Informationen über die Vorteile von IT-Asset

Business Whitepaper
Informationen
über die Vorteile
des IT-AssetManagements für
Ihr Unternehmen
Ein Leitfaden mit Best Practices
Inhalt
3 Kurzübersicht
3 Einleitung
6 Was bedeutet ITAM
8 Der Asset-Management-Lebenszyklus
18 Entwicklung eines ITAM-Systems
19 Rolle des Asset Managements bei der Verwaltung
Cloud-Service-basierter Umgebungen
20 Weitere Informationen
Kurzübersicht
Einleitung
Zu vielen CIOs fehlt es an Glaubwürdigkeit bei gleichrangigen Kollegen, z. B. bei den Managern der einzelnen Geschäftsbereiche. Ein
hoher Prozentsatz von ihnen enttäuscht und frustriert ihre CFOs,
COOs und CEOs, weil sie selbst Fragen nicht beantworten können,
die seit Langem für den Erfolg eines Unternehmens als maßgebend angesehen werden:
Die Zeiten haben sich geändert: IT wird nicht länger als reine
Kostenstelle wahrgenommen, sondern im Gegenteil als BusinessEnabler, was zu höheren Investitionen in diesem Bereich geführt
hat. Folgerichtig hat ITAM inzwischen bei der Optimierung des
Finanzmanagements und bei der Geschäftsausrichtung der IT
höchste Priorität. Dies hat HP dazu veranlasst, ein umfassendes
Lösungsportfolio, einschließlich Best Practices, für die Verwaltung der IT-Infrastruktur während ihres gesamten Lebenszyklus
zusammenzustellen.
• Über welche Assets verfügen wir?
• Inwiefern zahlen sich diese Assets für das Unternehmen aus und
wie verbessern wir diese Rendite?
• Wo steht die Leistung unserer Investitionen in Assets im direkten Vergleich mit unseren Konkurrenten?
• Welche Risiken bergen die Assets für unser Unternehmen und
welche Maßnahmen haben wir diesbezüglich ergriffen?
Die IT ist ein hochkomplexes System, das aus vielen sich schnell
verändernden Teilen besteht - dies interessiert aber nur die wenigsten CEOs. Führungskräften in Unternehmen ist in erster Linie
wichtig, welchen Nutzen diese IT-Komponenten im Hinblick auf
Kostenreduzierung, neue Einnahmequellen, Wachstumschancen
und Compliance bringen. Welche Möglichkeiten haben CIOs wie Sie
also, bezüglich der Leistung Ihrer IT-Assets Aussagen zu treffen,
die für den CEO relevant sind? Wie lässt sich anschließend belegen, dass Sie diese Assets so einsetzen und verwalten können,
dass nicht nur eine gute Rendite für das Unternehmen realisiert
werden kann, sondern auch eine Rendite, die besser ist als die
der Mitbewerber?
Für die effektive Verwaltung von Assets ist es unumgänglich, die
damit verbundenen Kosten zu kennen und zu wissen, wie die einzelnen Assets kritische Geschäftsservices während ihrer Lebensdauer unterstützen. Dies sind die sogenannten Gesamtbetriebskosten. Diese Angabe ist für die Analyse und Kenntnis der während
des gesamten Lebenszyklus eines Assets auflaufenden Kosten
unerlässlich, da sie bei der Budgetierung, Zuordnung, Abrechnung
und Servicebewertung einbegezogen werden muss.
Dieses Whitepaper zeigt auf, wie Sie mithilfe von IT-AssetManagement (ITAM) diese grundlegenden Fragen zur Zufrieden­
heit Ihres CFO, COO und CEO beantworten können. ITAM, das
Prozesse, Tools, Daten und Personal gleichermaßen einbezieht,
verwaltet den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets und kann so
eine klare Aussage zu der Art und Anzahl von Assets geben, über
die ein Unternehmen bereits verfügt. Ebenso wird ersichtlich,
welche Assets in naher Zukunft hinzukommen bzw. ausgemustert
werden sollten. Mit ITAM können die Kosten der einzelnen ITAssets erfasst, zusammengefasst und nachverfolgt sowie die ITAssets bestimmten Geschäfts- und IT-Services logisch zugeordnet
werden. So lassen sich die für die Bestimmung der Rendite eines
beliebigen Geschäfts- oder IT-Service erforderlichen Kosteninfor­
mationen viel besser vermitteln. ITAM kann darauf aufbauend
diese Rendite durch effektives Lieferanten- und Vertragsmanage­
ment steigern. Und schließlich können die mit den einzelnen
IT-Assets verknüpften Risiken identifiziert und gesteuert werden,
weil ITAM die rechtlichen Auflagen im Zusammenhang mit Lieferantengarantien und Supportvereinbarungen, Ansprüchen und
Assetentsorgung verwaltet.
3
Abbildung 1. Grundlegende Fragen
Diese fünf grundlegenden Fragen zeigen das Ziel und den Umfang eines effektiven Infrastrukturmanagements auf. Wenn Sie die Antworten nicht kennen oder gerade nicht zur
Hand haben, kann HP Ihnen helfen.
Über welche Assets verfügen Sie?
Wo befinden sich Ihre Assets?
Wie effektiv
unterstützen
Ihre Assets Ihr
Business?
$
Wie hoch sind die
Kosten?
Die zunehmende Notwendigkeit einer Verwaltung und
Steuerung von Assets
Die folgenden zentralen Faktoren sollten bei Ihren Überlegungen
hinsichtlich einer besseren Strategie zur Verwaltung Ihrer ITAssets eine Rolle spielen:
Kosten
Mit der Bereitstellung einer zuverlässigen, flexiblen und dem neuesten Stand der Technik entsprechenden Infrastruktur als einer
der wichtigsten Kenngröße für Mitarbeitereffizienz und Wettbe­
werbsvorteile läuten Sie automatisch ein neues Zeitalter ein. Aber
dieser Fortschritt ist nicht umsonst. Die Anschaffungskosten
machen den größten Teil aus. Da die restlichen Gesamtbetriebskosten die Kosten für den gesamten Lebenszyklus der betroffenen
Ausstattung umfassen – einschließlich der Kosten für Installation,
Change-Management, Wartung, Upgrades, Virtualisierung, Services, Help Desk und Entsorgung – kann die Prognostizierung einer
realistischen Gesamtbetriebskostenangabe eine echte Herausforderung sein. Hinzu kommt, dass es schlichtweg nicht möglich
ist, Ihre Infrastrukturinvestitionen zu optimieren, wenn Sie nicht
wissen, über welche Assets Sie verfügen und wie diese zur Unterstützung kritischer Geschäftsservices eingesetzt werden.
Abhängigkeit
Da dank der IT nationale und internationale Geschäftsaktivitäten rund um die Uhr und rund um den Globus möglich sind, ist
die IT-Infrastruktur ein zu fundamentaler Aspekt, um sich selbst
überlassen zu bleiben. ITAM spielt bei der Optimierung der Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens mithilfe der IT eine zentrale
Rolle, da mehr in Betracht gezogen wird als der reine Nutzwert
von Assets. Die Kenntnis aller vor- und nachgeordneten Beziehungen der Assets ist für den effektiven Umgang mit den Auswirkungen von Änderungen über mehrere heterogene Infrastrukturen
hinweg entscheidend.
4
Wie gut funktionieren Ihre Assets?
Austausch von Hardware
Der Druck, immer wettbewerbsfähig zu bleiben, sowie die schnelle
Weiterentwicklung sowohl im Bereich der Software als auch der
Hardware veranlassen Unternehmen, die IT-Hardware regelmäßig
zu aktualisieren, um immer umfangreichere, komplexere Software
ausführen zu können. Hardware wird heute jährlich oder alle zwei
Jahre ersetzt, im Gegensatz zu den früher üblichen fünf Jahren.
Nur in seltenen Fällen überschreitet die maximale Einsatzdauer
die Dreijahresgrenze.
Steuervorteile
In manchen Ländern können IT-Assets steuerlich geltend gemacht
werden. Daraus entsteht zwangsläufig eine effiziente Verwaltung,
die alle Assets gleichermaßen berücksichtigt. Dies kann im Laufe
der Zeit zu bedeutenden Einsparungen führen.
Überblick über die Vorteile einer IT-Asset-ManagementLösung
Auf dem Weg hin zu einer dauerhaften Marktführerschaft müssen
bei der Verwaltung Ihrer IT-Assets Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisiert werden, ohne dass dafür Kompromisse bei der
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Kauf genommen werden.
In Anbetracht dieser Dynamik sollte ein qualitativ hochwertiges
Asset-Management-System Funktionen zur Nachverfolgung von
Assets umfassen, die Sie bei der Planung, Verwaltung, Entsorgung
und dem Austausch von Komponenten effektiv unterstützen. Aber
das Asset-Management kann noch viel mehr. Eine leistungsfähige
Asset-Management-Lösung muss Funktionen für Vertragsmana­
gement, Lizenz-Compliance und IT-Finanzmanagement umfassen.
Früher wurde der Wert der erworbenen Assets am Ende ihres
Lebenszyklus schlicht abgeschrieben. Da Hardware heute sehr viel
schneller ausgetauscht wird, haben die einzelnen Komponenten
am Ende ihres Lebenszyklus aber noch einen beträchtlichen Wert.
Um die Assets weiterverkaufen zu können, müssen Sie jedoch in
der Lage sein, den aktuellen Wert – gängigerweise in Abhängigkeit
von der Prozessorgeschwindigkeit und dem Speicherplatz – zu
bestimmen. Davon abgesehen kann die Organisation der Weiter­
gabe und des Einsatzes von Software eine Sisyphusaufgabe sein.
Allgemein gültige Best Practices müssen in Kraft sein, damit
Compliance realisiert und bewahrt werden kann.
Im Fall geleaster Geräte fallen bei Nichtrückgabe der Geräte am
Ende des vereinbarten Leasingzeitraums beträchtliche Strafzahlungen an. Die Herausforderung besteht hier darin, die innerhalb
Ihres Unternehmens weitergegebenen Geräte schnell ausfindig zu
machen.
Unabhängig davon, für welche Beschaffungsstrategie Sie sich
entscheiden – ob Kauf oder Leasing von Assets – , hilft Ihnen eine
effektive ITAM-Lösung bei der Kostenoptimierung.
In den meisten Unternehmen wird der erste Benutzer protokolliert, nicht aber die im Anschluss auftretenden Änderungen
während des Lebenszyklus eines Geräts. Zu diesen Änderungen
zählen die Installation und das Entfernen von Software, das
Hinzufügen von Speicherplatz oder einer größeren Festplatte
sowie die Weitergabe der physischen Assets an einen anderen
Benutzer. Die Folge ist, dass das Asset „verloren“ geht oder den
Erwerb zusätzlicher Softwarelizenzen erfordert. All dies macht
die Nachverfolgung von Assets zu einem der wichtigsten Features
eines hochwertigen Asset-Management-Systems.
