DSP REAC RC RF CDC Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social

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Référentiel Emploi, Activités et
Compétences
UNION EUROPEENNE
Fonds Social Européen
DSP
REAC
RC
Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social
RF
CDC
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Code titre: TP-00057
Type de document: REAC
Version: 4
Date de validation: 04/12/2007
Date de mise à jour: 12/01/2008
_____________________________________________________________________________________________Direction de l'Ingénierie
Référentiel Emploi, Activités et Compétences
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Ce document a été réalisé avec la collaboration de :
Chef de projet
Marie-Simone ABOUCAYA
Participants
Gisèle CAHUZAC, CRIC de Toulouse
Mireille GHESQUIERE, CRP de Beauvoir, Evry
Chantal MRUGALSKI, AFPA Arras
Isabelle PASQUALINI, AFPA Corte
Pour la D.I. /Neuilly S/Marne
Responsable d’unité
Serge NEERKORN
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1 - Contexte de construction du REAC
- Référentiel des emplois de secrétariat
On reconnaît un « tronc commun » des techniques de base à tous les secrétariats de niveau IV avec
en plus, une spécialisation dans les trois secteurs d’activités concernés.
- Résumé de l’emploi-type de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
L'emploi-type de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit couvrir les champs du domaine
médical, du social et du médico-social et doit s’appuyer particulièrement sur les éléments suivants :
-
Renforcement de la fonction d'accueil, face à la pluralité des publics rencontrés
Evolution des dispositifs d’aide sociale et des règlementations en vigueur dans les différents
secteurs
Utilisation accrue des technologies de l’information et de la communication
(téléprocédures/TIC)
Généralisation des démarches qualité
Sensibilisation accrue liée au respect du secret professionnel et du droit d’accès à l’information
(relatif aux dossiers des patients/usagers)
Connaissance du recueil informatisé des données (PMSI : Programme de Médicalisation des
Systèmes d'Information) de la tarification à l’acte (T2A) et de la Classification Commune des
Actes Médicaux (CCAM)
Cet emploi s’articule autour des travaux courants de secrétariat, exercés au sein d’une équipe,
en utilisant nécessairement les outils bureautiques et les TIC.
Pour la spécialité « Médico-Social », une connaissance du domaine, de l’environnement et des
lois régissant ce secteur d’activité est indispensable.
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2 - Structuration de l’Emploi-Type de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social
Deux observations ont guidé la structuration de l’emploi-type de Secrétaire-Assistant(e) MédicoSocial :
-
-
Il s’agit avant tout du métier de Secrétaire Assistant(e). Le socle du métier est commun à
plusieurs, voire à tous les métiers du secrétariat. L’emploi est soumis aux mêmes
transformations que les autres emplois de secrétariat : intensification du travail, autonomisation
de plus en plus forte, évolution des organisations et des réglementations.
Le métier présente une très forte composante relationnelle. Le(la) Secrétaire Assistant(e)
Médico-Social est un maillon central, en articulation permanente avec les autres personnels de
l’équipe. Il(elle) est au carrefour de trois mondes : son milieu professionnel propre,
l’Administration et le monde extérieur (les patients, les usagers, les visiteurs). Il(elle) doit passer
incessamment d’un registre à l’autre : celui des usagers ou des patients, celui des collègues
soignants ou travailleurs sociaux, celui de l’institution.
Les missions du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
Il(elle) a une double fonction :
-
-
Il(elle) a une mission d’accueil essentielle pour le bon fonctionnement de la structure. Cette
mission a beaucoup évolué ces dernières années : il lui est demandé d’aller jusqu’à l’évaluation
de la demande, de façon à préparer le travail des professionnels, mais sans franchir la
frontière de sa délégation de responsabilités.
Il(elle) assiste une équipe de professionnels et assure la gestion administrative de sa
structure sous l’autorité d’un ou plusieurs responsables (prise de rendez-vous, gestion
d’agendas, etc.).
