Projektabschlussbericht NaLa - IT

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Nationale Langzeitspeicherung (NaLa)
PROJEKTABSCHLUSSBERICHT
Projekt NaLa
Projektabschlussbericht
Version 1.0
Im Auftrag der Staatskanzlei SH erstellt durch
Verantwortliche Stelle:
Staatskanzlei SH – Zentrales IT-Management SH
Dataport – Dokumentenmanagement
Version:
27.12.2013
V 1.0
2 von 20
Dokumentinformationen
Autoren
Autoren Staatskanzlei SH
Christiane Coenen (CC)
0431/988-4066
[email protected]
Eckhard Lübcke (EL)
0431/988-4198
[email protected]
Ute Schlüter (US)
0431/988-2932
[email protected]
Autoren Dataport
Henner Bock (HB)
0431/3295-6311
[email protected]
Ulla Dreger (UD)
0431/3295-6869
[email protected]
Dr. Martina Jäger (MJ)
0431/3295-6259
[email protected]
Claudia Resech (CR)
0431/3295-6602
[email protected]
Änderungsübersicht
Version
Änderungsdatum
Grund / Bemerkung
Verantwortliche
Bearbeitung
0.1
16.12.2013
Ersterstellung
UD
23.12.2013
QS durch StK SH
CC, EL, US
27.12.2013
Finalisierung
CR
1.0
27.12.2013
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INHALTSVERZEICHNIS
1
Managementsummary .................................................................................................... 5
2
Einleitung ....................................................................................................................... 6
3
2.1
Projektauftrag ........................................................................................................ 6
2.2
Projektziele ............................................................................................................ 6
2.3
Abgrenzung zu anderen Projekten ......................................................................... 7
Projektbeschreibung....................................................................................................... 8
3.1
Projekthandbuch .................................................................................................... 8
3.2
Projektorganisation ................................................................................................ 8
3.2.1
Gremien, Aufgaben und Verantwortlichkeiten .................................................. 8
3.2.2
Dokumentation des Projektes..........................................................................12
3.2.3
Projektdauer und Zeitplan ...............................................................................12
3.2.4
Projektsitzungen..............................................................................................13
3.3
Kommunikation mit externen Stellen .....................................................................13
3.4
Projektdurchführung ..............................................................................................13
3.4.1
Phase 1: Projektvorbereitung ..........................................................................13
3.4.1.1
Aufbau der Organisationsstruktur .............................................................14
3.4.1.2
Abgrenzung potentiell Interessierter .........................................................14
3.4.1.3
Auswahl der relevanten Lösungsansätze .................................................15
3.4.1.4
Fachverfahrensregister und XÖV-Schnittstellen .......................................15
3.4.2
Phase 2: Analyse ............................................................................................15
3.4.2.1
Durchführung und Vorgehensweise .........................................................15
3.4.2.2
Berücksichtigung paralleler Vorhaben ......................................................16
3.4.3
Phase 3: Umsetzungsempfehlung ...................................................................16
3.4.3.2
3.4.4
4
Straffung des NaLa-Leistungspaketes......................................................17
Phase 4: Projektabschluss ..............................................................................18
Projektergebnis .............................................................................................................19
4.1
Erreichungsgrad der Projektziele ..........................................................................19
4.2
Review zum Projektverlauf ....................................................................................19
4.3
Entlastung .............................................................................................................19
Quellen- und Literaturverzeichnis .........................................................................................20
27.12.2013
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1 Managementsummary
Das Projekt „Nationale Langzeitspeicherung (NaLa)“ war als Koordinierungsprojekt dem
Steuerungsprojekt „Weiterer Auf- und Ausbau der föderalen E-Government-Infrastruktur“ des
IT-Planungsrates zur Umsetzung der NEGS zugeordnet.
Die Federführung zum Projekt lag in der Staatskanzlei SH, Zentrales IT-Management. Als
Projektleiter war Eckard Lübcke, StK Z 21 / OE 1 eingesetzt.
Betrachtet wurden in dem Projekt NaLa die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist
von Schriftgut bis hin zur Aussonderung (Abgabe an ein Archiv oder Vernichtung) und die
Verzahnung zwischen Verwaltung und Archivbehörde am Übergabepunkt der Abgabe.
Die eigentliche Archivierung nach Ende der Aufbewahrungsfrist und Abgabe an das zuständige Archiv war nicht Gegenstand des Projektes.
Das Projekt NaLa hatte sich die folgenden Ziele gesetzt:
• Es wird ein gemeinsamer, übergreifender Dienst für Langzeitspeicherung und Aussonderung von elektronischen Behördenunterlagen beschrieben.
• Der Dienst ist für unterschiedliche öffentliche Verwaltungen wirtschaftlich nutzbar.
• Für die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist von Schriftgut werden nationale
Empfehlungen ausgesprochen.
• Es werden Konzepte für Formatwandlung, Medienverwaltung, Datentransfer, Viewer und
Zugriffsberechtigungen sowie für die Wahrung der Schutzwerte Integrität, Verfügbarkeit,
Vertraulichkeit (in unterschiedlicher Ausprägung) zusammengestellt.
