appel d`offres services de marketing pour le

APPEL D’OFFRES
SERVICES DE MARKETING
POUR LE
MOUVEMENT DES JEUX DU CANADA
ET LA
SOCIÉTÉ HÔTESSE DES JEUX DU CANADA –
RED DEER 2019
PARTIE I. LES JEUX DU CANADA
I.
Mandat
Le Conseil des Jeux du Canada est à la recherche d’une entreprise de
marketing stratégique pour des services clés en main de design, de
conception d’image de marque, de marketing, de planification et d’achat
médiatiques.
En plus des besoins en marketing des sociétés hôtesses (pendant les Jeux) et
du mouvement des Jeux du Canada, les trois projets distincts suivants
pourraient bénéficier du recours à une seule et même agence à ce stade-ci du
cycle de vie des Jeux du Canada :
II.
● le marketing des Jeux du Canada 2019
● le projet éducatif du 50e anniversaire
● la campagne nationale de marketing de 800 000 $
La propriété et la marque des Jeux du Canada
Depuis 1967, les Jeux du Canada sont un important moteur de la croissance
du sport partout au pays et un tremplin pour les champions olympiques,
internationaux et professionnels de demain. Tenus tous les deux ans, en
alternance entre l’été et l’hiver, les Jeux du Canada sont la plus grande
manifestation multisports au pays pour athlètes de la relève et la compétition
sportive interprovinciale par excellence. Leur portée est énorme : près de
100 000 athlètes y ont participé et plus de 100 000 entraîneurs, officiels et
bénévoles ont œuvré à leur planification et à leur organisation.
Le Conseil des Jeux du Canada (CJC) est l’organisme qui régit le mouvement
des Jeux du Canada. Lorsque les Jeux quittent une ville pour s’établir dans
une autre, le Conseil procure aux sociétés hôtesses continuité, encadrement
et soutien dans des domaines clés comme les éléments techniques des sports,
la planification organisationnelle, les cérémonies et protocoles, le marketing
et les commandites.
Mission
Le Conseil des Jeux du Canada s’assure que les Jeux du Canada constituent
une manifestation multisports unique, de grande qualité et qui contribue à
bâtir le pays, tout en veillant au renforcement de la propriété.
Vision
Les Jeux du Canada sont une manifestation multisports unique, de grande
qualité, qui contribue à bâtir le pays, qui enrichit la culture canadienne et
crée des legs durables.
Valeurs
Nous nous comportons de façon éthique et inclusive et visons l’excellence
dans tout ce que nous entreprenons. Nous faisons preuve d’intégrité,
d’honnêteté et de respect à l’égard d’autrui. Nous travaillons en collaboration
avec nos partenaires de façon responsable et sensible.
Les Jeux du Canada sont un événement rassembleur qui fait place aux deux
langues officielles du Canada. Le langage de la marque des Jeux du Canada
comprend les mots et phrases suivants dans les deux langues :
Amateur
Du rêve au champion
Compétition
Performance
Multisports
L’unité par le sport
III.
Sportif
Canadien
Culturel
Fierté
Rassembleur
Jeunesse
Les Jeux d’hiver du Canada – Red Deer 2019
La 27e édition des Jeux du Canada se déroulera dans la ville albertaine de Red
Deer, du 15 février au 3 mars 2019. Avec des compétitions dans 19 sports et
une brochette d’activités culturelles, les Jeux seront le plus grand événement
jamais organisé à Red Deer.
Plus de 3 600 athlètes et entraîneurs y sont attendus, auxquels s’ajouteront
plus de 400 journalistes, 500 dignitaires, 500 officiels et une vingtaine de
milliers de spectateurs.
Les bénévoles sont au cœur de l’expérience des Jeux du Canada. Ainsi, la
Société hôtesse recrutera quelque 5 500 bénévoles pour planifier et assurer
le bon déroulement des Jeux. Le personnel de la Société hôtesse atteindra
pour sa part une soixantaine de personnes.
