Wie Ihr SharePoint-Projekt zum Erfolg wird

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Typische Gründe für das Scheitern eines SharePoint-Projekts . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Das muss nicht sein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Designphase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Step 1: Vertraut machen mit dem Produkt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Wie Ihr
SharePoint-Projekt
zum Erfolg wird
SharePoint-Projekte werden oft mit großem Enthusiasmus gestartet. Doch
fragt man die Beteiligten einige Zeit später, erhält man meist ein differenziertes Bild, da SharePoint in vielen Unternehmen schnell inkonsistent,
unüberschaubar und für die Anwender unverständlich wird. Gründe dafür
gibt es viele.
Step 2: Definition der zu speichernden Informationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Step 3: Festlegung der grundsätzlichen Struktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Step 4: Festlegung der Portal-Struktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Step 5: Auswahl der SharePoint-Version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Step 6: Erstellung/Beschaffung von Zusatzkomponenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Step 7: Server- und Hardwarekonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Implementierungsphase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Step 1: Durchführung der eigentlichen Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Step 2: Grundeinrichtung der Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Step 3: Einrichtung von Drittanbieter-Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Step 4: Einrichtung der Webanwendungen und Websitesammlungen . . . . . . . 4
Step 5: Design, Anpassung der Umgebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Step 6: Schulung der Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Betriebsphase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Fazit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Typische Gründe für das Scheitern eines
SharePoint-Projekts
es hingegen, die Funktionen von SharePoint gezielt dort zu nutzen, wo in der
1. Beschränkung auf die technische Bereitstellung
ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint wird in vielen
Für viele SharePoint-Projekte übernimmt die IT-Abteilung das Projekt-
Management und implementiert die Plattform, ohne dabei die Fachbereiche
oder die Unternehmenskommunikation einzubeziehen: Durch den fehlenden
Input der Fachbereiche lassen sich Arbeitsprozesse nicht sinnvoll unterstüt-
zen; Das SharePoint-Projekt wird von der Unternehmensführung kaum unterstützt und scheitert daher.
2. Ungesteuertes Wachstum von Collaboration-Sites
Die Vorteile von SharePoint als Plattform für Informationen und Zusammenarbeit haben zur Folge, dass viele Anwender sich ihre Anwendungen selbst
konfigurieren. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der vom Management nicht
mehr zu kontrollieren ist. Die Navigation zu den Team-Sites ist in den meisten
Fällen undurchsichtig oder existiert gar nicht
3. Publishing und Collaboration werden nicht sauber getrennt
Das Veröffentlichen von Informationen (Publishing) und die Zusammenarbeit
in SharePoint (Collaboration) sind grundsätzlich zwei verschiedene Dinge. Den
Nutzern sollte ein einheitliches Arbeiten ermöglicht werden, ohne dabei die
Trennung von Publishing und Collaboration zu vernachlässigen. Weil Share-
Point den Anwendern viele Möglichkeiten bietet, Informationen bereitzustellen, entstehen auf den Team-Sites unkontrolliert zahlreiche öffentliche Informationssammlungen. Durch die steigende Anzahl an „heimlichen Intranets“
wird es für die Nutzer dann immer schwieriger, in SharePoint relevante Informationen zu recherchieren.
4. Fehleinschätzung von SharePoint als intuitives Out-of-the-Box-Produkt
Viele Verantwortliche für SharePoint-Projekte sehen in SharePoint fälschlicherweise ein Produkt, das man intuitiv bedienen kann. Die Folge: Die Anwender
werden für die Zusammenarbeit via SharePoint nicht geschult, und unge-
schulte Anwender steuern die Berechtigungen weiterer Nutzer. Besonders die
Benutzungsdetails und auch das Intranet selbst werden nicht geplant. Dadurch
lassen sich typische Projektziele wie Zeitersparnis bei Recherchen sowie der
Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis nicht wie erwartet erreichen.
5. Collaboration-Planung ohne Business-Use-Cases
Wird die SharePoint-Technik in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig
ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird spontan drauflos experimentiert mit Aufgabenstellungen wie „Wir machen mal ein Wiki“. Relevant wäre
Wissensentstehung noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft
Unternehmen jedoch – in bester Absicht – freien Lauf gelassen, indem man
den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung stellt. Dabei
steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Know-how und
die Zusammenarbeitskultur zueinander passen.
