reservation de salle - Maison des Associations Internationales

RESERVATION DE SALLE
Dénomination de la manifestation :…………………………………………………………………..
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Association (sigle + nom complet) :…………………………………………………………………
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Adresse de facturation : ………………………………………………………………
TVA : ………………………………………………………………….
Personne de contact de l’organisation de la manifestation : …………………………………….
Tél. : ………………………… E-Mail : ............................
S al l e s s o u h ai t é e s
Date(s)
H e u r e s d ’ o c c u p at i o n
S al l e M A G I S T R A T
S al l e W A S H I N G T O N
S al l e C O M M I S S I O N 1
S al l e C O M M I S S I O N 2
S al l e C O M M I S S I O N 3
S al l e C O M M I S S I O N 4
S al l e C O M M I S S I O N 5
S al l e C O M M I S S I O N 6
BAR
CLUB
ROTONDE
CORRIDOR
ESPACE 38
Pauses-café au choix :
[ ] en salle en permanence (self-service)
[ ] dans le Bar/Club : le ………… à ……h…… et à …… h……
et le ………… à ……h…… et à ……h……
Formule souhaitée : …………………
N o mb r e de p e r s o n n e s
Lunch : le ………… à……h……et le ………… à ……h……
 Type de repas : …………………………….
 Nom du t raiteur : ……………………………………
 Boissons fournies par la MAI : oui/non
Si oui, formule souhaitée : ……………………………….
Drink : le ………… de ……h…… à ……h……
Boissons fournies par la MAI : oui/non
Si oui, formule souhaitée : ………………
Interprétation simultan ée : oui/non
Si oui, l angues utilisées :……………………………………………
Enregistrement : oui/non
Si oui, avec [ ] Clé USB de la MAI ou [ ] clé USB du client
Souhait d’équipement : [ ] Beamer [ ] Laptop [ ] Beamer + Laptop
[ ] Tables mange debout [ ] Autres : ………..
Souhait de permanence à la réception après 17h et le week -end : oui/non
Nombre d’emplacement de parkin g souhaité (Service payant max. 5, voir nos tarifs ) :
Autres souhaits :
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Acomptes (par jour d’occupation):
Toute réservation ne sera pris e en compte qu’après paiement de l’acompte
(voir conditions générales ci jointes ).
Salle Magistrat: 300 €
Salle Washington : 200 €
Salles Commission 1, 2, 3, 4, 5, 6 et couloir: 100 €
Bar; Club, Espace 38 et Rotonde: 50 €
Merci de bien vouloir mentionner les dates de réunion et le nom de l’association sur
votre versement.
Je soussigné(e) ………………………………………………… déclare avoir pris connaissance
des conditions générales reprises au verso et m’engage à payer l’acompte requis afin de
m’assurer la réservation ferme des locaux cochés ci-dessus.
Date :
Signature :
Fondation d’utilité publique – Stichting van openbaar nut
Rue Washington 40, B-1050 Bruxelles – Brussel  (02) 640 16 65 – Fax (02) 646 05 25
E-mail : [email protected] - http://www.mai.be
Banques/Banken : ING IBAN : BE25 3100 5467 85 82 – BIC : BBRUBEBB
BNP-Paribas IBAN BE07 2100 5081 00 66 – BIC : GEBABEBB
TVA/BTW : BE 423.252.768
CONDITIONS GENERALES
1 . R és er va t io n et p a iem ent
To u t e d e ma n d e d e r és er va tio n d e sa l le d ev ra ê tr e co n f i rmé e p a r éc r it en re mp l i ssa n t u n fo r mu la i re d e
ré se rva tio n (u n fo rmu la i re p a r réu n io n ) e t p a r l e p a ie men t d ’u n a co mp te (n o n re mb o u rsa b le en c a s
d ’ a n n u la t io n ), a p rè s co n fi rma tio n p a r la MAI d e la d isp o n ib i li té d es sa lle s a u x d a t es vo u lu es . La
ré se rva tio n fe r me n e s er a p ri s e en co n s id é ra t io n q u ’a p rè s ré cep tio n d e c e p a ie men t.