Im Fokus des NaLa-Projektes standen konkret die Fachverfahren, die ihre Daten aktenmäßig
ablegen und die aktenmäßige Organisation und Verwendung der enthaltenen Dokumente
sicherstellen (E-Akte-konforme Fachverfahren).
Das Projekt erstreckte sich über den Zeitraum 01.01.2012 bis 31.12.2013 und war in vier
Projektphasen unterteilt:
• Phase I - Vorbereitung, in der die Fachliteratur und das Regelwerk zu Langzeitspeicherung zusammengetragen wurden.
• Phase II - Analyse, in der die Relevanz der Quellen bewertet und zu erstellende Konzeptmodule identifiziert wurden.
• Phase III – Umsetzungsempfehlung, in der die Konzeptmodule priorisiert, die zehn wichtigsten Konzepte erstellt und sechs weitere identifizierte Module ansatzweise berücksichtig wurden.
• Phase IV – Projektabschluss, in der das Projekt ausgewertet und der Projektabschlussbericht mit dem Managementsummary erstellt wurde.
Das Projekt wird in vollem Umfang als erfolgreich bewertet:
• Der erreichte Stand stellt mit dem NaLa-Leitfaden und den zehn wichtigsten NaLaKonzepten eine tragfähige Umsetzungsempfehlung dar.
• Zu jeder Projektphase wurden die Meilensteine erreicht und die Zeitplanung eingehalten.
• Der vorgesehene Kostenrahmen wurde eingehalten.
Die ergänzende Erstellung der verbliebenen sechs NaLa-Konzeptmodule wird bedarfsabhängig auf einen späteren Zeitpunkt außerhalb des NaLa-Projektes verschoben.
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2 Einleitung
2.1
Projektauftrag
Die öffentlichen Verwaltungen führen ihre Akten zunehmend elektronisch und sind dabei zur
sicheren und ordnungsgemäßen Aufbewahrung der Aufzeichnungen verpflichtet. Die jeweils
zuständigen Archivbehörden werden einen Teil dieser elektronischen Akten zeitlich unbegrenzt aufbewahren müssen. Auch die Fachbehörden müssen ihre Aufzeichnungen zuvor
bis zur Löschung bzw. Abgabe an die Archivbehörden längerfristig aufbewahren.
Unabhängig davon, ob die Aufzeichnungen in der Verantwortung der Verwaltung oder der
Archivbehörde liegen, müssen die Schutzwerte Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit (in
unterschiedlicher Ausprägung) gewahrt sein.
Für diese gleichen bzw. gleichartigen Bedarfe ist ein elektronischer Dienst erforderlich.
Synergien bestehen in der Erarbeitung vielfach verwendbarer Grundlagen und Konzepte, in
Beschreibung, Entwicklung und Betrieb einer länderübergreifenden Lösung und in der Nutzung einer gemeinsamen Lösung durch die jeweiligen Fach- und Archivbehörden. Ein übergreifend nutzbarer, elektronischer Archivdienst erleichtert außerdem das Verfügbarmachen
von Behördeninformationen bzw. von Archivinformationen im Rahmen von Informationsfreiheitsrechten bzw. von Rechercherechten in Archivunterlagen.
Es ist sinnvoll, derartige Arbeiten nach dem 'Einer-für-Alle'-Prinzip umzusetzen.
Diesem Ansatz folgen auch die Nationale E-Government-Strategie (NEGS) und die Planung
zu deren Umsetzung.
Da in Schleswig-Holstein (SH) aufgrund der vor einigen Jahren begonnenen Einführung der
elektronischen Akte (E-Akte) inzwischen elektronische Akten zur Aussonderung und Archivierung anstehen und in diesem Zusammenhang etliche fachliche, technische und auch
rechtliche Fragen ohnehin zu lösen sein werden, hatte SH sich zur Federführung des Projektes „Nationales Langzeitspeicherung (NaLa)“ bereit erklärt.
Das Projekt „Nationale Langzeitspeicherung (NaLa)“ war als Koordinierungsprojekt dem
Steuerungsprojekt „Weiterer Auf- und Ausbau der föderalen E-Government-Infrastruktur“ des
IT-Planungsrates zur Umsetzung der NEGS zugeordnet.
Betrachtet wurden in dem Projekt NaLa die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist
von Schriftgut bis hin zur Aussonderung (Abgabe an ein Archiv oder Vernichtung) sowie die
Verzahnung zwischen Verwaltung und Archivbehörde am Übergabepunkt der Abgabe.
Die eigentliche Archivierung nach Ende der Aufbewahrungsfrist und die Abgabe an das zuständige Archiv waren nicht Gegenstand des Projektes.
2.2
Projektziele
Das Projekt NaLa hatte sich die folgenden Ziele gesetzt:
• Es wird ein gemeinsamer, übergreifender Dienst für Langzeitspeicherung und Aussonderung von elektronischen Behördenunterlagen beschrieben.
