E-Mailen - Babé

Internet Kurse
Modul E-Mailen
Dokumentation
E-Mailen
Arbeitsunterlage
Versionsverzeichnis
Version:
Version 1.0
Version 2.0
www.babe-informatik.ch
Datum:
März 2005
Jan 2011
Revisionsgrund:
Erste Ausgabe
Aktualisierte Ausgabe Internet
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Modul E-Mailen
Inhaltsverzeichnis
EINFÜHRUNG INS E-MAILEN ................................................................................. 3
E-Mail-Programme ............................................................................................... 3
Technischer Hintergrund .................................................................................... 3
Die E-Mail Adresse und das E-Mail Konto ................................................................. 3
Der POP- und SMTP-Server ................................................................................ 4
Der POP-Server ........................................................................................................... 4
Der SMTP-Server ......................................................................................................... 4
Konfiguration Outlook Express .......................................................................... 5
E-Mail Optionen.................................................................................................... 8
Register Allgemein...................................................................................................... 8
Register Sicherheit ..................................................................................................... 8
Register Signaturen .................................................................................................... 9
Register Lesen ............................................................................................................ 9
Register Senden .......................................................................................................... 9
DAS ADRESSBUCH .............................................................................................. 10
Adressgruppen .................................................................................................. 11
E-MAIL SENDEN .................................................................................................... 12
E-MAIL EMPFANGEN ............................................................................................ 13
MIT ORDNER ARBEITEN ...................................................................................... 14
DAS MENÜS IM OUTLOOK EXPRESS ................................................................. 15
Datei .................................................................................................................... 15
Bearbeiten .......................................................................................................... 15
Ansicht ................................................................................................................ 16
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Modul E-Mailen
Einführung ins E-Mailen
E-Mail ist eine moderne Form der Briefpost.
Mit E-Mails kann man Bilder, Briefe und alle möglichen
Dateien versenden und empfangen.
E-Mail-Programme
Um mit E-Mails auf dem Computer arbeiten zu können braucht es ein E-Mail-Programm.
Mit einem E-Mail Programm ist es uns möglich, unsere E-Mails vom Internet auf unseren Computer
zu laden, um sie zu lesen und zu verwalten.
Outlook Express ist das E-Mail-Programm von Windows XP.
Im neuen System Windows 7 wird Outlook Express von Windows Live Mail ersetzt.
Ein anderes E-Mail-Programm ist das Outlook, ein E-Mail-Programm, das man kaufen muss.
Es gibt noch diverse Produkte von verschiedenen Anbietern, wie Inkredit-Mail u.ä.
Man kann E-Mails auch ohne ein E-Mail-Programm verwalten, direkt im Internet beim eigenen
E-Mail Anbieter.
Die Bedienung mit E-Mail versenden und empfangen, ist überall etwa gleich.
Die Microsoft-Produkte sind am weitesten verbreitet:
Outlook Express ist ein ausgereiftes Produkt und hat alle Funktionen vereint, die es beim E-Mailen
braucht. Es enthält ein Adressbuch, mit welchem man E-Mail-Adressen mit diversen Angaben zur
Person verwalten kann. Dieses Produkt verschwindet langsam, zusammen mit Windows XP. Der
Nachfolger von Outlook Express ist das neue Windows Live Mail
Outlook, welches man mit dem Microsoft Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint) erhält, hat alle
Funktionen die Outlook Express anbietet und darüber hinaus bietet es weitere Funktionen wie Terminkalender oder eine Notizzettelverwaltung an. Das sind allerdings Funktionen die mit dem E-Mail
nichts zu tun haben. Dieses Produkt wird vorwiegend in Firmen verwendet, findet aber auch im privaten Bereich seinen Platz.
Technischer Hintergrund
Um mit E-Mails arbeiten zu können, braucht man entweder, wie bei grösseren Firmen der Fall, einen eigenen E-Mail Computer, der direkt am Internet angeschlossen ist oder man eröffnet bei einem Internetanbieter ein E-Mail Konto. Der Internetanbieter wird auch Provider genannt.