Les conditions d’exercice de l’emploi varient selon la taille et la typologie des structures dans
lesquelles il(elle) est employé(e) :
-
Le secteur sanitaire : en milieu hospitalier, privé ou public
Le secteur social : centres d’hébergement de personnes en difficulté, foyers d’enfance,
associations à but social, etc.
Le secteur sanitaire et social : médecine du travail, maisons de retraite, santé scolaire, etc.
Les contraintes d’horaires, le face à face avec des publics en difficulté (patients ou usagers), la
multiplicité des tâches administratives, la responsabilisation de plus en plus grande au regard du
secret professionnel, impliquent, de la part du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, une
grande adaptabilité et des qualités humaines prépondérantes.
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Structuration en Activités
L’évolution du métier de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social implique la nécessité d’acquérir les
bases techniques et les savoir-faire particuliers liés au métier.
Ainsi, on peut redéfinir l’emploi-type en deux activités principales :
1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
2. Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
L’activité 1 est commune à tous les emplois de la filière Secrétariat ; l’activité 2, à l’emploi de
Secrétaire Assistant(e) Médico-Social.
Il(elle) est dans tous les cas soumis(e) au respect du secret professionnel et des droits des
personnes.
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3 Les fiches descriptives
3.1 - Fiche emploi type
SECRETAIRE-ASSISTANT(E) MEDICO-SOCIAL
3.2 Les fiches Activités types
Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
3.3 Les fiches Compétences
Produire des documents professionnels courants,
Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure,
Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure,
Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
Assurer le traitement du courrier,
Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous,
Organiser les déplacements et des réunions,
Gérer un stock de consommables,
Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers,
Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en
charge
Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de
la structure.
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FICHE EMPLOI-TYPE
LISTE DES EMPLOIS-TYPES
1 - Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social
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INTITULE DE L'EMPLOI-TYPE
FET01 FICHE(S) ROME DE RATTACHEMENT:
12132 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE SPECIALISE/SPECIALISEE
FET02 AUTRE(S) APPELLATION(S) DE L'EMPLOI-TYPE:
Secrétaire Médico-Social(e)
Secrétaire médical(e)
Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
FET03 LIENS AVEC LES NOMENCLATURES:
RELATIONS INTERNES:
Domaine EVOLIF:
T01 Secrétariat-comptabilité-gestion
Sous Secteur EVOLIF: HB Secrétariat, comptabilité, gestion
RELATIONS EXTERNES:
PCS:
5411 - Secrétaires
FAP:
L060 - Secrétaires bureautiques et assimilés
NAF:
748F - Secrétariat et traduction
NSF:
324 t - Secrétariat, bureautique
FORMACODE: 35015 - secrétariat médicosocial
FET04 DEFINITION:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prend en charge, au sein des structures
médicales et sociales (secteur privé ou public), les travaux administratifs et la logistique
des différents services spécialisés en utilisant le vocabulaire, les techniques spécifiques au
secteur, dans un environnement informatisé, en respectant les procédures et la
réglementation.
Il(elle) est soumis(e) au secret professionnel. Le respect impératif du secret professionnel
et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est pour lui(elle) une préoccupation
quotidienne.
Le métier présente une très forte composante relationnelle. Le(la) Secrétaire Assistant(e)
Médico-Social est un maillon central, en articulation permanente entre les patients ou
usagers, les services sanitaires et sociaux, et les autres personnes de l'équipe.
Il(elle) organise ses activités de façon autonome, en appréciant les urgences et les priorités.
FET05 CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE:
La fonction de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut s'exercer dans le secteur public,
semi-public ou privé, dans trois environnements principaux :
Le secteur sanitaire :
Hôpitaux : Centres Hospitaliers Régionaux / Universitaires / Spécialisés (CHR / CHU /
CHS), cliniques, laboratoires de recherche, laboratoires d'analyses médicales, cabinets de
médecins, centres de soins dentaires, centres de rééducation fonctionnelle, services
médicaux d'entreprises, etc.
