PDF-Dateien erstellen mit FreePDF XP 3.24

PDF-Dateien erstellen
mit FreePDF XP 3.24
Eine Anleitung für Mitarbeiter/innen
Diakonisches Werk des Ev. Kirchenkreises
Steinfurt-Coesfeld-Borken e.V.
PDF bedeutet Portable Document Format (transportables Dokumentenformat). PDF ist ein
Dateiformat, dessen besondere Eigenschaft darin besteht, dass es unabhängig von der Ursprungssoftware (Anwendung), mit der das Dokument erstellt wurde, ein Abbild dieses ganzen oder von Teilen des Dokuments bereit stellt, in dem Inhalt und Layout wie im Ursprungsdokument erhalten bleiben. Das PDF-Format wurde von Fa. Adobe in den 90er Jahren entwickelt. Mit dem Format wurde ein kostenlos erhältlicher Reader, der Adobe Reader (früher:
Acrobat Reader), bereit gestellt. Inzwischen ist das Format insbesondere im Internet so weit
verbreitet und auch der Adobe Reader ist auf fast allen PCs vorhanden, sodass PDF als
Quasi-Standard für den plattformunabhängigen Austausch von Dokumenten bezeichnet
werden kann.
Ein PDF-Dokument kann praktisch aus jedem Programm heraus erstellt werden. Dafür erforderlich ist lediglich ein sog. PDF-Drucker. Entsprechend gleicht die Erstellung eines PDFDokuments im Prinzip einem Druckprozess, mit dem Unterschied, dass das Ergebnis nicht
ein bedrucktes Papier, sondern lediglich eine PDF-Datei ist (die bei Bedarf aber auch wieder
auf Papier gedruckt werden kann). Ein positiver Nebeneffekt ist zunächst die enorme Papierund Tintenersparnis, wenn man sich darauf einstellt, eben nicht alles auf Papier auszudrucken, sondern vorzugsweise als PDF-Datei im Dateisystem abzulegen. Ein weiterer Vorteil
ist, dass PDF-Dokumente i.d.R. nicht ohne Weiteres verändert werden können. Sie eignen
sich daher auch zur Archivierung von Dokumenten oder zum Versand per eMail. Auch unterschiedliche Auflösungen und damit Dateigrößen können je nach späterem Verwendungszweck beim Drucken in ein PDF-Dokument eingestellt werden. Hat man eine Papiervorlage
vorliegen, können PDF-Dokumente im Übrigen auch direkt über einen Scanner in unterschiedlichen Auflösungen erstellt werden. Daraus ergeben sich unendlich viele, sinnvolle
Anwendungszwecke.
Zum Beispiel kann man
• Internetseiten, deren Inhalt man eigentlich nur einmal für einen bestimmten Zweck
braucht, ausdrucken und ablegen.
• Text-, Tabellenkalkulations- oder Präsentationsdateien ausdrucken und per eMailAnhang versenden
• Einzelne empfangene eMails ausdrucken und im Dateisystem abspeichern
• Aus Bildbearbeitungsprogrammen Bilder ausdrucken
• Teile von Dokumenten aus unterschiedlichen Anwendungen zu einem PDFDokument zusammen führen.
• u.v.a.m.
Auf den Rechnern des Diakonischen Werkes ist für die Erstellung von PDF-Dokumenten der
PDF-Drucker FreePDF XP verfügbar. Der PDF-Drucker ist direkt über das Menü Start >
Einstellungen > Drucker und Faxgeräte > FreePDF XP bzw. Start > Drucker und Faxgeräte > FreePDF XP erreichbar.
Der Praxis-übliche Weg, den PDF-Drucker aufzurufen erfolgt jedoch über das Druckmenü
des jeweiligen Programms, mit dem das Quell-Dokument bearbeitet wird, aus dem man eine
PDF-Datei erstellen will: Datei > Drucken …
Im folgenden Bild ist beispielhaft das Druckmenü einer Internetseite aus dem Browser Mozilla Firefox abgebildet. In anderen Programmen sieht das Druckmenü entsprechend anders
aus.
