PDFMAILER 3.0

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PDFMAILER 3.0

PDFMAILER 3.0
Die Alternative zur Briefpost
PDFMAILER 3.0
Systemvoraussetzungen
Dieser Abschnitt beschreibt die Hardware, Systemsoftware
und den Speicherbedarf für die Verwendung von gotomaxx
Software. Nach oben hin sind selbstverständlich keine
Grenzen gesetzt.
gotomaxx Software wird auf CD und über das Internet
vertrieben. Die Dokumentationen sind ausschließlich in
elektronischer Form verfügbar.
Microsoft Windows® NT/2000/XP®
Microsoft® Internet Explorer 5.5
Pentium®-Prozessor (mind. 350 MHz)
64 MB Arbeitsspeicher
XGA-Grafikkarte (1024 x 768)
CD-ROM Laufwerk
Festplattenspeicher: mindestens 100 MB frei
Adobe® Acrobat® Reader 4.1 oder höher
MAPI kompatibler Mail Client, Internetanschluss
PDFMAILER 3.0
© <2003> ... gotomaxx GmbH
Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die
Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der gotomaxx
GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden.
Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte
Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma gotomaxx GmbH und der Autor können für
fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für
Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar.
Warenzeichen
Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000 sowie Windows
XP sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright 1987 - 2003
Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das
Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder
Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten
Eigentümer.
Stand: Oktober 2003
Copyright by:
gotomaxx GmbH
Alte Bundesstraße 16
76846 Hauenstein
Entwicklung:
Octavian Cacina
Dokumentation:
Peter Koch, Dorothy Kennedy
Grafik und Layout:
Volker Heinle , Lothar Platz, Peter Koch
Qualitätssicherung:
Christian Müller, Johannes Bisson
Projektleitung:
Dirk Winter
I
PDFMAILER 3.0
Inhaltsverzeichnis
Willkommen ...
1
Kap. I Einführung
3
1 Über maxx
...................................................................................................................................
PDFMAILER 3.0
3
2 Was ist...................................................................................................................................
neu?
3
3 maxx PDFMAILER
...................................................................................................................................
Versionen
5
PDFMAILER STANDARD
......................................................................................................................................................... 5
PDFMAILER PROFESSIONAL
......................................................................................................................................................... 6
PDFMAILER PROMOTION
......................................................................................................................................................... 6
Leistungsübersicht
......................................................................................................................................................... 7
4 maxx PDFMAILER
...................................................................................................................................
kaufen
8
5 Hilfe drucken
................................................................................................................................... 8
6 Installation
................................................................................................................................... 9
Installation ausführen
......................................................................................................................................................... 9
Installationsablauf
......................................................................................................................................................... 10
Update/Upgrade
......................................................................................................................................................... 10
Reparieren / Deinstallieren
......................................................................................................................................................... 10
7 maxx ...................................................................................................................................
PDFMAILER starten
10
8 maxx ...................................................................................................................................
PDFMAILER registrieren
11
14
Kap. II Einstellungen
1 Ausgabe
................................................................................................................................... 16
2 Komprimierung
................................................................................................................................... 17
3 Schriftarten
................................................................................................................................... 19
4 Sicherheit
................................................................................................................................... 20
5 Mailer................................................................................................................................... 22
6 Speichern
................................................................................................................................... 25
7 Briefpapier
................................................................................................................................... 26
Einstellungen ......................................................................................................................................................... 26
Erweiterte Einstellungen
......................................................................................................................................................... 28
32
Kap. III Arbeiten mit maxx PDFMAILER
1 Der Ausgabedialog
................................................................................................................................... 32
2 Der Ausgabedialog
...................................................................................................................................
für das Sammeln von Druckaufträgen
33
3 Ausdruck
...................................................................................................................................
als Briefpapier speichern
34
Kap. IV PDFMAILER Professional
Steuerbefehle
37
1 Aufbau
...................................................................................................................................
eines Steuerbefehls
37
2 Liste der
...................................................................................................................................
Steuerbefehle
37
Mail
......................................................................................................................................................... 37
Inhalt
II
aa
.................................................................................................................................................. 37
bc
.................................................................................................................................................. 38
cc
.................................................................................................................................................. 38
ed
.................................................................................................................................................. 38
mf
.................................................................................................................................................. 38
sa
.................................................................................................................................................. 39
mb
.................................................................................................................................................. 39
to
.................................................................................................................................................. 39
bf
.................................................................................................................................................. 40
ma
.................................................................................................................................................. 40
mo
.................................................................................................................................................. 40
ms
Speichern
.................................................................................................................................................. 40
......................................................................................................................................................... 41
df
.................................................................................................................................................. 41
sf
.................................................................................................................................................. 41
se
.................................................................................................................................................. 41
sd
Sicherheit
.................................................................................................................................................. 41
......................................................................................................................................................... 42
su
.................................................................................................................................................. 42
so
.................................................................................................................................................. 42
sr
Optionen
.................................................................................................................................................. 42
......................................................................................................................................................... 43
bp
.................................................................................................................................................. 43
fn
.................................................................................................................................................. 43
nd
.................................................................................................................................................. 43
od
.................................................................................................................................................. 43
ml
.................................................................................................................................................. 44
sv
.................................................................................................................................................. 44
cl
.................................................................................................................................................. 44
jc
.................................................................................................................................................. 45
jm
.................................................................................................................................................. 45
jd
.................................................................................................................................................. 45
jp
.................................................................................................................................................. 45
Index
47
I
PDFMAILER 3.0
Willkommen
Willkommen in der Welt von gotomaxx Software! Herzlichen
Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus dem Hause gotomaxx
entschieden haben.
gotomaxx entwickelt seit Jahren innovative Softwareprodukte
für den Home- und Businessbereich mit einem herausragenden
Preis- /Leistungsverhältnis. International erfolgreiche Produkte
wie z. B. der PDFMAILER stellen die Aktualität und die
Leistungsfähigkeit von gotomaxx Software unter Beweis.
gotomaxx Software zeichnet sich durch die konsequente
Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine
intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche
Benutzeroberfläche aus.
gotomaxx Softwareprodukte machen die Arbeit mit dem PC
einfacher und sicherer.
Hauenstein im Oktober 2003
gotomaxx GmbH
Kapitel
I
3
PDFMAILER 3.0
1
Einführung
1.1
Über maxx PDFMAILER 3.0
maxx PDFMAILER erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt
automatisch einen Dateinamen und öffnet den E-Mailclient. Somit können Sie aus
jeder Software, die drucken kann, E-Mails versenden. Das macht die Weitergabe von
Dokumenten einfacher als das Versenden eines Computer-Faxes. Da im PDF Format
nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten, Formatierungen, Farben und
Grafiken erhalten bleiben, ist die Dokumentqualität erheblich höher als beim Fax.
Über die Druckerschnittstelle lassen sich auf simple Art und Weise beliebige
Dokumente in das universelle PDF Format konvertieren.
1.2
Was ist neu?
PDFMAILER STANDARD 3.0
Integration von Internet-Links im PDF-Dokument
Lotsen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail per anklickbarem Link direkt auf Ihre oder
irgendeine andere Website.
Mehr Sicherheit(seinstellungen)
Passwort! Mit Vergabe und Aktivierung eines Passworts können Sie sicherstellen,
dass nur der gewünschte Adressat/Kenner dieses Passworts das PDF Dokument
öffnen kann.