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Le secteur social :
Caisses d'allocations familiales, caisses de sécurité sociale, services départementaux ou
régionaux, tribunaux pour enfants, services sociaux d'entreprises, centres d'hébergement,
etc.
Le secteur sanitaire et social :
Centres médico-sociaux, maisons de retraite, santé scolaire, médecine du travail,
dispensaires, services de Protection Maternelle et Infantile (PMI), etc.
L'emploi est soumis à des contraintes d'horaires, hiérarchiques et fonctionnelles : les
horaires comportent une variabilité liée à la taille et à la mission de la structure considérée.
La nature pluridisciplinaire permanente de la fonction influe sur le rythme de travail. Les
patients et les usagers peuvent être en grande difficulté et particulièrement exigeants.
FET06 CONDITIONS D'ACCES A L'EMPLOI-TYPE:
Diplôme de l'enseignement technologique, titre professionnel de niveau IV, ou formation
spécifique.
L'accès est également possible avec une formation de niveau V complétée par une
expérience professionnelle significative dans un emploi administratif du secteur médicosocial.
Dans le secteur public, les Secrétaires Médico-Social titulaires sont des agents de catégorie
B recrutés sur concours, à partir d'un baccalauréat ou un diplôme équivalent (concours de
la Fonction Publique Hospitalière ou de la Fonction Publique Territoriale) ou des
contractuel(le)s avec un profil correspondant à celui décrit ci-dessus.
FET07 CHAMPS D'INTERVENTION ET DE RESPONSABILITE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social travaille au sein d'une structure regroupant
des professionnels des domaines sanitaire, social et médico-social, dont les activités et les
responsabilités sont diverses. Il(elle) est l'interface entre son service et l'extérieur, sans
toutefois dépasser le cadre de ses fonctions, et en jouant un rôle de coordination et
d'organisation au sein de l'équipe.
On attend de lui(d'elle) qu'il(elle) organise son travail de façon autonome en appréciant les
urgences et les priorités. Cependant, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
n'intervient pas au niveau décisionnel. Son champ de responsabilités est fonction du niveau
de délégation qui lui est accordé par sa hiérarchie.
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a accès à des informations qui relèvent du
secret professionnel, ce qui implique le strict respect de la confidentialité et du devoir de
réserve (loi du 4 mars 2002).
Véritable interface entre l'établissement et l'environnement, il(elle) contribue à l'image de
son service, qu'il(elle) appartienne à la fonction publique hospitalière ou territoriale, ou au
secteur privé.
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FET08 DESCRIPTION DE LA MISE EN OEUVRE DE L'EMPLOI-TYPE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social :
- rédige des courriers courants et personnalisés, saisit et met en forme des documents à
l'aide des logiciels bureautiques et de logiciels spécifiques,
- accueille les patients, les usagers et les partenaires extérieurs, répond aux demandes
d'information,
- filtre et transmet les communications et les messages téléphoniques,
- assure la tenue des agendas des professionnels, des plannings de la structure,
- organise les réunions, les déplacements,
- gère les consommables de son service et suit les ressources communes (petit matériel,
fournitures, etc.),
- assiste à certaines réunions dont il(elle) établit le compte rendu à partir de notes qu'il(elle)
a prises.
Dans ses tâches spécifiques, il(elle) :
- saisit les comptes rendus opératoires ou médicaux à partir d'écrits ou sous la dictée (au
moyen d'un dictaphone),
- a en charge la relation avec les partenaires extérieurs (mutuelles, organismes sociaux,
CAF, CPAM, etc.) et les patients ou usagers,
- assure la gestion administrative de nombreux dossiers (admissions, sorties, consultations,
prises en charge, préparation à la codification des actes ou des bordereaux de facturation,
etc.) nécessitant une connaissance des réglementations, des procédures en vigueur et des
nomenclatures,
- reçoit et questionne les usagers ou les patients afin de déceler leur problème et de
préparer leur prise en charge
- est capable de trouver les informations adaptées,
- assure le suivi et la mise à jour de tous ses dossiers, qu'il(elle) classe en respectant les
règles strictes de confidentialité et de conservation des documents.