Hinzu kommt, dass die Verknüpfung einzelner Vertragsdaten,
z. B. Leasing- und Austauschdaten, Versicherungs- sowie Wartungsverträge, eine besonders nützliche Komponente von ITAM
darstellt, da sich damit für alle Elemente die tatsächlichen aufgelaufenen Kosten berechnen lassen.
Zugunsten einer klaren Kauf- bzw- Leasingentscheidung ermöglicht ITAM dem Asset-Manager auf der Grundlage von Nutzdaten
das Durchführen einer vergleichenden Analyse „Kauf versus Leasing“. Machen Sie sich klar, dass die Gesamtbetriebskosten beim
Leasing höher sein können als die tatsächlichen Anschaffungskosten, auch wenn die Leasingraten im ersten Jahr noch sehr attraktiv
erscheinen. Ganz davon abgesehen, dass dieselben Raten in drei
oder vier Jahren nicht mehr ganz so überzeugend sein werden, da
Sie zu diesem Zeitpunkt mit einiger Wahrscheinlichkeit für inzwischen veraltete Technologie bezahlen.
Integration ist ein weiterer zentraler Aspekt einer ITAM-Lösung.
Eine qualitativ hochwertige ITAM-Lösung lässt sich mit anderen
elektronischen Datenquellen verknüpfen, gilt für den gesamten
Lebenszyklus von Assets und eröffnet Chancen im Bereich
E-Business. Der Einsatz eines Beschaffungssystems ist auch bei
der Integration von Informationen und der Verkürzung von Beschaffungszyklen nützlich.
Kurz gesagt kann der konsequente Einsatz von ITAM einem Unternehmen folgende Vorteile bieten:
• Einführung von Virtualisierung und Gewährleistung von Com­
pliance
• Verwaltung der Gesamtbetriebskosten eines Geschäftsservice
• Mehr Wettbewerbsvorteile
• Höhere Betriebsproduktivität
• Implementierung konsistenter und wiederholbarer Prozesse
• Reduzierung von Kosten, speziell im Hinblick auf Änderungen
• Effektives Management der Assetnutzung und Freisetzung von
Kapital innerhalb des Unternehmens
• Verbesserung der Profitabilität
• Optimierung von Service-Level-Agreements (SLAs) und in der
Folge die Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Verwaltung der Aspekte Finanzen und Rechnungsstellung in der
IT durch die Rückbuchung für die Nutzung von Services
5
Was bedeutet ITAM
Inventory Discovery (Bestandsermittlung) – eine zentrale
Komponente von ITAM
Inventory Discovery kann grob unterschieden werden in physisch
und automatisch. Um besonders genaue Ergebnisse zu erzielen,
wird empfohlen, beide Methoden einzusetzen:
Physische und virtuelle Inventory Discovery
Zur Ermittlung der vorhandenen Ausstattung können ganz
konkret Geräte gezählt (physische Methode) oder vorhandene
Informationen verwertet werden, die dazu dienen, die AssetManagement-Datenbank auf dem neuesten Stand zu halten.
Ein Beispiel: Assets sind üblicherweise einem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können prüfen, ob die Mitarbeiterdatensätze korrekt
sind, indem Sie sie mit Datensätzen der Personalabteilung, oder
noch besser, mit Lohnauszahlungen abgleichen. Auf diese Weise
lassen sich alle derzeit beschäftigen Mitarbeiter feststellen.
Sobald Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, müssen die Daten
im Asset-Repository aktualisiert werden, und – besonders wichtig
– es muss ein Prozess in Kraft sein, um die Ausstattung, die einem
ehemaligen Mitarbeiter zugeordnet war, nachzuverfolgen.
Automatische Inventory Discovery
Die beste Methode, IT-Assets nachzuverfolgen, ist ein Produkt
für die automatische Inventory Discovery, das eine Kombination
agentenloser und -basierter Funktionen enthält. Durch die Kombination verschiedener Discovery-Techniken lässt sich eine größere
Anzahl von Assets ermitteln und während ihres Lebenszyklus
nachverfolgen – schnell und zuverlässig. Dies wird realisiert durch
Ping, das Lesen von DHCP- (Dynamic Host Configuration Protocol)
und anderen ARP-Caches (Address Resolution Protocol) des Routers sowie weiteren Standardmethoden.
Im Folgenden finden Sie weitere entscheidende Faktoren eines
effektiven Produkts für die automatische Inventory Discovery:
• Sollte qualitativ hochwertige Daten für eine zutreffendere Präsentation der Ergebnisse bereitstellen
• Sollte in der Lage sein, das Netzwerk zu überwachen, ohne es
durch laufende Suchvorgänge zu belasten, und Assets zu ermitteln, die mobilen Benutzern zugeordnet sind oder innerhalb des
Unternehmens weitergegeben wurden
• Sollte die Softwarenutzung protokollieren, da diese Information
zur Optimierung der Kosten für Softwarelizenzen eingesetzt
werden kann
• Sollte sowohl physische als auch virtuelle Assets nachverfolgen
können
• Sollte Funktionen zur Hardwareerkennung aufweisen, wobei
Daten plattformübergreifend in demselben Format bereitgestellt werden, damit diese so oft wie möglich standardisiert
werden können
• Sollte detaillierte Funktionen zur Softwarererkennung aufweisen, um die ermittelten Daten mit den im Asset-ManagementSystem gespeicherten Verträgen abzugleichen
6
HP bietet Universal Discovery-Software (UD) (Nachfolger der
Discovery and Dependency Mapping Inventory-Produkte [DDMI])
zur Unterstützung der automatischen Discovery. Die UD-Software
kombiniert eine agentenlose Bestandsaufnahme der HP Umgebung mit einer agentenbasierten Hardware- und Softwarebestandsaufnahme sowie Softwarenutzungsinformationen, um die
Datengenauigkeit wie in den Best Practice-Richtlinien vorgegeben
zu verbessern. Sie setzt Hardware- und Softwareerkennung ein,
ebenso wie bewährte, akkurate Datenerfassungsmechanismen,
die qualitativ hochwertige Daten bereitstellen. Außerdem ist die
UD-Software mit einer vorkonfigurierten Integration in HP Asset
Manager-Software ausgestattet.
Obwohl die Automatisierung der Schlüssel zur Reduzierung der
Kosten für die Verwaltung und die Protokollierung ist, handelt es
sich nicht um das Allheilmittel, da auch sie ihre Grenzen hat. Die
automatische Ermittlung kann weder Assets ausfindig machen,
die nicht mit dem Netzwerk verbunden sind, noch kann sie den
wahren „Besitzer“ oder „Berechtigten“ der ermittelten Assets
identifizieren.
Abbildung 2. Managmentherausforderungen
Aus Sicht der IT ist das Management von IMAC-Prozessen ein unkontrollierbarer Teil des Asset-Management-Lebenszyklus.
Neues Asset
Empfang und
Erfassung
eingehender
Konfigurationen
Erfassung während des
Lebenszyklus (IMAC)
Abgleich und Audit
Erfassung am Ende des Lebenszyklus
Was ITAM nicht ist
Um zu erklären, was ITAM ist, muss zunächst geklärt werden, was
es nicht ist. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie über
Asset-Management-Systeme verfügen, weil eine oder alle folgenden Komponenten installiert sind:
Discovery-Tool
Die meisten Unternehmen mit der Fähigkeit, physische Assets zu
ermitteln, sind davon überzeugt, über eine Asset-ManagementLösung zu verfügen. Ihnen ist nicht klar, dass unter Asset-Management nicht nur die Ermittlung (Discovery) der Assets, sondern
auch die Nachverfolgung der physischen, finanziellen und vertraglichen Informationen zu diesen Assets während ihres gesamten
Lebenszyklus verstanden wird. Ein reines Discovery-Tool kann
dies alles nicht leisten.
Physische Bestandsdatenbank
Dies ist eine besonders akkurate, wenn auch zeitkritische Lösung.
Sobald die Bestandsdaten erfasst wurden, sind sie aufgrund von
kontinuierlich in der Infrastruktur auftretenden Verschiebungen,
Hinzufügungen und Änderungen möglicherweise schon wieder
veraltet. Hinzu kommt, dass physische Bestände ausschließlich
Hardware- und Softwarekonfigurationsinformationen umfassen.
In den meisten Fällen verzichten Unternehmen auf den erforderlichen Rechercheaufwand, um Finanz- und Vertragsinformationen
mit den jeweiligen Assets in Verbindung zu bringen. Der Bedarf an
physischen Bestandsaufnahmen wird gängigerweise ausgelöst
durch ein einmaliges Ereignis wie eine Aufschlüsselung der Kosten
für Leasing- oder Versicherungszwecke oder durch ein kritisches
Ereignis wie eine Anschaffung, Aktualisierung oder ein Massenupgrade.
Asset-Spreadsheets
Asset-Spreadsheets werden in vielen Unternehmen von den einzelnen Geschäftsbereichen eingesetzt. Sie dienen üblicherweise
der Nachverfolgung von Assets, um die Budgetierung transparenter zu gestalten. Sie werden aber auch aus Gründen der Sicherheit
oder zum Schutz des geistigen Eigentums eingesetzt. Da diese
Spreadsheets von jedem Geschäftsbereich selbst erstellt und
gepflegt werden, gibt es keine allgemein gültigen Vorgaben oder
Standards für die Formatierung bzw. Namenskonventionen für
die nachverfolgten Felder. Dies macht eine konsistente unternehmensübergreifende Sicht praktisch unmöglich.
Fixed Asset-Systeme
Die meisten Finanzprofis ziehen Fixed Asset-Systeme als Datensatzsysteme vor, da diese unmittelbar mit der Buchhaltung und
der Besteuerung zusammenhängen. Dies ist allerdings weder
im täglichen IT-Betrieb besonders nützlich noch hilft es, einen
genauen Einblick in die Gesamtkosten eines Assets zu gewinnen.
Ein Fixed Asset-System berücksichtigt nicht die während des
Nutzungszeitraums entstehenden Kosten eines Assets, beispielsweise für die Installation, das Verschieben, das Hinzufügen und
das Ändern von Prozessen (Install, Move, Add, Change – IMAC). Das
System erfasst nur Anschaffungs- und Entsorgungskosten, die in
aller Regel nicht mehr als 25 Prozent der Gesamtbetriebskosten
ausmachen.
Es ist offensichtlich, dass sich das Fixed Asset-System nicht als Erfassungssystem für ITAM eignet. Eine Best Practice besteht darin,
das IT-Repository in Fixed Asset-Systeme zu integrieren, um eine
genaue Nachverfolgung während des gesamten Lebenszyklus
eines Geräts zu ermöglichen und um beispielsweise ComplianceAudits auf der Grundlage von Sarbanes-Oxley (SOX) zu unterstützen. Idealerweise sollte das Asset-Management-System in
der Lage sein, so genannte Fixed Assets auf der Basis wichtiger
Ereignisse wie Anschaffungen oder Entsorgungen zu erstellen und
zu aktualisieren. Darüber hinaus sollte die Asset-ManagementDatenbank als Informationsquelle dienen, da die gesamte Konfiguration mit dem übergeordneten, quantitätsbasierten Register
für Fixed Assets abgeglichen wird.
