Die Anwendung des A3 Rapport Prinzips von Toyota

InfoMediaCom Management
Die Anwendung des A3 Rapport Prinzips von Toyota
Wir liefern die Lösungen zum Puzzle der
Unternehmensführung !
Quellen :
Schulungskurs Lean Management, Black Belt Six Sigma, General Electric, USA, 2006
http://www.tps-portal.de
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Einleitung zum A3 Rapport von Toyota
Hinweis :Nachstehende Erläuterungen zum Thema A3 Methode von Toyota ist ein Auszug aus unserer
Schulungsdokumentation A3 Methode. Möchten Sie mehr über diese vorzügliche Methode zur effizienten
Unternehmensführung wissen ? Fragen Sie uns für eine unverbindliche Offerte an.
Ein Werkzeug das Toyota überall einsetzt und das Fundament des weltberühmten ununterbrochenen
Verbesserungsprogramms von Toyota bildet, nennt Toyota A3-Report.
Toyota verwendet den A3-Report bzw. die rigorose Prozesssystematik des A3-Report als
Problemlösungsprozess, dokumentiert damit die Schlüsselresultate und schlägt Verbesserungen vor. Der A3Report dient dabei auch als Statusbericht bzw. Ergebnisbericht des Projektes und wird zur
Informationsbeschaffung einsetzt.
Der Name A3-Report ist dabei von dem verwendeten Papierformat abgeleitet. Denn der Bericht wird auf A3Papier geschrieben.
Der Ablauf des A3-Reports und die Werkzeuge wie Fehlersammelliste, Histogramm, Qualitätsregelkarte, Pareto
Diagramm, Korrelationsdiagramm, Ishikawa, Brainstorming und mehr wurden dabei nicht
nicht durch den Geistesblitz eines Einzelnen erfunden, sondern hat sich bei Toyota über Dekaden auf einem
hohem Niveau der ständigen Verbesserung entwickelt. Dabei hat Toyota verschiedene Arten des A3-Reports für
unterschiedliche Anwendungen entwickelt.
Hier finden Sie zur Anschauung ein vereinfachtes, fiktives Beispiel eines A3-Reports für den produzierenden
Bereich.
Während Sie die Namen der Kästen ändern können, bleibt der grundlegende Ablauf des Reports gleich.
Daher können Sie die Systematik nicht nur in der Produktion sondern auf alle Bereiche anwenden.
„Wenn Sie sagen, dass es kein Problem gibt, dann ist das ein Problem.“
Spruch bei Toyota
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Allgemeines zum A3 Rapport von Toyota
A3 Report
Erstellen Sie möglichst einen A3-Report zu jedem gestarteten Projekt.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und Projektbeteiligten von Anfang an in den Lösungsprozess ein.
Benutzen Sie das A3-Format. Es ist groß genug um die geforderten Informationen auf einer Seite darzustellen.
Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Computer haben und das A3 von Hand ausfüllen, dann schreiben Sie mit einem Bleistift
und versuchen Sie nicht mit kleiner Schrift möglichst viel einzutragen. Zeichnen Sie Bilder um die Situation zu beschreiben.
Generell gilt: Im Weglassen liegt die Kunst.
Jedes A3-Blatt sollte auch erkennen lassen, mit welchen Werkzeugen die Verbesserungen erarbeitet wurden. Die Sammlung
der Daten, die Auswertung und die Lösungsansätze haben Sie separat abgelegt und können bei Nachfrage gezeigt und
erläutert werden.
Das A3-Blatt ist ein „lebendes Dokument“ und stellt zu jederzeit den Fortschritt ihres Projektes dar. Füllen Sie nicht erst zum
Schluss das A3 aus. Benutzen Sie es bei jeden Schritt des Prozesses.
Der A3-Report muss nicht wie hier dargestellt als Power Point Präsentation geführt werden. Sie können jede andere Ihnen
vertraute Software, z.B. Excel, benutzen.
Auf den folgenden Seiten finden Sie einige Hinweise zur Moderation und ein vereinfachtes
Beispiel zu einem A3 Report.
Hinweis:
Im A3-Blatt sind sind einige Details nicht lesbar. Es muss natürlich in Ihrem A3-Report alles für den Betrachter ohne Lupe
lesbar sein.
