Données documentaires Généralités : structure des données

Données documentaires
Généralités : structure des données documentaires dans BCDI
et règles de saisie à adopter
1. Les données documentaires dans BCDI
Edité et diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis septembre 1994, BCDI compte
plusieurs milliers d’utilisateurs. Afin d’optimiser la constitution de bases de données documentaires locales, les auteurs de BCDI ont délibérément défini une structure de données
documentaires unique pour tous les utilisateurs ainsi qu’un format d’échange de ces données (MémoNotices) permettant une mutualisation automatique des références documentaires produites par les divers utilisateurs du logiciel. En outre, la généralisation de l’utilisation d’UNIMARC comme format international d’échange de données documentaires
(données issues des CD-ROM BNF et Electre ainsi que de la plupart des logiciels de
bibliothèques) a conduit le CRDP de Poitou-Charentes à élaborer des outils, périphériques
à BCDI, permettant de transformer des données UNIMARC en MémoNotices
(Mémo2709) ou de transformer des données MémoNotices en UNIMARC (MémoMarc).
Ces différents outils permettent des échanges automatiques des données produites par
les différents centres de documentation utilisateurs de BCDI et les systèmes documentaires informatisés compatibles avec UNIMARC - ISO 2709. Encore faut-il que les données documentaires échangées en MémoNotices ou en UNIMARC soient cohérentes au
niveau de leur contenu. De ce fait, il est indispensable que les différents utilisateurs de
BCDI qui désirent exporter les données qu’ils ont produites ou importer des données
(MémoNotices ou UNIMARC) existant par ailleurs :
a - aient une bonne connaissance de la structure des données documentaires dans
BCDI et des relations existant entre les différents fichiers concernés afin d’utiliser
pleinement les possibilités du logiciel en ce domaine ;
b - connaissent et utilisent dans la mesure du possible la normalisation existante dans
le domaine de la production de données documentaires (cf. infra : la normalisation
en documentation) : ces éléments vous seront donnés, champ par champ, pour les
fichiers ‘Notices’ et ‘Documents’ de BCDI.
2. Structure des données documentaires et relations entre les fichiers concernés,
importations et exportations dans BCDI.
Insérer Thésaurus
Thésaurus
Notices
Outils : listes thésaurus,
liste relationnelle
MémoNotices
Document
Thésaurus
Documents
Document
Editeur
Collection
Nbre Expl.
Exemplaires
MémoEditeurs
Editeurs
Editeur
MémoCollections
N° exemplaire
Collections
Exemplaire
Collection
Champ de relation
Capture dans une liste d’autorité
Importation / exportation
Autre relation
Thésaurus
: cf. I-A-1-k : le champ «Thésaurus»
VI-A: création ou modification d’un thésaurus pour BCDI
Notices
: cf. I-A-0 : Fichier ‘Notices’
Documents : cf. I-A-2 : Fichier ‘Documents’
Editeurs
: cf. I-A-3 : Fichier ‘Editeurs’
Collections : cf. I-A-4 : Fichier ‘Collections’
Exemplaires : cf. I-A-5 : Fichier ‘Exemplaires’
3. Normalisation en documentation
3.1 Normes en vigueur au 1er septembre 1993
Association française de normalisation.
Documentation : recueil de normes françaises 1993 / AFNOR. - 5e éd. - Paris - La
Défense : AFNOR, 1993. - 2 vol. (XIV - 453, XIII - 720 p.) :ill., couv. ill. ; 24 cm , ISBN 212-234450-4 (éd. complète).
3.2 Normes parues ou révisées depuis le 1er septembre 1993
Z 44-069 Catalogage de la musique imprimée : rédaction de la notice biliographique
Z 44-078 Catalogage des parties composantes : rédaction de la description bibliographique
Z 44-081 Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes
noms géographiques
Z 47-102 Principes généraux pour l’indexation des documents
3.3 Normes en préparation :
Z 41-020 (ISO 999) Principes directeurs pour l’élaboration, la structure et la présentation
des index
Z 41-102 (ISO 10444) Numéro international normalisé des rapports (ISRN)
Z 41-103 (ISO 10957) Numéro international normalisé de la musique (ISMN)
Z 44-008 (ISO 8459-3) Répertoire des éléments de données bibliographiques. Partie 3 :
applications à la recherche documentaire
Z 47-050 (ISO 8777) Commandes pour les systèmes interactifs de recherche d’information
Z 44-082 Catalogage des documents électroniques : rédaction de la description bibliographique
4 - Les MémoNotices issues de BCDI et les autres logiciels documentaires
4.1
Mémolog 3 : diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis octobre 1994,
Mémolog 3 a repris le format d’échange de données de BCDI. De ce fait les échanges de
MémoNotices entre les utilisateurs de BCDI et de Mémolog 3 ne posent aucun problème.
