Tutorial Beispiel zur Anbindung von Excel und Access - pdf

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Tutorial
Beispiel
zur
Anbindung
von Excel
und Access
Tutorial Anbindung Access und Excel
Seite 1
Willkommen............................................................................................................................... 3
Hinweise zur Schreibweise ........................................................................................................ 4
Voraussetzungen und Einschränkungen..................................................................................... 4
Einleitung ................................................................................................................................... 5
Die Schritte im Einzelnen .......................................................................................................... 6
Das Verzeichnis samples........................................................................................................ 6
Beispieldaten ...................................................................................................................... 6
Einlesen der fdf-Datei(en)...................................................................................................... 7
Erzeugen der csv-Datei ...................................................................................................... 7
Erzeugen der pdf-Dokumente ................................................................................................ 8
Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls ............................................................................ 8
Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls ........................................................................ 13
Weitere Produkte...................................................................................................................... 19
Seite 2
Willkommen
das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Programme fdf-Converter und pdf-FieldMerge mit Excel und Access
verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf zu erzeugen. Die Vorgehensweise lässt sich natürlich auch auf andere Programme übertragen.
Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der
täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in
der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für
Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr.
Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software
ausgeschlossen.
Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen
wollen, senden Sie uns eine E-Mail:
[email protected]
Alle Markennamen und –bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen
Hersteller.
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Deutzer Str. 35
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Seite 3
Hinweise zur Schreibweise
Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt:
Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben:
Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende
Tastatureingaben werden fett geschrieben:
Beispiel: Geben Sie setenv ein.
Tipps zur einfachen Bedienung
Diesen Punkt sollten Sie beachten.
Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich,
soweit nicht anders vermerkt, auf die Anwendung unter Windows XP.
Voraussetzungen und Einschränkungen
•
•
pdf-FieldMerge kann keine SQL-Statements erzeugen oder verarbeiten
Die Feldnamen im benutzten pdf-Dokument müssen bekannt sein
Seite 4
Einleitung
Um alle Beispiele nachvollziehen zu können, benötigen Sie die Programme fdf-Converter und pdf-FieldMerge – es reichen die Demoversionen. Die beiden Programme müssen installiert sein. Die Beispieldateien und Unterverzeichnisse liegen im Verzeichnis
Ovis\samples_de. Extrahieren Sie die Zip-Datei bitte nach C:\, dadurch lassen sich die Beispiele fürs erste einfacher nachvollziehen.
Warum benötigen Sie fdf-Converter und pdf-FieldMerge?
Mit dem Programm fdf-Converter können Sie sehr einfach fdf-Dateien lesen und in das csv-Format konvertieren.
(Zum technischen Hintergrund: in fdf-Dateien werden die Werte gespeichert, die ein Benutzer in ein pdf-Formular eingegeben hat. Das
eigentliche pdf-Formular bleibt unverändert und die Eingaben liegen
quasi als eine weitere Schicht darüber.)
In vielen Fällen sollen diese Eingaben in anderen Anwendungen weiterverwendet werden. Dazu müssen die Werte aus der fdf-Datei ausgelesen werden. Das Format der fdf-Datei ist aber für die meisten Nutzer
nicht einfach zu lesen. Das Programm fdf-Converter stellt die fdfDatei in einer verständlichen und übersichtlichen Form dar.
Beispiel:
Sie haben eine Umfrage mittels eines pdf-Formulars durchgeführt.
Die Antworten der Teilnehmer liegen Ihnen als fdf-Dateien vor.
Für die weitere Auswertung möchten Sie diese Informationen z. B.
in eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank überführen.
Unter Angabe der Quell fdf-Datei(en) konvertiert der fdfConverter die Informationen und erstellt eine csv-Datei. Diese csvDatei wird als externe Datenquelle in das gewünschte Zielprogramm importiert.
Mit dem Programm pdf-FieldMerge können Sie sehr einfach Daten in
ein pdf-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen.