• Der Dienst ist für unterschiedliche öffentliche Verwaltungen wirtschaftlich nutzbar.
• Für die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist von Schriftgut werden nationale
Empfehlungen ausgesprochen.
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• Es werden Konzepte für Formatwandlung, Medienverwaltung, Datentransfer, Viewer und
Zugriffsberechtigungen sowie für die Wahrung der Schutzwerte Integrität, Verfügbarkeit,
Vertraulichkeit (in unterschiedlicher Ausprägung) zusammengestellt.
Im Fokus des NaLa-Projektes standen die Fachverfahren, die ihre Daten in einer elektronischen Fachakte ablegen und die aktenmäßige Organisation und Verwendung der enthaltenen Dokumente sicherstellen (E-Akte-konforme Fachverfahren).
2.3
Abgrenzung zu anderen Projekten
Auf Wunsch der Landesarchivverwaltungen der fünf Bundesländer Bremen, Hamburg, Mecklenburg- Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein wurden die eigentliche Archivierung nach Ende der Aufbewahrungsfrist und die Abgabe an die zuständige Archivbehörde
im Projekt NaLa nicht behandelt.
Die norddeutschen Landes-Archivbehörden bestätigten den Bedarf der Zusammenarbeit
zwischen Verwaltung und Archivbehörde bei der Langzeitspeicherung und Archivierung von
digitalen Aufzeichnungen. Sie hatten sich jedoch schon zum Projekt „Digitales Archiv Nord
(DAN)“ zusammengeschlossen um Kooperationsmöglichkeiten beim Aufbau gemeinsamer
Strukturen zur Archivierung digitaler Unterlagen auszuloten und ggf. zu institutionalisieren.
Die zusätzliche Mitarbeit im NaLa-Projekt konnte nicht geleistet werden.
Eine Zusammenführung der beiden Projekte hielten die norddeutschen Landesarchivverwaltungen nicht für sinnvoll. Zur Abstimmung der beiden Projekte NaLa und DAN wurde ein regelmäßiger Informationsaustausch vereinbart.
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3 Projektbeschreibung
Die Federführung zum Projekt NaLa lag bei dem Zentralen IT-Mangement SH, das zum Projektabschluss in der Staatskanzlei SH angesiedelt ist.
Mit der Unterstützung bei der Durchführung der Arbeiten war Dataport beauftragt worden.
3.1
Projekthandbuch
Zur Planung und Durchführung des Projektes NaLa wurde ein Projekthandbuch [NaLa PH]
erstellt, in dem das Projekt NaLa sowie die notwendigen Regelungen und Richtlinien zum
Projekt beschrieben sowie die Organisation und der Ablauf des Projektes konkretisiert wurde.
Das Projekthandbuch erfuhr im Projektverlauf zwei entscheidende Anpassungen:
1. Initial richtete sich der Fokus des Projektes nicht nur auf die Bearbeitungs- und Aufbewahrungsphase in der Verwaltung, sondern auch auf die Archivierung von Daten in der Archivbehörde. Aufgrund einer sich in der Projektarbeit ergebenden Nachsteuerung hat sich
der Schwerpunkt des Projektes in Richtung Aufbewahrung von elektronischem Schriftgut
verschoben (siehe auch 2.3).
2. Die Formulierung, dass mit dem Projekt NaLa ein übergreifender Dienst zur Langzeitspeicherung bereitgestellt würde, erweckte den Eindruck, dass auch die technische Umsetzung im Projekt realisiert würde. Mit einer zweiten Überarbeitung wurde deutlich gemacht,
dass dieser Dienst im Projekt nur konzeptionell beschrieben wird.