Les services, le personnel, les bénévoles et la programmation culturelle des
Jeux seront le reflet de la présence et des besoins de la population diversifiée
de l’Alberta : aînés, enfants, femmes, communauté francophone, peuples
autochtones, personnes handicapées et nouveaux arrivants dans la région.
Environ 40 heures de compétition et de cérémonies seront diffusées en
direct sur TSN et RDS. S’y ajouteront plus de 900 heures de compétition
diffusées sur le Web, en direct et sur demande.
La vision : créer une expérience transformatrice pour les athlètes, établir Red
Deer comme centre de l’excellence sportive en Alberta, et montrer au reste
du pays notre passion pour la communauté, la culture et la citoyenneté.
La mission : que la Ville de Red Deer, dans une collaboration passionnée avec
ses partenaires, mobilise les milieux sportifs canadiens pour offrir à tous les
participants une expérience exceptionnelle. Nous y parviendrons en
démontrant notre passion pour le sport, notre capacité d’accueil, notre vision
de la mobilisation citoyenne et notre volonté de célébrer notre culture
albertaine unique et de bâtir un héritage durable d’excellence sportive et
organisationnelle dans le Centre de l’Alberta.
Les objectifs :
● Rassembler le pays par des moyens dont les Jeux d’hiver du Canada
n’ont encore jamais usé.
● Inspirer l’excellence sportive en formant les dirigeants et les
organisateurs de demain.
● Améliorer nos infrastructures et nos programmes au service des
athlètes de la relève albertaine, des entraîneurs et des officiels.
● Mettre en valeur l’esprit de communauté et culturel de Red Deer et
élever la ville sur la scène nationale.
● Encourager la citoyenneté en mobilisant et en dynamisant les
bénévoles et la jeunesse de Red Deer.
● Surpasser les attentes du Conseil des Jeux du Canada et de ses
partenaires.
● Développer l’offre sportive dans le Centre de l’Alberta.
● Créer des legs environnementaux, socioéconomiques et culturels
inédits pour les Jeux du Canada.
● Renforcer nos partenariats dans la région et démontrer le pouvoir de
la collaboration et de l’innovation dans nos projets locaux.
Afin d’atteindre ces objectifs, afin de favoriser la prospérité à Red Deer et
dans le Centre de l’Alberta et afin de renforcer notre réputation
d’organisateur événementiel responsable, il est essentiel que nous
atteignions ou surpassions nos objectifs de financement. Pour cela, il nous
faudra des stratégies efficaces pour développer la marque des Jeux de 2019
aux niveaux local, provincial et national, et pour atteindre nos objectifs de
commandite.
Le mouvement des Jeux du Canada est prêt à passer au prochain niveau et
Red Deer est prête à l’y emmener.
Occasion supplémentaire
L’année 2017 sera un moment historique pour les Jeux du Canada et pour le
pays dans son ensemble; aussi la marque des Jeux du Canada et le
mouvement des Jeux du Canada doivent-ils être mis en valeur de manière à
faire sentir la présence des Jeux dans chaque province et territoire et
contribuer à leur pérennité.
En plus des exigences relatives aux Jeux du Canada de 2019 à Red Deer, les
Jeux d’été du Canada de 2017, qui se tiendront à Winnipeg, représentent une
occasion unique de souligner le 50e anniversaire des Jeux et le
150e anniversaire de la Confédération. Le mouvement des Jeux du Canada
recherche une agence qui pourra travailler à la préparation d’une campagne
de marketing nationale au cours des années 2018-2019.
IV.