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
Moderationsregeln
Vereinbaren Sie mit den Teilnehmern Regeln zur Kommunikation.
Jeder darf ausreden.
Brainstorming
Nur eine Person redet.
Alle anderen hören der/dem Redenden aufmerksam zu.
Alle Probleme dürfen angesprochen werden - es gibt keine Tabuthemen.
Es darf keine Schuldigen geben.
Kritik nur an der Sache, nie an der Person üben.
Es gibt keine dummen Fragen - aber: Wer schlecht vorbereitet ist, stiehlt anderen
die Zeit.
Fasse Dich kurz und bleibe beim Thema.
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
Es sind keine Killerphrasen erlaubt wie:
Ideen
Das haben wir doch immer schon so gemacht.
Das geht nicht.
Das hat schon letztes mal nicht funktioniert.
Ich habe ja schon vorher gesagt, dass das nicht funktionieren
kann.
Das ist mir egal.
Das geht mich nichts an.
Erst mal abwarten und Tee trinken.
sondern nur sachliche Beiträge.
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
Feedback-Regeln für den Moderator
Zur Vermeidung von Fehlreaktionen sollten Sie Feedback-Regeln beachten
Häufig werden Dinge
falsch verstanden
falsch interpretiert
oder falsch bewertet
Versuchen Sie möglichst neutral das Meeting zu moderieren. Verlieren Sie aber nie das Ziel aus
den Augen !
Keine Wertung
Beschreibung im Rahmen offener Kommunikation, was beim Empfänger angekommen ist
Eindrücke beschreiben
Schaffen Sie für den Sender die Möglichkeit zur Klarstellung und Nachbesserung des gesprochenen
Vermutungen deutlich machen
Möglichkeit zur Reaktion bei Kritik
Richtig zuhören
Verhinderung von Schnellschlüssen und unbedachten Reaktionen
Aussagen wirken lassen
"Habe ich Sie richtig verstanden, wenn..."
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
Brainstorming
Warum tritt Stillstand an der Maschine XY auf?
Mensch
Kein Material
nachgefüllt
Maschine
Stillstand
wegen
Wartung
Konstruktion
Material
falsch
gewählt
Material
Methode
Materialabruf
erfolgt zu spät
Material nicht
vorhanden
Kein Material
aus Lager
bereitgestellt
Wartungsintervalle
ungeplant
Geben Sie den Teilnehmern
Haftnotizzettel und Edding und
lassen Sie mögliche Gründe
aufschreiben und unter die
Kategorie heften.
Wenn keine Vorschläge mehr
kommen, fassen Sie Doppelungen
und gleichbedeutendes zusammen.
Beziehen Sie dabei die
Teilnehmer mit ein!
In einem weiteren Meeting werden
die Gründe von einem
Expertenteam gewichtet, siehe
Beispiel im Ishikawa.
Informieren Sie alle Teilnehmer, wie
die Gewichtung ausgefallen ist und
bieten Sie eine FeedbackMöglichkeit.
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6. Zeitplan
PLAN
IST
Stillstandszeiten
Januar
15
Jan
Feb
Mrz
Apr
<Jahr>
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
kein Material
kein Personal
Maschinendefekt
Wartung
10
5
Ausgangsbedingungen
Zielbedingungen
Verbesserungsanalyse
Zahlen-Daten-Fakten
Ermittlung der
Verbesserungsmaßnahme
Umsetzung der
Verbesserungsmaßnahme
Bestätigung der
Verbesserungsmaßnahme
Betriebsurlaub
20
<Jahr>
Nov
Dez
Projektwahl
Betriebsurlaub
Reduzierung der
Maschinenstillstandszeit der Maschine
XY
4. Verbesserungsanalyse, Daten /
Fakten
Betriebsurlaub
1. Grund, warum dieses Projekt
gewählt wurde
Standardisierung
2. Ausgangsbedingungen
0
KW0 1
KW0 2
KW0 3
KW0 4
7. Ergebnis der Verbesserungsmassnahmen
Stillstandszeit
Ziel
50
60
Stunden
40
20
Ergebnis
40
30
20
10
O
kt
N
ov
D
ez
Ja
n
Fe
b
A
pr
M
ai
Ju
n
0
0
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
M
rz
Stunden
Stillstandszeit
60
80
Ju
l
A
ug
S
ep
100
5-Warum um die Hauptursache zu finden
8. Standardisierung / Lernprozess
3. Zielbedingungen
60
Stillstandszeit
50
Stunden
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
40
30
20
5. Verbesserungsmassnahmen
10
0
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Nächster Schritt :
Verbesserungsmassnahmen festlegen
Es zeigte sich, dass unsere Ideen nicht
immer praktikabel waren. Es ist sehr wichtig
in die Fertigung zu gehen um seine Ideen
vor Ort zu prüfen. Es ist sehr wichtig, bei
Problemen zu reagieren. Nur durch anpacken
der Probleme werden diese gelöst.
