Kommunikationskonzept

primarschulgemeinde
arbon
primarschulgemeinde
Kommunikationskonzept
arbon
der Primarschulgemeinde Arbon
Das vorliegende Kommunikationskonzept der PSG Arbon wurde von der Behörde an der Sitzung
vom 28.Juni 2007 genehmigt und wird am 1.August 2007 in Kraft gesetzt.
primarschulgemeinde
arbon
Ausgabe vom 1. August 2007
primarschulgemeinde
Leitgedanken
Kommunikation hat einen hohen Stellenwert. Sie soll:
· offen und verständlich sein
· gezielt wirken
· regelmässig und zum richtigen Zeitpunkt erfolgen
Ziele dieses Konzepts
·
·
·
·
·
·
·
Verschiedene Formen von Kommunikation nennen
Informationsflüsse aufzeigen
Zuständigkeiten klären
Abläufe beschreiben
Allen Beteiligten den Zugang erleichtern
Bezugsgruppen ansprechen
Strategischen Zielen dienen
Bezugsgruppen
Wir unterscheiden verschiedene Bezugsgruppen und informieren sie gezielt. Im beiliegenden Übersichtsraster sind sie im Detail aufgelistet und beschrieben:
Interne Bezugsgruppen
· Behördemitglieder
· Fachlehrkräfte
· Fachpersonen für Therapie
· GRPK
· Hauswartekonferenz
· Lehrkraftvertretung
· Lehrpersonen
· Schulbusfahrer
· Schülerinnen und Schüler
· Schulische Heilpädagogik
· Schulleitungen
· Schulverwaltung
· Schulzahnklinik
Externe Bezugsgruppen
· Allgemeine Öffentlichkeit
· Andere Institutionen (Fachstellen, Securitas u.a.)
· Anschliessende Schulen
· Berufs- und Fachverbände
· Eltern und Erziehungsberechtigte
· Interessenverbände
· Kantonale Behörden (DEK, AVK u.a.)
· Katechetik
· Kinderhaus
· Kirchgemeinden, rel. Organisationen
· Lehrfirmen
· Lehrpersonen für HSK
· Musikschule
· Oberstufengemeinden
· Parteien
· Politische Gemeinden
· Präventionsdienste (Exxa, Suchfachstelle u.a.)
· Presse, Medien
· PSG umliegend
· Schulaufsicht
· Soziale Dienste
· Sport- und Kulturvereine
· Stimmberechtigte
· Unmittelbare Nachbarn
· Unterstützende Dienste, wie z.B. Schulpsychologie und
Schulberatung (SPB), Task Force u.a.
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· Vermieter
· Vormundschaftsbehörden
Zuständigkeitsleitlinien
Behörde
Werden Behördemitglieder von Eltern, Schülerinnen oder Schülern zu Fragen betreffend Schulhaus, Lehrkräften oder einzelnen Klassen angesprochen, so geben sie keine Auskünfte, sondern
verweisen an die Schulleitung, beziehungsweise an die zuständige Lehrperson. Insbesondere wenn
Probleme angesprochen werden, sorgen sie dafür, dass die direkt Betroffenen einbezogen und an
der Lösungssuche beteiligt werden.
Schulpräsidium
Alles, was zu kommunalen Themen nach aussen mitgeteilt wird, wird vom Schulpräsidium verantwortet. Zu diesem Zweck stellt das Präsidium sicher, dass es über alles frühzeitig informiert wird. In
Krisensituationen greifen die hierzu definierten Abläufe.
Schulleitung
Was die einzelne Schuleinheit betrifft, beispielsweise die Information aller Eltern des Schulhauses,
muss immer über die Schulleitung laufen. Die zugeteilten Behördenmitglieder und das Schulpräsidium müssen auch informiert werden, in heikleren Phasen oder bei Problemen vorgängig.
Klassenlehrperson
Die Klassenlehrperson ist die erste Ansprechperson für Eltern, Erziehungsberechtigte und Schüler/
Schülerinnen der entsprechenden Klasse.
Schweigepflicht / Datenschutz / Rechtliches
Alle Mitarbeitenden unterliegen der Schweigepflicht, resp. dem Amtsgeheimnis. Merkblätter betreffend Datenschutz, Anforderungen an rechtsfähige Entscheide, Rechtliches zu Copyright u.ä.
sind zu berücksichtigen.
Erscheinungsbild
In unserer Schulgemeinde basieren alle Schriftstücke auf den gleichen Vorlagen, die allen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zur Verfügung gestellt werden. Jedes Schulhaus kann sich für schulhausspezifische Themen ein eigenes Erscheinungsbild entwickeln. Klassenspezifische Mitteilungen, Informationen (Schulreise, Exkursionen, Museumsbesuche etc.) können davon ausgenommen werden.