Das muss nicht sein
Die Gründe für das Scheitern eines SharePoint Projekts haben gezeigt, die Einführung von SharePoint ist mit sehr viel Vorarbeit und Planungsaufwand ver-
bunden, der oft unterschätzt bzw. völlig vernachlässigt wird. Wir zeigen Ihnen,
was alles für eine erfolgreiche Implementierung von SharePoint notwendig ist
und auf was Sie achten sollten.
Grundsätzlich gliedert sich der Aufbau einer SharePoint-Umgebung, ähnlich wie
jedes andere Projekt, in 3 große Phasen:
1. Designphase
Leider wird diese Phase meist unterschätzt, allerdings kommt es hier darauf
an alle notwendigen Designentscheidungen zu treffen. Fehler und Versäumnisse, die an dieser Stelle gemacht werden, können später kaum korrigiert
werden. Deswegen sollte in dieser Phase möglichst viel Zeit investiert werden.
Nicht die Technik steht im Vordergrund, sondern die Kommunikations- und
Informationsstrukturen im Unternehmen. Insbesondere spätere Key-User
sollten in diese Phase einbezogen werden.
2. Implementierungsphase
Im nächsten Schritt steht der komplette Aufbau der SharePoint-Umgebung
im Vordergrund. Einen kleinen Teil nimmt dabei die eigentliche Serverinstallation in Anspruch. Die Umsetzung der Designentscheidung mit dem Aufbau
und der Anpassung der notwendigen Seiten sowie die Bereitstellung der
geplanten Informationen nehmen einen wesentlich größeren Teil ein.
3. Betriebsphase
In dieser Phase wird die SharePoint-Umgebung in ihrem täglichen Betrieb
verwaltet. Die Serververwaltung spielt dort eine kleinere Rolle (mit Aus-
nahme des täglichen Backups). Das Augenmerk liegt hauptsächlich auf der
Anpassung der Seiten, Bereitstellung neuer Seiten und Inhalten – also der
Datenpflege.
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Designphase
Bevor der erste Server installiert wird, gilt es eine Vielzahl von Planungsaspekten
zu berücksichtigen. Grundsätzlich sollte diese Planung nicht im stillen EDV-Käm-
merlein erfolgen, sondern unter Einbeziehung der künftigen Anwender. Bewährt
Denn nichts ist ärgerlicher, als die Pilotanwendungen zu implementieren und
dann festzustellen, dass alles noch einmal gemacht werden muss, da die
Gesamtstruktur nicht vorhanden ist.
hat sich hier die Bildung einer SharePoint-Arbeitsgruppe. Dort sollten neben Ver-
Ein häufiger Fehler ist zu versuchen, die vorhandenen Daten 1:1 in SharePoint zu
licher Informationsverarbeitung (Information Worker), vertreten sein.
Point überführen“ ist zum Scheitern verurteilt. Beispielsweise vorhandene Excel-
tretern der IT auch aufgeschlossene Anwender mit einer hohen Rate von täg-
Wir haben die wichtigsten Entscheidungen für das Design einer SharePoint-Umgebung in sechs Schritten zusammengefasst:
Step 1: Vertraut machen mit dem Produkt
Step 2: Definition der zu speichernden Informationen
Step 3: Festlegung der grundsätzlichen Struktur
Step 4: Festlegung der Portal-Struktur
Step 5: Auswahl der SharePoint-Version
Step 6: Erstellung/Beschaffung von Zusatzkomponenten
Step 7: Server- und Hardwarekonzept
Step 1: Vertraut machen mit dem Produkt
überführen. Der Ansatz: „Wir möchten unsere klassische Dateiablage in Share-
Listen nicht mehr im Filesystem, sondern in einer SharePoint-Umgebung zu speichern, bringt dem Nutzer keinen Mehrwert, ist jedoch mit einer zusätzlichen
Umstellung der Arbeitsweise verbunden.
Suchen Sie daher Anwendungsfälle, die Sie mit SharePoint lösen, wo Hindernisse
abgebaut werden und/oder der Nutzer einen Mehrwert erzielt.
