und talentmanagements

9 GUTE
GRÜNDE FÜR EINE
AUTOMATISIERUNG DES
PERFORMANCE- UND
TALENTMANAGEMENTS
9 G U T E G R ÜN D E F Ü R E I NE AUTOMATISIERUNG
D E S P E R F O R M A N C E - U N D TALENTMANAGEMENTS
Einführung
Als Personalleiter sind Sie sich darüber im Klaren, welche
Bedeutung ein starker Performance-Managementprozess in
Ihrem Unternehmen hat. Mit einem derartigen Prozess können
Sie Top-Performer besser motivieren und halten, Sie können die
Ziele des Einzelnen besser mit denen Ihrer Organisation
abstimmen, und Sie können das Engagement Ihrer Belegschaft
verbessern. All diese Punkte führen zu höherer Produktivität
und letztlich zu einem besseren Unternehmensergebnis.
Aber wenn Ihr Unternehmen wie die meisten anderen Unternehmen arbeitet, dann besteht Ihr
derzeitiger Performance-Managementprozess wahrscheinlich darin, dass Sie per Hand die jährlichen
Mitarbeiterbewertungen zusammensammeln und andere arbeitsintensive Formularkriege führen. Auch
wenn Sie es geschafft haben, den Prozess mit Hilfe von standardisierten Textverarbeitungsdokumenten,
Datenbankvorlagen oder rudimentären elektronischen Verfahren wenigstens ein Stück weit zu
automatisieren, haben Sie möglicherweise festgestellt, dass diese so genannten Hilfsmittel Ihnen mehr
Kopfzerbrechen verursachen, als dass sie Ihnen nützen.
Heutzutage findet ein grundlegender Wandel in der gesamten Geschäftswelt im Bereich des
Performance- und Talentmanagements statt. Immer mehr Unternehmen wenden sich innovativen
Technologien zu, um ihre Performance-Managementprozesse zu verbessern. Diese
zukunftsorientierten Organisationen ersetzen ihre oft langwierigen und mühsamen manuellen
Verfahren durch bezahlbare, webbasierte Softwarelösungen, die optimal implementiert werden
können und keinen internen IT-Support erfordern. Durch die Automatisierung eines Großteils ihres
Performance- und Talentmanagements erzielen diese Unternehmen viele finanzielle Vorteile,
außerdem eine höhere Produktivität und bessere Einbindung der Mitarbeiter, eine optimierte
Vergütung und vieles mehr.
Dieser eGuide erläutert die neun Hauptvorteile, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann,
wenn es seinen derzeitigen, papierbasierten Performance-Managementprozess automatisiert.
9 GU T E G R Ü N D E F Ü R E I N E AUTOMATISIERUNG
D ES P E R F O R M A N C E - U N D TALENTMANAGEMENTS
Profitieren Sie von den Vorteilen eines
automatisierten Performance- und
Talentmanagements
Beispiele für Best Practices des
Performance- und Talentmanagements
1. Entwickeln Sie SMART-Ziele für alle Mitarbeiter
Es gibt neun Schlüsselverfahren, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann,
Spezifisch, Messbar, Adäquat, Realistisch,
(S
wenn es seinen Performance-Managementprozess automatisiert:
Termingerecht)
1. Leichte Implementierung der Best Practices
des Performance- und Talentmanagements
2. Stimmen Sie die Ziele von Einzelnen mit denen
des Unternehmens ab
3. Nehmen Sie eine Eigenbeurteilung des
Am effizientesten ist es, wenn der Performance-Managementprozess Ihres
Mitarbeiters in den Bewertungsprozess auf
Unternehmens die Best Practices (siehe Seitenleiste) befolgt, die von
führenden Unternehmen und Experten in diesem Gebiet erarbeitet wurden.
Während einige dieser Best Practices sogar in manuellen Systemen verwendet
werden können, können andere beträchtlich einfacher mit Hilfe von
4. Mit Hilfe eines iterativen
Bewertungsprozesses können Sie
Vorgesetzten und Mitarbeitern die Möglichkeit
geben, gleichwertig an der Bewertung
automatisierten Lösungen umgesetzt werden, u. a. folgende:
• Iterativer Bewertungsprozess. Da Formulare mit Hilfe automatisierter Verfahren
leichter weitergeleitet werden können, können Einzelpersonen konsequenter und
zuverlässiger in den Bewertungsprozess eingebunden werden.
teilzunehmen
5. Mit Hilfe von Gewichtungs- und
Bewertungskriterien für die Ziele kann die
tatsächliche Leistung eines Mitarbeiters
transparent und messbar gemacht werden.
