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TSeitmanagement
Haben Sie alles im Griff?
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Thomas Steglich
TSeitmanagement
Haben Sie alles im Griff?
Autor:
Thomas Steglich
TSeitmanagement
Aribostr. 5c, 83115 Neubeuern
www.tseitmanagement.de – [email protected]
0 80 35 - 96 77 57 Fax 96 77 58
Stand: 2. Februar 2014
Getting Things Done und GTD sind eingetragene Marken von David Allen & Co.
Autor: Thomas Steglich, 2007, [email protected]
Dieses Werk ist unter der Creative-Commons-Lizenz vom Typ Namensnennung - Nicht-kommerziell - Weitergabe unter
gleichen Bedingungen 3.0 Deutschland lizenziert.
Um eine Kopie dieser Lizenz einzusehen, besuchen Sie
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/de/
oder schreiben Sie einen Brief an
Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.
Expose
Auf der Basis der Methode Getting Things Done®“ werden praktische Methoden gezeigt, wie man mit
”
einem System für die Aufgaben- und Zeit-Planung effektiver, schneller und kreativer arbeiten kann.
Thomas Steglich
1
tseitmanagement.de
INHALTSVERZEICHNIS
INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis
1
Das Leben ohne GTD®
4
2
Was ist GTD® ?
6
2.1
erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
2.2
durcharbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
2.3
organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
2.4
durchsehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
2.5
durchführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
2.5.1
Vier Kriterien: Was ist gerade jetzt zu tun? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
2.5.2
Drei Schritte zur Einschätzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
2.5.3
Sechs Ebenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
3
Listen
14
3.1
Papier und Bleistift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.2
Elektronische Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
3.2.1
Taskpaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
3.2.2
OmniFocus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
3.2.3
Task Coach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
3.2.4
Online Aufgabenverwaltung am Beispiel TSeitmanagement . . . . . . . . . . . .
21
3.2.5
3.3
4
Listen ohne GTD -Spezialisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Mindmaps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25
Informationsverwaltung
29
4.1
Betriebssystem interne Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
4.1.1
Mac OSX mit Spotlight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
4.1.2
Windows Desktop Suche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
Eigenständige Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
4.2.1
Notebook (Mac) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
4.2.2
Notetaker (Mac) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
4.2.3
Omnioutliner (Mac) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
4.2.4
Evernote (Mac und Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
4.2.5
OneNote (Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
4.2
5
®
Auswirkungen auf Ihren E-Mailverkehr
5.1
®
E-Mails mit GTD
35
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
5.1.1
IMAP oder POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
5.1.2
Tagging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
5.1.3
Ordner als Sammelbehälter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
Thomas Steglich
2
tseitmanagement.de
INHALTSVERZEICHNIS
5.1.4
INHALTSVERZEICHNIS
Webmail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
5.2
Mit E-Mails Zeit sparen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
5.3
E-Mails verfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
6
GTD® im Team
44
7
Zeiterfassung
46
8
Fazit
49
Thomas Steglich
3
tseitmanagement.de
1
DAS LEBEN OHNE GTD®
Auf der Philosophie, die David Allen in seinem Buch Getting Things Done®“ beschreibt,
”
möchte ich aufbauen, und Ihnen praktische Tipps geben, wie Sie mit einfachen Hilfsmitteln,
®
®
die Methode Getting Things Done (GTD ) für sich umsetzen können. Ein Buch auf der Basis
von einem anderen Buch? Das hört sich ein wenig nach Kindlers Literaturlexikon an. Immer
wenn wir im Deutsch-Unterricht zu faul waren, ein Buch zu lesen, halfen uns die kurzen Zusammenfassungen aus oben erwähnten Lexikon. Das hier ist aber keine Zusammenfassung und
auch nicht die Fortsetzung des Buchs von David Allen[1]. Das würde ich mir nicht anmaßen,
dazu ist das Original zu genial. Kurz und gut: Sie sollten es lesen. Ich zeige Ihnen Methoden
mit Bleistift und Block, mit Ihren Programmen, die Sie bereits auf Ihrem Computer verwenden,
und mit spezieller Software, die nicht teuer und aber leicht zu lernen ist. Bei den Betriebssystemen, versuche ich Windows und Mac OSX gleichermaßen zu berücksichtigen, wobei der
geneigte Leser zwischen den Zeilen meine Vorliebe für eines der beiden Systeme fest stellen
kann.
Nach einer kurzen Einleitung wiederhole ich kurz die wesentlichen Prinzipien, auf die GTD®
beruht; aber dies nur insofern, als dass Sie die Umsetzung mit den Hilfsmitteln nachvollziehen
können. Bei der Realisierung der GTD® Methode spielen Listen eine entscheidende Rolle, und
so habe ich ein ganzes Kapitel diesen Aufzählungen von Aufgaben gewidmet. Und spätestens
hier merken Sie, wie einfach es doch gehen kann. Damit Sie Ihren Kopf nicht nur frei von
unerledigten Aufgaben bekommen, sondern auch verlässlich auf gespeicherte Informationen
zurückgreifen können, behandle ich im darauf folgenden Kapitel Archivsysteme, bei denen
Sie sich nicht mehr merken müssen, wo was geschrieben steht oder abgelegt ist. Viele von
Ihnen werden täglich mit zig Emails zugeschüttet. Dieser Belastung gilt es, Herr zu werden.
Ich zeige Ihnen, wie Sie GTD® mit Emails verknüpfen und darüber hinaus, wie Sie wieder mehr
Freude bei der Bearbeitung von Emails bekommen. Für diejenigen unter Ihnen, die nicht alleine
arbeiten, gehe ich darauf ein, wie Sie Ihre Arbeitsweise mit GTD® in ein Team integrieren oder
besser, wie GTD® im ganzen Team umgesetzt werden kann. Im vorletzten Kapitel vor dem
Fazit beschreibe ich Ihnen Möglichkeiten, wie Sie die Zeit messen können, die Sie für mehr
oder weniger notwendige Aufgaben benötigen, wie Sie diese bewerten und als Resultat die
Aufgaben anders verteilen und gewichten.
Das klingt doch schon nach einer Menge Tipps für die Praxis, die Sie 1:1 umsetzen können.
Noch nicht genug? Sie wollen noch mehr? Dann kann ich Ihnen einen Workshop oder Seminar
anbieten. Näheres dazu erfahren Sie auf der Website von David Allen[4] oder bei mir direkt1
,.
1
Das Leben ohne GTD®
Egal, ob Sie angestellt oder freiberuflich sind, egal, ob sie viele Aufträge haben oder gerade in einer Phase intensiver Akquisition stecken, egal, ob Sie umfangreiche private Projekte zu bewältigen haben oder
vor Langeweile strotzen: Ihr Kopf ist voll von unerledigten Aufgaben, an die Sie sich mehr oder weniger
erinnern, oder die Sie mehr oder weniger verdrängt haben.
Wie erledigen Sie diese Aufgaben?
Sie erinnern sich daran, oder versuchen es zumindest; manchmal fallen Ihnen diese auch zufällig ein, und
dann merken Sie, dass Sie gerade doch keine Lust haben, zum Beispiel die Steuererklärung für das Quartal
zu machen. Manchmal ist es aber auch so, dass Sie meinen, da war doch noch was, aber sich nicht mehr
erinnern, was das war.
Nennen Sie mir doch bitte einfach, ohne groß nachzudenken, ein paar Aufgaben, die Ihnen durch den
Kopf schwirren!
Wie fühlen Sie sich jetzt, wo die ganze Last dieser Aufgaben ausgesprochen wurde? Viel zu tun, lassen wir
es sein?
Ich möchte Ihnen eine Möglichkeit zeigen, wie Sie alle Ihre Aufgaben in den Griff bekommen. All die
1 http://www.tseitmanagement.de
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
1
DAS LEBEN OHNE GTD®
Aufgaben, die Ihnen gerade durch den Kopf gehen, die, die Sie schon vergessen haben oder vergessen
wollten, und die, die Sie zusätzlich noch in Angriff nehmen. Sie werden mit dieser Methode die Fülle der
Aufgaben nicht als Last empfinden, sondern finden es sogar befriedigend, so viel zu tun zu haben.
Diese Methode ist in Ihrem privaten Bereich anwendbar, genauso wie in Ihrem Beruf. Sie können sie mit
Hilfe Ihres elektronischen Sklaven (Ihrem Computer) organisieren, aber genauso mit anderen Methoden.
Da wir aber sehr viel mit Computern arbeiten, werde ich gerade für dieses Hilfsmittel einige bewährte
Methoden genauer besprechen.
Ich gehe hier auf die praktischen Auswirkungen und die Anwendung des Systems Getting Things Done®“
”
(GTD) ein. Die grundlegenden Prinzipien erläutere ich Ihnen im Kapitel 2. Um das ganze System zu begreifen und den Durchblick zu bekommen, um Ihr Leben in den Griff zu bekommen, empfehle ich Ihnen, das
Buch von David Allen Getting Things Done “[1] zu lesen. David Allen geht mehr auf die philosophischen
”
und mentalen Aspekte von GTD® ein. Er bringt Ihnen seine beiden Modelle nahe:
1. der Workflow in fünf Schritten
2. das sechsstufige Modell für ihren geistigen Horizont
Auf den nächsten Seiten in diesem Buch befassen wir uns im Wesentlichen mit dem ersten Punkt. Für tiefere
Erkenntnisse über den zweiten verweise ich wie gesagt auf das Buch von David Allen[1].
Das Ziel ist, dass Sie Ihr System so gut aufbauen, dass Sie ihm bedingungslos vertrauen. Meist wird Ihnen
ein System aufgedrängt, dem Sie natürlich nicht bedingungslos vertrauen können - es kommt ja nicht von
Ihnen. Oft merken Sie das gar nicht. Vielleicht wissen Sie auch nicht, wie das ist, mit einem eigenen System
zu arbeiten und zu leben.
Das Geheimnis, wie Sie sich selbst erfolgreich managen, wird von zwei wesentlichen, unterschiedlichen
aber sich ergänzenden Punkten bestimmt:
• Kontrolle: Ihr Handeln ist bewusst und zielgerichtet und Sie sind sich jederzeit an jedem Ort über alle
Optionen im Klaren.
• Durchblick: Sie haben eine klare und geordnete Vorstellung davon, wo Sie hin wollen und warum
und mit welcher Priorität.
Wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben, werden Sie wesentlich entspannter an die Arbeit gehen oder leben, Sie
werden mehr Zeit haben und Sie werden wesentlich besser auf Überraschungen vorbereitet sein.
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
2
WAS IST GTD® ?
Versprechungen nichts als Versprechungen. Nun ja, nach dem ersten Kapitel könnte man das
meinen. Wir haben ja noch nichts getan? Und was sagt Ihnen, dass das jetzt nicht so weiter
geht? Ich sage Ihnen das. Besser so? Meinen Sie, Sie können jetzt weiter lesen? Ja? Na dann
habe ich ja wieder einmal Glück gehabt. Ich verspreche Ihnen, es lohnt sich.
2
Was ist GTD® ?
GTD® ist die Abkürzung für Getting Things Done®“. Das ist auch der Titel eines Buches von David Allen
”
[1]. Er beschreibt in dem Buch eine Methode, wie die täglichen Aufgaben verwaltet, organisiert und erledigt
werden können.
Nun könnte ich Ihnen die fünf Schritte dieser Methode im Einzelnen erklären, aber ich möchte vorweg eine
kleine praktische Übung mit Ihnen machen, die ganz gut in das Thema einführt:
Nennen Sie mir bitte einmal alle Aufgaben, die Ihnen durch den Kopf schwirren?
Moment mal, deja vu, die Frage war doch schon einmal da. Sicher, nur jetzt schreiben Sie die Aufgaben auf
einen Zettel, in ihren Block oder in ein Dokument auf Ihren Computer.
Wenn Sie mit dieser kleinen Aufgabe fertig sind, vergleichen Sie bitte einmal Ihr Gefühl jetzt mit dem nach
dem ersten Mal, bei dem Sie die Aufgaben nicht aufgeschrieben haben. Sie werden merken, dass Sie sich
jetzt im Vergleich zu vorhin erleichtert fühlen. Die Aufgaben sind aufgeschrieben und Sie können sie nicht
mehr vergessen. Gleichzeitig haben wir schon einen Schritt der GTD® Methode angewendet:
2.1
erfassen
Wir erfassen alles, was unsere Aufmerksamkeit erregt.[1, Seite 43] Je umfangreicher diese Stoffsammlung
wird, desto leichter lässt sich damit arbeiten, und desto unbeschwerter werden Sie. Da alles, was unsere
Aufmerksamkeit erregt, mitunter doch sehr viel umfassen kann, möchte ich diese Aussage etwas relativieren.
Es sollten natürlich nur unerledigte Dinge erfasst werden, aber von diesen dann lückenlos alle. Klassische
Hinweise auf Unerledigtes sind die kleinen Wörter sollte, muss oder müsste.
Womit beziehungsweise wie erfassen wir Dinge? Ein kleines Beispiel hatten wir schon: wir schreiben sie
auf. Aber wohin? Und nun gibt es wahrscheinlich so viele Möglichkeiten, wie es Menschen auf dieser Welt
gibt, denn jeder hat da so seine Vorlieben. In unserer technisierten Welt schreit alles beim Erfassen natürlich
nach einem Computer. Aber ich möchte auch darauf hinweisen, dass das Erfassen mit Bleistift (oder einem
anderen beliebigen Schreibgerät) und Papier ebenso effektiv sein kann. Schließlich bleibt es nicht beim
Erfassen, sondern das Erfasste muss auch verarbeitet werden, und zwar manuell. Ja, das hört sich nach
Arbeit an, ist aber weit aus weniger schlimm. Nur das Verarbeiten hat so seine Haken: Man muss es auch
machen und die Gelegenheit dazu haben. Wenn Sie widerwillig an Ihren Rechner gehen oder ihn nur alle
Nase lang einschalten, prophezeie ich Ihnen, dass es mit den erledigten Dingen“ nichts wird, wenn Sie sie
”
auf dem Rechner gesammelt haben.
Es gibt noch eine Stolperfalle: die Anzahl der Sammelbehälter. Wenn Sie viele Listen, Körbe, Ordner,
Mappen, et cetera verwenden, dann müssen sie diese im nächsten Schritt auch alle durcharbeiten und da
verliert man schnell den Überblick. Ein typischer Sammelbehälter ist ein Eingangskorb, wie er in Abbildung
1 zu sehen ist.
Ein zweiter wesentlicher Punkt trägt zur erfolgreichen Umsetzung der Methode bei: erfassen Sie alles.
Lassen Sie nichts aus. Denn wenn Sie etwas unbewusst oder gar bewusst nicht erfassen, wird es Sie in
Ihrem Speicher (=Kopf) bei den anderen Arbeiten belasten. Es ist aber auch verständlich, dass man mal
etwas übersehen hat. Das ist aber kein Grund, es eben später ohne weiteres Bearbeiten in den Eingangskorb,
Sammelbehälter, Eingangsliste oder was auch immer zu werfen.
Am wenigsten Arbeit beim Sammeln hat man mit automatischen Sammelbehältern wie zum Beispiel dem
Eingangskorb beim E-Mail-Client. Das dicke Ende kommt aber, wenn die Sammelbehälter durchgearbeitet
werden, wie im folgenden Kapitel 2.2 beschrieben.
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
2
WAS IST GTD® ?
2.2
durcharbeiten
Abbildung 1: Eingangskorb als Sammelbehälter beim Erfassen
2.2
durcharbeiten
Und das hört sich nun wirklich nach Arbeit an. Erst alles aufschreiben und es dann noch einmal in die Hand
nehmen. Das riecht gewaltig nach doppeltem Aufwand an. Ist es nicht! Wichtig ist, dass Sie sich beim
Erfassen nur auf das Erfassen beschränken und noch keine Gewichtung oder Interpretation ja geschweige
denn einen Gedanken über das Erfasste verschwenden. - Denn das kommt jetzt in diesem Schritt.
Im Wesentlichen besteht der Schritt durcharbeiten aus zwei Fragen: die erste lautet: Worum handelt es sich
bei dem gesammelten Ding? Blöde Frage denken Sie, das ist doch klar. Ist es das? Die Beantwortung dieser
Frage ist aber dennoch entscheidend für die nächste Frage: Ist in der Sache etwas zu tun? Jetzt wird es
schon klarer.
Noch klarer wird es mit einem Beispiel. Sie haben in Ihrem Email-Eingangskorb Emails gesammelt und
sehen sie durch. Dabei stossen Sie vermutlich schnell auf Rundmails, die irgendwelche wichtigen Leute in
ihrem Schreibwahn über Sie ausgeschüttet haben. Worum handelt es sich? Um eine total unwichtige und
nicht weiter beachtenswerte Email. Ist in der Sache etwas zu tun? Nein!
Mit dem letzten Wort sind wir schon bei 50% der möglichen Antworten von Ja und Nein.
Bei der Antwort nein gibt es drei mögliche Alternativen einer Reaktion, und die erste ist die wichtigste:
1. Ab in den Müll beziehungsweise Papierkorb oder die Entf -Taste drücken
2. In einen Ordner oder eine Liste mit der Aufschrift Vielleicht Irgendwann, wenn noch nicht klar ist,
ob vielleicht in Zukunft etwas damit zu tun ist.
3. Zu einem Archiv aus Referenzmaterial.
Nummer 2 ist die gefährlichste Variante und man ist versucht, dort zu viel abzulegen. Aber diese Ablagen
müssen wieder durchgesehen werden und bedeuten nichts anderes als eine aufgeschobene Entscheidung.
Bei der Nummer 3, dem Referenzmaterial, sind noch ein paar wichtige Dinge zu beachten: Referenzmaterial
ist nur dann sinnvoll und nutzbringend, wenn das Material auch gefunden wird. Zum Beispiel suchen Sie
einen Artikel aus Ihrer Lieblingszeitschrift, die Sie schon seit Jahrzehnten abonniert haben und natürlich
sammeln - als Referenzmaterial. Sie können nun anfangen, alle Magazine noch einmal durchzublättern,
um dann im letzten Heft auf den Artikel zu stoßen, oder der Verlag bietet ein Online Inhaltsverzeichnis,
in dem Sie elektronisch suchen lassen können, um die Heftnummer zu erfahren. Das bringt aber auch nur
etwas, wenn Sie die Magazine geordnet haben. Damit sind wir bei den beiden wichtigsten Kriterien für
Referenzmaterial: Ordnen und Indizieren.