3.2
Projektorganisation
3.2.1 Gremien, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Im Projekt NaLa waren die folgenden Gremien und Arbeitsgruppen vertreten:
• NaLa-Lenkungsgruppe (LG)
• NaLa-Projektgruppe (PG)
• NaLa-Kompetenzgruppe (KG)
• NaLa-Verbindungsgruppe Praxisprojekte (VPP)
• NaLa-Informelle Gruppe (IG)
Die folgende Grafik zeigt eine Gremienübersicht und skizziert die Kommunikationsbeziehungen zwischen den einzelnen Gremien:
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Es folgt eine tabellarische Übersicht zu den im Projekt vertretenen Gremien sowie deren
Besetzung:
NaLa-Lenkungsgruppe (LG)
Rolle
Staatskanzlei:
Christiane Coenen
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Aufgabe
Kompetenzen
Verantwortung für
• steuert das Projekt NaLa
und trägt die Gesamtverantwortung
• Abnahme der Meilensteine auf Auftraggeberseite
• finanzielles Controlling
• berichtet an die AG Föderale IT-Infrastruktur
• legt der AG Föderale
eGov-Infrastruktur das
Projekthandbuch vor
Aus Auftraggebersicht:
• Zugang zu allen Projektdaten
• entscheidet die wesentlichen
Projektfragen generell in der
Linie und auch im Detail
• bestimmt durch Abnahme
den weiteren Phasenverlauf
des Projektes
• Entscheidungen von
strategischer Bedeutung
• Entscheidungen zum
grundsätzlichen Vorgehen im Projekt
(einschließlich
Budgetplanung)
• Kenntnisnahme von
Projektfortschritten,
insbesondere Abnahme von Meilensteinen
Budgetberichten
• Kommunikation mit
anderen Bereichen
(lt. Projektstruktur)
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NaLa-Lenkungsgruppe (LG)
Rolle
Staatskanzlei:
Eckhard Lübcke (PL)
Ministerium für Justiz, Kultur und Europa:
Dr. Christina Wiener
Dataport:
Henner Bock
Ulla Dreger
Aufgabe
Kompetenzen
• berichtet der LG
• legt der LG die folgenden
Dokumente vor:
• Ergebnisdokumente
• Projektstatusbericht
• Projektkosten
Leistungsübersicht für
Finanzcontrolling
• Entscheidungsvorlagen
• Projektabschlussbericht
• Projektleitung
• trägt die Entscheidungen der
LG in die PG
• Berichte
• trägt im Projekt NaLa die
archiv-fachliche Verantwortung
• archiv-fachliche Abnahme
der Meilensteine auf Auftraggeberseite
Aus archiv-fachlicher Sicht:
• Zugang zu fachlichen Projektdaten, insbesondere Meilenstein-Dokumente
Projektfortschritten,
insbesondere archivfachliche Abnahme
von Meilensteinen
• berät die Lenkungsgruppe Aus Auftragnehmersicht:
• entscheidet die wesentlichen
Projektfragen generell in der
Linie und auch im Detail
• bestimmt durch Abnahme
den weiteren Phasenverlauf
des Projektes
• trägt die Entscheidungen der
LG in die PG
Verantwortung für
• Projektergebnisse
NaLa-Projektgruppe (PG)
Rolle
StK
Projektleitung
Eckhard Lübcke
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Aufgabe
• leitet und überwacht das
Projekt NaLa
• wird durch die Projektmitglieder unterstützt
• nimmt im Projekt die Auftraggeberseite wahr
Kompetenzen
Verantwortlich für
• Zugang zu allen Projektdaten • Verantwortung für
die Projektumset• trifft die letzte Entscheidung,
zung
vorbehaltlich der Zustimmung
• Leitung der Projektin der LG bzw. in der Linie
gruppe
• nimmt die Protokollentwürfe
• Berichte an die LG
ab
• Kommunikation mit
anderen Bereichen
(lt. Projektstruktur)
• Zeit- und Erlösübersicht
• Arbeits- und Ressourcenplan
• Projektkosten
Leistungsübersicht
für Finanzcontrolling
• Protokollendabnahme
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NaLa-Projektgruppe (PG)
Rolle
Dataport
Projektleitung
1
Henner Bock
StK
Projektmitglieder
Ute Schlüter
Aufgabe
• leitet und überwacht das
Projekt NaLa auf DP-Seite • stimmt mit der IM• nimmt im Projekt die AufProjektleitung zu treffende
tragnehmerseite wahr
Entscheidungen ab
• wird durch die Projektmit- • entscheidet die Aspekte, die
glieder unterstützt
in der Zuständigkeit des Auftragnehmers liegen
Projektmitglieder
Dr. Martina Jäger
Claudia Resech
Verantwortlich für
• Projektplanung
• Projektergebnisse
• Zeit- und Erlösübersicht
• Arbeits- und Ressourcenplan
• Projektkosten
Leistungsübersicht
für Finanzcontrolling
• Unterstützung der NaLaProjektleitung
• Terminorganisation und koordination
• Zugang zu allen Projektdaten • Projektdokumentation (Ergebnisdo• nimmt die Protokollentwürfe
kumente)
ab
•
Protokollabnahme
• gibt die Projektdokumentation
und Ergebnisdokumente zur
• Führen der ProVorlage an die LG frei
jektakte
• Unterstützung der NaLaProjektleitung
• Terminorganisation und koordination
• Projektdokumentation
• Berichtswesen
Christiane Coenen
(optional)
Dataport
Kompetenzen
Ulla Dreger
• Unterstützung der
Projektleitung durch
DP
• Projektdokumentation (Ergebnisdokumente)
• Protokollerstellung
(Entwurf)
• Führen der Projektakte
Bei Bedarf konnten die Projektgruppen um Personen mit spezieller Fachkompetenz erweitert
werden. Dieser Bedarf trat nicht ein.
Für weitere fachliche Informationen wurden die nachfolgenden Institutionen bedarfsabhängig
in das NaLa-Projekt eingebunden:
NaLa-Kompetenzgruppe (KG)
Rolle
Aufgabe
Kompetenzen
Verantwortlich für
Landesarchiv SH
• Beratung der Projektgruppe zu archiv-fachlichen
Aspekten
• Zugang zu fachlichen Projektdaten
• Keine
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz SH
(ULD SH)
• Beratung der Projektgruppe zu Aspekten des Datenschutzes
• Zugang zu fachlichen Projektdaten
• Keine
1
Diese Rolle war zunächst durch Ulla Dreger besetzt und wurde im Laufe des Projektes an Henner
Bock übertragen, der seit dem 02.01.2013 das Projektteam verstärkte.