Weitere optionale Sicherheitseinstellungen: Sie können erlauben oder sperren:
die Entnahme von Text und Grafiken
das Ausdrucken des PDF Dokuments
Veränderungen des PDF Dokuments
das Entnehmen und Verändern von Feldinhalten oder Bemerkungen
Schnellere, noch einfachere Bedienung generell
Leicht verständliche Abfragen in den Dialogfenstern, sowie eine komplett
überarbeitete Benutzerführung erleichtern Ihnen das Arbeiten mit dem PDFMAILER
beträchtlich, wie z. B. das Ändern von Grundeinstellungen und Optionen oder das
gezielte Einbetten von Schriftarten, wodurch Sie z. B. sicherstellen können, dass
Ihre Firmenschrift beim Empfänger originalgetreu² angezeigt wird.
Schneller Versand von E-Mails durch mehr Komfort
Neue Funktionen und ein komplett überarbeiteter Dialog vereinfachen das Versenden
der E-Mails. Sie haben nun aus dem PDFMAILER heraus direkten Zugriff auf Ihr
Windows-Adressbuch und können so Adressen oder Empfängergruppen bequem und
schnell auswählen. Auch das Einfügen und Entfernen von E-Mail-Anhängen geht jetzt
noch einfacher und bequemer mit Hilfe der neu integrierten „AttachmentVerwaltung". Desweiteren können Sie beim neuen PDFMAILER 3.0 einen
Standardwerbetext hinterlegen (und jederzeit aktualisieren), der bei Ihren E-Mails
standardmäßig eingefügt wird.
Einführung
4
Mehr Möglichkeiten und Sicherheit beim Abspeichern
Sie können über den neuen, vereinfachten Speicher-Dialog schnell und unkompliziert
Dateinamen hinterlegen, softwaregestützt das Zielverzeichnis auswählen und bei
bereits vorhandenen Dateien verschiedene Speichermöglichkeiten nutzen.
Schnelleres Versenden dank kleinerer Dateien
Durch den Einsatz neuer Kompressionsverfahren für Schwarzweiß- und Farbbilder
werden die erzeugten PDFs noch kleiner. Das heißt: Auch grafisch aufwendige EMails werden auf vergleichsweise kleine kompakte Dateien herunterkomprimiert. Sie
können diese Dateien somit schneller versenden und der Empfänger kann sie
schneller herunterladen.
Kombination von Druckdaten aus unterschiedlichen Anwendungen in einer
PDF Datei
Verwenden Sie häufig mehrere Programme gleichzeitig, wenn Sie an einem Auftrag
bzw. Projekt arbeiten? Dann können Sie jetzt Windows-Dateien/Dokumente
unterschiedlichen Formats in einem PDF-Dokument zusammenstellen und versenden
(z. B. einen Plan aus Autocad mit einem Angebot aus Word in einer PDF Datei
kombinieren).
PDFMAILER PROFESSIONAL 3.0
Noch einfachere Einbindung von "virtuellem Briefpapier"
Sie können jedes Windows-Dokument (Word-Doc., Excel-Tabelle, CAD-Datei), wenn
gewünscht, direkt „auf Ihrem Firmen-Briefpapier" verschicken. Der neue,
verbesserte Benutzerdialog macht die Integration von Firmen-Briefpapier sehr
einfach. Sie müssen lediglich Ihren Firmen-Briefbogen als Bitmap im PDFMAILER
hinterlegen und schon erhalten die Empfänger Ihrer E-Mails (PDF-)Dokumente, die
original aussehen wie Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses (mit
Firmenlogo, HRB Nummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, E-Mail- und
Internetadresse etc. )
Die dafür notwendigen Voreinstellungen lassen sich einfach und schnell über die
Druckeinstellungen des maxx PDFMAILER PROFESSIONAL einrichten. Mehrere
Briefbögen für Folgeseiten werden hierbei unterstützt.
Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit
einer Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen, die Datei als Briefpapier für den
maxx PDFMAILER speichern und für Ihre Dokumente nutzen.
Grafiken einbauen!
Sie können jetzt auch Grafiken (z. B. Ihre eingescannte Unterschrift) an einer
beliebigen Stelle im PDF platzieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, neue
Werbegrafiken an jeder Stelle des Dokuments während der Laufzeit einzupflegen.
Automatisches Einfügen von Betreffzeile, Bodytext, E-Mailadresse ...
Dadurch können Sie sehr viel Zeit sparen! Vor allem beim Versenden des gleichen
Dokuments an sehr viele (einzelne) Empfänger, wie z. B. bei einem Serienbrief oder
anderen personalisierten Masseninformationen.
Genau wie die Adressdaten bei einem Serienbrief können Sie bei Ihren E-Mails jetzt
5
PDFMAILER 3.0
Betreff, E-Mail-Adresse, Bodytext u. v. m. automatisch einsetzen lassen. Dies
erreichen Sie unkompliziert und schnell über Steuerzeichen – ganz gleich in welcher
Windows Datei. Sie setzen diese Steuerzeichen, maxx PDFMAILER PROFESSIONAL
3.0 erkennt diese und baut die entsprechenden Elemente automatisch in Ihre E-Mail
ein.
²
Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein. Lässt die Lizenz der
Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht eingebettet!
1.3
maxx PDFMAILER Versionen
maxx PDFMAILER ist in drei Versionen erhältlich:
STANDARD
maxx PDFMAILER STANDARD ist die geeignete Lösung für Anwender, die
Dateien im universellen PDF-Format erzeugen, versenden oder speichern
möchten und eine komfortable, kostengünstige PDF Software wünschen.
Einfach und clever! Die Alternative zur Briefpost - PDF und E-Mails erstellen
und versenden aus jeder Windowsanwendung.
PROFESSIONAL
maxx PDFMAILER PROFESSIONAL ist für Unternehmen gedacht, die Telefax-,
Porto- und Versandkosten durch den Internetversand von Dokumenten
reduzieren möchten. Automatisiert Versandvorgänge im Büro.
PROMOTION
PDFMAILER mit dem Funktionsumfang von PDFMAILER STANDARD, der in
jedes Dokument eine Werbezeile einfügt.
1.3.1
PDFMAILER STANDARD
maxx PDFMAILER STANDARD erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format,
vergibt automatisch einen Dateinamen und öffnet den E-Mailclient. Damit können
Sie aus jeder Software, die drucken kann, E-Mails versenden. Das macht die
Weitergabe von Dokumenten so praktisch wie die Arbeit mit einem Computerfax.
Weil im PDF-Format nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten,
Formatierungen, Farben und Grafiken erhalten bleiben, ist natürlch die Qualität
höher als beim Telefax. maxx PDFMAILER STANDARD hat den Leistungsumfang vom
kostenfreien maxx PDFMAILER PROMOTION, fügt aber keine Werbezeile in das PDFDokument ein. Ohne Werbezeile sind die PDF-Dateien universeller nutzbar!
Einfach PDF Dateien ausdrucken
Zusätzlich können Sie die maxx PDFMAILER-Dateien anzeigen oder automatisiert
speichern. Über die Druckerschittstelle lassen sich auf simple Art PDF Dateien
erzeugen und dadurch jedes beliebige Dokument in das universelle PDF Format
konvertieren.
Einführung
1.3.2
6
PDFMAILER PROFESSIONAL
Durch den Einsatz von maxx PDFMAILER und virtuellem Briefpapier die Vorteile von
Digitalem Postversand nutzen und Postausgangskosten minimieren.
Sie versenden digitale Post über das Internet und reduzieren dadurch
Kosten für Postbearbeitung, Porto und Postausgang spürbar.
Möglich wird dies durch die integrierte Grafikverwaltung, durch die virtuelles
Briefpapier im maxx PDFMAILER abbildbar ist. Jeder Ausdruck wird mit den
Grafiken kombiniert, die Sie auch auf Ihrem Briefpapier verwenden. maxx
PDFMAILER PROFESSIONAL baut Ihr Firmenlogo, die HRB Nummer, Name des
Geschäftsführers, Telefon, Fax, E-Mail- und Internetadresse in jedes
Dokument ein.
