Checkliste Polterabend

Zeitlicher Ablaufplan für einen Polsterabend
GRUNDSÄTZLICHE ÜBERLEGUNGEN
ÜBERLEGUNGEN
Wie soll der Abend finanziert werden?
Soll es Polterabendspiele geben? Wenn ja, welche?
Soll es ein Unterhaltungsprogramm geben? Wenn ja, welches?
Wie sieht es mit der Verpflegung aus?
Soll in einer Location gefeiert werden oder sollen die Locations gewechselt werden?
Notizen:
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SO SCHNELL WIE MÖGLICH
MÖGLICH
□ Wann (Datum und Uhrzeit)
□ Was (Motto)
□ Kosten ermitteln
□ Helfer organisieren
□ Partyservice/Catering buchen
□ Helfer für die Reinigung organisieren
□ Nachbarn informieren
□ Wo
□ Wer (Gästeliste)
□ Fotograf bestimmen
□ Buffet/ Menü planen
□ Servicekräfte buchen
□ Ausreichend Platz im Kühlschrank schaffen
□ Unterhaltungskünstler organisieren
4 – 6 WOCHEN VORHER
□ Einladungskarten verschicken (inkl. Anfahrtsskizze)
□ ev. Menü- und Tischkarten erstellen oder in Auftrag geben
□ Grobplanung von Aktivitäten und Spielen
2 – 3 WOCHEN VORHER
□ Einkaufsliste erstellen
□ Party Dekomaterial einkaufen
□ Getränke und nicht verderbliche Lebensmittel kaufen
□ Vorrat an Besteck, Tischtüchern, Geschirr, Tischen und Stühlen anlegen
□ Unterkünfte für Gäste organisieren
□ Tischordnung festlegen
1 WOCHE VORHER
□ Endgültige Gästeliste festlegen
□ Gästeanzahl dem Partyservice/ Catering mitteilen
□ Sicherheitsanruf bei allen externen Anbieten (z.B. Partyservice/ Catering,
Bierwagenvermieter), ob alles in Ordnung ist
□ Musik zusammenstellen
□ Tagesplan erstellen
□ Detailplanung von Spielen, Reden usw.
□ mit den Helfern noch mal den Ablauf besprechen
□ Parkmöglichkeiten prüfen
□ Stromverteiler/ Anzahl der Steckdosen prüfen
□ Schlüsselübergabe für die Location bestätigen lassen
1 TAG VORHER
□ Tische stellen, inkl. Buffet, Geschenketisch
□ Platz zum Tanzen einrichten
□ Tisch- und Raumdekoration
□ WC überprüfen (inkl. Toilettenpapier)
□ verderbliche Lebensmittel kaufen und kühl lagern
□ Fotoapparat/ Videokamera überprüfen
□ Musikanlage aufbauen und Musik vorbereiten
□ Erste – Hilfe Kasten bereitlegen (Cold Pack ins Kühlfach legen)
□ Getränke kaltstellen
□ Nachbarn noch mal an die Feier erinnern □
□ Getränke und Gläser für Begrüßungsgetränk bereitstellen
□ Besteck und Geschirr bereitstellen
AM TAG DES POLTERABENDS
POLTERABENDS
□ Anfahrtsweg, wenn möglich, markieren
□ Parkmöglichkeiten kennzeichnen, bei Bedarf
□ Sound, Licht und Strom prüfen
□ Speisen zubereiten
□ Tische decken und dekorieren
□ Blumendeko anbringen
□ Platz für Mäntel und Jacken der Gäste schaffen
NACH DEM FEST
□ Aufräumen und Reinigen
□ Abbau Musikanlage
□ Entsorgung des Mülls
□ Zufahrts- und Parkmarkierungen entfernen
□ Schäden protokollieren und melden
□ Miet- und Leihsachen zurückbringen
□ Übergabe der Räumlichkeiten bzw. Schlüssel
□ Rechnung überprüfen und bezahlen
□ Bedanken bei Lieferanten, Partyservice/ Catering, Helfern etc.
□ Erinnerungsalbum erstellen
Checkliste: Polsterabend
Grundsätzliche Überlegungen
WEN MÖCHTEN WIR EINLADEN?
EINLADEN?
□ Familie/ Verwandte
□ Schulfreunde
□ Freunde
□ Studienfreunde
□ Bekannte
□ Arbeitskollegen
□ Nachbarn
□ Vereinsmitglieder
WO MÖCHTEN WIR FEIERN?
FEIERN?
□ Saal/ Partyraum mit Partyservice
□ Saal/ Partyraum mit Selbstverpflegung
□ mit Tanzfläche
□ ohne Tanzfläche
□ im Garten mit Zelt
□ im Garten ohne Zelt
□ Zuhause
□ bei Freunden
□ Sonstiges
Hier bitte die Adresse von der Location eintragen:
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WELCHES ESSEN WOLLEN WIR ANBIETEN?
□ Partyservice/ Catering
□ eigene Verpflegung
□ Kombination aus Beidem
Hier bitte die Adresse vom Partyservice/ Catering eintragen:
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WELCHE GETRÄNKE WOLLEN
WOLLEN WIR ANBIETEN?
□ Wein( Rot/ Weiss/ Rosé)
□ Säfte
□ Sonstiges
□ Bier
□ Kaffee
□ Sekt
□ Tee
□ Mineralwasser
□ Cocktails
Notizen:
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WIE SIEHT DER MUSIKALISCHE
MUSIKALISCHE RAHMEN AUS?
□ DJ
□ Music – Player
□ Alleinunterhalter
□ Sonstige Alternative
Hier bitte die Adresse vom DJ/ Alleinunterhalte eintragen:
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WER ÜBERNIMMT DAS AUFRÄUMEN
AUFRÄUMEN UND REINIGUNG?
REINIGUNG?
□ Helfer
□ Vermieter
□ Wir selbst
□ Sonstige Personen
WAS BENÖTIGEN WIR SONST
SONST NOCH?
□ Tische/ Stehtische □ Stühle/ Bänke
□ Zelt
□ Garderobenständer
□ Besteck
□ Teller
□ Dessertteller/- schalen
□ Servietten
□ Wassergläser
□ Weingläser
□ Biergläser
□ Flaschenöffner
□ Sektgläser
□ Korkenzieher
□ Tortenmesser/- heber
□ Vase für Blumen
□ Kerzenständer
□ Kerzen
□ Kabelrolle
□ Müllbeutel
□ Aluminiumfolie □ Frischhaltebehälter □ Spülmittel
□ Handtücher
□ Putzlappen/ Eimer □ Schaufel/ Besen □ Küchenrolle
□ WC – Papier
□ Taschenlampe
□ Regenschirm
□ Erste – Hilfe Kasten
□ Liste mit Adressen und Telefonnummern von allen Anbietern (z. B. DJ, Partyservice usw.)