Conseils pour la conservation, le tri et l`élimination des archives

Conseils pour la conservation, le tri et l’élimination des archives
communales
Le tableau n'est pas exhaustif. Pour obtenir des renseignements
complémentaires, n'hésitez pas à contacter les Archives départementales ou le
Centre de gestion de la Dordogne, service des archives communales.
DOCUMENTS A CONSERVER INDEFINIMENT
- Tous dossiers et registres antérieurs à 1830
DOCUMENTS A ELIMINER
Le délai après lequel les documents peuvent être éliminés est indiqué entre
parenthèses : par exemple 5 ans qui signifie qu'après un délai de 5 ans on peut
détruire ce document.
Echantillonnage : pour certains dossiers on ne garde pas la totalité des papiers,
mais pour avoir une trace de l'activité du service, on conserve soit les années se
terminant par 3 ou 8 (1983, 1988 etc.), soit les papiers nominatifs de personnes
dont les noms commencent par Ber et Tra.
Les documents non retenus comme échantillons sont à éliminer.
ADMINISTRATION COMMUNALE
- A conserver
. registres des délibérations municipales
. registres des arrêtés du maire
. création de la commune, modification de ses limites, changement de nom
. répertoires des actes soumis à l'enregistrement
. archives : inventaire, p.-v. d'inspection, p.-v. de récolement
. chasse : registre d'enregistrement et de délivrance des permis
. débits de boisson : registre de déclarations d'ouverture, déclarations et
autorisations d'ouverture
- A éliminer
. délibérations municipales : extraits classés par ordre chronologique si les autres
extraits sont bien conservés dans les dossiers concernés et après récolement des
registres (10 ans)
. arrêtés du maire : extraits classés par ordre chronologique (6 ans)
. contrôle de la légalité par le représentant de l'Etat (10 ans sauf le contentieux
qui est à conserver)
. courrier : registres du courrier départ et arrivée, (6 ans) ; correspondance (6 ans
mais conserver les années d'élection municipale)
. délégations de signature à un élu ou à un fonctionnaire : délibération et arrêté
(périmé)
. huissiers : actes déposé par les huissiers (1 an) ; registres d'émargement des plis
(2 ans)
. chasse : demandes de permis et attestation d'assurances (5 ans), si le registre
des permis est conservé
. débits de boisson : autorisation temporaire d'ouverture, arrêté préfectoral de
fermeture temporaire et rapport de police (5 ans)
ATTRIBUTIONS DU MAIRE AGISSANT AU NOM DE L'ETAT
- A conserver
. registres paroissiaux et d'état civil , tables décennales
. recensement de la population
. étrangers : registre d'enregistrement avant 1940, statistiques annuelles
. agriculture : statistiques, enquêtes , recensement, remembrement, attributions
de primes, récapitulatifs des déclarations de récoltes et de stock de vin
. affaires militaires : listes de recensement militaire, garde nationale, archives
des temps de guerre
. élections politiques et professionnelles : listes électorales, p.-v. d'élections,
profession de foi des candidats (1 ou 2 exemplaires), démission, déclarations
nominatives pour les prud’homales ; listes d'émargement (garder au moins 1 an
sur 10) ; organisation des bureaux (liste des présidents, secrétaires et assésseurs).
- A éliminer
. état civil : déclarations de naissances, de décès et avis de mentions marginales
(5 ans) ; publications de mariage, demandes d'extrait d'actes (1 an)
. recensement de la population : documents préparatoires, circulaires, bulletins
individuels, feuilles de ménage, bordereaux de maison (au recensement suivant)
. population : registres d'inscription des demandes et remises des cartes d'identité
et de passeports (5 ans)
. étrangers : registres et fichier des étrangers établis pour la demande de cartes
ou de dossier (1 à 4 ans)
. agriculture : déclarations de récoltes et de stocks de vin (5 ans), déclarations
individuelles pour les primes (5 ans)
. affaires militaires : recensement militaire : avis d'inscription, dossiers de
préparation, signalements d'office (5 ans)
. élections politiques et professionnelles : cahiers d'inscription, votes par
procuration , tableaux des rectifications et des modifications, avis d'inscription
et de radiation (5 ans) ; instructions et correspondance, feuilles de dépouillement
(1 an).