Objectifs de marketing spécifiques
Le mouvement des Jeux du Canada et la Société hôtesse des Jeux du
Canada 2019 ont un certain nombre d’objectifs spécifiques en matière de
marketing, soit :
● rehausser le profil de la propriété des Jeux du Canada à l’échelle
nationale pour assurer la notoriété et la pérennité de la marque;
● vente de billets – nous avons l’intention de tenir un événement « à
guichets fermés ». Ceci comprend toutes les épreuves sportives, les
sites et les festivals avec admission;
● commandites – nous avons l’intention d’atteindre ou de dépasser nos
cibles en matière de commandite. Nous souhaitons également remplir
ces engagements de commandite de manière cohérente et précise (la
valeur sera communiquée à une sélection restreinte de fournisseurs
après la signature d’une entente de confidentialité);
● recrutement de bénévoles – pour assurer le bon déroulement des
Jeux, nous aurons besoin d’approximativement 5 500 bénévoles
assignés à diverses fonctions, qui devront être intégrés au plus tôt
18 mois avant la tenue des Jeux;
● vente de marchandises – nous souhaitons promouvoir et accroître de
20 % les ventes de marchandise, d’autant plus que nous prévoyons
une hausse du nombre de visiteurs comparativement aux derniers
Jeux d’hiver (la valeur sera communiquée à une sélection restreinte
de fournisseurs après la signature d’une entente de confidentialité);
● célébrations 50/150 – concevoir du matériel marketing propre aux
Jeux du Canada qui soulignera le 50e anniversaire des Jeux du Canada
et le 150e anniversaire de la Confédération;
● ressource éducative – collaborer à la promotion et au lancement du
nouveau programme éducatif des Jeux du Canada de manière à
accroître la notoriété et l’impact du programme à l’échelle nationale.
V.
Données démographiques sur les visiteurs
Le Conseil des Jeux du Canada et la Société hôtesse des Jeux du Canada 2019
doivent tenir compte de différentes catégories de visiteurs.
Généralités
● Selon une étude indépendante (2015), un Canadien sur quatre se dit
« très intéressé/un peu intéressé par les Jeux du Canada ».
● Approximativement 13 % de Canadiens regardent les Jeux d’hiver du
Canada à la télévision.
Athlètes
● Les athlètes sont majoritairement âgés de 16 à 19 ans.
● 53,5 % des athlètes aux Jeux du Canada sont des femmes et 45,9 %
sont des hommes.
● Plus de 100 000 athlètes ont participé aux Jeux du Canada depuis leur
création.
● Les anciens des Jeux du Canada contribuent en moyenne à la récolte
d’environ la moitié des médailles remportées par le Canada aux Jeux
olympiques.
Visiteurs
● Les Jeux du Canada attirent majoritairement des visiteurs de la
province ou du territoire hôte, et 1 visiteur sur 3 provient de
l’extérieur de la province ou du territoire hôte.
● Clientèle type : femmes mariées avec enfants, 30 ans et plus, revenu
familial moyen de 60 000 $, de toutes les provinces.
● Près des deux tiers des visiteurs avaient un revenu familial supérieur
à 60 000 $ et près de la moitié ont un revenu de 100 000 $ ou plus.
● 82 % des visiteurs interrogés croient que les Jeux du Canada inspirent
et incitent les jeunes Canadiens à faire de l’activité physique.
● 84 % des visiteurs interrogés croient que les Jeux du Canada offrent
aux jeunes Canadiens l’occasion d’atteindre leur potentiel sportif.
Commanditaires
● Pour les grands commanditaires des derniers Jeux, l’impact moyen sur
la perception favorable de la marque était supérieur à 50 % et les
intentions d’achat étaient en hausse de 36 %.
● Les décideurs dans cette catégorie se situeront en moyenne dans les
35-65 ans, possiblement avec une présence plus importante des
50 ans et plus.
● 71 % des visiteurs ont eu des échanges avec les commanditaires.
Participants locaux (bénévoles, résidents, acheteurs de produits dérivés)
● Il s’agit peut-être du segment le plus diversifié étant donné la
diversité des postes de bénévoles offerts, des blogueurs aux préposés
au stationnement.
● Il peut être stratégique et avantageux de combiner les ventes de
produits dérivés et les initiatives de recrutement de bénévoles.