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NaLa-Kompetenzgruppe (KG)
Rolle
Aufgabe
Kompetenzen
Verantwortlich für
Verband schleswigholsteinischer Kommunalarchivarinnen
u. -archivare e.V.
(VKA)
• Beratung der Projektgruppe zu archiv-fachlichen
Aspekten
• Zugang zu Ergebnisdokumenten
• Keine
NaLa–Verbindungsgruppe Praxisprojekte (VPP)
Um Praxisprojekte mit dem NaLa-Projekt zu verbinden, war die Verbindungsgruppe VPP
vorgesehen, die mit den jeweiligen Projektleitungen besetzt werden sollte.
Während der Dauer des Projektes NaLa gab es jedoch nur das Praxisprojekt „Transfer in
den passiven Datenbestand im Stadtamt Bremen“. Die Verbindung zu diesem Projekt wurde
durch Dr. Martina Jäger erbracht, die Mitglied beider Projektgruppen war.
NaLa–Informelle Gruppe (IG)
Zur Informellen Gruppe gehören alle, die Interesse am NaLa-Projekt haben, z. B. Archivbehörden. Diese erhalten Informationen und können Rückmeldungen sowie zusätzliche Hinweise an das NaLa-Projekt geben.
3.2.2 Dokumentation des Projektes
Das NaLa-Projekt wurde in dem IT-Verfahren E-Akte, VIS-Mandant IT-Verfahren (VIS =
Verwaltungsinformationssystem) in der Projektakte mit dem Aktenzeichen 0245-2/2012 dokumentiert.
Die Regelungen zur Nutzung
•
Gruppen der Projektorganisation und ihre Zugriffsrechte
•
Wesentliche Metadaten und Aufbau der Projektakte
•
Vorlagenverzeichnis
•
Konventionen zu Dateibenamung
wurden im Projekthandbuch [NaLa PH, 2.3] festgelegt.
3.2.3 Projektdauer und Zeitplan
Für das NaLa-Projekt wurde der Zeitrahmen 01.01.2012 – 31.12.2013 festgelegt.
Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über den Projektplan:
Zeitplan
Projektphasen
Soll
Ist
Projekthandbuch erstellen
15.02.2012
15.02.2012
Phase I: Vorbereitung
30.06.2012
28.06.2012
27.12.2013
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Zeitplan
Projektphasen
Soll
Ist
Phase II: Analyse
31.12.2012
30.11.2012
Phase III: Umsetzungsempfehlung
30.11.2013
30.11.2013
Phase IV: Projektabschluss
31.12.2013
23.12.2013
3.2.4 Projektsitzungen
Während der Projektdauer fanden insgesamt
• In der NaLa-Projektgruppe in
o 2012 fünfzehn Sitzungen
o 2013 neun Sitzungen
• In der NaLa-Lenkungsgruppe in
o 2012 drei Sitzungen
o 2013 eine Sitzung
statt. Sie sind in der Projektakte NaLa dokumentiert.
3.3
Kommunikation mit externen Stellen
Im Rahmen der Information und Kommunikation wurde während des gesamten Projektverlaufs auf mögliche Stakeholder, Risiken und die Qualität des Projektes geachtet (siehe auch
3.4.1.1 und 3.4.1.2).
3.4
Projektdurchführung
3.4.1 Phase 1: Projektvorbereitung
Die Phase I des Projektes diente der Projektvorbereitung mit der Zielsetzung:
•
Aufbau der Projektgruppe, der Lenkungsgruppe, der Kompetenzgruppe, der Verbindungsgruppe und der informellen Gruppe,
•
Sichtung bereits verfügbarer Lösungsansätze (Normen, Standards, Konzepte),
•
Erstellung einer Übersichtsmatrix zu den einzelnen Lösungsansätzen und
•
Auswahl der Lösungsansätze, die bei der Erarbeitung einer allgemeingültigen Lösung
berücksichtigt werden.
Phase I des Projektes wurde am 28.06.2012 abgeschlossen. Das Projektergebnis der
Phase I ist in [NaLa EB P1] dargelegt. Die folgenden Unterkapitel geben eine kurze Zusammenfassung zu Vorgehensweise und Ergebnis der Phase I.
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3.4.1.1 Aufbau der Organisationsstruktur
Zur Ermittlung der Beteiligungsinteressen wurde das NaLa-Vorhaben den folgenden potentiellen Interessensträgern vorgestellt:
• Unabhängige Landesamt für Datenschutz (ULD),
• Verband norddeutscher Kommunalarchivarinnen und –archivare,
• Landesarchivverwaltungen der fünf Bundesländer Bremen, Hamburg, Mecklenburg- Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein,
• Genossenschaft DigitCult, die in ihrer Zielsetzung der archivischen Seite zuzuordnen ist.