Beispiel:
Für weitere Umfragen wollen Sie bestimmte Daten z. B. die Adresse der Teilnehmer gleich in das pdf-Formular eingetragen. Diese
Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Daten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdfFieldMerge übergeben.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum automatischen Ausfüllen von pdf-Formularen dargestellt. Und zwar am Beispiel einer
Acces-Datenbank – die die Ausgangsdaten enthält – und einer ExcelTabelle – die die eigentliche Steuerung übernimmt. Die benötigten
Dateien (sample.csv, sample.mdb, sample.xls) befinden sich im selben
Verzeichnis wie dieses Dokument.
Seite 5
Die Schritte im Einzelnen
Das Verzeichnis samples
Beispieldaten
Bevor Sie Daten verändern, schauen Sie sich zunächst die vorhandenen Dateien im Verzeichnis samples_de an.
Im Unterverzeichnis data befinden sich Beispiel fdf-Dateien. Diese werden später mit
dem fdf-Converter eingelesen.
Im Unterverzeichnis templates liegt die
Template1.pdf als ein kleines Beispielformular, das als Vorlage für die späteren personalisierten pdf-Dokumente dienen soll.
In das Unterverzeichnis forms werden päter
die gemergten pdf-Dokumente gespeichert.
In der sample.csv sind drei Datensätze angelegt. Bitte beachten Sie,
dass in der ersten Zeile Feldnamen stehen und dann zeilenweise die
Daten folgen. Wie diese Datei erzeugt wird lesen Sie im nächsten Abschnitt.
Mit Hilfe der Sample.mdb soll verdeutlich werden, wie eine Datenbankverbindung hergestellt werden kann. Das Beispiel ist nur eine von
vielen Möglichkeiten. In die Sample.mdb wurde die sample.csv als
verknüpfte Tabelle
eingebunden. Der Vorteil ist, dass ein direktes Arbeit in der Datenbank nicht notwendig und ein versehentliches Ändern der Datenbank
ausgeschlossen ist.
Die Datei Access_Sample.xls stellt die Verbindung zur Datenbank her
und stellt Ihnen eine Auswahlbox zur Verfügung, um einzelne oder
mehrere Datensätze mit einmal zu mergen.
Die Datei Excel_Sample.xls stellt die direkt Verbindung zur csv-Datei
her, für den Fall, dass Sie nicht mit Access arbeiten möchten. Die
Auswahlbox steht Ihnen auch hier zur Verfügung.
Damit die Excel-Datei richtig funktioniert müssen Macros und automatische Datenaktualisierung aktiviert werden.
Die Excelarbeitsmappen beinhalten drei Arbeitsblätter, zu deren Einzelheiten wir später kommen.
Beginnen wir erstmal mit der Änderung bzw. Ergänzung der Daten.
Dazu schließen Sie bitte erst einmal alle evtl. noch offenen Dateien.
Seite 6
Einlesen der fdf-Datei(en)
Erzeugen der csv-Datei
Starten Sie den fdf-Converter im manuellen Modus (über das Startmenü). Beim Start prüft fdf-Converter, ob das Programm bereits
registriert ist. Wenn nicht, erhalten Sie ein Fenster in dem Sie Ihre
Lizenzschlüssel eintragen.
Möchten Sie das Programm erst einmal kennen lernen, klicken Sie
auf den Button Später. In diesem Fall wird fdf-Converter in voller
Funktionalität gestartet, aber mit der Einschränkung, dass lediglich
vier Felder gespeichert werden; das reicht für dieses Tutorial
aus.
Es erscheint nun das eigentliche Arbeitsfenster. Zunächst
wird mit Hilfe der Datei-Auswahlbox die Quell fdf-Datei
ausgesucht – wählen Sie bitte aus dem Unterverzeichnis
data die Datei mickey.fdf. fdf-Converter liest diese Datei
und listet den Feldnamen und Feldinhalt aller Felder auf.