Le m o nta nt d e s a co m p te s à p a y e r s ’ éta b li t co m m e su it : sa ll e Ma g is t ra t : 3 0 0 € – sa ll e Wa s hi n g to n :
2 0 0 € – sa ll es d e co m m is sio n 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 e t c o ulo ir p o u r ex p o s it io n : 1 0 0 € – a u t re s sa l le s, b a r e t
clu b : 5 0 € , ce s m o nta n t s s’ e nt end en t p a r jo u r d e r és er va t i o n .
La fa ctu re fin a le se ra ét a b lie d a n s le s h u it jo u rs su i va n t la réu n io n ( un e se ul e fa c t ur e p a r r éu n i o n ) e t
d evra êt re p a yé e p a r v ir em ent à l’ u n d e s co mp te s b a n ca i re s d e la MAI e n d éa n s le s 8 jo u r s .
To ut p a iem e nt d ev ra m ent io n ne r le no m d e l’a s so c ia t io n, et le n um éro d e la fa ct u re. Po u r le s
tra n sfe rt s in te r na t io na u x , le s f ra i s b a nca i re s so nt à c ha rg e d e l’a sso cia tio n.
Le s sa l le s se ro n t fa c tu ré es en fo n ct io n d e s h eu re s ré se rv ée s e t n o n d e s h eu re s d ’o ccu p a tio n ef fec tiv e si
cel le - c i e s t d ’u n e d u ré e in fé r ieu re à la p é r io d e r ése r vée.
To u t e r en o n c ia t io n à la ré se rva tio n d e sa l le s n o n co m mu n iq u é e p a r éc r i t a u mo in s u n mo i s a va n t le
d éb u t d e la réu n io n a n n o n cée en t ra în era le p a ie men t in t ég ra l d u ta ri f d ’ o ccu p a t io n d e s sa l le s.
2 . O uve rt u re
La M.A.I. e st o u ve rt e d u lu n d i a u ven d red i in clu s d e 8 .0 0 à 1 7 .3 0 .
No u s so m me s ég a le men t o u ve rt s su r d e ma n d e le sa m ed i et /o u l e d i ma n ch e.
To u t d ép a s s emen t d ’ h o r a ir e d o n n e li eu à la p e r cep t io n d e red eva n c es é q u iva l en te s a u ta ri f d e l a p ér io d e
en ta m ée.
Le s sa m ed i s, d ima n c h e s et jo u r s fé ri és , a u cu n e ma jo ra t io n n ’e s t a p p l iq u ée a u x ta ri fs d e s sa l le s , ma i s
b ien à c eu x d es p r es ta t i o n s d e s er vic e d u p e r so n n el.
3 . Se rv ic es
Ce r ta in e s p re s ta t io n s d u p er so n n e l ( tech n ic ien p o u r in te rp ré ta t io n si mu l ta n ée, p e rma n en ce s d u
p er so n n e l d ’in ten d a n ce et d u ré cep t io n n i s te ; le we ek - en d et en se ma in e a p rè s 1 7 h 3 0 … ) se ro n t f a ctu rée s
su r b a s e d u ta r if d e s p re sta tio n s d e s e rvi ce s.
Po u r le s réu n io n s s e t en a n t le wee k - en d o u en se ma in e a p r ès 1 7 h 3 0 , u n e p er ma n en c e d ev ra êt re a s su r ée
p a r d u p e r so n n e l d e la MAI (n o mb re d e p e rso n n es d e p e rma n en ce , en f o n ctio n d u n o mb re d e p a rt ic ip a n t s
et d e s se rv ic es r eq u i s ).
Un e p e r ma n en c e à la r é cep t io n e st n éc es sa i r e p o u r réc ep t io n n e r l e s a p p el s t élép h o n iq u e s e t p o u r
l’ u t il isa tio n d u fa x et d e la p h o to co p ieu s e.
Ou t re le s sa l le s ré se rv é es, le s co n g r es s is te s o n t à leu r d isp o s it io n : u n esp a c e d ’a c cu ei l e t u n p o in t
d ’ a ccè s Wi fi
De mêm e i l s o n t a ccè s a u x s er vic e s p a ya n ts su iv a n ts : fa x, sca n n e r, té lé p h o n e et p h o to co p ieu se .
4 . Pa u se s ca fé, b o i sso n s
Le s p a u se - ca fé et b o i sso n s so n t o b lig a to i re men t fo u rn ie s p a r la M AI.
Le cli en t d o it o b l ig a to ir emen t sp éc if ie r l e t yp e d e fo rmu le ch o i si e p o u r l es p a u se s - ca fé .