Eine Übersicht zu den einzelnen Aktivitäten findet sich in [NaLa EB P1, Anhang A].
Das Unabhängige Landesamt für Datenschutz (ULD) und der Verband norddeutscher Kommunalarchivarinnen und -archivare konnten zur bedarfsgerechten Unterstützung und Qualitätssicherung der Projektergebnisse gewonnen werden.
Die norddeutschen Landesarchivverwaltungen lehnten die Mitarbeit im Projekt mit dem Hinweis auf das bereits aufgesetzte Projekt DAN ab (siehe 2.3). Diese Entscheidung führte zu
einer Nachsteuerung des Projektes:
• Es standen nicht mehr alle Schriftgutphasen im Lebenszyklus der digitalen Aufzeichnungen im Fokus des Projektes, sondern der Schwerpunkt verschob sich in Richtung Aufbewahrung von elektronischem Schriftgut in der Verwaltung.
• Betrachtet wurden Bearbeitungsphase und Aufbewahrungsfrist von Schriftgut bis hin zur
Aussonderung (Abgabe an ein Archiv oder Vernichtung).
• Die eigentliche Archivierung nach Ende der Aufbewahrungsfrist und Abgabe an das zuständige Archiv war nicht Gegenstand des Projektes.
In Folge dieser Nachsteuerung wurde das Projekt NaLA – Nationale Langzeit-Archivierung –
in das Projekt NaLa – Nationale Langzeitspeicherung – umbenannt.
3.4.1.2 Abgrenzung potentiell Interessierter
Durch die Nachsteuerung des NaLa-Projektes gab es keine Berührungspunkte mit DigiCult
mehr. Gleiches gilt für die Archivlösungen anderer öffentlich- und privatrechtlicher Institutionen und Organisationen, die vor der Abgrenzung der Archivierung noch im Fokus des Projektes standen.
Um Wettbewerbsvorteile zu vermeiden, die in einem Praxisprojekt bei einem eventuell notwendigen Vergabeverfahren zu einem Ausschluss der beteiligten Firmen führen könnten,
wurde im Projekt davon abgesehen, die Hersteller von
• Dokumentenmanagementsystemen
• Archivlösungen
• TR-ESOR-Modulen und
• Signaturkomponenten
anzusprechen, obwohl sie in [NaLa PH] als potentiell zu beteiligende Interessierte aufgeführt
wurden.
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3.4.1.3 Auswahl der relevanten Lösungsansätze
Das Projekt NaLa konnte auf Grundlagenwerke – z. B. DIN-Normen, Archivgesetze – sowie
auf Wissen und Dokumentation aus mehreren Projekten und Lösungen zum Thema „Langzeitspeicherung und digitale Archivierung“ aufsetzen.
In Phase I wurden die Dokumentation zu diesen Lösungen und relevante Grundlagenwerke
zusammengetragen, analysiert und bzgl. der Relevanz für das NaLa-Projekt bewertet. Bei
der Bewertung wurde auch die Relevanz bzgl. der Verzahnung zwischen der aktenführenden
Stelle und der Archivbehörde bei der Aussonderung der Aufzeichnungen berücksichtigt.
Das Ergebnis zu der relevanten Fachliteratur ist in [NaLa EB P1, Anhang B] zusammengefasst.
Maßgeblich für das Projekt NaLa waren die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an
den Umfang und die Qualität der elektronischen Aufzeichnungen aus dem Grundprinzip des
Verwaltungshandelns – der Aktenmäßigkeit –, gemäß der
• das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar sein muss und vollständig in Form von
Akten zu dokumentieren ist,
• die Aufzeichnungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg bis zur Aussonderung
dauerhaft und unveränderbar aufbewahrt werden müssen2.
In Phase I wurde eine Übersicht zu den grundsätzlich für Aufbewahrung und Aktenführung
relevanten rechtlichen Grundlagen in der „freien Wirtschaft“ und in der öffentlichen Verwaltung erstellt [NaLa EB P1, Anhang C].
3.4.1.4 Fachverfahrensregister und XÖV-Schnittstellen
Über die Auswertung der relevanten Lösungsansätze und Fachliteratur hinaus wurde in der
Vorbereitungsphase des NaLa-Projektes die Vorhaben zu XÖV3-Schnittstellen in einer Übersichtsmatrix zusammengetragen [NaLa EB P1, Anhang D] und die Relation zwischen Verfahrenskategorien und Standardschnittstelle dargelegt [NaLa EB P1, Anhang E].
Die Analyse und Bewertung der Qualität der Schnittstellen im Zusammenhang mit Langzeitspeicherung und Archivierung stand nicht im Fokus des NaLa-Projektes. Dies muss bedarfsabhängig gesondert durchgeführt werden.
3.4.2 Phase 2: Analyse
3.4.2.1 Durchführung und Vorgehensweise
In Phase II wurden die Lösungsansätze, die in Phase I für die Detailbetrachtung identifiziert
wurden, analysiert und konsolidiert. Als Projektergebnis der Phase II lagen die folgenden
Übersicht- und Zuordnungsmatrizen vor:
2
Diese Anforderung besteht gleichermaßen für Archivgut, das aber nicht im Fokus des NaLaProjektes steht.