7
ITAM-Grundlagen
Nachdem nun geklärt wäre, was ITAM nicht ist, soll im nächsten
Schritt definiert werden, was ITAM wirklich ausmacht:
Ganzheitliche Asset-Management-Disziplin
Asset-Management ist die Integration der physischen, finanziellen
und vertraglichen Attribute von Software und Hardware für die
Bereitstellung kosteneffizienter, zeitgerechter Geschäftsservices.
Als gesamtheitlicher Prozess umfasst es die Verwaltung der
Kennungen, Komponenten, Support- und Garantiedaten, Kosten,
Vertragsbindungen und aller Ereignisse im Zusammenhang mit
Assets.
Viel wichtiger ist aber, dass es sich beim Asset-Management um
eine Disziplin handelt, die das Finanzmanagement von IT-Assets
ermöglicht, indem sie die kosteneffektive Steuerung von ITAssets und der Ressourcen zur Bereitstellung von IT-Services
ermöglicht. Zur Implementierung eines funktionstüchtigen
Asset-Management-Systems müssen die Tools an ereignisorientierten und nachverfolgbaren Prozessen ausgerichtet werden.
Und innerhalb des Unternehmens müssen kulturelle und politische Umstrukturierungen stattfinden. Einfach gesagt: Ohne eine
Asset-Management-Disziplin kann die erforderliche Genauigkeit
im Asset-Management nicht realisiert werden, ebenso wenig wie
die Fähigkeit, eine Configuration Management Database (CMDB)
zu erstellen. Unternehmen müssen sich selbst die Frage stellen:
„Wenn ich nicht weiß, über welche Assets ich verfüge, wie sollte
ich dann meine IT-Ausgaben optimieren können?“
Assetmesssystem
Asset-Management ist ein leistungsfähiges Messsystem, das
Funktionen von der Standardisierung über die Budgetierung bis
hin zur ROI-Analyse bereitstellt. Ein Messfokus ist für jede AssetManagement-Initiative von entscheidender Bedeutung, da es ohne
einen Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer Asset-Repositorys
praktisch ausgeschlossen ist, die zugrunde liegenden Assets zu
den bereitgestellten kritischen Geschäftsservices in Beziehung zu
setzen.
• Eigenständige Ausführung von Routineaufgaben durch Mit­
arbeiter
• Reduzierung des Risikos doppelter Einträge und menschlicher
Fehler durch die Erfassung von Daten mithilfe betrieblicher
Prozesse
Das ultimative Ziel besteht darin, dass jeder Mitarbeiter über die
relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt im passenden Format verfügt. Sobald die Daten erfasst sind, können die
enthaltenen Informationen für das Reporting an das Management,
das Finanz-Reporting sowie für Audits und die Planung verwendet werden. Daten können systemübergreifend miteinander
verknüpft werden, üblicherweise mittels einer einzelnen Datenquelle, statt dieselben Daten unnötigerweise an verschiedenen
Standorten zu duplizieren.
Der Asset-Management-Lebenszyklus
Der Asset-Management-Lebenszyklus deckt die Zeitspanne ab der
ursprünglichen Anforderung eines Elements über dessen Beschaffung, Lieferung, Lagerung, Bereitstellung, Überwachung, Support,
Installation (und damit auch aller Verschiebungen, Hinzufügungen
oder Standortänderungen), Upgrades, Wiederverwendung, Auslauf, Entsorgung und Austausch ab.
Die breit gefächerten einzelnen Aspekte des Asset-Managements
wurden mithilfe eines einfachen, dreistufigen Formats klassifi­
ziert. Dies hilft Ihnen, die Best Practice-Methodik im Asset-Management zu verstehen und anzuwenden. Die kritischen Aspekte des
Lebenszyklus umfassen – unter dem Aspekt der Datengenauigkeit
– die Anforderung und Beschaffung zu Beginn sowie die Entsorgung am Ende des Zyklus. Änderungen am Asset finden zwischen
diesen Zeitpunkten statt.
Abbildung 3. Asset-Management-Lebenszyklus
Der komplette Lebenszyklus beginnt mit der Anforderung und der Beschaffung und
endet mit der Entsorgung oder einer erneuten Zuordnung.
Dynamische Assetdatenbank
Das Asset-Management-Repository enthält alle relevanten Assetinformationen. Dazu zählen:
Beschaffung
Empfang
• Benutzerdetails
Anforderung
• Standort
• Assettyp
• Modell und Seriennummern
Lagerung
• Erwerbs- und Leasingkosten
• Erwerbs- und Leasinginformationen
Portfolio-/Finanzmanagement
Entsorgung/
Neuzuordnung
• Auslauf- oder Austauschdatum
• Wartungs-, Reparatur-, Änderungs- und Upgradeinformationen
• Fallgeschichte
ITAM dient aber nicht nur dem Speichern von Daten. Es bietet auch
Funktionen wie die folgenden:
• Erfolgreiche Nutzung der gespeicherten Daten in Operationen
und Synchronisierungstasks
• Automatisierung von Vorgehensweisen, was von zentraler Bedeutung für die Koordinierung umfangreicher Projekte ist
8
Bereitstellung
IMAC
Überwachung
Support
Abbildung 4. Größtmögliche Einfachheit
Aus Gründen der Einfachheit kann der Asset-Management-Lebenszyklus in drei Phasen eingeteilt werden.
ITAM-Prozess
Übergeordneter Prozessfluss
Phase 1
Phase 2
Phase 3
Beschaffung von
IT-Assets
Change
Management für
IT-Assets
Entsorgung und
Austausch von
Assets
Alle Änderungen während des
Lebenszyklus eines IT-Assets.
-Auslauf der Nutzung
-Umweltgerechte Entsorgung
-Datenlöschung
-Ermittlung des
Austauschbedarfs
-Ursprüngliche Auswahl,
Genehmigung, Erwerb und
Lieferung
-Konfiguration und Schulung
-Vollständige Einsetzbarkeit
Austausch
Eine Best Practice besteht darin, dass große Unternehmen einen
Asset Manager mit direktem Zugriff auf das Management-Team
ernennen, um die Richtlinien für die Realisierung eines funktionstüchtigen Asset-Management-Systems effektiv implementieren
zu können.
Phase 1: Assetanforderung und -beschaffung
Diese Phase umfasst jeden Aspekt des Erwerbs eines Assets, von
der ursprünglichen Anforderung und der Auswahl bis hin zum
Empfang und zur Schulung der Benutzer, um die IT-Komponenten
in Betrieb zu nehmen. Die beiden wichtigsten Prozesse in dieser
Phase sind die Benutzerverwaltung und der Genehmigungsprozess. Die zentralen Elemente der Benutzerverwaltung sind:
Benutzeranforderungen
Die Benutzer reichen über eine autorisierte Person, eine bestimmte Gruppe oder ein E-Beschaffungssystem ihre Anforderung ein.
Die Anforderung könnte über einen Servicekatalog oder eine webbasierte Anforderungslösung übermittelt werden. Anschließend
durchläuft sie Best Practice-Genehmigungsworkflows, die die
Steuerung und Rechnungsstellung für Ausgaben und Standards
ermöglichen. In jeder Phase des Genehmigungsprozesses sollte
der Benutzer in der Lage sein, den aktuellen Status der Anforderung in Erfahrung zu bringen.
Das ITAM-Framework für Standardisierung empfiehlt, dass die
Auswahl beispielsweise auf nur drei Ausstattungsarten begrenzt
wird. Dies würde bedeuten, dass die Wartungsmitarbeiter nur für
drei Maschinen pro Jahr Ersatzteile aufbewahren und Know-how
erlangen müssen. Jeder Typ Maschine sollte über eine Standard­
spezifikation verfügen, die in dem Produktkatalog definiert ist,
aus dem Benutzer ihre Elemente auswählen, um eine homogene
Büroumgebung zu gestalten, Kosten zu senken, die Komplexität
der Systeme zu reduzieren und die Anzahl der Anforderungen am
Help Desk zu verringern.
Paket oder Bundle
Wenn ein Benutzer eine Anforderung stellt, ist die gesamte zugehörige Ausstattung ebenfalls enthalten. Ein Desktop-PC enthält
beispielsweise einen Bildschirm, eine Maus, eine Tastatur, ein
Plattenlaufwerk, ein CD-ROM-Laufwerk und ein Mauspad, ebenso
wie standardisierte Softwarepakete, die der Benutzer benötigt.
Softwareanforderung
Die Softwareanforderung sollte zum Zeitpunkt der Anforderungsstellung ebenfalls angegeben werden. Diese kann oft als Teil des
Deals zu einem günstigeren Preis erworben werden. Und je nach
Präferenz wird die Software manchmal von dem Anbieter bereits
vor der Lieferung installiert oder ist Bestandteil des angeforderten Bundles oder des Standardsoftwareimages, basierend auf der
Benutzerrolle. Diese Nachverfolgungsmechanismen und Standardbundles helfen auch bei der Steuerung der Gesamtbetriebskosten und der Unterstützbarkeit.
Empfänger der Anforderung
Eine Best Practice besteht darin, dass der Empfänger einer Anforderung nach neuer Ausstattung keine Einzelperson, sondern eine
Gruppe oder ein Team von Mitarbeitern ist, damit Anforderungen
auch dann bearbeitet werden, wenn eine Person nicht im Büro
oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist.
Der Genehmigungsprozess umfasst die folgenden Gesichtspunkte:
Budget
Es ist wichtig, das Budget aufmerksam zu überwachen. Geschieht
dies nicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es aufgrund gestiegener Gesamtbetriebskosten und besserer Unterstützbarkeit
ernsthafte Konsequenzen für Genehmigende und letztlich für das
Unternehmen haben kann.
9
Abbildung 5. Der typische Prozess zur Beschaffung von IT-Assets (Phase 1)
Benutzerauswahl
(auf Standardangebote
beschränkt)
Benutzeranforderung
Beratung von
IT- Technikern
(Installation)
Softwareanforderungen
Beratung des
Netzwerkteams
(Netzwerkkennwort)
Anforderung
einreichen
Zur Genehmigung einreichen
Laptopausstattung
an IT-Abteilung
für Image/
Softwarebuild
Beschaffungsteam
Bereitstellung
durch
Lieferanten
Bestellungen beim
Lieferanten aufgeben,
sobald sie genehmigt
wurden
Ja
Genehmigung
Budget (Bereitstellungs-/
Genehmigungsprozess)
Ausstattung an
Standort geliefert
(Sicherheitspersonal
muss die Lieferung
mit dem Lieferschein
abgleichen)
Aktualisierung
von Lizenzen und
Assetregister
durch die IT
Desktop an Büro
geliefert; vor Ort
konfiguriert
Beratung
des Asset
Managers
Benutzer
ablehnen
Bemerkungen:
• Der Image-Build und die Software werden möglicherweise vor der Bereitstellung
durch den Lieferanten installiert.