PERSONNEL COMMUNAL
- A conserver
. organigramme, dossier individuel, registre matricule, livre de paie, D.A.S. ,
relations avec les syndicats, IRCANTEC , D.A.D.S ., arrêtés de nomination,
d'avancement etc., emploi temporaire rémunéré, congé maladie de longue durée
. recrutement : avis de concours, règlement, composition du jury, liste des
épreuves et des sujets, résultats, copies des candidats admis (garder après 5 ans
un échantillon : années 3 et 8)
- A éliminer
. planning, horaires de travail (1 an) ; tableaux, demandes et autorisations de
congés (sauf longue maladie), demandes d'emploi, convocations à la visite
médicale, certificats médicaux pour congé de maladie de courte durée (2 ans) ;
courrier du service départ-arrivée et registres d'enregistrement, stage non
rémunéré (6 ans)
. recrutement : copie des candidats refusés (5 ans)
. paie : indemnités au personnel d'Etat, décomptes et état des heures supplémentaires, frais de déplacement et de mission, allocations logement, notifications (5 ans)
URBANISME, VOIRIE, VOIES DE COMMUNICATION
- A conserver
. cadastre : plan ou atlas , états des sections, matrices, cartes communales
. urbanisme : P.O.S. (plan d'occupation des sols), plans d'urbanisme, S.D.A.U.,
zones d'aménagement, certificats d'urbanisme relevant de l'article L 111.5,
permis de construire, expropriations, logements insalubres
. dossiers de travaux : avant-projet sommaire et détaillé, financement, dossier de
consultation, p.-v. d'adjudication, dossiers et plans d'exécution, p.-v. de
réception définitive, décomptes, paiements pour solde
. voirie et communications : dossiers administratifs et techniques des rues, gros
entretiens, classement et déclassement des voies, travaux et gros entretien du
réseau électrique, règlement
- A éliminer
. cadastre : feuilles de mutation (dès que les éléments figurent sur la matrice)
. urbanisme : certificats d'urbanisme ne relevant pas de l'article L 111.5,
déclarations de travaux (5 ans)
. dossiers de travaux : soumissions des entreprises non retenues (5 ans après
l'adjudication) ; engagement, fiches comptables (5 ans) ; planning des travaux,
ordres de service, compte rendu de chantier, p.-v. de réception provisoire (si on
a le définitif), situation de comptes (10 ans)
. voirie : permissions de voirie (5 ans) ; petit entretien (10 ans) ; plan ORSEC
(périmé)
BIENS COMMUNAUX
- A conserver
. biens du domaine public : dons et legs, aliénations, cession d'un bien par l'Etat,
inventaire de mobilier, titres de propriété, contrat d'occupation, convention de
passage, visites de sécurité
. assurances : expertises liées au renouvellement du contrat, rapport des
commissions de sécurité
. cimetière : règlement, registre des concessions ou fichier
. biens du domaine privé : titres de propriété et d'acquisition, dossiers de
contentieux pour la location (garder un échantillon)
- A éliminer
. assurances : pièces générales du dossier d'assurances (30 ans) ; éléments nominatifs des sinistres (60 ans) ; contrats (dès péremption) ; petits sinistres et
contentieux (après leur règlement, mais conserver les gros sinistres)
. biens du domaine public : contrats d'entretien, contrat de location (dès
péremption)
. cimetière : travaux d'entretien et de réparations courantes (5 ans) ; état des
concessions à l'abandon (30 ans)
. biens du domaine privé : baux de location à donner et à prendre, p.-v. d'adjudication du bail et délibérations à l'appui (5 ans après la fin du bail)
FINANCES COMMUNALES
- A conserver
. budgets primitifs et complémentaires, comptes administratifs et de gestion
. comptabilité : arrêtés de nomination du régisseur, grand livre, livre de détail,
registre de comptabilité (R.C.B.), contrôle de la Chambre régionale des comptes, subventions versées par la commune (arrêtés, état des bénéficiaires, état de
ventilation : possibilité après 10 ans d’échantillonnage en gardant les années se
terminant par 3 et 8), registres récapitulatifs des droits de voirie
. conventions, contrats et chartes passées avec l'Etat
. factures d'investissement.
- A éliminer (après quitus de la Chambre des comptes)
. budgets et comptes : documents préparatoires autres que les rapports des chefs
de service (5 ans mais garder les années 3 et 8 pour les communes de moins de
10.000 hab. et l'année 3 pour celles de plus de 10.000 hab.) ; état des reports
d'investissement, état des dépenses engagées non mandatées, état des restes à
réaliser (5 ans)
. impôts locaux : rôles des taxes, avis mensuels de versement par le Trésor
public (5 ans)
. comptabilité : subventions versées à la commune (échantillonnage après 10
ans) ; titres de recettes, bordereaux de recouvrement, relevés, bordereaujournaux des recettes et dépenses s’il existe un registre de comptabilité (10 ans,
possibilité de garder les années 3 et 8) ; droits divers sur la voirie, les spectacles,
les droits de place, les débits de boisson, la publicité etc, poursuites et cotes
irrécouvrables (5 ans) ; emprunts, créances, prêts (après extinction ou
amortissement de la dette) ; relevé des comptes et répertoire des fournisseurs (5
ans) ; factures de fonctionnement (10 ans).
