Invitation / Formulaire d`inscription

Reykjavik, février 2003
Aux :
Associations de la Région Europe de l’AMGE et de la Région Européenne du Scoutisme
Comité Europe AMGE et Comité Européen du Scoutisme
Bureau Europe AMGE et Bureau Européen du Scoutisme
Conseil mondial AMGE et Comité Mondial du Scoutisme
Bureau Mondial AMGE et Bureau Mondial du Scoutisme
De la part du :
Comité Organisateur de la 11e Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme en Islande
Chers amis,
C’est avec un grand plaisir que nous aimerions vous inviter aux prochaines Conférence Européennes du
Guidisme, du Scoutisme et à la Conférence du Guidisme et Scoutisme qui auront lieu en 2004 en Islande.
Veuillez trouver en annexe des informations pratiques ainsi qu’un formulaire d’inscription provisoire.
Nous vous invitons instamment à nous retourner ce formulaire d’inscription provisoire jusqu’au 30
septembre 2003 au plus tard via le site Internet de la Conférence www.scout.is/euroconf2004 ou de
nous envoyer le formulaire annexé. D’avance merci !
1. INFORMATIONS GENERALES
Les Conférences Européennes auront lieu au :
Laugardalsholl
(un centre sportif situé à environ 20 min. de marche du centre de Reykjavik)
du 17 au 21 avril 2004
à Reykjavik, capitale de l’Islande
Elles débuteront par la Cérémonie d’ouverture le samedi soir 17 avril 2004
et
se termineront par la Cérémonie de clôture le mercredi soir 21 avril 2004
Les départes sont prévus dès le 22 avril qui est en fait appelé en Islande le « Premier jour de l’été ».
Néanmoins, nous recommandons aux participants de poursuivre leur séjour en Islande afin d’explorer les
endroits naturels uniques du pays.
Laugardalsholl est un centre sportif situé à environ 20 min. de marche du centre de Reykjavik.
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11th European Conference Bandalag islenskra skata Hraunbaer 123 110 Reykjavik ICELAND
Tel: +354 550 9800 Fax: +354 550 9801 e-mail: [email protected] Internet: www.scout.is/euroconf2004
2. HEBERGEMENTS - HOTELS
Les participants ont le choix parmi cinq différents hôtels qui ont des catégories et des prix différents. Tous
les hôtels sont situés à environ 5-10 minutes de marche du centre de conférence, Laugardalsholl.
2.1. Le Nordica Hotel est un hôtel 4 étoiles situés à environ 300 m du centre de conférence Laugardalsholl.
Il offre des restaurants, un club de remise en forme, des chambres spacieuses avec toilettes, douche, TV
et téléphone. Le Nordica Hotel était précédemment l’Hotel Esja, mais est en cours de rénovation et
d’agrandissement et sera réouvert dès avril 2003.
Prix: Chambre double EUR 100. Chambre simple EUR 175.
2.2. Le Grand Hotel Reykjavik est un 4 étoiles situés à environ 300 m du centre de conférence
Laugardalsholl. Il offre des restaurants, des chambres spacieuses avec toilettes, douche, TV et
téléphone. The Grand Hotel Reykjavik était originellement un hôtel de la chaîne Holiday Inn Hotel.
Prix: Chambre double EUR 85. Chambre simple EUR 140.
2.3. Le Radisson SAS Hotel Island est un 3 étoiles situés à environ 400 m du centre de conférence
Laugardalsholl. Il offre des chambres confortables avec toilettes, douche, TV et téléphone.
Prix: Chambre double EUR 65. Chambre simple EUR 105.
2.4. Le Cabin Hotel est un 3 étoiles situés à environ 500 m du centre de conférence Laugardalsholl. Il offre
des agréables mais petites chambres avec toilettes, douche, TV et téléphone.
Prix: Chambre double EUR 44. Chambre simple EUR 75.
2.5. L’Auberge de Jeunesse, est un nouvel hôtel moderne situé à environ 300 m du centre de conférence
Laugardalsholl. Il offre des chambres confortables avec toilettes et douche.
Prix: Chambre double EUR 40. Chambre simple EUR 35.