Wenn die Frage, ob etwas zu tun ist, mit ja beantwortet werden muss, wird unterschieden, ob dieses Tun
in einem Schritt abgeschlossen werden kann, oder ob mehrere Schritte notwendig sind. In letzterem Fall
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
2
WAS IST GTD® ?
2.3
organisieren
sprechen wir von einem Projekt, und sei es noch so klein. Egal, wie viele Schritte sich in einem Projekt
ansammeln, es gibt immer einen nächsten Schritt. Dieser nächste Schritt ist die Antwort auf die zentrale
Frage: Was ist als Nächstes zu tun?
Für diesen nächsten Schritt gibt es drei Optionen:
1. erledigen
2. delegieren
3. verschieben
Nummer 1 kommt in Frage, wenn die Erledigung des Schrittes weniger als zwei Minuten erfordert. Bei
Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, lohnt sich das Aufschreiben sprich verwalten
derselben nicht. Also gleich weg damit und erledigen.
Bei mehr als zwei Minuten Aufwand stellt sich die Frage, ob man die Aufgabe nicht delegieren kann. Das
bedeutet jetzt nicht, dass Sie Ihre Schwiegermutter Ihr Auto waschen lassen. Delegieren muss man immer
ergebnisorientiert, denn oft kommt das Ergebnis der delegierten Aufgabe zu einem zurück, beziehungsweise
man muss dafür gerade stehen. Mehr zum Thema Deligieren finden Sie im Kapitel 6.
Kann oder sollte die Aufgabe nicht delegiert werden, so werden Sie sie verschieben und entsprechend
organisieren (siehe dazu nächstes Kapitel 2.3).
2.3
organisieren
In diesem Arbeitsschritt werden die Ergebnisse der beiden vorherigen organisiert. Dies geschieht in unterschiedlichen Formen, die jeweils stark vom Inhalt abhängig sind. Die Zeitung von gestern wird zum Beispiel
in den Papierkorb wandern, eine physische Ablage für Müll, die irgendwann endgültig geleert wird, ohne
erneut über den Inhalt nachzudenken.
Eine Übersicht über die Anwendung der verschiedenen Organisationsmöglichkeiten und alle bisherigen
Schritte kann aus der Abbildung 2 auf der Seite 9 entnommen werden.
Es gibt viele Organisationsformen, die je nach Vorliebe und Neigung unterschiedlich stark eingesetzt werden, und über die ich mich im Folgenden ein wenig auslassen möchte:
Terminkalender Diese nach der Zeit geordnete Aufgabenliste kennt jeder und viele benutzen sie auch.
Was gehört alles in einen Terminkalender? Alle Aufgaben, die an einen bestimmten Termin gebunden sind. Das heißt, diese Aufgaben können nur an dem bestimmten Termin ausgeführt werden. Nicht
hinein gehören Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollen. Für welchen
Termin soll man diese auch eintragen? Für das Enddatum? Dann ist es zu spät, denn dann muss die
Aufgabe bereits erledigt sein. Sollen solche Aufgaben einen bestimmten Zeitraum vorher eingetragen
werden? Nein, denn das hieße ja, dass Sie zu diesem Zeitpunkt keine anderen fixen Termine annehmen können, oder diese Aufgabe sowieso wieder verschieben müssen. Also nur Termin-gebundene
Aufgaben gehören in den Terminkalender, aber dann auch alle.
Man erleichtert sich das Organisieren von Terminen ungemein, wenn man nur einen Terminkalender
hat. Soll ein neuer Termin vergeben werden, ist es einfacher, nur in einem Kalender nach einem
möglichen Termin zu suchen. Auch behält man bei einem Kalender leichter den Überblick und kann
leichter beurteilen, wann viele Termine anstehen und man daher mehr belastet ist, als zu einer anderen
Zeit. Dies gilt genau genommen auch für private und berufliche Termine, denn beide beeinflussen
sich.
Aufgabenliste Das ist die am meisten genutzte Organisationsform. Physikalisch kann sie auf verschiedenen Medien in mehr oder weniger komplexen Formen festgehalten werden: Papier und Bleistift,
Computer im weitesten Sinne, im engeren Sinn Desktop, Laptop, Tablet oder auch Smartphone. Für
die letzten Kategorien benötigt man auch entsprechende Software, die mehr oder weniger nützlich
sein kann.
Thomas Steglich
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WAS IST GTD® ?
2.3
organisieren
Abbildung 2: GTD® Schaubild
Thomas Steglich
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WAS IST GTD® ?
2.3
organisieren
Allen Aufgabenlisten gemeinsam sind unterschiedliche Hierarchiestufen, denn so können Aufgaben
zu Projekten zusammengefasst werden. Im Bereich der Computer-gestützten Aufgaben-Listen sind
Filter und Sortier-Kriterien von Vorteil, wie zum Beispiel nach dem Ablaufdatum, nach dem nächsten
Schritt, oder nach Projekten und Kontexten. Dazu aber später mehr.
Um die Übersicht zu behalten und weil die Aufgabenlisten auch unterschiedliche Funktionen innerhalb des GTD® Systems erfüllen, ist es hilfreich, wenn man die Aufgaben auf mehrere Listen aufteilt,
die aber physisch in ein und demselben Medium ”gespeichert” sein können. Aufgabenlisten können
wie folgt im GTD® -System angewendet werden: Liste der nächsten Schritte, Projektlisten, Liste für
Ereignisse, auf die man wartet, Liste für Aktivitäten vielleicht / irgendwann.
Terminkartei Diese ist eine Mischform aus Terminkalender und Aufgabenliste. Im Prinzip möchte man
an einem bestimmten Termin daran erinnert werden, dass ein Aufgabe in der unmittelbaren Zukunft
fällig ist. Denkbar ist eine nach Zeit geordnete Liste mit Erinnerungen. Eine andere Form ist eine
Hängeregistratur mit einem Fach für jeden Tag, und am Erinnerungstag wird das fällige Dokument
(oder ein Verweis darauf) abgelegt. Natürlich muss diese Liste oder Kartei täglich durchgesehen
werden, aber das Durchsehen kommt erst im nächsten Kapitel. Ein Beispiel für eine Terminkartei
sehen Sie in Abbildung 3
Abbildung 3: Beispiel für eine Terminkartei
Referenzmaterial Für das in Aufzählungsnummer 3 auf Seite 7 aufgeführte Referenzmaterial gibt es verschiedene Ablageformen. Diese richten sich natürlich nach dem Material selbst, ob es in elektronischer Form vorliegt oder nicht, und wie umfangreich ist es, zum Beispiel ein Buch oder ein kleiner
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
2
WAS IST GTD® ?
2.4
durchsehen
Artikel. Allen gemeinsam sollte sein, dass die darin enthaltene Information leicht gefunden werden
kann und leicht zugänglich ist. Die wichtigste Rolle spielt jedoch eine allgemeine Ablage, die Referenzmaterial unterschiedlichsten Inhalts aufnehmen kann, so dass Sie auch wiederfinden, was Sie
suchen. Beispiel hierfür ist ein alphabetisches Karteisystem oder Aktenordner mit einer alphabetischen Sortierung. Das System sollte eindeutig abgegrenzt sein, damit es nicht mit jenem Material
vermischt wird, bei dem noch etwas getan werden kann oder muss. Also runter damit vom Schreibtisch und in den Schrank.
Übrigens erhöht eine saubere Beschriftung von Ordnern (siehe Abbildung 4) oder Hängeregistern
erstens die Geschwindigkeit des Wiederfı́ndens und es macht mehr Spaß mit ordentlich beschrifteten
Ablagesystemen zu arbeiten.
Das Argument mit der ”sauberen” Beschriftung zieht auch bei virtuellen Ordnern. Werden Dateien
in Ordnern abgelegt, dient eine systematische Benennung und hierarchische Ordnung, erstens dazu,
dass diese wiedergefunden werden und zweitens dazu, dass man einen Überblick gewinnt.
Abbildung 4: Ordentlich beschriftete Ordner
2.4
durchsehen
Das Durchsehen ist quasi die Schnittstelle zwischen dem GTD® System und dem tatsächlichen Leben. Bisher wurden die Aufgaben nur gesammelt und organisiert. Nun werden die Listen durchgesehen, um die
Aufgaben herauszufinden, die momentan zur Erledigung anstehen, und die im aktuellen Umfeld auch umgesetzt werden können. Spätestens jetzt merken Sie, wie effizient Ihr bisher aufgebautes System ist. Wenn
Sie zu viele Listen zum Durchsehen haben, dann werden sie dessen müde und das System bricht zusammen. Es versickert im Sand. Neben der Frage, welche Listen, Ordner und Ablagesysteme durchzusehen
sind, ist auch die Frage nach dem wann entscheidend. Wenn Sie mehr mit dem Durchsehen von Systemen
beschäftigt sind, um einen Überblick zu behalten, als mit der eigentlichen Arbeit, dann hat die Bürokratie
gewonnen.
Was ist wann durchzusehen?
Den Terminkalender sollten Sie mindestens einmal am Tag ansehen, um die aktuellen Termine zu planen.
Je mehr Termine dort aber eingetragen sind, desto sinnvoller ist es, diesen auch mehrmals am Tag zu überprüfen. Ihre Aufgabenliste sehen Sie zwangsläufig mehrmals am Tag durch, denn Sie haken die erledigten
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
2
WAS IST GTD® ?
2.5
durchführen
Aufgaben ja nach getaner Arbeit auch ab. Ich hoffe, dass Sie mehr als eine Aufgabe pro Tag schaffen. Die
Terminkartei sollte ebenso mindestens einmal pro Tag durchgesehen werden. Auch hier gilt, je mehr Inhalt
der Tag hat, desto öfter muss dieser überprüft werden. Spätestens am Abend sollte das Fach des aktuellen Tages leer sein, wenn nicht, dann muss der verbliebene Inhalt neu verteilt werden, sprich organisiert
werden.
Mindestens einmal pro Woche sollten Sie das gesamte System durchsehen und auf Vordermann bringen.
Dies schließt Listen wie zum Beispiel warten auf und villeicht / irgendwann ein.
2.5
durchführen
Nach dem Durchsehen steht mehr oder weniger unmittelbar danach die Durchführung der Aufgaben / Arbeiten an. Sie stehen nun vor der Entscheidung: Wo fange ich an? Welche Aufgabe bearbeite ich zuerst?
Viele Zeit-Management Modelle verweisen hier auf das Pareto Prinzip, welches besagt, dass 80% der
”
Wertschöpfung aus 20% des Einsatzes ergeben und die verbleibenden 20% des Wertes kommen von den
restlichen 80% des Einsatzes“. [3] Um voranzukommen, empfehlen viele Zeitmanager, sich auf die ersten 20% des Einsatzes zu konzentrieren. Der Meinung bin ich nicht. Stellen Sie sich vor, Sie würden sich
auf Ihre Großkunden konzentrieren. Was passiert aber, wenn Sie einen solchen verlieren? Sie müssen sich
enorm anstrengen, um einen neuen Großkunden zu gewinnen, oder Sie hecheln den vernachlässigten kleinen Kunden hinterher. An diesem einfachen Beispiel sehen Sie, dass die Entscheidung, welche Aufgabe
zuerst erledigt wird, etwas komplexer ist. Komplex? Also lassen wir es sein oder?
Nein, ich zeige Ihnen 3 Methoden, die Sie bei dieser Entscheidung unterstützen. Das wichtigste Kriterium haben Sie aber bereits schon: Ihr Bauchgefühl, Ihre Intuition. Vertrauen Sie darauf, denn die ganzen
Vorüberlegungen haben Sie bereits gemacht. Alle Analysen sind bereits unternommen. In Ihrem Kopf hat
längst, oft unbewusst, eine Gewichtung statt gefunden. Sollten Sie noch unschlüssig sein, so sehen Sie sich
die folgenden drei Methoden an:
1. Vier Kriterien
2. Drei Schritte
3. Sechs Ebenen
2.5.1
Vier Kriterien: Was ist gerade jetzt zu tun?
Dies ist die analytischste Methode und gleichzeitig auch die praktikabelste. Oft wird sie mit den beiden
folgenden Methoden vermischt. Nichts spricht dagegen. Die Aufgaben einer Liste werden anhand der folgenden vier Kriterien bewertet:
1. Kontext
2. verfügbare Zeit
3. verfügbare Energie
4. Priorität
Die angegebene Reihenfolge ist entscheidend und es ist richtig, dass die Priorität auf den letzten Platz gefallen ist. Viele Aufgaben sind an eine bestimmte Umgebung oder an gewisse logistische Voraussetzungen
gebunden. Diese Bedingungen nennen wir Kontext.
Anhand von Beispielen wird dies deutlicher: Unterlagen, die sich in Ihrem Büro befinden, können Sie
nur dort bearbeiten (wenn Sie Ihre Arbeit nicht mit nach Hause nehmen). Der Kontext heißt nun Büro.
Den Hausputz können Sie nur zuhause erledigen. Ihren Roman schreiben Sie an Ihrem Laptop, den Sie
aber fast überall hin mitnehmen können. Ein sehr schöner Kontext ist auch besorgen. Darunter fällt alles,
Thomas Steglich
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2
WAS IST GTD® ?
2.5
durchführen
was Sie außer Haus erledigen, denn wenn Sie schon unterwegs sind, können Sie auch gleich bei der Post
vorbeifahren oder das Altpapier wegbringen.
Die verfügbare Zeit ist ein einleuchtendes Kriterium, denn wenn Sie nur zehn Minuten Zeit haben, werden
Sie nicht anfangen, Ihre Steuererklärung zu machen. Noch sind wir in Deutschland nicht so weit.
Das Kriterium verfügbare Energie richtet sich an Ihre körperliche und geistige Verfassung. Wenn Sie zum
Beispiel gerade ein Hexenschuss plagt, werden Sie nicht gerade das Kaminholz klein machen. Auch gibt
es Tageszeiten, an denen manche Dinge leichter von der Hand gehen. Warum sollten Sie es sich unnötig
schwer machen.
Als letzter Punkt kommt die Priorität, und lassen Sie sich hierbei ruhig auch mal von Ihrer Intention, von
Ihrem Bauchgefühl leiten. Einen etwas pragmatischeren Ansatz bringt einem die Fragestellung, welche der
Aufgaben bringt mir jetzt am meisten, wobei ich die Definition des Wortes ”meisten” bewußt offen lasse.
Wenn Sie diese Reihenfolge der Entscheidungskriterien einhalten, werden die Aufgaben, die in letzter Sekunde erledigt werden, weniger werden, und Sie werden entspannter an die Dinge herangehen können. Das
Beste dabei ist, dass die Ergebnisse Ihrer Arbeit besser werden. Eine weiter Hilfestellung, wie Aufgaben
priorisiert werden können, bieten Ihnen die beiden folgenden Kapitel 2.5.2 und 2.5.3
2.5.2
Drei Schritte zur Einschätzung
1. Sie verrichten vorbestimmte Arbeiten.
2. Sie erledigen alles, was gerade anfällt.
3. Sie bestimmen Ihre Arbeit selbst.
Diese Abstufung ist abhängig von der Dringlichkeit der nächsten Schritte und inwieweit Sie selbst darüber
bestimmen. Einen Bericht, den ein Kunde innerhalb der nächsten Stunde haben möchte, können Sie wahrscheinlich nicht erst in vier Stunden anfertigen. Ist gerade nichts so brandeilig, dann können Sie sich entweder mehr oder weniger zufällig eine Aufgabe auswählen – auch hier wird Ihr Bauch(-gefühl) Sie wieder
unterstützen, oder Sie bestimmen ganz bewusst, mit welchen nächsten Schritten es weiter geht. Es dürfte
klar sein, dass die Selbstbestimmung der Arbeit am meisten Spaß macht.
Langfristig sollte der Anteil an selbstbestimmten Arbeiten die Mehrheit sein. Sie können nun berechtigt
fragen, gibt es das überhaupt. In irgendeiner Art und Weise ist jede Arbeit von einem anderen auferlegt.
Aber, Sie können die Arbeit zu Ihrer eigenen machen, eine Leidenschaft dafür entwickeln und es kommt
etwas besseres dabei heraus, besser als der Ursprung jemals hätte erwarten können. Sie ahnen wohin das
führt: Spaß und Erfolg!
2.5.3
Sechs Ebenen
Nun wird es ein wenig philosophischer, denn Sie können die Priorisierung der nächsten Schritte auch von
den Zielen und den wesentlichen Merkmalen Ihrer Arbeit und Ihres Lebens auf verschiedenen Ebenen
abhängig machen.
1. Leben allgemein
2. Ausblick auf drei bis fünf Jahre
3. Ziele für ein oder zwei Jahre
4. Verantwortungsbereiche
5. Laufende Projekte
6. aktuelles Handeln
Je weiter oben die Aufgaben und deren Ziele in dieser Hierarchie anzusiedeln sind, desto schwerer sollten
Sie bei der Entscheidung wiegen.
Thomas Steglich
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3
LISTEN
Jetzt sind Sie theoretisch bestens gerüstet. Das stimmt nicht ganz, denn wenn Sie das Buch
von David Allen [1] lesen, wissen Sie noch mehr über das GTD® System. Er geht auf die
einzelnen Phasen viel detaillierter ein. Aber ich wollte auch nicht abschreiben, daher diese
kurze Einführung in die Thematik, damit Sie die theoretische Grundlage für die folgenden
praktischen Ansätze verstehen. Und ich merke schon, Sie sind eher ein Typ für die Praxis,
wenn es ums Organisieren geht. Also aufsitzen und los gehts!
3
Listen
Sie werden bei der Anwendung des GTD® -Prinzips intensiv mit Listen arbeiten, daher ist es sinnvoll, wenn
Sie auf die verschiedenen Arten, eine Liste zu führen, einen Blick werfen und vorab so manchen Tipp für
Ihre individuelle Arbeitsweise mitnehmen.