Die Empfänger erhalten E-Mail-Dokumente, welche aussehen wie
Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses.
Da maxx PDFMAILER PROFESSIONAL die Grafiken zentral verwaltet sind alle
Druckjobs, welche auf Briefpapier abgestimmt sind, sofort auch mit maxx
PDFMAILER PROFESSIONAL druckbar. Dies stellt einen wesentlichen Vorteil
dar, weil die bestehenden Druckstrukturen erhalten bleiben. Das bedeutet,
die Angebots-, Auftragsformulare und Vorformatierungen in der
Textverarbeitung, welche bereits auf das Firmenpapier abgestimmt sind,
können sofort auch zusammen mit maxx PDFMAILER PROFESSIONAL
verwendet werden. Dieser Umstand ermöglicht eine schnelle Einführung und
Verfügbarkeit von maxx PDFMAILER PROFESSIONAL.
maxx PDFMAILER PROFESSIONAL können Sie aus Ihrer
Warenwirtschaft oder Textverarbeitung fernsteuern. Dann entfällt
das:
Eingeben der E-Mailadresse
Eingeben vom E-Mailbetreff
Eingeben vom E-Mailtext
Drücken vom Sendebutton
Das bedeutet:
Hohe Automatisierung beim Versandvorgang
Kaum Fehlermöglichkeiten
Schnelle Bearbeitung
Optimale Integration in die bestehende Softwarelandschaft
maxx PDFMAILER PROFESSIONAL ist die ideale Lösung für Anwender die maxx
PDFMAILER in einem professionellen Unternehmensumfeld einsetzen möchten.
1.3.3
PDFMAILER PROMOTION
Mit dem kostenfreien, werbegesponserten maxx PDFMAILER PROMOTION können Sie
E-Mails mit PDF Anhang durch einen Druckjob unter Windows erstellen. So einfach
wie mit einem Computerfax versenden Sie E-Mails - jedoch in Farbe, und so, wie Sie
das Dokument auf Ihrem PC sehen. Das PDF-Format kann auf vielen
Computersystemen angezeigt werden.
7
PDFMAILER 3.0
Schicken Sie Ihre Korrespondenz mit dem PDFMAILER.
Arbeiten Sie produktiver, weil Sie für die Erstellung des PDF-Anhangs das von
Ihnen bevorzugte Desktopprogramm nutzen können - Sie brauchen keine EMail mehr im E-Mailclient zu erstellen. Nutzen Sie die automatische
Dateinamenserzeugung und Ablage von maxx PDFMAILER, um Dokumente
noch einfacher und schneller zu erstellen. Setzen Sie maxx PDFMAILER ein,
wenn Sie schnell und einfach Informationen austauschen wollen und auf eine
anspruchsvolle äußere Form des Dokumentes nicht verzichten möchten.
Highspeed mit E-Mail - Schneller beim Empfänger
Die E-Mail-Technologie entwickelt sich rasant weiter. Die Vorteile von E-Mail
liegen auf der Hand: Mit kaum einem anderem Medium erreichen Sie Ihren
Adressaten so schnell, sicher und zeitunabhängig. Gerade mal ein Klick ins
Adressbuch genügt und Ihre Nachricht wird an mehrere Empfänger verteilt.
Alle Adressen, die Sie bisher im E-Mailprogramm erfasst und gepflegt haben,
können Sie weiterhin ohne Einschränkung verwenden.
Profiformat für Ihre E-Mails
Eine E-Mail ist nicht dasselbe wie ein per Post verschickter Brief oder Fax.
Eine E-Mail ist einfach veränderbar. Oft können sogar die Dateien im Anhang
durch den Empfänger geändert werden. Das ist nicht bei jeder Nachricht
sinnvoll. maxx PDFMAILER erzeugt Dateien, die Sie getrost weitergeben
können, ohne dass eine einfache Abänderung Ihrer Dokumente möglich wäre.
1.3.4
Leistungsübersicht
Die Folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten
Leistungsmerkmale der maxx PDFMAILER Versionen Promotion, Standard und
Professional:
Einführung
Leistung
Promotion
ü
Dokumente automatisch als PDFDatei per E-Mail versenden
ü
Dokumente als PDF-Datei
speichern
ü
Komprimierungeinstellungen für
Grafiken und Bitmap-Bilder
ü
Schriftarten einbetten
Verarbeitung von Internet-Links
in PDF-Dokumenten
Passwort für das Öffnen des PDFDokuments
Erweiterte
Sicherheitseinstellungen
Druckjobmanagement zum
Zusammenführen mehrerer PDFDokumente
Virtuelles Briefpapier
Standard
ü
Professional
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Einbinden von Grafiken
ü
Automatisierte Verarbeitung über
Steuerzeichen in Dokumenten
Werbezeile in jedem PDFDokument
ü
ü
Diese Dokumentation beschreibt die Leistungsmerkmale von maxx PDFMAILER
Professional.
1.4
maxx PDFMAILER kaufen
maxx PDFMAILER STANDARD oder PROFESSIONAL können Sie hier bestellen.
1.5
Hilfe drucken
Die Druckversion dieser Hilfe finden Sie als PDF-Dokument auf der CD-ROM oder
online unter www.gotomaxx.com
8
9
1.6
PDFMAILER 3.0
Installation
Bevor Sie mit gotomaxx Software arbeiten können, müssen Sie das Programm auf
Ihrer Festplatte installieren. Das Installationsprogramm erledigt folgende
Arbeitsschritte für Sie:
Anlegen des Programmverzeichnisses auf Ihrer Festplatte
Kopieren der Programmdateien in das gewählte Programmverzeichnis
Anlegen aller vom Programm benötigten Unterverzeichnisse
Installation der notwendigen Druckertreiber
Anlegen der Programmgruppe im Windows Startmenü „Programme"
Eintragungen in der Windows-Registrierungsdatenbank
1.6.1
Die Installationsdatei von maxx PDFMAILER befindet sich entweder auf CD-ROM
(Boxversion) oder im gewählten Downloadverzeichnis auf Ihrer Festplatte
(Internetversion). Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator angemeldet sein
müssen, damit das Programm ordnungsgemäß installiert werden kann!
So installieren Sie maxx PDFMAILER von CD-ROM:
1. Starten Sie Windows.
2. Legen Sie die CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners.
3. Startet Setup nicht automatisch, klicken Sie in der Windows Taskleiste auf
<Start> und wählen Sie „Ausführen".
4. Tragen Sie in das Feld ÖFFNEN den Laufwerksbuchstaben des CD-ROMLaufwerkes, gefolgt von einem Doppelpunkt und einem Backslash, sowie den
Dateinamen „Setup" ein (Beispiel: D:\setup).
5. Klicken Sie auf <OK>
Das Installationsprogramm „Setup" startet.
So installieren Sie maxx PDFMAILER von der Festplatte
(Downloadverzeichnis):
1. Starten Sie Windows.
2. Öffnen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die maxx PDFMAILER Setupdatei gespeichert ist.
3. Doppelklicken Sie auf die Setupdatei.
Das Installationsprogramm „Setup" startet.
Einführung
1.6.2
10
Installationsablauf
Das Setup von maxx PDFMAILER führt Sie durch die Installation. Folgen Sie einfach
den Anweisungen auf dem Bildschirm.
1.6.3
Update/Upgrade
Bei der Installation eines Update oder Upgrade auf eine höhere Version von maxx
PDFMAILER gehen Sie bitte wie unter
beschrieben vor.
Hinweis:
Eine ältere Version von PDFMAILER muss zuvor über die Windows Systemsteuerung
- Software - <Entfernen> deinstalliert werden.
