Verfahrensdokumentation - LSWB

Verfahrensdokumentation
Ersetzendes Scannen in 15 Minuten
Veranstaltungsorte:
9. November 2015 in München
14. Dezember 2015 in Nürnberg
15. Dezember 2015 in Aschaffenburg
Dipl.-Betriebswirt
Thomas Heinz
DATEV e.G., Geschäftsfeld Wirtschaftsprüfung, Nürnberg
Dipl.-Volkswirt
Wolf D. Oberhauser
Steuerberater, Alzenau
Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e.V.
Verfahrensdokumentation
Wolf D. Oberhauser, Dipl.-Vw., Steuerberater, Alzenau
Verfahrensdokumentation
Ersetzendes Scannen in 15 Minuten
Dipl.-Volkswirt
Wolf D. Oberhauser
Steuerberater, Alzenau
© Nachdruck und Vervielfältigung – auch auszugsweise – nur mit Genehmigung des Verfassers
Verfahrensdokumentation
Wolf D. Oberhauser, Dipl.-Vw., Steuerberater, Alzenau
Einführung: Verfahrensdokumentation und „Ersetzendes Scannen“
Verfahrensdokumentation
„Ersetzendes Scannen“ in 15 Minuten
Verfahrensdokumentation und GoBD
Ersetzendes Scannen - Belegsicherung
- Prozessoptimierung
- Rationalisierung
Verfahrensdokumentation
Belegeingang bzw.
-enstehung
Belegsicherung und aufbereitung
Verbuchung
(Journalisierung)
Auswertung
(USt-VA,
Reporting)
Archivierung
und maschinelle
Auswertbarkeit
Der Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess
der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Er ist somit
nicht auf die Erfassung und Speicherung der Buchführungsdaten
im engeren Sinne beschränkt.
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Bei Betrachtung des gesamten Prozesses ist zu beachten, dass für eine ordnungsmäßige Buchführung oder Aufzeichnung auf jeder Ebene und in jedem Prozessschritt
die entsprechenden Ordnungsvorschriften eingehalten werden müssen. Ist dies nicht
der Fall, können die gesamten Aufzeichnungen bzw. kann die gesamte Buchführung
als nicht ordnungsmäßig verworfen werden. Daher sollten für alle Teilschritte entsprechende Verfahrensdokumentationen vorliegen bzw. formuliert werden.
November / Dezember 2015
www.lswb-akademie.bayern
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Verfahrensdokumentation
Wolf D. Oberhauser, Dipl.-Vw., Steuerberater, Alzenau
Verfahrensdokumentation
Belegeingang bzw.
-enstehung
Belegsicherung und aufbereitung
Verbuchung
(Journalisierung)
Auswertung
(USt-VA,
Reporting)
Archivierung
und maschinelle
Auswertbarkeit
Wichtig ist, dass nicht nur der Prozess in der Kanzlei
(Qualitätsmanagement!) abgebildet wird, sondern auch die
analogen und digitalen Prozesse beim Mandanten, da
(systematische) Fehler im Mandantenbetrieb die Ordnungsmäßigkeit gefährden und nur eingeschränkt „repariert“ werden
können.
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Verfahrensdokumentation
Belegeingang bzw.
-enstehung
Belegsicherung und aufbereitung
Verbuchung
(Journalisierung)
Auswertung
(USt-VA,
Reporting)
Archivierung
und maschinelle
Auswertbarkeit
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst
erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…), einschließlich
der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen
organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte
(z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum) (Rz. 21).
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An dem Buchführungs- bzw. Aufzeichnungsprozess sind in der Regel eine Vielzahl
verschiedener Personen, Abteilungen oder Unternehmen beteiligt. Teile können auch
außerhalb des Unternehmens bei einem Outsourcing-Partner (zum Beispiel: Steuerberater) stattfinden. In der Verfahrensdokumentation sind daher auch die Schnittstellen zwischen den Teilschritten und Beteiligten zu beschreiben. Aufgrund der Verantwortlichkeit des Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen ist dieser auch verpflichtet, Teilprozesse, die außerhalb seines Unternehmens stattfinden, zu kontrollieren.
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Verfahrensdokumentation
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Verfahrensdokumentation
„Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlicher
Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und
vollständige Verfahrensdokumentation“ (Rz. 34).
Beeinträchtigt eine fehlende Verfahrensdokumentation die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, liegt ein formeller
Mangel vor, der zum Verwerfen der gesamten Buchführung
führen kann (vgl. Rz. 155).
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Bereits vor der Veröffentlichung der GoBD hatte die Finanzverwaltung in dem (nicht
verbindlichen) Fragen- und Antworten-Katalog zu den GdPDU die Forderung nach
einer Verfahrensdokumentation erhoben.
Verfahrensdokumentation
Der konkrete Umfang der Dokumentation ist abhängig
von Umfang und Art
- der Geschäftstätigkeit,
- der Organisationsstruktur und
- der eingesetzten IT-Systeme (Rz. 151).
Werden die Prozesse geändert, muss auch die
Verfahrensdokumentation versioniert werden. (Rz. 154)
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