Bei allen Methoden halten Sie zu erledigende Aufgaben schriftlich fest. Sie können sich die Aufgaben
in gesprochener Form auf einem Diktiergerät merken, aber dabei ist es schwierig, einen Überblick über
die Aufgaben zu gewinnen. Man muss immer alle Aufgaben abhören, eine recht mühsame Methode. Um
sich aber kurz ein paar Ideen zu merken, ist ein Diktiergerät oder ein Handy mit einer ähnlichen Funktion
nicht das Schlechteste. Dies gilt vor allem dann, wenn man nur eine Hand frei hat, es dunkel ist2 oder
Sie Ihre anderen üblicherweise verwendeten Listen gerade nicht zur Hand haben. Aber Vorsicht: Auch das
Diktiergerät ist eine Liste, die regelmäßig durchgesehen werden muss.
Für das Formulieren der Aufgaben gibt es ein paar praktische Tipps.
• Verwenden Sie aktive Verben anstatt der weniger verpflichtenden Substantive. Vergleichen Sie einmal
die beiden folgenden beispielhaften Formulierungen:
1. Telefonat mit Herrn Mayer
2. Herrn Mayer anrufen
Intuitiv würden Sie dem Aufruf der zweiten Version eher Folge leisten und wir wollen ja auch, dass
die Aufgaben ausgeführt werden.
• Bauen Sie Barrieren ab. Wenn es zum Beispiel wie im vorausgegangenen Beispiel um einen Telefonanruf ging, und Sie sowieso schon die Telefonnummer zur Hand haben, dann notieren Sie diese
doch einfach gleich zur Aufgabe hinzu. Sie können aber auch die Aufgabe mit dem entsprechenden
Kontakt aus Ihrem Adressbuch verknüpfen. Wie Sie das auf Ihrem Rechner bewerkstelligen, zeige
ich Ihnen später.
3.1
Papier und Bleistift
Das ist die einfachste und Ihnen hoffentlich schon bekannte Methode, eine Liste zu führen: Sie nehmen
ein Blatt Papier und einen Bleistift und schreiben die Aufgaben in einer Stichpunkt-Liste auf. Anstatt des
Blatt Papiers können Sie auch einen Block oder eines dieser schönen Moleskine Büchlein nehmen3 (siehe
Abbildung 5) und statt des Bleistiftes irgendein anderes Schreibgerät. Der Bleistift hat den Vorteil, dass
man die Schrift ausradieren kann. Andere interessante Systeme sind das Atoma, 4 oder das x175 . Sollten
Sie stolzer Besitzer eines Filofax6 Termin-Kalender Systems sein, so können Sie die Aufgaben dort auf
gesonderten Blättern abheften. Aber: Widerstehen Sie der Versuchung, nicht-Termin-gebundene Aufgaben
in den Terminkalender zu schreiben.
2 Manche
Leute haben nachts im Bett die besten Ideen.
über die Moleskine Bücher finden Sie auf der Website http://www.moleskine.com und wenn Sie eines (oder
mehrere) kaufen möchten, werden Sie unter dem Suchbegriff Molesikne unter anderem bei Amazon fündig.
4 vertrieben von Manufactum http://www.manufactum.de
5 zu finden bei http://www.myx17.com/de/x17/index1.html
6 Es gibt natürlich auch zahlreiche andere Marken, die Terminkalender in kleinen Ringbüchern anbieten. Mir ist nur eben gerade
die bekannteste Marke eingefallen.
3 Näheres
Thomas Steglich
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3
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3.1
Papier und Bleistift
Abbildung 5: Handgeschriebene Liste in einem Moleskine Büchlein
Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, streichen Sie diese durch. Enthält eine Seite nur abgeschlossene Aufgaben, so streichen Sie die Seite durch. Diese Methode ist, weil sie so einfach ist, trotz der technischen Möglichkeiten des 21. Jahrhunderts sehr beliebt. Das Büchlein hat man überall zur Hand, es braucht
keinen Strom, und ist unaufdringlicher und dezenter, wenn bei Gesprächen mitgeschrieben werden muss,
als ein Laptop. Nachteilig ist, dass Webadressen und Dateilinks nicht direkt angeklickt werden können, und
das Verschieben von Aufgaben geht nur mit einer Schere. Nun, Sie können das versuchen, aber das Ergebnis
wird schnell unübersichtlich.
Nutzt man ein Notizbuch intensiver, dann ist es vorteilhaft die Inhalte ein wenig zu organisieren, damit man
sich leichter zurecht findet. Hierzu gibt es unterschiedliche Systeme, so dass die folgenden Tipps nur eine
Möglichkeit darstellen und als Denkanstöße für ein eigenes System gesehen werden können.
• In der linken oberen Ecke auf linken Seiten (auf rechten Seiten die rechte Ecke) notiert man sich
das Thema beziehungsweise Projekt der Liste. So kann man beim Durchblättern leichter ein Projekt
wiederfinden. Verwenden Sie für jedes Thema / Projekt eine neue Seite.
• Noch einfacher wird das Wiederfinden, wenn unterschiedliche Farben verwendet werden, entweder als Textfarbe oder als Markierungsfarbe. Die Farben können speziellen Bedeutungen zugeordnet
werden, wie zum Beispiel unterschiedlichen Projekten. Farben sollten aber nicht mit den Status einer Aufgabe verbunden werden, da sich dieser im Laufe der Zeit ändert, die Farbe aber meist nicht
verändert werden kann. Kennzeichnen Sie wichtige Aufgaben zum Beispiel mit roter Farbe, irritiert
Sie dies spätestens dann, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
• Wenn man in die jeweils gegenüber liegende Ecke zum Projekt das Datum notiert, zu dem eine Seite
begonnen wurde, ist es später leichter, ein Projekt hinsichtlich seiner Priorität zu beurteilen. Ältere
Projekte verlieren mit der Zeit beim Durchsehen an Bedeutung.
• Wenn Sie die Seiten in der unteren äußeren Ecke nummerieren (und die Zahl einkreisen) können Sie
die Seite bei einem Inhaltsverzeichnis für Projekte verwenden. Sollten Sie am Anfang vergessen haben, ein paar Seiten für das Inhaltsverzeichnis frei zu lassen, schreiben Sie dies einfach an das Ende
des Notizbuchs. Brauchen Sie für das Inhaltsverzeichnis mehrere Seiten, verwenden Sie für die erste
Seite des Inhaltsverzeichnisses die letzte Seite des Notizbuchs, für die zweite des Inhaltsverzeichnisses die vorletzte des Notizbuchs und so weiter. So kann das Buch ganz normal fortgeschrieben
werden, sowohl vom Inhalt, als auch vom Verzeichnis, ohne dass eventuell ungenützte Seiten frei
gehalten werden müssen.
• Schlagworte können Sie zum leichteren Wiederfinden einkreisen. Von diesen Kreisen können Sie
auch Verbindungslinien zu anderen Schlagworten ziehen, um so Verknüpfungen festzuhalten.
Thomas Steglich
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3
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3.2
Elektronische Listen
• Zeichnungen sind erwünscht, denn ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Ein Radiergummi
ist nicht unbedingt notwendig, da durchgestrichener Text oder ausschraffierte Zeichnungen oft den
Werde- oder Gedanken-Gang zeigen können.
Wenn Aufgaben neu organisiert werden sollen, dann muss man sie bei diesem Medium (=Papier) neu schreiben. Das ist nicht unbedingt ein Nachteil, denn wenn Sie einen Text abschreiben, denken Sie automatisch
intensiver über den Inhalt nach, als wenn Sie copy und paste machen. Die Aufgaben werden intuitiv neu
bewertet und eventuell anders formuliert (angepasst).
Neben den schönen und edlen Zeit- und Aufgaben-Planern, die es teilweise für viel Geld zu kaufen gibt,
wird auf der englisch-sprachigen Website 43folders.com7 der Hipster PDA erklärt (siehe Abbildung 6).
Im Prinzip ist es eine große Büroklammer, mit der man mehrere Blätter Papier in einem Format, das einem gefällt, nach eigenen Gusto organisiert. Die dazu passenden Kalender-Übersichten kann man über
OpenSource-Software ausdrucken, wie zum Beispiel Thunderbird mit Kalender-Plugin, oder einem Programm (eigentlich sind es mehrere Programme), das Kalender-Vorlagen erstellt8 . Merlin Mann, der Mann,
der hinter der 43folders-Website steckt, ist ein Spezialist in Sachen GTD® und hat schon einige SoftwareFirmen bei der Entwicklung von GTD® -Programmen beraten.
Abbildung 6: Hipster PDA von 43folders.com
Eine handschriftliche Methode, die hauptsächlich für das Erfassen aus Kapitel 2.1 ab Seite 6 gedacht ist,
ist mit dem PocketMod zu bewerkstelligen. Über eine Website9 kann man sich ein Vordruck bestehend
aus acht kleinen Seiten, die auf die Vorder- und Rückseite eines DinA4 Blattes verteilt werden, individuell
zusammenstellen und ausdrucken. Ein Beispiel können Sie in Abbildung 7 sehen. Es gibt viele verschiedene
Vordrucke, wie zum Beispiel Kalender, Checklisten, Linierte Listen, Adressvordrucke, und so weiter. Auf
diesem Papier, das Sie zu einem kleine Büchlein gefaltet in Ihre Hosentasche oder in Ihre Brieftasche
stecken, können Sie unterwegs Gedanken, Termine, Aufgaben, Skizzen, Adressen und vieles mehr sammeln
und dann zuhause in Ihr nicht so transportables GTD® System übernehmen.
3.2
Sollten Sie auf die Vernetzung der Aufgaben mit dem Web und Dateien auf Ihrem Computer angewiesen
sein, dann erscheint eine Aufgaben-Verwaltung mittels Software angebracht. Auch hier bieten sich wieder die Aufgabenlisten an, die bei Ihrer Terminkalendersoftware dabei sind. Die Unterscheidung zwischen
Termin und Aufgabe fällt hier etwas schwerer und erfordert etwas Disziplin und Erfahrung.
Auch Aufgaben können an ein Datum gebunden sein, oft sogar an zwei: dem Datum, an dem die Aufgabe
festgehalten wurde, und dem Datum, bis zu dem sie erledigt sein sollte. Wenn Sie nun die Liste nach
7 http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda
8 http://www.diyplanner.com
9 http://www.pocketmod.com/
Thomas Steglich
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3
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3.2
Abbildung 7: PocketMod
verschiedenen Kriterien sortieren können, unter anderem auch nach dem Enddatum, können Sie so sehen,
welche Aufgaben zeitlich dringender erledigt werden müssen, oder gar welche ohne Aktion abgelaufen
sind.
Aufgaben können sogar noch mit weiteren Terminen verknüpft sein. Bei vielen Programmen kann man
Erinnerungsfunktionen aktivieren, die einen automatisch (bei eingeschaltetem Gerät im direkten Zugriff)
an die Erledigung der Aufgabe erinnern.
Wenn Sie aufgepasst haben, zum Beispiel in Kapitel 2.5 ab Seite 12, dann werden Sie feststellen, dass in den
Bewertungskriterien für die zu bestimmenden nächsten Schritte keine Zeitangaben auftauchen. Tatsächlich
ist die Aufgabenverwaltung mit Fälligkeitsterminen sehr umstritten bei GTD® Spezialisten. David Allen
verzichtet bewusst auf fertig-bis-Daten. Nehmen wir an, wir notieren für eine Aufgabe ein Datum, bis zu
dem diese Aufgabe fertig sein muss. Das Datum ist fixiert. Womöglich erinnert unser AufgabenverwaltungsProgramm uns auch noch an diese Aufgabe. Es könnte aber sein – und Sie werden feststellen, dass dieser
Fall relativ oft eintritt – dass das Kriterium, warum Sie genau dieses Datum festgelegt haben, sich geändert
Thomas Steglich
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3
LISTEN
3.2
hat. Nun schreibt Ihnen Ihr System die Durchführung einer Aufgabe vor, obwohl sie tatsächlich gar nicht
mehr so dringend ist. Das Resultat ist, Sie arbeiten nicht mehr gerne mit Ihrem System. Die Lösung für
dieses Dilemma ist, dass Sie, wenn möglich, auf das fertig-bis-Datum verzichten, und dafür öfter Ihre
Aufgaben-Listen durchsehen. Bewerten Sie statt dessen die Dringlichkeit immer wieder neu nach den Prinzipien, die ich in dem Kapitel 2.5 ab Seite 12 aufgezeigt habe.
Eine Aufgabe kann aber auch an andere Kategorien gebunden sein. In Kapitel 2.5.1 ab Seite 12 hatte ich den
Kontext einer Aufgabe angesprochen. Wir können nun eine möglichst kurze Liste an Kontexten definieren
und jeder Aufgabe einen Kontext zuordnen. Manche Programme verwenden dazu so genannte Kategorien
andere wiederum so genannte tags. Wenn Sie nun zum Beispiel Ihre Aufgaben-Liste nach dem Kontext besorgen filtern und sich diese Liste ausdrucken, können Sie viele Dinge, wenn Sie sowieso schon unterwegs
sind, gleich mitbesorgen. Mit der Filtermöglichkeit machen nun auch andere Kontexte wie zum Beispiel
Büro und zuhause Sinn, vorausgesetzt Sie haben im Büro und zuhause Zugriff auf dieselbe Liste.
Viele Programme bieten auch die Möglichkeit, zu einer Aufgabe Notizen zu speichern. Diese werden in
einer Übersichtsdarstellung der Aufgaben meist nicht mit angezeigt, so dass der eigentliche Aufgaben Text
kurz gehalten werden kann. In diesen Notizen können manchmal auch Verweise auf Webadressen, auf
Dateien auf dem lokalen Computer oder auf Personen im systemweiten Adressbuch festgehalten werden.
Manchmal gibt es für derartige Links auch eigene Felder bei der Aufgaben-Definition.
Im Kapitel 2.2 ab Seite 7 wurde zwischen Einzelschritten und Projekten unterschieden; letztere setzen
sich aus mehreren Schritten, sprich Aufgaben, zusammen. Handschriftliche Aufgaben lassen sich mit einer
gemeinsamen Projekt-Überschrift zusammenfassen. Elektronisch erfasste Aufgaben lassen sich manchmal
auch in Projektordnern zusammenfassen. Ist dies nicht möglich, kann der Umweg über Kategorien genommen werden, wenn einer Aufgabe mehr als eine Kategorie zugeordnet werden kann. Eine zugeordnete
Kategorie ist ja bereits mit dem Kontext belegt.
Es ist denkbar, dass Projekte weitere Unter-Projekte enthalten. Manche Programme, oder aber auch Überschriften-Systeme bei handschriftlichen Listen, machen diese Gliederung in mehreren Ebenen möglich. Auf
den ersten Blick scheint dies sinnvoll und die Arbeit zu unterstützen. Meine Erfahrung hat aber gezeigt,
dass eine zu starke Gliederung manchmal die Flexibilität des Systems einschränkt. Mein Tipp: Gliedern Sie
weniger und formulieren Sie die Aufgaben effektiver.
All die hier angesprochenen Funktionen, und die individuelle Vorliebe des Benutzers, entscheiden die Auswahl der geeigneten Software und davon gibt es eine Menge. Einen ganz guten Einstieg mit vielen Berichten
aus der Praxis liefert eine Wikipedia Liste mit GTD® Software [8].
Viele Benutzer haben nicht nur ein Device im Einsatz, sondern neben dem Rechner in der Arbeit einen
privaten PC und meist noch ein Smartphone. Wenn man schon eine (oder mehrere) Aufgaben-Listen führt,
möchte man sie wegen der Erfassung und Abarbeitung auch gerne überall parat haben. Daher ist ein weiteres
wesentliches Kriterium für die Auswahl eines Systems dessen Fähigkeit, die Daten über mehrere Geräte hin
synchron zu halten. Erfasst man seine Aufgaben mit dem PC möchte man auch auf dem Smartphone darauf
zugreifen. Das sind aber mindestens schon einmal zwei verschiedene Betriebssysteme. Das bedeutet eine
Aufgaben-Software muss dann für beide entwickelt werden und es muss eine Synchronisation meist über
einen Server bereitgestellt werden.
Ein Vorteil der Synchronisation über mehrere Geräte ist, dass man sich um ein Backup nicht kümmern
muss. Fällt ein Gerät aus, kann dessen Ersatz einfach wieder synchronisiert werden und viola, schon sind
die Aufgaben wieder da.
Im Folgenden möchte ich auf ein paar interessante Software Projekte hinweisen, die meiner Meinung nach
gut einsetzbar sind, aber durch die Praxis von jedem Einzelnen verifiziert werden müssen. Das bedeutet,
dass Sie die Programme am besten selbst testen, ob sie Ihren ganz persönlichen Ansprüchen genügen und
sie dem Einsatz in der alltäglichen Praxis und Ihren Gewohnheiten gewachsen sind. Von allen besprochenen
Programmen gibt es Demo-Versionen, die über das Internet bezogen werden können. Zuerst zeige ich Ihnen
ein paar spezielle GTD® -Programme und später einige Programme, mit denen Sie vielleicht schon arbeiten
und sich daher bei der Anwendung von GTD® nicht mehr groß umstellen müssen.
Thomas Steglich
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3
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3.2.1
3.2
Taskpaper
Taskpaper ist eine relativ einfache Aufgabenverwaltung, deren Daten auf einer einfachen Textdatei basieren. Sowohl in der Eingabe, als auch innerhalb der Datenhaltung werden Projekte durch einen abschließenden Doppelpunkt gekennzeichnet, und Aufgaben durch einen vorangestellten Bindestrich. Kontexte werden
durch ein vorangestelltes @-Zeichen markiert, wobei einer Aufgabe mehrere Kontexte zugeordnet werden
können. Das ganze sieht dann zum Beispiel so aus:
ProjektA:
- Aufgabe1
- Aufgabe2
ProjektB:
- Aufgabe3
- Aufgabe4
@büro
@zuhause
@anrufen
@büro
Im Programmfenster von taskpaper sieht das dann wie in der Abbildung 8 auf Seite 19 aus.
Abbildung 8: Programmfenster von taskpaper
Die Aufgabenliste kann nach Projekten oder Kontexten gefiltert werden, indem man auf das Projekt oder
eines der Kontextwörter klickt, und in dem Programmfenster können mehrere Tabs geöffnet werden. Über
das Suchfeld kann die Liste ebenso nach einem Wort gefiltert werden.
