SCHRIFTVERKEHR

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SCHRIFTVERKEHR

Skripten zur Lehrabschlussprüfung: Kaufmännisch administrative Berufe
SCHRIFTVERKEHR
Inhaltsangabe:

Schriftverkehr allgemein

Richtlinien zur Textgestaltung
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Anfrage

Angebot
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Bestellung
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Lieferschein

Rechnung

Lieferurgenz

Mängelrüge

Mahnung
Stüger Michael, Knappenanger 39 a, 6130 Schwaz
1
Schriftverkehr
Der kaufmännische Schriftverkehr baut im Speziellen auf den Kaufvertrag auf. Es macht daher Sinn, alle
Schriftverkehrsformen in diesem Bereich zu unterteilen in:
- Schriftverkehr bei korrekter Erfüllung des Kaufvertrages
- Schriftverkehr bei gestörten Verlauf des Kaufvertrages
Gegenüber der mündlichen
Kommunikation hat der
Schriftverkehr den Vorteil,
dass alle Aussagen
dokumentiert sind
("schwarz auf weiß").
deshalb sollten sie die Themen Kaufvertrag, Garantie, Gewährleistung aus dem Skriptum
Wirtschaftskunde wiederholen.
Kommunikation und Schriftverkehr
Wesentlicher Teil unseres Lebens ist der Austausch mit anderen Menschen; alle Möglichkeiten dieses
Austausches können mit dem Sammelbegriff Kommunikation bezeichnet werden.
Der kaufmännische Schriftverkehr richtet sich natürlich nach den Gegebenheiten des Kaufens und
Verkaufens (dem KAUFVERTRAG). Es geht hier um den Ausschluss von Missverständnissen, da es sich
beim Kaufvertrag ja um eine zweiseitige Übereinkunft handelt. Sie können sich diesen Schriftverkehr
durchaus als Frage- und Antwortspiel vorstellen:
Es beginnt mit der ANFRAGE, die Antwort darauf ist das ANGEBOT, darauf folgt die BESTELLUNG,
es folgt oft noch eine AUFTRAGSBESTÄTIGUNG, mit der Lieferung kommen noch LIEFERSCHEIN
und RECHNUNG.
Wenn es bei der Abwicklung zu Problemen kommt, so muss der Schriftverkehr natürlich entsprechend
erweitert werden:
Wenn die Lieferung nicht rechtzeitig eintrifft, so spricht man vom Lieferverzug; das entsprechende
Schriftstück ist die LIEFERURGENZ. Wird die Lieferung nicht angenommen so ist das ein Annahmeverzug;
hier kann der Lieferant eigentlich nur die Ware wieder mitnehmen, bzw auf Kosten des Käufers
zwischenlagern. Ist die Lieferung mangelhaft (unvollständig, falsch, beschädigt, ohne korrekte Papiere)
so muss man mittels MÄNGELRÜGE reklamieren. Bleibt eine rechtzeitige Bezahlung ausständig, so
schreibt der Lieferant im Normalfall eine MAHNUNG.
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Innerbetriebliche Kommunikation
- Mündlich (persönliches Gespräch)
- Telefon
- Gegensprechanlage
- Mailbox
- Pager
- SMS
- Innerbetrieblicher Schriftverkehr
- Anschlagtafel, „schwarzes Brett“
Kommunikation nach außen
- Briefsendungen
- Telefon/ Mobiltelefon
- Anrufbeantworter
- Telefax
- Internet
- Mailbox
Bei der vielfältigen Auswahl
an Kommunikationsmitteln
braucht es schon etwas
Übung, um die für
bestimmte Aufgaben
geeignetste Form zu finden
und nutzen zu können.
- SMS
3
Richtlinien zur Textgestaltung - ÖNORM A 1080
Viele Angaben aus der ÖNorm A-1080 zeigen einen
engen Bezug zu den Normen
für Papier- und
Kuvertformaten; diese sind in
der Ö-Norm A 1067
vorgegeben.
Es ist klar, dass alle Kommunikationsformen auch innerhalb ihrer technischen Möglichkeiten Regeln
unterworfen sind, die erst eine klare Verständlichkeit sicherstellen. Für den Schriftverkehr hat man dazu
Normen (die regelmäßig dem Gebrauch angepasst werden) entworfen. In Österreich ist das die ÖNORM
A1080.
Schrift
Handgeschrieben oder am PC in ausreichend großer Schrift (Schriftgrad 10 bis 12pt)
Fluchtlinie
Gedachte Linie, die mindestens 20 mm vom linken Blattrand parallel zu diesem verläuft. Alle Zeilen mit
Ausnahme des Datums beginnen an der Fluchtlinie
Rechter Rand
Mindestens 10 mm (empfohlen 15 mm bis 20 mm)
Beschriftungsbeginn
Mindestens 20 mm vom oberen Blattrand
Beschriftungsende
Mindestens 20 mm vom unteren Blattrand
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Absenderangaben
Beginnen bis maximal 45 mm vom oberen Blattrand; hat die gleichen Angaben wie die
Empfängeranschrift, kann auch mit der Telefonnummer/E-Mail-Adresse ergänzt werden. Mit Ausnahme
der maximalen Größe (darf nicht in den Bereich Postvermerk bei 5,5 cm hineinreichen) gelten keine
Gestaltungsvorschriften; dies ist also der einzige Bereich, der frei gestaltbar ist.
Empfängeranschrift
Beginnt in einem Bereich von 55 mm bis 65 mm vom oberen Blattrand, sie soll nicht mit An, An das, S.g.
beginnen und nicht mehr als 6 Zeilen umfassen
.
Reihenfolge der Angaben:

Bezeichnung des Empfängers,

Abgabestelle (Straße, Gasse, Hausnummer, Postfach),

Postleitzahl und Bestimmungsort,

Bestimmungsland (bei Auslandssendungen),
zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort (auch in Großbuchstaben möglich) ist ein Leerzeichen zu
setzen. Zwischen Firmenbezeichnung und Adresse gehören keine Leerzeichen.
Anreden (Frau, Herr, Herrn, Familie) stehen in der ersten Zeile
Vor- und Zuname sind in der zweiten Zeile zu schreiben
Amtstitel, Diensttitel und Dienstgrade (Direktor, Bürgermeister, Prokurist,...) werden ausgeschrieben
(Achtung es gelten auch die weiblichen Formen z.B. Prokuristin etc) und stehen neben der Anrede
Akademische Grade (Prof., Dr., Mag., ..) und die Standesbezeichnung Ing. sind abzukürzen und werden
vor den Namen gesetzt
Ausbildungsbezeichnungen und Berufsbezeichnungen können eine Zeile unter dem Empfängernamen
angegeben werden.
Bei Einzelunternehmen sollte das Wort Firma vorangestellt werden, die Branchenbezeichnung kann in der
Zeile über oder unter dem Empfängernamen stehen
Hausnummern: Doppelnummern sind mit Mittelstrich ohne Leerzeichen zu schreiben, zwischen weiteren
Nummern (Siege, Stockwerk, Wohnung) sind Schrägstriche einzufügen. Bei Hausnummer und Buchstabe
ist ein Leerzeichen einzufügen
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Absendeort und Datum
stehen ein bis drei Zeilen unter der Empfängerangabe und enden am rechten Schreibrand; sie sind durch
einen Beistrich zu trennen; die Ortsangabe kann entfallen, wenn sie mit der Absenderanschrift
übereinstimmt.
Betreffangabe
beginnt etwa 110 mm vom oberen Blattrand; ist ohne Punkt zu setzen und kann kursiv oder fett gesetzt
werden; sie sollte knapp und aussagekräftig sein.
Briefanrede
zwei Leerzeilen nach der Betreffangabe
- sollte mit Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Damen und Herren beginnen, wenn der
Empfänger nicht namentlich bekannt ist.
- schließt mit einem Komma oder Rufezeichen; nach dem Komma wird klein weiter geschrieben
- nach der Briefanrede folgt eine Leerzeile (ca. 5 mm)
Brieftext
wird mit einfachem Zeilenabstand geschrieben;
Absätze werden durch einen Abstand in der Höhe einer Zeile gekennzeichnet
- Grußformel:
zwei Zeilen nach der letzten Textzeile; kann an der Fluchtlinie beginnen oder in der rechten
Schreibraumhälfte (100 mm bis 120 mm vom linken Blattrand) oder zentriert angeordnet werden
- Unterschrift unter der Grußformel
Beilagenvermerk
nach angemessenem Abstand unter der Unterschrift;
wenn der Brieftext mehr Platz beansprucht, kann der Beilagenvermerk in den freien Raum neben der
handschriftlichen Unterschrift gesetzt werden;
das Wort Beilage ist nicht zwingend notwendig, kann durch Fett- oder Kursivschrift hervorgehoben
werden
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Schriftstücke im kaufmännischen Schriftverkehr
Anfrage:
Inhalt:
- Eingangsformulierung mit Begründung der Anfrage
- Bitte um Angebot mit Beschreibung des gewünschten Produkts oder Dienstleistung