3
XÖV steht für XML in der öffentlichen Verwaltung. Ziel von XÖV ist es, Datenaustausch innerhalb
und mit der öffentlichen Verwaltung zu standardisieren. Hierdurch wird die Interoperabilität verbessert
und in der Folge werden elektronische Prozesse einheitlicher und effizienter gestaltet ([NaLa EB P2]).
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• Übersicht zur NaLa-relevanten Fachliteratur und Lösungsansätzen mit konkreten Quellenangaben [NaLa EB P2, Anhang A],
• Übersicht der während der Lebensphasen von Schriftgut konzeptionell zu bearbeitenden
Module und Zuordnung zwischen Konzeptmodul und Lebensphasen [NaLa EB P2, Anhang B],
• Grobkonzeption der Konzeptmodule inkl. Zuordnung der Lösungsbausteine und Lösungsansätze [NaLa EB P2, 2 und Anhang C] sowie
• je Konzeptmodul thematische Zusammenfassung und Zuordnung der dem Modul zugeordneten Textpassagen [NaLa EB P2, Anhang D]
3.4.2.2 Berücksichtigung paralleler Vorhaben
Parallel zur Projektphase II wurden von der NaLa-Projektgruppe ergänzende Aktivitäten in
deutschen Verwaltungen zur Langzeitspeicherung ermittelt. Es zeigte sich, dass es diverse
Projekte gibt, die bereits umgesetzt waren (z. B. im Bundesministerium für Gesundheit) bzw.
sich kurz vor der Produktivsetzung befanden (z. B. die Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung „LeA“ in Sachsen).
Die NaLa-Projektgruppe ließ die Konzeption dieser Projekte mit Zustimmung der jeweils verantwortlichen Stellen in die Erstellung eines national wiederverwertbaren NaLaKonzeptpaketes einfließen.
3.4.3 Phase 3: Umsetzungsempfehlung
3.4.3.1 Durchführung und Vorgehensweise
In Phase III wurden die Textpassagen entsprechend der identifizierten Zuordnung in die jeweiligen Konzeptmodule eingepflegt. Abschnittsweise wurden die Textpassagen konsolidiert.
Die in den vorangegangenen Projekt-Phasen identifizierten Quellen und Inhalte wurden erneut validiert und in jeweils geeigneter Form in die NaLa-Konzepte eingeordnet.
Auf diese Weise wurde das grundsätzliche Vorgehen konzipiert und in eine Umsetzungsempfehlung überführt. Textpassagen, die einer Entscheidung oder Anpassung in einer konkreten Projekt-Situation bedürfen, sind farbig gekennzeichnet.
Beispielsweise ist die Passage <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> mit der konkreten
Bezeichnung der Behörde zu füllen, in der das Schriftgut entsteht.
In dem folgenden Beispiel ist zu entscheiden, welche ODER-Situation in der jeweiligen Projektsituation eintritt. Die nicht zutreffende Variante ist zu entfernen:
Zu dem E-Akte-konformen Fachverfahren <Fachverfahren> sind zusätzlich die folgenden
Metadaten signifikant:
ODER
Es gibt in der <Bezeichnung der Behörde> zu dem E-Akte-konformen Fachverfahren keine
zusätzlichen signifikanten Metadaten.
Jedes NaLa-Konzept wurde von Dataport der Staatskanzlei SH über die NaLa-Projektakte im
elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem des Landes Schleswig-Holstein zur Qualitätssicherung übergeben. Durch Einarbeitung der Änderungsvorschläge wurden die NaLaKonzepte finalisiert.
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3.4.3.2 Straffung des NaLa-Leistungspaketes
Zu Beginn der Phase III wurden die in der Analysephase als relevant identifizierten Konzeptmodule priorisiert. Um das Erreichen des Projektzieles sicherzustellen, konzentrierte
sich die Umsetzung auf die zehn mit Priorität 1 bewerten Konzepte.
Die folgende Übersicht zeigt diese Priorisierung und die zehn für 2013 geplanten NaLaKonzepte in grün:
Im Laufe der Konzept-Arbeiten in Phase III ergaben sich verschiedene Änderungen an der
Zuordnung von Themen zu Konzeptmodulen:
•
Der Transfer in die Altregistratur wurde aus dem NaLa-Konzept „Aussonderung“ ausgelagert und in einem eigenständigen NaLa-Konzeptes „Transfer“ konzipiert.
•
Nach Validierung der identifizierten Quellen und Inhalte für das ursprünglich angedachte
NaLa-Konzept „Einführung“ wurden einige Inhalte (z. B. Wirtschaftlichkeitsüberlegungen,
Personalmaßnahmen, rechtlicher Handlungsbedarf) in das NaLa-Konzept „Organisation“
überführt.