Pluspunkte der Software sind die einfache und schnelle Bedienung und dadurch, dass die Daten in einer
Text-Datei nach obigem Muster abgelegt sind, kann die Liste auch außerhalb des Programms editiert werden. Nachteilig wirkt sich aus, dass die Verwaltung von Datums-Werten nur über Kontextwörter wie zum
Beispiel @due(29.02.2008) möglich ist, und dass eine gefilterte Liste kein Ausgangspunkt für eine
erneute Filterung sein kann.
Das Programm kommt von der Firma HogBaySoftware und ist über folgende Website zu beziehen:
http://hogbaysoftware.com/products/taskpaper
Es ist ein Shareware-Programm, kostet 29.99 $ und neben der Mac-Version gibt es auch Programm-Versionen
für andere Betriebssysteme oder Online-Versionen10 .
Die Textdateien können einfach über Cloud-Dienste wie zum Beispiel Dropbox oder Google Drive synchron gehalten werden. Nachteil hierbei ist, dass immer nur die gesamte Datei synchronisiert wird. Werden
aber vor einer Synchronisierung im offline-Modus auf zwei Devices Änderungen gemacht, kommt es bei
einer anschließenden Synchronisierung zu Konflikten, die nur manuell behoben werden können. Derartige
10 http://www.hogbaysoftware.com/wiki/TaskPaperRelatedProjects
Thomas Steglich
19
tseitmanagement.de
3
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3.2
Probleme gibt es bei Datenbank-Anwendungen wie zum Beispiel bei Online-Tools (siehe Kapitel 3.2.4)
oder Omnifocus (siehe Kapitel 3.2.2 nicht.
Die Syntax der Textdateien erinnert ein wenig an die Syntax von Markdown11 . Das ist eine gute Basis, um
per Copy und Paste Listen in andere Dokumente für Dokumentationszwecke übernehmen zu können.
Eine Alternative nach einem ähnlichen Prinzip wie taskpaper gibt es auf http://todotxt.com/.
3.2.2
OmniFocus
OmniFocus ist eine sehr umfassende Aufgabenverwaltung, mit der sich auch größere Projekte verwalten
lassen. Die Software ist für Mac OSX und iOS (iPhone und iPad) erhältlich. Das Programm hat einen
Eingangskorb ganz nach den GTD® -Richtlinien, der sich auch über ein systemweites Eingabefenster füllen
lässt, welches über eine Tastenkombination aufrufbar ist. Sehr schön integriert in das System ist der ClippingService, mit dem sich aus anderen Programmen ausgewählte Textstücke per Tastaturkürzel nach OmniFocus
importieren lassen.
Abbildung 9: Programmfenster von OmniFocus
Das Programmfenster (siehe Abbildung 9) ist unter der Menüleiste in zwei Spalten eingeteilt: die linke
enthält Projekte, die sich auch in Unterprojekte gliedern lassen. In der rechten werden die Aufgaben je
nach Filterkriterium aufgelistet. Diese Filter sind sehr vielfältig und lassen sich auch in so genannten Perspektiven speichern. Der einzelnen Aufgabe kann neben dem Aufgabentext, eine Notiz, ein Start- und ein
Fälligkeitsdatum, sowie ein Kontext zugeordnet werden. In die Notizen lassen sich auch Verweise auf andere Dateien und Links zu Personen im Adressbuch ablegen. In einer Kontext-Ansicht, in der links statt
der Projekte die Kontexte angezeigt werden, können die Aufgaben neu nach den zugeordneten Kontexten
sortiert werden. Die Kontexte lassen sich ähnlich wie die Projekte auch hierarchisch gliedern.
Die Aufgaben lassen sich mit der System-integrierten Aufgabenverwaltung in iCal abgleichen. Über Mail,
dem systeminternen Email-Programm von Mac OSX, können ebenfalls Aufgaben zu OmniFocus hinzugefügt werden.
Das Programm wird von OmniGroup hergestellt und unter anderem über deren Website vertrieben:
http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/
Entgegen der Abbildung 9 gibt es bereits eine deutsche Version. Im Shop auf der Website des Herstellers
kann sie für 79.00 $ per Download bezogen werden.
11 Markdown ist eine einfache Auszeichnungssprache, die als Quelle für automatische Transformationen in andere Dokumenttypen
wie zum Beispiel HTML, PDF, LaTeX, OpenDocument und Word eingesetzt wird. Siehe dazu auch http://de.wikipedia.
org/wiki/Markdown
Thomas Steglich
20
tseitmanagement.de
3
LISTEN
3.2.3
3.2
Task Coach
Task Coach ist ein Programm das unter einer OpenSource Lizenz entwickelt und vertrieben wird, und das
es für verschiedene Betriebssysteme gibt, so zum Beispiel für Mac OSX, Windows und Linux. Die iOSVersion ist kostenpflichtig, was wohl eher daran liegt, dass es schwer ist OpenSource Programme in den
AppleStore aufnehmen zu lassen. Die mit Task Coach erzeugten Dateien und Aufgabenlisten können so auf
unterschiedlichen Systemen genutzt werden. Die Dateien können über einen Cloud-Service synchronisiert
werden und so auf unterschiedlichen Windows und OSX Systemen genutzt werden. Zwischen OSX und
iPad kann mittels bonjour automatisch aktualisiert werden.
Bei einer Aufgabe können folgende Einstellungen gesichert werden: Aufgabentext, Notiz, Proiorität, Start,
Fälligkeit, Erledigungsdatum, Erinnerung, Wiederholung, Fortschritt, Hierarchien, Kategorien, Budget und
Aufwand, Stundensatz, Timer-Funktion, und Dateianhänge. Vor allem die Verbindung mit einer Abrechnung für aufgewendete Zeit ist neu.
Abbildung 10: Programmfenster von Task Coach
Das Programmfenster ist, wie die Abbildung 10 zeigt, unterhalb der Menüleiste über vier Karteireiter in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt: Aufgabenliste, Aufgabenbaum, Aufwand-Details und Kategorien. Letztere entsprechen in der GTD® -Terminologie den Kontexten. Der Aufgabenbaum gibt eine Übersicht über
die Struktur der Aufgaben und deren Projektzugehörigkeit.
Nutzt jemand verschiedene Betriebssysteme und möchte keine Online-Aufgaben-Verwaltung nutzen, dann
ist dieses Programm meiner Meinung nach das einzig brauchbare - neben der wesentlich simpleren taskpaperVariante (siehe Kapitel 3.2.1).
Das Programm kann von der Website
http://www.taskcoach.org/index.html
unter der Gnu General Public License geladen werden und wird aktuell immer weiter entwickelt.
3.2.4
Online Aufgabenverwaltung am Beispiel TSeitmanagement
Als einen Vertreter einer Online-Lösung möchte ich nun eine eigene Entwicklung vorstellen, die auf einem Webserver mit PHP Erweiterung und MySQL Datenbank läuft. Ein Vorteil der Lösung ist, dass sie
vom Betriebssystem unabhängig ist, und man für die Benutzung nur einen Browser und eine InternetVerbindung benötigt. Das System habe ich im Bereich von Webdesign-Projekten für Kunden schon ein
paar Mal erfolgreich in Intranets implementiert. Sie können sich das System auf meiner Website http:
//www.tseitmanagement.de im Gastbereich ansehen, oder Sie registrieren sich dort kostenlos und
können dann Ihre eigenen Aufgaben online verwalten.
Thomas Steglich
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3
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3.2
Einen ersten Eindruck vermittelt die Abbildung 11, auf der man eine gefilterte Aufgabenliste sieht.
Abbildung 11: tseitmanagement Screenshot nach dem Login
Diese Liste ist eingeteilt in die Spalten Project, Task with Note, Context, Started, Due, User und Private.
Klickt man auf die Tabellenköpfe wird die Tabelle in der jeweiligen Spalte aufsteigend, nach erneutem
Klick absteigend sortiert.
In der Abbildung sieht man in der zweiten Zeile des Browserfensters, dass ein Filter eingestellt ist mit
Context = Computer, das heißt es werden nur Aufgaben in dem Kontext Computer angezeigt. Diese Auswahl erreicht man, indem man in der Aufgabenliste auf den Kontextnamen Computer einer Aufgabe klickt.
Filter sind aber auch mit Kontexten und mit den Datumswerten unter Started und Due möglich, sowie mit
der Suche, die alle Felder abfragt und bei Übereinstimmung nur die entsprechenden Aufgaben anzeigt. Bei
mehreren Wörtern sind die Abfragen der einzelnen Wörter mit UND verknüpft. Die Filter können durch
einen anderen Filter auf dem gleichen Feld aktualisiert werden, oder durch Klick auf den eingestellten Filter
deaktiviert werden.
Oberhalb der Aufgabentabelle befindet sich eine Menüzeile, die folgende Funktionen bereitstellt:
• new task = neue Aufgaben eingeben;
• toggle notes = Notizen auf- und zuklappen;
• active tasks = gehe zu den aktiven Aufgaben;
• done tasks = gehe zu den abgeschlossenen Aufgaben;
Für die einzelnen Aufgaben können, wie man in der Abbildung 12 sieht, folgende Einstellungen gemacht
werden:
• project = Projekt
• action = Aufgabenbeschreibung
• note = Notiz zur Aufgabe; Links werden später automatisch als solche erkannt;
• context = Kontext der Aufgabe
• user Ersteller der Aufgabe12
• start = Startdatum
• due = Fälligkeitsdatum
• next Action = Kennzeichnung als nächste Aktion
12 In
einer späteren Programmversion ist es möglich Aufgaben in einer Gruppe jeweils anderen Gruppen-Mitgliedern zuzuordnen
Thomas Steglich
22
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3
LISTEN
3.2
Abbildung 12: Browserfenster für die Eingabe einer neuen Aufgabe
• private = Aufgabe wird nicht den Gruppenmitgliedern gezeigt.
Beim Klick auf die Datums-Felder öffnet sich ein kleiner Kalender, der eine einfache Datumseingabe über
einen Klick ermöglicht. Grundsätzlich kann ein Datum in folgenden Formaten eingegeben werden:
• yyyy-mm-dd
• today für das Datum von heute
• tomorrow für für das Datum von morgen
Es gibt komfortablere und komplexere Online-Aufgabenverwaltungen. Als prominenteste Vertreter möchte
ich folgende nennen: Remember the Milk13 und Wunderlist14 . Für beide Dienste gibt es neben der BrowserVersion auch jeweils synchronisierte Versionen für die Betriebssysteme iOS und Android.
3.2.5
Listen ohne GTD® -Spezialisierung
Es gibt eine ganze Reihe von elektronischen Helfern, sprich Programmen, denen man ihre Verwendbarkeit
für die GTD® Methode gar nicht ansieht. Mit einigen von ihnen haben Sie wahrscheinlich schon gearbeitet.
In Ihrem Betriebssystem oder in Ihrer Office Suite befinden sich Terminkalender-Programme mit denen
ebenfalls Aufgaben verwaltet werden können. Auf diese und ein paar andere Office-Lösungen möchte ich
im folgenden näher eingehen:
iCal und Mail Die mit dem Mac OSX Betriebssystem gelieferten Programme iCal und Mail können Aufgaben systemweit verwalten. Die Aufgaben in iCal (siehe Abbildung ??) können zwar nicht direkt Kategorien zugeordnet werden, aber man kann sich hier mit extra dafür angelegten Kalendern wie zum Beispiel mac,
anrufen, besorgen, et cetera für die Kontexte behelfen, und die Aufgaben dann diesen Kalendern zuordnen.
Eine gefilterte Darstellung bezüglich eines Kontextes bekommt man, indem man über Command-Klick auf
13 http://www.rememberthemilk.com/
14 http://www.wunderlist.com/
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LISTEN
3.2
einen Kalender alle Kalender ausblendet, um anschließend nur den benötigten Kalender wieder einzublenden. Ein Command-Klick blendet dann wieder alle Kalender ein. Die Kontext-Kalender kann man auch in
einer Kalender Gruppe zusammenfassen.
Im E-Mail Programm Mail können dieselben Aufgaben aus iCal ebenfalls angezeigt, bearbeitet und gefiltert
dargestellt werden. Dies ist für die Leute interessant, die nicht mit iCal arbeiten wollen15 . In Mail kann
außerdem aus jeder E-Mail oder jedem ausgewählten Text automatisch eine Aufgabe erstellt werden. In
diesem Zusammenhang möchte ich aber davor warnen, für jede zu beantwortende Email eine Aufgabe zu
erstellen. Das ist viel zu aufwendig. Eine bessere Methode zeige ich im Kapitel 5.1.2.
Thunderbird mit Lightning In dem Email Programm Thunderbird kann ein Add On mit der Namen
Lightning installiert werden16 . Damit bekommt der Benutzer einen vollwertigen Kalender mit AufgabenVerwaltung (Siehe Abbildung 13). Thunderbird ist eine OpenSource Software, die ohne Lizenzgebühren
von der Website17 der Mozilla Foundation geladen werden kann und beliebig oft weitergegeben werden
kann. Das Programm gibt es in einer Windows, Mac OSX und in einer Linux Version.
Abbildung 13: Aufgabenansicht des Thunderbird Add Ons Lightning
Über die Schaltflächen oben rechts können die Kalender- und Aufgaben-Ansicht eingeblendet werden. Neue
Aufgaben können mit folgenden Parametern hinzugefügt werden: Titel, Ort, Kategorie, Kalender, Beginn,
Fälligkeit, Status mit Datum und Angabe des Erfüllungsgrades in Prozent, Wiederholungen, Erinnerungen
und Beschreibung. Außerdem ist es möglich, einen Datei-Anhang hinzuzufügen und die Aufgabe ganz oder
teilweise als privat zu kennzeichnen. Mit diesen Vorgaben ist die Aufgaben-Verwaltung hier mehr als gut
ausgestattet, um GTD® -Prinzipien umsetzen zu können.
Thunderbird ist ein vollwertiges und weit verbreitetes Email-Programm, auf das ich in Kapitel 5.1.2 noch
weiter eingehen werde.
15 Es gibt durchaus Kalenderprogramme, die unter Mac OSX einen Blick wert wären: Even-t, Daylite, Revolver, etc. Die letzten
beiden sind CRM Systeme.
16 Das Add On kann von der Website https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/2313 geladen werden
und anschließend über den Thunderbird Menüpunkt Extras ! Add On installiert werden.
17 http://www.mozilla-europe.org/de/products/thunderbird/
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3.3
Mindmaps
Outlook In Outlook sind die Aufgaben ähnlich wie in Thundebird Lightning aufgebaut. Hier können
den Aufgaben folgende Parameter zugeordnet werden: Betreff (= Aufgabentext), Beginnt am, Fällig am,
Status, Priorität, erledigt in %, und Erinnerung. Einer Aufgabe kann ein Kontakt zugeordnet werden, so
dass hierüber Aufgaben auch deligiert werden können. Die Aufgabe wird dann per E-Mail dem Empfäger
übermittelt. GTD® kann über die zuzuordnenden Kategorien umgesetzt werden.
Einzig die Zuordnung von Aufgaben zu Projekten ist in Outlook nicht ohne Umwege möglich. Ein Ausweg
besteht darin, dass in einem Ordner namens Projekte für jedes einzelne Projekt ein Kontakt angelegt wird.
Die einem Projekt zugeordneten Aufgaben werden nun mit dem entsprechendem Kontakt verbunden. Die
Aufgabenliste lässt sich auch nach Kontakten sortieren. Viola!
Das Synchronisieren der Aufgaben in Outllook ist über einen Microsoft Account, auch bekannt über die
Bezeichnungen Hotmail-Account oder Microsoft-Live-Account, möglich. Hierzu muss aber ein Plugin in
Outlook installiert werden. Anschließend ist es nach ein paar Einstellungen möglich die Aufgaben über den
gleichen Account mit anderen Geräten, PCs oder Smartphones mit Windows Betriebssystem, zu synchroniseren.
Für die, denen das noch nicht GTD® genug ist: David Allen verkauft mit seiner Firma ein spezielles GTD®
Plugin.18
Office Programme In diesem Kapitel möchte ich die Möglichkeiten zusammenfassen, die man mit herkömmlichen Office Programmen hat, um Listen zu erstellen und zu pflegen. Hierzu können Sie die Office Suite
von Microsoft mit WordWord und Excel genauso verwenden, wie die Vertreter auf der OpenDocumentBasis wie zum Beispiel LibreOffice und OpenOffice.
Mit den Textverarbeitungsprogrammen Word oder Writer können ganz einfache Listen erstellt werden. An
den Anfang der Liste schreiben Sie den Kontext. So können Sie dann die (vorher markierten) Zeilen nach
den Kontexten sortieren lassen (siehe Abbildung 14).
Sie können die Liste auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie zum Beispiel Excel oder Calc
anlegen. Dort können Sie Spalten für Kontext, Aufgabentext, Notiz, Start- und Fälligkeitsdatum anlegen,
sowie eine Spalte für das Datum, an dem die Aufgabe erledigt wurde. Auch hier gibt es Möglichkeiten, die
Tabellenzeilen unter verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren oder auch zu filtern.
Die Profis unter Ihnen können mit den Datenbankprogrammen wie zum Beispiel Access oder Base eine
Aufgabenverwaltung anlegen, in der Sie schon vorgefertigte Abfragen nach Kontexten oder Datumswerten
hinterlegen können.
Die Datenbanklösung genauso wie die Tabellenkalkulation bieten neben der einfachen Aufgabenverwaltung
noch viel mehr Möglichkeiten. So kann dort zum Beispiel ein Aufwandsschätzung bis hin zur komplexen
Projektplanung umgesetzt werden. Zu Bedenken ist jedoch, dass je komplexer eine Aufgaben-Verwaltung
wird, diese nicht flexibel genug ist für alle Aufgaben-Arten und eventuell zu schwerfällig für ganz einfache
Dinge.
3.3
Mindmaps
So genannte Mindmaps sind baumartige Darstellungen; meist in deren Mitte befindet sich ein Wurzelknoten,
in den das Hauptthema geschrieben wird. Von diesem aus gehen Zweige zu mehreren Unterknoten, die mit
Teilakspekten des Hauptthemas beschriftet sind. Die Unterknoten können wiederum Kindknoten haben.