FET09 DESCRIPTION DES SITUATIONS PARTICULIERES DE MISE EN OEUVRE:
Celles-ci peuvent varier selon le poste occupé :
En médecine du travail, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut avoir en charge
la réalisation de certains examens complémentaires comme les analyses d'urines, le visiotest, l'audiométrie.
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à accompagner en
déplacement le médecin, l'assistante sociale ou le médecin du travail.
Exceptionnellement, l'activité peut se faire en télétravail avec la gestion des plannings de
plusieurs médecins libéraux.
Dans certaines structures, il est nécessaire d'utiliser une langue étrangère pour l'accueil
physique, téléphonique et la préparation de dossiers (congrès, conférences à
l'international).
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FET10 LISTE DES ACTIVITES-TYPES DU NOYAU DUR DE L'EMPLOI-TYPE:
AT1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
AT2 - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
FET11 COMPETENCES DIRECTEMENT RATTACHEES A L'EMPLOI-TYPE:
Appréhender la fonction de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social dans le périmètre de son
champ d'actions et comprendre le fonctionnement et le rôle de la structure.
FET12 LISTE DES ACTIVITES-TYPES D'EXTENSION DE L'EMPLOI-TYPE:
Sans objet
FET13 NIVEAU DE QUALIFICATION ET EVOLUTION PROFESSIONNELLES:
Niveau IV.
En milieu hospitalier public ou privé, ce poste peut conduire à celui de Secrétaire MédicoSocial principal(e) coordinateur(trice), puis Attaché(e) d'Administration, ou à une
évolution de carrière vers la fonction de Technicien(ne) d'Information Médicale (TIM),
après avoir suivi une formation spécifique à la codification aux actes (T2A et au PMSI).
Dans la fonction publique territoriale, l'évolution peut se faire vers la fonction de
Rédacteur(trice) Principal(e) ou Attaché(e) de Direction.
FET14 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):
- Fiches ROME
- Enquête secrétariat, D.I. 2006
- " Responsabilité des Secrétaires Médicales ", intervention d'Elisabeth CONGE, juriste
spécialisée en droit de la santé et droit hospitalier, Journée technique de formation de
l'AFASMS (Association Française des Assistantes et Secrétaires Médico-Sociales), 2004
- Rapport DECOMPS: " La série Sciences Médico-Sociales ", 2001
- Contrat d'Etudes Prospectives : "De la secrétaire à l'assistante", Ministère du Travail et de
l'Emploi, 2000
- " L'accueil des publics en difficulté " - Collection les " Pratiques Demos "
- www.emploi-medical.com
- www.emploisante.com
FET15 DATE DE CREATION & AUTEUR:
Date de création: 11/01/2008
Auteur: ABOUCAYA MARIE-SIMONE
Site responsable: DIRECTION DE L`INGENIERIE - Tertiaire
Date de dernière mise à jour: 12/01/2008
FET16 CODE DE LA FET:
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FICHES ACTIVITES-TYPES
LISTE DES ACTIVITES-TYPES DU NOYAU DUR DE L'EMPLOI-TYPE
1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
2 - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
LISTES DES ACTIVITES-TYPES D'EXTENSION DE L'EMPLOI-TYPE
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INTITULE DE L'ACTIVITE-TYPE 1
Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
FAT01 DEFINITION DE L'ACTIVITE-TYPE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prend en charge les travaux de secrétariat
constituant le socle du métier de secrétaire (gestion du courrier et des appels téléphoniques,
accueil des visiteurs et/ou des patients, traitement de l'information, mise en forme de
documents, classement, etc.) en veillant au respect de la confidentialité.
FAT02 POSITION OU PART DE L'ACTIVITE DANS LE PROCESSUS EMPLOI:
Cette activité, socle technique et savoir-faire incontournables, constitue un premier niveau
d'employabilité dans les métiers du secrétariat.