4.2 BCDI-école : édité et diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis octobre 1994,
BCDI-école utilise un format d’échange de données très proche mais légèrement différent
de celui des MémoNotices issues de BCDI. De ce fait il est nécessaire que les
MémoNotices issues de BCDI soient transformées en MémoNotices BCDI-école au
moyen de l’utilitaire MémoTRF (élaboré par le CRDP de Poitou-Charentes) avant insertion
dans une base BCDI-école.
4.3 Mémolog (version 1.1 ou 1.2) : diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes jusqu’en
juin 1994, ce logiciel comportait deux formats d’échange de données documentaires,
MémoFiches (références d’articles de périodiques) et MémoDocs (références de documents autres que périodiques). Les MémoNotices issues de BCDI peuvent être transformées en MémoFiches ou en MémoDocs par l’intermédiaire de l’utilitaire MémoTRF déjà
cité. Cependant, il convient de noter que le retraitement de MémoNotices en MémoFiches
ou MémoDocs représente un appauvrissement des données initiales (les données établies en minuscules accentuées dans BCDI seront transformées en majuscules lors de
leur insertion par MémoFiches ou MémoDocs, le résumé sera tronqué à 255 caractères,
le nombre de descripteurs strictement limité à 5...).
Jusqu’en décembre 1996, le CRDP de Poitou-Charentes continue à diffuser ses propres
MémoFiches à l’ancien format MémoFiches de Mémolog V 1.2 et garantit la cohérence de
ces données pour les possesseurs de cette ancienne version de Mémolog. A partir de
1997 les MémoFiches du CRDP de Poitou-Charentes ne seront plus diffusées qu’au seul
format MémoNotices et devront être transformées en MémoFiches par l’intermédiaire de
MémoTRF.
4.4 Autres logiciels documentaires
En ce qui concerne les logiciels documentaires autres que ceux diffusés par le CRDP de
Poitou-Charentes, la question de l’utilisation de données établies au format MémoNotices
relève, bien évidemment, de leurs éditeurs ou de leurs utilisateurs. Notons à ce sujet que
Mémo-CD (CD-ROM des références documentaires diffusées par le CRDP de PoitouCharentes) comporte un utilitaire «MémoConvert» permettant éventuellement de convertir des MémoNotices au format UNIMARC-ISO 2709.
5 - BCDI et l’importation de références documentaires issues d’autres logiciels
documentaires.
Ainsi que cela a été indiqué précédemment (cf. 1 - Les données documentaires dans
BCDI), les années 1990 ont vu la généralisation du format international d’échange UNIMARC-ISO 2709 pour l’exportation de données issues des bases de données documentaires (CD-ROM BNF et Electre, bases de données gérées par la plupart des logiciels de
bibliothèques) : cette situation a conduit le CRDP de Poitou-Charentes à élaborer et à diffuser un logiciel, périphérique à BCDI, permettant de retraiter des données issues de ces
diverses bases pour les transformer en MémoNotices insérables dans le logiciel. Le processus de transformation de données UNIMARC-ISO 2709 par Mémo2709 est le suivant :
5.1 Importation d’un fichier UNIMARC-ISO 2709 (créé par l’utilisateur à partir des CDROM BNF ou Electre ou issu d’un logiciel de bibliothèque disposant d’un format d’exportation UNIMARC). Cette opération d’importation permet de vérifier que les données importées sont conformes la norme ISO 2709 (si ce n’est pas le cas, l’opération échouera) et de
transformer les données UNIMARC-ISO 2709 en données UNIMARC «ligne à ligne».