Zusammenhänge zwischen Kindknoten können über Pfeile dargestellt werden. Die Knoten können auch
Zeichnungen oder kleine Skizzen zur thematischen Kennzeichnung enthalten. Es können ihnen aber auch
Verweise auf Websites oder andere Dokumente ebenso wie Text zugeordnet werden. Ein Mindmap lässt
sich jederzeit mit Papier und Stift entwerfen. Genauso gut können aber auch Programm hierfür verwendet
werden. Ein Beispiel für ein Mindmap sehen Sie in Abbildung 15.
Was haben diese Mindmaps nun mit Listen zu tun und wofür kann man sie benutzen? Mindmaps werden
häufig beim Brainstorming verwendet. Der Vorteil liegt darin, dass die Knoten von innen nach außen, be18 http://gtdsupport.netcentrics.com/home/
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3.3
Mindmaps
Abbildung 14: Listensortierung mit OpenOffice.org Textverarbeitung
ziehungsweise hierarchisch von oben nach unten in der zeitlichen Reihenfolge erstellt werden, anstatt erst
einen Knoten mit all seinen Details vor dem nächsten Knoten zu erstellen, wie es bei einer gegliederten
Liste der Fall ist. Auch lassen sich nachträglich sehr gut Knoten ergänzen. Durch die Baumstruktur ergibt
sich eine optische Anordnung, die einprägsamer ist und je nachdem, welche Gehirnhemisphäre beim Benutzer dominiert, kann es bedeuten, dass bildliche Informationen besser verarbeitet werden und für neue
Ideen anregen. Mindmaps sind auch ein sehr gutes Planungsinstrument für Projekte. Wichtig ist nur, dass
man nach Abschluss der Planung den jeweils nächsten Schritt kennzeichnet.
Freeplane ist eine OpenSource-Anwendung19 mit der Mindmaps umgesetzt werden können. Die mit diesem Programm erstellten Dateien mit der Endung .mm können von vielen anderen Mindmap-Programmen
importiert beziehungsweise exportiert werden. Das Programm gibt es für die Betriebssysteme Windows,
Mac OSX und Linux. Neben den üblichen Formatierungen wie zum Beispiel Farben für Texte, Formen und
Hintergründe und dem Einfügen von Bildern und Icons können den Knoten auch frei definierbare Attribute
mit Werten zugeordnet werden. Nach diesen Attributen kann die Map gefiltert dargestellt werden.
Es gibt noch viele anere Mindmapping-Programme, wie zum Beispiel XMind20 , Mindmanager21 , Nova19 Freeplane ist ein fork des OpenSource-Projekts FreeMind, welches noch in der Beta-Phase ist. FreePlane soll etwas Benutzerfreundlicher sein. FreeMind kann aber schon von folgender Website herunter geladen werden: http://freemind.
sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
20 http://www.xmind.net/
21 http://www.mindjet.com/
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3.3
Mindmaps
Abbildung 15: Screenshot von Freeplane mit Mindmap
mind22 , oder Mindnode23 . XMind und Mindmanager haben direkt eingebaute Gruppen-Funktionen, so dass
in einer Gruppe gemeinsam an einem Mindmap gearbeitet und darauf zugegriffen werden kann. Prädestiniert für Teamwork sind Online-Mindmapper wie der im Folgenden vorgestellte Kandidat.
Mindmeister ist eine Online Lösung für Mindmaps. Auf der Website von Mindmeister24 können Sie sich
kostenlos rgistrieren und online Ihre Mindmaps erstellen. Das ganze sieht dann so aus wie in Abbildung 16.
Die in Mindmeister erstellten Mindmaps können von dort unter anderem im FreeMind-, Mindmanageroder XMind-Format exportiert werden. Ein Import zurück zu Mindmeister ist mit den genannten Formaten ebenfalls möglich. Die Mindmaps in Mindmeister lassen sich auch in Arbeitsgruppen von mehreren
Personen nutzen. Einzelnen Knotenpunkten können wie Aufgaben Prioritäten, der Grad der Ausführung in
Prozent, Fälligkeitsdaten und die Zuständigkeit eines Mitglieds der Gruppe zugeordnet werden. Somit kann
ein solches Mindmap sehr gut auch für eine Projektplanung im Team oder als Basis für eine GTD® -Liste
eingesetzt werden.
22 http://www.novamind.com/
23 http://www.mindnode.com/
24 http://www.mindmeister.com
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3.3
Mindmaps
Abbildung 16: Screenshot der Website von Mindmeister mit der Darstellung eines Mindmaps
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4
INFORMATIONSVERWALTUNG
Na das ist ja mal eine schöne Überschrift und es kommt auch noch das Wort Verwaltung darin
vor. Es erinnert ein wenig an Bürokratie und viel Arbeit mit wenig Ergebnis. Dass dies nicht
immer so sein muss, möchte ich Ihnen in diesem Kapitel zeigen.
4
Informationsverwaltung
Nicht die Fülle an Informationen scheint uns zu erdrücken, sondern die Bedeutung, die scheinbar dahinter
steckt. Nicht die Anzahl der Emails erdrückt Sie, sondern dass darin etwas Wichtiges stehen könnte, und
Sie es übersehen könnten. Und damit sind wir wieder bei der Frage aus Kapitel 2.2: Was ist das? Handelt
es sich um eine Information, die später noch gebraucht wird? Wie schnell wird diese Information veraltet
sein? Wenn ich diese Information nicht archiviere, wie schnell kann ich sie wieder bekommen, beziehungsweise wieder finden? Gerade die letzte Frage ist bei manch einer Internet-Recherche durchaus berechtigt.
Viele Suchanfragen werden über die Google-Suchmaschine getätigt25 . Aber gerade Google optimiert seinen
Suchdienst ständig, und so kann es passieren, dass bei der gleichen Suchanfrage mit identischen Suchbegriffen nach ein paar Tagen die gesuchte und vormals auch gefundene Seite nicht mehr in den Suchergebnissen
gelistet wird.
All diese Fragen sind entscheidend dafür, ob eine Information archiviert wird oder nicht. Persönlich erstellte
Dateien sollten im Regelfall gesichert werden. Wenn wir nun mit den bisherigen Fragen die Bedeutung der
Information geklärt haben, haben wir den ersten Teil des Vertrauens in unser System erlangt. Der zweite Teil
wird von der Frage bestimmt, ob wir die archivierte Information auch wieder finden. Nun können Sie sich
ein ausgeklügeltes System von Ordnern ausdenken, um die Informationen zu strukturieren. Der Nachteil ist
aber, dass Sie die Indizierung nach den Suchoptionen mehr oder weniger im Kopf haben müssen, und den
wollten wir ja gerade entlasten. Also überlassen Sie die Indizierung doch Ihrem Rechner, der ist für solche
Aufgaben geradezu wie geschaffen.
Wie sieht das in der Praxis aus? Ein Programm durchsucht alle Informationen auf dem Rechner, speichert
die möglichen Suchwörter mit ihren Fundstellen in einer Datenbank. Und diese Daten können Sie über
ein Suchfeld abrufen. Das Programm kann einerseits in das Betriebssystem integriert sein, so wie es Mac
OSX mit der Spotlight-Suche vorgemacht hat, oder in ein zusätzliches Programm von einem Drittanbieter
ausgelagert sein.
4.1
Betriebssystem interne Lösungen
4.1.1
Mac OSX mit Spotlight
Mit der Betriebssystemversion Tiger, Mac OSX 10.4, hat Apple die so genannte Spotlight-Suche eingeführt,
mit der zum ersten Mal in Echtzeit über das gesamte System gesucht werden konnte (siehe Abbildung
17). Die Suche beginnt bereits bei der ersten Tastatur-Eingabe der Suchwörter und wird bis zum Ende der
Eingabe sukzessive verfeinert. Mit der neuen Betriebssystemversion Leopard, Mac OSX 10.5, wurde die
Spotlight-Suche noch einmal schneller, so dass ein flüssiges Arbeiten gewährleistet ist. Mit diesen Suchdiensten spielt es nun keine Rolle mehr, wo Sie die Information abgelegt haben, sondern lediglich, ob die
Dokumente auch die Suchbegriffe enthalten, die Sie mit der Information assoziieren. Letzteres dürfte automatisch der Fall sein.
4.1.2
Windows Desktop Suche
Nach ein paar Jahren hat es Windows auch geschafft, ein ähnliches System wie Spotlight in das Betriebssystem zu integrieren. Die Windows-Desktop-Suche war für Windows XP über eine Website26 per Download
25 In
Deutschland sind dies über 90%.
26 http://www.microsoft.com/windows/desktopsearch/de/default.mspx,
leider half mir diese Seite nicht
weiter. Dafür habe ich über Google den Download für die Windows Desktop Suche gefunden: http://www.microsoft.com/
downloads/details.aspx?FamilyID=738FC2DE-49B9-4E69-9227-2206277AB7C9&displaylang=de; ich gebe zu, der Link ist mehr etwas für die Leser am Bildschirm.
Thomas Steglich
29
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4
4.2
Eigenständige Programme
Abbildung 17: Screenshot der Spotlight-Suche nach dem Begriff Spotlight
zu bekommen, beziehungsweise ist in Windows Vista bereits voll integriert.
4.2
Im vorausgehenden Kapitel haben wir schon die Lösung schlechthin kennen gelernt. Wozu nun noch extra
Programme zur Informationsverwaltung? Eine Antwort auf die Frage ist die bessere Aggregation der Daten
in logisch zusammengehörende Gruppen, die womöglich auch leichter zu erfassen und zu durchstöbern
sind. Oder es wird eine gewichtete Suche durchgeführt oder es werden assoziative Begriffe bei der Suche
berücksichtigt. Oder die Darstellung der Informationen ist besser. Oder die Möglichkeit der Verknüpfung
der Informationen mit Kontakten und Aufgaben ist möglich. Oder, oder, oder - und genau dieses oder
untersuchen wir jetzt.
4.2.1
Notebook (Mac)
Die Programm-Oberfläche der Software Notebook von der Firma Circus Ponies Software, Inc.27 erinnert an
einen Spiralblock, wie er zum Beispiel bei Studenten für die Mitschrift in Vorlesungen benutzt wird (siehe
Abbildung 18).
Ähnlich wie ein richtiger Spiralblock soll auch dieses Programm Notizen und Aufgaben sammeln. Hilfreich
bei der Organisation ist die Einteilung in Inhaltsverzeichnis, Seiten und Aufzählungen. Zum Wiederfinden
der Informationen gibt es aber noch zahlreiche andere Funktionen: einen automatisch erstellten Index, der
unter anderem unterteilt ist nach Aufgaben, Suchwörtern, Anhängen, Erstellungsdatum und Änderungsdatum, verknüpften Kontakten, Webadressen und so weiter. Des weiteren gibt es eine detaillierte Suchabfrage
mit verschiedenen Filtereinstellungen.
Wie kommen aber die Informationen in das Notebook? Die einfachste Methode ist per Drag and Drop.
Eine weitere wird durch so genannte Clippings bereitgestellt: Über das Kontextmenü in einem anderen
Programm können ausgewählte Inhalte an eine vorher definierte Position in das Notebook importiert wer27 http://www.circusponies.com
Thomas Steglich
30
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4
4.2
Abbildung 18: Screenshot der Software Notebook
den. Es kann sogar eine Vorlesung oder ähnliche akustische Wiedergaben aufgenommen werden und diese
werden automatisch mit der Mitschrift synchronisiert im Notebook abgelegt.
Seit der Version 3.0 der Software sind außerdem noch folgende Funktionen ergänzt worden: Tabellen,
Zeichnungen per Grafiktablett, Notizen zum Inhalt, und vieles mehr. Eine Synchronisierung der NotebookDateien ist über einen Cloud-Service wie zum Beispiel Dropbox auch mit einer iPad-Version des Programms möglich.
4.2.2
Notetaker (Mac)
Notetaker ist das Pendant zu Notebook von der Firma Aquaminds28 . Die Funktionen sind ähnlich und auch
die Optik mit dem Sprialbuch erinnert daran (siehe Abbildung 19). Das Programm bietet eine systemweite
Suche in allen angelegten Notetaker Dokumenten. Die Clipping Funktion wird in anderen Programmen
über das Kontextmenü bereit gestellt.
4.2.3
Omnioutliner (Mac)
Omnioutliner von der Firma Omnigroup29 ist eine klassische Outliner-Software (siehe Abbildung 20). Das
bedeutet, dass man mit ihr hierarchische Aufzählungslisten anlegen kann. Den einzelnen Aufzählungspunkten können Notizen, Bilder und Links hinzugefügt werden. Letztere werden automatisch erkannt, was vor
allem bei Links zu Dokumenten auf dem lokalen Rechner sehr von Vorteil ist. Diese werden einfach per
Drag and Drop der Dokumente erzeugt. In zusätzlichen Spalten können unter anderem einfache Rechenoperationen wie zum Beispiel eine Summenbildung über mehrere Seiten durchgeführt werden.
28 http://www.aquaminds.com/
29 http://www.omnigroup.com/applications/omnioutliner/
Thomas Steglich
31
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4
4.2
Abbildung 19: Screenshot der Software Notetaker mit der Index Seite
Gäbe es nicht schon die GTD® Software aus gleichem Hause namens Omnifocus (siehe Kapitel 3.2.2)
so könnte man auch Omnioutliner als GTD® Software verwenden. In weiteren Spalten können Start- und
Fälligkeitsdatum untergebracht werden, genauso wie der Kontext als vordefiniertes Pulldown-Menü. Eine
Sortierung nach Spalten hilft beim Durchsehen und der Bewertung der Aufgaben.
Omnioutliner ist aber auch ein guter Sammeldienst für Informationen. So gibt es über die Dienste-Funktion,
die in jedem anderen Programm über das Menü erreichbar ist, auch eine Clipping-Dienst. Andere Dokumente können nicht nur als Link integriert werden, sondern auch direkt importiert werden.
Die Omnioutliner-Dokumente können wieder über einen Cloud-Service wie zum Beispiel Dropbox synchronisiert werden und auch mit einer iPad-Version des Programms bearbeitet werden.
4.2.4
Evernote (Mac und Windows)
Evernote von der Firma Evernote Corporation30 ist schon vom System her anders aufgebaut: In einem Programm namens Evernote werden Dokumente, Bilder oder Filme gesammelt oder aber auch Dokumente
erstellt und bearbeitet (Screenshot siehe Abbildung 21). Diese Sammlung wird mit einem Konto31 bei der
Firma Evernote synchronisiert. Das bedeutet, dass auf die Datenbank nach erfolgreichem Login auch online zugegriffen, und dass diese mit mehreren Rechnern synchronisiert werden kann. Das besondere ist,
dass sogar Texte, die in Bildern enthalten sind, mittels Texterkennung indiziert werden. Eine Suche in der
Datenbank kann gespeichert und so als intelligenter Ordner wieder verwendet werden.
Die Informationen können auf unterschiedlichem Weg in die Datenbank gelangen: per Drag and Drop in das
Programm, über ein Clipping-Dienst, der als Lesezeichen in den Browser integriert wird, oder per Email,
die an eine bestimmte persönliche Email-Adresse geschickt und so in die Datenbank aufgenommen wird.
4.2.5
OneNote (Windows)
OneNote von Microsoft ist als ein eigenständiges Programm, oder als Bestandteil der Office Suiten Home
& Student, Ultimate und Enterprise zu bekommen32 . Ziel des Programmes ist, jegliche Art von Informationen zu sammeln und zu strukturieren. Die hierarchische Ordnung beginnt bei Registerkarten, die die
30 http://evernote.com/
31 Dieses Konto und die Software sind in einer Basis-Version kostenlos erhältlich. In der kostenpflichtigen Premium-Version sind
zusätzlich Team-Funktionen enthalten.
32 Allein diese Tatsache herauszufinden hat mich zehn Minuten Recherche gekostet und gelang mir erst durch einen externen Link
auf eine MS Website!
Thomas Steglich
32
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4
4.2
Abbildung 20: Screenshot der Software Omnioutliner Pro
einzelnen Abschnitte bestimmen, und geht über den Abschnitten zugeordneten Seiten hin zu den Notizen auf einer Seite. Diese Notizen können Bilder, Tabellen, Zeichnungen, Handschrift und Screenshots
enthalten. Dabei lassen sich Verbindungen zu Outlooks Aufgaben, Terminen und Emails herstellen. Besonderheit des Programms ist die gute Integration in die Office Suite und das Betriebssystem, eben durch
die oben angesprochenen Möglichkeiten der Links und durch die Kompatibilität der Dokumente: Seiten
können als Word-Dokument gespeichert werden und nach der Integration eines Addons auch als PDF. Es
steht ein systemweiter Druckdienst zur Verfügung, der das, was man in einer anderen Anwendung ausdrucken möchte, direkt an OneNote schickt. Text innerhalb von Bildern, die in OneNote importiert wurden,
kann im Bild erkannt werden und als zu editierender Text an eine beliebige Stelle kopiert werden. Andere
Office-Dokumente können in OneNote importiert werden; leider wird der Inhalt nach einer Änderung nicht
synchronisiert. Auch mit der Synchronisation von Aufgaben, die zwischen OneNote und Outlook hin- und
hergeschickt werden, hatte ich so meine Probleme.
Zusammen mit der systemweiten Suche ist OneNote schon ein mächtiges Werkzeug, das ich jedem WindowsNutzer für die Archivierung von Information nur empfehlen kann. Leider braucht man ein wenig Zeit für
die Einarbeitung, bis man den wahren Wert des Programms erkennen kann. Einen ganz guten Eindruck von
den Möglichkeiten der Software vermitteln ein paar Filme bei YouTube33 und eine Verwendbarkeit für das
GTD® -System führt eine englischsprachige Website34 vor.
Die OneNote-Dokumente lassen sich über den Microsoft-Account oder Skydrive synchronisieren und mit
einer Programmversion für Windows Phone auch auf einem entsprechenden Smartphone bearbeiten.
