Manuel utilisateur Gestion des immobilisations

Transcription

MR4G
Manuel utilisateur Gestion des
immobilisations
Version 2.5
-1
Fiche documentaire
Organisme (s) commanditaires(s):
Ministère de L’Équipement, des Transports, de l'Aménagement du Territoire, du Tourisme et de
la Mer
Direction des Routes / Bureau de l’Entretien et de la Gestion du Patrimoine
Bureau suiveur :Centre d’Études Techniques de l’Équipement - Normandie Centre / DGTI
PND tél. 02 35 68 88 65 mél. [email protected]
Auteur(s) :Daniel Delaitre, CETE Normandie Centre, DGTI, Groupe Etudes et Développement
Titre et sous-titre du document :
MR4G
Objet :
Ce document présente la description des fonctions du module Gestion des immobilisations
Date de publication :
Décembre 2003
Nombre de pages :30
Diffusion :
Proposition de mots-clés :
MR4G – Manuel utilisateur – Parc – Gestion des immobilisations
-2
Table des mises à jour du document
Version de
l'application
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Indice de révision
Date
du document
2.0
10 octobre
2003
2.1
27 novembre
2003
2.1
juillet 2004
2.3
3 mars 2004
2.4
Juillet 2005
2.5
Août 2007
Objet de la mise à jour
Intégration des captures d’écrans et des
modifications fonctionnelles
Diffusion sur site Intranet
Non impacté
Non impacté par la version 3.8
Module non impacté par la version 3.9
Traitement nouveau site intranet
-3
Table des matières
INITIALISATION _______________________________________________________ I-1
Initialisation des immobilisations __________________________________ I-2
MOUVEMENTS SUR IMMOBILISATIONS ______________________________________ II-1
Acquisition ___________________________________________________ II-2
Cession d'actifs _______________________________________________ II-4
Régularisation sur omission (Gain) _______________________________ II-5
Régularisation sur retrait (Perte) _________________________________ II-8
Régularisation sur modification (Gain et Perte) _____________________ II-9
Modification non comptable d'une immobilisation __________________ II-10
EDITIONS __________________________________________________________ III-1
Édition des tableaux d'amortissements____________________________ III-2
Calcul des annuités sans édition _________________________________ III-3
Édition des effectifs ____________________________________________ III-4
BASCULEMENT D'EXERCICE _____________________________________________IV-1
Basculement d'exercice_________________________________________IV-2
EXEMPLES D’EDITIONS ________________________________________________ V-3
-4
Introduction
Liens avec les autres modules et les autres applications
REP
REP
Gestion
Gestion
prévisionnelle
prévisionnelle
CASSIOPEE
CASSIOPEE
Comptabilité
Comptabilité
générale
générale
Titres
Titres //
Mandats
Mandats
GESFIN
GESFIN
MR4G
MR4G –– Site
Site central
central
Facturation
Facturation
Gestion
Gestion
des
des stocks
stocks
Gestion
Gestion des
des
immobilisations
immobilisations
Comptabilité
Comptabilité
analytique
analytique
OPA
OPA :: Frais
Frais de
de
déplacement
déplacement
Éléments
Éléments variables
variables
des
des salaires
salaires
Suivi
Suivi technique
technique
des
des véhicules
véhicules
CORAIL
CORAIL
Généralités
Le module Gestion des immobilisations MR4G est interfacé avec le module
Comptabilité générale et le module Comptabilité analytique.
Les résultats issus du calcul des amortissements doivent être intégrés
manuellement en comptabilité générale.
-5
Lors de l'édition du compte de résultat, MR4G vérifie la cohérence
entre les annuités calculées dans le module Gestion des
immobilisations et les dotations aux amortissements.
Cette vérification est pratiquée au niveau le plus fin du plan
comptable général.
Lors de l'édition du bilan, MR4G vérifie la cohérence entre les
soldes des comptes d'immobilisations et des comptes
d'amortissements d'une part et les tableaux d'immobilisations
d'autre part. Cette vérification est pratiquée au niveau le plus fin du
plan comptable général.
Les résultats issus du calcul des amortissements des engins sont intégrés
automatiquement dans la comptabilité analytique :l'annuité d'amortissement
applicable à chaque engin est intégrée dans le calcul des charges fixes avec
un abonnement mensuel.
Pour les immobilisations financés par le Compte de commerce, les résultats
issus du calcul des amortissements servent de référence pour déterminer les
redevances d’usage des engins et des immobilisations affectées aux sections.
(cf. exemple d’édition) .
Les résultats du calcul des amortissements des immobilisations affectées aux
sections donnent lieu à l’édition d’un document récapitulant à saisir en
charges des sections en comptabilité analytique (cf. exemple d’édition).
Les amortissements pratiqués sont toujours des amortissements
linéaires.
-6
Procédure d'accès
Pour accéder au module Gestion des immobilisations :
•
Saisissez IMMO.
Pour quitter le module Gestion des immobilisations :
•
Revenez au menu général en appuyant sur la touche F12 ;
•
Appuyez sur la touche F12 pour quitter l'application.