ASSAINISSEMENT, HYGIENE ET SANTE
- A conserver
. élimination des déchets : convention de délégation, cahier des charges,
règlement et arrêtés fixant le ramassage, relations avec le concessionnaire
. protection de la nature : contrats, étude d'impact, charte intercommunale
. eau potable et assainissement : conventions, autorisations données par un
particulier, demande de concession permanente d'eau au compteur, bilans
annuels
de
consommation
d'eau
. hygiène : règlement sanitaire, fonctionnement des services communaux d'hygiène (constitution, délibérations etc.), enquête épidémiologique, statistiques de
vaccination
. hygiène urbaine : contrôle de la pollution, enquêtes et rapports de surveillance
sanitaire
des
piscines,
camping
etc.
. pompes funèbres : convention de délégation de service public, registres
d'inhumation
. mines et carrière : études d'impact, arrêtés
- A éliminer
. élimination des déchets : plan du circuit (périmé) ; p.-v. de contravention (5
ans,
sauf
échantillon)
. eau potable : demandes de fermeture de compteur (dès fermeture) ; relevé
journalier de compteurs de pompe (1 an) ; relevés mensuels avec indication de
pluviométrie (1 an, mais garder les annuels) ; diagrammes de pression d'eau (1
an) ; listes et rôles annuels des abonnés, factures, relevés quotidiens et mensuels
des
compteurs
(5
ans)
. hygiène : mesures de désinfection et de dératisation (5 ans, mais garder les
statistiques) ; listes des enfants vaccinés, fiches de vaccination (5 ans) ; analyses
des eaux (10 ans) ; déclarations d'installation des établissements classés
insalubres (10 ans pour les années postérieures à 1977) ; enquête commodoincommodo pour les établissements classés insalubres (10 ans, mais garder
dossiers de 1950 à 1960) ; p.-v. de la commission des établissements insalubres
(5
ans)
. pompes funèbres : autorisation d'embaumement et de crémation, de transports
de corps, permis d'inhumer et d'exhumer (5 ans)
ACTION SOCIALE
- A conserver
. dossiers de la commune : délibérations de la commission, R.M.I. (conserver les
années se terminant en 3 et en 8), listes de bénéficiaires établis par la mairie
. dossiers concernant les caisses d'assurance sociale (CPAM, CRAM) :
conventions avec les caisses, contentieux, listes diverses éditées par
l'informatique (garder seulement les années se terminant en 3 et 8)
. C.C.A.S. : fonctionnement, dossier individuel ou familial (conserver après 30
ans les années se terminant en 3 et 8 et les années de mise en place du type
d'aide concerné), repas et festivités (conserver les années se terminant par 3 et 8)
. crèches et halte-garderie : dossier individuel (conserver après 5 ans les dossiers
commençant par Ber et Tra)
- A éliminer
. bénéficiaires de l'aide sociale : registre d'enregistrement de la correspondance
(10 ans)
. commissions d'admission : notification des décisions et récépissés, carnets à
souches
(périmés)
. aide sociale à l'enfance, aux familles, aux personnes handicapées, aux
personnes âgées (périmés, il s'agit de photocopies de dossiers transmis aux
administrations
compétentes
qui
conservent
l'original)
.
chômeurs
:
cartes
de
pointage
. dossiers concernant les caisses d'assurances maladie (CPAM, CRAM) :
décomptes
horaires
des
travailleurs
sociaux
(5
ans)
. crèches et haltes-garderies : carnets d'admission, dossier individuel, bordereaux
des recettes (5 ans, mais garder les dossiers Ber et Tra)
ENSEIGNEMENT
- A conserver
.
création,
nationalisation,
inventaire
du
mobilier
. activités scolaires : échanges linguistiques (après 10 ans garder les années 3 et
8) ; arbre de Noël, opérations pédagogiques (après 1 an garder les années 3 et 8)
;
listes
et
discours
pour
la
distribution
des
prix
.
conseil
d'école
:
p.-v.
de
réunions
et
d'élections
. effectifs scolaires par classe et par établissement : listes
. accidents scolaires (après 15 ans garder un échantillon Ber et Tra)
. bourses communales : listes et décisions d'attribution ; dossiers individuels
(garder les années de mise en place et les années se terminant par 3 et 8)
.