Als Ziel wird automatisch eine csv-Datei vorgeschlagen.
Der Dateiname ist identisch mit der Quelldatei, allerdings
wird als Datei-Extension csv angehängt. Übernehmen
Sie bitte nicht den vorgeschlagenen Namen, sondern
wechseln Sie in der Dateiauswahlbox ein Verzeichnis
hoch und wählen als Ziel die vorhandene sample.csv.
Im Bereich Feld Optionen werden alle Felder mit ihren
Feld Namen und dem zugehörigen Inhalt aufgelistet. Die
Option Einbeziehen ermöglicht das Ausschließen von
Feld Namen. Deaktivierte Felder werden nicht in die
csv-Datei exportiert.
Wichtig für das zeilenweise speichern der Daten sind die
beiden Optionsfelder Feldnamen als Spaltenüberschrift
und Daten anhängen. Aktivieren Sie beide (wenn Sie
eine Datei neu erzeugen, können Sie Daten anhängen
nicht aktivieren, klappt erst beim zweiten Mal).
Klicken Sie auf Start und die Daten werden in csvDateien geschrieben.
Schauen Sie sich jetzt die csv-Datei noch einmal an. Sie
müssten einen Datensatz mehr haben. Das gleiche gilt
natürlich auch für die Datenbank.
Probieren Sie das Ganze noch einmal mit der fdf-Datei von Sandy.
Wenn alles richtig ist, haben Sie jetzt fünf Datensätze in der sample.csv.
So einfach ist es, die fdf-Daten zusammen zu fassen. Im Handbuch
zum fdf-Converter finden Sie weitere Beispiele, wie dieser Prozess
automatisiert werden kann. Besonders einfach geht es mit der Mehrfachauswahl. Sie können komplette Verzeichnisse mit beliebig vielen
(gleich aufgebauten) fdf-Dateien in einem Arbeitsschritt konvertieren.
Seite 7
Erzeugen der pdf-Dokumente
Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls
Schauen wir uns zunächst das Beispiel Excel_Sample.xls an. Um die
personalisierten pdf-Dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdfFieldMerge aus Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parametern versorgt.
Öffnen Sie die Datei Excel_Sample.xls und aktivieren Sie Makros
Die Exceltabelle enthält drei Arbeitsblätter. Das Arbeitsblatt Auswahl beinhaltet eine Auswahlbox und drei
Buttons zum Steuern der Vorgänge.
Wenn Sie im Umgang mit Excel vertraut sind, können Sie diese Seite natürlich auch Ihren persönlichen Wünschen anpassen.
Wechseln Sie bitte zum Arbeitsblatt
Daten. Hier sollen die Datensätze stehen, die später über die Auswahlbox
selektiert werden.
Die folgenden Schritte sind nur bei
einer neuen Datenverbindung notwendig. Haben Sie einmal eine Verbindung erstellt, so können Sie diese
speichern. Rufen Sie die ExcelTabelle später noch einmal auf, wird die automatische Aktualisierung
gestartet und alle Datensätze (auch neue) stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
Um die Verbindung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:
Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Daten und öffnen Sie den ImportAssistenten im Menü Daten / Externe
Daten importieren / Daten importieren.
Seite 8
Die Auswahlbox Datenquelle auswählen wird geöffnet.
Wechseln Sie über das Dropdown-Menü in Verzeichnis C:\ovis\sample_de und wählen die Datei
sample.csv.
Mit dem Button Öffnen
wird die Datei geladen
und
der
ImportAssistent startet.
Im Assistenten wählen Sie bitte im Blatt Schritt 1 von 3 bei
Ursprünglicher Datentyp den Datentyp Getrennt.
Im Vorschaufenster sehen Sie die eingelesenen Datensätze.
Wechseln Sie mit Weiter> zur nächsten Seite.