33 http://www.youtube.com/watch?v=b4KhT1qB2tk
34 http://manage-this.com/onenote-outlook-gtd-system/
Thomas Steglich
33
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4.2
Abbildung 21: Screenshot vom Programm Evernote
Thomas Steglich
34
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5
AUSWIRKUNGEN AUF IHREN E-MAILVERKEHR
Im Kapitel 3 habe ich einige Methoden für die Anwendung des GTD® -Prinzips genannt. Alles neue Ufer, die Sie besuchen können. Vielleicht sagen Sie aber auch, ein alter Hut, weil
Sie eine der Methoden schon anwenden. Ich hoffe, Sie haben dennoch etwas gelernt. Einen
anderen alten Hut verwenden Sie aber auf jeden Fall schon: die klassische E-Mail. Manche
Leute ertrinken regelrecht schon in dem sintflutartigen Regen der Mails, die jeden Tag auf sie
herniedergehen. Stellen Sie sich vor, Sie bekommen jeden Tag 100 E-Mails und müssen die
wichtigen von den unwichtigen trennen, die zu beantwortenden von den Werbe-E-Mails, die
zu archivierenden Newsletter von den kleinen Hallos der letzten Messebekanntschaft. Für viele
bedeutet das entweder jeden Tag mehr als eine Stunde Arbeit, einige gehen sogar so weit, dass
sie E-Mails einfach ignorieren oder nur per Zufall bearbeiten und beantworten. Ich möchte
Sie aus dem Dschungel herausführen und Ihnen Methoden zeigen, wie Sie Ihre E-Mails in
angemessener Zeit bearbeiten und den Überblick bewahren.
5
Auswirkungen auf Ihren E-Mailverkehr
In diesem Kapitel gehe ich zuerst darauf ein, wie sich das GTD® -Prinzip in die Verwaltung Ihrer E-Mails
integrieren lässt. Dann möchte ich Ihnen noch zeigen, wie Sie bei der Verarbeitung von E-Mails Zeit sparen,
und schließlich, damit das Mailen wieder Spaß macht, wie Sie E-Mails verfassen, so dass die elektronischen
Nachrichten auch ihren Zweck erfüllen und Ihnen nützlich sind.
E-Mails mit GTD®
5.1
Das Erfassen der E-Mails geschieht meist automatisch. Im E-Mail-Programm lässt sich eine Zeitspanne einstellen, in der die E-Mails automatisch vom Server geholt werden. Sobald die E-Mails auf Ihrem Computer
lesbar sind, sind sie erfasst. Sie werden die E-Mails durchsehen und dabei entscheiden, worum handelt es
sich bei dieser E-Mail und was ist als nächstes zu tun. Je nach Antwort auf die letzte Frage ist die einzelne
E-Mail zu kennzeichnen oder in einen entsprechenden Sammelbehälter zu geben respektive in eine Liste
aufzunehmen. Welche dieser drei Möglichkeiten anzuwenden ist, hängt von den technischen Voraussetzungen Ihres E-Mail-Kontos und Ihres E-Mail-Programms ab.
5.1.1
IMAP oder POP3
Wir müssen zuerst einmal feststellen, welche Art eines E-Mail-Kontos Sie haben, beziehungsweise mit
welchem Verfahren Sie Ihre E-Mails abrufen. Die beiden unterschiedlichen Methoden sind:
• IMAP
• POP3
IMAP ist eine Abkürzung für Internet Message Access Protocol, und ist eine Methode, E-Mails von
einem Mail-Server abzurufen, wobei aber die Nachrichten auf dem Server bleiben und nur die Nachrichten
abgeholt werden, die tatsächlich benötigt werden. Auch die eigenen E-Mails, die man verfasst und gesendet
hat, werden auf dem Server gesichert. Löscht man allerdings E-Mails lokal, werden diese auch automatisch
auf dem Server gelöscht.
POP3 ist die Abkürzung für Post Office Protocol, und mit diesem Verfahren werden E-Mails von einem
Mail-Server abgeholt und nach dem Abrufen normalerweise sofort oder nach einer zu bestimmenden Zeit
vom Mail-Server gelöscht. Man kann allerdings auch im E-Mail-Client einstellen, dass die E-Mails auf dem
Server nicht gelöscht werden sollen.
Der Vorteil des IMAP-Verfahrens liegt darin, dass die E-Mails von verschiedenen Rechnern aus abgerufen
werden können und dennoch der Zustand der E-Mail-Verwaltung von allen Rechnern aus derselbe ist. Das
Thomas Steglich
35
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5
5.1
E-Mails mit GTD®
liegt daran, dass, sobald eine E-Mail von einem Rechner aus gelesen wird, diese auch auf dem Mail-Server
als gelesen markiert wird. Rufen Sie die E-Mails nun von einem anderen Rechner ab, dann wissen Sie sofort,
welche E-Mails Sie schon gelesen haben, und welche nicht. Wenn beim POP3-Verfahren E-Mails vom
Server abgeholt werden, werden diese auf Ihrem Rechner lokal gespeichert und dort als gelesen markiert
- wenn Sie Ihre E-Mails noch lesen ,. Diese Markierung wird bei POP3 aber nicht wieder auf den MailServer geschrieben. Rufen Sie die E-Mails mit einem anderen Rechner per POP3 ab, dann müssen Sie alle
E-Mails wieder durchgehen, also auch die, die Sie bereits auf dem ersten Rechner gelesen haben. Also das
IMAP Verfahren hat hier schon einmal die Nase vorn, und wenn Sie mehr als einen Rechner haben - und
der Trend geht zum Zweitrechner - dann muss ich Ihnen IMAP wärmstens empfehlen.
Sollten Sie auf einen exchange-Server zugreifen und von diesem Ihre E-Mails abrufen, so kann serverseitig
das eine oder das andere Verfahren erlaubt sein, Standard ist aber IMAP.
5.1.2
Tagging
Eine Methode E-Mails nach dem GTD® -Prinzip zu verwalten, ist das tagging, zu deutsch das Versehen
der Nachricht mit Schlüsselwörtern. Manche von Ihnen kennen die so genannten tags in Thunderbird auch
als Schlagwörter. Den einzelnen E-Mails werden diese Schlagwörter oder tags zugeordnet. Denkbar wären
zum Beispiel die Schlagwörter: bearbeiten, beantworten, warten auf, wieder vorlegen, erledigt. Sie können
natürlich eigene Schlagwörter finden. Im jeweiligen E-Mail-Programm können Sie den Posteingangsordner
nach den jeweiligen Schlagwörtern filtern.
Wie sieht das in der Praxis aus? Sie rufen Ihr E-Mail-Programm auf und sehen im Posteingang jede Menge
ungelesener E-Mails. Diese gehen Sie der Reihe nach durch. Sie ordnen Sie in diesem ersten Schritt nur ein!
Sie tun nichts anderes! Sie beantworten keine und reagieren auch nicht in irgendeiner anderen Form darauf
- außer, dass Sie sich eventuell über die ein oder andere aufregen. Einordnen bedeutet, dass unwichtige
E-Mails gelöscht werden, zu beantwortende E-Mails mit dem Schlüsselwort beantworten markiert werden, und so weiter. Später, nachdem Sie alle E-Mails durchgesehen haben – merken Sie, dass ich hier die
GTD® -Terminologie ganz bewusst gewählt habe – können Sie in einer ruhigen Stunde alle zu beantwortenden E-Mails auch tatsächlich beantworten. Wie Sie das machen können, sage ich Ihnen im Kapitel 5.3.
Vorteil der Tagging-Methode ist, dass Sie E-Mails aus verschiedenen Konten das gleiche Tag geben können,
zum Bespiel beantworten. Wie Sie alle zu beantwortenden E-Mails in einer Liste zusammengefasst sehen
können, hängt ein wenig vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Ein paar Möglichkeiten zeige ich Ihnen
im Folgenden:
Mail in Mac OSX kann die Betriebssystem-internen Tags verwenden, um einzelne Nachrichten zu kennzeichnen. Die Tags können umbenannt werden35 . Eine komfortablere und umfassendere Lösung bietet sich
mit eine Bundle: Mail Tags36 (siehe Abbildung 22). Zusammen mit dem dort ebenfalls erhältlichen Mail
Act On können den E-Mails sehr schnell per Tastaturkürzel entsprechende Tags zugeordnet werden. Egal
ob man die native Lösung oder das Addon einsetzt, es können in beiden Fällen intelligente Ordner über
mehrere E-Mail-Konten hinweg eingerichtet werden. Ein Ordner kann zum Beispiel alle E-Mails enthalten,
denen das Tag beantworten zugeordnet ist. Und diese Ordner aktualisieren sich von selbst. Aha! Merken
Sie, wie viel Zeit Sie sparen können. Mehr dazu aber im Kapitel 5.2.
Wenn Sie MailTags nun zusammen mit einem IMAP-Server benutzen, werden die tags unmittelbar nach der
Zuordnung auf den Mail-Server geschrieben und können so von einem anderen Rechner auf dem ebenfalls
Mail mit MailTags installiert ist, gelesen werden.
In Mail gibt es noch eine nützliche Einstellung: Über das Menü Darstellung ! Nach E-Mail-Verlauf sortieren aktivieren Sie, dass E-Mails mit gleichem oder ähnlichem37 Betreff zusammengefasst werden, auch
dann, wenn sie trotz zeitlicher Sortierung nicht untereinander liegen. Ebenso erscheint vor einer E-Mail in
der Listendarstellung, die Sie beantwortet haben, ein Pfeil, der Sie mit einem Klick direkt zu Ihrer Antwort
bringt.
35 Hierzu
müssen sie einmal vergeben werden und können dann in der Seitenleste überschreiben werden
ist ein kostenpflichtiges Add On und ist auf der Website http://www.indev.ca/MailTags.html erhältlich.
37 Abkürzungen für Weiterleitung oder Antwort wie zum Beispiel Re, AW, Fw, etc. werden ignoriert.
36 Mailtags
Thomas Steglich
36
tseitmanagement.de
5
5.1
E-Mails mit GTD®
Abbildung 22: Die MailTags Einstellungen im MailFenster
Thunderbird Thunderbird ist als OpenSource Lösung immer eine gute Wahl für ein E-Mail-Programm.
Mit der Möglichkeit, zusätzliche Add-Ons in das Programm einzubinden, ist es ein mächtiges Werkzeug,
das den Test Alltagseinsatz voll und ganz besteht. Auch hier gibt es eine Funktion, die E-Mails mit Tags
zu kombinieren. Die einzelnen Tags können mit so genannten Schlagwörtern gekennzeichnet werden. Diese können in den Einstellungen38 angepasst werden. Das Zuweisen der Schlagwörter geschieht über das
Menü oder das Kontextmenü. Nimmt man in die Symbolleiste das Ansicht-Pulldown-Menü durch das Anpassen derselben hinzu, dann können dort eigene Ansichten angelegt werden, um sich sehr schnell zum
Beispiel alle zu beantwortenden E-Mails anzeigen zu lassen. Eine weitere Möglichkeit, um die aufgelisteten E-Mails zu filtern, bekommt man, wenn man über die Schaltfläche mit der Lupe in der Symbolleiste die
Schnellfilterleiste einblendet. Dort kann unter anderem ebenfalls nach Schlagwörtern gefiltert werden.
Leider konnte ich noch nicht herausfinden, wie man Thunderbird dazu bewegt, die Schlagwörter, die auch
in die header der E-Mails geschrieben werden, wieder auf dem IMAP Server zu speichern, so dass sie von
einem anderen Rechner auch gelesen werden können. Das bedeutet, dass das Verfahren momentan nur für
die lokale Verwaltung von E-Mails tauglich ist. Da Thunderbird aber OpenSource-Software ist, kann ich
mir vorstellen, dass eine derartige Funktion relativ bald in die Entwicklung einfließt.
Outlook Auch mit dem meistgenutzten E-Mail-Programm ist es möglich, die Nachrichten mit eigenen
Schlagwörtern zu kennzeichnen; hier heißen sie nur Kategorien. Mit so genannten Suchordnern mit benutzerdefinierten Kriterien können Sie sich alle E-Mails anzeigen lassen, die einer Kategorie angehören.
Die Klassische Methode in Outlook, eine E-Mail für die Bearbeitung zu kennzeichnen, ist, sie zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Dies geschieht über das Kontextmenü oder über entsprechend der Dringlichkeit
(ab Outlook 2007 ausschließlich rot) gefärbte Fähnchen. Mittels intelligenter Ordner lassen sich dann alle gekennzeichneten E-Mails anzeigen. Leider kann man den Kennzeichnungen keine selbst definierten
Namen wie zum Beispiel beantworten oder warten auf zuordnen.
Weder die Kategorien noch die Kennzeichnung zur Nachverfolgung werden wieder zurück auf den IMAP
Server geschrieben39 .
In Outlook können Sie natürlich noch eine Menge mehr an vermeintlichen Helfern für die E-Mailorganisation
einsetzen. Leider sind viele Funktionen überladen und in den meisten Fällen hinderlich und hemmen Ihre
Produktivität. Ich möchte hier nur ein paar wenige herausgreifen und diskutieren:
• Sie können eine E-Mail mit einer Erinnerung zur Beantwortung versehen. Dazu müssen Sie einen
Zeitpunkt eingeben, wann Sie daran erinnert werden wollen. Können Sie zu dem Zeitpunkt, wann Sie
38 Menü: Extras ! Einstellungen ! Ansicht ! Schlagwörter beziehungsweise für OSX Thunderbird ! Einstellungen ! Ansicht
! Schlagwörter
39 getestet mit Outlook 2003; die Version 2007 stand leider nicht zur Verfügung
Thomas Steglich
37
tseitmanagement.de
5
5.2
Mit E-Mails Zeit sparen
diese Einstellung machen, schon absehen, dass Sie zu dem Zeitpunkt der Erinnerung auch tatsächlich
Zeit dafür haben, diese E-Mail zu beantworten? Gut nehmen wir einmal an, das ist so. Um Ihr
Gedächtnis zu entlasten, müssten Sie diesen Termin dann aber auch in Ihren Terminkalender eingeben. Egal ob Sie das tatsächlich tun oder nicht, die Zeit ist erst einmal (wahrscheinlich nur in Ihrem
Kopf) verplant und nicht mehr frei für wichtigere Dinge. Wenn Sie aber dann keine Zeit haben, wenn
die Meldung Sie daran erinnert, die E-Mail zu bearbeiten, haben Sie sich selbst einen Stressfaktor
aufgebürdet. Schlimmstenfalls werden Sie die Erinnerung reaktivieren und Sie werden in einer Stunde wieder erinnert: Schon wieder Stress und Ablenkung. Fazit: gehen Sie sparsam mit Erinnerungen
um.
Nebenbei: Es gibt eine Einsatzmöglichkeit von Erinnerungen, die wirklich sinnvoll ist: Sie lassen
sich eine gewisse Zeit vor einem festen Termin an diesen erinnern, um sich auf diesen vorzubereiten
beziehungsweise dorthin zu gelangen.
• Sie können aus einer E-Mail eine Aufgabe machen. Damit befindet sich die E-Mail zwei Mal in einer
Liste, die durchzusehen ist: in Ihrer Aufgabenliste und im E-Mail-Programm bei den zu beantwortenden E-Mails. In Brüssel versucht man gerade Bürokratie abzubauen. Gehen Sie mit gutem Beispiel
voran und machen Sie sich nicht unnötige Arbeit.
5.1.3
Ordner als Sammelbehälter
Für die Umsetzung dieser Methode richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm zum Beispiel folgende zusätzliche Ordner ein, die Sie wie folgt benennen: beantworten, warten auf und erledigt. Kommen E-Mails in
Ihrem Posteingang an, sehen Sie ihn durch und verteilen die E-Mails je nachdem, was Sie damit machen
möchten, auf die entsprechenden Ordner. Der Vorteil: Ihr Posteingangsordner ist leer und das ist schon einmal ein gutes Gefühl. Nun müssen Sie die Ordner beantworten und warten auf nur noch von Zeit zu Zeit
durchsehen, und wenn sich eine E-Mail erledigt hat, verschieben Sie diese in den Ordner erledigt.
Bei einem POP3-E-Mail-Account richten Sie die Ordner als lokale Ordner innerhalb Ihres E-Mail-Programms
ein. Etwas diffiziler wird es bei einem IMAP-Account: Hier muss geprüft werden, ob Ihr E-Mail-Provider
es zulässt, dass Sie diese Ordner quasi schon auf dem Server unter Ihrem Account einrichten dürfen. In
vielen Fällen ist das heute schon die Praxis. In Ihrem E-Mail-Programm müssen Sie also die Ordner beantworten, warten auf und erledigt als entfernte Ordner und nicht als lokale Ordner einrichten. Das hat dann
natürlich den Vorteil, dass wenn Sie eine E-Mail in einen Ordner verschieben, dies auch auf dem IMAPServer geschieht und Sie online über den Webmailer in einem Browser oder von einem anderen Rechner
aus immer auf die gleiche Struktur zugreifen.
5.1.4
Webmail
Wie sieht das bei so genannten Webmail-Accounts aus wie zum Beispiel Googlemail und Webmail. Bei
Googlemail kann unter den Einstellungen das IMAP Protokoll aktiviert werden und es werden dort auch
die Einstellungen für diverse E-Mail-Programme erklärt. Web.de bietet auch das E-Mail-Protokoll an, allerdings nur im Rahmen des Web.de Clubs, welcher kostenpflichtig ist. Für die momentan 15 EUR im Quartal
bekommt man außer IMAP noch andere Dienste wie zum Beispiel SMS, MMS und Fax hinzu.
5.2
Macht es bei Ihnen auch immer wieder einmal Ping? Schon wieder eine neue E-Mail eingetroffen? Mal
ehrlich, was bringt Ihnen diese Information? Sie sind mitten in einer Arbeit und werden herausgerissen,
weil Sie nachsehen müssen, ob die E-Mail wahnsinnig wichtig ist und sofort beantwortet werden muss.
Mitnichten.