-7
-8
Chapitre I
Initialisation
Initialisation des immobilisations
I-1
Initialisation
Objet
Cette fonction permet, lors du démarrage du module Gestion des immobilisations,
d'intégrer les immobilisations gérées de façon manuelle ou dans un autre système ou
encore pour repositionner un engin annulé par erreur dans la table Véhicules et
engins.
Accès
Module :IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix I
I-2
Initialisation
Description
L'identification et la gestion d'une immobilisation dépend de sa nature :
-
-
Les codes engins pour les véhicules et engins ; la gestion des codes
engins est réalisée dans le module Gestion des tables communes ;
Les éléments rattachés aux engins, par exemple les étraves à neige ;
pour créer un élément amortissable rattaché à un engin, il faut saisir le
code de l'élément à créer et le code de l'engin de rattachement ;
Les numéros d'inventaire pour les immobilisations qui ne sont ni des
engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de rattachement
est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations aux
amortissements à affecter en frais de section (Cf. module Comptabilité
analytique) ; elle ne doit être effectuée que pour des immobilisations
affectées à demeure dans des sections.
Le numéro de compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de
l'immobilisation concernée. MR4G vérifie cette cohérence lors de la saisie du
numéro de compte.
Exemple : Un matériel de bureau ne peut être enregistré comme engin.
La terminaison du compte désigne le « propriétaire » de l’immobilisation (3 –
Département, 4 – État, 5 Compte de commerce).
I-3
Initialisation
I-4
Chapitre II
Mouvements sur
immobilisations
Acquisition
Cession d'actifs
Régularisation sur omission (gain)
Régularisation sur retrait (perte)
Régularisation sur modification (gain et perte)
Modification non comptable d'une immobilisation
II - 1
Mouvements sur immobilisations
Acquisition
Acquisition
Objet
Cette fonction permet de créer, de modifier ou d'annuler les enregistrements
correspondant aux acquisitions de l'année.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix A
II - 2
Acquisition
Description
-
-
Les codes engins pour les véhicules et engins ;la gestion des codes
Les numéros d'inventaire pour les autres immobilisations qui ne sont ni
des engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de
rattachement est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations
aux amortissements à affecter en frais de section (Cf. module
Comptabilité analytique) ;elle ne doit être effectuée que pour des
immobilisations affectées à demeure dans des sections.
Le numéro du compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de
numéro de compte.
La terminaison du compte désigne le « propriétaire » de l’immobilisation (3 –
Département, 4 – État, 5 Compte de commerce.
La date de début d'amortissement doit, en principe, être représentative de
la date de mise en service.
Si le quantième est inférieur ou égal au 15 du mois, le calcul de la première
annuité d'amortissement débute le 1er du mois en cours.
Si le quantième est supérieur au 15, le calcul de la première annuité
d'amortissement est différé au 1er du mois suivant.
La durée d'amortissement suit les règles habituelles définies dans la
comptabilité générale.
II - 3
Cession d'actifs
Cession d'actifs
Objet
Cette fonction permet de créer, de modifier ou d'annuler les enregistrements
correspondant à des disparitions d'actif – cession, destruction, perte…– de l'année
en cours.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations :Choix C
II - 4
Cession d'actifs
Description
Pour éviter de créer des incohérences avec la comptabilité
générale, passez sans attendre les écritures de régularisation.
Il convient cependant de s'assurer que les saisies analytiques sur
cette immobilisation sont toutes réalisées (par exemple, dans le cas
d'un engin). En effet, toute immobilisation positionnée comme
"cédée" ne peut plus faire l'objet de saisie analytique.
Une immobilisation cédée disparaît lors du basculement de fin d'exercice.
En cas d'erreur, cession intempestive, il est possible d'annuler la
cession et ce, jusqu'au basculement.
II - 5
Régularisation sur omission (Gain)
Objet
Cette fonction permet de régulariser l'enregistrement d'une acquisition réalisée
antérieurement à l'exercice en cours et non intégrée dans les immobilisations
En cas d'erreur, régularisation intempestive, il est possible
d'annuler la régularisation et ce, jusqu'au basculement de
l'exercice.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix G
II - 6
Description
-
-
Les codes engins pour les véhicules et engins ; la gestion des codes
Le numéro du compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de
numéro de compte.
II - 7
Régularisation sur retrait (Perte)
Régularisation sur retrait (Perte)
Objet
Cette fonction permet de régulariser l'enregistrement d'une cession d'actif réalisée
antérieurement à l'exercice comptable en cours.
En cas d'erreur, régularisation intempestive, il est possible
d'annuler la régularisation et ce, jusqu'au basculement de
l'exercice.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix P
II - 8
Régularisation sur modification (Gain et Perte)
Régularisation sur modification (Gain et Perte)
Objet
Cette fonction permet de régulariser l'ensemble des informations comptables d'une
immobilisation enregistrée sur un exercice comptable antérieur.