délégation
cantonale
:
p.-v.
de
visite
.
enseignement
privé
:
ouverture,
contrat
. restaurant scolaire : règlement, menu (après 1 an garder les années 3 et 8),
contrat
de
concession
.
transports
scolaires
:
convention,
déclarations
d'accident
. caisse des écoles : statuts et délibérations
- A éliminer
. enseignants : listes annuelles et fichiers des instituteurs (5 ans)
.
effectifs
scolaires
:
états
des
prévisions
(1
an)
. bourses d'Etat et du département : listes et décisions d'attributions (5 ans)
. restaurant scolaire : menu (1 an, mais garder les années 3 et 8) ; subventions
versées par des organismes extérieurs, participation des familles, états de
fréquentation
des
cantines
(5
ans)
.
transports
scolaires
:
listes
des
élèves
(5ans)
. garderie du soir : relevés mensuels individuels de présence (15 ans, mais garder
les
dossiers
Ber
et
Tra)
SPORTS,
-
LOISIRS
A
ET
CULTURE
conserver
. sports : calendrier d'occupation (après 1 an garder les années 3 et 8) ; règlement,
statistiques
de
fréquentation,
accidents
. manifestations culturelles : calendrier, organisation, budget et S.A.C.E.M. pour
les fêtes et bals ; cérémonies annuelles (après 1 an garder les années 3 et 8) ;
organisation
de
colloques,
festivals
etc
.
cinéma
:
bail,
déclarations
d'ouverture,
programmes
. théâtre : règlement, inventaire du matériel, programmation
. bibliothèque : assurances, statistiques et rapports annuels, acquisitions et dons,
inventaires,
dossiers
d'exposition
. patrimoine mobilier : dossiers de classement, de récolement et de travaux de
restauration
et
de
fouilles
. centres aérés et colonies : création, organisation, rapports des moniteurs, c.r.
des
enfants,
dossiers
d'accidents
.
camping
:
règlement
A
éliminer
. sports : tarifs (1 an) ; concession de buvettes (5 ans)
. manifestation culturelles : paiement de la redevance à la SACEM (5 ans)
. cinéma : factures et bons de commande des films et œuvres (5 ans) ; tarifs,
calendrier
d'occupation
(1
an)
. bibliothèque : budget et répartition des crédits (1 an) ; registres de communication
des
documents,
fiches
de
lecteurs
(5
ans)
. colonies de vacances : fiches ou registres de présence, factures, participation
des familles, bourses de vacances, suivi médical, dossiers d'inscription (5 ans)
.
camping
:
redevances,
accidents
et
infractions
(5
ans)
ASSOCIATIONS
ET
SYNDICATS
N.B. : Ne pas confondre les archives de la commune et celles propres du
syndicat,
qui
sont
conservées
au
siège
social.
A
conserver
. syndicats : affiliation de la commune, statuts, pièces contractuelles
.
association
:
déclarations
à
la
préfecture.
A
éliminer
. syndicats : tous les documents envoyés pour information (5 ans)
DOCUMENTATION - REVUES
- La documentation
Il faut bien distinguer les archives de la documentation est constituée par les
revues, brochures, informations générales et autres papiers non produits par la
mairie. La documentation n'est qu'un simple instrument de travail et non un acte
de décision de la commune. Quand elle n'a plus d'utilité, elle doit être éliminée
immédiatement et en aucun cas archivée.
- Les circulaires
Elles sont à éliminer une fois périmées.
- Les revues et journaux
. Recueil des actes administratifs de la préfecture : à conserver seulement par les
mairies chefs-lieux de canton (ne pas le faire relier) ; à éliminer dans les autres
mairies et dans les mairies de moins de 2000 habitants chefs-lieux de canton.
. Journal Officiel : à conserver uniquement par les mairies de plus de 2000
habitants chefs-lieux de canton, il peut s'acquérir sous forme de microfilms ou
de CD-Rom afin de gagner de la place ; à éliminer dans les autres mairies.
. Les autres revues reçues par la mairie : à éliminer quand elles n'ont plus
d'utilité
mais
en
aucun
cas
archivées.
OBSERVATIONS
- Les archives de la mairie doivent être impérativement brûlées à cause de leur
caractère
confidentiel.
Les revues et la documentation peuvent être données aux vieux papiers ou mises
en
déchetterie.
- Eliminer rapidement les imprimés non remplis et périmés, les circulaires
préfectorales périmées. Cela permet de ne pas encombrer les archives de
documents inutiles.