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Moderation zur Einführung A3 Rapport von Toyota
A3-Rapport: Layoutbeispiel (Excel)
1. Grund für die Projektwahl
Der Grund, warum das oben genannte Projekt ausgewählt
wurde, soll hier in einigen wenigen Sätzen mit den wesentlichen
Argumenten aufgeführt werden. Auswahlkriterium für ein
mögliches Verbesserungsprojekt ist, dass es in messbaren
Grössen darzustellen ist, wie z.B. Zeit- und Kostenreduzierung
oder Qualitätsverbesserung.
2. Ausgangssituation
Unter diesem Punkt wird die Ausgangssituation dargestellt,
graphisch (=>Diagramme) oder auch in Form von Fotos. Es
ist durchaus möglich, dass zur Darstellung der
Ausgangssituation erst noch Daten gesammelt werden
müssen. Dies kann z.B. in Form von Strich- oder Zähllisten
erfolgen.
4. Suchen der Verbesserungsmöglichkeiten
Unter diesem Punkt soll der IST-Zustand dokumentiert und in
verständlicher Form visualisiert werden. Das Ziel ist,
Ansatzpunkte für Verbesserungsmöglichkeiten zu finden bzw.
zu bewerten, welche möglichen Verbesserungsmassnahmen
besonders lohnenswert sind.
Ein nützliches Werkzeug für diesen Unterpunkt sind z.B.
Fischgrätendiagramme, die Zusammenhänge von Ursache
und Wirkung sichtbar machen.
Wichtig sind auch : Die Analysen der
D-P-FMEA und der erfassten statistischen
Werte über eine genügend lange
Zeitperiode !
5. Verbesserungsvorschläge
Unter diesem Punkt wird aufgeführt, mit welchen Massnahmen
die unter Punkt 4 herausgefundenen Verbesserungsmöglichkeiten umgesetzt werden können.
3. Zielsetzung
Unter diesem Punkt wird das Ziel definiert, das die jeweilige
Gruppe anstrebt. Die Zielsetzung hat 4 wesentliche Kriterien zu
erfüllen.
1.) Die Verbesserungsmassnahmen sollen sich auf einen
spezifischen Fertigungsbereich beschränken,
2.) Die Verbesserungen sollen in messbaren Größen zu
erfassen sein,
3.) Die Zielsetzung soll durchführbar sein,
4.) Das Projekt ist Zeitgebunden und soll innerhalb von
3 Monaten beendet sein.
Geschäftsführung
Projektleiter
QS-Leitung
6. Zeitplan zur Umsetzung
Unter diesem Punkt wird ein detaillierter Zeitplan zur
Umsetzung des gewählten Projektes aufgeführt. Hierin
enthalten sind die Massnahmen, die zur Umsetzung der
Verbesserung getroffen werden sollen, sowie die dafür
verantwortlichen Mitarbeiter.
7. Bestätigung der Verbesserungen
Unter diesem Punkt soll eine eventuelle Verbesserung belegt
werden, d.h. die Daten vorher/nachher werden miteinander
verglichen und in Diagrammform dargestellt.
Wichtig ist auch : Dass die Analysen
der D-P-FMEA und der erfassten
statistischen Werte nachgeführt werden !
8. Haupterkenntnisse
Unter diesem Punkt soll der Effekt der getroffenen
Massnahmen dokumentiert werden.
Kernfrage hierbei ist, was hat das Team aus dem Projekt und
seiner gemeinsamen Durchführung gelernt?
Können durch einen abteilungsübergreifenden Austausch der
Ergebnisse neue Erkenntnisse gewonnen werden?
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