Anwendungsfälle können sein:
•Organisation großer wiederkehrender Meetings inkl. Bereitstellung aller not-
wendigen Dokumente (Agenda, Aufgaben…) in Form einer mit Outlook-Termin
verknüpften Webseite
•Bereitstellung einer Planungsumgebung für Beratungsräume inkl. Cateringund Technikbestellung
Die SharePoint-Technologien (dazu gehört neben den eigentlichen Server-Pro-
•Aufbau eines einfachen Trackingsystems für technische Supportabfragen,
ten sehr viele Funktionen, Features und Möglichkeiten. Diese sollte man sich
•Führen von Inventarlisten mit einfachen Bearbeitungsmöglichkeiten
lichen Versionen (Microsoft SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Step 3: Festlegung der grundsätzlichen Struktur
sich auf die kostenfreie Version Microsoft SharePoint Foundation 2010, büßen
diese abgelegt werden:
dukten übrigens auch die Office-Plattform mit ihrer SharePoint-Integration) biezunächst unvoreingenommen anschauen. Achten Sie hier auf die unterschied-
Standard und Enterprise Edition) und deren Unterschiede. Denn beschränken Sie
Sie vielleicht Funktionen ein, die das Produkt erst richtig interessant für den
Anwender machen. Dieser Erstkontakt kann auf der einen Seite natürlich über
eine Testinstallation und Probieren erfolgen. Empfehlenswerter ist aber ein
Workshop mit einem externen Berater.
Tipp: Workshop für IT-Entscheider: Informationsmanagement mit SharePoint
Hier werden Ihnen in komprimierter Form alle Funktionen vorgestellt ebenso
erhalten Sie erste Tipps für die Umsetzung. Bewährt hat sich hier ein Aufwand von 3 bis 4 Tagen.
www.softed.de/Seminare/sharepoint-server-seminar-schulung.aspx
Step 2: Definition der zu speichernden Informationen
In diesem Schritt überlegen Sie, welche Informationen Sie in SharePoint ablegen
möchten.
Folgende Fragen können dabei helfen:
•Wo gibt es bei uns Probleme mit der Informationsverarbeitung?
•Wo entstehen Medienbrüche oder können Informationen nur unzureichend
verarbeitet werden?
•Wo fehlen in unserer Datenablage Informationen oder werden unzureichend
bereitgestellt?
•Welche Arbeitsläufe können durch neue Technologien verbessert, beschleunigt und rationalisiert werden?
Eine bewährte Praxis ist es, sich 3-5 Anwendungen, Arbeitsläufe oder Abtei-
lungen/Teams als künftige Pilot-Implementationen auszuwählen. Damit können
Sie in einem abgegrenzten Rahmen Erfahrungen mit der neuen Umgebung
sammeln. Nutzer, deren tägliche Arbeit durch die Einführung einer SharePointUmgebung umgestellt werden soll, müssen dabei mit der neuen Umgebung
interne Bestellprozesse, Kundenbetreuungen o.ä.
Nachdem Sie wissen, welche Informationen Sie ablegen wollen, klären Sie, wo
•Klassisch nach dem Organigramm des Unternehmens mit Abteilungen/Referaten/Teams oder projektorientiert auf Grundlage wechselnder Projektstrukturen?
•Wie weit wird die Struktur vorgegeben und ab welcher Ebene sollte dies in
Eigenregie der Anwender erfolgen?
•Soll jede Teamseite den gleichen Aufbau haben?
•Wie erfolgt die Navigation innerhalb der Seiten und zwischen den Seiten?
•Wie erfolgt die Abbildung der Seitenstruktur in eine möglichst einfache Hierarchie.
•...
Bewährt haben sich in der Praxis folgende Ansätze:
•Es empfiehlt sich eine zweigeteilte Struktur aufzubauen: Einerseits sollen sich
die einzelnen statischen Abteilungen mit ihren Daten, Informationen und
Abläufen wiederfinden. Andererseits sollte ein Bereich für Projekte, wech-
selnde Teams und Arbeitsgruppen bestehen. Hier können auch abteilungsübergreifende Themen aufgenommen werden.
•Die Strukturtiefe sollte je nach Anzahl der Portale (siehe nächster Punkt)
maximal 2-3 Ebenen betragen. Damit lassen sich Navigationsmenüs einfach
und übersichtlich implementieren. Die weitere Strukturierung sollte beim
Anwender/Anwendergruppe erfolgen. Somit erübrigt sich eine übergreifende
Navigation.
