Agent d`accueil de la mairie - i

Dénomination du poste :
Agent d’accueil
de la mairie
Raison d’être du poste
Assurer l’accueil, l’orientation et le premier renseignement du public de la mairie.
Assurer la gestion du courrier (enregistrement, distribution, mise sous pli, affranchissement, retours…).
Position dans l’organigramme
Maire → Cabinet → Agent d’accueil
Objectifs/Missions
– Accueil du public physique et téléphonique
– Maintien de l’accueil et orientation du public vers les différents services
– Gestion du courrier (enregistrement, distribution, mise sous pli, affranchissement, retours…) et diffusion
de l’information et/ou de la documentation
– Assurer des missions de secrétariat du cabinet
Activités/Tâches
Accueil du public sur place ou par téléphone
– Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence : capacité d’écoute.
– Accueillir le public avec amabilité.
– S’exprimer clairement.
– Reformuler les demandes.
– Recevoir, filtrer et orienter les appels.
– Gérer les situations de stress et les publics difficiles.
Maintien de l’accueil et orientation du public vers les différents services
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité : connaître l’organigramme interne.
– Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des
sièges, fontaine à eau…).
Gestion du courrier et diffusion de l’information et/ou de la documentation
– Enregistrer informatiquement le courrier à son arrivée après ouverture par la secrétaire de direction.
– Trier et répartir le courrier dans les services.
– Mettre sous pli et affranchir.
– Diffuser les informations par voie d’affichage ou remettre la documentation dans les services.
Assurer des missions de secrétariat du cabinet selon les besoins.
Moyens
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Travail en bureau et guichet d’accueil
Standard téléphonique, annuaire de la collectivité
Poste informatique : logiciel de gestion du courrier
Machines de mise sous pli et affranchissement
Photocopieur
Liaisons
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Contact direct et permanent avec le public
Relation avec l’ensemble des services et des élus
Relation avec des fournisseurs
Relation avec les associations, les écoles…
Relation avec La Poste
Compétences/Exigences requises/Qualifications
– Agent de catégorie C – BTS Secrétariat ou autres – connaître les techniques de secrétariat
– Autonomie dans l’organisation
– Missions définies, suivies et évaluées par le cabinet
– Capacités d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
– Garant de l’image du service public : présentéisme, travail à temps complet, ponctualité, rigueur,
amabilité, patience, sens de l’écoute, diplomatie
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Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
Discrétion et secret professionnel primordial
Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire)
Bonne connaissance de l’outil informatique
Sens de l’organisation et du classement
Évolutions prévisibles
– Développement des nouvelles technologies (gestion dématérialisée des courriers…)
– Modification de la demande sociale : individualisation, réactivité
– Démarche qualité, certification du service d’accueil (Qualiville)
www.ville-ambaresetlagrave.fr