Les fonctions de l`entreprise - Institut Supérieur de Gestion de Tunis

Université de Tunis
Institut Supérieur de Gestion de Tunis
Département Management, RH et Droit
Licence Fondamentale en Sciences de gestion
1ère année
Les fonctions de l’entreprise1
Objectifs d’apprentissage
A l’issue de ce chapitre, vous seriez en mesure de :
1. Définir l’entreprise selon une logique fonctionnelle
2. Décrire les principales fonctions de l’entreprise
3. Saisir l’importance des mécanismes de coordination entre les fonctions
4. Comprendre le phénomène d’externalisation des fonctions
1 Texte préparé par NIZAR MANSOUR
NIZAR MANSOUR
1. L’entreprise selon l’approche fonctionnelle
Selon la logique fonctionnelle, qui complète l’approche économique, l’entreprise est
un organe autonome doté de plusieurs fonctions, à la fois différentes et
interdépendantes. De la qualité de ses fonctions et de leur synergie dépendent la
réalisation des objectifs économiques et commerciaux de l’entreprise.
La métaphore biologique est très utile pour comprendre l’approche fonctionnelle de
l’entreprise. L’entreprise ressemble, en effet, au corps humain. Ce dernier est doté
d’un ensemble d’organes ayant chacun une mission spécifique (les fonctions pour
l’entreprise). En outre, le fonctionnement optimal du corps humain nécessite la mise
en commun des effets singuliers de tous ces organes (la nécessaire coordination entre
toutes les fonctions). En l’absence d’une interaction dynamique entre les organes, le
corps humain s’essouffle. Enfin, il y a lieu de remarquer que tous les organes
poursuivent un objectif commun : celui de la survie de l’individu (la performance de
l’entreprise).
L’entreprise conçoit ses fonctions au regard non seulement de ses objectifs et de ses
priorités d’action mais également de ses moyens, de son marché et de son
environnement. Il n’existe pas de modèle général de fonctions à appliquer
systématiquement, quelle que soit l’entreprise ; la décision de création d’une fonction
varie de fait selon le contexte, les spécificités de l’entreprise et les représentations de
ses gestionnaires. Cependant, au-delà de la diversité des entreprises et de la vision de
leurs dirigeants, les fonctions suivantes sont souvent représentées : GRH, marketing,
production, finance et R&D.
2. Les principales fonctions de l’entreprise
2.1. La fonction gestion des ressources humaines
Considérée comme l’une des fonctions cruciales de l’entreprise, la gestion des
ressources humaines (GRH) prend en charge le management du capital humain de
l’entreprise. Le facteur humain est aujourd’hui un élément déterminant dans
l’équation de compétitivité de l’entreprise. Sur des marchés hyperconcurrentiels, les
entreprises se démarquent désormais par la compétence et l’intelligence que recèlent
leurs ressources humaines1. La fonction GRH s’articule autour de trois politiques
clefs : l’acquisition, le développement et la fidélisation du capital humain.
Dans un premier temps, l’acquisition du capital humain revient à planifier les besoins
réels de l’entreprise en termes d’effectifs et de compétences. Cela passe par une
réflexion profonde sur l’évolution des activités et des métiers de l’entreprise et sur la
structure des qualifications et des compétences qu’elle possède réellement. En ciblant
ses besoins, l’entreprise se prémunit contre les travers des recrutements mal préparés,
Par exemple, la compagnie aérienne DELTA AIRLINES (USA) fait du capital humain son vecteur de
compétitivité sur un marché de transport aérien hautement concurrentiel. La devise de cette entreprise
est en effet « COMPETING THROUGH PEOPLE ».
1
NIZAR MANSOUR
souvent coûteux pour le fonctionnement optimal de l’organisation. En outre, réussir
sa politique d’acquisition du capital humain appelle l’entreprise à mettre en œuvre
un processus de recrutement rigoureux qui prend en considération le besoin de
l’entreprise, ses contraintes budgétaires ainsi que les compétences demandées et
offertes. Enfin, il est à signaler que les entreprises s’orientent de plus en plus vers le
recrutement d’employés à hauts potentiels intellectuels. Dotés de compétences
analytiques et résolutoires avancées et d’une créativité importante, de tels employés
formeront dans l’avenir le noyau central des entreprises performantes.