D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc
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Stand: Juni 2009 JBo
In der Druckerauswahl des Druckmenüs ist der Drucker FreePDF XP auszuwählen. Auf dieser Seite, wie auch über die Schaltfläche Eigenschaften … können übliche Druckeinstellungen wie Seitenauswahl, Auswahl einer Markierung, Hoch- oder Querformat usw. vorgenommen werden. Beim Ausdruck von Internetseiten, die mit sog. Frames (Frame = Teilbereich
einer Internetseite) erstellt wurden, ist i.d. R. die Einstellung Frames drucken > Wie am
Bildschirm angezeigt richtig. Andernfalls wird jeder Frame einzeln ausgedruckt. Die Einstellung Druck in Datei darf nicht eingeschaltet werden, denn diese Funktion würde eine Druckdatei im Format *.prn statt *.pdf erstellen.
Sind alle im Druckmenü gewünschten Einstellungen vorgenommen worden, löst ein Klick auf
OK den Druckvorgang (Erstellung des PDF-Dokuments) aus.
Ist das Dokument fertig gestellt, öffnet sich das Menü-Fenster von FreePDF XP.
D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc
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Stand: Juni 2009 JBo
Über den Link Konfigurieren sind diverse Programm-Einstellungen möglich, die im Alltagsgebrauch aber i.d.R. nicht von Bedeutung sind. Die Besprechung dieser Optionen wird daher
hier nicht tiefer gehend behandelt.
Die drei wichtigsten Einstellungen, die vorgenommen werden müssen, sind
•
•
•
Auswahl eines PDF-Profils
Vergabe eines Dateinamens
Auswahl des Ablage- bzw. Speicherortes
Für die Auswahl eines PDF-Profils stehen standardmäßig drei Optionen zur Verfügung.
•
•
•
High Quality
Medium Quality
eBook
Die Auswahl des Profils ist abhängig vom beabsichtigten Verwendungszweck. Bei Bedarf
können die voreingestellten PDF-Profile über die Schaltfläche Konfigurieren modifiziert oder
auch zusätzliche PDF-Profile neu erstellt werden.
Die Option High Quality ist standardmäßig voreingestellt. Sie beinhaltet eine hohe Auflösung und sollte belassen werden, wenn das Ursprungs-Dokument (z.B. ein Jahresbericht als
Word-Dokument) hoch aufgelöste Bilder enthält, die später auch auf Papier in hoher Qualität
ausgedruckt werden sollen (z. B. Versand an eine Druckerei). Nachteil dieser Einstellung ist
eine relativ große PDF-Dateigröße. Die Einstellung High Quality macht beim Erstellen von
PDF-Dateien von einer Internetseite keinen Sinn, weil dort die Auflösung im Ursprung bereits
niedrig (eBook-Qualität) ist.
Die Option Medium Quality ist die richtige Wahl, wenn das Zieldokument (PDF-Datei) zwar
gut lesbar auch auf Papier ausgedruckt werden soll, aber insbesondere auch die enthaltenen
Bilder nicht in hoher Print-Qualität vorliegen müssen (z. B. Ausdruck für die PapierAktenhaltung).
D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc
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Stand: Juni 2009 JBo
Die Option eBook ist die Option der Wahl, wenn das Zieldokument voraussichtlich gar nicht
auf Papier gedruckt werden muss, sondern nur für die Bildschirmdarstellung und/oder den
eMail-Versand erstellt wird. Diese Option erzeugt die geringste Dateigröße. Sie eignet sich
aber wie Medium Quality auch noch für den Ausdruck eines Dokuments für die Ablage in
einer Papier-Akte.
Ist das dem Verwendungszweck entsprechende Profil ausgewählt, wird im Feld PDFDateiname der Dateiname eingetragen.
