l`entretien annuel d`appréciation des ITA - Gaia

Département des ressources humaines
Bureau des ITA
l’entretien annuel
d’appréciation des ITA
GUIDE PRATIQUE
l’entretien annuel d’appréciation des ITA
PRÉAMBULE
Le présent guide, destiné particulièrement aux directeurs de laboratoire de
recherche et aux chefs de service, vise à préciser le rôle et les modalités d’organisation de l’entretien individuel des ingénieurs, techniciens et administratifs
(ITA) qui fonde l’appréciation annuelle de ces personnels.
L’entretien annuel, statutairement obligatoire, constitue un moment privilégié de dialogue offert à un responsable et à son collaborateur pour convenir
d’objectifs et de moyens associés dans le cadre de l’activité professionnelle de
ce dernier.
Cet échange doit conduire à une meilleure connaissance des qualifications professionnelles de chacun, en faisant converger les projets individuels et collectifs
de l’unité ou du service.
A cet entretien d’appréciation est associé un entretien de formation visant à
déterminer les besoins de formation de l’agent, compte tenu, notamment, des
missions qui lui sont imparties.
Afin d’accompagner les managers dans la mise en oeuvre des entretiens d’appréciation et leur permettre de les optimiser, l’Inserm propose, à l’occasion
de chaque campagne d’appréciation, une formation à la conduite d’entretien
(www.rh.inserm.fr/Formation).
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
LE RÔLE ET LES OBJECTIFS DE L’ENTRETIEN ANNUEL
Moment essentiel et privilégié d’échange entre le responsable hiérarchique et
chacun de ses collaborateurs, l’entretien annuel d’appréciation n’est pas seulement une formalité administrative ; il constitue un acte fort, qui engage ses
acteurs.
Cet entretien vise en premier lieu à permettre une meilleure connaissance du
métier exercé par le collaborateur et à clarifier les attentes réciproques de ce
dernier et du responsable hiérarchique. Il porte principalement sur les résultats
professionnels de l’agent au regard des objectifs qui lui ont été assignés.
Il a également pour objet de fixer, pour l’année à venir, des objectifs et des perspectives d’amélioration des résultats, d’établir un bilan prospectif des besoins
en formation de l’agent et de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle et ses souhaits éventuels de mobilité.
L’entretien d’appréciation permet ainsi d’évaluer le potentiel professionnel, les
compétences et les attentes de chaque collaborateur afin de définir des objectifs
de progrès et des perspectives d’évolution réalistes et motivants.
La reconnaissance de la valeur professionnelle de l’agent, exprimée, à la suite
de l’entretien, par l’appréciation écrite du responsable hiérarchique, est prise
en compte dans le dispositif de promotion et d’avancement, inscrivant ainsi
l’entretien d’appréciation dans une logique de parcours professionnel.
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
Finalités de l’entretien pour le collaborateur :
faire le bilan des activités de l’année écoulée ;
définir les perspectives et les objectifs pour l’année ou les années à venir ;
s’exprimer sur ses fonctions et sa contribution à la vie de l’unité ou du
service ;
identifier ses besoins de formation ;
exprimer ses souhaits d’évolution professionnelle ou de mobilité ;
connaître les possibilités de promotions offertes par le statut.
Finalités de l’entretien pour le responsable hiérarchique :
évaluer les réalisations professionnelles de l’agent et ses compétences ;
redéfinir ou préciser les missions du poste et en fixer les objectifs individuels pour l’année à venir ;
mesurer la contribution du collaborateur aux objectifs de la structure ;
valoriser et motiver ses personnels ITA.
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN ANNUEL
Les résultats de l’entretien annuel dépendent pour une grande part du soin
apporté à sa préparation, tant par le responsable hiérarchique que par l’agent.
Les conditions matérielles de déroulement de l’entretien ne sont pas à négliger,
elles représentent un pré-requis de son efficacité.
L’entretien doit être ouvert, constructif et se dérouler dans un climat détendu
et de confiance réciproque.
Préparation de l’entretien
La date et l’heure de l’entretien doivent être fixées au moins quinze jours à
l’avance pour permettre à l’agent de s’y préparer.
L’entretien doit être préparé à la fois par le responsable hiérarchique et par
l’agent. Cette préparation doit permettre aux deux parties de rassembler et de
recueillir des informations objectives sur les différents thèmes à aborder.
Si l’entretien annuel n’est pas suffisamment préparé, il risque de laisser une
impression de flou, voire de confusion, et de ne pas permettre l’évocation de
points importants.
Afin d’éviter ces écueils, il est préconisé de remplir l’aide-mémoire de préparation à l’entretien figurant en annexe 1, qui inventorie les grands thèmes à
aborder lors de l’entretien. Par ailleurs, des critères d’appréciation objectifs sont
proposés, en annexe 2 à 4, aux fins d’aide à l’entretien et à la rédaction du dossier d’appréciation.
Déroulement de l’entretien
La durée minimale conseillée de l’entretien est d’une heure. Elle peut être ajustée en fonction de la complexité de l’activité de l’agent, de la fréquence de ses
relations avec son responsable hiérarchique et de la nature des problèmes à
aborder.
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
L’entretien doit se dérouler dans un lieu calme et dans un climat de sérénité.
Le responsable doit s’assurer de sa disponibilité tout au long de l’entretien et
prendre les dispositions nécessaires afin de ne pas être interrompu par des personnes extérieures.
Chaque thème doit être abordé avec une volonté mutuelle d’écoute, d’échange
et d’aboutissement à une description de missions, un bilan d’activité et une
définition d’objectifs partagés.
Suivi de l’entretien
L’entretien donne lieu à l’établissement, par le collaborateur et son responsable
hiérarchique et via l’application web GAIA, d’un dossier d’appréciation signé
par les deux parties et versé au dossier administratif de l’agent.