- Frage nach Sonderleistungen wie z.B. Rabatte oder Zustellosten
- Schlussformulierung eventuell mit Terminangabe für das Angebot
Ob ein Schriftstück nach
Handelsbrauch eindeutig ist,
richtet sich nach diesen
Inhaltsvorgaben.
Die Bewertungsgrundlagen bei
den Prüfungen richten sich daher
auch nach diesem Schema
7
Beispiel:
Max Muster e.U.
Bezugszeichenblock:
Folgende Angaben sind
verpflichtend:
Datum:
Zeichen:
Bearbeiter/ in:
Telefon/Durchwahl:
Hauptstraße 1
1010 Wien
PCFORFREE GmbH
Beserlpark 3
1020 Wien
Datum (oder Bezugszeichenblock)
Anfrage über PC 3000
Vielen Dank für die prompte Zusendung Ihres Kataloges. Besonders interessiert mich der Computer „PC3000“. Ich beabsichtige mein Büro mit drei solcher Geräte auszustatten. Bitte senden Sie mir ein exaktes
und verbindliches Angebot über drei PC-3000, Artikelnummer 1/3456 mit den dazugehörigen Kabeln und
Peripheriegeräten.
Ihr Offert soll Preise und Preisnachlässe sowie alle Liefer- und Zahlungsbedingungen enthalten
Mit freundlichen Grüßen
Max Muster
Max Muster
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Angebot
Unterscheiden sie:
- Verlangtes Angebot
- Unverlangtes Angebot
- Verbindliches Angebot
- Unverbindliches Angebot
- Angebotsähnliche Formen wie zum Beispiel Werbeprospekte
Inhalt:
- Dank für die Anfrage (wenn es eine gegeben hat)
- Menge und Bezeichnung der Ware
- Preis
- Lieferbedingungen
- Zahlungsbedingungen
- Eventuell Freizeichnungsklausel, Hinweis auf Werbematerial, Hinweis auf die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen
Ein Angebot ohne Angabe der
Bindungsdauer ist NICHT
unbegrenzt gültig:
Bei schriftlichen Angeboten gilt:
doppelter Postlauf plus übliche
Überlegdauer (5-10 Tage)
Mündliche und fernmündliche
Angebote gelten nur für die
Dauer des jeweiligen Gespräches
9
Beispiel
PCFORFREE GmbH
Beserlpark 3
1020 Wien
Max Muster e.U.
Hauptstraße 1
1010 Wien
Angebot
Sehr geehrter Herr Muster!
Wir freuen uns über Ihr Interesse am PC-3000 und bitten Sie, das folgende Angebot zu prüfen:
3 Stück PC 3000; Stückpreis 499,00 € excl. 20 % USt, Gesamtpreis 1497,00 €
Peripheriegeräte mit Kabeln im Set enthalten
Die angegebenen Preise verstehen sich netto ohne Unsatzsteuer. Da alle notwendigen Kabeln und
Peripheriegeräte im Set (und damit im Preis) enthalten sind, entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.
Wir liefern innerhalb von 2 Wochen per Spedition, frachtfrei
Die Zahlung kann innerhalb 8 Tagen nach Rechnungserhalt unter Abzug von 3 % Skonto erfolgen oder
innerhalb von 30 Tagen netto Kassa.
Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und freuen uns auf Ihren Auftrag.
PCFORFEE GmbH
Alois Hilfstschaggl
i.A. Alois Hilfstschaggl
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Bestellung
Grundsätzlich gilt:
Bestellungen müssen so klar und eindeutig abgefasst werden, dass Irrtümer ausgeschlossen werden
können.
Ein Kaufvertrag ist ab der Bestellung bzw. ab der Auftragsbestätigung rechtsgültig abgeschlossen. Das
heißt: Lieferpflicht für den Lieferanten, Abnahme- und Zahlungspflicht für den Besteller. Widerruf oder