1.6.4
Reparieren / Deinstallieren
Um fehlende oder beschädigte Dateien, Registrierungsschlüssel und Verknüpfungen
neu zu installieren, starten Sie Setup erneut und wählen Sie die Option
REPARIEREN. Um maxx PDFMAILER von der Festplatte zu entfernen, starten Sie
Setup erneut und wählen Sie die Option ENTFERNEN.
Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsassistenten.
Hinweis:
Reparieren / Entfernen / Ändern kann nur auf eine installierte Version angewendet
werden, die mit der Setupversion identisch ist. Haben Sie eine ältere Version
installiert, müssen Sie diese über die Windows Systemsteuerung - Software <Entfernen> deinstallieren.
1.7
maxx PDFMAILER starten
Sofort startklar - drucken, versenden und speichern
maxx PDFMAILER ist nach der Installation sofort startklar, d.h. Sie können aus jeder
Windows-Anwendung den maxx PDFMAILER - Drucker auswählen und PDFDokumente erstellen, versenden und speichern.
maxx PDFMAILER - registrieren und konfigurieren
Um Ihre Kopie von maxx PDFMAILER zu registrieren oder PDFMAILER an Ihre
Anforderungen anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
11
PDFMAILER 3.0
So starten Sie das maxx PDFMAILER Hauptfenster:
1. Klicken in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche <Start>.
2. Klicken Sie im Programmstartmenü auf "gotomaxx" und dann auf "maxx
PDFMAILER"
Das Hauptfenster von maxx PDFMAILER wird geöffnet.
Weiter mit >>
Registrieren
Einstellungen
1.8
maxx PDFMAILER registrieren
Um Ihre Kopie von maxx PDFMAILER zu registrieren, müssen Sie den Lizenzcode,
den Sie nach dem Kauf der Software erhalten haben, im Registrierungsfenster
eintragen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:
So registrieren Sie Ihre Kopie von maxx PDFMAILER:
1. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Registration"
maxx PDFMAILER öffnet das Registrierungsfenster.
Einführung
2. Tragen Ihren Namen, die Organisation und den Lizenzcode ein.
3. Klicken Sie auf <OK>, um die Eingabe zu speichern.
Weiter mit >>
Einstellungen
12
Kapitel
II
Einstellungen
2
14
Einstellungen
maxx PDFMAILER können Sie auf Ihre Anforderungen abstimmen. Wenn Sie im
Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!" klicken, wird der
Eigenschaften-Dialog des aktuell gewählten maxx PDFMAILER Druckers geöffnet. Sie
können beliebig viele maxx PDFMAILER Drucker anlegen und jeden einzelnen
unterschiedlich konfigurieren! Nach der Installation steht zunächst der Drucker
"maxx PDFMAILER Professional" bzw. maxx PDFMAILER Standard" zu Verfügung (je
nach dem, welche Lizenz Sie erworben haben).
1.
3.
4.
5.
So fügen Sie einen neuen maxx PDFMAILER Drucker hinzu:
Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Hinzufügen".
Der Dialog "Drucker hinzufügen" wird geöffnet.
Vergeben Sie einen Namen und klicken auf <OK>.
Der Drucker wird angelegt und erscheint im Menü "Drucker".
So wählen Sie einen Drucker zum Anpassen der Eigenschaften aus:
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker".
Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER
Drucker angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Drucker, dessen Einstellungen geändert werden sollen.
Der gewählte Drucker erscheint in der Titelleiste des maxx PDFMAILER
Hauptfensters.
15
PDFMAILER 3.0
So entfernen Sie einen Drucker:
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker".
Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER
Drucker angezeigt.
3. Aktivieren Sie den Drucker, den Sie entfernen möchten, mit einem Mausklick
auf den Druckernamen.
4. Klicken Sie erneut im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Entfernen".
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <Ja>, wenn Sie den Drucker mit
allen Einstellungen entfernen möchten. Klicken Sie auf <Nein>, um den
Vorgang abzubrechen.
So konfigurieren Sie den aktuell gewählten maxx PDFMAILER Drucker:
1. Klicken Sie Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach
Maß!!".
maxx PDFMAILER öffnet den Dialog "Eigenschaften von ... <Druckername>".
Je nach lizenzierter Version (Standard oder Professional) stehen folgende
Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
Ausgabe
Komprimierung
Schriftarten
Sicherheit
Mailer
Speichern
Briefpapier
Einstellungen
2.1
16
Ausgabe
In dieser Karteikarte können Sie die Ausgabeoptionen für PDF-Dokumente festlegen.
AUSGABEDIALOG VOR JEDEM DRUCKAUFTRAG ÖFFNEN
Aktiveren Sie den Status dieses Feldes þ, um vor jedem Druckauftrag ein
Dialogfenster zum Verändern der Datei- und Druckeinstellungen zu öffnen.
Hinweis:
Wenn Sie DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN aktivieren, ist das Öffnen des Ausgabedialogs
automatisch aktiviert.
EINE E-MAIL MIT DEM ERSTELLTEN DOKUMENT ALS ANHANG ERSTELLEN
Wenn Sie das erstellte PDF-Dokument als E-Mail versenden wollen, aktivieren Sie
den Status dieses Feldes þ.
DAS ERSTELLTE DOKUMENT IM DATEISYSTEM SPEICHERN
Soll das erstellte PDF-Dokument gespeichert werden, aktivieren Sie diese Option þ.
Tipp:
Sie können ein erstelltes PDF-Dokument als E-Mail versenden und gleichzeitig im
Dateisystem speichern, wenn Sie beide Optionen aktivieren þ.
17
PDFMAILER 3.0
WEBLINKS VERARBEITEN
Enthält Ihr Dokument Verweise zu einer Website (Weblinks), so können diese in das
PDF-Dokument als Web-Verknüpfung übernommen werden.
DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN
Sammelt die erstellten PDF-Dokumente in einem Stapel. Im Ausgabedialog können
Sie die gesammelten PDF-Dokumente auswählen, versenden und/oder speichern.
Hinweis:
Der Ausgabedialog muss solange geöffnet bleiben, bis alle gewünschten PDFDokumente erstellt wurden.
FÜR JEDEN DRUCKAUFTRAG EINE SEPARATE E-MAIL ERSTELLEN
Für jedes im Ausgabedialog gesammelte PDF-Dokument wird bei Aktivieren þ dieser
Option eine separate E-Mail erstellt. Bleibt diese Option deaktiv, werden alle
gesammelten und markierten PDF-Dokumente mit einer einzigen E-Mail versendet.
Hinweis:
Diese Option ist nur verfügbar, wenn DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN
deaktiviert ist!
DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN
Wollen Sie die im Ausgabedialog gesammelten PDF-Dokumente zu einem einzigen
PDF-Dokument zusammenfassen, aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes.
2.2
Komprimierung
In den meisten Fällen reichen die Standardkomprimierungseinstellungen des
PDFMAILERS aus, um effiziente PDF-Dateien zu erzeugen. Innerhalb dieser
Karteikarte können Sie die Komprimierungseinstellungen ändern oder die
Komprimierung deaktivieren, wenn die Größe der PDF-Datei keine Rolle spielt. Durch
das Komprimieren von Text- und Vektorgrafiken sowie von Bitmap-Bildern können
Sie die Größe der PDF-Datei wesentlich reduzieren. Die Qualität der Bilder wird durch
die Komprimierung aber beeinträchtigt. Je höher die Komprimierung, desto kleiner
ist die PDF-Datei und schlechter die Qualität der Bilder.
Einstellungen
Folgende Einstellungen sind möglich:
GRAFIK KOMPRIMIEREN
Aktivieren Sie diese Option þ, um Grafiken zu komprimieren. Durch Komprimieren
von Grafikdateien kann die Größe einer PDF-Datei, abhängig von der gewählten
Einstellung, wesentlich verringert werden.
