Produktbeschreibung windream

1.1 windream GmbH
Anbieter
Markteintritt
Anbieterinformationen
windream GmbH
Wasserstraße 219
D-44799 Bochum
Tel.: 0234/97340
Fax: 0234/9734520
www.windream.com
1999
Vertretungen im
deutschspr. Raum
ca. 150 Partner in Deutschland
Vertretungen weltweit
Ca. 200 Partner und Distributoren weltweit
Mitarbeiter
Deutschland
weltweit
40
8
40
Deutschland
weltweit
2003 in €
keine Angabe
3,2
geplant 2004 in €
keine Angabe
3,5
1. Quartal 2004
keine Angabe
Gesamt
davon in d. Entwicklung
Umsatz
Rating
8
Das Rating der windream GmbH liegt bei der Kreditreform vor.
Produktinformationen
Produktname/Version
windream
Produktpositionierung
Dokumenten-Management- und Archivsystem
Installationen
3.6
Deutschland
weltweit
Ca. 400
Ca. 600
Anwender
Ca. 25.000
Ca 35.000
Named Users
Ca 13.500
Ca. 19.000
Concurrent Users
Ca. 11.500
Ca. 16.000
Unternehmen
Neukunden in 2003
Sprachvarianten
deutsch, englisch, italienisch, polnisch, niederländisch, dänisch etc. (NLS-fähig, einfache Anpassungsmöglichkeiten über Administrationsfunktionen
der WMC und über csv-Dateien).
Sowohl Sprachunterstützung aller Menüpunkte, Beschriftungstexte, Meldungstexte etc., als auch aller
konfigurierbaren Parameter (Attribute, Dokumenttypen, Maskenbeschriftungen etc.) für mehrsprachige
Umgebungen auf einem Server.
Plattformen /
Betriebssysteme
Server:
Client:
Betriebssysteme:
Windows NT/2000/2003,
IBM AIX, HP-UX, Sun
Solaris, LINUX
Windows 95/98/NT/
2000/XP, HP-UX, Sun Solaris, IBM AIX, Linux, Apple Mac etc.
Datenbanken:
MS SQL-Server, Oracle
Systemanforderungen
(empfohlen)
Prozessor:
Server:
Pentium II 400 MHz
Pentium 266 MHz
256 MB
64 MB
RAM:
Installationsumfang für
den Test
Client:
•
windream
•
windream Archiv (Objektspeicher)
•
windream DocView
•
windream Office-Bundle
•
windream Miniaturansicht
•
windream ShareDrive
•
windream Imaging
•
windream web portal pro
•
windream web portal
1.1.1 Firmenprofil
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt ein umfassendes Produktportfolio mit dem Kernprodukt windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit
rund 40 Mitarbeiter und betreut ca. 600 Installationen mit mehr als 35.000
Anwendern weltweit in Großunternehmen, Banken und im Mittelstand. Seit
mehr als 14 Jahren verfügt die windream GmbH über umfassendes Knowhow im Dokumenten-Management- und Archivbereich.
1985: Gründung und zunächst Spezialisierung auf Dialogsysteme im Justizbereich.
1991: Beginn der Entwicklungsarbeiten des Dokumenten-Management-,
Archivierungs- und Image-Processing-Systems MegaMedia auf Basis von
Client-Server-Technologien. MegaMedia Link, eine Schnittstelle für die Archivierung von SAP-Daten, wird von SAP zertifiziert.
1998: Anmeldung der VFS-Technologie zum Patent beim Deutschen Patentamt (VFS = Virtual File System, virtuelles Dateisystem). Die VFSTechnologie bildet die Basis für die Entwicklung der neuen Produktreihe
windream. Damit steht die volle DMS- und Archiv-Funktionalität bereits auf
der Betriebssystemebene zur Verfügung.
1999: Erstmalige Vorstellung des auf Basis der VFS-Technologie entwickelten DMS- und Archivsystems windream.
2001: Gründung der windream GmbH als eigenständiges Unternehmen mit
dem ausschließlichen Geschäftszweck der Entwicklung und des Vertriebs
des windream Produktportfolios. Die windream GmbH ist unter anderem
Mitglied im Verband Optische Informationssysteme e. V. (VOI), deutscher
Fachverband zur Förderung der Technologien DMS und elektronische Archivierung.
Die windream GmbH, Bochum, fokussiert ihre Geschäftsaktivitäten auf die
Weiterentwicklung und den Vertrieb des Dokumenten-Management- und Archivierungssystems "windream". Dazu gehört auch die kompetente und
zielgerichtete Beratung potentieller Kunden, die ein modernes DMS und Archivsystem in ihre IT-Infrastruktur integrieren wollen. Zum Kundenkreis der
windream GmbH zählen sowohl kleinere und mittelständische Betriebe als
auch Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitern.
Unter dem Namen "windream" hat das Unternehmen 1999 weltweit zum
ersten Mal ein auf der patentierten VFS-Technologie basierendes Dokumenten-Management- und Archivierungssystem vorgestellt, das vollständig in
das Betriebssystem integriert und sehr leicht zu bedienen ist. Seitdem ist
windream kontinuierlich weiterentwickelt worden. Abgesehen von der Integration neuer Funktionen in das DMS und Archivsystem konzentriert sich die
windream GmbH auch auf die parallele Entwicklung spezieller Softwarelösungen, mit denen windream-Anwender typische organisatorische und Verwaltungsaufgaben wie zum Beispiel eine regelgesteuerte eMail-Archivierung,
eine automatische Indizierung von Dokumenten oder eine direkte Übergabe
von SAP R/3-Dokumenten an windream automatisieren können. Das gesamte Portfolio der verfügbaren windream-Lösungen umfasst mehr als 50
Produkte, die von der windream GmbH selbst und von vielen der europaweit
ca. 200 windream-Partner für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche
entwickelt worden sind. Zudem bietet die windream GmbH auch projektbezogene und kundenspezifische Anpassungen des windream-Systems an.
Die weitere Entwicklung und Strategien für die Zukunft zielen auf den Ausbau des Produktportfolios. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit mit Integrationspartnern, die windream als Basistechnologie nutzen,
um ihre Produkte um die Funktionalitäten DMS und Archivierung zu erweitern. Dabei liegt der Fokus auf der Integration des Dokumenten-Management-Systems windream in die Produkte von Drittanbietern. Die windream
GmbH unterstützt Unternehmen, die mit windream arbeiten, durch eine
kompetente Service-Hotline mit kurzen Reaktionszeiten. Darüber hinaus
werden in verschiedenen Schulungsblöcken sowohl grundlegende Kenntnisse in der Handhabung des windream-Systems als auch weiterführende
Kenntnisse der administrativen Funktionen vermittelt. Die unterschiedlichen
Schulungseinheiten richten sich an windream-Anwender und an Systemverwalter, die mit der Administration des DMS betraut sind.
1.1.2 Komponenten
windream 3.6 ist ein Dokumenten-Management- und Archivsystem, das als
Netzwerklaufwerk z. B. im Microsoft Windows Explorer dargestellt wird und
Funktionen für das Dokumenten-Management und die Archivierung über das
Kontextmenü des Windows Explorers zur Verfügung stellt. Durch die Integration als Treiber in das Betriebssystem wird keine eigene Benutzeroberfläche benötigt. Über die Virtual File System (VFS) Technologie erfolgt die Erfassung von Dokumenten und Dateien über die Standardfunktionen der
Windows-Anwendungen („Speichern unter“). Ebenso erfolgen Datei-Operationen, bspw. Verschieben, Kopieren oder Löschen, über die Menübefehle
des Explorers oder über bekannte Shortcuts. Die Einbindung von Dokumentenverknüpfungen erfolgt über OLE. Die bekannte Windows-Suche wird um
eine Dokumentenrecherche erweitert.
Abbildung 1: windream: Produktphilosophie, VFS (Quelle: windream)
Unterstützte Datenbanksysteme sind MS SQL Server (mit Volltextindexierung) und Oracle (mit InterMedia Volltextoption). Als Server-Systeme werden Windows NT, Windows 2000 und 2003 unterstützt. Für das Langzeitarchiv können zusätzlich HP-UX, AIX, Sun Solaris und LINUX eingesetzt werden.
Die Produktlinie von windream umfasst verschiedene Software-Pakete, die
sich im Leistungsumfang unterscheiden bzw. ergänzen. Die Ausführungen
sind den Anforderungen unterschiedlicher Benutzergruppen und Unternehmensgrößen angepasst und geben Anwendern die Möglichkeit, Funktionen
gezielt nach ihren Ansprüchen und Anforderungen zu erwerben.
Partnerlösungen
Link for
Ascent
Capture
windream
Secure
Arc
windream
Share
Drive
Link for
Genesis
World
etc.
windream
Imaging
windream
Signanture
windream
to go
windream
ArcLink
(SAP)
windream
DirectLink
(SAP)
windream
COLD
Link for
Navision
Link for
secDMS
windream
DocView
windream
Office
Bundle
windream
Thumbnail
windream
FAX
windream
Terminal
Server
windream
XML
Importer
Link for
incadea
Link for
FibuNet
windream
web portal
windream
Exchange
windream
ScanLink
windream Client
SBE
SBX
BE
Kundenlösungen
windream SDK
windream Server (Mittelschicht)
windream
WMC
windream
WMX
windream Speichersteuerung
windream Datenbank Anbindung
windream Objektspeicher
Harddisk
NAS
oder
SAN
Fileserver
Systeme
Microsoft
ORACLE
SQL Server
EMC²
Centera
Jukeboxen
CD
DVD
MO
WORM
UDO
PDD
Einzellaufwerk
CD/DVD
MO
WORM
UDO
PDD
windream Basissystem Client und Server
windream Server-Zusatzkomponenten
windream Speicher-Komponenten
windream Lösungen
windream Client-Zusatzkomponenten
Third-Party Produkte
Harddisk
NT
LINUX
UNIX
2000
XP
OS/2
Abbildung 2: windream: Produktfamilie (Quelle: windream)
•
Standard Business Edition (SBE): Diese Produktvariante richtet sich
speziell an kleine und mittlere Unternehmen. Die Erfassung, Verschlagwortung und Recherche von Dokumenten sowie die Rechtevergabe und Archivierung werden unterstützt. Darüber hinaus verfügt windream SBE über
Funktionen zur Versionierung, über eine Historienanzeige, über ein Clipboard-Indexing, über Befehle zum sofortigen Archivieren und Sperren von
Dokumenten sowie über eine Option für eine Server OCR und eine Funktion zum Umschalten auf andere windream Server.