Im Blatt Schritt 2 von 3 stellen Sie das Trennzeichen ein,
welches die einzelnen Werte von einander trennt.
Wählen Sie als Trennzeichen das Semikolon. In der Datenvorschau werden die Daten dann in Spalten aufgeteilt.
Sollte Sie einmal beim Einlesen nicht das gewünschte Ergebnis sehen überprüfen Sie bitte das gewählte Trennzeichen und die Option Texterkennungszeichen. Das Texterkennungszeichen soll das Einlesen von Sonderzeichen ermöglichen, z. B. Returns in Textfeldern. Leider hält sich
Excel nicht immer an diese Festlegungen. Sollten Sie in diesem Punkte einmal nicht weiterkommen, sprechen Sie uns
an.
Wechseln Sie mit Weiter> zur nächsten Seite.
Auf der Seite Schritt 3 von 3 brauchen Sie nichts weiter einstellen. Klicken Sie lediglich Fertig Stellen an.
Seite 9
Das Fenster Daten importieren wird geöffnet. Nicht
OK klicken. Zunächst müssen über Eigenschaften
weitere Parameter festgelegt werden.
Stellen Sie die Eigenschaften wie nebenstehend
abgebildet ein.
So wird bei jedem Aufruf der Exceltabelle die
Abfrage aktualisiert, d. h. es werden die neuesten Datensätze geholt.
Zusätzlich werden versehentlich eingegebene
Daten gelöscht. Eine Datenpflege oder -änderung ist hiermit also nicht möglich.
Zum Schluss einfach OK anklicken.
Sie kehren zum Fenster Daten importieren wieder zurück und können jetzt den Import mit OK
beenden.
Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt wie links
abgebildet aussehen.
Seite 10
Wenn Sie jetzt auf die Seite Auswahl
wechseln und Daten neu lesen anklicken bekommen Sie folgende Auswahl:
In der linken Box sind alle Datensätze
anhand des eindeutigen Kenners
E-Mail Adresse aufgelistet.
Das eigentliche Füllen der Liste erfolgt
über einen Visual Basic Code. Wenn
Sie sich mit der Programmierung auskennen, können Sie diesen Code auch
Ihren Anforderungen anpassen.
Wenn Sie ein oder mehrere Datensätze
auswählen, werden diese in die rechte
Auswahlbox übernommen.
Möchten Sie Auswahl verwerfen klicken Sie Auswahl löschen an.
Bevor Sie Merge Starten anklicken, werfen Sie bitte noch einen Blick
auf das letzte Datenblatt T1.
Denn beim aller ersten Aufruf der Excel-Mappe ist es notwendig, dass
einige Programmparameter und –pfade geprüft werden. Wechseln Sie
dazu bitte zum Datenblatt T1.
Die Standardeinstellungen sind unten abgebildet:
Feld Bedeutung
Standardwert
1B
Installationspfad
C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge
1C
Dateiname des Templates
C:\Programme\Ovis\samples\templates\Template1.pdf
1D
Ausgabepfad für pdf-Dokumente C:\Programme\Ovis\samples\forms\
In der Zeile 2 sind die Feldnamen aus dem Formular aufgeführt (falls
Sie sie nicht sofort parat haben, in die Exceltabelle sample.csv sind
die Feldnamen aus der fdf-Datei als Spaltennamen importiert wurden).
Achten Sie auf die richtige Reihenfolge der Feldnamen und den zugehörigen Werten aus der Tabelle Daten. Bei der Übergabe wird T1:A2
mit Daten:Ax, T1:B2 mit Daten:Bx, T1:C2 mit Daten:Cx usw. verbunden(wobei x für die ausgewählte Zeile steht). D. h. bei einer falschen Reihenfolge werden falsche Einträge übergeben.
Seite 11
Sie können die Übergabe eines Wertes überspringen, in dem Sie ein
XXX in den Feldnamen eingeben. Dieser Wert wird dann nicht übergeben.