• Übertragen von Zielen. Ziele liegen selten in der Hand eines Einzelnen. Die
meisten Ziele werden aufgrund der Anstrengungen einer Vielzahl von Personen im
Unternehmen erreicht. Die Experten des Performance-Managements sind sich
6. Verwenden Sie eine Gesamtbeurteilung
(gewichteter Durchschnitt der Beurteilungen
gegenüber verschiedenen Zielen), um den
einig, dass die Abstimmung und Übertragung von Zielen auf mehrere
Mitarbeitern glaubwürdige Ergebnisse liefern
Verantwortliche einen gemeinsamen Zuständigkeitsbereich schafft, der für den
zu können und subjektive Vorurteile
Erfolg eines Unternehmens von zentraler Bedeutung ist. Eine unternehmensweite,
auszuschalten
automatisierte Anwendung vereinfacht die Aufstellung gemeinsamer Ziele
erheblich und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter gemeinsam auf die Gesamtziele
des Unternehmens hinarbeiten.
• Kultur einer leistungsbezogenen Bezahlung. Ein qualitativ hochwertiges
7. Mit einer anonymen 360-Grad-Beurteilung
können Sie eine Kultur der Nachvollziehbarkeit
und Verantwortlichkeit schaffen und
gleichzeitig die Gesamtleistung des
Unternehmens verbessern
automatisiertes System enthält ein Modul zur Vergütungsplanung (Compensation
Planning), mit dem Vorgesetzte rasch auf die benötigten Informationen zugreifen
und ihre Mitarbeiter leistungsgerecht entlohnen können. Der Zugriff auf eine 360Grad-Beurteilung, messbare Zielvorgaben, Bewertungsdaten und über das Jahr
gesammelte Performancenotizen stellen sicher, dass Vorgesetzte konsistente,
nachvollziehbare und faire Entscheidungen treffen können. Dies versetzt
Arbeitgeber in die Lage, die Kosten für überbezahltes Personal zu senken und die
Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu erhöhen.
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2. Schaffung transparenter Ziele und gemeinsamer
Verantwortlichkeiten
Laut führenden Branchenanalysten kennen nahezu 95 % der Belegschaft die speziellen
unternehmerischen Ziele Ihres Arbeitsgebers nicht. Wie kann eine Organisation erwarten, dass
Mitarbeiter Bestleistungen erzielen, wenn diese nicht wissen, was von ihnen erwartet wird?
Die Vorgabe von realistischen und relevanten Zielen stellt den Eckpunkt für den individuellen und
unternehmerischen Erfolg dar. Durch die Automatisierung des Prozesses zur Erstellung, Übertragung,
Überwachung und Messung der Performance gegenüber den gesteckten Zielen kann Folgendes
erreicht werden:
• Mitarbeiter und vorgesetzte erreichen—mehr in kürzerer Zeit – dadurch, dass eine höhere
Transparenz zwischen den Zielen des Einzelnen und denen des Unternehmens geschaffen wird
• Mitarbeiter und vorgesetzte kennen den öffentlichen zielplan—und verstehen, wie ihre
individuellen Ziele in die Gesamtziele des Unternehmens passen
• Mitarbeiter können ihre ziele auf andere personen im unternehmen übertragen, und
schaffen so einen gemeinsamen Zuständigkeitsbereich
• Vorgesetzte können leichter in kontakt mit ihren mitarbeitern bleiben, und zwar während
jeder Phase beim Erreichen eines Ziels. Sie können sofort einschreiten, um Abläufe zu bestärken
oder Hilfestellung zu leisten, und die Performance und Termine stets sicher im Auge behalten.
Jim Smith
ZIEL
Vertriebsdirektor
Sam Baldwin
Jane Jordan
Leiter, Region West
Leiterin, Region Ost
Sicherstellen, dass ALLE
Kunden zu 100 %
referenztauglich sind
Carmen Epstein
Stacey Matheson
Verkaufsvertreterin
Nordosten
Verkaufsvertreterin
Südosten
ZIEL
Sicherstellen, dass
Kunden an der
Region Ost zu 100 %
referenztauglich sind
ZIEL
Sicherstellen, dass
Kunden im Südosten
zu 100 % referenztauglich
sind
Mit einer automatisierten Lösung können Ziele problemlos aufeinander abgestimmt und auf andere übertragen werden,
was gemeinsame Zuständigkeiten schafft.