FARBBILDER
Wählen Sie eines der folgenden Komprimierungsverfahren für Farb- und
Graustufenbilder:
Keine
JPEG leicht
JPEG mittel
JPEG stark
ZIP
SCHWARZWEIßBILDER
Wählen Sie eine der folgenden Komprimierungsverfahren für Schwarzweißbilder:
Keine
CCITT Gruppe 3
CCITT Gruppe 4
ZIP
Run Length
Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button
18
19
PDFMAILER 3.0
<Standard>.
2.3
Schriftarten
PDFMAILER ermöglicht das Einbetten von True Typ und und OpenType-Schriftarten
in PDF-Dokumente. Bei Schriftarten, die nicht eingebettet werden, wird nur die
Fontbeschreibung in das Dokument aufgenommen. Wird das PDF-Dokument auf
einem PC geöffnet, auf dem die Schriftart nicht zur Verfügung steht, wird die
Schriftart nach der dazu passenden Beschreibung simuliert.
Sie haben Möglichkeit, einzelne Schriftarten (Fonts) stets einzubetten oder nie
einzubetten. Desweiteren können Sie auch alle in einem Dokument verwendeten
Schriftarten in das PDF-Dokument einbetten. Weiterhin kann maxx PDFMAILER nur
die Untergruppen einer verwendeten Schriftart einbetten.
Alle Schriftarten einbetten
Um alle in einem Dokument verwendeten Schriften einzubetten, aktivieren þ
Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN.
Nur bestimmte Schriftarten einbetten
Wenn Sie nur bestimmte Schriftarten einbetten möchten, stellen Sie zunächst
sicher, dass das Kontollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN deaktiviert
ist. Verschieben Sie dann die Schriftarten, die in das PDF-Dokument
eingebettet werden sollen in die Liste "Stets eingebettet".
Einstellungen
20
Nur die Untergruppen einer Schriftart einbetten
Um nur die Untergruppen der Schriftarten einzubetten, aktivieren þ Sie die
Option TEILMENGE EINBETTEN.
Alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten
Wenn Sie grundsätzlich alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten
wollen, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN
und verschieben Sie die Schriftarten, die nicht eingebettet werden sollen in
die Liste "Nie eingebettet".
Einstellungen zurücksetzen
Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button
<Standard>.
Hinweis:
Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein.
Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht
eingebettet!
2.4
Sicherheit
Diese Karteikarte bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf das erstellte PDFDokument zu beschränken, in dem Sie Kennwörter für das Öffnen oder das Ändern
der Sicherheitseinstellungen festlegen. Außerdem können Sie bestimmte
Funktionen, wie das Ändern oder das Drucken des Dokuments für den Empfänger
sperren. Zugriffsgeschütze Dokumente werden generell verschlüsselt.
21
PDFMAILER 3.0
Kennwörter:
Hier können Sie ein Kennwort für das Öffnen des PDF-Dokuments und ein Kennwort
für das Ändern der Sicherheitseinstellungen eintragen. Wenn Sie beide Kennwörter
vergeben, ist das Öffnen des Dokuments sowohl mit dem einem als auch mit dem
anderen Kennwort möglich. Um die Sicherheitsoptionen zu ändern, muss allerdings
das Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen verwendet werden.
DOKUMENT ÖFFNEN
Tragen Sie hier das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein.
SICHERHEITSEINSTELLUNGEN ÄNDERN
Tragen Sie hier das Kennwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen ein.
Hinweis:
Sie sollten für das Öffnen und das Ändern der Sicherheitseinstellungen
unterschiedliche Kennwörter verwenden.
Erlaubte Vorgänge:
Hier können Sie bestimmte Funktionen für den Empfänger des Dokuments freigeben
oder sperren. Eine Funktion ist freigegeben, wenn Sie die entsprechende Option
aktivieren þ. Um eine Funktion zu sperren, deaktiveren Sie die Option.
Verfügbare Optionen:
DRUCKEN
Einstellungen
Der Empfänger kann das Dokument drucken.
DOKUMENT ÄNDERN
Der Empfänger kann Änderungen am Dokument vornehmen.
TEXT UND GRAFIKEN AUSWÄHLEN
Der Empfänger kann Textpassagen und Grafiken auswählen und kopieren.
ANMERKUNGEN UND FORMULARFELDER ZUFÜGEN ODER ÄNDERN
Der Empfänger kann dem PDF-Dokument Anmerkungen (z.B. Notizen) und
Formularfelder hinzufügen und diese ändern.
2.5
Mailer
Hier können Sie die Einstellungen für den Versand der PDF-Dokumente festlegen.
E-Mail-Steuerung:
E-MAIL-SYSTEM
Wählen Sie den von Ihnen genutzten E-Mail-Client.
E-MAIL-CLIENT ÖFFNEN
Aktivieren Sie diese Option þ, wenn Ihr Standard-E-Mail-Programm (z.B. MS-
22
23
PDFMAILER 3.0
Outlook) auch dann geöffnet werden soll, wenn eine E-Mailadresse bereits über die
Befehlssteuerung oder als Standard übergeben wurde.
Optionale Angaben:
DATEINAME
Name des zu erstellenden PDF-Dokuments. Bleibt das Feld leer, verwendet maxx
PDFMAILER den Namen des Druckauftrags als PDF-Dateinamen.
EMPFÄNGER
Dieser Eintrag wird in das Empfängerfeld der E-Mail übertragen. In der Regel wird
hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger
wird erst in der E-Mail festgelegt. Nur wenn zahlreiche E-Mails immer an den
gleichen Empfänger gerichtet sind, ist eine Standardempfängeradresse hier sinnvoll.
Eingabe:
Optional eine Standardempfängeradresse
Auswahl:
Über den Button <...> können Sie eine E-Mail-Adresse aus dem WindowsAdressbuch auswählen.
BETREFF
Dieser Eintrag wird in das Betrefffeld im E-Mail Client übertragen. In der Regel wird
hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger
wird erst vor dem Versenden der E-Mail Nachricht festgelegt.
Eingabe:
Optional einen Betrefftext
ANHANG
Soll mit jeder E-Mail beispielsweise immer eine Werbebroschüre oder "Allgemeine
Geschäftsbedingungen" mit versendet werden, können Sie hier ein oder mehrere
Dateien als Anhang (Attachments) hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button
<...> neben dem Feld ANHANG. In einer Tabelle können Sie nun weitere Dateien
hinzufügen, die als Anhang versendet werden sollen.
Einstellungen
TEXT
Hier können Sie optional einen Standard-E-Mail-Text hinterlegen.
24
25
2.6
PDFMAILER 3.0
Speichern
Innerhalb dieser Karteikarte können Sie Einzelheiten für das Speichern von PDFDokumenten festlegen.
DATEINAME
Tragen Sie hier einen Namen ein, unter dem das PDF-Dokument standardmäßig im
Zielverzeichnis gespeichert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die von PDFMAILER
erzeugte Datei unter dem Namen des Druckauftrags abgelegt. Beispiel:
Worddokument „Angebot.doc" wird unter „Microsoft Word - Angebot.PDF" im
gewählten Zielverzeichnis gespeichert.
ZIELORDNER
Hier können Sie das Verzeichnis eintragen, in dem die Datei gespeichert werden soll.
Um ein Verzeichnis auszuwählen, klicken Sie auf den Button <...> hinter dem
Eingabefeld.
DATEI EXISTIERT SCHON
Existiert die Datei bereits unter dem angegebenen Dateinamen, kann PDFMAILER
den Vorgang abbrechen, die existierende Datei überschreiben oder den Dateinamen
der zu speichernden Datei mit einer Zahl ergänzen, die automatisch hochgezählt
wird.
Beispiel:
Angebot1.PDF, Angebot2.PDF ...