Wo dies nicht geschieht, benutzen alle Mitarbeitenden die Vorlage der Schulgemeinde, wenn sie
schriftlich mit Aussenstehenden, auch Eltern, kommunizieren.
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Interne Bezugsgruppen, Informationsmittel, Verantwortlichkeiten
Bezugsgruppen
Inhalte, Themen, Zweck
Zuständigkeit
Alle internen
Bezugsgruppen
Ausserordentliche Krisensituationen
Schulleitung in Absprache mit Präsidium
Verhaltensregeln* (Grundregeln, 5
Regeln PSG)
Schulhausordnung
Alle
Behörde
Meinungsbildung und Beschlussfassung, Weiterbildung, eigene
Teamentwicklung
Präsidium
Anliegen der Lehrerschaft erfassen
Schulleitung und Behörde
Schulpräsidium
Führungs- und Strategiethemen
Bildung- und Schulentwicklung
Präsidium
Schulhaus-Betreuung
Schulhausrelevante Themen
Schulhausbetreuung
Einzelne Behördemitglieder
Aufgabenspezifische Themen
Schulleitungs-Konferenz
Themen behandeln, die alle Schulhäuser betreffen
Schulleitung
Geschäftsleitungssitzung
Sitzung Präsidium-SchulleitungSchulpflege
Präsidium
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Informationsmittel
Bemerkungen (wo vorhanden, Intervall/Häufigkeit usw.)
Situativ abzustimmen
Krisenkonzept (SL-Büro), Beizug Task Force
Vormundschaftsbehörde, Polizei usw.
Anschlagbrett, Elternabend,
Unterricht
Behördensitzung, Behörderetraiten
Alle Verhandlungen in diesem Gremium unterstehen der Schweigepflicht. Es wird nur gegen Aussen kommuniziert, was explizit
so vereinbart ist, ca. 1x monatlich.
Umfragen, Selbstevalua­
tionen, über Schulleitung,
Gesamtkonventssitzung
Siehe Organisationsbeschriebe, Jahresplanung*
Info-Veranstaltung
Kalender- und Schuljahrbeginn
Führungsgespräche etc.
mit SL, Schulpflege
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Berichterstattung
an Behördesitzungen/­
Protokoll
siehe Aufgabenbeschrieb Schulhausbetreuung*
E-Mail
gemäss Pflichtenheften, Zuständigkeiten, Vereinbarungen und
vereinbarten Abläufen
E-Mail, Gespräch
wöchentliche Sitzung
Protokoll, E-Mail, Gespräch
2-wöchentliche Sitzung
Interne Bezugsgruppen, Informationsmittel, Verantwortlichkeiten
Bezugsgruppen
Inhalte, Themen, Zweck
Zuständigkeit
Schulleitung
Anliegen von Lehrkräften, Behörde,
Eltern, Kindern
Schulleitung
Anträge
Lehrpersonen
Fachlehrpersonen
Therapeutische Fachkräfte
Beschlüsse der Behörden
Schulleitung
Zuständige Personen der
Behörden, Präsidium
Entwicklungsstrategien, Planung
Schulpräsidium
Schulentwicklungsbeauftragte, Schulleitung,
Q-Gruppe, Projektgruppe
Meinungsbildung, Entwicklung,
Austausch, Info
Schulpräsidium
Schulbehörde
Schulleitung
Mitteilungen der Schulleitung
Schulleitung
Weiterbildungsangebote, Kurse,
Vernehmlassungen u.a.m.
Lehrpersonen,
Schulleitung
Schulhausinterne Meinungsbildung,
Beschlussfassung
Schulleitung, Q-Gruppe,
Projektgruppe o.a.
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Informationsmittel
Bemerkungen (wo vorhanden, Intervall/Häufigkeit usw.)
Gespräche, auch
Führungsgespräche
Die Schulleitung eines Schulhauses ist Drehscheibe für die gesamte Kommunikation des Schulhauses. Siehe Pflichtenheft und
weitere Konzepte und Abmachungen
Schriftl. Anträge: werden schriftlich beantwortet
Schulleitungsinfobulletin:
SL--> LK, Behörde
Ausführung durch SL und Verwaltung
b. Bedarf
Bergli-News, Staho-News:
SL--> Eltern
2x jährlich
Behördeninfo (ev. BeschlusDas Schreiben muss so verfasst sein, dass es selbstredend ist und
sprotokoll) oder E-Mail an alle nicht durch die SL erläutert werden muss. Verteiler über SL an AnMA (Newsletter o.ä.)
schlagbrett, wenn Direkt-Mailings, sollten SL vorinformiert sein.
