Customer Success Story: Automating Invoice Processing with an

enercity
Elektronisches
Personalprozessmanagement
Innerhalb weniger Monate führte der Energieversorger enercity nicht nur eine digitale Personalakte ein, sondern setzte auch wesentliche
Personalprozesse mit Hilfe der xft add-on suite
elektronisch im SAP-System um. Neben der digitalen Personalakte in xft personnel file kommen dabei Personalprozessakten sowie der xft
document composer zur automatisierten Dokumenterzeugung zum Einsatz.
Customer
Success Story
Das Projekt
Ausgangssituation
Die Entscheidung für xft
Bis zur Einführung von xft personnel file wurden Personalakten bei enercity ganz klassisch geführt: auf Papier, in Sammelheftern, gelagert in
Archivschränken in einem zentralen Aktenarchiv. Insgesamt gab es rund
2.700 Akten mit durchschnittlich 300 Blatt Inhalt – ein Bestand von über
800.000 Blatt Papier.
Recht schnell stand fest: Wenn man schon in eine digitale Personalaktenlösung investierte, dann sollte es eine möglichst umfassende Lösung
sein und nicht nur eine elektronische Dokumentenablage. Diverse Workflows, z.B. Urlaubsanträge, konnten die Mitarbeiter über einen Employee
Self Service im Mitarbeiterportal bereits selbst starten – etwas Ähnliches
sollte für Prozesse rund um die Personalakte auch möglich sein.
Um eine Akte einzusehen, mussten die Mitarbeiter ins Archiv gehen; wenn
die betreffende Akte gerade entliehen war, sogar mehrmals, bis sie verfügbar war. Und dann konnte die Suche nach den benötigten Informationen gerade in älteren, umfangreichen Akten weitere Zeit in Anspruch nehmen. Für die Personalreferenten und Personalsachbearbeiter war diese
Situation unbefriedigend und ineffizient.
Zunächst wurden 12 Anbieter angeschrieben, von denen vier in die engere
Auswahl kamen. Im Verlauf des Vergabeverfahrens wurde klar, dass eine
SAP-integrierte Lösung für die Umsetzung von unternehmensweiten Prozessen deutlich effizienter wäre als ein SAP-unabhängiges System. Damit
war es zur Entscheidung für xft nur noch ein kleiner Schritt.
So war eine Digitalisierung schon mehrmals im Gespräch gewesen, als
ein ganz handfestes Problem schließlich den Ausschlag gab: Die Aktenschränke sollten modernisiert und durch – deutlich schwerere – feuerfeste Schränke ersetzt werden. Doch das machte die Statik des Gebäudes
nicht mit. Da fiel der Beschluss leichter, anstatt teurer Baumaßnahmen
endlich das Projekt „digitale Personalakte“ in Angriff zu nehmen.
Customer Success Story: Elektronisches Personalprozessmanagement bei enercity
In mehreren Schritten zum Erfolg
Im Mittelpunkt des ersten Projektes, ePAK I, stand die Einführung der
digitalen Personalakte mit xft personnel file. Gleichzeitig sollte ein beispielhafter Personalprozess als Workflow umgesetzt werden, um erste
Erfahrungen mit dem System zu sammeln und dann in einem Folgeprojekt
weitere Prozesse umzusetzen. Für den Start wählte man den Umgruppierungsprozess, einen vergleichbar überschaubaren Prozess, an dem nur
wenige Benutzergruppen (nämlich Führungskräfte, Mitarbeiter der Personalabteilung und der Betriebsrat) beteiligt waren.
ePAK I ging Anfang 2013 live, gerade einmal acht Monate nach dem Projekt-Kick-off und ein Vierteljahr nach Abnahme des Feinkonzeptes. Schon
ab Februar 2013 nahm die Personalabteilung Umgruppierungsanträge
nicht mehr auf dem alten, papierbasierten Weg entgegen, sondern ausschließlich über das System.
„Je weiter das Projekt fortschritt, desto mehr wurde
uns klar, dass wir mit xft den richtigen Weg und den
richtigen Partner gewählt hatten. Wir haben die
Entscheidung für xft nicht bereut.“
Lars Nienstedt,
Leiter Abteilung Personalberatung,
enercity
Customer Success Story: Elektronisches Personalprozessmanagement bei enercity
Auftraggeber
Unter der Dachmarke „enercity – positive energie“ bietet die Stadtwerke Hannover AG Strom,
Erdgas, Wasser und Fernwärme sowie energienahe Dienstleistungen an. Mit einem Jahresumsatz von rund 2,5 Mrd. Euro gehört enercity zu
den zehn größten Energieversorgern Deutschlands. In der Region Hannover versorgt enercity
ca. 700.000 Menschen mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser und bietet bundesweit
Strom- und Gasprodukte für Geschäftskunden.