Ein Provider ist eine Firma, die mit einer speziellen Infrastruktur Internetdienste, wie Internetzugang,
E-Mail und die Verwaltung von einer Home-Page anbietet. Sie können bei jedem Provider ein EMail Konto einrichten. Bluewin beispielsweise, eine Abteilung von Swisscom, ist ein Provider.
Die E-Mail Adresse und das E-Mail Konto
Eine E-Mail Adresse enthält zwei wichtige Informationen die notwendig sind, damit das System
funktioniert. Beide Informationen werden mit einem @ getrennt. Das @ erhalten wir mit der Tastenkombination Alt Gr + die Zahl 2 oder wir drücken die Alt-Taste und geben auf dem Zahlenblock die
Zahl 64 ein. Beim loslassen der Alt-Taste wird dann ein @ dargestellt.
[email protected]
name.des_besitzers
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Der erste Teil der E-Mail Adresse ist ihr eigener Name und entspricht auch gleich Ihrem Kontonamen, den Sie beim Anbieter eingerichtet haben. Dieser Kontonamen, also ihr eigener Name, darf
bei einem Anbieter nur einmal vorkommen. Deshalb kann es passieren, dass ihr Wunschname beim
eröffnen eines E-Mail Kontos bereits vergeben und für Sie gesperrt ist. Die Eindeutigkeit der Namen
ist wichtig, damit der Anbieter selber die einzelnen Konten unterscheiden kann.
Um Schwierigkeiten vorzubeugen ist es sinnvoll, den Kontonamen nur mit Kleinbuchstaben zu
schreiben. Es gibt Anbieter, die unterscheiden zwischen Gross- und Kleinbuchstaben.
Ein Konto bei einem Anbieter besteht aus einem Verzeichnis bzw. Ordner mit ihrem Namen. Diesen
Ordner kann man nur öffnen, wenn man das entsprechende Passwort kennt.
Eine E-Mail Adresse ist also immer mit einem Passwort verbunden.
bluewin.ch
Der zweite Teil der Adresse ist eine eigentliche Internetadresse, wie wir sie im Internet kennen. Diese brauchen wir, damit das Mail im Internet den Weg zu ihrem Anbieter findet, wo es dann in ihrem
Konto abgelegt wird.
Wenn Sie im Internet nur den zweiten Teil der E-Mail Adresse eingeben, dann kommen Sie auf die
Internetseite des Anbieters. Bei einigen muss man noch www. vor die Adresse stellen. Bei Bluewin
im speziellen reicht die Adresse bluewin.ch.
Der POP- und SMTP-Server
Im Zusammenhang mit dem E-Mail finden wir immer wieder zwei Server die verlangt werden. Der
eine ist der POP-Server und der andere der SMTP-Server.
In den Unterlagen, die wir von unserem Provider, erhalten ist die Adresse vom POP- und vom
SMTP-Server immer aufgeführt.
Bei Swisscom heisst der POP-Server: pop.bluewin.ch und wie wir sehen, ist eine POPServeradresse eine normale Internetadresse.
Ein Server ist auch nur ein Computer, der einen spezielle Dienst, wie den Internetdienst anbietet.
Von der Technik und der Software unterscheidet sich aber ein Server nicht von einem normalen
Computer. Es ist ein Computer mit viel Speicherplatz und speziellen Programmen.
Der POP-Server
Wenn wir vom POP-Server sprechen, dann meinen wir den Server oder Computer, auf dem unser
E-Mail Konto eingerichtet ist. Dieser Computer steht beim Provider und ist auch über eine Internetadresse direkt erreichbar.
Wenn wir also im Outlook Express unsere E-Mails übers Internet von unserem Provider auf unseren
Computer herunterladen wollen, dann muss Outlook Express die Adresse des POP-Servers kennen, denn dort befindet sich unser E-Mail Konto und dort kann sich unser E-Mail-Programm, zusammen mit unserem Passwort, Zugang zu unserem Konto verschaffen und unsere aktuellen EMails herunterladen.