•In Abstimmung mit den Anwendern sollten 2-4 unternehmensspezifische
Vorlagen für Teamseiten geschaffen werden. Die Nutzung der Standardvorlagen ist wenig sinnvoll, da dies nicht auf den jeweiligen Bedarf des Unterneh-
mens abgestimmt ist. Fragen des Corporate Designs zum Beispiel können hier
berücksichtigt werden. Die Anpassung der Vorlagen sollte durch die Abtei-
lungen selbst mit Unterstützung erfahrener SharePoint-Designer erfolgen.
vertraut sein (siehe Step 1).
Beim Struktur-Design muss die Berechtigungsstruktur berücksichtigt werden.
erfolgt, damit die neue Umgebung bekannt wird. Neben diesen Pilotanwendungen
•Es existieren 2-3 SharePoint-Administratoren, die die grundsätzliche Farm-
Hilfreich ist aber auch, dass der reine Informationszugriff durch viele Benutzer
sollten Sie die grundsätzliche Struktur nicht aus den Augen verlieren. Die Frage ist
hier: Wie findet sich das gesamte Unternehmen mit seinen Kommunikations-,
Informations- und Abteilungsstrukturen in der SharePoint-Umgebung wieder?
Hier hat sich folgender Weg bewährt:
Struktur verwalten (Backup, Monitoring usw.).
•Durch SharePoint-Designer werden die Abteilungen im grundlegenden Design
Ihrer Seiten (Inhalte, Aussehen, Rechtstruktur) unterstützt und beraten. Nur
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durch diesen durchaus etwas größeren Personenkreis sollte auch die Erfassung
Auch wenn nachträglich ein Update von SharePoint Foundation 2010 auf Share-
beiter sollte nicht erfolgen, da sonst schnell „Wildwuchs“ entsteht.
ein Update nicht möglich. So kann z.B. eine auf Basis von SharePoint Foundation
neuer Seiten, Bibliotheken und Listen erfolgen. Eine Erstellung durch alle Mitar•Die Inhalte werden durch Mitglieder der einzelnen Gruppen gepflegt. Klären
Sie, ob andere Gruppen Lesezugriffe erhalten sollen.
Step 4: Festlegung der Portal-Struktur
Allen SharePoint-Implementationen gemeinsam ist, dass SharePoint-Seiten im
Point Server 2010 möglich ist, ist dies mit viel Aufwand verbunden, teilweise ist
2010 erstellte Unternehmens-Startseite mit vielen benutzerdefinierten Anpas-
sungen nicht in ein SharePoint Server 2010-Portal (mit erweiterten Funktionalitäten) umgewandelt werden. Deswegen sollte die Versionsauswahl sehr gut
überlegt sein.
Rahmen von Websitesammlungen mit einer zentralen Start- oder Root-Seite
Step 6: Erstellung/Beschaffung von Zusatzkomponenten
nehmen eine Websitesammlung verwenden möchten oder mehrere Samm-
nenten selbst erstellt oder beschafft werden sollten. Hier sind sechs große Bereiche
zusammengefasst werden. Es ist zu entscheiden, ob Sie für das gesamte Unterlungen angelegt werden sollen.
Folgende Argumente sprechen für bzw. gegen mehrere Websitesammlungen:
•Innerhalb einer Sammlung lassen sich Informationen einfach umstrukturieren. Über die Grenzen von Sammlungen hinaus ist dies nur mit hohem Aufwand möglich. Mit mehreren Sammlungen lassen sich Daten aber besser
trennen (z.B. getrennte Vorlagenverwaltung).
•Die Rechteverwaltung innerhalb einer Sammlung lässt sich einfacher organi-
sieren. Bei mehreren Sammlungen ist die Abgrenzung der einzelnen Bereiche
besser und klarer möglich.
•Mit einer Sammlung kann ein Portal für das gesamte Unternehmen geschaf-
fen werden. Mit mehreren Sammlungen kann eine klare Trennung in verschiedene Anwendungen erreicht werden.