Ensuite, la politique de développement du capital humain consiste à promouvoir les
compétences des employés et à développer leurs capacités professionnelles. Pour ce
faire, les managers des RH disposent d’une panoplie de pratiques comme la
formation professionnelle continue, la gestion des carrières ou encore l’évaluation des
employés selon le rendement et la compétence. Acquérir un capital humain de valeur
n’est pas toujours suffisant pour en faire un argument concurrentiel. Il est impératif
de former les personnes aux compétences spécifiques de l’entreprise afin de renforcer
leur capacité à créer de nouvelles connaissances et à innover.
Enfin, les gestionnaires des RH doivent mettre en œuvre des pratiques visant la
fidélisation des meilleurs employés afin d’éviter leur départ pour la concurrence. Il
s’agit de concevoir des programmes d’action permettant d’améliorer la motivation
des employés et leur satisfaction au travail. La rémunération, la gestion dynamique
des carrières ou encore les programmes de bien-être au travail sont autant de leviers
d’action possibles.
2.2. La fonction marketing
Analyse, programmation, politique de prix et de promotion, conditions (vente à
crédit, avec remises, etc.) et canaux de distributions, … toute action de gestion
permettant de promouvoir et d’augmenter les ventes des biens et/ou services de
l’entreprise relève de la fonction marketing. Une fonction d’autant plus cruciale pour
le développement de l’entreprise que son environnement est marqué par une
compétition accrue entre producteurs. Théoriciens et praticiens s’accordent sur le fait
qu’une entreprise qui réussit est une entreprise qui sait vendre, qui fidélise ses clients
et qui assoit sa réputation sur le marché. Dans cette perspective, les gestionnaires
sont appelés à maîtriser davantage les subtilités de la vente que les techniques de
production : si le machinisme et l’automatisation ont grandement amélioré la qualité
et les délais de production, vendre à une clientèle de plus en plus regardante2 sur la
qualité et sur le prix est autrement plus délicat. Ne faut-il d’ailleurs pas vendre avant
même de produire, comme le soulignent de nombreux managers ? Anticiper les
besoins des clients, répondre au mieux et au plus vite à leurs attentes, être en
permanence à leur écoute, tout en veillant à la mobilisation des vendeurs, constituent
aujourd’hui les objectifs phares de la fonction commerciale. Dans ce cadre, cinq
politiques sont élaborées et mises en œuvre :
2
Exigeante
NIZAR MANSOUR
 la politique de produit/service vise à définir la nature, les composantes et le
design du produit ou service au regard des besoins du client ;
 la politique de prix est conçue compte tenu de la concurrence, du pouvoir
d’achat et du prix de revient du produit/service ;
 la politique de promotion est fixée avec divers moyens d’attraction et de
fidélisation de la clientèle (publicité, offres promotionnelles, facilités, remises,
etc.) ;
 la politique de distribution précise les modalités d’acheminement du produit
vers le client dans les meilleures conditions, en déterminant les lieux et les
circuits appropriés ;
 la politique de gestion de la force de vente permet à l’entreprise de sélectionner,
former, développer et conserver une équipe commerciale performante et
efficace.
2.3. La fonction production
La fonction production assure la production de biens ou de services en respectant les
contraintes de production. Ces contraintes sont essentiellement : la qualité du
produit/service, le budget de production, le coût de production et les délais de
fabrication. Le responsable production gère, supervise et coordonne les ateliers,
outils, agences et/ou lieux de production. La fonction production vise ainsi à élaborer
et à exécuter les études et les projets de production, à choisir les équipements
adéquats et à prendre toute disposition nécessaire pour produire dans les meilleures
conditions de prix, de qualité et de délais. Dans le secteur industriel, la production,
essentiellement matérielle, s’effectue dans des usines ou ateliers et est supervisée par
des ingénieurs et des techniciens. Les employés sont divisés en plusieurs catégories :
agents de maîtrise, contremaîtres, employés qualifiés et agents d’exécution. Dans les
ateliers de confection, d’assemblage de voitures ou de production de câbles
électriques, la fonction production se déroule généralement de la même manière.
Avec la mécanisation et l’avènement des robots et automates, les machines tendent à
remplacer les ouvriers sur les chaînes.