En ce q u i co n ce rn e le lu n ch , la MAI p eu t fo u rn i r le s b o i s so n s (vo i r l es d i ffé ren t s t yp e s d e fo rmu l es ).
La MAI tien d ra co mp te d u n o mb r e e xa ct d e p a rt icip a n t s in sc r it su r l e fo rmu la i re d e ré se rva tio n q u i p eu t
êt re mo d i fia b le a u p lu s t a rd 4 8 h a va n t la d a t e d e la ré u n io n .
Au - d elà , p lu s d ’a n n u la ti o n p o s sib le. La MAI n e t ien d ra p a s co mp te d u n o mb r e mo in d re d e p a r ti ci p a n ts
le jo u r J d e la réu n io n .
5 . Pa rk i ng
Fa ci li té s d e p a rk in g à p ro x im ité . La p lu p a rt d e s emp la ce men t s d e p a rk in g d e la MAI so n t n o min a lem en t
ré se rv és a u x a s so cia tio n s é ta b l ie s d a n s la Ma i so n , ma i s su r d e ma n d e p ré a la b le, q u elq u e s e mp la c emen ts
p a ya n ts p eu ven t ê t re ré s erv é s. En ca s d e sta tio n n emen t d a n s la ru e, i l e s t o b l ig a to ir e d ’a p p o se r vo t re
d isq u e b l eu . La MAI n e p eu t ê t re ten u e re sp o n sa b le en ca s d e P V.
6 . R esp o n sa b i li té s
Le s co n g re s si s te s d o i ve n t ve il le r à ce q u e le s lo ca u x, l e mo b il ie r et le m a té rie l n e so ien t n i en d o mma g é s
n i d ét é rio ré s d ’a u cu n e f a ço n . La p e rso n n e o u l’ a s so cia tio n r esp o n sa b le d e la réu n io n o u d u co n g rè s
d evra su p p o r te r l es f ra i s o c ca s io n n é s p a r le s d é g â ts éven tu e ls o u la p e rt e d u ma té ri el. Le s o rg a n isa teu r s
so n t r esp o n sa b le s d e s é c o u teu rs p o r ta t if s q u i so n t co n f ié s a u x p a r ti cip a n ts. To u t a p p a re il ma n q u a n t s e ra
fa ctu ré .
La m i se en s er vi ce d e l’ éq u ip e men t d ’ in te rp réta tio n si mu l ta n é e e t d ’a m p lif ica tio n , a in si q u e l’a ccè s à la
cen t ra l e t él ép h o n iq u e d e la Ma i so n es t d u re s so rt exc lu si f d u p e r so n n e l d e la MAI.
Le s o rg a n i sa t eu rs s ’ en g a g en t à n e r éc la me r a u c u n e in d e mn i té en ca s d e d éfa i lla n ce o u d e d é fec t u o si té
d u ma t ér ie l o u d e s in s ta lla t io n s d e la MAI . La d ir ect io n d e la MAI d éc li n e to u t e re sp o n sa b i li té en ca s d e
d ég ra d a tio n o u d e d i sp a ri tio n d e ma té ri el o u d ’ o b jet s in t ro d u i t s p a r l es o rg a n i sa teu r s o u l es
co n g re s si s te s à la Ma i so n d es As so cia tio n s In te r n a tio n a l e s.
7 . O rg a n i sa t io n d ’ex p o s itio n s e t a m éna g em ent s p a rt ic ul ie r s
Le s a m én a g e men t s sp é ci a u x et la d é co ra t io n co mp lé men ta i re so n t à ch a rg e d es o rg a n i sa teu r s : to u te
in it ia t iv e e n cet te ma t iè re a in si q u e l’ o rg a n isa ti o n d ’exp o si tio n s d o iven t êt re so u mi se s à l’a cco r d
p réa la b le d e la M AI .
Mise à jour : Novembre 2014
Fondation d’utilité publique – Stichting van openbaar nut
Rue Washington 40, B-1050 Bruxelles – Brussel  (02) 640 16 65 – Fax (02) 646 05 25
E-mail : [email protected] - http://www.mai.be
Banques/Banken : ING IBAN : BE25 3100 5467 85 82 – BIC : BBRUBEBB
BNP-Paribas IBAN BE07 2100 5081 00 66 – BIC : GEBABEBB
TVA/BTW : BE 423.252.768