3. PRIX DES HOTELS
Les prix des hôtels mentionnés ci-après sont donné par nuitée et par personne et comprennent le petit
déjeuner. Le petit déjeuner est variable selon le standard de l’hôtel. Les participants sont attendus pas plus
tard que le 17 avril et séjourneront jusqu’au matin du 22 avril, ce qui signifie un séjour minimal d’au moins 5
nuitées. Comme il a été demandé de fournir des hôtels de différentes catégories et prix, il y a donc un
nombre de chambres limités dans chaque hôtel. Veuillez choisir l’hôtel que vous préférez, il sera réservé et
confirmé sur le principe « le premier venu, le premier servi » selon les inscriptions et les paiements. Veuillez
prendre note qu’une personne seule ne peut pas réserver une chambre double, à moins qu’elle ne désire
partager la chambre avec quelqu’un d’autre, selon arrangement par le Comité d’Organisation (dans de tels
cas, la chambre est partagée avec une personne du même sexe). Comme pour les frais d’inscription, les prix
des hôtels sont plus bas si vous les payer d’avance, ceci d’autant plus si vous désirez pouvoir choisir votre
hôtel, le nombre de place étant limité.
Prix des hôtels en EURO par nuit,
petit déjeuner compris
Nordica Hotel, simple
Nordica Hotel, double
Grand Hotel Reykjavik, simple
Grand Hotel Reykjavik, double
Radisson SAS Hotel Island, simple
Radisson SAS Hotel Island, double
Cabin Hotel, simple
Cabin Hotel, double
Youth Hostel, double
Youth Hostel, 4 dans une chambre
Paiement avant Paiement avant Paiement après
le 31 déc. 2003 le 29 fév.2004. le 1er mars 2004
172
97
137
82
102
63
73
43
39
34
175
100
140
85
105
65
75
44
40
35
178
103
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88
108
67
77
45
41
36
2
Au cas où vous désirez arriver plus tôt et poursuivre votre séjour de quelques jours, nous avons dans la
majorité des cas négocié et réservé des chambres dans ces hôtels aux mêmes conditions que celles stipulées
ci-dessus, aussi nous vous prions de nous faire savoir vos désirs.
Le Nordica Hotel et le Grand Hotel offrent des chambres plus luxueuses qui peuvent être obtenues sur
demande.
4. FRAIS D’INSCRIPTION
Les frais d’inscription aux Conférences comprennent :
Participation à la Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme, à la Conférence Européenne
du Guidisme ou à la Conférence Européen du Scoutisme.
Cérénomies d’ouverture et de clôture.
Déjeuners du dimanche au mercredi et dîners du dimanche au mercredi (excepté la soirée libre et la
soirée internationale comme d’habitude). Le petit déjeuner est inclus dans le prix de l’hébergement.
Pauses café / thé
Soirée internationale
Utilisation des salles de conférences et des infrastructures.
Interprétation en anglais et en français et le matériel y relatif.
Coût des documents officiels des Conférences.
Frais de participation pour 2x10 participants de pays avec difficultés financières.
Voyages et hébergement pour les Comités européens AMGE et OMMS et les officels des bureaux
européens,
Les frais de la conférence diffèrent selon la date de paiement, plus vous payez tôt, plus les prix sont bas :
Frais de
conférence
Payés avant le 31.
décembre 2003
Payés avant le 29
février 2004
Payés avant le 31
mars 2004
Payés en avril
2004
EUR 490
EUR 510
EUR 530
EUR 550
5. INSCRIPTION
Les inscriptions seront traitées en ligne sur le site Internet de la Conférence : www.scout.is/euroconf2004 . Il
est demandé à chaque association d’envoyer au Comité d’organisation une demande d’indication de prix à
l’adresse email : [email protected] . Pour des compléments d’information, veuillez également utiliser
cet email. Le processus d’inscription en ligne sera en fonction dès le 1er septembre 2003. Si votre association
ne peut pas gérer son inscription en ligne via Internet, veuillez utiliser le formulaire d’inscription ci-joint.
6. METHODES DE PAIEMENT
Veuillez effectuer votre paiement par votre banque locale selon les indications ci-après :
Banque de la Conférence :
National bank of Iceland
Branche:
Mulautibu
Adresse de la banque:
Lagmula 7, 108 Reykjavik, Iceland
Titulaire du compte :
Bandalag islenskra skata
Identification titulaire:
440169-2879
Adresse:
Hraunbaer 123, 110 Reykjavik, Iceland
Numéro de compte ;
0139-05-020178
Code SWIFT:
LAISISRE
Tous les paiements doivent être effectués en EUR. Veuillez vous assurer que l’expéditeur (vous) accepte les
frais de transfert bancaire, seul le coût net reçu sera pris en compte. Il est également important de stipuler le
nom de votre association et votre code d’inscription. Sur le site de la Conférence, le solde éventuel dû devra
être régler lors de l’enregistrement. Sur place, uniquement les chèques émis par une banque seront acceptés
comme paiement ainsi que les couronnes islandaises selon le cours du jour. Toutes les cartes de crédit
internationales sont acceptées en Islande, mais en raison des frais de commission, un paiement à l’avance par
carte de crédit ne sera pas accepté.