•
Standard Business Extension (SBX): SBX ist eine Erweiterung von SBE
um zusätzliche Dokumenten-Management-Funktionalitäten. Insbesondere
die durch den Lebenszyklus gesteuerte automatische Archivierung (inkl.
endgültigem physischen Löschen) sowie Check-In/Check-Out-Funktionalitäten ergänzen den Funktionsumfang.
•
Business Edition (BE): Dieses Produkt ist an die Anforderungen von
Großunternehmen angepasst. Die Anzahl der Benutzergruppen ist unbeschränkt. Die Zugriffsrechte auf Dokumente können bis auf die Ebene eines einzelnen Benutzers differenziert werden. Indexfelder lassen sich auf
mehrere Registerkarten verteilen. Darüber hinaus können mehrere Volltextfelder genutzt und Mehrfachfelder / Vektorfelder z. B. für Auswahllisten angelegt werden.
•
windream ShareDrive: Zugriff auf windream über einen beliebig gemappten Laufwerksbuchstaben. Hierdurch kann auch von Betriebssystemen wie MAC, UNIX und LINUX auf windream Dokumente zugegriffen
werden. Zusammen mit dem windream web portal kann so die volle Funk-
tionalität von windream auf dem Client ohne Installation von zusätzlichen
Komponenten genutzt werden (zero foot print Installation). Hierbei
entfällt dann auch das sonst bei einem Web-Client für die Bearbeitung
von Dokumenten notwendige Check-Out/In. Die Bearbeitung unterscheidet
sich dann also nicht von einem nativen Client.
Alle Produktvarianten weisen die folgenden gemeinsamen Merkmale auf: Es
stehen Funktionen zum Datenaustausch (inkl. Indexdaten in HTML- oder
XML-Format) zur Verfügung. Das Windows-Kontextmenü ist um Dokumenten-Management-Funktionalitäten erweitert worden, zusätzliche Registerkarten in den Windows Eigenschaften beinhalten die Ordner- oder Dokumenteigenschaften. Aus ca. 150 verschiedenen Formaten (z. B. doc, xls,
ppt, pdf, dwg, msg) extrahiert windream automatisch den Volltext für die
Volltextrecherche. Die Windows Suche wird um eine spezielle windream Suche ergänzt, über die Dokumente nach Objekttypen, Attributen und Volltext
(auch in Kombination) gefunden werden können.
Mittels der windream Management Console (WMC) können Systemeinstellungen sowie Objekttypen und Attribute verwaltet werden, ohne dass
Kenntnisse in Programmierung oder Datenbankadministration erforderlich
sind. Sie ist in allen Versionen des Produkts integriert. Die Erweiterung der
WMC um die windream Management Extension (WMX) bietet zusätzlich ein
Monitoring-Tool und einen Dokument-Browser an.
Weitere optional einsetzbare Produkte des windream-Portfolios sind:
•
windream web portal: Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf in
windream abgelegte Informationen. Die Standardversion ermöglicht Recherche, Ansicht und Download der Dokumente. windream web portal pro
bietet zusätzlich alle weiteren Dokumenten-Management-Funktionalitäten
an.
•
Software Development Kit (SDK): Vollständige Beschreibung des
windream Objektmodells mit Beispielcode zur Erweiterung oder Integration
von windream in Anwendungen von Drittanbietern. Das SDK unterstützt
alle gängigen Entwicklungsumgebungen.
•
windream DocView: Dokumentenvorschau für im DokumentenManagement-System gespeicherte Objekte. Dadurch ist die Einsichtnahme
unabhängig von einem entsprechenden Anwendungsprogramm für ca. 250
unterschiedliche Formate möglich. Nach einer Volltextrecherche werden
die Suchbegriffe im DocView farblich hervorgehoben.
•
windream Office-Bundle: a) Archivierung von eMails aus Lotus Notes
oder Outlook in windream. b) Automatische Verschlagwortung von WordDokumenten in Abhängigkeit der verwendeten Dokumentvorlage.
•
windream Exchange: Automatische Weiterleitung und Speicherung von
eMails des Microsoft Exchange Servers an das Dokumenten-Management-
System. Die Verwaltung der so überführten Nachrichten erfolgt in
windream. Alle so archivierten Mails lassen sich auch weiterhin über Outlook zugreifen und anzeigen. Die Daten kommen allerdings auch in diesem
Fall aus windream.
•
windream Thumbnail Anzeige: Erweitert windream um die Anzeige von
Dokumenten und Bildern als Miniaturansichten (Thumbnails) aus dem Explorer oder aus einer Ergebnisliste heraus.
•
windream Langzeitarchiv: Revisionssichere optische Archivierung von
Dokumenten.
•
windream Jukeboxanbindung: Erweiterung der Grundfunktionen um
revisionssichere Archivierung auf optischen Medien. Es werden unterschiedliche Speichertechnologien für CD-R-, MO-, WORM-, DVD-, PDDund UDO-Medien unterstützt. Eine Unterstützung von Einzellaufwerken auf
Basis verschiedener Medien-Technologien wird ebenfalls angeboten.
•
windream SecurArc: Nachweis der Archivierungszeitpunkte durch Zeitstempel. Datenmanipulationen können identifiziert werden. Mit diesem
Produkt ist somit die revisionssichere Archivierung auch auf veränderbaren
Datenträgern möglich.
•
windream für Microsoft SharePoint Portal Server: Erweiterung des
Microsoft SharePoint Portal Server um Dokumenten-Management- und Archiv-Funktionen. Es ist ein Austausch von Dokumenten in beide Richtungen möglich.
•
windream Imaging: Erfassung, Indexierung und Archivierung von eingehenden Papierdokumenten. Das Modul ist für den Einsatz in kooperativen Netzwerken ausgerichtet.
•
Ascent Capture für windream: Automatisierte Erfassung von Massenbelegen und Ablage im Dokumenten-Management-System. Scan und Indexierung der Dokumente und Formulare werden durch Accent Capture vorgenommen, Dokumente und Indexdaten anschließend an windream übergeben.
•
windream ArcLink für SAP R/3: Einheitlicher Zugriff auf alle Belege und
die entsprechenden Dokumente eines Bearbeitungsvorgangs. Der Zugriff
ist über die SAP-Anwendung, den Windows-Explorer oder den Web-Client
möglich.
•
windream DirectLink Transfer für SAP R/3: Indexierung von SAP Dokumenten, die über die SAP ArchiveLink Schnittstelle archiviert wurden mit
den zugehörigen Attributen aus SAP.
•
windream scanLink für SAP R/3: Import von Dokumenten in elektronischer Form inklusive der Metadaten unabhängig vom Dateiformat.
Daneben kann ein Scanprogramm zur Erfassung digitalisierter Papierdokumente inkl. Barcodes eingebunden werden.
•
windream PCL COLD: Erfassung, Indizierung und Verwaltung von Massenbelegen.
•
windream to go: Anzeigen und Recherchieren von Dokumenten und Indexen ohne windream Installation. Mit windream to go ist es möglich,
selbst tragende Medien wie z. B. CDs zu erstellen, die windream-Dokumente enthalten, und die Medien unabhängig von einem windream System
sogar ohne Installation zu nutzen.
•
windream Terminal Server: Dieses Modul ermöglicht den windreamEinsatz auf Terminal Servern in Kooperation mit den darauf installierten
Applikationen. Das Modul stellt vollständige DM- und Archivsystemfunktionen auf einzelnen Terminal-Clients zur Verfügung.
1.1.3 Allgemeine Kriterien
1.1.3.1
Preise
Das Lizenzpreismodell basiert auf der Zahl der installierten Arbeitsplätze
(Workstations), bei Zugriff über das Web auf der Zahl der Concurrent User.
Tabelle 1: Preise der windream GmbH
User
10
100
Lizenzkosten
DMS-Server (10
SBE/SBX Lizenzen,
1 WMC)
ca. 3.000 Euro
Archiv-Server
Im DMS-Server
enthalten
COLD-Server
5.000 Euro (reine
Serverkomponente)
Client
-
DMS-Server (100
SBE/SBX Lizenzen,
1 WMC)
ca. 22.000 Euro
Archiv-Server
Im DMS-Server
enthalten
COLD-Server
5.000 Euro (reine
Serverkomponente)
Client
-
Wartungsaufwand
Schulungsaufwand
gering
für Administratoren: 2-3 Tage
gering
für Anwender:
1-2 Stunden
gering
für Administratoren: 2-3 Tage
gering
für Anwender:
1-2 Stunden
User
500
Lizenzkosten
DMS-Server (500
SBE/SBX Lizenzen,
1 WMC)
ca. 100.000 Euro
Archiv-Server
Im DMS-Server
enthalten
COLD-Server
5.000 Euro (reine
Serverkomponente)
Client
-
1.1.3.2
Wartungsaufwand
Schulungsaufwand
gering
für Administratoren: 2-3 Tage
gering
für Anwender:
1-2 Stunden
Referenzkunden
Die Branchenunabhängigkeit von windream spiegelt sich in den unterschiedlichen Geschäftsfeldern der Referenzkunden aus Industrie, Banken, öffentlichen Verwaltungen, Energieversorgern und Unternehmen aus dem Gesundheitswesen wieder:
§
ThyssenKrupp Stahl AG,
§
Deutsche Bundesbank,
§
LSMW/Boehringer,
§
Schleswag AG,
§
Swisscom AG,
§
Deutsche Telekom AG,
§
Schlütersche GmbH,
§
Deutz AG,
§
John Deere Werke,
§
Bayer AG,
§
FedEx Express,
§
PEARL Agency,
§
HanseWasser,
§
Grossmann Leuchten,
§
Zimmer AG,
§
König und Bauer AG,
§
Universitiy of Strathclyde, Glasgow, UK
§
Franz Haas Waffel- und Keksanlagen-Industrie, Wien, Österreich,
§
Erzdiözese, Wien, Österreich,
§
City of London, London, UK,
§
BKK Essanelle,
§
Universitätsklinikum Magdeburg und
§
Dürr AG.