FAT03 CONDUITE DE L'ACTIVITE-TYPE:
Cette activité doit être maîtrisée à un niveau permettant son exercice sans assistance.
FAT04 DEGRE D'AUTONOMIE - NIVEAU DE RESPONSABILITE:
Cette activité s'exerce sous les directives d'un -ou plusieurs- responsable(s).
Elle demande cependant beaucoup d'autonomie dans l'organisation du travail et des tâches
courantes à accomplir.
FAT05 DESCRIPTION DE L'ACTIVITE-TYPE:
Les tâches les plus fréquemment exécutées sont :
- Rédiger des écrits professionnels courants : notes, courriers et comptes rendus
- Mettre en forme des documents professionnels : tableaux, graphiques, imprimés, etc.
- Assurer le classement informatique et papier, réaliser l'archivage
- Accueillir des visiteurs, patients ou usagers
- Filtrer les appels téléphoniques, prendre des messages et/ou orienter les correspondants
vers le bon interlocuteur
- Effectuer des recherches documentaires, trier les informations et les restituer de manière
pertinente
- Assurer le traitement du courrier (Arrivée et Départ : tri, diffusion, expédition et réponse
aux demandes courantes)
- Assister une équipe en gérant les plannings d'activités et de rendez-vous et en organisant
les déplacements et les réunions
- Gérer le stock des consommables du service ou de la structure (fournitures de bureau,
consommables informatiques et autres petits matériels spécifiques au secteur)
FAT06 CONTEXTE DE REALISATION:
L'activité s'exerce dans un environnement informatisé, nécessitant une capacité
d'adaptation et de transfert.
L'appui à une équipe implique généralement une organisation en réseau et l'utilisation de
logiciels de travail collaboratif (groupware) : fichiers et agendas partagés, etc.
L'engagement de plus en plus fréquent des établissements dans un processus de qualité
exige un respect rigoureux des procédures et du secret professionnel.
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De même, afin de préserver la confidentialité des informations, le(la) Secrétaire
Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à respecter les procédures de sécurisation et de
protection des documents (fax, photocopieurs, PC codés et destructeurs de papier).
En milieu médical, la multiplicité de tâches simultanées (prise de RV téléphoniques, frappe
de comptes rendus médicaux, etc.) l'oblige à utiliser avec aisance des outils spécifiques
(dictaphones, casques et micros téléphoniques) tout en continuant la frappe des documents.
FAT07 CONDITIONS SPECIFIQUES DE MISE EN OEUVRE:
Il(elle) peut être amené(e) à partager un même poste de travail avec un(e) collègue
(contraintes des plages horaires et du travail en pôle).
Dans le cadre de l'accréditation(*) des établissements hospitaliers et de la certification des
établissements médico-sociaux, de nombreuses structures se dotent de modèles de
documents et de chartes graphiques qu'il lui faut utiliser et respecter.
* Procédure visant à assurer l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins. Au titre de sa
mission d'accréditation, la HAS (Haute Autorité de Santé) élabore et valide les méthodes et référentiels, les
diffuse et accrédite les établissements
FAT08 INTERLOCUTEURS ET NATURE DES RELATIONS:
L'activité peut être exercée au service d'interlocuteurs de statuts divers (équipes
pluridisciplinaires : médicales et paramédicales, travailleurs sociaux) et au contact d'un
public très diversifié.
FAT09 EXTENSION DU DOMAINE D'ACTION OU D'INTERVENTION:
Certaines structures utilisent des logiciels de travail collaboratif, ce qui nécessite, au-delà
de la maîtrise des outils, l'adaptation à un mode de travail " partagé " et la capacité à
travailler à distance.
Les établissements hospitaliers et médico-sociaux sont équipés de logiciels spécifiques que
le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit savoir utiliser.
Dans le cadre de la réorganisation en pôle des grandes structures, le métier évolue vers une
plus grande mobilité et une polyvalence accrue.