•Bestimmte Funktionalitäten (z.B. die Suche) können je nach Entwurfsentscheidung getrennt oder gemeinsam genutzt werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass ein einheitliches Portal mit einer einheitlichen
Websitesammlung oft die sinnvollste Lösung ist. Nur bei der Implementierung
mehrerer, vollkommen unabhängiger Fachanwendungen bietet sich der Aufbau
mehrerer Sammlungen an – Fällt die Entscheidung dafür, so sollten Sie abstim-
men, ob diese in einer oder in mehreren Webanwendungen gespeichert werden
soll. Eine Webanwendung entspricht einer virtuellen Webseite im IIS (mit ein-
deutiger IP-Adresse, eindeutigem Port bzw. eindeutigem Namen in Form eines
Hostheaders). Für mehrere Webanwendungen spricht die Verwendung von ein-
deutigen Namen in der gesamten URL und eine gewünschte Datenisolation bei
unabhängigen Projekten oder Firmenteilen. Für eine einzige Webanwendung
spricht die leichtere Verwaltung, insbesondere in der Namensauflösung.
Als letzter großer Schritt ist in der Planungsphase zu prüfen, welche Zusatzkompozu nennen:
•Vorgefertigte Seitenvorlagen verkürzen den Zeitraum für das Design eigener
SharePoint-Seiten und -Anwendungen
•Mit Hilfe von selbst oder von Drittanbietern erstellter Webparts können
Daten oder komplexe Zusammenhänge besser dargestellt werden.
•Selbst erstellte SharePoint-Workflows (z. Bsp. mit SharePoint Designer oder
Nintex) automatisieren und beschleunigen Arbeitsabläufe.
•Viele Softwarehersteller (z.B. SAP) bieten mittlerweile Integrationen Ihrer Produkte in SharePoint an. Prüfen Sie hier die Möglichkeiten des Einsatzes.
•Für die formularbasierte Datenerfassung können neben den vorhandenen
SharePoint-Formularen auch InfoPath oder SoftEd Formularware eingesetzt
werden.
•Selbst erstellte Verbindungen auf externe Business-Intelligence-Daten (z. Bsp.
mit SharePoint Designer oder BCS Metaman)
Step 7: Server- und Hardwarekonzept
Grundsätzlich wird bei einer SharePoint-Implementierung zwischen drei Serverrollen unterschieden:
•Front-End-Server: Auf diese Server greift der Nutzer direkt zu, hier erfolgt die
Aufbereitung und Darstellung der Seiten. Auf diesen Servern werden aber
keine Daten gespeichert.
•Datenbank-Server: Im Rahmen von MS SQL-Datenbanken werden alle relevanten Daten gespeichert. Es wird grundsätzlich der MS SQL Server in den
Versionen 2005 SP3, 2008 SP2, 2008 R2 (oder höhere SPs) unterstützt.
•Anwendungsserver: Auf diesen Servern werden SharePoint-Anwendungen,
wie die Indizierung und Suche und die Bereitstellung der Excel Web Services,
durchgeführt.
Step 5: Auswahl der SharePoint-Version
Wir empfehlen Ihnen eine Trennung von Front-End-Server und Datenbank-Ser-
zur Verfügung:
genutzt werden kann. Auch aus Gründen der Hochverfügbarkeit ist eine Tren-
Für eine SharePoint-Implementierung stehen grundsätzlich drei Server-Versionen
Die kostenlose SharePoint Foundation 2010
SharePoint Server 2010, Standard Edition
SharePoint Server 2010, Enterprise Edition
Obwohl die kostenlose Version SharePoint Foundation 2010 eine Vielzahl an
Möglichkeiten bieten, die für viele Implementierungen gerade in kleineren
Teams ausreichend sind, empfehlen wir Ihnen die erweiterten Möglichkeiten der
Server-Versionen prüfen.
Erweiterte Möglichkeiten der Server-Versionen:
•Portalfunktionen sowohl für Intranet- als auch Internet-Lösungen (bessere
Navigation, erweiterte Werkzeuge zur Verwaltung)
•Zentrales Management von Benutzerinformationen (Benutzerprofile)
•Möglichkeit der Erstellung persönlicher Seiten („My Sites“)
•Erweiterte Suchfunktionalitäten (Volltextindizierung von Daten außerhalb
der SharePoint-Umgebung)
•Verwaltung von Inhalten über Information Lifecycle
•Bereitstellung von Geschäftsinformationen (Dashboards, Key Performance
Indicators, Excel Web Services); nur in der Enterprise Edition
•Webbasierte Darstellung von InfoPath-Formularen; nur in der Enterprise Edition
ver. In den meisten Unternehmen existiert ein zentraler MS SQL Server, der hier
nung sinnvoll, um einen Cluster-Server für den MS SQL Server aufzubauen.