1.1.3.3
Support
Support wird von Partnern und vom Anbieter direkt angeboten und ist von
Montag bis Freitag in den Zeiten von 8.30 Uhr bis 17.30 Uhr verfügbar. Die
Hotline kann von Administratoren, Endanwendern und Partnern genutzt
werden und reagiert laut Anbieter binnen max. vier Stunden.
Für Administratoren, Anwender und Partner werden folgende Schulungen
angeboten:
§
Einführung in Dokumenten-Management und Archivierung,
§
Einführung in windream und Q&A,
§
Systemarchitektur windream,
§
Installation und Administration von windream,
§
Vorgehensmodell bei der Einführung von DM-Systemen,
§
windream Fach-Administration,
§
windream Archivierungstechnologie und
§
Einführungsworkshop windream Programmierschnittstellen.
1.1.4 Architekturbezogene Kriterien
Möglichkeiten der Administration und Erweiterbarkeit des Systems sowie die
zugrunde liegenden technischen Konzepte werden in den architekturbezogenen Kriterien erfasst. Erwartete Last, Performance-Anforderungen sowie
Sicherheitsaspekte bestimmen die Ausgestaltung des Produktivsystems.
1.1.4.1
Architekturkonzept
windream basiert auf einer Multi-Tier-Architektur, die in Abbildung 3 exemplarisch dargestellt wird. Das moderne n-Schichten Modell für verteilte Umgebungen gestattet neben weit reichenden Konfigurationen auch den Zugriff
auf alle DMS-Funktionen über einfache Windows-Skripte. Diese können in
Visual Basic Script oder JavaScript mit einem beliebigen Editor (z. B. Notepad) ohne zusätzliche Programmierumgebung erstellt werden. Die Skripte
erlauben es, Dokumente direkt zu indexieren, Ankopplungen an Adressdatenbanken zu realisieren und andere Aufgaben zu automatisieren, ohne
dass windream dazu speziell angepasst werden muss.
Die Einzelkomponenten des Systems wie Suchdialoge oder Ergebnislisten
bis hin zu einzelnen Administrationstools können sowohl direkt unter Windows als auch über das Internet aufgerufen und auch in Eigenentwicklungen
eingebunden werden. Der Einstieg in die Suchmaske wird in Abbildung 4
dargestellt.
Abbildung 3: windream: windream-Architektur (Quelle: windream)
Alle Anfragen, seien es die des Explorers über den VFS-Treiber oder die
Suchabfrage über die windream-Suche (Aufbau der Spalteninformationen
mit Dateinamen), laufen zunächst über den DMS-Service des windreamServers.
Die Integration des Dokumenten-Management- und Archivsystems in die
Betriebssystem-Umgebung wird vom Anbieter als ein Kernmerkmal hervorgehoben und zeigt sich dem Anwender unter anderem durch Aufruf aller
DMS-Funktionen über das Kontextmenü im Windows Explorer. Darüber hinaus gleicht die Arbeitsweise mit windream der unter Windows. Index- und
Dateisystem-Informationen sowie die Suchfunktionen befinden sich an den
bekannten Stellen.
Abbildung 4: windream: Suche in windream
Der Dokumenten-Management-Server übernimmt folgende Aufgaben:
§
Verwaltung der Dokumenttypen, Attribute, Rechte, Versionen, Historie,
Lebenszyklus und Rechte für Benutzer und Gruppen,
§
DMS-Operationen wie Dokument speichern, Indexdaten einlesen und ausgeben, Sperren, Auschecken, Archivieren, Löschen etc.,
§
Integration des Objektspeichers und der Datenbank,
§
Verwaltung des VFS- und Indexierungsdienstes, Bereitstellung der Recherchemethoden, Ausgabe der Dokument-Eigenschaften wie z. B. Attribute
auf den Arbeitsstationen (Clients) und weitere Funktionen sowie
§
Bereitstellung einer High-Level-API über DCOM.
Die Ansteuerung von Jukeboxen wird über das entsprechende Modul vorgenommen, welches optional erhältlich ist. Neben der normalen Archivierung
auf Festplatten ist mit der windream Jukeboxanbindung eine revisionssichere Ablage auf optischen Medien möglich, wobei unterschiedliche Speichertechnologien auch parallel eingesetzt werden können. Der Zugriff auf
die so archivierten Dokumente erfolgt über den DMS-Kern auf dem Server.
Zur Ansteuerung von Jukeboxen können der windream- oder der Herstellertreiber eingesetzt werden. Unterstützt werden CD-R-, DVD-, MO-, WORM,
PDD- und UDO-Jukeboxen. Alternativ kann z. B. für die MO/WORMAnsteuerung auch die zusätzlich zu lizenzierende Software InveStore der
Firma Pegasus oder andere Treiber eingesetzt werden.
In Abhängigkeit zu den eingesetzten Speichermedien werden die Dokumente entweder in einen Objektcontainer geschrieben oder in einer Filesystemarchitektur abgelegt (HD, SAN, NAS). Bei Verwendung einer WORMJukebox werden die einzelnen Dokumente in BLOBs (Binary Lage Objects)
abgelegt und direkt auf das Medium geschrieben. Im Fall einer Archivierung
zum Beispiel auf CD-Rs werden bis zum Erreichen des vom Medium abhängigen Speicherumfangs (bspw. 650 MB bei CD-R) die Dokumente gepuffert.
Anschließend erfolgt ein konsolidiertes Schreiben. Über solche Container
wird ein ISO-File-System generiert.
windream verfügt über eine allgemeine Archivschnittstelle. Hierüber ist es
möglich, mehrere Archivsysteme parallel anzusprechen, z. B. EMC² Centera,
Jukeboxen (auch unterschiedlicher Technologien) und RAID-Systeme. Medienkopien und Replikationen können ebenfalls im windream Archiv einfach
konfiguriert werden.
Das System verwaltet die Metadaten von Dokumenten, die als DokumentEigenschaften bezeichnet werden, in einer Datenbank (Microsoft SQL Server
oder Oracle). Bei der Archivierung können diese zusätzlich gemeinsam mit
dem Dokument auf den Massenspeicher geschrieben werden.
windream bietet mit der NLS-Unterstützung (National Language Support)
die Möglichkeit, Übersetzungen der Oberflächenelemente der Anwendung in
beliebigen Sprachen zu verwalten. Die Übersetzungen von Meldungen und
Elementen der Dialogfelder werden in CSV-Dateien verwaltet. Um Übersetzungen für weitere Sprachen zu erfassen, können die Dateien mit einem beliebigen Texteditor geöffnet und entsprechend ergänzt werden. In der
windream Management Console werden über entsprechende Administrationsfunktionen sprachenabhängig die Übersetzungen der Bezeichner der
konfigurierbaren Merkmale (Dokumenttypen, Ordnertypen, Indexen, und
Objekttypfeldern / Feldbezeichnern) verwaltet. Auf diese Art unterstützt
windream auch den Einsatz in mehrsprachigen Umgebungen mit einem
windream Server. Originaldokumente und Inhalte der Attributfelder werden
nicht übersetzt.
1.1.4.2
Leistungsparameter
windream verfügt über einen konfigurierbaren Lese-Cache, in dem die
BLOBs oder auch Container vollständig auf Magnetplatten vorgehalten werden können. Ein weiterer Cache wird direkt vom windream-Kern verwaltet
und nicht vom windream-Objektspeicher. Er kann auf dem Server eine Anzahl von Binärdateien festlegen, die im temporären Bereich der Dateiablage
für bereits im Objektspeicher archivierte Dokumente vorgehalten werden.
Zur Pufferung von Schreibzugriffen ist ein Schreibcache vorhanden.
Durch Einrichtung von Untergruppen in großen, verteilten Server-Verbänden
können einzelnen Bereichen gesonderte Caches zugewiesen werden, deren
Inhalte anhand der dort jeweils relevanten Aufgaben gewählt werden. Diese
dezentralen Caches führen zu einer weiteren Verbesserung der Gesamtperformance, da die Netzlast zurückgeht.
Die Jukebox und die eingebauten Lese- und Schreiblaufwerke können von
mehreren Benutzern gleichzeitig benutzt werden. Es können folgende Ablagesysteme parallel betrieben werden:
1. Speicherung der Daten in einzelnen Dateien im File-System,
2. Speicherung in einem BLOB-Container im File-System,
3. Speicherung auf einer MO/WORM-, DVD-, PDD- und UDO-Jukebox,
4. Speicherung auf einer CD-R-Jukebox,
5. alternativ zu einer Jukebox kann auch die EMC² Centera mit der neuen Content Addressed Storage (CAS) Technologie verwendet werden
sowie
6. beliebige andere Speichertechnologien, die über die offene Schnittstelle angebunden wurden.
Das Gesamtsystem ist als skalierbare Lösung ausgelegt und Oracle-RAC
(Real Application Cluster) zertifiziert. Alle windream-Serverkomponenten
(DMS-Dienste, Volltext-Service, DMS-Agent, Objektspeicher, DB) sind multithreading- und mehrprozessorfähig. Sie unterstützen damit die Skalierbarkeit moderner Windows-Server-Systeme und ermöglichen eine hohe Verfügbarkeit.