FAT10 LISTE DES COMPETENCES DE L'ACTIVITE-TYPE:
C1 - Produire des documents professionnels courants
C2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la
structure
C3 - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
C4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
C5 - Assurer le traitement du courrier
C6 - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous
C7 - Organiser les déplacements et les réunions
C8 - Gérer un stock de consommables
FAT11 FICHE(S) ROME MISE(S) EN CORRESPONDANCE:
12131 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE POLYVALENT/POLYVALENTE
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FAT12 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):
Fiches ROME
Contrat d'Etudes Prospectives : " De la secrétaire à l'assistante ", Ministère du travail et de
l'Emploi (2000)
Observatoire des métiers des assistantes : " Nouvelles tendances des métiers des
assistantes" - Assistante-Plus - Cegos, avril 2004
FAT13 DATE DE CREATION & AUTEUR:
FAT14 CODE DE LA FAT:
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INTITULE DE L'ACTIVITE-TYPE 2
Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
FAT01 DEFINITION DE L'ACTIVITE-TYPE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) " Médico-Social " reçoit des visiteurs, patients ou usagers,
prend en charge le traitement administratif des dossiers et participe à la collecte, la
codification et la transmission des actes médicaux ou des prestations, sous la responsabilité
des professionnels du secteur.
Il(elle) est soumis(e) aux règles et usages de confidentialité du secteur.
FAT02 POSITION OU PART DE L'ACTIVITE DANS LE PROCESSUS EMPLOI:
Cette activité constitue le complément nécessaire du métier de base du secrétariat pour
permettre l'exercice de la fonction dans les divers secteurs ou dans les différents services
d'une même structure.
L'ampleur du champ d'application de l'activité permet une grande mobilité à l'interne et/ou
à l'externe.
FAT03 CONDUITE DE L'ACTIVITE-TYPE:
Cette activité s'exerce, seul(e) ou en pôle, en relation avec les équipes pluridisciplinaires
(équipes médicales, paramédicales ou travailleurs sociaux).
FAT04 DEGRE D'AUTONOMIE - NIVEAU DE RESPONSABILITE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est autonome dans l'exercice de cette activité,
sous le contrôle de son responsable. Son niveau de responsabilités varie en fonction de la
délégation accordée par la hiérarchie.
FAT05 DESCRIPTION DE L'ACTIVITE-TYPE:
- Pour la constitution de dossiers patients ou usagers :
- Collecte et organisation des éléments utiles au dossier (attestations diverses, cartes
vitales, cartes de mutuelles, carte nationale d'identité, pièces médicales, etc.)
- Photocopies de ces éléments et classement dans un support adapté et normé
- Suivi et mise à jour de ces dossiers,
- Archivage
Toutes ces opérations s'effectuent dans le respect du secret professionnel et des droits des
personnes.
- Pour le traitement administratif des dossiers :
- Collecte des actes, préparation de la codification des prestations médicales, ou
établissement des bordereaux, en vue de la facturation
- Télétransmission des éléments aux organismes concernés (CPAM, MSA, etc.)
- Tenue et suivi des statistiques liées aux activités de la structure et production des
documents y afférents.
Dans le cadre de cette activité, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social utilise des
outils bureautiques courants et des logiciels spécifiques selon les tâches à accomplir.
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FAT06 CONTEXTE DE REALISATION:
L'activité implique une multiplicité de tâches et d'intervenants et nécessite des interruptions
fréquentes, une concentration particulière est nécessaire, notamment lors de la préparation
à la codification des actes et ce malgré le va-et-vient des patients et/ou des usagers, les
appels téléphoniques, etc.
En milieu social, l'accueil de personnes aux difficultés variables requiert écoute et
connaissance des droits et aides sociales pour apporter une première réponse à leur attente.
En milieu hospitalier, le port de la blouse blanche ou "tenue" est souvent obligatoire.
FAT07 CONDITIONS SPECIFIQUES DE MISE EN OEUVRE:
Le fonctionnement du service peut nécessiter une organisation du travail par roulement.
Le traitement des demandes dans l'urgence et la gravité de certaines situations impliquent
une bonne maîtrise de soi.