Benutzer erhält
Ausstattung
Alte Ausstattung
von IT entfernt;
Assetregister
wird aktualisiert;
Entsorgungsprozess
wird eingeleitet
Bestätigung von
ordnungsgemäßem
Lieferungstyp bzw.
-spezifikation
durch die Sicherheit/IT
Finanzabteilung
für Bezahlung
Schulung
(bei Bedarf)
Rechnung von
Lieferanten
Zahlung
der
Rechnung
• D
ie Verantwortung für das Aktualisieren/Überprüfen des Assetregisters liegt bei
dem IT-Techniker (Zuordnung/Installation).
• D
ie Ausstattung muss dem Assetregister (CMDB) hinzugefügt und von dem
Benutzer vor der Freigabe unterzeichnet werden.
• D
as elektronische Beschaffungsmodell vereinfacht den Prozess. Anforderungen
werden üblicherweise über einen Onlinelieferantenkatalog getätigt.
Vermeidung von Verzögerungen
Der Genehmigungsprozess ist beim Erwerb neuer Ausstattung
häufig die Ursache von Verzögerungen. Wenn es sich bei dem
Genehmigenden um eine einzelne Person innerhalb einer Organi­
sation handelt, können Verzögerungen auftreten, weil diese
Person noch nicht in der Lage war, die Anforderung zu bearbeiten.
Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte die Genehmigungsanforderung automatisch an einen Stellvertreter oder einen übergeordneten Genehmigenden weitergegeben werden. Dieser Schritt kann
als Teil des Beschaffungssystems konfiguriert werden. Handelt
es sich um ein manuelles System, kann eine Kopie der Genehmi­
gungsanforderung an die Genehmigenden gesendet werden.
Außerdem sollte das Team für die Beschaffung alle Anforderungen
mithilfe von regelmäßigen Berichten zur Reaktionszeit überwachen. Bereiche oder Einzelpersonen, die für Verzögerungen verantwortlich sind, sollten überprüft und Lösungen für die vorhandenen Probleme ermittelt und implementiert werden.
Lagerbestand
Effektive Asset-Management-Prozesse ermöglichen es dem
Genehmigenden, zu überprüfen, ob ein angefordertes Element
bereits verfügbar ist, und so nicht erforderliche Einkäufe zu
vermeiden. Falls dies nicht der Fall ist, muss es einen Kontrollpunkt innerhalb des Change-Management-Prozesses geben, an
10
dem sichergestellt wird, dass die bestellte Ausstattung mit den
Unternehmensrichtlinien konform ist. Es sollte auch ein Abgleich
mit den zuständigen Personen für das Change Management stattfinden, um zu überprüfen, ob die eingehende Bestellung nicht von
einer unmittelbar anstehenden strategischen Änderung innerhalb
des Unternehmens betroffen ist.
Neueinstellungen
Um den Druck auf das Beschaffungssystem zu verringern, sollten
die erforderlichen Zusatzkosten berücksichtigt und genehmigt
werden, sobald eine Neueinstellung genehmigt wurde. Die
Genehmigung einer Neueinstellung sollte beispielsweise einen
Schreibtisch, einen Stuhl, einen Büroplatz und einen PC umfassen.
Die Personalabteilung sollte dem Einkauf Tipps hinsichtlich des
Einsatzes des neuen PC geben. Beispielsweise könnte der neue PC
einem vorhandenen Mitarbeiter zugeordnet und der von diesem
Mitarbeiter bisher verwendete PC an den neuen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Genehmigung nicht erteilt
Wenn eine Genehmigung abgelehnt wird, muss diese Entscheidung möglichst schnell an den Anforderer und den Einkauf kommuniziert werden.
Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess im Sinne von ITAM lässt sich als Prozess
definieren, nach dem ein Unternehmen die Beschaffung plant und
dann verwaltet. Dazu zählt der Empfang einer berechtigten
Anforderung und Genehmigung von Sachwerten und Services
(einschließlich Standards, Definitionen und Lieferantenidentifizierung) und das Anpassen von Zielvorgaben und Richtlinien an
verhandelte Rabatte und Verträge. Letztlich ist es das Ziel des
Beschaffungsprozesses, den besten Preis für das beste verfügbare Produkt und den besten verfügbaren Service zu bekommen, um
die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und gleichzeitig
eine vollständige Transparenz bei den Gewinnen zu bieten.
Bestellung
Die Bestellung wird normalerweise bei dem genehmigten Lieferanten getätigt. Es gibt wahrscheinlich mehrere genehmigte Lieferanten, üblicherweise einen Lieferanten für jeden Produkttyp.
Der Serviceaspekt umfasst die bevorzugten Regelungen für die
Lieferung und manchmal auch die Installation der Ausstattung.
Eine Best Practice zur Vermeidung von Verzögerungen bei der
Lieferung besteht darin, im Vorfeld realistische Lieferzeiten zu
kommunizieren. Verzögerungen können vermieden werden,
indem ein elektronisches Beschaffungssystem eingeführt wird,
das die Prozesse optimiert, und indem für Geschäftstransaktionen
auch das Internet genutzt wird.
Kommunikation
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Ausstattung vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur Entsorgung durch das Unternehmen
nachverfolgt wird.
Im Folgenden werden die relevanten Rollen jedes Teilnehmers in
dem Prozess erläutert:
• Finanzen: Erwartung der Rechnung und Verwaltung des Bezahlungsprozesses.
• Asset Manager: Erwartung der Lieferung und Überprüfung der
Protokollierung von der Ausstattung entweder zum Zeitpunkt
der Lieferung oder vor der Weitergabe an den Benutzer.
• IT-Techniker: Planung der Installation und Kennzeichnung des
Assets mit einer eindeutigen Assetkennung als Bestandteil
des Prozesses zum Empfang von Sachwerten: Gemeinsam mit
der Seriennummer des Assets sollte diese Kennung dem Asset
während des gesamten Lebenszyklus zugeordnet bleiben und
den zentralen Verknüpfungspunkt zum Fixed Asset-System darstellen.
• Schulung: Planung von Schulungen, bei Bedarf.
• Sicherheit: Erwartung der anstehenden Lieferung, Überprüfung
der Übereinstimmung mit der im Lieferschein angegebenen
Beschreibung und Menge sowie Transport der Ausstattung an
den richtigen Standort
Ein qualitativ hochwertiges Beschaffungssystem und AssetManagement-System automatisiert diese Prozesse, stellt Assetkennungen bereit und überwacht die Verwendung und Funktionalität der einzelnen Assets während des gesamten Lebenszyklus.
Zuordnung zu Benutzern
Ein Asset-Management-System bietet dem Warehouse-Manager,
der neue Assets empfängt, die Möglichkeit, empfangene Sachwerte mit Bestellungen und ursprünglichen Anforderungen abzugleichen. Dies wird auch als Drei-Wege-Abgleich der Beschaffung
bezeichnet.
Es empfiehlt sich, dass der der Empfänger dem Element zum
Zeitpunkt des Empfangs eine eindeutige Assetnummer zuweist,
die durch die Asset-Management-Softwarelösung vergeben wird.
In manchen Fällen ist durch eine Sondervereinbarung geregelt,
dass der Lieferant die Komponenten bereits vor der Lieferung mit
Assetnummern versieht.
Der IT-Techniker ist für die Installation der IT-Ausstattung für den
Benutzer verantwortlich und muss sicherstellen, dass die Ausstattung vollständig konfiguriert und einsatzbereit ist. Das AssetRepository muss auf dem neuesten Stand sein, bevor die Ausstattung zugewiesen werden kann. Der Asseteintrag sollte auch die
gesamte installierte Software enthalten. Da die Informationen
zu dem Asset zu keinem Zeitpunkt verlässlicher sein werden als
in dieser Phase, besteht eine Best Practice darin, dass der Asset
Manager die Genauigkeit des Assets bestimmt, wenn dieses in die
CMDB eingegeben wird, um einen sauberen Start zu ermöglichen.
Durch Benutzer empfangene Ausstattung
Nach der Lieferung wird dem Benutzer gezeigt, wie er auf das
Netzwerk und die Programme zugreifen kann. Zusätzliche Schulungen können von dem Schulungskoordinator arrangiert werden.
Eine Best Practice ist es, dass der Benutzer bei Lieferung ein
Annahmeformular für die Ausstattung unterschreibt. Dieses
Formular sollte aufgezeichnet oder zusammen mit der Personalakte des Benutzers aufbewahrt werden, sodass die Ausstattung
problemlos wiedergefunden werden kann, wenn der Mitarbeiter
das Unternehmen verlässt. Es sollten auch Prozesse vorhanden
sein, die verhindern, dass dem Unternehmen geistiges Eigentum
verloren geht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt,
und dass die Unternehmens- oder Abteilungsinformationen vor
der Weitergabe oder der Entsorgung des Assets gelöscht werden.
Rückgabe von Ausstattung
Gelieferte Ausstattung, die fehlerhaft ist oder nicht mit der Bestellung übereinstimmt, sollte an den Lieferanten zurückgegeben
und nicht dem Assetregister hinzugefügt oder bezahlt werden.
11
Abbildung 6. Der typische Change-Management-Prozess für Assets (Phase 2)
Benutzer
verlässt
Unternehmen
Service
Benutzer
erhält
Ausstattung
In
Verwendung
Asset Manager/
Asset-Team
(Prozess
überwachen)
Änderung
genehmigt?
IT-Administration
Assetregister
aktualisieren
Gebrauchte
Ausstattung
zurückgeben/
neue Ausstattung
zuordnen
Rückgabeformular
Wechselt den Job
Wartung (Reparatur
wirtschaftlich nicht
mehr vertretbar)
Änderung
tritt auf
Geschäftsabläufe
Weitergabeprozess
• D
ie Verantwortung für das Hinzufügen, Aktualisieren oder Überprüfen des Assetregisters
(CMDB) obliegt dem IT-Administrator – normalerweise dem IT-Techniker.
PC-Upgrade
Benutzerdetails:
Standortkostenstelle
Ausstattung
Benutzer
zuordnen
Personalabteilung
Ändert den Standort
Bemerkungen:
• Es kann eine Vielzahl von Änderungen
eintreten, hier wurden die wahrscheinlichsten aufgelistet.
Änderung
berichten
(Entscheidung
abwarten)
Abschreiben
(bei Bedarf)
Prozess für das
Abschreiben von
Ausstattung
Verloren, gestohlen
oder beschädigt
• D
ie Person, die die Änderung vornimmt, ist für
die Aktualisierung des Assetregisters vor der
Freigabe der Ausstattung verantwortlich.
