appartiendra de le reproduire et de l’éditer. Durée de validité de l’autorisation: La durée de validité de l’autorisation sera déterminée par le Ministère chargé des Transports sur avis du Ministère de l’Intérieur. F ICHE DE PROCEDURE N° 2 P ROLONGATION DE LA DUREE DE VALIDITE DE LA CARTE GRISE ETABLIE AU NOM DE L’ANCIEN PROPRIETAIRE NB: Mesure à mettre en oeuvre dans le cas d’une panne du FNA, du CII de rattachement de la Préfecture ou d’un CII distant pour les véhicules faisant l’objet d’une mutation interdépartementale, ou du RGT après un délai d’arrêt d’une journée de fonctionnement du service des cartes grises au minimum selon décision du Ministre de l’Intérieur et sur proposition de la cellule DTI-DLPAJ. Portée de la mesure: concerne uniquement les véhicules d’occasion dont le délai imparti pour l’obtention d’une carte grise au nom du nouveau propriétaire arrive à péremption. Conditions préalables de mise en oeuvre: - définition de plans de communication NB: selon l’ampleur de la panne, il y a lieu de prévoir une communication au plan local, départemental ou régional Modalités d’information des usagers: Tous les moyens peuvent être utilisés; à titre d’exemple: - diffusion de message dans les média locaux (presse, radio, télévision); - affichage à l’entrée des services des cartes grises, à l’accueil de la préfecture ou de la souspréfecture; - message sur répondeur/ serveur vocal de la préfecture. Durée de validité: La durée de validité de la prolongation accordée aux acquéreurs de véhicules sera déterminée par le Ministère chargé des Transports après avis du Ministère de l’Intérieur F ICHE DE PROCEDURE N° 3 MISE EN PLACE D’UNE CELLULE «COMMUNICATION DES INFORMATIONS AUX FORCES DE L’ORDRE» NB: Mesure à mettre en oeuvre sans délai dans le cas d’une panne du FNA, d’un ou plusieurs CII ou du RGT Portée de la mesure: communication des informations relatives aux véhicules et à leurs propriétaires aux policiers et aux gendarmes dans le cadre des articles L36 et L37 du code de la route et dans le cadre du Protocole d’accord conclu entre la direction générale de la Gendarmerie nationale et de la direction générale de la police nationale concernant les procédures de secours mutuel à mettre en oeuvre en cas de dysfonctionnement des systèmes d’information et de communication lors du passage à l’an 2000 Conditions de mise en oeuvre - mise en place d’une cellule « communication des informations » dotée de moyens adéquates (personnel, ligne téléphonique, fax, terminal FNI dédiés) Modalités de mise en oeuvre: - réception des demandes de communication des informations - vérification du droit à communication; procédure de contre appel à mettre en oeuvre - recherche sur FNI si possible, sinon recherche dans les archives du service cartes grises F ICHE DE PROCEDURE N° 4 MISE EN PLACE D’UNE CELLULE «INFORMATION SUR LA SITUATION ADMINISTRATIVE D’UN VEHICULE » DELIVRANCE D’UNE ATTESTATION MANUSCRITE DE NON GAGE ET DE NON OPPOSITION AUX USAGERS NB: Mesures à mettre en oeuvre en cas de panne d’un ou plusieurs CII ou du RGT après un délai d’arrêt d’une journée de fonctionnement du service des cartes grises au minimum. Portée de la mesure: concerne tous les usagers - particuliers et professionnels - qui se présentent au guichet pour obtenir un certificat de situation préalablement à la vente d’un véhicule ainsi que toutes les demandes d’inscriptions et de levées d’oppositions et de demandes d’inscriptions de radiations de gages présentées au guichet et par courrier. Conditions de mise en oeuvre: - être à jour des inscriptions le 31/12/99 - la DTI fournira à chaque service sur disquette le fichier des inscriptions arrêté au 31/12/99 pour le département concerné; ce fichier présenté sous la forme d’une base de données pourra être consulté sur PC mais ne pourra pas être modifié - mise en place d’une cellule d’information des autres services préfectoraux Modalités de mise en oeuvre - ouvrir un registre ou une base de données consignant les demandes d’inscription et les déclarations adressées au service pendant toute la durée de la panne; - consultation systèmatique du registre ou de la base de données et de la liste des inscriptions arrêtée par la DTI au 31/12/99 ; éventuellement appel de la préfecture d’origine du véhicule - établissement d’ attestations de non-gage, non-opposition et de véhicule non volé manuscrite. NB: pour les inscriptions autres que les oppositions et les gages, il conviendra d’organiser le stokage des demandes d’inscriptions diverses (déclarations d’achat; déclarations de cession; déclarations de destruction; déclarations d’annulation ...) de manière à assurer un rattrapage ultérieur rapide et cohérent. EVALUATION DES MOYENS NECESSAIRES A LA MISE EN OEUVRE DES MESURES PALLIATIVES Pour la délivrance des attestations de circulation provisoires ? ?Reproduction en local du modèle-type d’attestation; ? ?Développement d’une base de données permettant la gestion automatisée des attestations délivrées Pour la cellule « Communication des informations aux forces de l’ordre » ? ?Mobilisation d’une personne à temps plein chargée de prendre en compte les demandes de communication et d’une personne chargée d’effectuer les recherches sur FNI ou dans les archives ? ?Une à deux lignes téléphoniques dédiées ? ?Un fax dédié ? ?Un terminal FNI dédié Pour la cellule « Communication des informations relatives aux inscriptions portant sur un véhicule » ? ?Une à deux personnes à temps plein chargées de renseigner les agents du service et des autres préfectures pour les véhicules du département ? ?Une ligne téléphonique dédiée ? ?Un fax dédié ? ? ? ? ? ? ? ? ? Développement d’une base de données accessible via un PC consignant tous les incidents signalés sur les véhicules du département à compter du 1er Janvier 2000