Wenn die Pfadangaben stimmen, können Sie wieder auf das Tabellenblatt Auswahl wechseln und die Auswahl starten. Klicken Sie auf Daten neu lesen um die Auswahl einzulesen. Ausgewählte Datensätze
werden in die rechte Box übernommen.
Mit Merge starten werden die ausgewählten Datensätze in das
Template eingetragen und als neue Datei im Unterverzeichnis forms
abgespeichert. Sollten Sie das Ganze mit der Demoversion ausprobieren, geht das Registrierfenster auf, klicken Sie dann einfach auf den
Button Später.
Der eigentliche Vorgang wird über Visual Basic Code geregelt, denn
Sie sich im Visual Basic Editor ansehen können. Wenn Sie sich mit
VBA-Programmierung auskennen, werden Sie den Code sicherlich
verstehen und an Ihre Anforderungen anpassen können.
Seite 12
Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls
Im Beispiel Access_Sample.xls wird eine Datenverknüpfung zu der
Access Datenbank sample.mdb hergestellt. Die Datenbank selbst beinhaltet eine Tabellenverknüpfung zur sample.csv. Auf den ersten
Blick scheint dieses Vorgehen kompliziert, hat aber den Vorteil, dass
die eigentliche Datenbank zur Bearbeitung nicht geöffnet werden
muss und somit auch nicht versehentlich beschädigt werden kann. Darüber hinaus können in der Datenbank ja auch Informationen vorhanden sein, die nicht für jeden einsichtig sein sollen.
Auch dieses Beispiel können Sie an Ihre Anforderungen anpassen
bzw. auf andere Anwendungen übertragen. Um die personalisierten
pdf-Dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdf-FieldMerge aus
Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parametern versorgt.
Als erstes wird die Tabellenverknüpfung in der
Access-Datenbank hergestellt. Öffnen Sie dazu
bitte die Sample.mdb und öffnen Sie die Tabellenansicht. Über das Kontextmenü rufen Sie
Tabellen verknüpfen auf.
In der Auswahlbox wechseln Sie in Verzeichnis
Ovis\sample_de und wählen die Datei sample.csv.
Damit Sie die Datei sehen, müssen Sie bei Dateityp Textdateien (*.txt;*.csv;*.tab;*.asc) einstellen.
Der Textverknüpfungs-Assistent wird geöffnet.
Im ersten Schritt stellen Sie Mit Trennzeichen
ein. Im zweiten Schritt wählen Sie als Trennzeichen Semikolon und die Option Erste Zeile
enthält Feldnamen und als Textbegrenzungszeichen „ (Anführungsstriche).
Schritt 3 (Festlegen der Feldoptionen) überspringen wir und schließen
den Assistenten mit Fertigstellen ab.
Die csv Datei wird jetzt als verknüpfte Tabelle angezeigt. Innerhalb
der Datenbank können Sie auf diese
verknüpfte Tabelle wie auf eine normale Tabelle zugreifen.
Mit einem Doppelklick öffnen Sie
beispielsweise die Tabelle. Genau so
gut können Sie auch Abfragen auf
diese Tabelle erstellen. Im Objektbereich Abfragen finden Sie ein Beispiel Sample Beispiel Abfrage. Sie können also vor der Erstellung der
Seite 13
personalisierten pdf-Dokumente Ihre Auswahl und Ihre Daten exakt
bestimmen. Ein weiterer Vorteil der Verwendung der Datenbank.
Damit wäre die Verknüpfung in der Datenbank angelegt, fehlt nur
noch die Verbindung in die Exceltabelle. Diese Verbindung muss
auch nur einmal angelegt werden, um später immer eine automatische
Aktualisierung zu erreichen.