Bei enercity arbeiten rund 2.600 Menschen, davon 23% Frauen. Da sich enercity schon lange
für familienbewusstes Arbeiten und für gesunde
Work-Life-Balance engagiert, gibt es im Unternehmen über hundert verschiedene Arbeitszeitmodelle; rund 10% der Beschäftigten arbeiten
in Teilzeit. Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit liegt mit gut 18 Jahren relativ hoch.
Die Lösung
1. Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist der zentrale Informationspunkt für die Personalreferenten und sachbearbeiter. Hier finden sie alle wichtigen Informationen und Dokumente über den jeweiligen Mitarbeiter. Dabei bekommt
jeder nur die Akteninhalte angezeigt, für die eine entsprechende Berechtigung besteht; die Ordner im Dokumentbereich sind entsprechend der
jeweiligen Berechtigungen ein- oder ausgeblendet. Der Absprung ins SAP
HCM ist direkt aus der Akte heraus möglich, genauso wie umgekehrt von
SAP HCM in die Akte.
2. Prozessakten
Neben der digitalen Personalakte wurden zahlreiche Personalprozesse im
System abgebildet, die von den Personalreferenten oder Personalsachbearbeiterinnen gestartet (z.B. Stellenbesetzung) oder von den Mitarbeitenden über den Employee Self-Service ausgelöst werden (z.B. zur Änderung
des Arbeitszeitmodells). Außerdem können die Mitarbeiter im Personalbereich eigene Checklisten erstellen, deren Aufgaben dann schrittweise
abgearbeitet werden. Alle Personalprozesse lassen sich über ein Prozesscockpit recherchieren und aufrufen.
Für jeden Personalprozess wird automatisch eine Prozessakte angelegt,
in der alle offenen und erledigten Aufgaben mit den zugehörigen Dokumenten, Kommentaren und Ergebnissen angezeigt werden. Die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter bekommen die Aufgaben und die dafür
benötigten Informationen automatisch über das SAP-Workflow-System
zugestellt.
Customer Success Story: Elektronisches Personalprozessmanagement bei enercity
Aufbau der digitalen Personalakte bei enercity
Prozesscockpit: Personalprozess suchen und anlegen
3. Dokumenterzeugung
Wesentlicher Bestandteil vieler Personalprozesse ist ein Schreiben, das
das Ergebnis des Prozesses (z.B. die Umstellung des Arbeitszeitmodells)
dokumentiert und dem Mitarbeiter oder auch anderen Stellen im Unternehmen mitteilt. Über das Prozesscockpit stehen außerdem Vorlagen für
verschiedene Einzelschreiben und Durchschriften zur Verfügung, wie z.B.
Anschreiben bei Stellenbesetzungen, Mutterschutzinformationen, Genehmigung der Elternzeit u.v.m. Diese Dokumente werden auf Grundlage der
bereits im System vorhandenen sowie weiterer im Prozess generierter
Daten automatisch erstellt, abschließend vom Bearbeiter noch einmal
geprüft und, falls nötig, von Hand angepasst oder ergänzt. Die Namen
der Unterzeichner werden ebenfalls anhand des Prozesses ermittelt und
automatisch in das Dokument eingetragen. Anschließend wird es an den
Empfänger versandt.
enercity · Postfach 5747 · 30057 Hannover
Datum
Frau
Karin Müller
Müllerstrasse 88
30168 Hannover
Ihr Zeichen
12.11.2013
Ihre Nachricht
Unser Zeichen
211-pri-we
pri
Telefon
0511-430-2469
Telefax
0511-430-941-2469
E-Mail
E
Mail
[email protected]
Arbeitsvertrag
Guten Tag Frau Müller,
wir freuen uns, Ihnen ab dem 01.01.2014 einen Arbeitsvertrag auf Dauer nach
der Entgeltgruppe 5 TV-V
V anbieten zu können.
Als Anlage erhalten Sie den Arbeitsvertrag in zweifacher Ausfertigung sowie
Informationsmaterial. Dieses Vertragsangebot gilt bis 03.12.2013. Bitte senden Sie uns ein Exemplar des Vertrages spätestens bis dahin unterschrieben
zurück. Das andere Exemplar ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Der Vertrag
wird jedoch nur wirksam, wenn das Ergebnis der erforderlichen betriebsärztlichen Untersuchung keinen Anlass zu Bedenken gibt.