Einstellungen
26
DATEI ÖFFNEN
Aktivieren þ Sie diese Option, wenn das PDF-Dokument nach dem Speichern
geöffnet werden soll.
2.7
Briefpapier
Mit Hilfe dieser Einstellungen kann der Ausdruck von Dokumenten "auf Briefpapier"
simuliert werden. Genau wie auf dem Firmenkopf Grafiken plaziert sind, können hier
Grafikfiles virtuell eingebunden werden. Beim Ausdruck zieht maxx PDFMAILER die
Grafiken an und arbeitet diese in das PDF-Dokument ein.
weiter mit >>
Einstellungen
2.7.1
Einstellungen
Hier können Sie beliebig viele Briefpapiere mit der entsprechenden Grafikdatei
definieren. Besteht ein Briefpapier aus mehreren zusammengesetzten Grafiken oder
wollen Sie unterschiedliche Grafiken für die Seiten des Dokuments einbinden,
können Sie diese Zuordung über die erweiterten Einstellungen vornehmen (Button:
<Erweitert>).
BRIEFPAPIER
Name des aktuell bearbeiteten Briefpapiers. Sie haben folgende Möglichkeiten:
27
PDFMAILER 3.0
Briefpapier aus der Liste auswählen
Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den verfügbaren
Briefpapieren zu öffnen. Wählen Sie ein Briefpapier aus und übernehmen Sie
es mit einem Klick in das Feld.
Neues Briefpapier anlegen
Klicken Sie auf <Neu> und geben Sie im Fenster den Namen des
Briefpapiers an, das der Liste hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre
Eingabe mit <OK>.
Aktuelles Briefpapier entfernen
Klicken Sie auf <Entfernen>, um das Briefpapier aus der Liste zu entfernen.
Mit dem Entfernen eines Briefpapiers werden alle Einstellungen zu diesem
Briefpapier gelöscht!
Aktuelles Briefpapier umbenennen
Klicken Sie auf <Umbenennen> und tragen Sie im Fenster den neuen
Namen des Briefpapiers ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>.
BILD
Hier wird die Grafik bzw. Bilddatei hinterlegt. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um
eine Datei auszuwählen und in das Feld zu übernehmen.
Tipp:
einer Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER
ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck
über die Funktion <Briefpapier ... erstellen> als "Print-Job-Document"-Datei
(*.pjd). Diese Datei können Sie hier als Bilddatei hinterlegen.
Lesen Sie hierzu:
Ausdruck als Briefpapier speichern
STANDARD BRIEFPAPIER
Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn Sie das aktuelle Briefpapier als
Einstellungen
28
Standard definieren wollen. Über die Befehlssteuerung können Sie direkt das
Standardbriefpapier zuweisen.
SEITENGRÖßE
Hier können Sie das Seitenformat festlegen. Eine Auswahl der verfügbaren Formate
öffnen Sie mit einem Klick auf die Pfeiltaste. Wenn Sie "Benutzerdefiniert" wählen,
können Sie die Breite und Höhe der Seite angeben. Entscheiden Sie außerdem, ob
der Ausdruck in HOCHFORMAT oder QUERFORMAT erfolgen soll.
2.7.2
Erweiterte Einstellungen
Über die erweiterten Einstellungen ist es möglich, dem Briefpapier mehrere
Bilddateien (Grafiken) zuzuordnen oder unterschiedliche Grafiken für die Seiten
eines Dokuments einzubinden. Darüberhinaus kann jede Bilddatei frei auf dem
Dokument positioniert werden. Um die erweiterten Einstellungen aufzurufen, klicken
Sie auf <Erweitert>.
Die Felder und Funktionen im einzelnen:
BILDDATEI
Dateiname der aktuell bearbeiteten Bilddatei (Grafik). Alle Einstellungen bzw.
Aktionen wirken sich auf diese Grafikdatei aus.
Bilddatei aus der Liste auswählen
Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den zugeordneten
Grafiken zu öffnen. Wählen Sie die Grafik aus, die Sie bearbeiten möchten
29
PDFMAILER 3.0
und übernehmen Sie diese mit einem Klick in das Feld.
Neue Bilddatei hinzufügen
Um eine neue Grafik der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf <Hinzufügen>.
Wählen Sie die Grafikdatei aus (*.bmp,*.pjd) und Klicken Sie auf <OK>.
Aktuelle Bilddatei entfernen
Klicken Sie auf <Entfernen>, um die aktuelle Bilddatei aus der Liste zu
entfernen.
Aktuelle Bilddatei durch eine andere ersetzen
Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um die aktuelle Bilddatei durch eine andere
Grafik zu ersetzen.
LINKS
Angegeben wird die Position der Grafik links vom Rand des Dokuments in der unter
"Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimenter).
OBEN
Angegeben wird die Position der Grafik vom oberen Rand des Dokuments in der
unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimenter).
BREITE
Breite der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimenter).
HÖHE
Höhe der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimenter).
GRÖßENVERHÄLTNIS BEACHTEN
Wenn das Größenverhältnis der Grafik bei Änderung der Breite/Höhe beibehalten
werden soll, aktivieren Sie diese Option þ.
VORDERGRUND
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn Sie die Grafik in den Vordergrund
des Dokuments verschieben wollen.
HINZUFÜGEN ZU
Hier können Sie wählen, zu welcher Seite des Dokuments diese Bilddatei (Grafik)
hinzugefügt werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Jede Seite
Erste Seite
Alle außer erste
Gerade Seiten
Ungerade Seiten
EINHEIT
Hier geben Sie die Maßeinheit für die benutzerdefinierte Seitengröße, die Größe und
Einstellungen
die Positionierung der Grafik an. Folgende Maßeinheiten sind einstellbar:
Millimeter
Zentimeter
Zoll
Punkte
Klicken Sie auf <OK>, um die erweiterten Einstellungen zu übernehmen.
30
Kapitel
III
Arbeiten mit maxx PDFMAILER
3
32
In jeder Windows-Anwendung, die drucken kann, können Sie mit maxx PDFMAILER
arbeiten. Wählen Sie im Druckdialog der Anwendung den maxx PDFMAILER-Drucker.
maxx PDFMAILER erstellt aus dem Ausdruck ein PDF-Dokument, öffnet den E-MailClient und hängt das erstellte PDF-Dokument als Anlage an die E-Mail an. Wahlweise
können Sie vor dem Versenden oder Speichern des PDF-Dokuments den maxx
PDFMAILER-Ausgabedialog öffnen.
Weiter mit >>
Der Ausgabedialog
3.1
Der Ausgabedialog
Vor dem Versenden oder Speichern eines PDF-Dokuments mit Hilfe des maxx
PDFMAILER-Druckertreibers, können Sie einen Ausgabedialog öffnen, der es Ihnen
ermöglicht, verschiedene Einstellungen zu ändern.
Hinweis:
Das automatische Öffnen des Ausgabedialogs wird in den Einstellungen festgelegt.
Siehe hierzu:
Einstellungen
Ausgabe
33
PDFMAILER 3.0
Die Möglichkeiten im einzelnen:
Ausgabe
Wählen Sie, ob Sie das PDF-Dokument als E-Mail und/oder im Dateisystem
gespeichert werden soll. Weiterhin können Sie für beide Verarbeitungsarten den
Dateinamen des PDF-Dokuments ändern.
Speichern
Wenn Sie SPEICHERN gewählt haben, können Sie den Speicherort (Zielverzeichnis)
ändern und einstellen, was maxx PDFMAILER tun soll, wenn das Dokument unter
gleichem Namen bereits existiert.
Briefpapier
Hier können Sie das Briefpapier wählen, das maxx PDFMAILER für die Erstellung des
PDF-Dokuments verwenden soll. Vorgeschlagen wird das Standardbriefpapier.