Öffnen Sie die Datei Access_Sample.xls und aktivieren Sie Makros
Der Aufbau der Arbeitsmappe ist derselbe wie der Excel_Sample.xls. Die
Exceltabelle enthält drei Arbeitsblätter. Das Arbeitsblatt Auswahl beinhaltet eine Auswahlbox und drei Buttons
zum Steuern der Vorgänge.
Wechseln Sie bitte zum Arbeitsblatt
Daten. Hier sollen die Datensätze stehen, die später über die Auswahlbox
selektiert werden.
Die folgenden Schritte sind nur bei
einer neuen Datenverbindung notwendig. Haben Sie einmal eine Verbindung erstellt, so können Sie diese
speichern. Rufen Sie die ExcelTabelle später noch einmal auf, wird
die automatische Aktualisierung gestartet und alle Datensätze (auch neue) stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
Um die Verbindung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:
Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Daten und markieren Sie das Feld 1A. Öffnen Sie den Import-Assistenten im Menü Daten / Externe Daten importieren /
Daten importieren.
Die Auswahlbox Datenquelle auswählen wird geöffnet.
Diesmal müssen Sie den Button
Neue Quelle… anklicken.
Seite 14
Der Datenverbindungs-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie als Datenquellentyp Weitere/Erweiterte Optionen. Mit Weiter geht zum
nächsten Einstellung.
In den Datenverknüpfungseigenschaften stellen Sie bitte
im Blatt Provider Microsoft OLE DB Provider for ODBC
Drivers ein.
Im Blatt Verbindung stellen Sie
Microsoft Access-Datenbank in
der Option Datenquellenname
verwenden ein.
Klicken Sie jetzt OK an.
Die Dateiauswahlbox für Datenbank auswählen wird
geöffnet.
Wechseln Sie ins Verzeichnis Ovis\sample_de und
wählen die Datenbank Sample.mdb aus.
Seite 15
Jetzt können Sie im Assistenten die gewünschte Tabelle wählen. Da Abfragen von dem Assistenten wie Tabellen behandelt werden, können Sie auch die Beispielabfrage wählen. Andererseits bedeutet dies auch, dass Sie beliebig
viele Abfragen erstellen können und diese je
nach Bedarf dann benutzen können.
Mit Weiter kommen Sie zur nächsten Seite.
Hier können Sie noch weitere Informationen
zu besseren Datenpflege angeben. Uns sollen
die Angaben reichen, klicken Sie Fertig stellen
an.
Jetzt wird die erstellte Datenverbindung als Datenquelle in der
Auswahlbox angezeigt und mit
Öffnen für den Zugriff für gegeben.
Jetzt geht es wie im Beispiel Excel_Sample.xls weiter.
Falls Sie die Schritte noch alle
kennen, können Sie folgenden
Zeilen überspringen.
Wenn nicht, werden Ihnen sicherlich die Formulierungen bekannt
vorkommen.
Das Fenster Daten importieren wird geöffnet. Nicht
OK klicken. Zunächst müssen über Eigenschaften
weitere Parameter festgelegt werden.
Seite 16
Stellen Sie die Eigenschaften wie nebenstehend
abgebildet ein.
So wird bei jedem Aufruf der Exceltabelle die
Abfrage aktualisiert, d. h. es werden die neuesten Datensätze geholt.
Zusätzlich werden versehentlich eingegebene
Daten gelöscht. Eine Datenpflege oder -änderung ist hiermit also nicht möglich.
Zum Schluss einfach OK anklicken.
Sie kehren zum Fenster Daten importieren wieder zurück und können jetzt den Import mit OK
beenden.
Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt wie links
abgebildet aussehen.
Wenn Sie jetzt auf die Seite Auswahl wechseln und Daten neu lesen
anklicken bekommen Sie folgende Auswahl:
In der linken Box sind alle Datensätze
anhand des eindeutigen Kenners
E-Mail Adresse aufgelistet.