Standardmäßig ist die Option PDF öffnen eingeschaltet. Sie bewirkt, dass das PDFDokument nach der Ablage im Dateisystem (Festplatte, USB-Stick, etc.) im Adobe Reader
oder ggf. in einem anderen Standard-PDF-Reader geöffnet wird.
Soll das PDF-Dokument verschlüsselt abgespeichert werden, so kann dazu die Option PDF
verschlüsseln eingeschaltet werden. Die Nutzung dieser Option wird i.d.R. nicht empfohlen.
Sind alle vorstehenden Einstellungen wunschgemäß vorgenommen, folgt zuletzt die Entscheidung, wo das erzeugte PDF-Dokument abgelegt wird. Dazu stehen vier Optionen zur
Verfügung.
•
•
•
•
Per E-Mail senden
Ablegen
Auf Desktop
MultiDoc
Mit dem Schalter Per E-Mail senden wird der Standard-eMail-Client
gestartet und das PDF-Dokument als Anhang an eine eMail angefügt.
Anmerkung: Auf Grund bestimmter Windows- bzw. Microsoft-Eigenarten klappt diese Funktion mitunter nicht reibungslos.
Mit dem Schalter Ablegen wird ein Explorerfenster geöffnet, in dem der
Ablageort des PDF-Dokuments ausgewählt werden kann.
Bei einer Betätigung des Schalters Auf Desktop wird das PDFDokument ohne weitere Nachfrage mit den zuvor eingestellten Parametern auf dem Desktop
abgelegt.
D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc
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Stand: Juni 2009 JBo
Mit MultiDoc steht eine Funktion zur Verfügung, die es erlaubt, aus
mehreren Quelldokumenten die ganzen Dokumente oder Teile daraus zu einem Gesamtdokument im PDF-Format zusammen zu führen. Dazu verfährt man wie folgt.
Zunächst ist ein „Plan“ zu erstellen, aus welchen Quelldokumenten und in welcher Reihenfolge welche Teile (Markierung oder Seitenauswahl) oder ganzen Dokumente in das ZielPDF-Dokument eingefügt werden sollen.
Sodann ist das erste Quelldokument mit dem zugehörigen Programm (Word, Excel, Thunderbird, Firefox, o.ä.) zu starten. Im zugehörigen Programm ist das Druckmenü aufzurufen
und wie oben beschrieben sind alle Einstellungen vorzunehmen. Ein Dateiname muss an
dieser Stelle noch nicht vergeben werden. Sind alle Auswahlen und Einstellungen zum ersten Teil-Dokument getroffen, löst ein Klick auf die Schaltfläche MultiDoc aus, dass der erste
Teil des Zieldokuments erstellt und im Arbeitsspeicher resp. in einem temporären Bereich
auf der Festplatte abgelegt/zwischengelagert wird. Als sichtbares Zeichen für die Zwischenlagerung von MultiDoc-Bestandteilen erscheint im Infobereich der Taskleiste ein kleines MultiDoc-Symbol:
Danach ist das zweite Ursprungsdokument zu starten und wieder sind alle Auswahlen und
Einstellungen vorzunehmen. Erneut löst dann ein Klick auf die Schaltfläche MultiDoc aus,
dass nun der zweite Teil des Zieldokuments an den im Arbeitsspeicher/temporären Bereich
bereits vorhandenen ersten Teil des Zieldokuments angefügt wird.
Soll ein weiteres, drittes oder viertes, fünftes, … Teildokument an das Zieldokument angefügt
werden, ist die vorstehende Schrittfolge so lange zu wiederholen, bis alle Teildokumente an
das zwischengelagerte Zieldokument angefügt sind. Schließlich muss nun noch ein Dateiname für das gesamte Zieldokument eingetragen werden und zuletzt wird das Zieldokument
mit einem Klick auf Ablegen (Per E-Mail senden und Auf Desktop sind natürlich auch möglich) im Dateisystem abgespeichert.
D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc
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Stand: Juni 2009 JBo