FAT08 INTERLOCUTEURS ET NATURE DES RELATIONS:
L'activité s'exerce en interaction avec des interlocuteurs variés, à l'interne et à l'externe :
- Patients ou usagers et leur famille
- Équipes médicales ou sociales (chirurgiens, médecins, infirmières, travailleurs sociaux,
etc.)
- Services administratifs et financiers de la structure
- Partenaires médico-sociaux (visiteurs médicaux, laboratoires, administrations, etc.)
- Organismes sociaux (CPAM, Mutuelles, Tutelles, etc.)
FAT09 EXTENSION DU DOMAINE D'ACTION OU D'INTERVENTION:
- En fonction de l'organisation de l'établissement ou du service, et notamment en cabinet
médical, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à réaliser des
travaux de comptabilité courants : gestion des encaissements, enregistrement des factures
reçues, déclarations fiscales ou sociales, etc.
FAT10 LISTE DES COMPETENCES DE L'ACTIVITE-TYPE:
C9 - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers
C10 - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de
sa prise en charge
C11 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du
service ou de la structure
FAT11 FICHE(S) ROME MISE(S) EN CORRESPONDANCE:
12131 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE POLYVALENT/POLYVALENTE
FAT12 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):
www.vulgaris-medical.com
www.ameli.fr
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TP-00057
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REAC
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4
Date de Validation
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12/01/2008
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FAT13 DATE DE CREATION & AUTEUR:
FAT14 CODE DE LA FAT:
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Code titre
TP-00057
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REAC
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4
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04/12/2007
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Page
19/ 44
FICHES COMPETENCES
LISTE DES COMPETENCES
1 - Produire des documents professionnels courants
2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure
3 - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
5 - Assurer le traitement du courrier
6 - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous
7 - Organiser les déplacements et les réunions
8 - Gérer un stock de consommables
9 - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers
10 - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa
prise en charge
11 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du
service ou de la structure
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Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
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20/ 44
INTITULE DE LA COMPETENCE 1
Produire des documents professionnels courants
FC01
DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):
Il s'agit, pour le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, de :
- Saisir et présenter tous documents pouvant être réalisés à l'aide des applications
bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation assistée par ordinateur), à partir de
manuscrits, d'enregistrements audio ou de fichiers numériques
- Concevoir, rédiger des écrits professionnels simples (courriers, notes, imprimés,
plannings, tableaux, etc.)
- Prendre des notes de façon rapide et les restituer sous la forme adéquate :
- en respectant normes et charte(s) graphique(s)
- en appliquant les règles d'orthographe et de syntaxe,
- en utilisant un langage professionnel clair et aisément compréhensible, adapté au(x)
destinataire(s),
dans les délais impartis
FC02
CONTEXTE(S) PROFESSIONNEL(S) DE MISE EN OEUVRE:
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social devra maîtriser l'outil bureautique et s'adapter
à des logiciels complémentaires en fonction de la structure où il(elle) exercera et avec des
niveaux de difficultés variables.
Il(elle) devra se conformer aux règles internes et chartes graphiques de la structure.
Il(elle) devra adopter et s'approprier le langage particulier au secteur d'activité.
FC03
INDICATEUR DE PERFORMANCE (Seuils pour l'Activité-Type):
- qualité professionnelle du document (présentation)
- respect des règles orthographiques et syntaxiques
- respect des contraintes de présentation (règles typographiques, normes de présentation,
charte graphique) et de confidentialité (verrouillage de documents)
- respect du délai de production
- fiabilité de l'information
- pertinence du style par rapport au type d'écrit
FC04
SAVOIR-FAIRE GENERAUX ET TECHNIQUES MOBILISES:
Etre capable de :
- choisir l'outil et/ou la fonction adaptés aux travaux à produire
- maîtriser les fonctions bureautiques courantes (traitement de texte, tableur, présentation
assistée par ordinateur)
- rédiger des courriers simples
- utiliser les équipements courants : photocopieur, télécopieur, vidéo-projecteur, scanner,
tous types d'ordinateurs et d'imprimantes, dictaphone, etc.