Direktbetroffene Personen werden vorgängig informiert.
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Teamsitzungen
Projektbeschriebe
Zielvorgaben, Jahresplanung, Schulprogramm; kommunal und/
oder schulhausspezifisch
Kommunale oder schulhausspezifische Treffen Behörde
und MA
In Jahresplanung verankert, findet regelmässig statt 1-2 mal pro
Jahr (z.B. Behörde Info-Veranstaltung)
Mitteilungsblatt, E-Mail
Teamsitzungen, evtl.
Vorprotokoll
Die Mitarbeitenden werden regelmässig informiert.
Anschlagbrett Lehrerzimmer
Kursheft (z.B. PHS)
Alle Mitarbeitenden lesen wöchentlich das Anschlagbrett.
Teamsitzung, teaminterne
Fortbildungstage
Schulhausinterne Regeln siehe Beiblatt*
Interne Bezugsgruppen, Informationsmittel, Verantwortlichkeiten
Bezugsgruppen
Inhalte, Themen, Zweck
Zuständigkeit
Lehrpersonen
Fachlehrpersonen
Therapeutische Fachkräfte
Persönliche Anliegen von Lehrkräften besprechen, Standortbestimmung und Entwicklungsplanung,
Befindlichkeit, Beurteilung
Schulleitung
Zielvereinbarungsgespräch, Klärungshilfe u.ä.
Schulleitung
Schulbehörde
Unterrichtsbesuche mit Feedback
zur Q-Entwicklung
Schulleitung,
Hospitationsgruppen
Klassenübergabe- und Rückmeldegespräche
Lehrpersonen
Hauswarte
Aufgabenspezifische Themen,
Anliegen (Termine)
Schulleitung
Schulverwaltung
Infos aus der Schulverwaltung
Schulpfleger
Präsidium
Schülerinnen und Schüler
Ge­samtschulische Anliegen
verhandeln
Schulleitung
alle
Schülerinnen und Schüler
Fördern und beurteilen
Lehrperson
Schülerinnen und Schüler
einer Klasse
Klassenanliegen behandeln
Klassenlehrperson
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Informationsmittel
Bemerkungen (wo vorhanden, Intervall/Häufigkeit usw.)
Jährliche Mitarbeitergespräche, sowie nach Bedarf
Siehe Pflichtenheft Schulleitungen, sowie Rahmenbedingungen
für Mitarbeitergespräche; bei massiven Differenzen wird ein Vorgehen zur möglichen Konfliktlösung gesucht und vereinbart.
Mitarbeitergespräche, b.
Bedarf mit Behörde und/oder
Schulaufsicht
Diese Gespräche finden in der Regel mit der SL statt.
Die Schulbehörde und/oder Schulaufsicht ist die zweite Instanz
bei unüberbrückbaren Differenzen und höherschwelligen Massnahmen (Konfliktgespräche, Zielvereinbarung, Disziplinarverfahren etc.)
Persönliche, vertrauliche
Dokumente, Gespräch
s. Projektbeschrieb*
Gespräch (b. Bedarf mit
Beizug FALK)
Ev. im Jahresplan festlegen, wann sie stattfinden.
Teamsitzung, Infotafel,
­Anschlagbrett
Pflichtenheft
Informationsblatt SL
b. Bedarf
Vollversammlungen,
­Anschlagbrett, Schülerbriefkasten, Homepage, Hausordnung, Schulhauszeitung u.a.
Konzepte von verschiedenen Formen der Schülermitwirkung werden geprüft
Gespräch, Beurteilungsbogen, Zeugnis
z.B. Lernzielkontrollen, Portfolio, standardisierte Vergleichsarbei­
ten (z.B. Cockpit)
div. Klassenrat u.a.
Ev. Klassenregeln, Vereinbarungen, Einbezug Schulhausordnung
Externe Bezugsgruppen, Informationsmittel, Verantwortlichkeiten
Bezugsgruppen
Inhalte, Themen, Zweck
Zuständigkeit
Eltern/Erziehungsberechtigte
(allgemein)
Informationen aus der Behörde
Schulpräsidium
Schulhausspezifische Anliegen
Schulleitung
Krisenkommunikation für das
Schulhaus
Schulleitung oder
­Schulpräsidium
Eltern/Erziehungsberechtigte
(schulhausbezogen)
Elternmitwirkung
Schulleitung/
Projektgruppe
Eltern/Erziehungsberechtigte
(klassenbezogen)
Klassenspezifische Themen
Klassenlehrkraft
Klima wahrnehmen, Einblick in
Unterricht
Erziehungsberechtigte
Eltern/Erziehungsberechtigte
(kindbezogen)
Kindspezifische Anliegen
Klassenlehrkraft
Weiterführende Schulen
Optimierung der Übertritte, Synergien nutzen
Schulleitung in Zusammenarbeit mit Schulverwaltung
Schulaufsicht
Vorgaben Kanton, Beratung,
Reporting
Schulleitung, Präsident
Externe Schul-Evaluation
Erfassung Entwicklungsstand
Schulleitung, Präsident
Interessensverbände,
Kirchgemeinden, örtliche
Vereine und Institutionen
Zusammenwirken optimieren, informieren, Lobbyarbeit, PR
Präsidium, Schulleitungen,
Behörde
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Informationsmittel
Bemerkungen (wo vorhanden, Intervall/Häufigkeit usw.)