Exemple : Notice au format ISO 2709
01559nam22003614500001001400000010002900014020001700043021002000060100004100080101000800121
1020007001291050018001361060006001542000082001602100056002422150038002982250051003363450018
0038741000710040560601920047660701420066867500170081067600080082770000410083580100280087690
0004800904900004700952960005100999960004501050960004401095990003201139990002601171frBN005834
354 a2-226-03076-Xbbr.d72 F aFRb08822741 aFRbDL 88-07270 a19880419d1988 a y0frey0103 ba0 afre
aFR aa z 00|z| ar1 aˆUn ‰PÂelerinage en Inde du Sud en 1845, TiruvannamalaifFrancoise Boudignon aPariscA. Micheld1988e27-ÂEvreuxgImpr. HÂerissey a[54] p.cill., couv. ill.d29 cm.2 aˆUn ‰Lieu, des hommes, une
histoirex0985-9586 b9782226030764 03frBN005703796tˆUn ‰Lieu, des hommes, une histoire.x0985-9586v17
3frBN001761019aPÁelerins et pÁelerinages hindous3frBN001555332yInde3frBN004149828yTiruvannamalai
(Inde)3frBN003435844xHistoirez19e siÁecle3frBN003410378xOuvrages pour la jeunesse 3frBN004149828aTiruvannamalai (Inde)3frBN001919533xVie religieuse3frBN002123838z19e siÁecle3frBN00341037810378xOuvrages pour la jeunesse a93vÂEd. 1967 a930 13frBN000537527aBrochardbPhilippef1949-.... 13frBN003302961aFroidevauxbMarie-GeneviÁeve4440 3aFRbBNc19840420gAFNOR0 3frBN001789342aAbbaye
Saint-Michel-du-Mont9601010 3frBN001789342aMont-Saint-MichelxAbbaye du9601010 3frBN001789342aLe
Mont-Saint-Michelx(Manche)xAbbaye9601010
3frBN001789342aAbbaye
Saint-Michel-du-Mont9601020
3frBN001789342aMont-Saint-MichelxAbbaye du9601020 3frBN001789342aLe Mont-Saint-Michelx(Manche)
Début de la même notice au format Unimarc ligne à ligne (après importation)
(fonction Visualiser, choix Unimarc)
5.3 Création d’un fichier d’exportation de MémoNotices pour BCDI.
Lorsque ces opérations d’importation, de retraitement (et de comparaison éventuelle) sont
effectuées, la fonction d’exportation présente dans Mémo2709 permet de créer un fichier
de MémoNotices (\MEMO2709\MEMOBCDI.DBF) qui sera directement insérable dans la
base BCDI concernée (Insérer MémoNotices).
6 - La conversion de bases de données issues d’autres logiciels vers BCDI.
6.1 Conversion d’une base de données Mémolog (version 1.2) en BCDI.
La structure des références documentaires gérées dans les versions 1.1 ou 1.2 de
Mémolog (cf. 4.3 Mémolog) était très sensiblement différente de celle gérée par BCDI. De
ce fait une conversion de la base de données est indispensable lors du passage de
Mémolog 1.2 à BCDI. Cette conversion est assurée automatiquement (à la demande de
l’utilisateur) lors de l’implantation de BCDI.
6.1.1 Dans Mémolog les références documentaires étaient gérées informatiquement
de deux façons différentes selon qu’elles concernaient des périodiques (format d’échange «MémoFiches») ou un autre support (format d’échange «MémoDocs») :
- les MémoFiches correspondaient à une «Notice» rattachée à un «Périodique» par l’intermédiaire d’un champ de relation «Titre et N° Périodique» de 30 caractères ;
- les Mémodocs correspondaient à une «Notice» rattachée à un «Document» par l’intermédiaire d’un champ de relation «T. Doc» de 60 caractères. En outre, les
Mémodocs pouvaient comporter, en «Document», une mention de «Collection»
(30 caractères) et un «N° de Collection» (1,8 caractères).
Enfin, le contenu des différents champs «indexés» était automatiquement transformé en
majuscules lors de la saisie initiale des données (ou de leur importation).