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3. Wichtige Erkenntnisse durch eine effizientere Nutzung der
vorhandenen Daten
Informationen sind nur dann von Wert, wenn sie so erfasst und gesammelt werden, dass sie auch
tatsächlich zugänglich und verwendbar sind. Statt Mitarbeiterbewertungen einfach in einer Schublade
verschwinden zu lassen, ermöglichen automatisierte Systeme einen schnellen Zugriff auf zentrale
Unternehmensdaten, zu jeder Zeit und an jedem Ort. Über leistungsbezogene Dashboards und
Berichtsoptionen können Vorgesetzte auf Anforderung die Detailinformationen abrufen und
analysieren, die sie für die beste strategische Entscheidung benötigen. Führende automatisierte
Systeme geben Ihnen folgende Möglichkeiten:
• Sie können den Gesamtfortschritt des Unternehmens mit den gesteckten Zielen
vergleichen
• Sie können performance-trends von allen mitarbeitern im unternehmen feststellen,
einschließlich Hauptstärken und –schwächen, organisatorischer Fähigkeiten und
Antriebsfaktoren
• Sie sehen, wo kompetenzlücken liegen und können bestimmen, welche Fähigkeiten in Ihrem
Unternehmen fehlen
• Sie können fortschritte in Mitarbeiterbeurteilungen über einen längeren Zeitraum verfolgen
• Sie können mitarbeiterbeurteilungen im gesamten unternehmen durchführen, so dass Sie
in der Lage sind, Ihre Top-Performer leistungsgerecht zu entlohnen, statt eine pauschale
Sondervergütung an alle Mitarbeiter zu vergeben. Dieses Vorgehen kann zu immensen
Einsparungen an unberechtigten Sondervergütungen führen.
Mit den Dashboards in
der SuccessFactors
Lösung können Sie die
gesammelten
Performance-Daten in
optisch ansprechenden
Grafiken übersichtlich
anzeigen lassen.
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4. Einhaltung von Standards
Durch die Automatisierung wird es viel einfacher, den gesamten Performance-Bewertungsprozess eng
zu überwachen und so die Einhaltung von Standards im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Automatisierte Systeme verbessern folgende Aspekte:
• Einhaltung von gesetzlichen vorgaben. Sehr gute automatisierte Systeme verfügen über
integrierte Rechtsprüfungsfunktionen (Legal Scan), mit denen Vorgesetzte Bewertungen
schreiben können, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und die das Unternehmen
vor heiklen Problemen und möglicherweise verheerenden juristischen Folgen schützen.
• Konformität von prozessen. Automatisierte Systeme ermögliche eine höhere Teilnahme an
Bewertungen, an der 360-Grad-Beurteilung, an der Zielplanung und anderen Aspekten des
Performance-Managementprozesses. Mit einer unternehmensweiten, webbasierten Anwendung
für Leistungsbewertungen kann die Personalabteilung in der Regel problemlos Ankündigungen
und Erinnerungen an die Mitarbeiter senden, um für einen zeitgerechten Ablauf des Prozesses zu
sorgen. Außerdem können Sie leicht feststellen, wer welche Formulare ausgefüllt hat, und damit
sicherstellen, dass Ihr Unternehmen als Ganzes seine Ziele im Performance-Management erfüllt.
• Konsistenz bei den bewertungsformularen. Wenn Sie Bewertungsdaten mit Hilfe von
Standardtextverarbeitungsdokumenten erfassen, dann wissen Sie, wie einfach es ist, ohne
Berechtigung Änderungen, Löschungen und andere Manipulationen an Dokumenten
vorzunehmen. Mit den automatisierten, webbasierten Formularen können Sie genau steuern,
wer diese Bewertungsformulare bearbeiten kann (und wer nicht). Trotzdem haben Sie die
Flexibilität, entsprechende Formularbereiche anzupassen, um Einzelaspekte spezieller
Tätigkeiten, Kompetenzen, Ziele und Entwicklungspläne zu erfassen.