Elternbrief
Ev. Presse
Über Lehrkräfte verteilt, oder über das Sekretariat adressiert verschickt
Elternbriefe, Jahresplan,
Leitbild,
Schulhauszeitung
(Bergli-, Staho-News)
Konzepte, Regelungen, Aktuelles etc.
Redaktionsteam der Zeitschrift: SL, Verwaltung
Gesamtelternanlässe, Anschlagbrett im Schulhaus
Situativ abzustimmen, auch
Medienarbeit
Nach kommunalen Vereinbarungen und Konzept, in Zusammenarbeit mit der Behörde
Regelmässige Treffen
Im Aufbau, Konzepte werden geprüft
Elternbrief, Elternabend
Mind. 1 Elternabend pro Schuljahr; bei neuen Klassen im 1. Quartal (unter Einbezug der FALK); weitere Elternanlässe n. Bedarf
Unterrichtsbesuch
Koordinierte Besuchstage, ev. klassenspezifische Abmachungen
Elterngespräche u.a.
Die Klassenlehrperson ist die erste Ansprechperson für Eltern und
Erziehungsberechtigte, Schüler/Schülerinnen der entsprechenden
Klasse.
Veranstaltungen, Feedbackgespräche zwischen
Lehrkräften, gemeinsame
Weiterbildungen, Mailings
SL-Sitzungen PSG/SSG (b. Bedarf)
Verbindliche schriftliche Vereinbarungen (wie klare, zeitliche Abläufe, Zuständigkeiten)
E-Mail, Protokoll
Veranstaltungen
Infos, Vergleiche z.B. zu anderen Schulgemeinden
Berichterstattung
Briefe, E-Mails, Veranstaltungen, Homepage
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Zentral geführte Adresslisten, sowie Checklisten für Versand
durch die Schulverwaltung
Externe Bezugsgruppen, Informationsmittel, Verantwortlichkeiten
Bezugsgruppen
Inhalte, Themen, Zweck
Zuständigkeit
Stimmbürgerinnen und
Stimmbürger
Lobbyarbeit für die Schule, Abstimmung, Budget, Rechnung,
Bauwesen
Präsidium und
Schulleitungen
Öffentlichkeit
Öffentlichkeitsarbeit für die
­Schuleinheit
Schulleitung
Öffentlichkeitsarbeit für die ganze
Schulgemeinde
Schulpräsidium
*
Wird in Ordner im Lehrerzimmer
aufbewahrt
FALK
Fachlehrkräfte
GLS
Geschäftsleitungssitzung
(Behörde-Schulleitung-Verwaltung)
GRPK
Geschäfts- und Rechnungs­
prüfungskommission
LK
Lehrkräfte
MA
Mitarbeiter
PSG
Primarschulgemeinde
Q-Gruppe
Qualitätsgruppe (Steuergruppe)
SL
Schulleiter
SSG
Sekundarschulgemeinde
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Informationsmittel
Bemerkungen (wo vorhanden, Intervall/Häufigkeit usw.)
Veranstaltungen (Tage der
offenen Türen, zu Schulaktionen einladen), Plakate,
Flugblätter, Zeitungsannoncen und Artikel, Inserate,
Prospekte, Berichterstattung
Präsidium, resp. Behörde erteilt Aufträge, definiert Zuständigkeiten
Zeitungsartikel, Veranstaltungen, Medienkonferenzen,
Interviews, Homepage
In Absprache mit Behörde, in Jahresplanung, siehe auch Krisenkonzept
Medienmitteilungen, Veranstaltungen, Medienkonferenzen, Interviews u.a.
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Mitglieder der Arbeitsgruppe Überarbeitung Kommunikationskonzept:
Behörde: Carmen Lüthy, Vorsitz
Schulleiter: Peter Hinderling
Lehrervertretung: Ilona Hugentobler
Doris Cenci
Regina Morgenegg
Lily Rutz