Bitte beachten Sie bei der Planung des Datenbank-Servers die künftige Größe
der Datenbank ausreichend zu dimensionieren. In dieser Datenbank werden
alle Daten gespeichert. Dazu gehören z.B. alle in Webseiten hinterlegten Dokumente inklusive möglicher Versions-Historie (pro Version wird eine vollständige Kopie des Dokumentes gespeichert). Schnell können so 100 GB Datenbankgröße entstehen!
Sollte kein MS SQL Server im Unternehmen zur Verfügung stehen, kann auch die
bei allen SharePoint-Versionen mitgelieferte SQL Datenbank „SQL Server 2008
Express mit SP1“ genutzt werden. Für diese Datenbank gibt es eine Größenbeschränkung auf 4 GB.
Eine Trennung zwischen Anwendungsserver und Front-End-Server ist im Nor-
malfall nicht notwendig. Ausnahme bildet der Einsatz sehr ressourcenintensiver
Drittanbieter-Software oder sehr umfangreicher externer Inhalte, die im Rah-
men der Suche indiziert werden. Ein normal dimensionierter Server unterstützt
als Front-End-Server problemlos 1.000-2.000 aktive Nutzer.
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Eine übliche Implementierung sieht daher folgendermaßen aus:
•1 bis 2 Front-End-Server (abhängig von den Verfügbarkeits-Anforderungen,
Netzwerklastenausgleich, Kapazität und Durchsatz spielen eine untergeord-
und die Rechterteilung kann auch durch Nicht-SharePoint-Administratoren (z.B.
User-Management) erfolgen.
nete Rolle)
Step 6: Schulung der Mitarbeiter
Cluster-System auslegbar)
Informationen eingeführt. Eine Schulung der Nutzer („Was bedeutet das Ein-
•1 dedizierter SQL-Server (entsprechend der Verfügbarkeits-Anforderungen als
•Hardwaredimensionierung entsprechend den Empfehlungen von Microsoft.
Implementierungsphase
Nachdem alle Rahmenparameter theoretisch abgesteckt sind, kann die eigentliche Implementierung erfolgen.
Step 1: Durchführung der eigentlichen Installation
Durch die SharePoint-Einführung werden neue Arbeitsweisen im Umgang mit
und Auschecken eines Dokumentes“ oder „Was ist eine Versionshistorie“)
erleichtert den Zugang zu diesem neuen System mit der erforderlichen neuen
Arbeitsweise.
Seminartipps: Arbeiten mit SharePoint (2 Tage),
Entwickeln von SharePoint-Anwendungen mit dem SharePoint Designer (3 Tage)
www.softed.de/Seminare/sharepoint-server-seminar-schulung.aspx
Die Installation der SharePoint-Software ist schnell erledigt und mit wenig Aufwand verbunden. Im Anschluss an die Installation erfolgt die Grundkonfiguration der Umgebung. Hierbei wird die sogenannte Konfigurations-Datenbank
Betriebsphase
wird die SharePoint-Zentraladministration, eine eigenständige Webseite zur
unterstützt und verbessert werden. Wichtige Arbeitsgebiete sind:
angelegt. Diese enthält alle Grundparameter der SharePoint-Farm. Weiterhin
Nach der erfolgreichen Einführung muss die Umgebung im täglichen Betrieb
SharePoint-Verwaltung, auf dem ersten Server erstellt.
•Durchführung des Backups: Mit Bordmitteln kann man die gesamte Websitesammlung, Websites, Listen oder Bibliotheken sichern und wiederherstellen.
Step 2: Grundeinrichtung der Farm
•Verwaltung und Weiterentwicklung der Seiten, Inhalte und Workflows: Diese
Zentraladministration eine gute Hilfe dar. Wichtige Punkte sind:
•Verwaltung und Weiterentwicklung der Vorlagen: Auch hier sind ständige
Bei der Grundeinrichtung der Farm stellt die Aufgabenliste auf der Startseite der
•Einrichtung und Verteilung der Dienste. In größeren Umgebungen können
sollten entsprechend der Unternehmensanforderungen ergänzt werden.