Abänderung einer Bestellung ist rechtlich nur wirksam, wenn dieser zumindest gleichzeitig mit der
Bestellung eintrifft (z.B. Bestellung zwei Tage Postlauf, Widerruf telefonisch am Tag vor dem Eintreffen
der Post)
Inhalt:
- Hinweis auf ein eventuell vorausgegangenes Angebot
- Bestellerklärung
- Menge
- Genaue Angabe der bestellten Ware
- Preis
- Lieferbedingungen (kann mit Hinweis auf ein Angebot entfallen)
- Zahlungsbedingungen (kann mit Hinweis auf ein Angebot entfallen)
Die Auftragsbestätigung ist grundsätzlich eine Bestätigung des Bestelleingangs und wiederholt die
Vereinbarungen in der Bestellung. Sie ist zwingend vorgeschrieben, wenn der Kunde es wünscht, bzw
wenn die Bestellung nicht wie bestellt ausgeführt werden kann (zB ein Artikel nicht lagernd ist.
Weiters kann der Kunde ein Versandaviso anfordern in dem Absendezeit, Versendeart und
voraussichtliches Eintreffen der Ware genannt werden.
11
Beispiel
Max Muster e.U.
Hauptstraße 1
1010 Wien
PCFORFREE GmbH
Beserlpark 3
1020 Wien
Bestellung
Sehr geehrter Herr Hilfstschaggl!
Ich danke für Ihr Angebot und bestelle:
3.......Computersets PC-3000.....zu je.....499,00 EUR
Peripheriegeräte mit Kabeln im Set enthalten
Ich erwarte Ihre Lieferung innerhalb von 2 Wochen per Spedition, frachtfrei und bitte Sie, die Lieferung
zwei Tage vor dem Versand zu avisieren.
Bitte bestätigen Sie diese Bestellung und beachten Sie bei der Rechnungslegung die 30 Tage
Zahlungsziel und die 3% Skonto innerhalb von 8 Tagen.
Max Muster
Max Muster
Schriftliche Bestellungen werden häufig auch auf Formularen gemacht. Dazu stellt der Lieferant spezielle
Bestellkarten bzw Bestellscheine zur Verfügung.
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Die Auftragsbestätigung wird hier nicht gesondert behandelt, Sie enthält einfach eine Wiederholung der
Bestellung mit Hinweis auf die Versandart und einer Zusicherung der ordnungsgemäßen Lieferung.
Lieferschein
Der Lieferschein ist einer von mehreren möglichen Begleitpapieren (Frachtdokumente, Zollerklärung,
Ursprungszeugnis, Gegenschein)
Unterscheide:
Lieferschein:
Bleibt beim Empfänger und wird zur Überprüfung der Lieferung verwendet
Gegenschein:
Ist eine Durchschrift des Lieferscheines, durch eine Unterschrift bestätigt man eine ordnungsgemäße
Übernahme. Bei Zweifel über eine korrekte Lieferung sollte vor der Unterschrift der Vermerk: Mit
Vorbehalt übernommen stehen.
Inhalt:
Auf dem Lieferschein können alle möglichen Angaben vermerkt sein.
Mindestens müssen aber Menge und Art der Ware angegeben sein.
Rechnung
Rechnungen sind URKUNDEN, mit denen Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden.
Rechnungsarten:
Kleinbetragsrechnung bis 400,00 Euro
Gesetzliche Bestandteile:
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Lieferung
- Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Gesamtrechnungsbetrag (Bruttowert inkl. USt.)
Die Grenze
zwischen
Klein- und
Großbetragsre
chnung wurde
von 150,00 auf
400,00 erhöht
- Steuersatz in %