2.4. La fonction financière
La mise en œuvre d’une politique financière équilibrée est l’objectif principal du
responsable financier de l’entreprise. En effet, une entreprise qui utilise plus de
ressources financières qu'elle n’en crée est amenée, à terme, à disparaître. Le
responsable financier de l’entreprise est appelé à résoudre les difficultés associées aux
schémas de financement des investissements de l’entreprise, à la préservation de son
équilibre financier et à la sécurisation, à terme, des ressources financières de
l’organisation. Comment évaluer et prévoir les besoins en financement ? Où trouver
les ressources nécessaires à la couverture de ces besoins ? A quel coût ? Comment
sécuriser les financements disponibles afin d’optimiser la structure du capital de
l’entreprise et en garantir l'équilibre ? Comment utiliser au mieux les fonds investis et
en faire un usage efficient ? Quels sont les défis financiers actuels et les moyens d'y
NIZAR MANSOUR
faire face ? Les outils de mesure sont-ils pertinents ou faut-il les renouveler ? Toutes
ces questions sont posées et analysées par la fonction financière de l’entreprise, les
gestionnaires financiers étant chargés de trouver les réponses appropriées. D’autre
part, de plus en plus d’entreprises intègrent les activités de la comptabilité générale et
analytique dans les prérogatives du responsable financier.
Ainsi, la fonction financière a pour mission de veiller à la disponibilité des ressources
financières nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, à les développer et à les
contrôler dans un souci d’efficience.
2.5 La fonction Recherche & Développement (R & D)
L’accentuation de la concurrence, l’accélération du progrès technique et des
innovations en matière de gestion et de technologie ont fait de la recherche et du
développement un enjeu central pour l’entreprise. Rechercher les informations les
plus pertinentes et développer de nouveaux outils, techniques ou procès favorisent la
création d’une niche de production et l’appropriation d’avantages comparatifs.
Mieux outillée, l’entreprise voit son fonctionnement perfectionné, améliorant
d’autant la qualité de ses produits et le niveau de ses ventes. Pour survivre,
l’entreprise doit être en état de veille permanent. S’ouvrir à son environnement, en
scruter3 les signaux et s’informer de son évolution augmentent les chances de
pérennité de l’entreprise. Cependant, cette capacité de veille et d’anticipation
suppose la création d’une fonction recherche et développement qui se consacre
prioritairement à la collecte et à l’analyse de toute information ou donnée,
développant ainsi une meilleure connaissance de ce qui se produit aujourd’hui et de
qui se prépare demain. La recherche et le développement visent en définitive la
formation d’une aptitude conférant aux acteurs une sensibilité et une intelligence
affinées du milieu et de sa mouvance. En enrichissant continuellement son capital
connaissance, en développant les compétences de chacun et en mutualisant les
pratiques et expériences réussies, l’entreprise parvient à identifier et emprunter les
meilleures voies pour sa croissance.
Le fonctionnement d’une unité de recherche et développement nécessite des experts à
haut potentiel, des équipements onéreux4 et les budgets conséquents. Parfois, seules
les grandes entreprises (en l’occurrence les multinationales) peuvent financer de tels
départements. Etant donnée la recrudescence de la concurrence, des entreprises
comme IBM, GENERAL ELECTRIC ou SAMSUNG , considèrent la fonction recherche et
développement comme vitale. Même les entreprises de taille moyenne, en dépit de
ressources limitées, sont inexorablement acculées à la constitution d’une fonction
recherche et développement.
3
4
Surveiller, observer attentivement
Coûteux
NIZAR MANSOUR
3. Importance des mécanismes de coordination entre les fonctions
Diviser le travail entre les différentes fonctions et leur accorder des missions et
prérogatives spécifiques est une décision d’organisation nécessaire, mais insuffisante.
Les entreprises sont de plus en plus appelées à créer les mécanismes de coordination
nécessaires entre les différentes fonctions. Revenons encore une fois à la métaphore
du corps humain. L’interrelation entre les différents sous-systèmes constituant notre
corps est une condition sine qua non pour son fonctionnement optimal. En l’absence
de liens clairs et permanents entre les différents organes, tout le corps peut basculer
dans le chaos. Pareillement, une entreprise ne peut fonctionner de manière optimale
que lorsque des liens clairs, permanents et prévisibles cimentent toutes ses fonctions.