Exemple :
Enregistrement d'une immobilisation sur un compte de l'État au lieu d'un
compte du Département. La régularisation s'analyse comme une
omission (gain) pour le Département et un retrait (perte) pour le compte
de l'État.
générale, passez sans attendre les écritures de régularisation (la
cohérence est vérifiée au niveau le plus fin du plan comptable
général).
La création d'une régularisation n'est définitive qu'après le
basculement du module Gestion des immobilisations. En cas
d'erreur, vous pouvez modifier ou annuler la saisie (choix
modification ou annulation).
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix R
Description
-
-
Les codes engins pour les véhicules et engins ;la gestion des codes
II - 9
Objet
Cette fonction permet de corriger les erreurs de saisie d'une immobilisation si ces
erreurs n'ont pas d'incidence comptable.
Ces modifications ne concernent pas les engins -les modifications
non comptables des engins sont traitées dans le module Gestion
des tables communes.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix M
Description
Seuls le libellé et la classification d'un élément rattaché à un engin sont
modifiables.
Seuls le libellé et la section de rattachement d'une immobilisation qui n'est ni
un engin ni un élément rattaché sont modifiables.
II - 10
Chapitre III
Calculs et éditions
Édition des tableaux d'amortissements
Calcul des annuités sans édition
Édition des effectifs
III - 1
Objet
L'édition des tableaux d'amortissements peut être intégrale (tous les tableaux
disponibles sont édités) ou partielle (seuls les tableaux sélectionnés sont édités).
Toute demande d'édition entraîne un nouveau calcul de l'ensemble
des tableaux d'amortissements.
Accès
Module : IMMO
Menu Gestion des immobilisations : Choix E
Choix 1 : Édition intégrale
Choix 2 : Édition partielle
Les choix 6 : Intégralité des tableaux prévisionnels et 7 : édition
partielle des tableaux prévisionnels permettent de réaliser le calcul
des annuités d’amortissements et l’édition des tableaux
d’immobilisations pour l’exercice n+1.
Description
La nature des informations éditées est similaire pour l'ensemble des tableaux. Pour
chaque immobilisation, MR4G édite :
-
La valeur d'acquisition ;
La date de début d'amortissement ;
La durée de l'amortissement ;
Le montant de l'annuité ;
La valeur amortie ;
La valeur résiduelle.
MR4G édite le cumul par compte d’immobilisation, c'est-à-dire le
niveau le plus fin du plan comptable général. Ces cumuls doivent
être reportés manuellement dans les écritures d'immobilisations et
d'amortissements de fin d'année.
III - 2
Objet
Cette fonction permet de calculer les amortissements sans éditer les tableaux
correspondants. Ainsi la base des immobilisations au titre des charges fixes
correspondant à l'immobilisation des engins est mise à jour.
Accès
Module : IMMO
Menu Éditions des tableaux d'amortissements : Choix 3
Description
MR4G calcule l'annuité correspondant à chaque immobilisation et l'affecte dans les
informations de la comptabilité analytique.
III - 3
Objet
Ces fonctions permettent d'éditer l'effectif des véhicules et des engins du Parc.
Accès
Module : IMMO
Choix 4 : Effectif du Parc par catégories d'engins
Choix 5 : Effectif des véhicules et engins par catégories et types
Description
L'effectif par catégorie d'engins est une synthèse qui donne l'âge moyen et
dénombre les engins par :
-
Propriétaire (État ou Département) ;
Utilisateur ou affectataire (Parc ou autre utilisateur).
L'effectif par catégories et par types d'engins est une synthèse qui donne l'âge
moyen et dénombre les engins par :
-
Types (fourgons, camions…) ;
Propriétaire (État ou Département) ;
Utilisateur (Parc ou autre utilisateur).
III - 4
Chapitre IV
Basculement d'exercice
IV - 1
Objet
Cette fonction permet de clôturer définitivement l'exercice de la gestion des
immobilisations
Accès
Module : BASCUL
Menu Basculement : Choix I
Description
Le basculement entraîne un nouveau calcul de l'ensemble des tableaux
d'amortissements et l’apurement des immobilisations cédées au cours de l’exercice.
Le basculement de la gestion des immobilisations doit être réalisé
après le basculement de la comptabilité générale1 .
Après basculement, il n'est plus possible d'accéder à l'exercice ;il
est recommandé d'effectuer une sauvegarde de la base de données
avant de lancer ce traitement.
Le basculement est autodocumenté.
Pour accéder à l'aide :
•
Choisissez l'option "I".
•
Appuyez sur la touche "Aide".
1
L’ordre de basculement des différents modules de gestion est : gestion des stocks, comptabilité
générale, comptabilité analytique, gestion des immobilisations et comptabilité budgétaire.
IV - 2
Chapitre V
Exemples d’éditions
Tableau d’amortissement
Variations du patrimoine du Compte de Commerce
– Augmentations
Effectifs véhicules et engins par catégorie
Effectifs véhicules et engins par catégorie et type
V-3
Exemples d’éditions
V-4

Manuel utilisateur Gestion des immobilisations

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