Der SMTP-Server
Der SMTP-Server hat eine andere Funktion. Er ermöglicht uns, dass wir E-Mails versenden können.
Wenn wir ein E-Mail absenden, dann braucht es ein spezielles Programm, welches uns das E-Mail
an die richtige Adresse sendet. Dieses Programm befindet sich auf dem SMTP-Server. Wir versenden also ein E-Mail nicht direkt zum Empfänger sondern zuerst zu unserem SMTP-Server und der
schickt das E-Mail zu unserem Empfänger.
Unser E-Mail-Programm weiss nicht, wo es das E-Mail hinschicken muss, es kennt nur den Weg
zum SMTP-Server und der kennt den Weg zum Empfänger.
Als nächstes werde wir die Konfiguration (Einstellungen) anschauen, die ein E-Mail-Programm
braucht um arbeiten zu können.
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Konfiguration Outlook Express
Um ein E-Mail-Konto mit Outlook Express oder einem anderen E-Mail Programm betreiben zu können, müssen wir es konfigurieren. Das heisst wir müssen dem Programm die Einstellungen für den
POP- und den SMTP-Server bekannt geben, mit E-Mail-Adresse, Passwort und Port-Einstellung.
Diese Einstellungen finden wir im Menü unter Extras Konten
Neues Konto eröffnen
Um ein neues Konto zu eröffnen klicken Sie hier auf Hinzufügen E-Mail…
und lassen sich vom Assistent führen.
Man kann mehrere E-Mailadressen gleichzeitig verwalten.
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Bestehende Konfiguration anschauen
Hier im Register E-Mail befinden sich die Informationen von E-Mailadresse, Passwort und Server.
Markieren Sie Ihren Kontoeintrag und klicken Sie auf Eigenschaften.
Drei Register sind für die Konfiguration des E-Mail wichtig: Allgemein, Server und Erweitert, hier
dokumentiert am Beispiel von Bluewin.
Register Allgemein
Name der Kontoeintrags
Name des Absenders der E-Mails
E-Mail Adresse selber
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Register Server
Pop-Server Eintrag
SMTP-Server Eintrag
Kontoname, erster Teil der E-Mail-Adresse
Kennwort = Passwort
Beim Kontonamen muss manchmal die ganze
E-Mail-Adresse eingeben werden.
Der SMTP-Server benötigt die Einstellung:
Server erfordert Authentifizierung, das Bedeutet Kontonamen und Passwort werden
überprüft.
Unter Einstellung nichts ändern. Muss automatisch geschehen, ohne Proxy.
Register Erweitert
Hier geht es um die Server-Port-Nr.
Der Port ist das Tor in den Server.
Nicht für alle Anbieter sind hier Einstellungen
nötig.
Einstellung nach persönlichem Wunsch
Die übrigen Register sind nicht so wichtig.
Register Sicherheit
Sicherheiten bei Übertragungen sollte man nur einschalten, wenn es einen Grund dafür gibt. Sicherheitseinstellungen verhindern in der Regel die Übertragung.
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E-Mail Optionen
Im Unterschied zu Konfigurationen wo es um Anwenderspezifische Einstellungen geht, sind Optionen Grundeinstellungen die zum Programm gehören.
Hier sind nur die wichtigste Einstellungen beschrieben. Die Register erklären sich eigentlich von
selbst. Im Zweifelsfall oder wenn man etwas nicht versteht, nichts ändern.
Um in die Optionen zu gelangen wählen Sie im Menu Extra Optionen
Register Allgemein
Im Register Allgemein ist die
Einstellung:
Beim Start direkt zum Ordner "Posteingang" wechseln
standardmässig nicht aktiv.
