Description de fonction

Description de fonction
Identification - Assistante de Direction
Titre de la fonction
N° de la fonction
(assignée par HR)
Assistante de Direction (100%)
Département ou Service
Direction / Ressources Humaines
But de la fonction
Préciser les raisons qui justifient l’existence du poste, spécifier ses principaux buts et missions en
quelques lignes
Assistance à la direction par la réalisation et le suivi de tâches administratives diverses selon les
besoins de chacun, dans un souci constant d'efficacité et de qualité optimales.
Responsabilités principales
Fonctionnelles, d’encadrement, de projets (matériel, système, ressources humaines). Indiquer le
champ d’application et l’étendue des responsabilités. Indiquer également l’apport ou la plus-value
attendue de la part du titulaire.
Assister la Direction générale, le Président ainsi que l'ensemble de l'équipe de direction par la prise en
charge des tâches administratives suivantes :
Suivi des séances de direction et rédaction des comptes-rendus,
Organisation de réunions, de voyages et de séminaires,
Coordination administrative avec l'ensemble des départements du siège et avec les filiales,
Préparation de présentations power point,
Traduction et correction de documents (français, anglais, allemand)
Support aux directeurs dans le cadre des diverses activités de projets en cours,
Principaux objectifs, mandats, activités (permanent/occasionnel)
Les objectifs, mandats, activités
Organisation et suivi de séances, réservation de voyages
et de séminaires; coordination administrative avec
l'ensemble des départements du siège et avec les filiales.
Préparation de présentations power point, traduction et
correction de documents pour le middle management.
Mesures génériques de
performances (critères)
Importance
relative/temps
(en %)
Flexibilité,
communication, initiative
et autonomie
40%
Créativité, précision
et autonomie
30%
R:\Description de fonction\ADMINISTRATION\RH_Reception_Assistante-DG\DF Assistante de Direction.doc
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Préparation de présentations power point, traduction et
correction de documents pour la direction.
Assistance au Team direction selon besoin
(correspondance, traductions, création ou mise à jour de
documents spécifiques)
Mise à jour et suivi de statistiques (KPI's) pour le directeur
financier.
Consolidation et mise en forme de tableaux de bord et
graphiques pour la direction.
Créativité, précision,
discrétion
et autonomie
10%
Précision, discrétion et
autonomie
10%
Rigueur, discrétion et
précision
10%
Complexité de la tâche, de l’environnement de travail, difficultés majeures,
challenges
Complexité de l’environnement de travail, difficultés majeures (techniques ou autres), défis dans le
travail et la manière de résoudre les problèmes. Précision, innovation, facteurs risques.
Excellentes connaissances des langues française et anglaise, bonnes connaissances de la langue
allemande, excellentes connaissances des outils informatiques.
Grande faculté d'adaptation et ouverture d'esprit, intérêt pour les chiffres autant que pour les lettres.
Pouvoir de décision, marge de manœuvre
Prises de décisions sans intervention du management – seul ou en collaboration avec les collègues –
incluant le choix de systèmes, méthodes, priorités, etc. Initiatives. Indiquer la base des activités
(instructions, mandats, objectifs courts, moyens, long-terme, définitions de stratégies).
Décisions à prendre
Seul ou conjointement avec d’autres
Gestion autonome de tâches administratives, assistance à la réalisation de projets,
organisation et réservation de réunions de voyages, commandes de matériel ou de
services.
Restrictions et limitations
Réglementations extérieures (lois, standards et conventions), règles internes (politique d’entreprise et
principes en vigueur)
Veiller au respect des lois et directives RH en vigueur dans l’entreprise (loi du travail et guide du
collaborateur) et à la confidentialité des données utilisées.
Communication
Communication interne/externe (type/contenu); avec qui ? pour quelles raisons et avec quel but ?
“vente”, “négociation”, talents diplomatiques requis ?
Aptitudes à communiquer avec tous les niveaux hiérarchiques. Diplomatie et entregent.
Conduite de collaborateurs (directe/indirecte)
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Management partiel ou complet de subordonnés, développement et implémentation de structure
organisationnelle et processus de travail. Directement ou indirectement impliqué dans le management
de la Société. Pour les projets: type et importance des projets auxquels le titulaire participera ou aura
la charge, support et conseil fonctionnel.
Non applicable.
Remplacement pour d’autres fonctions par le titulaire du poste
Fonction(s) que le titulaire du poste serait amené à couvrir dans le cadre d’un remplacement.
Mentionner la fréquence de ses remplacements et le niveau de la personne remplacée (chef, collègue,
etc.).
Remplacement de l'assistante RH et de l'assistante des ventes pour certaines tâches, en cas
d’absences.
Efforts physiques
Type d’efforts (porter un équipement de protection), exposition à des risques pour la santé, porter des
charges lourdes, etc. pour lequel le titulaire pourrait bénéficier d’une prime de risque.
Type d’efforts
- non applicable
Intensité
-
Fréquence
-
Nuisances
Types de nuisances (bruit ou chaleur, 40-45°), fréquence (plus de la moitié du temps) pouvant
également donner lieu à une forme d’indemnisation.
Type de nuisances
- non applicable
Intensité
-
Fréquence
-
Connaissances et compétences professionnelles requises (hard skills ou
savoir-faire)
Itinéraire et expériences pratiques requises, formation de base et complémentaire. Langues
étrangères (si oui lesquelles et à quel niveau ?).
Expérience préalable dans une fonction d'assistante polyvalente dans un contexte international
et au sein d'une équipe pluridisciplinaire.
Bonnes connaissances des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Visio).
Excellentes aptitudes rédactionnelles en français et anglais.
Une bonne connaissance de l’allemand serait un atout supplémentaire
Intérêt pour les chiffres et capacité à les transposer en graphiques (Excel)
Sens de la mise en forme et des présentations (Powerpoint + Visio)
Personnalité de support avec un fort esprit de service et d’équipe
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Compétences et qualités personnelles et sociales (soft skills ou savoir-être)
Qualités requises
Aptitudes à communiquer à tous les niveaux (langues + clarté + feedback)
Flexibilité et ouverture d’esprit.
Polyvalente, sens des priorités et autonomie dans le travail.
Intérêt pour les chiffres autant que pour les lettres.
Personnalité dynamique qui véhicule une image professionnelle et positive de l’entreprise
Sens du service et esprit d’entre-aide
Rigueur, précision et sens de la qualité et du travail abouti
Faculté d’adaptation et aptitudes à travailler en mode multi-tâches
Discrétion
Capacité de hiérarchisation des priorités
Potentialités de développement interne
Indiquer les perspectives de développement et les promotions possibles pour le titulaire du poste.
A déterminer dans le futur.
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