Ce dossier d’appréciation comporte une description de l’environnement de
travail de l’agent, de ses missions et activités, de ses perspectives d’évolution
professionnelle et de mobilité et un recueil de ses besoins en formation.
Il contient également une appréciation sur la valeur professionnelle de l’agent,
formulée par le responsable hiérarchique.
Le dossier mentionne les éventuelles possibilités de promotion et de valorisation du parcours professionnel de l’agent (concours internes, promotions au
choix, sélection professionnelle…).
L’entretien ne doit pas être la seule « rencontre » du responsable hiérarchique et
de ses collaborateurs ; des bilans réguliers, même de courte durée, permettent
d’évaluer la mise en oeuvre des objectifs et actions définis et de procéder à
d’éventuels ajustements.
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
LES ACTEURS DE L’ENTRETIEN ANNUEL ET LEUR RÔLE
Rôle du responsable
hiérarchique
Rôle de l’agent
Durant l’entretien, l’agent :
classe
son emploi dans les disciplines, BAP, spécialité
décrit
ses principales missions
les activités mises en oeuvre
dans le cadre de ses missions
principales ou complémentaires (enseignement,
participation à des groupes
de travail, correspondant
H&S…)
les compétences et les aptitudes mises en oeuvre
les résultats obtenus (participation à des publications ou
à des brevets…)
précise
ses souhaits d’évolution professionnelle et de mobilité
s’exprime
sur ses besoins en formation
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Durant l’entretien, le responsable hiérarchique direct :
valide
les informations fournies par
l’agent et les ajustements éventuels
précise
l’environnement de travail de
l’agent (composition du laboratoire/
organigramme)
la définition de la fonction et des
missions de l’agent
sa contribution au fonctionnement
de la structure ou du service
les responsabilités qu’il exerce
les objectifs attendus pour l’année
à venir
propose, le cas échéant
une promotion
une réduction d’ancienneté d’échelon
un avancement de grade au choix
un changement de corps au choix
étudie
les besoins en formation de l’agent
au travers des besoins du laboratoire
ou du service dans la perspective
d’une intégration au sein du plan de
formation de l’unité
l’entretien annuel d’appréciation des ITA
ANNEXE 1
Fiche aide-mémoire de préparation à l’entretien
Il est suggéré de remplir cette fiche afin de faciliter les échanges lors de
l’entretien et la rédaction des dossiers d’appréciation.
Principales activités et missions exercées
Actions de formations suivies et leurs effets
Evolutions depuis l’entretien précédent
Activités et missions confiées pour l’année à venir
Besoins de formation pour l’année à venir
Projets de mobilité et de parcours de carrière
Projets précis déterminés pour l’année à venir et moyens nécessaires
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ANNEXE 2
Critères d’appréciation - Agents de catégorie A
Dimension technique/Produire
des protocoles expérimentaux
des prototypes
des procédures, des méthodes
des outils, des brevets, des publications
Concevoir
Élaborarer
Réaliser
Dimension relationnelle/Animer
Diffuser
Encadrer
Enseigner/former
Participer
les équipes
les résultats
aux actions d’intérêt collectif
les groupes de travail, réseaux, partenariats
la connaissance, la règlementation, des
procédures
des plateformes et plateaux techniques
Dimension organisationnelle/Gérer
Prévoir
Programmer
Analyser
Organiser
Coordonner
Résoudre
Optimiser
des informations,
suivi des procédures, des méthodes, de
la réglementation
les projets
Dimension décisionnelle/Entreprendre
Initier
Définir
Valoriser
Proposer
Anticiper
les projets de recherche
les objectifs et les orientations
la production, les résultats
les méthodes, les outils, les actions
correctives
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ANNEXE 3
Critères d’appréciation - Agents de catégorie B
Dimension technique/Produire
Mettre en œuvre
Mettre au point
Exploiter
Collecter
Régler
des protocoles expérimentaux
des procédures, des méthodes
des outils
des données
des appareils, des matériels
Dimension relationnelle/Animer
Diffuser
Transmettre
Former
Participer
Alerter
des résultats, des données et des informations
aux actions d’intérêt collectif
les groupes de travail, réseaux
la connaissance, la règlementation, des
procédures
Dimension organisationnelle/Gérer
Respecter
Préparer
Planifier
S’organiser
Classer
des informations, des documents…
le suivi des procédures, des méthodes,
de la réglementation
la maintenance (matériels…)
les stocks (consommables…)
Dimension décisionnelle/Entreprendre
Proposer
les méthodes, les outils, les actions
correctives
des évolutions
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l’entretien annuel d’appréciation des ITA
ANNEXE 4
Critères d’appréciation - Agents de catégorie C
Dimension technique/Produire
des protocoles expérimentaux
des procédures, des méthodes
des outils
des données
des appareils, des matériels
Appliquer
Exploiter
Collecter
Régler
Dimension relationnelle/Animer
Transmettre
Participer
Alerter
des résultats, des données et des informations
aux actions d’intérêt collectif
la connaissance, la règlementation, des
procédures
Dimension organisationnelle/Gérer
Respecter
Préparer
S’organiser
Classer
des informations, des documents…
le suivi des procédures, des méthodes,
de la réglementation
la maintenance (matériels…)
les stocks (consommables…)
Dimension décisionnelle/Entreprendre
Proposer
les méthodes, les outils, les actions
correctives
des évolutions
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Direction et coordination
Françoise Pierre
Département des Ressources Humaines
Coordination éditoriale
Bureau des ITA
Réalisation
Julie Arqué - Mission Organisation
Photographies
© Inserm/Patrice Latron
© Getty Images
Février 2013