Zunächst einmal ist die Regelantwortzeit bei E-Mails 24 Stunden. Ja da steht wirklich Stunden. Also
binnen eines Tages sollte eine E-Mail beantwortet werden. Natürlich gibt es auch Gegenbeispiele. Dann
sind dies aber meist telefonisch angekündigte E-Mails, die schnell bearbeitet werden müssen. Leider wird
die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen oft auch als Quasi-Messenger missbraucht. Ist dies der Fall,
Thomas Steglich
38
tseitmanagement.de
5
5.2
dann werden zwei Kommunikationsformen vermengt, was den Workflow eindeutig hemmt. Nehmen wir
einmal diese Spezialfälle außen vor, dann bestimmen Sie, wann Sie Ihre E-Mails beantworten. Also schalten
Sie bitte das Ping aus. Wenn Sie schon dabei sind, deaktivieren Sie auch gleich alle optischen Aktionen, die
Sie auf eine neue eintreffende E-Mail aufmerksam machen. Um Ihre Post abzuholen, gehen Sie einmal am
Tag, meist nachdem der Postbote da war, zum Briefkasten. Ebenso ist es vollkommen in Ordnung, wenn
Sie nur einmal am Tag Ihre E-Mails abrufen. Sie können es natürlich öfter tun, aber Sie bestimmen den
Zeitpunkt, denn schließlich:
Ihr Computer ist für Sie da und soll Ihnen die Arbeit erleichtern und nicht umgekehrt – Sie sind
nicht für Ihren Computer da.
In der Praxis vergrößern Sie einfach das Intervall, in dem Ihr E-Mail-Client (Mail, Thunderbird, etc.) automatisch die Nachrichten vom Server abholt. Am besten bestimmen Sie selbst den Zeitpunkt, an dem Sie
Zeit haben, zum (E-Mail-)Postkasten zu gehen (Abbildung 23).
Abbildung 23: Einstellung im E-Mail-Programm
Wenn Sie Ihre E-Mails abgeholt haben, sehen Sie sie mit der in Kapitel 5.1 beschriebenen Methode durch.
Wann bearbeiten und beantworten Sie Ihre E-Mails? Manche Zeitmanagement-Gurus raten zur Blockbildung. Das bedeutet, Sie sollen E-Mails mit einer ähnlichen Bearbeitung zusammenfassen und nacheinander
in einem (Zeit-) Block bearbeiten. Das Problem dabei ist aber, dass diese Blöcke mitunter recht groß werden können, und das schreckt ab, diese Arbeit überhaupt anzugehen. Außerdem bedeutet es, Sie brauchen
einen entsprechenden zeitlich zusammenhängenden Bereich innerhalb eines Tages immer wieder in Ihrem
Terminkalender. Diese Bereiche sind selten und sollten von einer Arbeit belegt werden, die sich nicht so
leicht in kleinere Aufgaben zerlegen lässt. Einzelne E-Mails können Sie immer wieder zwischendurch beantworten, vorausgesetzt Sie schauen dann auch immer wieder in die Liste der zu bearbeitenden E-Mails in
Ihrem E-Mail-Programm.
Die Effektivität Ihrer Arbeit wird dadurch bestimmt, wann und wie oft Sie welche Ihrer Listen
durchsehen.
Sollten Sie es vereinzelt mit Leuten zu tun haben, die der Meinung sind, dass deren E-Mails sofort innerhalb
kürzester Zeit beantwortet werden müssten, so müssen Sie diese Leute dahingehend erziehen, dass sie das
richtige Medium für die entsprechende Reaktionszeiten verwenden. Eine entsprechende Aufstellung finden
Sie in Tabelle 1
Antwortzeit
sofort, unmittelbar
binnen 24 Stunden
innerhalb von 2 Tagen
länger als 2 Tage
Medium
Telefonat, SMS, Chat, Messenger
E-Mail
Post-Brief
Paktete, Postkutsche, Brieftaube, etc.
Tabelle 1: Antwortzeiten auf Medien
Anfragen, Informationsweiterleitung und teilweise die Dokumentation von großen Projekten werden oft in
E-Mails ausgelagert. Dabei ist aber nicht sichergestellt, dass bei jedem Projektmitglied diese Informationen
gleichermaßen verwaltet werden und darauf zurück gegriffen werden kann. In einem solchen Fall empfiehlt
es sich, die Projektdokumentation in eine Projektverwaltung auszulagern. Dort werden alle Vorgänge zu
diesem Projekt erfasst. Änderungen werden den Projekt-Teilnehmern per E-Mail zugesandt. Aber neue
Eingaben und das Abrufen der Informationen geschieht über die Schnittstelle der Projekt-Verwaltung. Die
Thomas Steglich
39
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5
5.3
E-Mails verfassen
E-Mails dienen lediglich der Information, dass sich etwas geändert hat. Beispiele für derartige ProjektVerwaltungen sind: Mantis40 , PHP Project41 und Basecamp42
Einen wichtigen Aspekt, um die Geschwindigkeit beim Schreiben der E-Mail ist ein rein physischer: die
Geschwindigkeit, mit der Sie den Text über die Tastatur eingeben können. Jemanden, der sehr schnell mit
dem Zehnfinger-System Text über die Tastatur eingeben kann, dem fällt es naturgemäß leichter, E-Mails zu
beantworten, als jemanden, der mit dem Adler-Pärchen-Suchsystem nur sehr langsam Texte verfassen kann.
Die Lösung für dieses Problem ist: Lernen Sie, schneller mit dem Rechner zu schreiben; und das ist leichter
als es momentan für Sie erscheint. Es gibt gute online Kurse43 , Lernsoftware44 und Kurse mit Trainer45 .
Wenden Sie die relativ kurze Zeit auf, und Sie bekommen den Aufwand dafür mit viel Zeit entschädigt, die
Sie sich in Zukunft sparen. Nicht zuletzt macht Ihnen die Arbeit am Computer, oder in unserem speziellen
Fall das Beantworten der E-Mails mehr Spaß.
5.3
E-Mails verfassen
Im vorausgegangenen Kapitel haben wir schon einen großen Schritt gemacht, so dass E-Mails wieder mehr
Spaß machen. Jetzt sollen sie zur wahren Freude werden. Dabei helfen ein paar kleine Regeln, die es beim
Verfassen von E-Mails zu beachten gilt:
1. In der Kürze liegt die Würze.
Fassen Sie sich kurz. Je kürzer Ihre E-Mail ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie gelesen wird
und auch schnell beantwortet wird. Außerdem geben Sie Ihrem Empfänger einen Freibrief, ebenfalls kurze E-Mails zu schreiben. Anhänger der Website http://five.sentenc.es behaupten
sogar, dass es machbar ist, jede E-Mail in fünf oder weniger kurzen Sätzen zu formulieren.
2. Gewöhnen Sie sich einen höflichen Schreibstil an.
So wie du mir, so ich dir auch. So oder so ähnlich sollten Sie an die Beantwortung der E-Mails
herangehen. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, übernehmen Sie die Anrede. Sollte Ihnen diese
Anrede nicht passen, so verwenden Sie Ihre eigene Standardanrede, aber eine Anrede sollte schon
sein. Ebenso wie eine Grußformel und Ihr Name am Ende.
Einen höflichen Schreibstil bekommen Sie ganz einfach, indem Sie Ihre positive Grundeinstellung
hinterfragen. Ein gutes probates Mittel ist: schauen Sie in einen Spiegel und beurteilen Sie Ihre Mundwinkel. Bemühen Sie sich um eine positive Einstellung und sie wird sich auf Ihren Text auswirken.
Positiv formulierte E-Mails werden besser und schneller beantwortet. Der Empfänger schreibt positiver zurück und das hebt wieder Ihre Stimmung.
3. Schreiben Sie empfängerorientiert.
Stellen Sie Fragen, die eine klare Antwort fordern. Geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit zum
Handeln. Setzen Sie ihn nicht unnötig unter Druck. Vermeiden Sie Abkürzungen, die der Empfänger
eventuell nicht kennt. Kennzeichnen Sie Ihre Absätze mit den einleitenden Worten ToDo, Bitte um
Antwort oder Zur Info. Dann weiß der Empfänger genau, wie er die Information einzuordnen hat, und
welche Reaktion von ihm gefordert ist.
4. Formatieren Sie Ihre E-Mail übersichtlich.
E-Mails können grundsätzlich in zwei verschiedenen Formaten verfasst werden: So genannter Plain
Text, dabei handelt es sich um nicht formatierten Text, und HTML, der Formatierungen aber auch
Funktionen wie Links oder gar andere Medien wie zum Beispiel Bilder enthalten kann. Mit welcher
40 http://www.mantisbt.org/
41 http://www.phprojekt.com/
42 http://www.basecamphq.com/
43 http://schreibtrainer.istleicht.de/ ist aufgrund der Tastaturbelegung eher etwas für PC-Nutzer, http://
www.schreibtrainer-online.de/DE/ ist auch etwas für Mac Nutzer
44 aTypeTrainer4Mac lässt sich unter dieser Adresse http://homepage.mac.com/typetrainer4mac/Menu1.html
kostenlos herunter laden. Programme für Windows gibt es zu Hauf im Internet.
45 Es gibt sehr viele praktische Kurse. Einen greife ich stellvertretend heraus: 10 Finger Tast-Schreiben in der PC Schule mobil,
Web: http://www.pcschulemobil.de/kursinhalte.php?kursgruppe=tip
Thomas Steglich
40
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5
5.3
E-Mails verfassen
Methode Sie Ihre E-Mail erstellen, hängt von den Optionen Ihres E-Mail-Programms ab. Dort besteht
oft auch die Einstell-Möglichkeit, dass beim Beantworten von E-Mails die Methode des Absenders
der E-Mail, die Sie beantworten, automatisch übernommen wird.
Die Strukturierung im Plaintext übernehmen die Leerzeilen, die zum Beispiel zwischen Anrede und
Text, oder zwischen Text und Grußformel und zwischen Grußformel und Signatur platziert werden.
Natürlich gliedern Sie Ihre Absätze auch durch Leerzeilen zwischen den Absätzen.
Im HTML-Text können Sie zusätzlich so genannte Schlüsselwörter im Text fett darstellen, damit
die Information schneller erfasst werden kann. Aber übertreiben Sie es nicht, denn sonst geht die
Wirkung verloren. Die Verwendung von Großbuchstaben für ganze Wörter wird im Web als Schreien
empfunden und ist bei einer höflichen E-Mail nicht zu empfehlen. Bei langen HTML-E-Mails können
Sie eine kurze Inhaltsangabe voranstellen, deren Punkte per Link auf entsprechende Ankerpunkte im
Text verweisen. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht haben, so macht sich bei langen Nachrichten eine
kurze Zusammenfassung am Anfang immer ganz gut. Denken Sie daran, wie Sie die E-Mails, die Sie
bekommen, beurteilen, erfassen und einordnen.
5. Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile
Vergessen Sie bitte auf keinen Fall einen Text die Betreffzeile einzugeben. Oft landen E-Mails ohne
Betreff-Zeile in automatischen SPAM-Filtern46 . Das Ergebnis ist, dass Ihre E-Mail überhaupt nicht
ankommt. Schlimmsten Falls wird Ihre E-Mail-Adresse auf eine Black-List gesetzt und keine Ihrer
E-Mails, auch die mit Betreff-Zeile, werden in Zukunft korrekt zugestellt. In einer kurzen Betreffzeile
sollte das Projekt oder der Vorgang genannt werden und / oder eine Versionsnummer beziehungsweise
eine Angabe zu einem Schreiben, zu einer E-Mail, auf die sich Ihre Antwort bezieht.
6. Zitieren Sie vorausgegangene E-Mails nicht zu umfangreich
Viele E-Mail-Programme bieten die Einstellungsmöglichkeit an, dass automatisch beim Beantworten
einer E-Mail der Text der zu beantwortenden E-Mail der eigenen Nachricht hinzugefügt wird. Dies
kann von Vorteil sein, wenn der Empfänger keine automatische Verknüpfung von gesendeten und
empfangenen E-Mails bezüglich der ähnlichen Betreffzeilen hat. Wichtig für die besser Übersicht
ist, dass der zitierte Text durch Einrückung oder einen Balken markiert wird. Meist steht der Text
auch unter der eigenen Nachricht, also unter der eigenen Signatur. Wenn sich Ihre Antwort nur auf
einen Teil der E-Mail bezieht, so zitieren Sie bitte auch nur diesen Teil. Alles, was dazu beiträgt,
dass Ihre E-Mail schneller erfasst und beurteilt werden kann, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass
Sie beantwortet wird, und wie schnell sie beantwortet wird. Sollten die E-Mails bezüglich desselben
Betreffs mehrmals hin und her gehen, dann zitieren Sie bitte nur die eine vorausgegangene E-Mail.
7. Impressum ist Pflicht!
Seit dem 1. Januar 2007 gilt auch laut Telemediengesetz für geschäftliche E-Mails eine Impressumpflicht. Das bedeutet, dass der Empfänger einer E-Mail aus ihr folgende Informationen herauslesen
können muss:
• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• Website (falls vorhanden)
• korrekte Firmenbezeichnung
• Eintragung im Handelsregister
• Umsatz-Steuer-ID (wenn nicht vorhanden dann die Steuernummer)
Im Prinzip sind es die gleichen Angaben, die auch auf einem Geschäftsbrief hinterlegt sein müssen.
Oft können diese Angaben als so genannte Standard Signatur in Ihrem E-Mail-Client eingestellt
werden.
46 Wissen Sie woher der Begriff SPAM kommt? Die interessante und amüsante Erklärung dazu finden Sie bei Wikipedia unter
folgender Adresse: http://de.wikipedia.org/wiki/Spam
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
5
5.3
E-Mails verfassen
8. Warum sollten Sie einen Disclaimer in Ihrer E-Mail verwenden?
Unter einem Disclaimer in E-Mails versteht man ein paar Zeilen Text am Ende der E-Mail, die auf
rechtliche Fakten hinweisen sollen. Die ursprüngliche Motivation dafür war, dass E-Mails, die an den
falschen Adressaten geschickt wurden, von diesem zu löschen sind. Dazu wurde der falsche Adressat
in dem Disclaimer aufgefordert. Leider ist dies rechtlich unwirksam, weil die Voraussetzung für die
verbindliche Aufforderung ein Vertrag sein müsste, zu dem vorher der Adressat bereits zugestimmt
hat. Technisch ist dies aber nicht möglich. Die Folge ist, dass Sie den Disclaimer mit der Aufforderung zur Löschung weg lassen sollten. Ein anderer interessanter Inhalt für den Disclaimer ist die
eindeutige Ablehnung des Senders gegen die Veröffentlichung der E-Mail durch den Empfänger.
Prinzipiell wäre diese Veröffentlichung auch ohne den entsprechenden Disclaimer eine Verletzung
des Persönlichkeitsrechtes. Es gibt aber Situationen, da überwiegen andere Rechte das Persönlichkeitsrecht, und diese Fälle könnten durch einen geeigneten Text im Disclaimer vermieden werden.47
9. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden noch einmal durch.
Eine E-Mail besteht aus einem Text, der in der Regel lange Zeit in dem Posteingang des Empfängers
bleibt, und dort immer wieder nachzulesen ist. Die Wertigkeit einer E-Mail ist diesbezüglich gleichzusetzen mit einem Brief48 . Um so schwerer wiegt es, wenn zum Beispiel in Ihrer E-Mail Rechtschreibfehler vorkommen, holperiger Text zu lesen ist, oder aus Unachtsamkeit eventuell sogar sachlich falsch ist. Wenn Sie Ihre E-Mail vor dem versenden noch einmal durchlesen, können Sie solche
Fehler vermeiden.
Stellenweise hört sich das nach einer ganzen Menge Schreibarbeit an. Nicht unbedingt, wenn Sie den ersten
Punkt berücksichtigen. Manchmal kommt man aber um ein paar Worte mehr nicht herum, vor allem dann,
wenn es auch darum geht, den Empfänger der E-Mail die Möglichkeit zu geben, Sie etwas besser kennen zu
lernen. Bei einem persönlichen Gespräch kann Ihr Gegenüber sehr viel ganz automatisch aus Ihren Gesten
und Ihrer Mimik herauslesen. Dieser Aspekt kann bei einer E-Mail nur durch etwas mehr aussagekräftigeren
Text wett gemacht werden.
Damit Sie aber keinen Krampf in den Fingern bekommen, gibt es auch hierfür ein interessantes Werkzeug
zum Beispiel für den Mac: Textexpander von der Firma Smile on my Mac49 (Sceenshot in Abbildung 24).
Das Programm macht im Prinzip nichts anderes, als dass es vorher definierte, kurze Wörter automatisch
durch einen Inhalt ersetzt. Zum Beispiel geben Sie per Tastatur mfg ein und ohne weiteres Zutun werden
diese drei Buchstaben durch mit freundlichen Grüßen ersetzt. Und diese Funktion steht systemweit zur
Verfügung. Sie können sich beliebig viele solcher Textersetzungen selbst frei definieren und darin sogar
Bilder und Formatierungen verwenden. Interessanter Weise zählt das Programm auch, wie viel Zeit Sie
sich durch diese Automatismen insgesamt sparen: Sie werden erstaunt sein. Und schon schreibt sich eine
E-Mail den Anforderungen oben gemäß fast von alleine.
47 Quelle:
http://jens.familie-ferner.de/archives/236-Sinnvoller-E-Mail-Disclaimer.html
gesehen gibt es dort sicher unterschiede.
49 http://www.smileonmymac.com/textexpander/
48 Rechtlich
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5.3
E-Mails verfassen
Abbildung 24: Screenshot von Textexpander
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6
GTD® IM TEAM
Wissen Sie was Team bedeutet? Team ist die Abkürzung für Toll ein anderer machts. Kennen
Sie das? 20 % der Leute im Team erledigen 80 % der Arbeit – wieder eine Anwendung des
Pareto Prinzips. Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie gehören natürlich zu den 20 % der Leute
und wollen mehr Gerechtigkeit.
6
GTD® im Team
Um zu einer gerechteren Arbeitsverteilung im Team zu kommen, fangen wir zunächst einmal bei Ihnen
selbst an. Wann haben Sie das letzte Mal Nein gesagt? Stellen Sie sich doch einmal die folgenden Fragen:
• Wann sind Sie für andere ansprechbar?
• Wie lange sind Sie für andere ansprechbar?
Wenn Ihre Antwort immer lautet, frage ich Sie, wann Sie eigentlich arbeiten. Setzen Sie sich besprechungsfreie Zeiten ohne Telefon und mit geschlossener Bürotüre. Effektiver lassen sich solche Blöcke im Team
durchsetzen, wenn es dort einheitliche besprechungsfreie Zeiten gibt, aber auch vielleicht besprechungsintensive Zeiten oder eben ein regelmäßges Jour Fixe50 .