• D
as Rückgabeformular muss ausgefüllt sein,
wenn ein Element übergeben wird. Es wird an
die Personalabteilung gesendet.
• D
er Asset Manager überwacht den Prozess, ist
aber auch für die Genauigkeit des
Assetregisters verantwortlich.
Phase 2: Change-Management-Prozess für Assets
Die Ziele des IMAC-Prozesses sind:
In dieser Phase wird jede Änderung, die während der Lebensspanne eines Assets auftritt, verarbeitet (bezeichnet als IMAC). Da
Änderungen immer mit Kosten für das Unternehmen einhergehen,
bestimmt das Asset-Management , ob die Änderung kosteneffek­
tiv oder geschäftswirksam ist. Zu den Herausforderungen in
dieser Phase gehöen:
• Einrichtung von Steuerungs- und Rechnungsstellungsprozessen
für die Aktualisierung eines Servers oder einer Endbenutzerumgebung
Wenn Änderungen auftreten
Meistens, aber nicht immer, treten Änderungen auf, wenn sie von
dem Unternehmen gewünscht sind. Auch wenn es sehr unwahrscheinlich ist, dass Regeln und Einschränkungen von jedem
Benutzer befolgt werden, kann das Zulassen uneingeschränkter
Änderungen dazu führen, dass wichtige Mitarbeiter und Mittel
nicht mehr für die zentralen Ziele des Unternehmens zur Verfügung stehen.
• Erstellung einer Datenbank, die dabei hilft, Trends zu definieren,
um als Datenquelle für den technischen Prüfprozess zur Erstellung der Kataloge mit den genehmigten Produkten zu fungieren
Änderungssituationen
IMAC-Prozesse folgen einem formellen Change-ManagementProzess, wie er in der Information Technology Infrastructure
Library (ITIL) definiert ist, für größere Projekte wie eine Aktualisierung oder als Lösung für einen Vorfall.
12
• Vorplanung eines Änderungsereignisses oder zeitnahen Service
• Reduzierung der Ausmaßes an mitunter geschäftsschädigendem „Schattensupport“ innerhalb des Unternehmens
Abbildung 7. Weitergabe von Assets
Zu einer Weitergabe kann es kommen, wenn ein Asset im Laufe seiner geplanten Lebensspanne an einen anderen Benutzer übergeben wird. Bei jeder Weitergabe eines
Assets an einen anderen Benutzer fallen Kosten an.
Weitergabe von Assets
Asset
Kosten
Weitergabe an
einen anderen
Benutzer
Kosten
Weitergabe an
einen anderen
Benutzer
Es ist möglicherweise
akzeptabel, ein Asset
weiterzugeben, aber es
muss berücksichtigt
werden, dass K
osten
anfallen.
Kosten
Weitergabe an
einen anderen
Benutzer
Kosten
Lebensspanne von Assets
Weitergabe
Die Weitergabe bezieht sich auf die Bewegung von PCs innerhalb
eines Unternehmens. PCs mit den aktuellsten Spezifikationen
werden den Führungskräften des Unternehmens zugeordnet und
diese geben ihre bisherigen PCs an den nächsten Mitarbeiter in
der Rangfolge weiter. Dies setzt sich fort, bis am unteren Ende der
Mitarbeiterstruktur einer der weitergegebenen PCs das Ende der
Lebensdauer erreicht hat und ausgemustert wird.
Der positive Aspekt der Weitergabe von Geräten und Komponenten ist, dass der Mitarbeiter mit dem größten Bedarf an Geschwindigkeit und Speicherplatz die beste Ausstattung im Unternehmen
erhält und die Unternehmen auf diese Weise von neuen PCs
optimal profitieren. Dies ist ebenso kosteneffektiv wie geschäftswirksam.
Bedenken Sie die Alternativen:
• Bereitstellen neuer High-End-PCs für die zuletzt eingestellten
Mitarbeiter: Dies wäre eine Verschwendung einer High-EndRessource, wenn der zuletzt eingestellte Mitarbeiter lediglich
einen leistungsschwächeren PC oder ältere Software benötigt.
• Bereitstellen von Low-End-PCs für die Nachwuchskräfte: Die
Beschaffung von Low-End-PCs ist eine schlechte Investition, da
die Geschwindigkeit der Änderungen diese Maschinen aufgrund
erforderlicher Updates oder Ersetzungen noch während ihrer
Lebensspanne unbrauchbar macht.
Es muss aber auch erkannt werden, dass die zugehörigen Kosten,
die mit jeder Weitergabe anfallen, bedeutend sind, da die Weitergabe eine Anzahl von Aktionen umfasst, die üblicherweise von den
IT-Mitarbeitern ausgeführt werden.
Die Best Practice ist deshalb, fallweise zwischen den beiden Optionen zu entscheiden – Weitergabe oder nicht – und die Weitergabe
auf Situationen zu beschränken, in denen die Vorteile für das
Unternehmen den Kosten- und Ressourcenaufwand rechtfertigen.
In diesen Fällen muss auch die Abschreibung der Ausstattung
berücksichtigt werden. Wenn Komponenten und Geräte innerhalb
ihrer geplanten Lebensspanne ausgemustert werden, sind die
Kosten wahrscheinlich hoch.
Prozessanbindung
Damit Mitarbeiter um das Vorhandensein von Prozessen wissen
und diese befolgen, ist es erforderlich, die Prozesse für den
gesamten Asset-Management-Lebenszyklus zu veröffentlichen.
Self-Service-Lösungen für Mitarbeiter ermöglichen es allen Mitarbeitern, die Prozesse von ihren Desktops aus zu überprüfen. Damit
ihre Verantwortlichkeiten deutlich werden, müssen Mitarbeiter,
wenn sie ein neues Element empfangen, ein Annahmeformular
unterzeichnen, in denen ihre Verantwortlichkeiten klar formuliert
sind.
Erfassung aller Änderungen im Assetregister
Alle Änderungen müssen im Assetregister erfasst werden, bevor
die Ausstattung freigegeben wird. Mitarbeiter sind in der Regel der
Auffassung, dass ihre Rolle wichtiger ist als das Datenerfassungselement. Daher ist der beste Weg, um Änderungen am Assetregis­
ter zu vereinfachen, die Verantwortung für die Änderung der
zuordnenden Person zu übertragen. Während des Prozesses ist
die rollenbasierte Rechnungsstellung für den Erfolg von ITAM von
großer Bedeutung.
13
Abbildung 8. Weitergabe von IT-Assets
Best Practices schlagen die Weitergabe als passende
Lösung vor, um Leistungsträger des Unternehmens mit der
modernsten Hardware auszustatten; sie sollte dagegen
vermieden werden, wenn keine wirkliche Veranlassung
besteht. Die Weitergabe bringt während des Prozesses
versteckte Kosten mit sich und zieht IT-Ressourcen von
laufenden Projekten ab. Einsparungen können erzielt
werden, indem die Weitergabe auf Fälle beschränkt wird,
die für das Unternehmen von Vorteil sind. Die größten
Einsparungen werden üblicherweise erzielt, indem ein
Benutzer denselben PC bis zum Ende der Leasingdauer
behält.
Es ist entscheidend, dass das Assetregister (CMDB)
angepasst wird, sobald eine Änderung auftritt. Letzteres
wird manchmal vernachlässigt. Der IT Asset Manager ist
für die Verwaltung des Prozesses verantwortlich, aber
ein Tool für die automatische Erkennung ist erforderlich,
damit der Prozess erfolgreich ausgeführt werden kann.
Weitergabe beginnt
Alter PC wird an neuen
Benutzer weitergegeben
(der obige Prozess beginnt
erneut)
Fordert einen
PC an
Benutzer
Anruf für ITTechniker am
Service Desk
empfangen
PC erhalten
Entscheidung durch
Manager hinsichtlich
des Empfängers des
alten PCs
Genehmigungsund Bestellprozess
(siehe Flussdiagramm)
IT-Techniker
konfiguriert
neuen PC am
Schreibtisch des
Benutzers
Neuer PC
konfiguriert
Richtlinie
Genauigkeit von Daten
Es sollte eine klare Richtlinie dafür geben, welche Änderungen
akzeptiert werden und welche Maßnahme ergriffen werden kann,
wenn die Prozesse eines Unternehmens nicht befolgt werden. Da
Konsequenzen aufgrund kultureller und politischer Unterschiede nur schwer allgemein festgelegt werden können, ist es umso
wichtiger, dass das Kernteam, mit der Unterstützung durch den
wichtigsten Stakeholder, Abweichungen eindeutig kommuniziert.
Der ITAM-Marketingplan sollte sich auf den Nutzen für die rollenbasierten Mitarbeiter, die wichtigen Stakeholder, die Sponsoren
und die Endbenutzer konzentrieren.
Genaue Daten im Asset-Management bedeuten, dass Sie Kenntnisse über die verfügbare Hardware, den Standort, die Funktions­
tüchtigkeit sowie die Kosten besitzen und wissen, ob sie zum
ursprünglich vorgesehenem Zweck eingesetzt wird. Die Genauigkeit dieser Daten bzw. ihr Fehlen spielt eine wichtige Rolle in der
Wahrnehmung der wichtigen Stakeholder, der Sponsoren und der
Endbenutzer hinsichtlich des Erfolgs des ITAM-Programms.
Service Desk
Der Service Desk, auch bekannt als Help Desk, spielt im Management von IT-Assets eine wichtige Rolle. Seine primäre Funktion
besteht darin, als Kontaktpunkt für das Problemmanagement,
Vorfallmanagement und Service-Level-Management zu fungieren. Er kann auch als aktives Auditsystem agieren. Immer wenn
ein Anruf empfangen wird, sollten die Mitarbeiter den Benutzernamen, die PC-Assetnummer und den Standort mit den Informationen auf dem Bildschirm abgleichen. Ein hochwertiges, automatisches Service Desk-System, z. B. HP Service Manager, liefert
eine umfassende Auswahl an integrierten Optionen für möglichst
effiziente und leicht zu verwaltende Help Desk-Funktionen. Dieses
Wissen ist entscheidend, wenn Sie die erwarteten SLAs und Vereinbarungen auf Betriebsebene erfüllen sowie die Kundenzufriedenheit steigern möchten.
14
Eine Best Practice ist es, regelmäßige Audits der Datenbank und
der Arbeitsstandorte anzusetzen. Während mithilfe physischer
oder punktueller Audits ungenutzte oder entsorgte Hardware
identifiziert werden kann, unterstützt ein Tool für automatische
Inventory Discovery wie HP DDMI die Standortbestimmung von
Ausstattung, die verschoben oder vertauscht und nicht im AssetRepository erfasst wurde. Das Kernteam muss einen Prozess für
einen Drei-Wege-Abgleich einführen, der die Genauigkeit von
Scans, punktuellen Audits und des Repositorys sicherstellt.