● Au minimum, 5 000 bénévoles sont recrutés pour chaque édition des
Jeux.
PARTIE II : APPEL D’OFFRES POUR LES SERVICES DE MARKETING
I.
Structure de l’appel d’offres
Le CJC et la Société hôtesse des Jeux du Canada 2019 recherchent une agence
pour former un partenariat. L’agence doit être en mesure de créer une
expérience cohérente pour l’ensemble des points de services par l’adoption
d’une approche intégrée, soit comme agence assurant tous les services, soit
comme fournisseur de service particulier. La ou les agences se démarqueront
par leurs solutions conçues en fonction d’éléments clés, de contenus
adaptables et de données démographiques sur les visiteurs.
Cet appel d’offres a été conçu pour permettre aux agences et aux pigistes de
soumettre leur proposition pour des volets particuliers, de manière
individuelle ou en partenariat avec d’autres agences ou particuliers.
II.
Relation entre fournisseurs
Nous sommes à la recherche d’une agence pour le [VOLET A] qui sera
également en mesure de fournir les services de planification et d’achat
médiatiques [VOLET B] ou qui démontrera son aptitude à collaborer avec le
candidat choisi pour le volet B si les volets sont attribués séparément.
Un soutien continu par projet sera nécessaire pour une période de trois ans,
soit jusqu’à la tenue des Jeux du Canada 2019.
III.
Objet du contrat
Conformément à l’architecture de marque et aux normes du CJC, nous
souhaitons créer un partenariat avec une ou des agences pour les volets cidessous.
Volet A
Services créatifs
● étude de marché au besoin;
● préparation de mémoires créatifs;
● création de contenus attirants relatifs à la marque, de contenus
visuels généraux conformes à la marque et de contenus visuels
spécifiques complémentaires;
● conseils en matière de stratégie de marque;
● conception de stratégie média et de contenus créatifs;
● conception de plan de marketing, stratégie de marketing Web, de
campagne de médias sociaux, de campagne et tactique multimédia;
● conception de stratégie de relations publiques;
● rédaction d’article;
● proposition de devise/slogan/texte de signature ayant une résonance
similaire dans les deux langues officielles (ex. : Vancouver 2010
« With Glowing Hearts/Des Plus Brillants Exploits »);
● conception de normes de présentation graphique recherchées
comprenant une palette de couleurs simple et une police de
caractères;
● création de vidéos promotionnelles (versions et durées différentes
pour convenir à différents supports);
● création de vidéoclips de marque, y compris intros, signatures et
vignettes à l’intention des médias;
● création de modèles créatifs de fichiers pour utilisation par le
personnel;
● développement de présence Web créative;
● développement d’outils pour plateforme de médias sociaux;
● conception de reportage;
● mise à l’essai de contenu marketing créatif au besoin.
Volet B
Planification et achat médiatiques
● communiquer aux fournisseurs, de manière claire et précise, les
objectifs de campagne, les critères d’acceptabilité et les exigences
détaillées;
● formuler des recommandations de réseaux numériques réputés,
pertinents et mesurables avec données sur le trafic et l’impression;
● fournir des grilles de plages publicitaires détaillées;
● analyses et méthodes de contrôle intégrées à la campagne pour
favoriser l’adaptabilité stratégique;
● fournir des données compilées sur le rendement des publicités si
possible.
IV.
Format (directives concernant les propositions)
** Veuillez vous assurer de bien préciser le volet pour lequel vous soumettez
votre proposition.**
Renseignements sur l’entreprise
Nom légal de l’entreprise
Société mère (s’il y a lieu)
Années d’activité
Adresse postale (siège social)
Autres adresses d’affaires
Téléphone (numéro principal)
Contact principal (nom, fonction, téléphone, courriel)
Nombre d’employés
Liste de clients actuels
Veuillez donner trois références de clients pour lesquels vous avez
travaillé, y compris nom de compagnie, nom du client principal,
coordonnées et services offerts.