Sie können also zu der Person, die gerade ein Anliegen an Sie heran trägt nein sagen, weil Sie gerade keine
Zeit haben, oder weil Sie vielleicht der falsche Ansprechpartner sind. Fragen Sie sich doch bitte einmal
folgendes:
• Wer ist das, der da gerade mit einem Anliegen auf Sie zukommt?
• Was ist das für ein Anliegen?
Gibt es am Ende gar jemanden in Ihrem Team, der besser für die Erledigung der Aufgabe geeignet ist, oder
zu dessen Aufgaben-Gebiet das Anliegen gehört? Wie so oft ist es besser, vorher ein wenig nachzudenken
und zu analysieren, bevor man in Aktion tritt beziehungsweise in Aktion treten lässt. Schließlich sind wir
jetzt bei der Kunst zu delegieren. Sie werden sich fragen: Kunst? Ja Kunst, denn wenn die delegierte Aufgabe nicht, oder nur teilweise oder schlecht erledigt wird, hängen Sie mit drin, denn die Angelegenheit ging
über Ihren Schreibtisch. Also, wenn eine Aufgabe delegiert wird, dann müssen mit dem Ausführenden der
Aufgabe folgende Dinge geklärt sein:
• Wer ist ab sofort zuständig? Meist der, dem Sie die Aufgabe anvertrauen.
• Was ist das Ergebnis der Aufgabe?
• Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden?
Sollten ein oder mehrere dieser Fragen bei der Übergabe nicht geklärt werden, ist das Delegieren unfair
gestaltet und das Ergebnis ist von vorne herein in Frage gestellt.
Eine besondere Form, Aufgaben zu delegieren, ist das so genannte outsourcing. Dabei werden Aufgaben an
nicht Team-Mitglieder vergeben. Neben den oben bereits genannten Kriterien muss hier noch der Vertrag
geklärt werden, der hier zu Stande kommt. Auf der einen Seite definieren Sie, welche Leistung Sie erwarten,
und auf der anderen Seite klären Sie das Honorar, das Sie für die Leistung zu bezahlen haben. Ohne die
beiden Punkte kann es zu bösen Überraschungen kommen.
In einem Team können bestimmte Verhaltensregeln die Produktivität erhöhen. Dazu gehört zum Beispiel die
Vereinbarung, welche Informationen wie kommuniziert werden. Was sollte am Telefon besprochen werden?
Welche Informationen gehören in eine E-Mail? Gibt es eine Projekt-Verwaltung (siehe dazu auch Kapitel
5.2) und wie werden dort welche Informationen vom wem abgelegt? Das sind alles Fragestellungen, die im
Team besprochen werden und einheitlich gelöst und durchgeführt werden sollten.
50 Wussten Sie, dass der Begriff Jour Fixe in der französischen Sprache unter dieser Bedeutung gar nicht verwendet wird sondern
mit Stichtag zu übersetzen ist?
Thomas Steglich
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6
GTD® IM TEAM
A pro pos Besprechungen: Gewöhnen Sie sich an, bei Besprechungen – im kleinen oder im großen Rahmen
– Notizen zu machen und diese in Ihr Archiv-System aufzunehmen. Das verhindert lästiges Nachfragen
und schon wieder ist ein wenig Zeit gespart. Ich verwende gerne für diese Mitschriften ein Mindmap (mehr
über Mindmapping erfahren Sie im Kapitel 3.3).
Besprechungen an sich sind nicht selten unproduktiv. Woran liegt das? Bei einer Besprechung sollte im
Vorfeld schon das Ziel der Besprechung, meist eine mehr oder weniger kollektive Entscheidung, festgelegt
werden. Nichts ist schlimmer als eine Besprechung, die ohne Ergebnis zu Ende geht. Vermeiden Sie, sofern
es sich einrichten lässt, solche Meetings. Ebenso sollte die Dauer der Besprechung vor der Besprechung
festgelegt werden. Je besser die Teilnehmer sich auf die Besprechung vorbereiten, desto kürzer wird die
Besprechung. Setzen Sie für die Besprechung nur einen kurzen Zeitraum an, werden die Teilnehmer gezwungen sich besser vorzubereiten, wenn Sie ein Ergebnis in der Besprechung erreichen wollen. Besser als
eine kurze Besprechung ist gar keine Besprechung: Brauchen Sie zur Lösung eines Problems tatsächlich
eine Besprechung. Das bedeutet nicht, dass Sie keine Besprechungen mehr haben sollen, sondern dass Sie
die Notwendigkeit und Bedeutung von Besprechungen entsprechend ihres Zeitanspruchs entsprechend bewerten.
Thomas Steglich
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7
ZEITERFASSUNG
Können wir die Zeit überhaupt erfassen? Mal abgesehen davon, dass wir uns die Zeit überhaupt
nicht vorstellen können, also als solche mit unseren bescheidenen Mitteln weder erfassen noch
begreifen können. Seit 1882 gibt es ein erstes Patent von TAG Heuer® für einen Stoppuhrmechanismus. Damit kann man die Zeit also ganz objektiv erfassen, aber empfinden wir dies
auch subjektiv so. Woher kommt die Redensart jetzt ist die Zeit aber wieder schnell vergangen.
Stimmt die Stoppuhr doch nicht. Für unsere Wahrnehmung jedenfalls nicht.
7
Zeiterfassung
Sie werden sich fragen, was sucht die Zeiterfassung in einer Umgebung der Optimierung Ihrer Aufgabenverwaltung und -umsetzung? Nun ich möchte ja nicht nur einfach die Sekunden zählen, sondern die Minuten,
die Sie für bestimmte Dinge in Ihrem Tagesablauf benötigen. Keine Angst, die Stechuhr wird damit nicht
eingeführt. Vielmehr möchte ich Ihnen zeigen, wann Sie wie produktiv arbeiten können.
Beginnen wir damit, dass Sie für einen besser zwei repräsentative Tage aufschreiben, was Sie wann gemacht
haben. Wenn Sie viel Zeit am Computer verbringen, dann gibt es hierfür ganz praktische Werkzeuge.
Rescuetime ist ein System aus einem Programm, das Sie auf Ihrem Rechner installieren und einer Website51 , die die automatisch erfassten Tätigkeiten auswertet. Sie installieren das Programm, das es für Mac
OSX und für Windows gibt, starten es und auf der Website von Rescuetime, wo Sie sich kostenlos anmelden können, sehen Sie schon nach einer Stunde, was Sie so alles an Ihrem Rechner gemacht haben. Das
bedeutet, dass dort aufgelistet wird, welches Programm Sie wie lange benutzt haben. Wenn nun Ihre Tätigkeiten an verschiedene Programme gebunden ist, dann können Sie so einen ganz guten Überblick über Ihre
Tätigkeiten bekommen, wie Sie zum Beispiel in Abbildung 25 sehen können.
Abbildung 25: Ausschnitt aus der Browserdarstellung von Rescuetime
51 Auf der Website http://www.rescuetime.com können Sie die Programme herunterladen, sich registrieren und anschließend Ihre Auswertung betrachten.
Thomas Steglich
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7
ZEITERFASSUNG
Mite ist ebenfalls eine Browser-gestützte Zeiterfassung, die über die Website bemite.de52 erreichbar ist.
Dort kann ein Account angelegt werden, der für 30 Tage getestet werden kann. Danach kostet ein Account
pro Person und Monat 5 C. Einen Screenshot sehen Sie in der Abbildung 26. Mit der Anwendung können
sehr einfach Kunden, Projekte und Aufgaben angelegt und verwaltet werden. Die aufgewendeten Zeiten
lassen sich manuell oder per Stoppuhr erfassen. Die Daten können dann sehr anschaulich als Berichte
ausgewertet werden. Da sich unter einem Account mehrere Benutzer anlegen lassen, kann das System auch
für Team-Auswertung eingesetzt werden. Täglich wird auf den Servern ein Backup angelegt, aber auch
der Benutzer kann manuell ein Backup als XML Datei auf seinem lokalen Rechner speichern. Die Zeiten
können als Excel- oder CSV-Tabelle nach verschiedenen Kriterien gefiltert exportiert werden.
Abbildung 26: Screenshot des Browserinhalts von Mite
Alternative Lösungen für die Zeiterfassung sind zum Beispiel https://www.toggl.com oder
http://www.paymo.biz. Beides sind Online-Tools wie Mite (siehe Seite 47), bieten aber auch entsprechende Apps für Smartphones an. Sie sind Team-fähig und besitzen die Möglichkeit, auf der Basis der
gesammelten Daten Rechnungen zu erstellen. Toggl besticht etwas mehr durch sein einfaches Hnadling
und übersichtliches Interface, Paymo bietet etwas mehr Funktionen hinsichtlich der Auswertung und bei
der Erstellung der Rechnungen. Bei Paymo ist der Basis-Account kostenlos, die Toggle-Accunts starten bei
5 Euro monatlich.
Was machen wir nun mit der ganzen erfassten Zeit? Nun muss ich noch einmal das Pareto Prinzip
anführen: In 20 % Ihrer Zeit erledigen Sie 80 % Ihrer Aufgaben. Damit möchte ich nun nicht sagen, lassen
Sie die restlichen 20 % der Aufgaben unerledigt. Nein, aber vielleicht können Sie Rückschlüsse daraus ziehen, warum und wann Sie so produktiv sind, und wenden die Ergebnisse dann auf die restlichen 20 % der
Aufgaben an. Vielleicht finden Sie heraus, dass Sie zwischen 7:00 und 9:00 Uhr morgens am besten größere Blöcke mit einzelnen länger andauernden Aufgaben erledigen können, anstatt dass Sie diese zwischen
16:30 und 18:30 Uhr erledigen könnten, weil zu diesem Zeitpunkt eine Menge Telefonate Ihren Arbeitsfluss
stören.
Ein zweiter Effekt tritt ein: Sie merken, wie viele überflüssige Dinge Sie jeden Tag scheinbar erledigen.
Kürzen Sie, setzen Sie den Rotstift an und lassen Sie die Dinge sein, die Sie nicht weiter bringen. Ein
klassisches Beispiel hierfür ist die Informationsaufnahme. Viel Zeit des Tages wird für das Lesen von
Informationen verwendet, die Sie nie brauchen werden.
52 http://bemite.de/
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
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ZEITERFASSUNG
Ein Tipp, der Sie um einiges weiter bringt: Schreiben Sie auf einen Zettel, den Sie in der Nähe Ihres
Arbeitsplatzes anbringen, oder auf Ihren Bildschirm-Hintergrund die folgenden beiden Sätze:
Bin ich produktiv oder nur aktiv?
Erfinde ich Dinge, um wichtige Dinge zu vermeiden?
Teilen Sie sich Ihre Zeit sinnvoll ein. Verwenden Sie wieder mehr Zeit für Sport und Familie. Die dadurch
gewonnene Energie können Sie dann um so wirkungsvoller auch für Ihre anderen Projekte einsetzen.
Thomas Steglich
48
tseitmanagement.de
8
8
FAZIT
Fazit
Sie haben viele Möglichkeiten für die Anwendung der GTD® -Methode kennen gelernt. Es kommt nun darauf an, dass Sie die für sich geeignetste herausfinden, zu ihr Vertrauen haben und sie erfolgreich anwenden.
Die Intensität der Anwendung wird von Zeit zu Zeit unterschiedlich sein und meist dann, wenn es wieder
optimal läuft und Sie den Kopf frei haben, werden Sie nachlässiger. Das macht nichts. Denn es wird auch
wieder die Zeit kommen, in der Sie sich besinnen und auf den Zug wieder aufspringen. Nur diesmal wird
es leichter sein, weil Sie schon wissen wohin der Zug fährt und welche Fahrkarte Sie lösen müssen.
Zur Motivation empfehle ich noch das zweite Buch von David Allen [2]. Das Buch ist als Ergänzung zum
ersten zu sehen. In ihm legt David Allen vor allem dar, warum die GTD®- Methode so erfolgreich ist, auf
welcher Basis Sie Aufgaben bewerten und einteilen können, und wie Sie sich selbst motivieren können.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und Anwendung und würde mich freuen,
von Ihren hoffentlich positiven Ergebnissen zu hören.
Ihr Thomas Steglich
Thomas Steglich
49
tseitmanagement.de
LITERATUR
LITERATUR
Literatur
[1] Wie ich Dinge geregelt kriege - Selbstmanagement für den Alltag“, David Allan, Piper Verlag
”
München, 2006, 4. Auflage
[2] So kriege ich alles in den Griff - Selbstmanagement im Alltag“, David Allen, Piper Verlag
”
München, Mai 2008, 1. Auflage
[3] Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook“, Lothar Seiwert, Holger Wöltje, Christian Ober”
mayr, Microsoft Press
[4] The David Allen Company, http://www.davidco.com/
[5] Mac Professionell - für Freiberufler und Selbständige, Innovativ und effizeint arbeiten - dank der
Erfolgstools von Apple, Hans Dorsch, Smart Books Publishing AG, 2005 1. Auflage
[6] Die 4-Stunden-Woche. Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben; Timothy Ferriss, Christoph Bausum,
Econ Verlag, März 2008;
[7] Wikipedia Artikel über ”Getting Things Done” http://de.wikipedia.org/wiki/
Getting_Things_Done
[8] Liste von GTD® Software bei Wikipedia http://de.wikipedia.org/wiki/Liste_
von_GTD-Software
Thomas Steglich
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tseitmanagement.de
Index
43folders, 16
Entf-Taste, 7
erfassen, 6
Erinnerung, 38
erledigen, 8
Evernote, 32
Excel, 25
abgelaufen, 17
abgeschlossen, 15
Ablaufdatum, 10
Access, 25
Add On, 24
Adressbuch, 18
Android, 23
Ankerpunkte, 41
Antwortzeiten, 39
Arbeitsverteilung, 44
Atoma, 14
Aufgaben, 14
Aufgabenbaum, 21
Aufgabenliste, 8
Aufgabenverwaltung, 19
Aufwand, 21
Filofax, 14
Filter, 10
freeplane, 26
Fundstellen, 29
Gewichtung, 7, 12
Google, 29
Großbuchstaben, 41
Grußformel, 41
GTD, 6
Hängeregistratur, 10
Hierarchiestufen, 10
Hipster PDA, 16
HogBaySoftware, 19
HTML, 40
Büroklammer, 16
Barrieren, 14
Base, 25
Bauchgefühl, 12
bemite, 47
besprechungsfreie, 44
besprechungsintensive, 44
Betreffzeile, 41
Bleistift, 14
Block, 14
Blockbildung, 39
Brainstorming, 25
Browserfenster, 22
Budget, 21
iCal, 20, 23
iCal, Mail, 23
IMAP, 35
Impressumpflicht, 41
Indizierung, 29
Inhaltsangabe, 41
intelligente Ordner, 36
Intuition, 12
iOS, 20, 21, 23
Jour Fixe, 44
Calc, 25
Clipping, 31, 32
Clipping-Service, 20
Clippings, 30
Kalender, 23
Karteireiter, 21
Kategorien, 18, 37
Kontext, 12, 18
Dateien, 16, 18
Datenbankprogrammen, 25
Datum, 16
David Allen, 6
delegieren, 8, 44
Diktiergerät, 14
durcharbeiten, 7
durchführen, 12
durchsehen, 11
Leerzeilen, 41
Leopard, 29
LibreOffice, 25
Lightning, 24
Linux, 21
Listen, 14
lokal, 36
Müll, 7
Mac, 20, 21
Mail, 20, 23, 36
Mail Act On, 36
Mail Tags, 36
Mail-Server, 35
E-Mail, 35
E-Mail-Client, 39
E-Mail-Programm, 36
Ebenen, 18
Eingangskorb, 20
51
INDEX
Manufactum, 14
Merlin Mann, 16
Mindmanager, 26
Mindmap, 25
Mindmeister, 27
Mindnode, 26
Mite, 47
Moleskine, 14
MySQL, 21
Notebook, 30
Notetaker, 31
Notizen, 18
Novamind, 26
Office Programme, 25
OmniFocus, 20
Omnifocus, 20
Omnioutliner, 31
OneNote, 32
online, 32
Online-Lösung, 21
OpenOffice, 25
Ordner, 38
organisieren, 8
OSX, 20, 21
Outlook, 25, 37
Papier, 14
Papierkorb, 7, 8
Pareto, 44, 47
Pareto Prinzip, 12
Perspektiven, 20
PHP, 21
Plain Text, 40
PocketMod, 16
POP3, 35
Posteingangsordner, 36, 38
Priorität, 12, 13
produktiv, 46
Projekt, 8, 25
Projekte, 39
Projekten, 10, 18
Projektordnern, 18
Projektverwaltung, 39
Referenzmaterial, 7, 10
Regelantwortzeit, 38
Remember The Milk, 23
Rescuetime, 46
Sammelbehälter, 6
Schlüsselwörter, 41
Schlagwörter, 36
Schlagwörtern, 37
Schreibstil, 40
Schritt, 7
Thomas Steglich
INDEX
nächsten, 8
Signatur, 41
SPAM, 41
Spiralblock, 30
Spotlight, 29
Sprialbuch, 31
Standard Signatur, 41
Stichpunkt-Liste, 14
Substantive, 14
Suchbegriffe, 29
Suchordner, 37
Suchwörter, 29
synchron, 18
Synchronisation, 18
Tabellenkalkulationsprogramm, 25
tagging, 36
tags, 18, 36
task coach, 21
Taskpaper, 19
Team, 44
Termin, 8
Terminkalender, 8
Terminkartei, 10
Texterkennung, 32, 33
Textersetzungen, 42
Textexpander, 42
Thunderbird, 16, 24, 36
Tiger, 29
Timer-Funktion, 21
todotxt.com, 20
Unterprojekte, 20
Verben, 14
verschieben, 8
Verweise, 18
Vista, 30
vorbestimmte Arbeiten, 13
Vorlesungen, 30
Web, 16
Webadressen, 18
Webserver, 21
Windows, 21
Windows-Desktop-Suche, 29
Writer, 25
Wunderlist, 23
x17, 14
XMind, 26
Zehnfinger-System, 40
Zeitangaben, 17
Ziele, 13
Zusammenfassung, 41
52
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