Das eigentliche Füllen der Liste erfolgt
über einen Visual Basic Code. Wenn
Sie sich mit der Programmierung auskennen, können Sie diesen Code auch
Ihren Anforderungen anpassen.
Wenn Sie ein oder mehrere Datensätze
auswählen, werden diese in die rechte
Auswahlbox übernommen.
Möchten Sie Auswahl verwerfen klicken Sie Auswahl löschen an.
Bevor Sie Merge Starten anklicken,
werfen Sie bitte noch einen Blick auf
das letzte Datenblatt T1.
Denn beim aller ersten Aufruf der Excel-Mappe ist es notwendig, dass
einige Programmparameter und –pfade geprüft werden. Wechseln Sie
dazu bitte zum Datenblatt T1.
Seite 17
Die Standardeinstellungen sind unten abgebildet:
Feld Bedeutung
Standardwert
1B
Installationspfad
C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge
1C
Dateiname des Templates
C:\Programme\Ovis\samples\templates\Template1.pdf
1D
Ausgabepfad für pdf-Dokumente C:\Programme\Ovis\samples\forms\
In der Zeile 2 sind die Feldnamen aus dem Formular aufgeführt (falls
Sie sie nicht sofort parat haben, in die Exceltabelle sample.csv sind
die Feldnamen aus der fdf-Datei als Spaltennamen importiert wurden).
Achten Sie auf die richtige Reihenfolge der Feldnamen und den zugehörigen Werten aus der Tabelle Daten. Bei der Übergabe wird T1:A2
mit Daten:Ax, T1:B2 mit Daten:Bx, T1:C2 mit Daten:Cx usw. verbunden(wobei x für die ausgewählte Zeile steht). D. h. bei einer falschen Reihenfolge werden falsche Einträge übergeben.
Sie können die Übergabe eines Wertes überspringen, in dem Sie ein
XXX in den Feldnamen eingeben. Dieser Wert wird dann nicht übergeben.
Wenn die Pfadangaben stimmen, können Sie wieder auf das Tabellenblatt Auswahl wechseln und die Auswahl starten. Klicken Sie auf Daten neu lesen um die Auswahl einzulesen. Ausgewählte Datensätze
werden in die rechte Box übernommen.
Mit Merge starten werden die ausgewählten Datensätze in das
Template eingetragen und als neue Datei im Unterverzeichnis forms
abgespeichert. Sollten Sie das Ganze mit der Demoversion ausprobieren, geht das Registrierfenster auf, klicken Sie dann einfach auf den
Button Später.
Der eigentliche Vorgang wird über Visual Basic Code geregelt, denn
Sie sich im Visual Basic Editor ansehen können. Wenn Sie sich mit
VBA-Programmierung auskennen, werden Sie den Code sicherlich
verstehen und an Ihre Anforderungen anpassen können.
Wir hoffen, dass dieser kleine Exkurs Ihnen hilft und freuen uns über
Kritik und Lob.
Ihr UNIVERSE Software Team
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Erstellen professioneller pdf-Formulare und pdf-Dokumente in
wenigen Minuten.
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Speichern der Formulardaten beliebiger bereits bestehender
pdf-Formulare im Acrobat Reader. Erhältlich als:
Client-Edition für den Einzelplatz
Server-Edition für das Intranet
Web-Edition für das Internet
pdf-FieldMerge
Fügen Sie vollautomatisch Daten einem Quellformular zu und
erstellen Sie so neue personalisierte Formulare. Entweder im
Hintergrund (auch aus anderen Programmen heraus) oder unter
vollständiger optischer Kontrolle.
fdf-Converter
Konvertieren Sie aus bestehenden FDF-Dateien Feld Namen
und Inhalte in csv-Dateien zur Übergabe an andere Programme,
wie Excel, Datenbanken etc.
pdf-DocPro
Bestehenden PDF Dokumenten neue Eigenschaften zuweisen.
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aus jeder Windows Anwendung.
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