Mit dieser Einstellung sind Sie
beim Starten von OutlookExpress direkt im Posteingang,
wo sich ihre E-Mail befinden
Register Sicherheit
Im Register Sicherheit gilt
wiederum:
Zuviel Sicherheit kann behindern.
Falls sich Ihre Anhänge nicht
anschauen lassen, ist die Option Speichern oder öffnen
von Anlagen......... aktiv
Sie können auch unbesorgt die einfachere Internetzone wählen. Sicherheit muss ihnen sowieso der
Virenschutz bieten. Diese Standard-Sicherheitsoptionen sind mit dem heutigen Internetumfeld nicht
wirkungsvoll, nur hinderlich.
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Register Signaturen
Eine Signatur ist eine Funktion, die es uns ermöglicht,
dass in jedem neuen E-Mail
direkt der Absender eingefügt
wird.
Man klickt auf Neu und dann
wird sofort eine neue Signatur
im Feld Signaturen eröffnet
mit dem Namen Signatur #1.
Den Namen können Sie später mit Umbenennen ändern.
Man kann mehrer Signaturen
speichern. Die erste Signatur
die sie erstellen wird als
Standardsignatur bezeichnet. Sie wird diejenige sein,
die sich in jedem E-Mail automatisch hinzufügt, wenn Sie
die entsprechende Einstellung
auswählen.
Nachdem Sie auf Neu geklickt haben können Sie im Feld Text direkt den Absender eingeben.
Alternativ zur Texteingaben könnten Sie eine Textdatei mit der Endung .txt verwenden.
Register Lesen
Beachten Sie diesen Eintrag im Register Lesen. Ein Neues Mail ist zuerst immer Fett formatiert und
erst wenn es gelesen wurde erscheint es nicht mehr Fett sondern normal. Dieser Eintrag markiert
ein E-Mail bereits als gelesen wenn sie es mit der Maus 5 Sekunden berühren, bevor sie es geöffnet haben.
Register Senden
Mit diesem Eintrag übernimmt Outlook Express alle Adressen, an die sie eine Antwort senden. Oftmals sind aber Absender, an die man eine Antwort sendet nicht im Adressbuch erwünscht.
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Das Adressbuch
Bevor wir auf die eigentliche Funktion von E-Mails versenden und E-Mails empfangen eingehen
schauen wir uns das Adressbuch näher an. Es wird sowohl beim Senden wie beim Empfangen von
E-Mails verwendet.
Im Adressbuch können Sie nicht nur Namen und E-Mailadressen speichern, sie können unzählige
Informationen zu einer Adresse hinzufügen und es als Adressdatenbank verwenden.
Zum Öffnen des Adressbuchs klicken Sie im Menü auf Extra Adressbuch.
Das Adressbuch ist ein kleines Programm, welches uns viele Möglichkeiten eröffnet.
Der Hauptverwendungszweck des Adressbuchs ist die Speicherung einer E-Mail-Adresse mit Namen und Vornamen. Das passiert automatisch wenn Sie bei einem geöffneten E-Mail mit der rechten Maustaste auf den Absender klicken und im Kontextmenu Zum Adressbuch hinzufügen wählen.
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Wenn Sie im oben dargestellten Dialog eine Adresse auswählen und auf Eigenschaft klicken, dann
finden Sie die vielen Möglichkeiten um Zusätzliche Informationen zu einer Adresse zu speichern.
Hier können Sie frei über die vorhandenen Felder verfügen.
Auf der linken Seite sehen Sie Gemeinsame Kontakte und Kontakte von Swissonline.
In Kontakte von Swissonline sind die Adressen gespeichert, die direkt aus dem E-Mail-Konto abgespeichert werden. Bei mehreren Konten sind diese Adresse für die anderen Konten nicht sichtbar.
Die Gemeinsamen Kontakte sind dafür gedacht, dass Sie alle Adressen, die in dieser Rubrik gespeichert sind, in allen Konten verfügbar haben. Allerdings muss man die Adressen manuell in diese Rubrik einfügen oder kopieren.
