Arbeitsweise und Erfahrungen mit dem Tool easy knowledge im

Gefördert durch das
Wissensmanagement mit
easy knowledge
Dr. Thomas Mühlbradt / Wilhelm Lensing
GOM mbH, Aachen
[email protected]
[email protected]
Vorstellung
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Gesellschaft für Organisationsentwicklung und
Mediengestaltung mbH in Aachen
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Arbeitswissenschaftliche Forschung und Beratung
Arbeitswirtschaft und Prozessoptimierung
 Wissensarbeit und Wissensmanagement
 Demografischer Wandel
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Kooperationspartner von unternehmer nrw
Landesvereinigung der Unternehmensverbände NordrheinWestfalen e.V.
 Publikationen, Dienstleistungen und Vertretung in
Projekten und Initiativen
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Erfahrung der GOM mit Wissensarbeit und
Wissensmanagement
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"Produktionsfaktor Wissen in kleinen und mittleren Unternehmen
der Metall- und Elektrobranche in NRW" (Land NRW 2001-2003)
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"Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement:
Referenzmodellgestützter Erfahrungsaustausch in kleinen und
mittleren Unternehmen des Maschinenbaus" (BMWi 2004-2006)

"Flächendeckende Verbreitung des Easy-Knowledge-Konzeptes zum
Einstieg in das betriebliche Wissensmanagement in kleinen und
mittleren Unternehmen" (BMWi 2006-2009)
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"Zukunft Wissen, ein Transferprojekt im Rahmen der BMWIInitiative "Fit für den Wissenswettbewerb" (BMWi 2009-2011)
Beispielhafte Fragestellungen aus Unternehmen
Berufsbildungseinrichtung
Wie können wir Know-How aus Schulungen an alle
Mitarbeiter weitergeben?
Spezialanlagenbau
Wie kann ich mit einem Netz von 40 Zulieferern
besser kommunizieren und lernen?
Unternehmensberatung
Wie kann ich mit meinen Partnern eine gemeinsame
Wissensplattform aufbauen und pflegen?
Öffentliche Verwaltung
Wie können wir die Mitarbeiter bei der Bewältigung
der Informationsflut unterstützen?
Handelsunternehmen
Wie können wir den dezentralen Vertriebsmitarbeitern aktuelle Informationen bereit stellen?
Automobilzulieferer
Wie begegnen wir der Verrentungswelle in 3-5
Jahren?
Was ist „easy knowledge“?
„easy knowledge“ ist ein Konzept, das darauf ausgerichtet ist, speziell kleinen und
mittleren Unternehmen einen effizienten Umgang mit ihren Wissensressourcen zu
ermöglichen mit minimalem Aufwand bei:
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Personal
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Organisation
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Finanzen
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Technik/EDV
Ausgangslage in vielen Unternehmen (nicht nur KMU)
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?
?
 Viel Wissen
... In der Organisation
 Wenig Information
... wenn man Sie braucht
Kennen Sie diese Kommentare?
„Das hatten wir doch schon mal...“
„Wie hatte ich das damals noch formuliert?“
„Sie hatten das schon?“
„Wo ist bloß die ...?“
„Ja bin ich denn die Auskunft...?“
„Wie - der ist im Urlaub?“
„... und viel Spaß im Archiv!“
„Noch nicht, ich suche noch.“
„Gestern war es doch noch da!“
„Tja - das hätte ich Dir sagen können“
„Was - der hat das Laptop mit in den Urlaub genommen?“
„Habe ich die aktuelle Version von...?“
„Jetzt muss ich schon wieder ... fragen“
Elemente von Easy Knowledge
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Medium
Das Intranet (in den meisten KMU vorhanden)
 Das html-Gerüst (Musterseiten, individuelles Layout, Navigation)
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Konzept
Die Grundbausteine (Indexseite, Themenseite, Wissensraumprofil)
 Der Wissensraum (ein dynamisches Netz aus Themen und Objekten)
 Die Organisation (Rollen, Aufgaben und Regeln)
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Schulung Wissensraum-Redakteur/in
Die „Tutorials“ (knowledge engineering I,II, html-Editor I,II, web 2.0)
 Das „Coaching“ (Lernen durch Erstellung eigener Themenseiten)
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Das EHDA-Prinzip
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Um unnötige Kosten zu vermeiden, verwenden
wir Dinge, die „eh da“ sind:
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Das Firmen LAN mit vorhandenen Servern
Das Betriebssystem und seine zahlreichen Dienste
Die kostenlose Beschreibungssprachen html und CSS
Internetbrowser (z.B. Firefox, Internet Explorer, Opera, etc.)
Kostenlose Softwarepakete (z.B. XAMPP)
Die easy knowledge Musterseiten und Navigationsmittel
Das Basiswerkzeug „Themenseite“
Wissensraumprofil
Indexseite
Optionale
Suchmaschine
Titel/Eintrag
Ansprechpartner
ContentSeiten
Orientierende
Informationen
Dokumente
Andere Sites
„easy knowledge“ vs. Wikipedia
Analogie zur Philosophie von Wikipedia sind die Themenseiten.
Unterschiede sind festzustellen in:
 Ökonomischen Zwängen
►
bedarfsorientiert statt quellenorientiert
 Zuordnung von Verantwortung

►
Authentizität / Verlässlichkeit
►
Aktualität
►
Vollständigkeit
Struktur und Umfang der Themenseiten
►
Kein Surfen in den unendlichen Weiten des Wissensuniversums
Bedarfsorientierte Entstehung einer Themenseite
für den betrieblichen Wissensraum
Wissensquelle
?
aktiviert
verweist auf
!
Inhalt
gestaltet
Nutzer
WissensraumRedakteur/in
erschliesst
Nutzer
Objekte
verweist auf
Wissensbestände
Vorteile von easy knowledge
 Bedarfsgesteuerte
Erzeugung von Inhalten

Mikro-Ebene: bedarfsgesteuerte Erzeugung der Themenseite
 Makro-Ebene: bedarfsgesteuertes Wachstum des Wissensraumes
 Benutzerfreundlichkeit
durch klare Strukturen

Portal / Musterseiten & Style-Guide
 Navigationskonzept und -werkzeuge

Theoretische und praktische Qualifizierung für die Redaktionsarbeit
 Zuverlässigkeit
durch geregelte Bestandspflege

Getrennte Verantwortung für Wissensinhalt und Wissensdarbietung

Permanenter persönlicher Bezug durch Wissensraumprofile
 „Total

Cost of Ownership“ sehr gering
Keine Anschaffungskosten
 Keine Lizenzen oder Updates
Das modulare Konzept zur Erweiterung der Funktionalität
z.B.
phpBB
Forum
E-learning
z.B.
Moodle
idea live
Datenbank
Datenaustausch
z.B.
MS SQL-Server
mySQL
Suchmaschine
z.B.
Xtreeme Search Engine Studio
Zoom Search Engine
Copernic Desktop Search
z.B.
FileRun
easy knowledge
Wissensportal
Groupware
z.B.
MS Sharepoint Services
MS Sharepoint Portal Server
Intrexx Portal-Server