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7. CONDITIONS D'OBTENTION D'UN VISA
L'obtention d'un visa est de la responsabilité du participant et/ou de son association. Les informations
actuelles disponibles auprès du Ministère des Affaires Étrangères d'Islande stipulent que les participants des
pays suivants nécessitent un visa pour entrer en Islande :
Albanie, Arménie, Azerbaïdjan, Biélorussie, Bosnie-Herzégovine, Géorgie, Macédoine, Russie,
Turquie, Ukraine et Serbie Montenegro.
Pour de plus amples informations, veuillez visiter le département de l'immigration islandais : www.utl.is
Dans le formulaire d'inscription provisoire ci-joint, veuillez indiquer si vous avez besoin d'une invitation
officielle du comité organisateur de la Conférence européenne du Guidisme et du Scoutisme pour obtenir un
visa pour entrer en Islande.
8. EXPOSITIONS
La zone d'exposition sera située dans le hall d'entrée du centre de conférences. Un panneau de 1 m de large
sur 2 m de haut sera disponible pendant la période de la conférence au prix de 25 EUR. Les associations qui
désirent présenter une exposition doivent informer le comité de la conférence. Si des équipements
techniques spéciaux sont requis (téléviseur, magnétoscope, rétroprojecteur, etc.), une demande devra être
introduite à cet effet avant le 31 décembre 2003 et le loyer sera indiqué sur le site Internet à l'automne 2003.
9. PROGRAMME DES JEUNES
Comme promis lors de la conférence européenne de Prague en 2001, le comité organisateur a élaboré un
Programme des Jeunes. Le but est de permettre aux participants d'explorer, de comprendre et de respecter
les différentes facettes du caractère unique – en tant que personnes, cultures, guides et scouts – dans un
groupe multiculturel d'autres jeunes. Chaque association nationale est invitée à envoyer 2 participants de 15 à
18 ans à l'événement pour les jeunes. Il sera en partie séparé de la conférence, mais les participants pourront
suivre une partie du programme de la conférence. Ils seront logés ensemble (en sacs de couchage) dans un
local scout situé à quelques minutes à pied du centre de conférences. Voir document ci-joint.
10. PROGRAMME FAMILIAL
Comme promis lors de la conférence européenne de Prague en 2001, le comité organisateur a élaboré un
programme familial. Son but est d'encourager les participants à la conférence à utiliser cette occasion unique
d'en faire un événement familial, d'emmener les conjoints et les enfants – le Guidisme et le Scoutisme est
une affaire de famille ! Chaque famille peut choisir le nombre de jours qu'elle désire participer, qu'il s'agisse
d'une journée ou des 4 jours (du dimanche au mercredi). Le soir, les familles rejoindront les participants à la
conférence pour le programme de soirée prévu de la conférence. Voir document ci-joint.
11. SEJOUR PROLONGE – EXCUSIONS DISPONIBLES
Il est fortement recommandé aux participants d'envisager sérieusement la prolongation de leur séjour en
Islande au-delà des dates de la conférence, à savoir du 17 au 21 avril. N'oubliez pas que vous allez visiter un
pays unique et ce sera probablement votre seule visite de l'Islande. Assurez-vous que vous verrez bien plus
que l'hôtel et le centre de conférences, ils sont identiques dans le monde entier ! Il est recommandé d'étendre
votre séjour après la conférence. Le comité de la conférence a organisé plusieurs options d'excursions et
naturellement, vous pouvez également élaborer vos propres excursions. Voir document ci-joint.
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12. DIVERS
Nous nous ferons un plaisir de vous accueillir en Islande. Vous y trouverez toutes les installations et
technologies modernes que l'on trouve dans les autres pays d'Europe. Sachez que les participants sont priés
de souscrire une assurance voyage et santé personnelle.