Weiterentwicklungen und Anpassungen notwendig.
unterschiedliche Aufgaben (z.B. Indizierung, Suchanfragen) auf verschiedene
•Verwaltung von Rechtestrukturen: Die Rechte bzw. die Gruppenmitgliedschaf-
lungen von Microsoft bezüglich der einzurichtenden Dienstkonten sehr genau
•Monitoring: Die tägliche Überwachung und Auswertung z.B. der Eventlogs
Server verteilt werden. Bei der Einrichtung der Dienste sollten die Empfehbeachtet werden.
•Konfiguration der E-Mail-Unterstützung für ein- und ausgehende E-Mails.
Damit werden E-Mail-Benachrichtigungen und E-Mail-Empfang sichergestellt.
•Einrichtung der SharePoint Service Applications: Diese stellen über verschiedene Webanwendungen/Website-Sammlungen zentrale Komponenten
(Suche, SharePoint-Benutzerprofile) zur Verfügung.
Step 3: Einrichtung von Drittanbieter-Software
Soll Drittanbieter-Software zum Einsatz kommen (z.B. Webparts zur SAP-Anbindung), so sind diese anhand der Vorgaben des Herstellers zu installieren, damit
sie schon von Beginn an zur Verfügung stehen. Nicht zu vergessen ist hier der
ten müssen an die Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden.
gehört zu den administrativen Aufgaben. Der SharePoint Server bietet Möglichkeiten, um z.B. nicht mehr genutzte Seiten zu erkennen. Optimal ist die
Überwachung mit dem System Center Operations Manager, für den Microsoft
ein Management-Pack bereitgestellt hat.
Praxistipp: Implementieren Sie ein Referenzsystem. Dies lässt sich unter Nutzung des SharePoint-eigenen Backups relativ einfach durchführen. Über dieses System können einzelne Elemente wie Listenelemente oder Dokumente
wiederhergestellt werden. Eine Komplett-Wiederherstellung kann getestet
werden. Neue Vorlagen oder Webparts können getestet bzw. entwickelt werden. Im Disaster Recovery-Fall kann die Umgebung des Nutzers relativ
schnell wieder bereitgestellt werden.
Einsatz von Virenscanner- und Backupsoftware, die speziell für SharePoint geeignet sein muss (Agents).
Fazit
Step 4: Einrichtung der Webanwendungen und Websitesammlungen
Dieser Beitrag zeigt: Der Aufbau einer gut funktionierenden SharePoint-Umge-
sollten alle Entwurfsentscheidungen aus dem Planungsprozess berücksichtigt
Point-Implementation besteht zu 80-90% aus Planung, Key-User-Konsolidierung
Erst mit diesem Schritt wird die SharePoint-Anwendung mit Leben gefüllt. Hier
und umgesetzt werden. Bei der Verwendung eigener Vorlagen für Webseiten
empfiehlt es sich, diese auf einem Referenz- bzw. Testsystem zu entwickeln und
dann auf das Produktivsystem zu portieren.
Step 5: Design, Anpassung der Umgebung
Hier sollten die Festlegungen bezüglich Inhalt und Aussehen aus der Planungs-
phase praktisch umgesetzt werden (inkl. Rechtestruktur). Einfache Anpassungen,
wie das Anlegen neuer Bibliotheken und Listen oder Änderungen von Design
und Navigation lassen sich direkt über die Webseite vornehmen. Wenn es etwas
tiefer gehen soll (Umsetzung eigener CI-Festlegungen bezüglich Farben, Imple-
mentierung komplexer Workflows), kommen Sie am Microsoft SharePoint Desi-
gner als Design-Werkzeug nicht vorbei. Eine umfassende Beschäftigung mit die-
sem Werkzeug ist für die Information Worker als SharePoint-Designer des Unternehmens unerlässlich. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Rechtestruktur nicht
über SharePoint-interne Gruppen sondern über zentrale Active Directory-Grup-
pen umgesetzt werden sollte. Damit werden Informationen zentral gespeichert
bung ist nicht mit der Installation der Software erledigt. Eine erfolgreiche Shareund theoretischem Design. Entsprechend viel Aufwand muss in diese Planungs-
phase investiert werden. Die praktische Umsetzung sind dann nur noch 10-20%.