Das windream-Archivsystem arbeitet voll journalisiert und ist transaktionssicher, beispielsweise auch bei der Verteilung der verschiedenen Komponenten auf vorhandene Prozessoren (Multiprozessoren). Die Datenbank und der
Objektspeicher sind in großen Multiserver-Umgebungen mit HACMP im Einsatz. Redundante Datenbankserver und automatische Archivreplikation sichern eine hohe Verfügbarkeit.
Datenverarbeitungsaufgaben können nach hinterlegten Regeln auf unterschiedliche Server verteilt werden. Über ein System aus Produktions- und
Preproduktions-Umgebung wird zusammen mit der Abwärtskompatibilität
der windream Clients das Einspielen von Updates unterstützt.
1.1.4.3
Speicherkonzept
Das Speicherkonzept von windream ist auf den Dokument-Lebenszyklus
ausgerichtet. Folgende Stadien werden im Lebenszyklus eines Dokuments
unterschieden: Bearbeitungszeitraum, Archivierungszeitraum und Löschzeitpunkt. Solange sich ein Dokument im Bearbeitungsstatus befindet, liegt es
in der Dateiablage. Ändert sich der Dokumentstatus vom Bearbeitungs- zum
Archivierungsstatus, wird das Dokument im aktuellen Zustand eingefroren
und im Objektspeicher bzw. im Langzeitarchiv (Jukeboxen) archiviert. Der
Archivierungsprozess kann automatisiert werden, so dass keine weiteren
manuellen Eingriffe notwendig sind. Der Objektspeicher kann zudem individuell konfiguriert werden und speichert zu allen Dokumenten auch deren
Metadaten im XML-Format (self contained objects). Damit kann eine komplette Datenbank mit den gespeicherten Objekten allein von den optischen
Medien restauriert werden.
Für aktuelle Dokumente, die sich in Bearbeitung befinden, gibt es einen Arbeitsbereich (zumeist Festplatte/RAID/SAN), der einer Dateiablage zugeordnet wird. Für die Archivierungsphase ist ein Archiv-Objektspeicher vorgesehen, bei dem es sich auch um optische Medien handeln kann, die bei
Bedarf in einer Jukebox verwaltet werden.
Bei der Archivierung erfolgt die Speicherung der Dokumente in einem so
genannten Objektspeicher. Dieser Objektspeicher besteht aus einem oder
mehreren Pools. Ein Pool ist eine Speichereinheit zur Ablage von logisch
ähnlichen BLOBs (Binary Large Objects). Jedem Dokumenttyp wird genau
ein Pool für die Archivierung zugewiesen. Dabei wird zwischen Directory
Pools, in denen die Daten hierarchisch gespeichert werden, und FilestreamPools, bei denen die Daten in so genannten Volume-Files (Containern) abgelegt werden, unterschieden. Ein Pool kann mehreren Dokumenttypen zugewiesen werden. Der zusätzlich definierte physikalische Speicherort kann
auf einer Festplatte, einem RAID oder auf einem optischen Medium liegen.
Pools können auch zu Caching- und Backup-Zwecken verwendet werden.
In den BLOBs können in so genannten Dataparts die Dateien und mögliche
Datenbank-Informationen enthalten sein. Die BLOBs können auf MO/WORM,
CD-R, DVD, PDD- und UDO-Medien abgelegt werden. Die Doc-ID und die
Versions-ID jedes Objekts gewährleisten die Eindeutigkeit im DMS. Die Eindeutigkeit der BLOBs garantiert ein Nummerierungssystem, das von
windream mit einer „World-ID“ eingeleitet wird. Die Dokumenteneindeutigkeit wird durch die BLOB-ID innerhalb eines Archivs hergestellt.
Standardmäßig ist eine Spiegelung der Daten möglich, so dass bei einem
Ausfall auf das gespiegelte System gewechselt werden kann. Somit ist eine
entsprechende Datensicherheit und Verfügbarkeit des Systems gewährleistet. Die Indexdaten können zusätzlich zur Datenbank-Ablage mit dem Dokument archiviert werden, um im Bedarfsfall eine vollständige Wiederherstellung der Daten aus dem Archiv garantieren zu können. Eine Datenverschlüsselung wird beim Einsatz vom Internet/Intranet und Archiv angeboten. Die Indexdatenbanken können über dort vorhandene Funktionalitäten
oder mit Standardsicherungsprogrammen gesichert werden.
In Bearbeitung befindliche Dateien und deren Änderungen können während
des Serverausfalls lokal oder im Netz gespeichert werden. Dadurch gehen
bei einem Ausfall des windream-Servers keine Änderungen verloren. Die
Ausfallsicherheit wird auf Basis von Standardfunktionen im Betriebssystem
unterstützt (etwa Fail over Cluster mit RAID- oder SAN-Plattenspeicher).
Die windream-Komponenten unterstützen weiterhin die Transaktionssicherheit der verwendeten Datenbanksysteme (z. B. Oracle RAC – Real Application Cluster).
Die Ablage der Dokumente in windream kann zusätzlich sowohl verschlüsselt als auch signiert erfolgen. Eine Signierung der Dokumente innerhalb
von windream ist durch die Einbindung der Lösung Signature for
windream möglich. Backups können sowohl manuell als auch durch einen
zeit- oder ereignisgesteuerten Automatismus angestoßen werden.
Über das Modul windream SecurArc können anstelle von digitalen Signaturen Zeitstempel zur Sicherung der Integrität von Dokumenten verwendet
werden. Damit kann gesetzlichen Anforderungen der Nachweisbarkeit von
möglichen Manipulationen am Archivbestand entsprochen werden. Für einzelne Dokumente werden Prüfsummen in einem fortlaufenden Journal gespeichert, um die Authentizität eines Dokuments durch Ermittlung der aktuellen Prüfsumme zusichern zu können. Für die Journale werden selbst zeitgesteuert Prüfsummen erstellt, um Manipulationen vorzubeugen.
1.1.4.4
Systemverwaltung
Die windream Management Console (WMC) dient der Verwaltung der
Objekttypen (Dokument- und Ordnertypen) und der DMS- oder der Objekttyp-spezifischen Attribute, der Sprachen, windream Speicherorte sowie der
Benutzerverwaltung durch einen Systemadministrator. Weiterhin können
hier gelöschte Dokumente wiederhergestellt sowie Check-Out- und Bearbeitungssperren administriert werden. Die WMC ist ein Snap-In-Modul für die
Microsoft Management Console, über die auch weitere Komponenten eingebunden, verwaltet und administriert werden können (ebenfalls als SnapIns). Hierzu zählt zum Beispiel die SQL-Datenbank.
Abbildung 5:windream: windream Management Console
Die windream Management Extension (WMX), eine Erweiterung der
WMC, fügt windream als Datenobjekt zu der Leistungsüberwachung von
Windows hinzu, über die z. B. Systemauslastungen, Anzahl der Arbeitsstationen, Anzahl der aktiven Verbindungen, gepufferte Objekte (Archiv-Cache),
geladene Objekte (Cache DMS-Kern), gleichzeitig verwendete Datenbankund Objektspeicherverbindungen abgelesen und überwacht werden können.
Abbildung 6: windream: System Monitor der windream Parameter
Über den windream DMS-Browser der windream Management Extension
können Administratoren direkt aus der windream Management Console auf
berechtigte Objekte in windream zugreifen. So ist es beispielsweise möglich,
auch archivierte Dokumente oder Vorversionen von Dokumenten innerhalb
des DMS zu verschieben.
BERECHTIGUNGSKONZEPT
Der Rechteverwaltung von windream liegt das Gruppen- und Benutzerkonzept von Windows NT/2000/2003 zugrunde. Die Windows-NT/2000/2003Benutzer und -Gruppen sowie die Gruppenzugehörigkeit der Benutzer werden in der Benutzeradministration von Windows festgelegt. Die Benutzerund Gruppendaten sowie die Mitgliedschaften in Gruppen werden von
windream übernommen. Eine Übernahme von Benutzer- und Gruppeninformationen ist auch aus Active Directory, Novell NDS oder aus einem LDAPDirectory möglich.
Die Benutzerverwaltung ermöglicht es, die Benutzerdaten direkt aus den
Benutzer- und Gruppenkonten des Betriebssystems in windream zu übernehmen und diese Konten als windream-Benutzerkonten zu deklarieren. Ei-
ne Anmeldung am Betriebssystem des Clients kann als gleichzeitige Anmeldung in windream verwendet werden (single sign-on).
Ordner und Dokumente sind ausschließlich von autorisierten Anwendern
einsehbar und änderbar. Die Zugriffsrechte von windream-Benutzern und
-Gruppen auf Dokumente und Ordner werden über die Registerkarte „windream Rechte“ in den jeweiligen Eigenschaften auf dem windream-Client
verwaltet. Hier lassen sich die Berechtigungen zum Lesen, zum Ändern oder
zur Rechtevergabe für ein oder mehrere Dokumente und Ordner einstellen.
Ein neues Dokument bekommt initial die Rechte des Ordners zugewiesen, in
dem das Dokument abgelegt wird. Die Rechte des Dokuments können im
Anschluss verändert werden. Außer Gruppen- und Benutzerrechten bietet
windream auch Besitzerrechte (pro Ordner konfigurierbar) an. Der Besitzer
eines Objekts hat immer alle Rechte auf das entsprechende Objekt. In der
WMC kann zusätzlich festgelegt werden, für welche Benutzer das Besitzerrecht gelten soll.
Zur Optimierung der Zugriffsgeschwindigkeit auf die Objekte in windream
wird jedem windream-Objekt eine Access Control List (ACL) zugewiesen. Eine ACL enthält alle Rechteträger (Benutzer und Gruppen), die Leserechte
auf ein Objekt besitzen. Anhand der Rechtekombination in diesen Listen
wird der Lese-Zugriff auf die Objekte in windream gesteuert.