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Großbetragsrechnung über 400,00 Euro
Gesetzliche Bestandteile:
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Name und Anschrift des Kunden
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Lieferung
- Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Entgelt (Nettowert ohne USt.)
- Umsatzsteuerbetrag in Euro
- Anzuwendender Steuersatz in %
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer des Lieferanten
- UID-Nummer des Kunden ab einem Leistungswert von 10.000 Euro
Diese Bestandteile sind im USt-Gesetz zwingend vorgeschrieben, bei fehlerhaften Rechnungen kann der
Käufer KEINEN VORSTEUERABZUG geltend machen.
Zusätzlich enthalten alle Rechnungsarten kaufmännische Bestandteile wie zum Beispiel:
- Lieferscheinnummer
- Kundennummer
- Eigentumsvorbehalt
- Firmenzusatzdaten
- Zahlungsbedingungen
- etc.
Wichtig für die Prüfung: Die gesetzlichen Bestandteile müssen bei der Prüfung ohne Ausnahme und
Verwechslung aufgezählt werden können, da Rechnungen nur so fehlerfrei geschrieben werden können.
Rechnungen sollen nicht unterschrieben werden (Verwechslungsgefahr mit einer Quittung, bzw Fälschung
einer Zahlungsbestätigung).
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Lieferurgenz
Bei Promptgeschäften (sofortige Lieferung) und Termingeschäften (auf spätere Lieferung) muss bei
Lieferverzug dem Verkäufer eine Nachfrist gesetzt werden.
Das heißt:
Außer bei Fixgeschäften (Lieferung zu einem bestimmten Datum fix) kann der Kaufvertrag nicht ohne
Reklamation der Lieferung mit Nachfrist gelöst werden. Die schriftliche Form einer solchen Reklamation
nennt man Lieferurgenz. Alle Arten von schriftlicher Reklamation sollten sie als Einschreiben (wegen der
Empfangsbestätigung) versenden.
Inhalt:
- Bezugnahme auf Bestellung und vereinbarten Liefertermin
- Hinweis auf nicht erfolgte Lieferung
- Setzen einer angemessenen Nachfrist
- Hinweis auf die Folgen bei Nichteinhaltung dieser Nachfrist
(Rücktritt vom Kaufvertrag, wenn Schaden durch Lieferverzug entsteht - Schadenersatzforderung,
Ersatzkauf mit Mehrkostenverrechnung)
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Beispiel
Max Muster e.U.
Hauptstraße 1
1010 Wien
Einschreiben
PCFORFREE GmbH
Beserlpark 3
1020 Wien
Datum (oder Bezugszeichenblock
Lieferurgenz
Sie haben mir in Ihrer Auftragsbestätigung vom 15. Juni 2008 zugesichert, die von mir bestellten drei
PC-3000 bis Ende Juni zu liefern.
Bis heute habe ich weder Ihre Lieferung noch eine Versandanzeige erhalten. Ich setze Ihnen daher eine
Nachfrist bis spätestens
10. August 2008
Sollten Sie diesen Termin nicht einhalten, trete ich vom Kaufvertrag zurück. Eventuelle
Schadensersatzansprüche behalte ich mir vor.
Hochachtungsvoll
Max Muster
Max Muster
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Mängelrüge
Sollte eine Lieferung unvollständig, falsch oder fehlerhaft sein bzw eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt
sein, so müssen sie diese Mängel sofort reklamieren. Die schriftliche Form dieser Reklamation nennt man