Qualitätssicherung
Es sollte immer Qualitätssicherungsprüfungen für alle Arbeitsbereiche geben, unabhängig davon, ob es sich um einen Service­
bereich oder einen Plan zur Verwaltung und zur Überwachung
handelt. Eine regelmäßige Überprüfung von Systemen und Prozeduren sollte vorgenommen werden. Diese Überprüfungen sollten
bei Bedarf Verbesserungsvorschläge beinhalten.
Rechtliche Anforderungen
Rechtliche Anforderungen bestehen für ein Unternehmen vor
allem im Bereich der Softwarelizenzen und Verträge. Die Einsatzfähigkeit aller wichtigen Geschäftssysteme basiert auf der Zahlung dieser Lizenzen und auf den rechtskräftig abgeschlossenen
Verträgen mit den Lieferanten.
Vertragsmanagement
Im Rahmen des Asset-Managements ist es ebenfalls von Bedeu­
tung, die Vertragsdetails sowie definierte Auslauf- oder Austauschzeitpunkte der einzelnen IT-bezogenen Elemente zu
kennen. Die Disziplin und der Prozess des Vertragsmanagements
sind entscheidende Bestandteile eines umfassenden Lifecycle
Managements. Das Ziel des Vertragsmanagement ist es, vertragliche Details verständlich zu machen, die Vertragsbedingungen
im Auftrag des Unternehmens zu steuern und sinnvoll zu nutzen
sowie die Kosten, den Zustand, die Garantie, die Wartung und die
Nutzung von Assets zu verwalten.
Geplante Wartungsmaßnahmen an Gebäuden, Anlagen und
Ausstattung werden als wesentlicher Bestandteil erfolgreicher
Betriebsprozesse angesehen, vor allem im Hinblick auf das Vermeiden von Serviceunterbrechungen und das Reduzieren reaktiver
Wartungsarbeiten oder Notfallreparaturen. Wartungsverträge,
ebenso wie Versicherungs- und Leasingverträge, fallen in den
Bereich des Vertragsmanagements.
Software-Asset-Management
Software-Asset-Management (SAM) bezeichnet den Prozess der
Planung und Verwaltung von Softwarelizenzen, Software-Assets
und Berechtigungen, um ein Softwarelieferantenmanagement
sowie Software-Compliance zu ermöglichen.
SAM zielt darauf ab, die Steuerung und Rechnungsstellung für die
Ausgaben auf Abteilungsebene, ordnungsgemäße Softwarenutzungsrechte, Softwarelizenzkompatibilität und Verträge basierend auf dem tatsächlichen Bedarf zu vereinfachen. Außerdem
zählen dazu auch alle Aspekte des Bestandsmanagements.
Prozesskostensteuerung
Prozesskosten können einfach überwacht und berichtet werden,
wenn die entsprechenden Tools installiert sind. Es ist ratsam, die
Prozesskosten kontinuierlich im Blick zu haben, um Trends möglichst frühzeitig zu erkennen und nicht erst gegen Ende, wenn es
häufig zu spät zum Handeln ist.
Finanz- und Zuordnungsmanagement
Finanz- und Zuordnungsmanagement sind zwei unterschiedliche,
aber dennoch sehr ähnliche Disziplinen und Prozesse. ITAM spielt
bei der Vorbereitung eines Unternehmens auf die Einrichtung eines Systems für Rückbuchungen oder Zuordnungen eine wichtige
Rolle.
Das Finanzmanagement ist der Prozess zur Verwaltung aller
finanziellen Aspekte der Immobilien und beweglichen Vermögens­
werte eines Unternehmens im Hinblick auf Kosten, Abschreibung
und Budgetierung. Es ermöglicht die Ausgabensteuerung, Rechnungsstellung und Überprüfbarkeit für die Nachverfolgung finanzieller Assets, da es Aspekte wie Compliance und das Hauptbuch
bzw. eine Fixed Asset-Sicht berücksichtigt.
Der Prozess zur Planung und Verwaltung von abteilungsübergreifenden Kostenzuordnungen für Assetbeschaffung, Wartung und
zugehörige Services wird als Zuordnungsmanagement bezeichnet.
Es ermöglicht die Steuerung und Rechnungsstellung für Ausgaben
auf Unternehmens- und Abteilungsebene basierend auf dem tat­
sächlichen Bedarf. Außerdem hilft es dabei, Verschwendung zu
reduzieren, die Ausgaben für Assets und Services zu senken und
deren Nutzung effizienter zu gestalten.
15
Abbildung 9. Entsorgung und Austausch von Assets (Phase 3)
Anforderung,
das Asset
aus dem
Unternehmen
zu entfernen
Diebstahl/
Beschädigung/
Verlust
Sicherheitsteam
des Unternehmens
benachrichtigen
Leasing-Ende
Ende der
Nutzung
Wiederverwendung/
Entsorgung?
Rückgabe an
Lager zur
Wiederverwendung
Assetregister
aktualisieren
Leasinganbieter
benachrichtigen
Entsorgungsmethode auswählen
(entsorgen/weiterverkaufen)
Bericht
einreichen
Rückgabe an
Lieferanten
Beschaffung
benachrichtigen
Entsorgungsnotiz empfangen
Behörden
in Kenntnis
setzen
Abgleich
Assetregister
aktualisieren
Auftrag für
Entsorgungsservices
erhalten
Aktuellen Stand
an Finanzabteilung durchgeben
Finanzieller Status
Gebühren bezahlt/
Zahlungen erhalten
Aktuellen Stand von
Entsorgungsanbieter
abrufen (Entsorgung
oder Wiederverkauf)
Phase 3: Entsorgung und Austausch von Assets
Das Auslauf- oder Austauschmanagement umfasst die Planung
und Verwaltung der Ausmusterung von Assets in einem Unternehmen. Es bietet Steuerungs- und Rechnungsstellungsfunktionen
für die Ausmusterung von unternehmenseigenen Assets, unter
Berücksichtigung finanzieller und physischer Zielvorgaben.
Außerbetriebnahme und Entsorgung
Nicht verwendete Assets sind nur schwer nachzuverfolgen, da
sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Um eine effektive
Nachverfolgung von Assets zu ermöglichen und Überschüsse zu
vermeiden, sollte deshalb für jeden Neuerwerb ein altes Asset
außer Betrieb genommen oder ausgemustert werden. Einfach
gesagt: Neue Hardware rein, alte Hardware raus.
Der Entsorgungsprozess muss die Vorgaben zur umweltverträglichen Entsorgung im jeweiligen Land befolgen. Es muss des Weiteren entschieden werden, ob ein Ersatzteil bestellt werden sollte.
Wie bereits weiter oben erwähnt, dauert der Austauschzyklus
statt der früher üblichen fünf Jahre nur noch maximal drei Jahre
(zwei Jahre in besonders fortschrittlich geprägten Unternehmen).
Die Außerbetriebnahme von Ausstattung kann zu jedem Zeitpunkt
stattfinden, insbesondere im Fall von Beschädigung, Verlust oder
Diebstahl. Eine weitere wichtige Funktion der Außerbetriebnahme
ist die Aktion am Ende eines Leasingvertrages. Strafzahlungen für
eine verspätete Rückgabe von Ausstattung können sich beträchtlich summieren und sollten vermieden werden.
16
Asset von Entsorgungsanbieter abgeholt
Asset verkauft
Asset entsorgt
Das ITAM-Kernteam definiert die Prozesse und Methoden für die
Entsorgung. Die gängigen Entsorgungstypen sind unter anderem
die folgenden:
• Rückgabe des Assets nach Ablauf der Leasingdauer
• Verkauf an Mitarbeiter, wobei dies keine Best Practice ist, da
der Mitarbeiter bzw. Käufer bis zum Ende der Lebensdauer des
Assets weiterhin internen Support in Anspruch nehmen könnte
• Spenden, nicht unbedingt aus steuerlichen, sondern vielmehr
aus philanthropischen Gründen
• Ausschlachtung und Nutzung der ausgebauten Komponenten
als Ersatzteile aus Kostengründen
• Entsorgung, wobei die Sicherheitsprozesse des Unternehmens
zur Minderung von Umweltschutzrisiken befolgt werden müssen, um beispielsweise Strafzahlungen zu vermeiden.
Eine Best Practice besteht darin, bei Verkauf an Mitarbeiter, Spenden oder Entsorgung eine Drittpartei zwischenzuschalten, um
sicherzustellen, dass eine professionelle Datenlöschung durchgeführt wird und die Governancerichtlinien eingehalten werden.
Der Best Practice-Prozess für die Ausmusterung von Assets kann
durch den Einsatz von HP Softwaretools automatisiert werden,
um schnellere, effektivere Prozesse zu ermöglichen.
Zuordnung von Verantwortung
Es gibt zwei Verantwortungsebenen: Allgemeine Verantwortung
und Verantwortung für ganz konkrete Maßnahmen. Jede wichtige
Aktion muss einem Mitarbeiter zugewiesen werden, um die Ver­
antwortung klar zu definieren. Verantwortung für eine Aktion bedeutet nicht zwangsläufig, dass die betroffene Person die Ak­tion
selbst ausführen muss.
Rolleneignung
Rollen werden oft nach Titel vergeben. Die Eignung für eine
bestimmte Rolle in Bezug auf beste Ausbildung und Qualifikationen kann in Einzelfällen zugunsten von Verfügbarkeit außer Acht
gelassen werden.
Schulung
Jeder Mitarbeiter sollte darin geschult werden, was die zugewiesenen Verantwortlichkeiten im Einzelfall bedeuten und wie sie im
Gesamtprozess einzuordnen sind.
Prozess- und Verfahrensdokumentation
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter einfachen Zugriff auf die Dokumen­
tation haben, in der beschrieben ist, welche Aktionen wie und
wann ausgeführt werden sollen. Die Dokumentation, einschließlich der Prozesspläne, sollte leicht verständlich sein.
Austausch
Eine Best Practice besagt, dass der Austausch geplant stattfinden
sollte und nicht nur dann, wenn eine Komponente nicht mehr
funktionstüchtig ist.
Rückgabe von Ausstattung
Vorhandene Mitarbeiter sollten Ausstattung während der Neuausgabe an das Lager zurückgeben oder außer Betrieb setzen lassen.
Diese Ausstattung sollte entfernt werden, wenn die neuen Assets
ausgegeben werden. Ein Rückgabeformular ist auszufüllen, wobei
eine Kopie an die Personalabteilung gesendet wird, damit diese
ihre Datensätze aktualisieren kann. Diese Aktion lässt sich mithilfe von HP Systemlösungen automatisieren und es ist möglich, das
Asset-Management-System an das System der Personalabteilung
zu koppeln. Üblicherweise ist der Manager eines Mitarbeiters für
die Rückgabe der Ausstattung verantwortlich, die anschließend
möglicherweise einem anderen Angestellten neu zugeordnet wird.