Am 02.01.2015 um 08:00 Uhr möchten wir Sie zur Aufnahme Ihrer Tätigkeit in
unserem Standort Glocksee, Glockseestr. 33, 30169 Hannover, begrüßen.
Wenden Sie sich bitte an unsere Anmeldung und bringen Sie die beigefügten
Vordrucke ausgefüllt mit.
Auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihnen freuen wir uns.
Freundliche Grüße
Stadtwerke Hannover AG
Abt. Personalberatung
i.A. Anna Personalleiterin
i.A. Adam Personalreferent
enercity ist die Marke der Stadtwerke Hannover AG
Stadtwerke Hannover AG
Postfach 5747 · 30057 Hannover
Ihmeplatz 2 · 30449 Hannover
Telefon 0511 - 430-0
Telefax 0511 - 430-2650
E-Mail: [email protected]
Internet: www.enercity.de
Vorsitzender des Aufsichtsrates:
Dr. Marc Hansmann
Vorstand:
Michael G. Feist (Vorsitzender),
Harald Noske, Jochen Westerholz
Sparkasse Hannover:
Konto
517 313
BLZ
250 501 80
BIC
SPKHDE2HXXX
IBAN:
DE75 2505 0180 0000 5173 13
Gläubiger-ID
DE49ZZZ00000100549
Sitz der Gesellschaft ist Hannover,
Amtsgericht Hannover, HRB 6766
USt-ID-Nr. DE 811116141
Steuer-Nr.: 2325/202/00302
(Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft Hannover mbH –
Organträger)
Steuer-Nr.: 2325/202/00310
(Stadtwerke Hannover AG –
Organgesellschaft)
Anlage
Start eines Prozesses für ein Einzelschreiben
Customer Success Story: Elektronisches Personalprozessmanagement bei enercity
Anschreiben an einen neuen Mitarbeiter, automatisch vorbefüllt mit Daten aus dem System (rot markiert)
Highlights
Erweiterbarkeit
Flexibilität
Zeitersparnis
Das Personalprozessmanagement bei enercity
ist ein Musterbeispiel dafür, wie eine xft-Lösung
mit den Anforderungen wächst. Dank der modularen Architektur der xft add-on suite konnte
enercity nicht nur schrittweise weitere Prozesse und Funktionen ergänzen, sondern auch die
Dokumentenerzeugung nahtlos in die Prozesse
integrieren.
Die xft-HCM-Lösung ermöglicht weitgehend automatisierte Prozesse ebenso wie manuell ausgelöste. Damit konnte enercity die Gestaltung
der Prozesse an den Gewohnheiten der Endnutzer ausrichten: Prozesse, an denen überwiegend
SAP-affine Nutzer und Führungskräfte beteiligt
sind, wurden vollständig im System umgesetzt;
für andere wurden eher unterstützende Funktionen geschaffen.
Für die Personalreferenten und -sachbearbeiter
hat sich die Zeit für das Aktenhandling erheblich
reduziert – einerseits, weil Laufwege entfallen,
andererseits, weil Informationen in der Akte
schneller gefunden werden. Im Prozess selbst
fließen alle Informationen, die bereits erfasst
wurden oder im System vorhanden sind, in den
nächsten Prozessschritt ein und müssen nicht
eigens zusammengesucht werden. Damit ist die
Arbeit in der Personalabteilung nicht nur effizienter und schneller geworden, sondern auch
weniger fehleranfällig.
Customer Success Story: Elektronisches Personalprozessmanagement bei enercity
Über xft
xft GmbH
SAP Partner-Port
Altrottstr. 31
69190 Walldorf
Tel. +49 6227 54 555 0
Fax +49 6227 54 555 44
[email protected]
www.xft.com
Wer sind wir?
Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAPPartnerunternehmen, das auf die Optimierung
und Integration von Geschäftsprozessen in SAP
spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess
anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Belege, an einer
zentralen Stelle zugänglich zu machen und in
den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis
von SAP NetWeaver und erweitern diese um
individuelle kundenspezifische Anwendungen.
Was tun wir?
Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste
Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und
Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und
Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und
Änderungsmanagement in der Fertigung. Im
Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die
Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-
bindung an andere Systeme. Weil in unseren
Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion
solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören
zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie
weltweit agierende DAX-Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen.
Was zeichnet uns aus?
xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP , inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-Unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in
zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir
unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam
mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche
renommierte Vertriebs- und Implementierungpartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio
auf xft-Produkte.