Veillez bien à nous envoyer les informations suivantes pour le 30 septembre 2003 :
Nombre estimé de participants et de conjoints qui assisteront aux conférences.
Choisissez l'hôtel dans lequel vos participants séjourneront pendant les conférences et indiquez s'ils ont
l'intention d'étendre leur séjour avant ou après les conférences.
Nombre estimé de jours pendant lesquels les participants assisteront aux conférences, y compris le séjour
avant ou après les dates des conférences.
Nombre estimé de participants au programme pour les jeunes.
Nombre estimé de participants au programme familial.
Participation estimée aux excursions proposées en Islande après les conférences et qui devront être
organisées par le comité de la CE.
Afin de réaliser efficacement le planning des conférences, nous vous demandons de respecter la date limite et
de vous inscrire provisoirement avant le 30 septembre 2003 sur le site web de la conférence ou de renvoyer
le formulaire d'inscription provisoire par courrier ou par fax.
13. COMMENT SE RENDRE EN ISLANDE
Comme l'Islande est une île de l'Atlantique Nord, il n'y a que deux moyens de s'y rendre à partir de l'Europe,
en bateau ou en avion. En avril, la seule possibilité est en avion. Veuillez visiter le site Internet
www.scout.is/euroconf2004 pour de plus amples informations sur les possibilités des vols pour avril 2003. Il
n'est pas possible de réserver le vol plus de 11 mois avant la date de la conférence, à savoir avant mai 2003.
14. LE SITE INTERNET DE LA CONFERENCE
Veuillez informer tous les participants potentiels de l'existence du site web de la conférence européenne :
www.scout.is/euroconf2004
Le comité organisateur fera tout ce qui est en son pouvoir pour mettre le site à jour aussi souvent que
possible afin de tenir les participants informés de tout ce qui les aidera à préparer les conférences en général.
Sur le site, chaque association sera en mesure de gérer toutes les informations sur les inscriptions et les
détails supplémentaires à mesure que les dates des conférences se rapprochent. N'hésitez pas à contacter le
comité, de préférence par courrier électronique ([email protected]), aussi souvent que vous le désirez
et encore une fois, nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour vous aider dans vos préparatifs.
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15. LE LOGO DE LA 11E CONFERENCE EUROPEENNE DU GUIDISME ET DU SCOUTISME
Le logo de la Conférence prend en compte son thème « Etre Unique » et la nature exceptionnelle de
l’Islande avec ses volcans qui sont actifs de temps à autre.
Avec nos meilleures salutations guides et scoutes.
Au plaisir de vous voir en Islande en avril 2004.
Hadla Helgadottir (sign)
Président du Comité hôte de la Conférence Européenne 2004
Plus de plus ample informations, veuillez contacter :
Bandalag íslenskra skáta (BIS),
Hraunbaer 123,
110 Reykjavik
ICELAND
Tél: +354 550 9800
Fax: +354 550 9801
e-mail: [email protected]
Internet: www.scout.is/euroconf2004
Annexes:
Formulaire d’inscription provisoire
Programme de Jeunes
Programme familial
Excursions
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FORMULAIRE D’INSCRIPTION PROVISOIRE
Si votre association NE PEUT PAS utiliser le processus d’inscription en ligne par Internet
(www.scout.is/euroconf2004) veuillez compléter et retourner le formulaire ci-dessous jusqu’au 30 septembre
2003 à :
Bandalag islenskra skata, Hraunbaer 123, 110 Reykjavik, ICELAND
Tél.: +354 550 9800, fax: +354 550 9801, Email: [email protected]
Veuillez ECRIRE A LA MACHINE ou EN LETTRES CAPITALES
Pays
Association
MEMBRE DE :
Délégués
Observateurs
Invités spéciaux
Partenaires
Membre du Comité
Conseil Mondial/Comité Mondial
Staff
Participants au programme des jeunes
Participants au programme familial
TOTAL PARTICIPANTS
Date de votre paiement
HEBERGEMENTS
AMGE
CHAMBRE
SIMPLE
CHAMBRE
DOUBLE
OMMS
EVENTUELLES NUITS
SUPPLEMENTAIRES
DEMANDEES
Avant
17 avril
Après
17 avril
Nom de l’hôtel :
Nom de l’hôtel :
Nom de l’hôtel :
Les participants de votre pays ont-ils besoin d’une invitation officielle pour obtenir un visa ?
OUI _
NON _
Rempli et signé par : _____________________________________ Date: ______________
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