Fehlen eines IT-Asset-Management-Systems
Das Fehlen eines Asset-Management-Systems kann folgende
Konsequenzen haben:
Kosten
Gesamtbetriebskosten lassen sich nur schwer berechnen. Da die
Angabe der Gesamtbetriebskosten aber erforderlich ist, um zu bestimmen, welche Assets den größten Nutzen haben und welche in
Zukunft besser vermieden werden sollten, sind die wahren Kosten
eines Assets oft nicht bekannt. Unternehmen ohne ein AssetManagement-System erzielen bei einem solchen Vergleich ihrer
Assets keine zuverlässigen Ergebnisse. Und die Kosten können
schnell ins Unermessliche steigen.
Abgesehen davon sind auch die anderen Folgen eines fehlenden
Asset-Management-Systems mit Kosten verbunden.
Ressourcenverschwendung
Das Unternehmen kann auf Schwierigkeiten stoßen, sobald es versucht, einen neuen Prozess einzuführen. Ressourcen werden dafür
abgestellt, den Standort und Eigner fehlender Assets herauszufinden und chaotische Datenbanken zu aktualisieren.
Mangelnde Ordnung
Unternehmen löschen fehlende Assets häufig nur ungern aus dem
System, weil sie hoffen, dass diese eines Tages wieder auftauchen.
Es ist ihnen peinlich zuzugeben, dass ihre Datensätze nicht auf
dem neuesten Stand oder dass die Kosten für die Assets nicht gerechtfertigt sind. Diese Situation ist eine Folge des zunehmenden
Drucks innerhalb des Unternehmens, schnell neue Ausstattung zu
erwerben, wann immer sie benötigt wird, ohne sich um das Entfernen alter oder ausgemusteter Geräte zu kümmern.
Ungenauigkeit
Die Daten sollten kontinuierlich auf den neuesten Stand gebracht
werden. Dies gilt eigentlich für alle Komponenten, die als Assets
des Unternehmens angesehen werden, aber gerade für IT-Assets
ist es besonders wichtig, da diese oft tragbar und teuer sind.
Ineffizienz der Geschäftsabläufe
Unternehmen wissen häufig Folgendes nicht:
• Welche Assets sie besitzen
• Wo sich die Assets befinden
• Wer die Assets verwendet
• Wie gut die einzelnen Assets funktionieren
• Ob sich die einzelnen Assets wie erwartet bezahlt machen
• Austauschzeitpunkte
• Vertragsbedingungen
• Welche Softwarelizenzen auf PCs installiert sind
• Welche Software verwendet wird
• Ob auf die Compliance von Softwarelizenzen geachtet wird
• Garantiedetails
• Nicht erfasste Hardware- und Software-Upgrades
• Gesamtbetriebskosten
17
Entwicklung eines ITAM-Systems
Entwicklungsstände
HP ist der Überzeugung, dass sich das Asset-Management noch in
der Entwicklung befindet. Ein Unternehmen kann erst dann den
höchsten Entwicklungsstand erreichen, wenn eine Reihe von Prozessen erstellt, getestet und implementiert wurde. Die Einführung
einer geplanten, mehrere Phasen umfassenden Strategie für die
Verbesserung von ITAM-Best Practices kann den Übergang vorhersagbarer machen und für ein optimales Ergebnis sorgen.
Um Ihre Fortschritte in Bezug auf ITAM besser beurteilen zu können, ist eine Bewertung erforderlich – idealerweise eine Selbstbewertung unter der Aufsicht eines Experten, z. B. HP. Sobald
sich im Rahmen der Bewertung herausgestellt hat, welche Phase
Sie derzeit durchlaufen, sollten Sie die Situation akzeptieren und
schnell den gewünschten Endstatus und die dafür anstehenden
Schritte bestimmen.
Jede dieser vier Entwicklungsphasen zeichnet sich durch ganz
bestimmte Faktoren aus:
Phase 1: Chaotisch
• Offensichtliche Asset-Management-Probleme
• Teilweise chaotischer Ablauf von Geschäftsprozessen
• Tatsächliches Maß an Verwaltung deutlich unterhalb Unternehmenserwartungen
• Unkoordinierte Einkäufe
• Mangelhafte Risikobewertung
• Mangelhafte Ermittlung oder Nachverfolgung von Assets
(physische und virtuelle)
Phase 4: Optimiert
• Umfassende Transparenz während des gesamten Lebenszyklus,
einschließlich aller Vertrags- und Finanzimplikationen sowie der
Beziehung zwischen Asset und Servicemanagement
• Optimierte Business Intelligence für die Transformation der
IT-Infrastruktur in die von HP als „optimale IT“ beschriebene
Lösung
• Erkennung von Standardisierungsmöglichkeiten
• Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen
• Sicherstellung der Serviceleistung
• Identifizierung von Unterbrechungen in Prozessen
Regelmäßige Bewertungen unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer
gegenwärtigen Position im Vergleich zur angestrebten Position.
Dadurch lassen sich die nächsten Schritte und eine praktische
Road­map für die Umsetzung der geplanten Fortschritte entwickeln, unter Verwendung von Prozessentwicklungs- und Softwaretools.
Erste Schritte – die wichtigsten Initiativen
Schaffen Sie eine gesunde Basis für ITAM-Initiativen, indem Sie
einige grundlegende Prinzipien beachten. Diese Prinzipien gelten
nicht nur für neue Initiativen, sondern dienen auch als Checkliste
für die notwendigen „Neustarts“, die im Rahmen von ITAMInitiativen häufig vorkommen:
• Führungskräfte von der Nützlichkeit der Initiative überzeugen
• Unterstützung durch gleichrangige Kollegen sichern
• IT Asset Manager ernennen
• Strategischen Implementierungsplan erstellen, genehmigen
und befolgen
Phase 2: Reaktiv
• ITAM-Prozesse bestimmen
• Implementierung der Automatisierung mithilfe von DiscoveryTools für Unternehmen
• Tool für die Verwaltung von Software und für die automatische
Ermittlung auswählen
• Erste Schritte in Richtung Abgleich ermittelter Assetdaten mit
grundlegenden Portfoliodaten innerhalb des Asset-Repositorys
• Alle oben genannten Punkte umsetzen
• Implementierung von Katalogen und Tools zur Verwaltung von
Benutzeranforderungen, damit die IT Standards einführen und
einhalten kann
• Identifizierung der Standardisierungsmöglichkeiten für Benutzer
• Implementierung der Zuordnung von Ausgaben
• Durchsetzung von Standards
• Effektives Vertragsmanagement
Phase 3: Proaktiv
• Integration von Vertrags- und Finanzinformationen in das
Asset-Repository für eine umfassende Transparenz dieses
Aspekts von Assets
• Implementierung komplexerer Berichterstellung und möglicher Verwaltung von Rückbuchungen oder Zuordnungen an die
einzelnen Geschäftsbereiche
• Implementierung einer automatischen Anforderungsverwaltung
• Ermittlung des Nutzenpotenzials und des Werts für die IT
• Mangelhafter Abgleich von Assetanforderungen mit Asset­
empfang
18
• Kontinuierliche Qualitätssicherung realisieren
Benchmarks für Ihre Leistung
Eine Benchmark ist die Feststellung der tatsächlichen Kosten
und der erreichten Ziele zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt
und bietet so Vergleichsmöglichkeiten mit früheren und zukünftigen Benchmarks und Bewertungen. Die Herausforderung liegt
oftmals darin, herauszufinden, wie sich der Status Ihrer AssetManagement-Initiative in einer Geschäftsumgebung zu einem
beliebigen Zeitpunkt feststellen lässt. Die Lösung:
Überwachung
Neben einem Tool für automatische Inventory Discovery hilft ein
regelmäßig durchgeführtes physisches Audit bei der Ermittlung
und Erfassung von Geräten und Komponenten, die nicht mit dem
Netzwerk verknüpft sind, vor allem solchen, die nicht länger eingesetzt werden. Darüber hinaus empfiehlt HP die Einführung eines
Drei-Wege-Abgleichs, der aus punktuellen Audits besteht, sowie
einem Prozess, der die Ergebnisse dieser punktuellen Audits mit
dem Repository und der automatischen Suche abgleicht.
Messung
Key Performance Indicators (KPIs), die gängigerweise im Rahmen
des Reportings an das Management abgerufen und überwacht
werden, können für den Erfolg einer Initiative entscheidend sein.
KPIs sind Faktoren, die von Unternehmen als wichtige Indikatoren
ihrer Geschäftsleistung identifiziert werden. Sie werden kontinuierlich überwacht und auf Führungsteam- oder Vorstandsebene
berichtet, nicht nur, um die Leistung zu messen, sondern auch, um
erste Anzeichen von Änderungen im Markt frühzeitig wahrzunehmen.
Auf der Grundlage dieser Kennzahlen werden SLAs für des Infrastrukturmanagements definiert. Diese SLAs dienen zur Angabe
von Asset-Management-Services für interne und externe Kunden.
Bewertung
Dieser Aspekt bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Unternehmens­
prozesse mit den in der Branche üblichen Best Practices abzugleichen und den aktuellen Status Ihres Unternehmens bezüglich
einer Reihe von Funktionen unter Zuhilfenahme der durchschnittlichen Entwicklungsstände in der Branche zu bewerten.
Ein einfach gehaltener Workshop zur Selbstbewertung hilft Ihnen,
Ihre ITAM-Prozesse mit den von HP ermittelten Best Practices
abzugleichen und zu bewerten. Diese Best Practices basieren auf
mehr als tausend Implementierungen von Asset-ManagementProjekten an Unternehmens-IT-Standorten.
HP verfolgt eine Strategie der Zusammenarbeit in Form von Gruppendiskussionen mit Führungskräften und Benutzern und führt
so eine Umgebung ein, die Teamwork und offene Kommunikation
fördert. Für die Bewertung wird das HP Asset Management Process Framework eingesetzt. Das Framework basiert auf den in der
Branche anerkannten Best Practices, einschließlich ITIL-Standards
für Software-Asset-Management.
Nach Abschluss des Workshops haben die Teilnehmer ausgezeichnete Kenntnisse bezüglich der ITAM-Ziele, Best Practices und
Vorteile erworben sowie die Fähigkeit, das Framework als Modell
für zukünftige Aktionspläne einzusetzen.
Analyse von Entscheidungen und Aktionen
Es müssen Prozesse etabliert sein, die Ihnen dabei helfen zu
bestimmen, wie gut oder schlecht Ihr Unternehmen hinsichtlich
der Verwaltung von Assets abschneidet – als direkte Folge der im
Unternehmen getroffenen Entscheidungen und der durchgeführten Aktionen.