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5. Abschaffung unnötigen Papierprozesse
Mit automatisierten Online-Systemen werden Sie zahlreiche Probleme los, die papierbasierte Prozesse
beinhalten. Die Vorteile:
• Online-zugriff auf bewertungen von einer zentralen Stelle
• Elektronische weiterleitung von formularen zur Bewertung/Genehmigung
• Automatisierte erinnerungen per e-mail, womit endlich die Erreichbarkeit aller Personen
gewährleistet ist.
• Instant online access to all required forms—eliminating the need to make endless paper
copies for employees and managers
"Ich liebe SuccessFactors, da 90 % meines
Krams verschwunden ist.
Es ist bequem, funktioniert reibungslos
und macht das Leben wirklich einfach."
Mary McDonald
Angestellte Datenspezialistin
HRIT Maine Medical Center
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6. Verbesserte Bewertungsqualität und Management-Fähigkeiten
Führende automatisierte Systeme wie SuccessFactors verfügen über einen Schreibassistenten,
Coaching Tools und andere ausgereifte Funktionen, die die Gesamtqualität der Bewertungen
verbessern. Diese Tools ermöglichen Vorgesetzten Folgendes:
• Zuverlässigere bewertungen. Schreibwerkzeuge und Zielmanagement-Tools ermöglichen
prägnante und aussagekräftige Bewertungen, damit die Mitarbeiter genauer verstehen, was von
ihnen erwartet wird.
• Konsistente, ausführliche bewertungen. Schreibwerkzeuge sorgen für eine höhere
Konsistenz der Bewertungen, wenn diese von mehreren Vorgesetzten geschrieben werden,
und ermöglichen so ein genaueres Feedback.
• Besseres, zuverlässigeres coaching. Über integrierte Coaching-Tools können Vorgesetzte
problemlos professionelle Tipps im Hinblick auf die Förderung einzelner Mitarbeiter in Anspruch
nehmen. Die Vorgesetzten erhalten spezifische, durchführbare Vorschläge zur Unterstützung von
Mitarbeitern, die zahlreiche Themen abdecken, z.B. Bürokommunikation, zwischenmenschliche
Fähigkeiten und andere Kompetenzen.
Mit Hilfe des Schreibassistenten werden Schreibblockaden abgebaut und prägnante,
aussagekräftige Formulierungen ermöglicht.
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7. Zeitersparnis
Automatisierte Lösungen wie die SuccessFactors verfügen über Tools, mit denen Bewertungen nicht
nur besser, sondern auch beträchtlich schneller geschrieben werden können. Zu den häufigsten
zeitsparenden Funktionen gehören folgende:
• Automatisierter Workflow. Damit werden Formulare automatisch an Vorgesetzte bzw.
die Personalabteilung weitergeleitet, was eine massive Zeitersparnis im Bereich der Verwaltung
mit sich bringt.
• Online-zugriff. Ermöglicht Mitarbeitern und Vorgesetzten sofortigen webbasierten Zugriff auf alle
benötigten Formulare
• Automatische e-mails. Damit werden Mitarbeiter daran erinnert, ihre Bewertungen und
Feedbacks abzugeben, was den gesamten Prozess beschleunigt
• integrierte schreibassistenten. Diese Funktion reduziert die Schreibzeiten um 90 %, da
Vorgesetzte eine detaillierte Liste mit den Kompetenzen für die häufigsten Tätigkeitsarten sowie
entsprechende Formulierungen für die Bewertung erhalten
• 360-Grad-Automatisierung. Mit wenigen Mausklicks können Sie Rater auswählen und
Feedback/Bewertungen anfordern
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8. Bewertungen, die ehrlicher, objektiver und offener sind
Mit Online-Performance- und Talentmanagementsystemen können Sie problemlos und jederzeit eine anonyme
360-Grad-Beurteilung von jedem Mitarbeiter im Unternehmen anfordern. Durch die Anonymität, die das Onlinesystem
bei der 360-Grad-Beurteilung bietet, schaffen Sie ein sicheres Umfeld, in dem Teilnehmer auf komfortable Weise
sowohl positive als auch negative Bewertungen abgeben können, ohne Repressalien fürchten zu müssen. Außerdem
werden ungünstige Bewertungen in der Regel gründlicher durchdacht, wenn sie anonym abgegeben werden.