ADMINISTRATIONSFUNKTIONEN
Über die windream Management Console können Systemverwalter neue Dokument- und Ordnertypen anlegen, typspezifische Indizes benennen und
erstellen sowie bestehende Objekte und Indizes bearbeiten. Mittels eines
Layout-Editors kann ein Administrator Indexmasken gestalten und verwalten. Die integrierte Palette gestattet es, aus einer Vielzahl unterschiedlicher
Eingabefelder die für den gewünschten Dokumenttyp geeigneten Feldtypen
auszuwählen. Mit Hilfe der windream Tools in der WMC können darüber hinaus gelöschte Objekte aus dem Papierkorb wieder hergestellt oder endgültig
gelöscht werden. So ist es dem Administrator möglich, Dokumente, die für
den Anwender nach dem Löschen nicht mehr im Zugriff sind, wieder im
DMS verfügbar zu machen. Der Administrator besitzt zudem das Recht, einen Check-Out (d. h. die exklusive Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender) wieder aufzuheben und das Dokument für den allgemeinen
Gebrauch wieder freizugeben.
Zudem ist es möglich, die Lebenszyklen von Dokumenten mit der WMC zu
verwalten, die Eigenschaften der windream-Speicher zu bearbeiten und eine
Liste aller windream-Benutzer anzuzeigen.
Für die NLS-Unterstützung werden in der WMC sprachenabhängig die
Übersetzungen der Bezeichner von Indexen, Objekttypen und Objekttypfel-
dern (Feldbezeichner) verwaltet. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn eine Lizenz für die NLS-Unterstützung vorhanden ist.
Zusätzlich können die windream-Dienste auch über das Internet angesprochen werden: Die windream Server-Administration (WSA) ist ein Werkzeug, das es Systemadministratoren ermöglicht, mit der windream Management Console über das Internet die Kontrolle über die windream-Dienste
auszuüben und Remote-Wartungen der windream-Services vorzunehmen.
Protokolle werden über die Systemkonfiguration eingestellt. Als Standard
bietet windream Aufzeichnungen im csv-Format über Ereignisse wie:
§
Archivieren und Löschen von Dokumenten,
§
Ausgecheckte und eingecheckte Dateien,
§
Rückgängigmachen von ausgecheckten Dateien,
§
Benutzer und Gruppen,
§
HTML-Indexdaten erzeugen oder
§
Lebenszyklusregeln übernehmen.
Diese für die Administration bestimmten Berichte sind grundsätzlich von der
aufgezeichneten Dokumenthistorie zu unterscheiden.
1.1.4.5
Entwicklungswerkzeuge
Sowohl server- als auch clientseitig ist die windream API offen gelegt und
frei verfügbar und von verschiedenen windream-Partnern und Endkunden
für die Anbindung und Integration in andere Anwendungen im Einsatz. Für
windream steht eine API-Schnittstelle für DCOM sowie J2EE zur Verfügung,
die in der Dokumentation ausführlich mit Programmierbeispielen beschrieben ist. Es existiert eine graphische Unterstützung für die Erstellung von
Masken. Das Design ist an die bekannten Microsoft-Darstellungen angelehnt. Die Basisinstallation umfasst Templates, die als Vorlagen für Masken,
Customizing-Einstellungen etc. verwendet werden können.
Die windream-Funktionen stehen über das optionale Modul windream
Software Development Kit (SDK) bereit und umfassen Aufgaben wie das
Speichern, Indexieren und Recherchieren von Dokumenten. Über das SDK
kann auch die windream-Administration angesprochen werden. Das windream web portal und das windream web portal pro basieren auf Active Server
Pages (ASP). Die Active Server Pages können über das windream SDK auf
sämtliche DMS-Funktionalitäten zugreifen und diese über Web zur Verfügung stellen. Mit dem windream SDK ist es damit auch möglich, einen eigenen Web-Client zu entwickeln.
1.1.4.6
Internet
Für den Einsatz im Internet stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
§
Das windream web portal stellt die windream-Recherchemöglichkeiten,
die Ansicht der Dokumente und Indexdaten sowie den Download der Daten
zur Verfügung. Das windream web portal ist für Anwender geeignet, die
lediglich Recherchen über das Web ausführen möchten.
§
Das windream web portal pro hingegen stellt zusätzlich den Upload sowie, Anlegen neuer Ordner, Check-In, Check-Out, Versionierung, Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Löschen, Verknüpfung erstellen, Versenden und das Ändern der Indexdaten zur Verfügung.
Der Internet-Zugriff auf windream umfasst somit im zweiten Fall die Abbildung der Clientfunktionalitäten eines windream Desktop-Rechners im Browser in Abhängigkeit der eingestellten windream-Rechte des Benutzers bzw.
der Gruppe auf die Dokumente oder Ordner.
Die zusätzliche Portalseite von windream web portal pro kann vom Administrator individuell angepasst werden. Es kann eine globale Startseite für
alle Anwender eingerichtet werden, aber auch eine personalisierte. Das
windream web portal kann innerhalb eines Subframes in andere Seiten eingebunden werden.
windream unterstützt einen verschlüsselten Datentransfer im Bereich des
Inter- und Extranet mit dem Protokoll HTTPS. Angefragte Dateien und Indexdaten werden dazu verschlüsselt übertragen. Eine SSL-Verschlüsselung
von Daten wird auch von der windream-Jukebox-Steuerung unterstützt.
Voraussetzung dafür ist, dass auf den Clients und dem Server die entsprechenden Komponenten für die SSL-Verschlüsselung installiert sind. Passwörter werden generell verschlüsselt übertragen.
Als Web-Server dient der Microsoft IIS (Internet Information Server). Auf
der Client Seite können Standard-Browser wie Microsoft Internet Explorer,
Netscape Navigator oder Opera eingesetzt werden, da keine betriebssystemspezifischen Plug-Ins verwendet werden. Der Web-Client benötigt zur
Anzeige von ca. 250 unterschiedlichen Formaten keine Plug-Ins.
1.1.4.7
Integration
Die Office-Integration erfolgt in anwenderfreundlicher Weise derart, dass die
Office-Anwendungen windream beim Speichern eines Dokuments als Speicherort vorschlagen. Nach dem Speichern wird der Indexierungsdialog zur
Verschlagwortung des zu speichernden Dokuments automatisch geöffnet.
Darüber hinaus lässt sich die Verschlagwortung automatisieren, indem Dokumentbestandteile, Eigenschaften etc. direkt übernommen werden. Das
windream Office-Bundle stellt dem Anwender vollständige Beispielskripte
zur automatischen Verschlagwortung zur Verfügung. Diese Skripte lassen
sich problemlos in ein bestehendes windream-System integrieren. Durch
das virtuelle Dateisystem von windream können sowohl Office-Dokumente
als auch beliebige andere Dateien direkt mit dem Standard-Befehl „Speichern unter...“ im DMS abgelegt werden.
Weitere Integrationen sind zu Beispiel SAP/R3 ArchiveLink (voll zertifiziert),
Navision, Eulanda, FibuNet, Sage KHK, CiS, STP eDocument / winsolvenz,
Lotus Notes, Microsoft Exchange Server (siehe 1.1.5.5), AutoCAD, incadea,
genesisWorld, AIXPLAIN, Reencryption secDMS, Technotrans doculab etc.
Eine Integration verschiedener SAP-Module in windream ist über das Zusatzmodul windream ArcLink für SAP R/3 möglich. So können die mit
einem Bearbeitungsvorgang verbundenen Dokumente und Belege direkt in
der SAP-Anwendung eingesehen werden. Hierzu werden Dokumenteninformationen zwischen windream und SAP ausgetauscht. Es werden verschiedene SAP-Erfassungsszenarien für Belege unterstützt (Ablegen und Erfassen, Ablegen für spätere Erfassung, Zuordnen und Ablegen, Ablegen für
spätere Zuordnung, Ablegen und Zuordnen). windream ist durch SAP für die
Schnittstelle ArchiveLink 4.5 voll zertifiziert.
1.1.5 Funktionale Kriterien
Die funktionalen Kriterien klassifizieren die Möglichkeiten der Arbeit mit dem
System. Neben der Abbildung des Dokumenten-Lebenszyklus von Erfassung
und Indizierung über die Recherche bis zur Verteilung sind insbesondere
weiterführende Konzepte wie die Zusammenarbeit oder die regelgesteuerte
Auftragsbearbeitung über Workflows relevant.
1.1.5.1
Erfassung
Die Datenerfassung in das Dokumenten-Management- und Archivsystem erfolgt bei Massendaten via windream PCL-COLD oder mit Hilfe des windream
XML Import Managers, bei Papier mittels Scannen und bei Bürokommunikations-Dateien (wie Word, WordPro und Excel) über die üblichen Kopier-,
Ausschneide- und Einfügefunktionen des Windows Explorers inklusive
Drag & Drop oder über den „Speichern unter...“-Befehl der WindowsAnwendungen direkt auf dem windream Laufwerk.
ERFASSUNG VON NCI-DOKUMENTEN
Soweit ein Scan-Programm verwendet wird, erfolgt die Ablage der gescannten Dokumente im windream-Laufwerk, in dem sie dann verschlagwortet werden können.
Als Scansoftware bietet die windream GmbH das Scan-Modul windream
Imaging an. Hiermit können Dokumente gescannt, gesichtet und ggf. bearbeitet (z. B. Versehen eines Eingangsstempels), indexiert und anschließend in windream abgelegt werden. Das System legt gescannte Dokumente
im TIFF-Format in windream ab. Optional kann eine Zeichenerkennung mittels OCR durchgeführt und der extrahierte Text als Volltext im DMS abgelegt werden.
Die Massenbelegerfassung wird z. B. über die Module Ascent Capture
für windream oder QuickScan Pro für windream ermöglicht. Erfassung
und Verschlagwortung (bspw. Extraktion von Indexinformationen aus Formularen) werden durch Ascent Capture von Kofax durchgeführt, die digitalisierten Dokumente im Anschluss an windream übergeben. Als Trennzeichen
werden bei beiden Anwendungen Trennblätter und Barcodes verwendet.
Eine Volltextindexierung auf Basis des Microsoft SQL Servers oder Oracle ist
neben der üblichen Schlagwortverwaltung ebenso möglich.