Mängelrüge.
Inhalt:
- Empfang der Ware bestätigen
- Mangel genau beschreiben
- Gegebenenfalls Beweise anführen
- Ansprüche geltend machen
Natürlich müssen die Forderungen an den Lieferanten mit der Fehlerbeschreibung
übereinstimmen. Ihre Berechtigung erhalten sie aus der Verpflichtung des Lieferanten
korrekte Ware und korrekte Abrechnung zu stellen.
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Beispiel
Max Muster e.U.
Hauptstraße 1
1010 Wien
Einschreiben
PCFORFREE GmbH
Beserlpark 3
1020 Wien
Mängelrüge
Ich habe die Lieferung zu Bestellung 1/1457 erhalten und bei der Prüfung folgende Mängel festgestellt.
- USB Kabel von Zeigegeräten und Tastaturen geknickt und nicht funktionstüchtig
- Eine Tastatur fehlt
- Auf der Rechnung sind Transportkosten von 22,00 Euro angeführt, obwohl laut Angebot frachtfrei
Bitte tauschen Sie mir umgehend die beschädigte Ware aus, die fehlende Tastatur bitte gleich
nachsenden.
Des Weiteren benötige ich eine neue korrekte Rechnung.
Hochachtungsvoll
Max Muster
Max Muster
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Wenn sie auf eine Mängelrüge reagieren müssen gibt es zwei Antwortmöglichkeiten:
Bei Anerkennung:
- Dank für das Schreiben
- Entschuldigung wegen des Mangels
- Erklärung, wie es zu dem Fehler kam (ohne Mitarbeiter anzuschwärzen!!!)
- Eingehen auf die geltend gemachten Ansprüche
Bei Ablehnung:
- Dank für das Schreiben
- Bedauern darüber, dass die Lieferung bemängelt wurde
- Höfliche Ablehnung der Bemängelung und sachliche Begründung
- Beschreibung des weiteren Vorgehens
Mahnung
Tritt Zahlungsverzug ein (das heißt der Kunde zahlt nicht zum vereinbarten Termin) so ist es notwendig,
den Kunden an seine Zahlungspflicht zu erinnern (sie sind nicht verpflichtet eine Mahnung zu schreiben,
doch macht es Sinn, um Forderungsausfälle zu vermeiden).
Da die Organisation des Mahnwesens jedem Unternehmen freigestellt ist möchte ich hier nur auf eine
typische Form eingehen (bitte beachten: Das muss in dem konkreten Unternehmen, in dem sie arbeiten
nicht so aussehen).
Dreiteiliger Mahnplan:
Erste Mahnung als Zahlungserinnerung
Inhalt:
Hinweis auf Lieferung
Fälligkeit und Höhe der Rechnung
Bitte um Zahlung/ Terminvorgabe
Zweite und dritte Mahnung
Inhalt:
Hinweis auf Erinnerungsschreiben
Aufstellen der Forderungen
Folgen aufzeigen
Eingeschrieben absenden
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Beim schriftlichen Prüfungsteil haben sie (so sie das in ihrer Aufgabenstellung haben) einen konkreten
Mahnplan vorgegeben. Lesen sie diesen genau durch und fordern sie im Mahnschreiben nicht mehr, als
im Plan vorgesehen ist. Für Verzugszinsenrechnung üben sie bitte im Bereich kaufmännisch Rechnen.
Zum Grundlagenwissen beim Mahnwesen gehört auch die Funktion des Rechtsanwaltes im
Mahnwesen, die Aufgaben eines Inkassobüros und der Ablauf einer Mahnklage. Dieses sollten
sie vor der Prüfung durch Internetrecherche auf den aktuellen Stand bringen.
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