Darüber hinaus kann Business Intelligence bei zukünftigen Ent­
scheidungen und Aktionen hilfreich sein. Einfach gesagt: Hier geht
es um die Fähigkeit, auf der Grundlage aktueller Daten „Waswäre-wenn“-Szenarios durchzuspielen. Dabei helfen relationale
Daten, die sinnvollste Verwendung von Ressourcen und deren
Zukunftsaussichten zu bestimmen.
Entwicklung eines Business Case
Dies unterstützt Ihre Argumentation, wenn Sie bedeutende Inves­
titionen planen. Sie benötigen genaue finanzielle Daten und die
Möglichkeit, diese Daten zu analysieren und mit Best Practices
abzugleichen. HP hat verschiedene Finanzanalysemodelle entwickelt, um Unternehmen bei der Entwicklung eines überzeugenden
Business Case für die Einführung oder Erweiterung eines AssetManagement-Projekts zu unterstützen.
Ein hilfreiches Tool, das diesen Prozess vereinfacht, ist der ROI
Calculator, mit dem sich ein bestimmtes Projekt unter Zuhilfename von Finanzanalysen auswerten lässt. Eine Finanzanalyse
besteht aus einer Kosten-Nutzen-Rechnung des Projekts unter
Berücksichtigung des Zinseffekts.
Rolle des Asset-Managements bei der
Verwaltung Cloud-Service-basierter
Umgebungen
Von IT-Assets zum Asset-Management von IT-Services
Je weiter die Servicebereitstellung in den Fokus von ITUnternehmen rückt, umso dringlicher wird ein Umdenken beim
IT-Asset-Management.
• Bei der Bereitstellung von IT-Services geht es nicht um die
einzelnen von der IT bereitgestellten Server oder Konfigura­
tionselemente (Configuration Item, CI), sondern um den
gemeinsamen Wert aller zur Unterstützung eines IT-Service
implementierten Assets. Deshalb muss ITAM im Hinblick auf die
Verwaltung der aggregierten Assets, die die einzelnen bereitgestellten Services unterstützen, weiterentwickelt werden. Dabei
erkennt das Konfigurationsmanagement die Verknüpfungen
zwischen CIs, die bei der Bereitstellung von Geschäftsservices
eingesetzt werden, und kann so mögliche Auswirkungen analy­
sieren, während das Asset-Management mithilfe der Servicemap ITAM-spezifische Aktivitäten ausführt.
• Servicekosten: Sie müssen die Gesamtbetriebskosten jeder
Geschäftsserviceressource kennen und den zweckmäßigen
Prozentsatz der einzelnen Gesamtbetriebskosten überschlagen (weniger als 100 Prozent für gemeinsam genutzte Assets,
z. B. Hardware, auf der Hypervisoren ausgeführt werden), um
die jährlichen Gesamtbetriebskosten der einzelnen Geschäftsservices zu berechnen. Dabei müssen alle Kosten berücksichtigt werden: Erwerbs-, Wartungs-, Vertrags-, Lizenz-,
Änderungs- und Arbeitskosten, die im Rahmen von AssetManagement-Prozessen direkt generiert oder aus anderen
Tools importiert werden (einschließlich Servicemanagement
[Änderungskosten] und Projektmanagement [Arbeitskosten]).
• Servicepreise: Erstellen Sie Servicekataloge mit Preisen, die auf
den jährlichen Kosten für die Bereitstellung eines Service und
der erwarteten Anzahl an Abonnements basieren, und erweitern
Sie die anzuwendenden IT-Pläne, damit der Service entsprechend angeboten werden kann.
• Servicefakturierung: Wird auch als Cloud-Service-Fakturierung
oder Rückbuchung bezeichnet. ITAM unterstützt die Verwaltung
von Benutzerabonnements und die Rückbuchung oder Fakturierung für aktive Abonnements, wobei benutzerbasierte Kennzahlen (d. h. die Menge der pro Monat und pro Benutzer hochgela­
denen Daten in GB) berücksichtigt werden. Dies fördert die
Transformation der IT in eine Unternehmensorganisation (mit
Gewinnen oder Verlusten und Rechenschaftspflicht), indem über
IT-Kosten und IT-Umsätze genauestens Bericht erstattet wird.
• Die Servicefakturierung kann zu einer Reduzierung der ITGesamtausgaben beitragen, da Benutzer, die für die Services
zahlen, diese auch nutzen. Und die IT kann die Kosten der Infrastruktur optimieren, während die Services bereitgestellt werden
(z. B. gegebenenfalls ein Wechsel von der Oracle-Datenbank zu
einer Microsoft® SQL- oder Progress-Datenbank, um Servicekosten zu senken).
Läutet die hybride IT das Ende des Asset-Managements ein?
Bei der ganzen Aufregung um die Cloud kommt der Gedanke auf,
dass alles nur noch On-Demand und virtuell abgewickelt wird und
dass Assets nicht länger den IT-Unternehmen gehören, wodurch
das Asset-Management überflüssig würde. Das ist nicht der Fall.
Die vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Software-Compliance ),
die Höhe der Investitionen in die Service-Infrastruktur
19
und der Bedarf an einem genauen Überblick über die verwendeten
und abonnierten Assets sorgen weiterhin dafür, dass Prozesse
und Tools des IT-Asset-Managements in einer Reihe von Bereichen
unverzichtbar bleiben:
• Effiziente Verwaltung für Abonnements externer Cloud-Services:
Damit Benutzer Abonnements für diese Cloud-Services anfordern und erhalten können, muss ein umfassendes Servicekatalog- und Vertragsmanagement vorhanden sein.
• Effiziente Verwaltung der Leistung von Cloud-Services: Der
Prozentsatz der Verfügbarkeit und Zeit für das Beheben von
Problemen sind Metriken, die möglicherweise aus ServiceManagement-Systemen für hybride IT (z. B. HP Service Manager) oder aus Anwendungen zur Überwachung der Leistung externer Serviceanwendungen (z. B. HP Application Performance
Management) stammen. Das Vertragsmanagement verwendet
diese Kennzahlen zur Messung der Leistung und letztlich zur
Festsetzung von Strafzahlungen für nicht umgesetzte SLAs.
• Effiziente Verwaltung von Kosten: Bei extern bezahlten Kosten
muss die IT in der Lage sein, Kosten öffentlicher Cloud-Services
mit entsprechenden internen Servicekosten zu vergleichen.
Dies erlaubt objektive Entscheidungen bezüglich des Insourcing
oder Outsourcing von Services. Intern sollten Servicekosten
den Geschäftsbenutzern in Rechnung gestellt werden, die diese
Services nutzen. Entsprechend werden Geschäftsbereiche möglicherweise versuchen, ihre Ressourcennutzung zu optimieren.
Gewinn und Verlust (intern in Rechnung gestellt vs. extern bezahlt) können die IT dabei unterstützen, sowohl die Rechnungsbeträge als auch die Ausgabebeträge zu optimieren – in diesem
Zusammenhang ist ein Finanzmanagement (Servicekosten,
Servicefakturierung) von großer Bedeutung.
• Software-Asset-Management: Ist immer noch uneingeschränkt
relevant für externe Cloud-Services, möglicherweise mit einem
deutlicheren Fokus auf Lizenzverwaltung als auf ComplianceManagement (es ist wahrscheinlich, dass Anbieter externer
Services den Zugriff auf ihre Tools nur autorisierten Benutzern
gestatten, deshalb spielt Compliance keine große Rolle).
Fazit
Vielen CIOs fehlt es an Glaubwürdigkeit bei gleichrangigen Kollegen und manchmal auch bei ihren direkten Vorgesetzten. Dies
lässt sich zum Positiven verändern, wenn CIOs wie Sie vier assetbezogene Fragen beantworten können, die als maßgebend für den
Erfolg eines Unternehmens angesehen werden. Es trägt deutlich
zu Ihrer Glaubwürdigkeit bei, wenn die IT in der Lage ist, Folgendes
effizient zu kommunizieren:
• Über welche Assets verfügt die IT?
• Wo stehen die Investitionen der IT im direkten Vergleich mit
unseren Konkurrenten?
• Wie geht die IT mit den Risiken um, die mit den Assets verknüpft
sind?
Es gibt nur einen Weg, das gesetzte Ziel zu erreichen: Sie müssen
die richtige Technologie mit den richtigen Leuten und den richtigen
Prozessen zusammenbringen, um das gewünschte Maß an Transparenz, Benchmarking und Governance zu realisieren.
HP ist seit vielen Jahren (und wird es auch weiterhin bleiben) einer
der führenden Anbieter sowohl der Technologie als auch der Best
Practices, die erforderlich sind, um dem CIO die Tools und Daten
für das erfolgreiche Umsetzen und Kommunizieren hervorragender Ergebnisse an die Hand zu geben.
HP Services
Optimale Rentabilität Ihrer Softwareinvestitionen. Wir wissen,
dass die Supportherausforderungen je nach der Größe und den
geschäftskritischen Anforderungen Ihres Unternehmens variieren.
HP stellt technische Software Support Services bereit, die alle
Aspekte Ihres Softwarelebenszyklus abdecken. Dies bietet Ihnen
die Flexibilität, das passende Support-Level für Ihre IT- und
Geschäftsanforderungen auszuwählen. Nutzen Sie den kosteneffektiven Softwaresupport von HP, um IT-Ressourcen freizugeben,
damit Sie sich auf andere Geschäftsprioritäten und Innovationen
konzentrieren können.
HP Software Support Services bieten:
• Eine zentrale Stelle für alle Software- und Hardware-Services,
die rund um die Uhr erreichbar ist
• Support für: VMware, Microsoft, Red Hat und SUSE Linux sowie
HP Insight Software
• Schnelle, technisch versierte Antworten und Remote-Tools für
schnelle Reaktionen, reaktive Problemlösung und proaktive
Problemvermeidung
• Global Reach Consistent Service Experience für weltweit abgerufene, lokal bereitgestellte technische Expertise
Weitere Informationen unter hp.com/services/softwaresupport.
Weitere Informationen
Verwalten Sie Ihre Assets für ein optimales Finanzmanagement
und die Ausrichtung der IT am Business. Besuchen Sie unsere
Website: hp.com/go/assetmanagementsoftware
• Wie zahlen sich diese Assets konkret aus?
• Wie lässt sich diese Rendite verbessern?
Get connected
hp.com/go/getconnected
Informationen zu technischen Trends,
Support-Hinweisen und HP Lösungen.
© Copyright 2009, 2011-2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Änderungen vorbehalten.
Die Garantien für HP Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung
beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiterreichenden Garantieansprüche abzuleiten. HP übernimmt keine Verantwortung
für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in diesem Dokument.
Microsoft ist eine in den USA eingetragene Marke der Microsoft Corporation. Oracle ist eine eingetragene Marke von Oracle und/oder
seinen Tochterunternehmen.
4AA2-6525DEE, erstellt im Mai 2009; aktualisiert im November 2012, Rev.2