Da softwarebasierte Bewertungen in automatisierten Performance-Managementsystemen eher ergebnis- und
vorgangsorientiert als personenorientiert sind, werden sie von den Mitarbeitern als objektiver eingeschätzt als
Bewertungen auf Papier. Die Teilnehmer sehen softwarebasierte Bewertungen auch als das offenere System an,
da ein besserer Zugriff auf Leistungsbewertungen besteht und Einzelpersonen ihre Fortschritte im Bereich der
persönlichen und unternehmerischen Ziele besser verfolgen können.
Bewertungen im 360-Grad-Multi-Rater wirken sich direkt auf das Engagement und die Zufriedenheit des Mitarbeiters
aus und ermöglichen Vorgesetzten bessere Kenntnisse, was Kompetenzlücken und Entwicklungsbedarf angeht.
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9. Ein besseres Unternehmensergebnis
Die Automatisierung Ihres Performance- und Talentmanagement-Prozesses kann Ihr
Unternehmensergebnis in hohem Maße verbessern. Diese verbesserten Zahlen sind auf eine erhöhte
Produktivität der Mitarbeiter, eine höhere Verbleibquote und eine Optimierung Ihres Vergütungssystems
zurückzuführen. Mit folgenden Tools können Sie die typischen Gesamteinsparungen schätzen, mit denen
Ihr Unternehmen pro Jahr rechnen kann.
+ Finanzielle Vorteile
+ Berechnung
+ Einsparungen aus einer optimierten Vergütung:
+ [Ihr jährliches Gehaltsbudget] x 3 %
+ Gewinne aus erhöhter Produktivität:
+ [Ihre jährliche Umsatzrendite] x 2,4 %
+ Einsparungen durch höhere Fluktuation:
+ [Jahresgehälter x 3 % x 50 %] x 1 %
= [Ihre jährlichen Gesamteinsparungen]
Optimierte Vergütung: Das Unternehmen Pep Boys "verzeichnete beim Gehaltsbudget Einsparungen von mindestens 5 %, die sich allein durch einen besseren Überblick und
genauere Budgetzuteilungen begründeten."
Erhöhte Produktivität: Towers Perrin schätzt, dass sich die Umsatzrendite eines Unternehmens um 2,4 % erhöht, wenn sich das Engagement der Mitarbeiter um 15 % verstärkt.
Verbleibquote: Jedes Unternehmen verliert in der Regel 3 % seiner Mitarbeiter. Jede Stelle kostet das Unternehmen etwa 6 Monatsgehälter (50 % des Jahresgehalts), die sich
aus den Kosten für Rekrutierung, Schulung und Anlernzeiten zusammensetzen.
Durch die Automatisierung können die Kosten drastisch verringert werden, da die drei oben genannten
Kostenfaktoren folgendermaßen beeinflusst werden:
Kosteneinsparungen durch bessere Vergütungsplanung
• Belohnung von Top-Performern
• Wegfall von Pauschalsondervergütungen
• Echtzeitansicht der Budgetzuteilungen
Erhöhte Umsatzrendite durch höhere Produktivität
• Ziele der Mitarbeiter mit Firmenzielen in Einklang bringen
• Tägliches Engagement verbessern
• Nachvollziehbarkeit der Leistungen verbessern
• Effizienterer Bewertungsprozess
Kosteneinsparungen durch höhere Fluktuation
• Aussagekräftige Bewertungen
• Kenntnis des tatsächlichen Entwicklungsbedarfs
• Faire Gehaltserhöhungen
"Unternehmen, die das
Engagement ihrer
Mitarbeiter verbessern
können, erzielen eine
höhere Umsatzrendite."
Towers Perrin,
New Realities in Today’s Workforce
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Zusammenfassung
Ein automatisiertes System stellt sicher, dass Ihrem Performanceund Talentmanagement erprobte Best Practices zugrunde liegen.
Außerdem bezieht das System Vorgesetzte wie Mitarbeiter ein, es
arbeitet effizient und sorgt im gesamten Bewertungsprozess für
höhere Konsistenz. Verzichten Sie auf ineffiziente, papierbasierte
Verfahren, damit Ihr Unternehmen die Ziele der Mitarbeiter
genauer auf die Unternehmensziele abstimmen und bessere
Leistungsbeurteilungen erstellen kann, die leichter in Ihr
Vergütungsschema, Ihre Mitarbeiter- und Fluktuationsplanung
und vieles mehr eingebunden werden können.