Sie haben im Adressbuch zwei Möglichkeiten um Adressen zu gruppieren
• Sie können einen Ordner erstellen und spezielle Adressen in diesen Ordner verschieben oder kopieren. Beim Auswählen einer E-Mailadresse für
ein neues E-Mail, können Sie diesen Ordner auswählen und es sind nur
die Adressen sichtbar, die sich in diesem Ordner befinden. Das macht
aber nur Sinn, bei sehr grossen Adressbüchern. Sie können allerdings nur
eine Ordnereben aufbauen. Ordner in Ordner geht nicht
• Sie können bestimmte Adressen zu einer Gruppe zusammenführen. Siehe
nächstes Kapitel
Adressgruppen
Eine Adressgruppen verwendet man, wenn man bestimmte E-Mails immer an die gleichen Personengruppen schicken will, man muss dann nur die Gruppe auswählen und alle Personen aus der
Gruppe erhalten das E-Mail.
Bevor Sie eine Gruppe erstellen, müssen Sie bestimmen, wo die
Gruppe erstellt werden soll, in Gemeinsame Kontakte oder in den
Kontakte der aktuellen E-Mail-Adresse oder in einem Ordner.
Um eine Gruppe zu erstellen wählen Sie Neu Neue Gruppe
Wenn der Dialog für eine neue Gruppe erscheint geben Sie der Gruppe einen Namen, klicken dann
auf Mitglieder auswählen und fügen die gewünschten Mitglieder ein.
Sie können einer Gruppe auch E-Mailadressen hinzufügen, die nicht im Adressbuch sind, das können Sie im gleichen Gruppendialog hinzufügen.
Wenn Sie dieser Gruppe dann ein E-Mail schreiben wollen, wählen Sie anstelle aller E-Mailadresse,
nur noch diese Gruppe aus, und jedes Gruppenmitglied erhält das E-Mail.
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E-Mail senden
Um eine neue E-Mail zu erstellen klicken Sie auf:
Für eine neues E-Mail
braucht es 4 Schritte:
Schritt 1:
Empfängeradresse eingeben
oder im Adressbuch auswählen.
Senden
Adressbuch öffnen
Betreffzeile
Nachricht
verfassen
Schritt 2:
In der Betreffzeile eine
Kurzerklärung eintippen.
Schritt 3:
Nachricht schreiben
und/oder
eine Datei einfügen
Schritt 4:
E-Mail senden
Schritt 1, Adresse
Der oder die
Empfänger des Mails.
Kopie an:
Blindkopie.
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Im geöffneten Assistent Empfänger auswählen, können Sie
eine Adresse oder
eine Adress-Gruppe
auswählen und mit
Klick auf den Button,
in der Mitte, nach
rechts
verschie
schieben.
Blindkopie
Mit Blindkopie können
Sie ein E-Mail an Personen schicken, ohne
dass es die oberen
Empfänger erkennen
können. Sichtbar aber
im Code.
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Schritt 2, Betreffzeile
Geben Sie immer eine Betreffzeile mit, die möglichst etwas über den Inhalt des Mails aussagt. In
der Mailansicht sehen Sie nur den Absender und die Betreffzeile. Um sich zu orientieren um welches Mail es sich handelt, ist die Betreffzeile wichtig.
Schritt 3, Nachricht verfassen
Wenn Sie nur einen Text eingeben wollen, dann können Sie das direkt im Textfenster tun.
Wollen Sie eine Datei beifügen, dann klicken Sie auf das Symbol mit der Büroklammer.
Text Einfügen kann auch Anlage einfügen heissen. Es erscheint dann das bekannte
Dialogfeld um eine Datei auszuwählen, welche dann mit der E-Mail versendet wird.