En l’absence de ces liens, des conflits peuvent naître à tout moment. Le conflit
«classique» entre les fonctions « production » et marketing » lors d’un échec sur le
marché rend compte des effets néfastes de l’absence de mécanismes de coordination
entre les fonctions. De la même manière, plusieurs enseignes de grande distribution
éprouvent du mal à gérer des relations souvent conflictuelles entre les départements
« achat » et « commercialisation ». De telles tensions sont généralement expliquées
par l’absence de mécanismes de coordination qui font que les deux départements
travaillent de manière collective et harmonieuse. Ainsi, il incombe aux responsables
de l’entreprise de créer ces mécanismes de coordination qui permettent de cimenter
toutes les fonctions et de favoriser la synergie du travail collectif. Dans le chapitre
relatif à la structure, des éclairages complémentaires sont portés sur ces mécanismes
et leur apport au fonctionnement efficient de l’entreprise.
4. L’externalisation des fonctions
La globalisation des économies a eu un effet important sur le nombre et la nature des
fonctions assurées par l’entreprise. En effet, sous les effets conjugués des contraintes
budgétaires et des impératifs de flexibilité (agilité et réactivité de l’organisation), la
tendance actuelle est à l’externalisation des fonctions considérées comme non
stratégiques, afin de ne garder au sein de l’entreprise que ce qui constitue son cœur
de métier, ce qui représente ce qu’elle sait faire de mieux et sa source principale de
distinction sur le marché (la source de son avantage concurrentiel durable). Ainsi, les
fonctions secondaires sont confiées à des prestataires spécialisés extérieurs. Par ce
processus d’externalisation, les entreprises cherchent à réduire leurs coûts, à
s’assurer les services de sous-traitants spécialisés et à se focaliser exclusivement sur
leur cœur de métier afin d’y puiser un avantage concurrentiel. Pour les fabricants
d’automobiles, les entreprises de l’industrie pharmaceutique, les banques ou les
hypermarchés, certaines fonctions ou tâches aussi variées que la production, le
recrutement, l’établissement de la paie, la comptabilité ou la sécurité et le nettoyage
des locaux –considérées comme non stratégiques car ne faisant pas partie du noyau
dur de l’entreprise – sont de plus en plus déléguées à des organismes pour lesquels le
rapport qualité/prix est meilleur. A titre d’exemple, l’entreprise EADS, produisant
les Airbus, collabore avec près de 500 sous-traitants directs, mobilisables sur
commande pour satisfaire ses propres besoins en pièces et autres services.
NIZAR MANSOUR
ANNEXE
Fiches synthétiques
La fonction « Ressources Humaines »
Mission
Procurer à l’entreprise la quantité et la qualité nécessaire de
compétences humaines afin de lui permettre d’atteindre ses
objectifs à court, moyen et long termes.
Attributions





Principales sous fonctions
Activités à dominante administrative et légale : paie, assurance et
sécurité du personnel, promotion et gestion des carrières.
Recruter et combler le manque d’effectif
Intégrer et encadrer le personnel.
Rémunérer, motiver et intéresser.
Evaluer et promouvoir le personnel
Former et développer les compétences
Activités à dominante gestionnaire et prospective : diagnostic des
compétences, recrutement encadrement et formation, prévision des
effectifs et des profils d’emploi.
Indicateurs de performance
(essentiellement qualitatifs)
Structure et équilibre des effectifs
Efficacité et efficience de la formation
Evolution des compétences
Satisfaction du personnel (et du client)
Contraintes spécifiques
Législation et réglementation du travail
Coordination avec les autres départements ou fonctions
Conditions du travail et climat social général
Culture de l’entreprise et des dirigeants
Coût de la main d’œuvre
Evolution récente
Au cours des dernières années, la fonction « ressources
humaines » a évolué dans un sens accordant une importance
capitale aux pratiques de développement des hommes et des
compétences. Les systèmes de gestion des ressources humaines
intègrent de plus en plus ce que l’on appelle la gestion
prospective des ressources humaines et des compétences. La
fonction gestion des ressources humaines devient ainsi de moins
en moins « administrative» et de plus en plus « gestionnaire »
La mise en place d’une gestion active des ressources humaines,
par opposition à une gestion minimaliste de type
« administration du personnel », dépend largement de la culture
des dirigeants.
NIZAR MANSOUR
La fonction commerciale
Mission
Assure les débouchés et veille à l’écoulement des produits
de l’entreprise
Attributions
Analyser et anticiper la demande et les besoins au niveau
du marché
Identifier
les
différents
segments
du
marché
(segmentation)
Equilibrer l’offre des produits/services en fonction des
besoins du marché.
Administrer les ventes
Développer les ventes
Maintenir et faire progresser la part de marché de
l’entreprise.