Die Aktivitäten Scannen, Sichtkontrolle und Weiterleitung der Dokumente
können ebenfalls über eigene oder Fremdprogramme ausgeführt werden.
Papierdokumente werden dann per Scanner erfasst und als TIFF-Datei oder
Image im Dateisystem gespeichert. Die Dokumente werden entweder direkt
in die entsprechenden Ablagen (Ordner) des Dokumenten-ManagementSystems (windream-Laufwerk) oder zunächst an anderer Stelle im Dateisystem gespeichert. Anschließend können sie dann in die entsprechenden Ablagen im Dokumenten-Management-System (windream-Laufwerk) kopiert
oder verschoben werden.
Für die Übernahme von Spool Files wird das Modul windream PCL COLD
angeboten, das auch für die Archivierung von eMails, News und Telefaxen
eingesetzt werden kann. Die Massendaten können damit zudem indiziert
und verwaltet werden.
ERFASSUNG VON CI-DOKUMENTEN
Elektronische Dokumente wie Dateien von Windows-Anwendungen aus
Microsoft Office werden in der jeweiligen Anwendung erstellt und direkt im
Originalformat im Dokumenten-Management-System (windream-Laufwerk)
gespeichert. Im „Speichern unter...“-Dialog wird windream als Netzwerklaufwerk angeboten. Hier kann der Anwender die Position (Ordner) wählen,
an der das Dokument abgelegt werden soll.
Dokumente, die im Dateisystem vorhanden sind, werden zur Speicherung
und für eine eventuelle spätere Archivierung aus dem Windows-Explorer
oder über den Desktop in die entsprechenden Ordner (Ablagen) im DMS kopiert oder per Drag & Drop verschoben.
Generell können einzelne Dokumente oder ganze Dokumentstrukturen (inklusive in einem Windows-Dateisystem existierende Ordnerverzweigungen)
z. B. durch einfaches Kopieren importiert werden. Je nach Art des Imports
können gleichzeitig Indexinformationen und Volltext mit erfasst bzw. automatisch generiert werden. Über das Modul windream scanLink ist ein da-
teiformatunabhängiger Import von Dokumenten in elektronischer Form inklusive der Metadaten möglich.
Die zu erstellenden Ablagestrukturen wie Ordner und Unterordner können
beliebig gebildet werden. Auf jeder Ordnerebene können Dokumente abgelegt werden. Diese Methode ermöglicht es zum Beispiel, den gesamten Bestand eines papiergebundenen Aktenarchivs auf der Ebene des DMS elektronisch ab- bzw. nachzubilden.
Neben den oben aufgeführten Datenerfassungsmöglichkeiten gibt es verschiedene Ex- und Import-Funktionen. windream unterscheidet dabei zwischen Importieren/Exportieren, Check-In/Check-Out und Copy/Paste.
Beim Exportieren und späteren Importieren werden die Dokumente nicht für
andere Anwender gesperrt. Indexdaten werden als XML- und/oder HTMLDatei zur Verfügung gestellt. Dieser Vorgang ist daher vom Check-Out eines
Dokuments zu unterscheiden.
Das Check-Out/Check-In dient der lokalen Bearbeitung von windreamDokumenten, vornehmlich bei einer Offline-Bearbeitung von Dokumenten
und Ordnern. Generell müssen bei windream Dokumente zur Bearbeitung
nicht ausgecheckt oder markiert werden. Ein Doppelklick eines autorisierten
Benutzers öffnet das gewünschte Dokument. Ist dieses Dokument bereits
durch einen anderen Benutzer in Bearbeitung, so öffnet sich die entsprechende Windows-Meldung. Beim Check-In/Check-Out-Verfahren wird eine
lokale Kopie erzeugt. Das Dokument wird für die Bearbeitung in windream
gesperrt. Änderungen können an der lokalen Kopie vorgenommen werden.
Zusätzlich können Indexdaten im HTML- und/oder XML-Format mit ausgecheckt werden. Beim Einchecken wird wahlweise das alte Dokument durch
das neue ersetzt oder eine neue Version angelegt. Ein Check-Out kann über
den entsprechenden Befehl des Explorers rückgängig gemacht werden.
Der Import von Dokumenten aus dem Dateisystem als Erstimport oder zur
Deklaration im windream-System erfolgt über Drag & Drop oder Copy/ Paste. Im Anschluss können diese Dokumente mit den windream-Verschlagwortungsmasken indexiert werden.
Daten, die nicht in Microsoft Office oder in Dateiform vorliegen und aus anderen Anwendungen (etwa Saldenlisten aus Finanzbuchhaltungs-Systemen)
stammen, können über TIFF-Printer als Bilder abgelegt werden. Darüber
hinaus lässt sich optional über OCR-Funktionen eine Texterkennung durchführen. Die mit OCR ausgelesenen Dokumentinhalte werden dann im DMS
als Volltexte der Dokumente gespeichert und lassen sich über die windream-Suchfunktionen (vgl. 1.1.5.3) recherchieren.
Der Import von Fax-Nachrichten aus Faxprogrammen ist in Verbindung mit
dem Programm WinFax Pro von Symantec möglich. Dazu werden grundsätz-
lich die eingehenden TIFF-Dateien des Faxprogramms in ein ImportVerzeichnis von windream abgelegt. Über windream-Prozesse werden diese
Dokumente regelmäßig importiert und mit einer Volltexterkennung übersetzt. Soweit das Faxprogramm die Indizes als XML-Datei zur Verfügung
stellt, kann ein direkter Import erfolgen. Ist dies nicht der Fall, kann windream auch die relevanten Daten (wie Faxnummer oder Absender), die ein
Faxprogramm liefert, in das XML-Format konvertieren/importieren.
Mit dem Modul windream Office Bundle werden eMail-Anbindungen an
die Applikationen MS Outlook 2000 und Lotus Notes realisiert.
Zu einem Dokument können in windream mehrere Versionen verwaltet
werden. Eine neue Version eines Dokuments ist eine Kopie des ursprünglichen Dokuments. Wird für ein Dokument eine neue Version angelegt, so
wird in demselben Verzeichnis eine Kopie mit identischem Namen, gleichen
Rechten, Originaldaten und Eigenschaften und einer eigenen Historie erstellt. Ein Volltext, der für ein bestehendes Dokument bereits erzeugt wurde, wird für eine neu erstellte Version erneut generiert. Der Dateiname der
Vorversion wird mit einer um den Faktor eins erhöhten Versionsnummer (linear aufsteigende Nummerierung) ergänzt und ein entsprechender Eintrag
für die Historie erstellt. Die Vorversion einschließlich der Indexdaten ist
schreibgeschützt und kann nicht mehr verändert werden.
Dem Anwender steht immer die aktuellste Version eines Dokuments zur
Verfügung. Vorversionen werden vom System automatisch mit dem Dateiattribut „Versteckt“ (Hidden) versehen, so dass sie im Windows-Explorer
nur bei entsprechend eingestellter Ansicht angezeigt werden. Die aktuelle
Version, die Versionsnummer sowie die Vorversionen eines Dokuments lassen sich unter den Dateieigenschaften über die Registerkarte „Version“ einsehen. Alle Vorversionen einschließlich ihrer Eigenschaften lassen sich aus
dieser Registerkarte aufrufen. Sie stehen auf dem windream-Laufwerk jederzeit zur Verfügung.
Bei Recherchen können Vorversionen mit in die Suchen einbezogen werden.
Wird die aktuelle Version im Windows Explorer gelöscht, bleiben die Vorversionen erhalten. Es ist auch möglich, Dokumente inklusive ihrer Vorversionen zu löschen. Um eine neue Version eines Dokuments erstellen zu können, muss der Anwender über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.
Von einer Vorversion kann keine neue Version erstellt werden.
Dokument-Links werden als Objekte innerhalb von windream behandelt und
ebenfalls mit DMS-Attributen versehen. Links können auf Dokumente innerhalb und außerhalb von windream verweisen. Damit ist die Ablage von Verbunddokumenten möglich.
1.1.5.2
Indexierung
Dokumente können aus beliebigen Windows-Applikationen über die dortigen
Funktionalitäten erfasst werden, indem windream als Zielverzeichnis bei der
Speicherung gewählt wird. Mit Hilfe des Objekttyps werden die Eigenschaften der Dokumente und Ordner definiert und über die Vergabe von Indexwerten spezifiziert. Über die Windows-Zwischenablage können dazu markierte Textbereiche eines Dokuments bestimmten Indexfeldern mittels eines
Auswahlmenüs zugewiesen werden. Der Indexierungsprozess kann von der
Erfassung losgelöst werden und asynchron zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Neben der manuellen Indexierung ist die Übernahme der systemspezifischen Dateieigenschaften zur automatischen Vergabe von Schlüsselwerten
möglich. Zudem kann eine automatische Zuweisung von Indexdaten eingerichtet oder eine Übernahme von Indexwerten aus externen Datenbanken
bspw. über Skripte vorgenommen werden.
Durch die Einbindung eines Skripts ist auch der Start eines Programms (etwa der Anwendung Notepad) über einen Befehl im windream-Kontextmenü
hinterlegbar.
Abbildung 7: windream: Indexierungsdienst
Das Layout der Indizierungsmasken kann frei definiert werden. Die Dokumentattribute können auf mehrere Registerkarten verteilt werden. Zudem
werden bekannte Datei-Eigenschaftsdialoge um spezifische DokumentenManagement-Felder erweitert, was eine Anzeige und Änderung weiterführender Informationen ermöglicht. Bei der Gestaltung der Indexierungsmasken kann zu jedem Feld zusätzlich ein Funktionsaufruf angegeben werden,
so dass sich Indexfelder auch automatisch füllen oder prüfen lassen (vgl.
Abbildung 7). Mit diesen Funktionsaufrufen können auch Folgeaktionen, wie
zum Beispiel die Ermittlung von anderen Indexdaten zu einer Kundennummer, ausgelöst werden.