Schritt 3, Nachricht senden
Klicken Sie auf das Symbol Senden, dann wird das E-Mail abgeschickt. Wollen Sie das Mail noch
nicht versenden, dann wählen Sie Datei Speichern und die Nachricht wird im Ordner Entwürfe
gespeichert, wo sie es jederzeit weiter bearbeiten können.
E-Mail empfangen
Wenn Sie Ihre E-Mail abrufen wollen, genügt es in der Regel, dass Sie Outlook Express starten
oder sie Klicken auf den Button Senden/Empfangen. Die Internetverbindung muss offen sein.
Die Mails werden heruntergeladen und im Ordner Posteingang abgelegt.
In der Statuszeile ganz unten rechts wird angezeigt, ob überhaupt und wie viele neue E-Mails angekommen sind.
Die neuen E-Mails, die noch nicht gelesen sind, werden mit Fetter Schrift angezeigt.
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Modul E-Mailen
Ein E-Mail öffnet man mit einem Doppelklick.
Um eine Nachricht zu lesen,
kann man das Vorschaufenster benützen. Siehe unten.
Um den Absender dem Adressbuch hinzuzufügen oder
den Anhang zu speichern
oder zu lesen, müssen wir
das E-Mail, öffnen.
Um den Anhang zu speichern
öffnen Sie mit der rechten
Maustaste im Kontextmenu
den Speichern unter Dialog.
Um den Absender dem Adressbuch hinzuzufügen verwenden Sie das Kontextmenu
vom Absender.
Anhang (Datei)
speichern
Zum Adressbuch
hinzufügen.
Mit Ordner arbeiten
Wie Sie im linken Bild sehen, können Sie in jeder Gruppe,
ausser in Gelöschte Objekte, Ordner erstellten und weitere
Ordner in den Ordner
Der Prozess ist immer der gleiche. Markieren Sie den Ordner oder die Gruppe, in welcher sie den neuen Ordner einfügen wollen. Gehen Sie auf Datei Neu Ordner.
In diese Ordner können Sie jetzt ihre E-Mails verstauen,
indem Sie sie von rechts nach links mit der Maus in den
Ordner ziehen.
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Modul E-Mailen
Das Menüs im Outlook Express
Datei
Neu:
Neue E-Mail erstellen
Neue Nachricht erstellen
Neuer Adressbucheintrag erstellen
Öffnen: E-Mail öffnen
Speichern unter:
E-Mail als *.eml-Datei abspeichern
Anlagen speichern:
Eine Anhang-Datei aus einer E-Mail, abspeichern.
Als Briefpapier speichern:
E-Mail als HTM-Datei abspeichern.
Ordner: erstellen
Importieren/Exportieren: Menu für Datensicherung
Drucken: Druckmenu um E-Mail auszudrucken.
Identitäten: Sind verschiedene E-Mail Konten.
Eigenschaften: Bezieht sich auf die Eigenschaften des markierten E-Mails.
Offline arbeiten: Hier muss man aufpassen, wenn es eingeschaltet ist, können keinen E-Mails
mehr heruntergeladen werden.
Bearbeiten
Dieses Menü erklärt sich selber
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Modul E-Mailen
Ansicht
Im Menü Ansicht geht es wie in allen Programmen um die Darstellungsform des Produkts.
Sie können alles ausprobieren ohne Schaden zu verursachen.
Der wichtigste Menüpunkt ist Layout. Hier werden die einzelnen
Fenster definiert. Wenn Sie den Menüpunkt anklicken, dann erscheint das unten dargestellte Eigenschaftsfenster.
Symbohlleiste
Es geht um Ein- oder Ausschalten
Ordnerliste
Ordnerleiste
Kontakte
Statusleiste
Von Menu Extra haben wir bereits die wichtigsten Punkte angeschaut
Das Menu Nachrichten wäre nur noch zu erwähnen, mit dem Punkt Neue Nachricht mit, kann
man ein neues E-Mails mit einem Hintergrundbild erstellen.
Diese Unterlagen wurden erstellt von:
Babé-Informatik
Bernhard Bausch
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