● Veuillez indiquer tout conflit d’intérêts potentiel avec des clients
existants touchant cet appel d’offres.
● Désignations de l’entreprise et membres
● Compagnies affiliées, divisions et partenaires
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Si un fournisseur désire soumettre une proposition conjointement avec d’autres
agences ou comme groupe, une seule proposition doit être déposée pour laquelle
une entreprise agira comme contact auprès de l’équipe des Jeux du Canada.
V.
Budget
● L’équipe des Jeux du Canada fournira des budgets spécifiques à
consacrer à des projets en cours ou à venir selon les besoins.
● Les budgets de projets spécifiques seront discutés à l’étape des
présentations.
VI.
Processus d’appel d’offres et notation
Les critères ci-dessous et leur pondération sont les outils que le comité des
Jeux du Canada emploiera pour évaluer les propositions.
ÉVALUATION TECHNIQUE
Alignement
● Décrire la compatibilité de l’approche créative de
l’entreprise et les types de mandats qu’elle réalise
(veuillez donner des exemples).
● Décrire les services offerts et comment son expertise
serait mise à profit pour assurer le succès.
● Décrire les partenaires requis pour satisfaire à
l’ensemble des besoins en service des Jeux du Canada.
● Décrire comment le recours aux services de
l’entreprise permettra de faire des gains d’efficacité et
de réduire les frais généraux.
● Décrire la capacité de l’entreprise de réaliser des
projets dans des délais courts exigés par la nature des
Jeux
Note
maximale
100
Expérience en gestion de projet
Indiquer l’expérience et les qualifications dans tous les
aspects des services qui démontrent ce qui suit :
● capacités, services et expérience;
● domaines où l’entreprise a le plus d’expertise;
● expérience et capacité à obtenir les approbations et
assurances de qualité adéquates tout au long du
processus;
● capacité et expérience dans l’élaboration de concept et
aptitudes créatrices;
● capacité en matière de recherche;
● capacité en matière d’élaboration de stratégie;
● capacité et expérience dans l’élaboration et la
production de campagnes nationales de marketing;
● capacité à réaliser des études de marché et appliquer
les connaissances au sujet des marchés et des produits
lors de l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation
de stratégies de marque intégrées;
● expérience dans l’élaboration de stratégies de
marketing intégrées et innovatrices;
● expérience et capacité à maximiser la visibilité et la
notoriété de clients;
● expérience et capacité à préparer et respecter des
calendriers de projet;
● capacité et expérience en matière de marketing
numérique;
● capacité et expérience dans les politiques et
procédures de marketing et de publicité;
● expérience et capacité à contrôler l’impact d’une
campagne et le niveau d’intérêt qu’elle suscite.
Veuillez fournir deux études de cas démontrant
l’approche que vous avez adoptée pour les campagnes de
deux clients distincts, dans le format suivant : Exigences
du client, Défis, Approche et Valeur des services offerts. Si
possible, veuillez donner des exemples se rapprochant du
type de campagne que vous envisagez d’élaborer pour les
Jeux du Canada.
400
Qualifications et expérience des membres de l’équipe
300
● Comment votre agence s’est-elle développée au cours
des cinq dernières années?
● Indiquer l’expérience et les qualifications de chaque
membre de l’équipe proposée.
● Inclure un bref curriculum vitæ de chaque membre de
l’équipe.
● Fournir les motifs de sélection des membres de
l’équipe et indiquer en quoi leurs compétences
contribueront au succès général du compte.
● Fournir une répartition du temps que chaque membre
de l’équipe consacrera à ce compte.
● Dresser une liste d’au moins deux projets d’envergure
semblable que les membres de l’équipe ont gérés.
● Décrire brièvement comment les membres de l’équipe
ont géré ces projets, en mentionnant les succès et les
défis.