Veiller à l’image de l’entreprise
Activités de soutien à la vente (Marketing, promotion,
études)
Activités de réalisation et d’administration des ventes
Services après vente.
Evolution des ventes
Part de marché
Notoriété de l’entreprise et des produits
Efficacité et efficience des dépenses commerciales et
Marketing
Ecoute permanente du marché
Rapidité de réaction, flexibilité
Nature changeante et instable des différents segments du
marché
Coordination avec les autres fonctions, notamment la
fonction production
Principales sous fonctions
Indicateurs de performance
Contraintes spécifiques
Evolution récente
NIZAR MANSOUR
Au cours des dernières années, la fonction commerciale
évolue dans un sens accordant une importance capitale
aux activités commerciales amont, à savoir le Marketing.
Ce dernier qui se présentait souvent comme une sous
fonction ou un service lié à une grande direction
commerciale devient aujourd’hui le cœur et le centre de
gravité de la fonction.
On observe de plus en plus des « direction marketing »
avec des services ou des sous directions commerciales.
La fonction production
Mission
Attributions
Concevoir et réaliser des produits / services répondant
aux besoins actuels et potentiels du marché, et ce en
collaboration avec les commerciaux.
 Assurer la réalisation des produits dans les meilleures
conditions de quantité de qualité de coût et de délai.
 Planifier la production et optimiser le rendement des
équipements
 Concevoir les procédés et les méthodes de fabrication
 Innover et développer de nouveaux produits.
Principales sous fonctions
Activités de conception (Recherche, études et méthodes)
Activités de réalisation (ordonnancement, fabrication)
Activités de support (entretien, contrôle de la qualité)
Indicateurs de performance
Volume de la production et son évolution
Taux d’utilisation de la capacité de production
Valeur ajoutée
Taux des déchets et taux des non-conformités
Contraintes spécifiques
Evolution récente
Technologie (performances et capacité)
Système de production (commande, série, unitaire)
Organisation des ateliers et des moyens de production.
Stabilité des paramètres de la production, d’où une tendance
à la standardisation
Coordination avec les commerciaux.
Au cours des dernières années, la fonction production a
évolué dans un sens accordant une importance capitale
aux technologies de l’information.
Les systèmes de production les plus performants intègrent
de plus en plus ce que l’on désigne en terme de XAO
(dessein assisté par ordinateur DAO, fabrication assisté par
ordinateur FAO ou encore GMAO (maintenance et
entretien)
Grâce à ces évolutions, les systèmes de production peuvent
désormais contourner la contrainte de la standardisation et
jouer la carte de la
personnalisation (MASS
CUSTOMIZATION )
NIZAR MANSOUR
La fonction financière
Mission
Veiller aux équilibres financiers de l’entreprise :
financement, liquidité et rentabilité.
Attributions
 Réunir, à moindre coût, les capitaux nécessaires à
l’exploitation.
 Gérer les engagements financiers de l’entreprise
 Gérer et anticiper les flux de trésorerie et en assurer
l’équilibre.
 Etudier l’opportunité des investissements dans une
perspective de création de valeur pour l’actionnaire.
 Suivre la comptabilité et les coûts et assurer l’interface
avec les partenaires financiers (banques, Etat
administration fiscale)
Principales sous fonctions
Indicateurs de performance
Contraintes spécifiques
Evolution récente
NIZAR MANSOUR
Comptabilité et suivi des coûts (comptabilité financière et
analytique)
Budgets et gestion de la trésorerie
Projection, évaluation et financement des investissements
Rentabilité globale et par activité (ou par produit)
Equilibres financiers
Dividendes distribués
Evolution du cours de l’action de l’entreprise en bourse
Coûts du crédit et loyer de l’argent (taux d’intérêt)
La qualité des systèmes d’information comptable,
notamment pour le suivi des coûts et des marges par
produit ou par activité
Conditions de paiement et liquidité générale sur le marché
(problème aigu en Tunisie)
Collaboration avec les autres fonctions (souvent difficile)
Au cours des dernières années, la fonction financière a évolué
dans un sens accordant une grande importance aux marchés
financiers. Les entreprises les plus performantes intègrent de
plus en plus les possibilités de recours à la bourse et à l’appel
public à l’épargne. Pour cela elles ont besoin de développer
des systèmes d’information comptables et financiers
transparents et fiables d’où l’importance de l’information
financière.