Um die Einstellungen des maxx PDFMAILER-Druckertreibers für den aktuellen
Druckauftrag zu ändern, klicken Sie auf <Mehr>.
Weiter mit >>
Der Ausgabedialog für das Sammeln von Druckaufträgen
3.2
Der Ausgabedialog für das Sammeln von Druckaufträgen
Ist der maxx PDFMAILER für das Sammeln von Druckaufträgen konfiguriert, werden
die Ausdrucke im Ausgabedialog gesammelt. Hierzu wird der Ausgabedialog um eine
Listbox erweitert, in der alle bisher gedruckten Dokumente angezeigt werden. Bitte
beachten Sie, dass der Ausgabedialog solange geöffnet bleiben muss, bis Sie alle
gewünschten Dokumente gedruckt haben.
34
Um die Einstellungen des maxx PDFMAILER-Druckertreibers für den aktuellen
Druckauftrag zu ändern, klicken Sie auf <Mehr>.
Weiter mit >>
3.3
einer Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILERDruckertreiber ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog
den Ausdruck über die Funktion Briefpapier aus aktuellem Druckauftrag
erstellen. Klicken Sie hierzu auf den Button <Erstellen> im Bereich "Briefpapier".
35
PDFMAILER 3.0
Vergeben Sie einen Namen für das Briefpapier und wählen Sie das Zielverzeichnis.
Klicken Sie auf <OK>, um den Druck als Briefpapier (*.pjd) zu speichern. Das
Briefpapier steht dann für den nächsten Ausdruck zur Verfügung.
Kapitel
IV
37
4
PDFMAILER 3.0
PDFMAILER Professional Steuerbefehle
maxx PDFMAILER PROFESSIONAL unterstützt externe Befehle zur Drucksteuerung,
die der Anwender mit einem Druckauftrag an maxx PDFMAILER Professional
übermitteln kann. Die Befehle werden direkt in den Text eingefügt oder in dem
Druckformular hinterlegt.
4.1
Aufbau eines Steuerbefehls
Steuerbefehle bestehen aus drei Abschnitten @@XXWERT@@
1. Steuerbefehl
Der Steuerbefehl ist jeweils zwei Zeichen lang. Dieser Befehl wird durch zwei
Befehlstrenner angeführt.
2. Parameter
Nach dem Befehlstrenner folgt unmittelbar der Parameter für diesen Befehl.
3. Enderkennung
Dieser Parameter wird wiederum durch zwei weitere Befehlstrenner
abgeschlossen.
4.2
Liste der Steuerbefehle
Nachfolgend die Liste der möglichen Steuerbefehle:
4.2.1
Mail
4.2.1.1
aa
Übergabe einer E-Mailadresse (An Empfänger)
Dieser Befehl übergibt die Ziel E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das
Feld AN des E-Mail-Clients.
Beispiel:
@@[email protected]@@
4.2.1.2
bc
Übergabe einer E-Mailadresse (Blindkopie an)
Dieser Befehl übergibt die E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das Feld
BCC (Blindkopie an) des E-Mail-Clients.
Beispiel:
4.2.1.3
cc
Übergabe einer E-Mailadresse (Kopie an)
Dieser Befehl übergibt die E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das Feld
CC (Kopie an) des E-Mail-Clients.
Beispiel:
4.2.1.4
ed
Übergabe einer E-Mailbetreffzeile
Dieser Eintrag erscheint in der Subject- bzw. der Betreffzeile der E-Mail.
Beispiel:
@@edAngebot vom 12.12.2003 Belegnummer 011354@@
4.2.1.5
mf
Definition des PDF-Dateinamens (Versenden)
Mit diesem Steuerzeichen können Sie den Dateinamen des PDF-Dokuments
festlegen. Dieser Dateiname wird nur für das Versenden der PDF-Datei verwendet.
Beispiel:
@@mfAngebot1002@@
Hinweis:
Bitte keine Dateierweiterung (pdf) übergeben!
38
39
4.2.1.6
PDFMAILER 3.0
sa
Übergabe eines E-Mailtextes (Bodytext)
Wenn aus einer Applikation nicht nur ein Dokument in einer E-Mail versendet
werden soll, sondern auch zusätzlich zu dem Anhang die komplette E-Mail erzeugt
werden muss, wird der Befehl "@@sa" verwendet.
Beispiel:
@@saSehr geehrter Herr Maier@@
@@savielen Dank für Ihre Anfrage vom Montag. Anbei erhalten @@
@@saSie das gewünschte Angebot.@@
@@sa@@
@@saIn der KW40 wird sich Herr Günther mit Ihnen in Verbindung setzen@@
@@sa@@
@@sa@@
@@saMit freundlichen Grüßen@@
@@sa@@
@@sagotomaxx gmbh@@
Hinweis:
Dieser Befehl kann nicht Zeilenübergreifend verwendet werden.
Wird mit diesem Befehl kein Text mit übergeben, so bewirkt dieser eine Leerzeile im
E-Mailbodytext.
4.2.1.7
mb
Übergabe eines E-Mailtextes (Bodytext) aus Textdatei
Mit diesem Befehl kann der komplette Emailbodytext direkt aus einer Textdatei
ausgelesen werden. Somit muss nicht der ganze Emailtext mittels des Seuerzeichens
„sa" übergeben werden.
Beispiel:
@@mbC:\body\text1.txt@@
4.2.1.8
to
Übergabe einer E-Mailadresse (An Empfänger)
Dieser Befehl übergibt die Ziel E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das
Feld AN des E-Mail-Clients.
Beispiel:
Hinweis:
Identisch mit Steuerbefehl aa
4.2.1.9
40
bf
Standardverzeichnis für Attachments definieren
Hier können Sie ein Standardverzeichnis für weitere E-Mailanhänge/Attachments
definieren. Wenn Sie diesen Befehl gesetzt haben, können über den den Befehl "ma"
alle Dateien, welche sich in diesem Verzeichnis befinden, ohne Angabe des Pfades
angehängt werden. Dies erspart Ihnen das mehrfache Eintippen des gleichen Pfades.
Beispiel:
@@bfC:\Anlagen@@
4.2.1.10 ma
Übergabe weiterer E-Mailanhänge (Datei anhängen)
Mit diesem Befehl können Sie weitere Attachments an die E-Mail anhängen lassen.
Hier muss immer der komplette Pfad zur Datei angegeben werden. Wenn Sie jedoch
den Steuerbefehl „bf" verwendet haben, reicht hier auch der Dateiname aus.
Beispiel:
@@maC:\Anlagen\AGB.pdf@@
@@maAGB.pdf@@ Sucht diese Datei in dem unter "bf" angegebenen Verzeichnis.
4.2.1.11 mo
E-Mailclient immer öffnen aktivieren/deaktivieren
Mit diesem Befehl kann die Option „Emailclient immer öffnen" aktiviert und
deaktiviert werden. Der Parameter 0 deaktiviert diese Option, alle anderen
Parameter aktivieren sie.
Beispiel:
@@mo@@ (Option ist aktiviert)
@@mo0@@ (Option ist deaktiviert)
4.2.1.12 ms
Mailsystem wählen
Über diesen Befehl kann das zu verwendende Mailsystem gewählt werden.
Beispiel:
@@msStandard MAPI@@
41
PDFMAILER 3.0
4.2.2
Speichern
4.2.2.1
df
Definition des Speicherortes der PDF-Datei
Mit diesem Steuerzeichen definieren Sie den Pfad für das Speichern der PDF-Datei.
Beispiel:
@@dfc:\pdfdokumente\Angebote@@
4.2.2.2
sf
Definition des PDF-Dateinamens (Speichern)
festlegen. Dieser Dateiname wird nur für das Speichern der PDF-Datei verwendet.