6.1.2. La gestion des références documentaires dans BCDI.
Avec BCDI, la gestion de ce type de références change totalement :
- fusion des anciens fichiers ‘Périodiques’ et ‘Documents’ dans un seul nouveau fichier
‘Documents’ par l’intermédiaire de la valeur «Périodique» rajoutée dans le champ
«Support» et création ,de ce fait d’un nouveau format d’échange, unique,
«MémoNotices» ;
- création, par l’aménagement de l’ancien fichier ‘Abonnements’ (qui n’avait pas de lien
informatique avec l’ancien fichier fichier ‘Périodiques’), d’un nouveau fichier
‘Collections’, relié au nouveau fichier ‘Documents’ par l’intermédiaire du champ
«Collection» et possibilité d’alimenter a priori ce nouveau fichier ‘Collections’ avec une
liste d’autorités de collections, «MémoCollections», diffusée par le CRDP de PoitouCharentes avec «MémoEditeurs» sous le nom de «MémoListes» ;
- création d’un champ «ISSN» dans le nouveau fichier ‘Documents’ ;
- possibilité de gérer des minuscules accentuées dans les champs indexés ;
- augmentation de la taille de la plupart des champs concernés : le champ «Document»
comporte 65 caractères (contre 60 pour l’ancien champ «T. Doc.» et 30 pour l’ancien
champ «Titre et N° Périodique»), le champ «Collection» passe de 30 à 65 caractères,
le champ «N° Collect.» passe de 18 à 30 caractères.
Toutes ces modifications permettent aux nouveaux utilisateurs de BCDI de gérer des références documentaires de façon beaucoup plus riche, mais posent également, pour les
anciens utilisateurs de Mémolog, le problème de l’homogénéisation de références établies
dans l’ancien logiciel par rapport à celles qu’il serait possible d’établir avec le nouveau logiciel.
6.1.3. La conversion des données existantes lors du passage de Mémolog à BCDI et
les échanges de données entre utilisateurs de l’ancien et du nouveau logiciel.
Dans tous les cas, ce qui existait est récupéré, au moins tel qu’il existait, lors de l’opération de conversion des fichiers qui transforme des données de structure «MémoFiches»
ou «MémoDocs» en données de sructure «MémoNotices». Une fois cette conversion
effectuée, les échanges de données entre les anciennes bases de données Mémolog et
les nouvelles bases de données BCDI ne sont plus directement possibles (ni dans un
sens, ni dans l’autre) : il faut obligatoirement utiliser l’utilitaire «MémoTRF» pour transformer des «MémoFiches» ou des «MémoDocs» en «MémoNotices» (et vice versa).
Dans le cas des anciennes références de «Documents» la conversion ne pose pas de problèmes particuliers : les données présentes dans les anciens champs «T. Doc.»,
«Support», «Collection» et «N° de Collection»..., restent les mêmes : les données sont
toujours en majuscules, ce qui ne fait que poser le problème esthétique (BCDI et Mémolog
3 gèrent en fait les minuscules accentuées comme si elles étaient des majuscules) de la
cohabitation de données en majuscules et en «typographie riche».
Dans le cas des anciennes références de «Périodiques», la conversion est plus complexe : en effet, non seulement le contenu de l’ancien champ «Titre et N° de Périodique»
est repris, tel quel dans le nouveau champ «Document» (le champ «Support» étant alors
affecté de la valeur «Périodique» et les anciens champs «Date de parution» et «Date de
réception» étant transférés dans les champs «Année» et «Date saisie»), mais, de plus, les
champs «Collection» et «N° collect.» sont renseignés à partir des informations disponibles, entre titre du périodique qui est reporté en champ «Collection» et son numéro qui
est reporté, tel quel, en «N° Collect.».
6.2 - Conversion de bases de données issues d’autres logiciels
Contrairement à ce qui se passe pour la conversion de bases Mémolog en BCDI, la
conversion de bases de données issues d’autres logiciels ne s’effectue pas automatiquement lors de l’implantation de BCDI. Dans ce deuxième cas, il s’agit d’établir une correspondance entre la structure des données source (gérées dans l’ancien logiciel) et celle
attendue en importation de données («Insérer») par BCDI (essentiellement MémoNotices
et Emprunteurs). En ce qui concerne l’établissement de ces correspondances et la création de fichiers insérables dans BCDI, l’on pourra se reporter à «BCDI : prise en main. Poitiers : CRDP de Poitou-Charentes, 1994. - La compatibilité Dbase, P. 114-115».