Für die Indexfelder stehen verschiedene Datentypen zur Verfügung:
§
String,
§
Währung,
§
Integer-Zahl,
§
Datum,
§
Fließkomma-Zahl,
§
Zeitstempel und
§
Festkomma-Zahl,
§
Datum / Zeitstempel.
§
Boolesches-Feld (Ja/Nein),
Außerdem kann festgelegt werden, ob Indexfelder Mussfelder, einmal editierbar oder schreibgeschützt sind. Der Administrator kann die Indexierung
vereinfachen, indem er über Listboxen Schlagworte bzw. Auswahllisten vorgibt oder Felder mit Werten vorbelegt.
Das windream-System kann in der aktuellen Version beliebig viele Dokumenttypen mit 46 festen Systemattributen, 128 vorkonfigurierten und beliebig vielen weiteren frei konfigurierbaren Attributen verwalten. Darüber
hinaus bietet windream frei konfigurierbare Vektorfelder an, die unter einem
Feldbezeichner beliebig viele Werte gestatten (z. B. Feld „Farbe“ mit Inhalt
„rot“ „grün“ „gelb“). Als Vektor angelegte Attribute ermöglichen Eingaben
oder die Mehrfachauswahl von Elementen in bzw. aus Tabellen, Kombinationsfeldern, Auswahllisten etc. In Vektorfeldern unterstützt windream dann
auch spezielle Suchen mit den Operatoren „enthält nicht“, „enthält genau“,
„enthält min. ein Element aus“, „enthält kein Element aus“ etc.
Zusätzlich kann der Volltext aus dem Dokument und den Textindexdaten
generiert werden. Die Volltextgenerierung des Dokuments wird in Abhängigkeit von den Dateitypen konfiguriert. windream bietet beliebig viele frei
konfigurierbare Volltextfelder an. Es wird unterschieden zwischen
§
extrahiertem Volltext,
§
manuellem Volltext,
§
Volltext aus Volltext-suchbaren Textindexfeldern und
§
erweitertem Volltext.
Volltext kann ebenfalls für Ordner erstellt werden.
Bei der Erfassung von Office-Dokumenten oder eMails können die dort hinterlegten Metadaten zur Indizierung innerhalb des Dokumenten-Management-Systems herangezogen werden.
1.1.5.3
Recherche
CLIENT-ANWENDUNG
windream verfügt über zwei Arten der Recherche. Zum einen kann der Anwender im Windows Explorer bei einer Suche in der windream Verzeichnisstruktur wie in den ihm bekannten Laufwerken bzw. Ordnern navigieren. Zu
den schon bekannten Attributen in der Titelleiste können weitere DMSAttribute hinzugefügt werden. Eine Sortierung nach diesen Attributen ist
möglich.
Zum anderen bietet windream eine Recherchemaske an, die dem Anwender
verschiedene Suchmöglichkeiten offeriert. Die windream Recherche wird
über das Kontextmenü des Explorers oder über das Windows-Start-Menü
aktiviert. Die Recherchemaske bietet unterschiedliche Suchmöglichkeiten
an:
§
Einfache Suche zur Begriffsuche (Volltextsuche) in allen Dokumenten und
Ordnern (steht nur im windream web portal und windream web portal pro
zur Verfügung).
§
Schnellsuche in ausgewählten Dokumenttypen, Ordnern oder nach Verfassern und anderen ausgewählten Kriterien. Diese Suchart kann mit einer
Volltextsuche kombiniert werden.
§
Indexsuche bietet die vielfältigste Recherchemöglichkeit an, da nach beliebigen Kombinationen aus Objekttypen (Dateien, Verzeichnissen), und Indizes recherchiert werden kann, die mit Hilfe verschiedener logischer Operatoren miteinander verknüpft werden können. Diese Suchart kann mit der
Volltextsuche kombiniert werden.
§
Objekttypsuche für die Recherche von Dateien und Ordnern und den dokumenttypspezifischen Indexwerten. Die Suchmaske in der Objekttypsuche ist identisch mit dem Layout der Indexierungsmaske für Dokumente
des entsprechenden Objekttyps.
§
Volltextsuche als Erweiterung der Schnellsuche und Indexsuche ermöglicht
zusätzlich die Recherche von Textinhalten.
Zusätzlich kann generell bei den Recherchemöglichkeiten angegeben werden, ob Vorversionen in die Suche mit einbezogen werden sollen und ob die
Groß- und Kleinschreibung beachtet werden soll.
Die Trefferliste wird ohne Ordnerhierarchie angezeigt und kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Die Liste bietet die gefundenen Datei-
en und Ordner direkt zur Bearbeitung an. Bei der Anzeige kann eingestellt
werden, welche Attribute in der Kopfzeile der Ergebnisliste angezeigt werden sollen. Die gefundenen Dokumente können u. a. direkt aus der Ergebnisliste geöffnet, gelöscht, versionisiert und ausgecheckt werden. Die Trefferliste bleibt nach der Anzeige eines gefundenen Dokuments bestehen.
Damit ist es möglich, mehrere Treffer ohne erneute Suchanfrage auszuwerten. Eine bestehende Suchanfrage kann durch Angabe zusätzlicher Attribute
weiter verfeinert werden.
Der Anwender kann die gefundenen Dokumente über den Viewer windream DocView anzeigen. So ist es nicht notwendig, alle originalen Anwendungsprogramme, mit denen die Dokumente erstellt wurden, auf den Client-Rechnern zu installieren. Wurde eine Volltextsuche durchgeführt, so
werden alle Trefferstellen bei der Betrachtung des Dokuments im Viewer
hervorgehoben (Highlighting).
Suchabfragen können als Suchprofile abgespeichert und versendet werden.
Die durch Doppelklick ausgeführten Suchprofile können ein dynamisches
Ergebnis liefern, das u. a. von der Veränderung der Dokumente und der
Ordnerstrukturen seit der letzten durchgeführten Suche abhängt. Auf diese
Weise wird das Konzept der dynamischen Ordner in windream umgesetzt.
Auch Ergebnislisten können abgespeichert und versendet bzw. wieder verwendet werden.
Abbildung 8: windream: Kontextmenü
Das in den Windows Explorer integrierte Kontextmenü enthält Befehle zur
Bearbeitung der Dokumente. Die aufgerufenen Funktionen beziehen sich
dabei jeweils auf alle markierten Dokumente in der Explorer-Ansicht. Sie
umfassen:
•
Erstellung einer neuen Version des Dokuments,
•
Löschen eines Dokuments inklusive aller Versionen,
•
Check-In/Check-Out sowie Undo eines Check-Out von Dokumenten und
Ordnern inklusive der Indexdaten,
•
Gemeinsamer Export/Import von mehreren Dokumenten,
•
Sofortige Ablage von Dokumenten in den Archivbereich; damit ist eine
vom Lebenszyklus abweichende Ad-hoc-Archivierung möglich,
•
Übernahme von geänderten Lebenszyklusregelungen für ein Dokument,
•
Bearbeitungssperre setzen und aufheben,
•
Anzeige der Indexdaten
•
Dokumentenvorschau mit DocView (sofern das Modul lizenziert wurde)
•
Anzeige einer Miniaturansicht mit Indexmerkmalen und
•
eine Statusanzeige.
Zusätzlich können individuelle Erweiterungen bspw. über Skripte eingebunden werden. Die Weiterleitung von Dokumenten erfolgt wie auch die Vergabe von Wiedervorlage-Terminen über vorhandene Mail- oder WorkflowSysteme (vgl. 1.1.5.5, 1.1.5.6).
Bei der Anzeige der Dokumenteneigenschaften unter Windows werden
windream Erweiterungen durch zusätzliche Registerkarten vorgenommen.
Der Index zeigt die in den dem jeweiligen Dokumententyp entsprechenden
Eigenschaften sowie die hinterlegten Werte an. Das Layout der entsprechenden Registerkarte wird über die windream Management Console definiert. Mit der Registerkarte Version erhält der Nutzer Informationen zu allen Vorversionen des untersuchten Dokuments mit Angabe von Datum und
Zeit der Erstellung. Mittels eines Doppelklicks auf den entsprechenden Eintrag können diese Vorversionen direkt geöffnet werden. Die DokumentEigenschaften einer ausgewählten Vorversion lassen sich über das Kontextmenü öffnen. Zusätzlich liefert die Historie alle Aktionen in chronologischer
Reihenfolge aufgelistet, die mit dem Dokument vorgenommen wurden,
bspw. Erstellungs- und Änderungszeitpunkt oder Generierung neuer Versionen. Die Zugriffsrechte der Nutzer oder Gruppen können in einer weiteren
Registerkarte eingesehen und bei entsprechender Autorisierung verändert
werden. Bei entsprechender Berechtigung können auch Rechte anderer Benutzer oder Gruppen verändert werden. Der Lebenszyklus verdeutlicht
wichtige Informationen zu einem Dokument an einem Zeitstrahl. Bei entsprechender Berechtigung können Modifikationen bei den Lebenszyklusregeln (Bearbeitungs- und Archivierungszeiträume) vorgenommen werden.
Beim Löschen von Dokumenten besteht die Möglichkeit, nur die aktuelle
Version eines Dokuments, die aktuelle Version mit allen Vorversionen oder
nur bestimmte Vorversionen eines Dokuments rekursiv ab einer ausgewählten Vorversion zu löschen. Das Löschen der Dokumente erfolgt entweder im
Windows-Explorer oder in der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach
Dokumenten. Über die windream Management Console können gelöschte
Objekte (Dokumente und Ordner) wiederhergestellt oder endgültig gelöscht
werden.
Des Weiteren ist es möglich, über die windream Tools den Check-Out von
Dokumenten rückgängig zu machen.
Ein Dokument kann in windream für die Zeit der Bearbeitung durch einen
Benutzer für andere Anwender gesperrt werden. Gesperrte Dokumente sind
für die anderen Anwender nur lesbar. Zu diesem Zweck muss das Dokument nicht ausgecheckt werden. Das Sperren und das Entsperren wird über
Befehle aus dem Kontextmenü vorgenommen.