Beispiel:
@@sfAngebot1002@@
Hinweis:
4.2.2.3
se
Parameter bei existierender Datei setzen
Mit diesem Befehl kann definiert werden, was passieren soll, wenn eine gleichnamige
Datei in diesem Verzeichnis schon besteht. Mögliche Optionen sind:
0 = Abbrechen
1 = Überschreiben
2 = Hochzählen
Beispiel:
@@se2@@
4.2.2.4
sd
PDF-Datei nach Speichern anzeigen
Mit diesem Befehl kann eingestellt werden, ob die Datei, nachdem Sie gespeichert
wurde, automatisch mit dem Acrobat Reader geöffnet werden soll.
0 = die Datei wird nicht geöffnet, alles andere bedeutet, dass die Datei geöffnet
wird.
Beispiel:
@@sd@@ Datei wird geöffnet
@@sd0@@ Datei wird nicht geöffnet
4.2.3
Sicherheit
4.2.3.1
su
Passwort zum Öffnen des Dokuments übergeben
Hier kann das Passwort, welches zum Öffnen des Dokuments benötigt wird, gesetzt
werden.
Beispiel:
@@su1895Lab45p0O@@
4.2.3.2
so
Passwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen des Dokuments
übergeben
Hier kann das Passwort, welches zum Ändern der Sicherheitseinstellungen benötigt
wird, gesetzt werden.
Beispiel:
@@so55llIZT128Iuu@@
4.2.3.3
sr
Sicherheitseinstellungen übergeben
Hier können die Sicherheitseinstellungen für das erstellte PDF-Dokument gesetzt
werden.
Mögliche Optionen:
P = Drucken erlauben
S = Selektieren und Kopieren von Inhalten erlauben
C = Ändern des Dokuments erlauben
A = Hinzufügen und ändern von Formularfeldern erlauben
Diese Optionen können frei kombiniert werden.
Beispiel:
@@srPA@@ - Erlaubt das Drucken und das Hinzufügen und Ändern
von
Formularfeldern.
42
43
PDFMAILER 3.0
4.2.4
Optionen
4.2.4.1
bp
Briefpapier setzen
Für das Erstellen des PDF-Dokuments wird das angegebene Briefpapier verwendet.
Existiert diese nicht, wird kein Briefpapier verwendet.
Beispiel:
@@bpgotomaxx@@
4.2.4.2
fn
Definition des PDF-Dateinamens (Versenden und Speichern)
festlegen. Dieser Dateiname wird sowohl für das Versenden als auch für das
Speichern der PDF-Datei verwendet. Dieser Steuerbefehl hat Vorrang vor „sf" und
„mf".
Beispiel:
@@fnAngebot1002@@
Hinweis:
4.2.4.3
nd
Neues PDF-Dokument
Mit diesem Steuerbefehl wird mit Beginn der nächsten Seite ein neues PDFDokument angelegt. Ab der nächsten Seite können dann auch alle anderen
Steuerzeichen wieder neu angewendet werden.
Beispiel:
@@nd@@
4.2.4.4
od
Ausgabedialog aktivieren/deaktivieren
Mit diesem Steuerbefehl können Sie das Öffnen des Ausgabedialogs aktivieren oder
deaktivieren.
Mögliche Optionen:
0 = Deaktivieren
alle anderen Eingaben oder keine = Aktivieren
Beispiel:
@@od@@ - Aktiviert den Ausgabedialog.
@@od0@@ - deaktiviert den Ausgabedialog.
4.2.4.5
ml
Als E-Mail versenden
Das Generieren von Mails Aktivieren oder Deaktivieren.
0 = Deaktivieren
alle anderen Eingaben, oder keine = Aktivieren
Beispiel:
@@ml@@ - Aktiviert das Generieren von Emails.
@@ml0@@ - Deaktiviert das Generieren von Emails.
4.2.4.6
sv
PDF-Datei speichern
Das Speichern von Dokumenten aktivieren oder deaktivieren
0 = Deaktivieren
Beispiel:
@@sv@@ - Aktiviert das Speichern von Dokumenten.
@@sv0@@ - Deaktiviert das Speichern von Dokumenten.
4.2.4.7
cl
Weblinks verarbeiten
Das Verarbeiten von Weblinks aktivieren oder deaktivieren
0 = Deaktivieren
Beispiel:
@@cl@@ - Aktiviert das Verabeiten von Weblinks.
@@cl0@@ - Deaktiviert das Verabeiten von Weblinks.
44
45
4.2.4.8
PDFMAILER 3.0
jc
Druckaufträge sammeln
Das Sammeln von Druckaufträgen Aktivieren oder Deaktivieren
0 = Deaktivieren
Beispiel:
@@jc@@ - Aktiviert das Sammeln von Druckaufträgen.
@@jc0@@ - Deaktiviert das Sammeln von Druckaufträgen.
4.2.4.9
jm
Druckaufträge zusammenführen
Das Zusammenführen von Druckaufträgen aktivieren oder deaktivieren
0 = Deaktivieren
Beispiel:
@@jm@@ - Aktiviert das Zusammenführen von Dokumenten.
@@jm0@@ - Deaktiviert das Zusammenführen von Dokumenten.
4.2.4.10 jd
Für jeden Druckauftrag eine separate E-Mail erstellen
Aktiviert oder deaktiviert die Option FÜR JEDEN DRUCKAUFTRAG EINE SEPARATE EMAIL ERSTELLEN.
0 = Deaktivieren
Beispiel:
@@kd@@ - Aktiviert die Option
@@kd0@@ - Deaktiviert die Option
4.2.4.11 jp
Grafik einfügen
Hier kann eine zusätzliche Grafik in das PDF-Dokument eingefügt werden.
Mögliche Optionen:
Pfad\Dateiname
Das Bild wird in Originalgröße an der
Stelle des Steuerbefehls eingefügt.
Die linke obere Ecke der Grafik ist da,
wo der Steuerbefehl beginnt.
Breite*Höhe*Pfad\Dateiname
Das Bild wird mit den in mm
angegebenen Größen an der Stelle
des Steuerbefehls eingefügt.
X*Y*Breite*Höhe*Pfad\Dateiname Das Bild wird mit den angegebenen
Parametern in das Dokument
eingefügt. X und Y werden in mm
angegeben. Sie geben den Abstand
des Bildes zum linken oberen
Seitenrand an.
Beispiel:
@@ipC:\Unterschiften\Mitarbeiter1.bmp@@ - Fügt die Unterschriftengrafik des
Mitarbeiters1 an der Stelle des Steuerzeichens in Originalgröße ein.
46
47
PDFMAILER 3.0
Index
-PPasswort 3
PDF 3, 32
-A-
-R-
ANHANG 16, 22
Attachment 22
Ausgabe 16
AUSGABEDIALOG
Registration 11
registrieren 10, 11
Registrierungsfenster
16, 32, 33
-B-
-S-
Bilddatei 28
Briefpapier 3, 26, 34
SAMMELN 16
Schriftart 19
Sicherheitseinstellung
SPEICHERN 16, 25
Steuerbefehl 37
-DDruckauftrag 34
Druckausgabe 3
Druckdialog 32
Drucker 14
Drucksteuerung 37
Druckversion 8
Textverarbeitung
3
-UUpdate 10
Upgrade 10
Einbetten 19
Einstellungen 14
E-Mail-Client 22, 32
-VVersand 22
Vollversion 8
-G-
-W26
WEBLINKS 16
Web-Verknüpfung
weiterleiten 3
-IInstallation
20
-T-
-E-
Grafik 3
Grafikdatei
11
9
-Z-
-KKennwörter 20
Komprimierungseinstellungen
konfigurieren 10
16
Zugriff 20
ZUSAMMENFASSEN
16
17
48

PDFMAILER 3.0

Transcription

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