● Tous les candidats intéressés doivent démontrer la
capacité et l’expertise de leur équipe dans la création
et l’exécution de produits marketing dans les deux
langues officielles.
Pratiques de gestion de compte/projet
● Indiquez comment vous prévoyez fournir les services
au compte.
● Décrivez les ressources supplémentaires auxquelles
vous avez accès pour la gestion de compte.
● Décrivez vos pratiques de comptabilité et modes de
paiement.
● Capacité, expérience et méthodes de préparation de
rapport mensuel.
● Capacité à coordonner le travail auprès de clients
potentiels dans le cadre d’un projet de plus grande
envergure.
● Décrivez votre approche budgétaire.
● Décrivez votre processus de facturation lorsque vous
gérez la planification et l’achat médiatique auprès de
200
plusieurs canaux de distribution.
Portée, réseau et clientèle
200
● Décrire comment l’entreprise tirera parti de son
réseau au bénéfice des Jeux du Canada.
● Indiquer les clients acquis et perdus depuis les 24
derniers mois.
Commandites
200
● Déterminez le niveau d’intérêt de l’entreprise à être
un commanditaire des Jeux du Canada.
● Établissez la valeur proposée de vos contributions
en biens et services.
Volets A/B
● Si votre proposition porte sur le volet A, décrivez
comment vous prévoyez collaborer avec le fournisseur
choisi pour le volet B si les deux volets sont attribués
séparément.
● Si votre proposition porte sur le volet B, décrivez
l’approche que vous adopterez pour vous assurer
d’utiliser le meilleur réseau pour atteindre le public
cible.
● Si votre proposition porte sur le volet B, décrivez
votre expérience en matière d’achats de médias
numériques et les systèmes de distribution
publicitaire que vous utilisez habituellement.
● Si votre proposition porte sur le volet B de manière
indépendante, décrivez comment vous prévoyez
collaborer avec le fournisseur choisi pour le volet A et
la Société hôtesse des Jeux du Canada 2019.
● Si votre proposition porte sur le volet A, décrivez
votre structure tarifaire et votre approche pour
terminer l’étape « Services créatifs, besoin
immédiat » au plus tard le 15 septembre 2016.
● Si votre proposition porte sur le volet B, décrivez la
structure tarifaire (ex. pourcentage, par catégorie, fixe,
etc.) de vos services de planification et d’achat
300
médiatiques.
● Si votre proposition porte sur le volet A ou le volet B,
décrivez la structure tarifaire pour le soutien continu
et les sommes versées à titre d’acompte.
SEUIL – ÉVALUATION TECHNIQUE
900
TOTAL DES POINTS – ÉVALUATION TECHNIQUE
1 700
VII.
Échéanciers et point de contact principal
1. Ce document sera publiquement accessible pour les fournisseurs potentiels
le 8 juillet 2016.
2. Le contact principal doit avoir reçu les questions des fournisseurs
potentiels par courriel au plus tard le 14 juillet 2016 à 23 h 55.
3. Les réponses seront partagées par courriel avec tous les répondants
participants le 15 juillet 2016.
4. Les propositions doivent parvenir au contact principal par courriel, au
plus tard le 25 juillet 2016 à 23 h 55.
5. À partir des réponses reçues à l’appel d’offres, une présélection de
fournisseurs potentiels sera effectuée et ces candidats seront invités à
présenter leurs capacités et leur vision concernant le projet. Ces rencontres
seront terminées le 12 août 2016.
6. Attribution du contrat au fournisseur choisi le 19 août 2016. Le travail
débutera immédiatement après (le volet A – « Services créatifs, besoin
immédiat » doit être terminé le 15 septembre 2016).
Veuillez adresser toute correspondance au point de contact principal, en
indiquant clairement le numéro de concours d’appel d’offres 2019-01 :
Lee Ann Waines
Directrice, marketing et recettes
[email protected]
et
Patrick Wert
Coordonnateur, marketing et commandites
[email protected]