WEB-CLIENT
Mit dem windream web portal können entsprechend berechtigte Mitarbeiter auf in windream abgelegte Informationen zugreifen. Recherche, Ansicht
und Download der Dokumente sind im Standardumfang enthalten,
windream web portal pro bietet den vollen Funktionsumfang des Desktop-Clients.
Abbildung 9: windream: windream web portal pro (Quelle: windream)
Die Recherche ist mit Indexwerten und auch im Volltext möglich, wobei dem
Anwender alle Rechercheoptionen des Recherche-Clients auch in der Browser-Variante angeboten werden. Zusätzlich kann wie im Verzeichnisbaum
des Explorers navigiert werden.
Die Trefferliste enthält immer die gefundenen Ordner und Dateinamen, die
durch direktes Auswählen angezeigt werden. Die windream-Dateieigenschaften können ebenfalls wie im Desktop-Explorer angezeigt werden. Außer den Dateinamen kann die Trefferliste noch Indexdaten anzeigen, die für
jeden Anwender einzeln konfigurierbar sind. Die Darstellung dieser Ergebnisliste, also Art und Anzahl der angezeigten Spalten, kann individuell angepasst werden. Bis zu zehn zusätzliche Spalten (Indizes) lassen sich festlegen, die in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen.
Die Dokumenten-Anzeige wird ohne Plug-Ins für 250 verschiedene Formate
in einem neuen Browser-Fenster durchgeführt. Optional können auch die
entsprechenden Applikationen zu den Dateien gestartet werden. Darüber
hinaus lässt sich der Volltext des Dokuments anzeigen. Ergebnislisten und
Suchprofile können zur Wiederverwendung und Versendung per eMail gespeichert werden.
Das windream web portal (vgl. Abbildung 9) kann darüber hinaus so konfiguriert werden, dass es als reines Informationssystem genutzt wird. Den
Benutzern werden lediglich Suchprofile mit festgelegten Suchfeldern zur
Verfügung gestellt, die nur noch um die Suchbegriffe ergänzt werden müssen.
1.1.5.4
Text Mining
Text Mining wird nicht von windream selbst durchgeführt. Diese umfangreichen und inhaltsbezogenen Funktionen lassen sich aber mit PLAINknowledge, einer Software des Aachener windream-Partners AIXPLAIN, komfortabel
ausführen. Die von AIXPLAIN entwickelte Software verfügt über ausgefeilte
Text Mining-Funktionen und kooperiert nahtlos mit windream.
Eine automatische Zuordnung von neu erfassten Dokumenten zu bestehenden Klassen ist möglich. Dazu werden die Klassen (bzw. Schablonen) mit
Basisdokumenten (unter Verwendung eines Konfidenzwerts) trainiert. Der
Such- oder Klassifikationsalgorithmus kann dabei vom Administrator gewählt werden. Zusätzlich ist die automatische Klassenerstellung anhand von
gemeinsamen Eigenschaften eines Dokumentenbestands möglich.
Die Suche wird durch die Möglichkeit der Synonymsuche sowie der Verwendung einer Stopp-Wortliste verbessert. Wird Oracle als Datenbankmanagementsystem verwendet, ist zudem eine phonetische Suche mit den entsprechenden Funktionalitäten möglich.
1.1.5.5
Groupware/Mailintegration
windream bietet eine serverbasierte Schnittstelle, um eMails aus Microsoft
Outlook bzw. eines Exchange Mailservers oder aus Lotus Notes automatisch
zu archivieren.
Über das clientbasierte windream Office-Bundle können eMails auch manuell
archiviert werden. Sobald der Anwender eMails markiert und den Befehl zur
Archivierung aufruft, werden je eMail Inhaltsverzeichnisse im Archiv abgelegt. Diese enthalten sowohl den Text als auch alle Anhänge sowie optional
auch das Outlook-msg-Objekt. Als Indexinformationen werden unter anderem Absender, Empfänger, Betreff und Datum an windream übergeben.
Mit dem Modul windream Exchange ist es möglich, eMails automatisch in
windream zu archivieren. Die ursprünglich auf Microsoft Exchange Server
abgelegte eMail wird durch einen Verweis in Outlook auf die nach windream
verschobene und dort abgelegte eMail ersetzt. Die Verweise auf die in
windream gespeicherten eMails haben den Vorteil, dass die eMails nach wie
vor im eMail-System recherchiert werden können und für die Recherche
nicht zwei Systeme eingesetzt werden müssen. Möchte der Anwender die
eMails über windream suchen, ist dies dennoch möglich. Optional können
auch Kopien der eMails auf dem Exchange Server verbleiben. In diesem Fall
stehen die Nachrichten sowohl auf dem Exchange Server als auch in
windream zur Verfügung. Das Verschieben der eMails in das windreamSystem hat jedoch eine deutliche Entlastung des Exchange Mailservers zur
Folge.
Anwender, die mit der windream Exchange-Lösung arbeiten, können durch
das Anlegen benutzerspezifischer Regeln genau definieren, wann und welche Nachrichten an windream übergeben werden.
windream bietet keine eigenständige eMail-Funktionalität innerhalb des Dokumenten-Management-Systems an, kann aber auf andere Systeme zurückgreifen und damit Nachrichten aus dem System heraus generieren. Mit
dem Windows Messanger können Mitarbeiter Nachrichten austauschen, die
in windream gespeichert und zur Dokumentation von Arbeitsabläufen in einem Projekt dienen können. Die bei der gemeinsamen Bearbeitung möglichen Formen des Dokumenten-Check-Outs/Check-Ins wurden bereits in Abschnitt 1.1.5.1 beschrieben.
1.1.5.6
Workflow
Für Weiterleitung und Wiedervorlage stellt windream Ad-hoc-WorkflowFunktionalitäten zur Verfügung. Ansonsten werden Routing-Funktionen von
jedem anderen Vorgangssteuerungssystem übernommen. windream besitzt
Schnittstellen zu verschiedenen Workflow-Produkten, zum Beispiel zu Ultimus Workflow, teamwork manager, Staffware, Dialogika Multidesk, iq-work,
Metastorm und LexignFlow. Der Anwender kann die windream-Dokumente,
die im Laufe der Vorgangsbearbeitung erzeugt werden, im VFS von
windream ablegen und Indexinformationen automatisch oder vom Benutzer
gesteuert an das Dokumenten-Management-System übergeben. Umgekehrt
können Dokumente aus windream per Menübefehl oder automatisch in konkrete Vorgangsinstanzen des Workflow-Systems übernommen werden. Der
Web-Client kann in definierte Workflows eingebunden werden, was eine Bearbeitung der Vorgangsschritte ortsunabhängig ermöglicht.
1.1.5.7
Web Content Management (WCM)
windream unterstützt Einbindungen in Contens, RedDot und Mircosoft
SharePoint Portal Server (eigene windream Module). Die vollständige Integration ermöglicht es Anwendern, Dokumente und deren Attribute z. B.
vom Microsoft SharePoint Portal Server aus in windream abzulegen und zu
archivieren. Auch von windream aus können Dokumente und Attribute an
das WCM-System übertragen werden. Dokumente, die an windream übergeben werden, erhalten automatisch eine neue Version. Der direkte Zugriff
auf Vorgängerversionen bleibt erhalten. Zudem generiert das System einen
Eintrag in die Dokumenthistorie. Die Freigabemechanismen werden in den
WCM-Systemen verwaltet. Durch diese tiefe Art der Integration dient
windream den WCM-Systemen als transparente Ablage, Dokumentverwaltung und Archivsystem.
Als Web-Autoren-Tools können gängige Programme verwendet werden. Die
Anzeige der Inhalte kann anhand Merkmale und Berechtigungen eines Nutzers personalisiert werden.
1.1.6 Ausblick
windream lässt sich durch eine Vielzahl an Zusatzkomponenten individuell
erweitern und an spezifische Kundenanforderungen anpassen. In der zukünftigen windream-Version werden verteilte Serversysteme unterstützt.
Dadurch ist es für einzelne Benutzer möglich, parallel auf verschiedene
windream Server und Archive zuzugreifen. Zusätzlich können externe Mitarbeiter in Unternehmen windream auch lokal als Einzelplatzlösung nutzen.
Diese Option bietet Anwendern den Vorteil, dass sie sowohl in einem
windream Netzwerk als auch mit einer windream Einzelplatzversion simultan
mit Unterstützung einer automatischen Synchronisation arbeiten können.
Weiterhin wird in der windream Version für Großkunden (windream Business Edition) das Rechtesystem erheblich erweitert werden. Folgende Neuerungen werden derzeit realisiert:
•
Aufteilung des Schreibrechts auf Dokumente und Ordner in einzelne Rechte für Systemattribute (Dateiname, Datum etc.), Objekttyp-spezifische
Attribute und die Datei selbst. So können Anwender z. B. die Änderung
von Indexmerkmalen gestatten, aber die Änderung der Datei verbieten.
•
Vererbungsrechte für Ordner und Dokumente. Für Ordner und Dokumente,
die in einem bestimmten Verzeichnis erzeugt werden, wird es eigene
Rechteprofile geben, die auf diese vererbt werden. Auf diese Art können
z. B. einem Dokument andere Rechte vererbt werden, als die des Ordners,
in dem das Dokument erzeugt wurde.
•
Rechte auf Dokumenttypen. Durch die Unterstützung von Rechten auf Dokumenttypen kann festgelegt werden, wer einen Dokumenttyp für die Indexierung verwenden darf, wer einen Dokumenttypen in der Suche sieht
und wer einen Dokumenttypen in der windream Management Console verändern darf.
Weiterhin wird windream um einen allgemeinen Änderungsdienst und einen
Benachrichtigungsdienst erweitert werden. Hierüber kann der Anwender
dann z. B. Dokumente und Ordner abonnieren, um über alle Vorgänge auf
dem Laufenden gehalten zu werden. Auch können darüber Prozeduren hinterlegt werden, die Vorgänge im DMS und Archivsystem automatisieren.