Rédiger un rapport de réunion

Pédagogie : animer et soutenir
Animateur d’Unité
CU-P4
Rédiger un rapport de réunion
Dans la vie d’une Unité, ce ne sont pas les rapports qui manquent ! Pour ne
pas se laisser noyer sous la paperasse, il est important de trancher entre
l’indispensable, l’utile et l’accessoire en les rédigeant.
Pourquoi passer du temps à écrire un rapport ?
• Pour que les absents à la réunion puissent prendre connaissance des informations échangées et
des décisions prises.
• Comme mémo des décisions prises, afin d’assurer un suivi efficace de la réunion.
• Pour avoir une trace écrite de ce qui s’est dit, en cas de malentendu ou de mise en cause par la suite.
• Pour que les successeurs (prochaine équipe) puissent prendre connaissance du fonctionnement
habituel et des thèmes traités par l’ancienne équipe.
Que mettre dans le rapport ?
L’indispensable
• Titre : quelle réunion ? Quelle date ?
• Public : qui était présent ? Absent ? Excusé ? Et en cas de réunion où il faut voter, qui donnait
procuration à qui ? Qui doit recevoir le rapport tout en n’ayant pas assisté à la réunion ? Attention à mentionner le nom de la personne, pas un totem ou un surnom... Pour le futur, ça aide !
• Points de l’ordre du jour : pour structurer le rapport, c’est plus facile. Bien mettre chaque point
en évidence, séparé du précédent et du suivant. Quelques mots du contexte sont aussi nécessaires : aujourd’hui, nous savons tout de suite de quoi il s’agit, mais quid de celui qui relira le
rapport dans deux ans ?
• Conclusions : pour chaque point, résumer clairement les conclusions de la discussion.
• Les décisions : pour chaque point discuté, rappeler les décisions en quelques mots, avec le
délai et le(s) responsable(s) bien mis en évidence.
• Réunion suivante : si elle est déjà fixée, rappeler en fin de rapport la date, l’heure, le lieu et
éventuellement l’ordre du jour de la réunion suivante (cela permet aussi de penser à la fixer en
cours de réunion !).
L’utile
• Teneur de la discussion : de manière concise, résumer ce qui s’est dit sur les différents points.
• Références : si des documents ont été utilisés comme base de la discussion, les mentionner
peut aider un lecteur non présent à la réunion (et les joindre au rapport lors de l’envoi).
• Avis divers : dans certains cas, il peut être utile de refléter certains avis, avec référence aux
personnes qui les portent.
• Résumé : en fin de rapport, un rappel synthétique de qui fait quoi pour quand (petit tableau)
permet de retrouver rapidement ce à quoi on s’était engagé dans le feu de l’action.
Kit des Cadres •
• GCB
GCB • Édition 2014/2015 •
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À éviter
• Les beaux logos rendent un rapport attrayant, mais l’envoi par mail pose parfois des problèmes de taille de l’attachement, et les logos peuvent bloquer l’ouverture du fichier.
• Relater l’intégralité des débats est parfois utile mais souvent, cela allonge le rapport, et fait
perdre le fil et l’envie de le lire.
• Tout en gardant en tête le souci de clarté, au plus court au mieux ! La postérité n’est pas appelée à juger notre prose, et nos rapports n’ont pas besoin de devenir des œuvres littéraires.
À proscrire
• Tout commentaire personnel du rapport, non exprimé lors de la réunion.
• Les mots d’humour, non compréhensibles hors contexte ou par les absents et qui alourdissent
la lecture.
Pour poser un jugement sur la valeur du rapport que tu viens d’écrire, pose-toi la question, après sa
rédaction : « Dans un an, si je dois relire le rapport, est-ce que j’en comprendrai les informations ? »
Trop ? Trop peu ? Clair ? Nébuleux ?
Cela t’amènera peut-être à revoir certains points avant l’envoi.
Pour en savoir plus
Fiche Petit GCB
P8 Le conseil d’Unité
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• Édition 2014/2015 • GCB