•
Das NaLa-Konzept „Einführung“ wurde als Handreichung und Hinweisgeber bei der Anwendung der NaLa-Konzepte aufgebaut und entsprechend seiner Zielsetzung in „NaLaLeitfaden“ umbenannt.
Der „NaLa-Leitfaden“ enthält Anwendungshinweise zu den einzelnen NaLa-Konzepten.
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Dazu gehören:
• die Begriffsabgrenzung von „Archivierung“ und „Langzeitspeicherung“,
• die Begriffsverwendung von zitierten Inhalten,
• der Literaturhinweis zur Verwendung von DOMEA anstelle von E-Verwaltung und
• der Umgang mit blau gekennzeichneten Textpassagen.
Es wurden NaLa-Checklisten bereitgestellt, in denen Handlungsbedarfe (Festlegungen, Umsetzungen, Entscheidungen) aufgeführt sind, die sich aus den einzelnen NaLa-Konzepten für
die aktenführende Stelle ergeben.
Ein Abkürzungsverzeichnis enthält alle Abkürzungen und ein Quellen- und Literaturverzeichnis enthält alle Quellen, die in den NaLa-Konzepten verwendet wurden.
Der NaLa-Leitfaden umfasst somit alle Aspekte und Maßnahmen, die zur Umsetzung einer
Langzeitspeicher-Lösung erforderlich sind. Die jeweiligen Details finden sich dann in den
einzelnen NaLa-Konzepten.
3.4.4 Phase 4: Projektabschluss
Für den Projektabschluss legte die NaLa-Projektgruppe zunächst die Struktur des Projektabschlussberichtes fest, extrahierte relevante Inhalte aus dem Projekthandbuch und den Projektergebnisberichten der einzelnen Projektphasen und ordnete die Inhalte der festgelegten
Struktur zu.
Der NaLa-Ergebnisbericht zu Phase IV und der Projektabschlussbericht wurden der Staatskanzlei zur Qualitätssicherung vorgelegt und nach Finalisierung von der Projektleitung
schlussgezeichnet.
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4 Projektergebnis
4.1
Erreichungsgrad der Projektziele
Das Projekt wird in vollem Umfang als erfolgreich bewertet:
• Der erreichte Stand stellt mit dem NaLa-Leitfaden und den zehn wichtigsten NaLaKonzepten eine tragfähige Umsetzungsempfehlung dar.
• Zu jeder Projektphase wurden die Meilensteine erreicht und die Zeitplanung eingehalten.
• Der vorgesehene Kostenrahmen wurde nicht überschritten.
Die ergänzende Erstellung der verbliebenen sechs NaLa-Konzeptmodule wird bedarfsabhängig auf einen späteren Zeitpunkt außerhalb des NaLa-Projektes verschoben.
4.2
Review zum Projektverlauf
Das Projekt zeichnete sich durch eine konsequente Verfolgung des Projektauftrages und der
Projektziele aus. Unterstützt wurde dies durch mehrere Faktoren:
• In der Vorbereitungsphase des NaLa-Projektes wurde ein Projekthandbuch erstellt, in
dem konkrete Regelungen zu Organisation, Kommunikation, Dokumentation sowie Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten getroffen wurden.
• Der frühzeitige Kommunikationsaustausch mit den norddeutschen Archivbehörden führte
rechtzeitig zu einer Neuausrichtung des Projektauftrages (siehe auch 2.3). Dadurch konnte sich das Projektteam auf den eigentlichen Projektauftrag konzentrieren.
• Strukturierte Ablage und Vorgangsbearbeitung in der zentralen E-Akte, in der die Informationen stets aktuell gehalten wurden, erleichterte den Projekteinstieg für Neueinsteiger.
• Das Projektteam setzte sich zusammen aus kompetenten Mitgliedern, die projektorientiert
arbeiten können. Alle Projektmitglieder arbeiteten vorliegende Aufgaben- und Problemstellungen jederzeit lösungsorientiert ab.
• Die überschaubare Größe der NaLa-Projektgruppe von sechs im ersten Jahr und sieben
Personen im zweiten Jahr war optimal für Zusammenarbeit und Abstimmung.
4.3
Entlastung
Der Projektabschlussbericht mit
• dem Managementsummary und
• einer Empfehlung zum weiteren Vorgehen
liegt vor.
Das NaLa-Projekt gilt damit als abgeschlossen. Die NaLa-Projektleitung ist entlastet und die
NaLa-Projektgruppe wird aufgelöst.
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Quellen- und Literaturverzeichnis
[NaLa EB P1]
Dataport im Auftrag der Staatskanzlei Schleswig-Holstein,
Koordinierungs-Projekt „Nationale Langzeitspeicherung (NaLa)“ im Auftrag des
IT-Planungsrates zur Umsetzung der Nationalen E-Government-Strategie (NEGS),
28.06.2012, Ergebnisbericht Phase I
[NaLa EB P2]
30.11.2012, Ergebnisbericht Phase 2
[NaLa PH]
15.02.2012, Projekthandbuch
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Projektabschlussbericht NaLa - IT

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