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Code titre
TP-00057
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4
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FC05
CONNAISSANCES ASSOCIEES:
- Maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire)
- Connaissance du vocabulaire technique
- Capacité à transposer ses connaissances dans un environnement différent
FC06
DEMARCHE INTELLECTUELLE:
FC07
CAPACITES RELATIONNELLES ET ORGANISATIONNELLES:
- Sens pratique
- Organisation
- Rigueur
- Discernement
- Rapidité
- Discrétion
FC08
BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):
FC09
DATE DE CREATION & AUTEUR:
FC10
CODE DE LA FC:
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Code titre
TP-00057
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4
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22/ 44
Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la
structure
FC01
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à rechercher des informations
utiles à son activité et à celles de son service ou de la structure.
Les sources varient en fonction des informations : Internet, ouvrages professionnels,
annuaires, manuels techniques, dictionnaires, etc.
Pour ce faire, il(elle) :
- identifie la demande d'information ou le problème à traiter
- choisit la bonne source d'information
- rassemble et sélectionne les documents utiles
- en prend connaissance, interprète l'information
- applique l'information recueillie à la situation à traiter
- communique et diffuse l'information utile aux personnes concernées
- met à jour l'information du service,
de façon synthétique, fiable et pertinente, en fonction des destinataires et des besoins
repérés.
FC02
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est le maillon central de l'information entre
l'externe et l'interne. A ce titre, il(elle) est amené(e) à rechercher tous types d'informations
et à les retransmettre de façon fiable.
La multiplicité des informations, l'étendue des domaines de recherche, impliquent la
nécessité d'utiliser l'outil Internet ou le centre de documentation de sa structure avec
efficacité et rapidité, voire de savoir traiter l'information instantanément.
FC03
- Fiabilité de la source
- Compréhension rapide des demandes
- Adéquation de l'information sélectionnée par rapport à un besoin
- Traitement adapté au contexte
- Rapidité de mise à disposition aux personnes concernées
FC04
Etre capable d'utiliser :
- des outils de communication : messagerie électronique, webcams, forums de discussion,
téléphone, télécopieur
- des images numériques
- des méthodes et outils de recherche d'information : moteurs de recherches, mots clés
- des outils de reprographie et de reliure : photocopieur, machines à relier
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Code titre
TP-00057
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4
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23/ 44
- des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, grapheur, PréAO et logiciels de
traitement de l'image, scanner
- des CD-ROM, DVD, clé USB et autres périphériques
FC05
- Tous types de sources d'information
- Connaissance de la structure et de son environnement
- Procédures et circuits internes de l'information
- Réglementation relative au secret professionnel
FC06
FC07
Esprit d'analyse, discernement, méthode, précision, rapidité, discrétion
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
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Code titre
TP-00057
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4
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24/ 44
Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
FC01
Pour faciliter la recherche de tout dossier (papier) ou fichier (numérique), en général de
toutes informations nécessaires au bon fonctionnement du service, le(la) Secrétaire
Assistant(e) Médico-Social :
- Organise matériellement son poste de travail de manière ergonomique :en définissant le
type et la disposition idéale dans l'espace de travail du mobilier de classement, en tenant
compte de la fréquence d'utilisation des dossiers (tiroirs, armoires)
- Conçoit un plan de classement adéquat en fonction de l'utilisation (numérique ou papier)
en utilisant les différentes typologies de classement : alphabétique, numérique, thématique,
chronologique, etc.
- Met en oeuvre le plan de classement :
- Numérique : création et mise à jour de son arborescence
- Papier : choix des supports, création des dossiers, étiquetage, etc.
- Facilite la recherche d'un tiers :en imprimant l'arborescence de son classement numérique
d'une part et en établissant la procédure choisie pour le classement physique d'autre part
- Archive selon les règles de conservation des documents :en tenant compte des procédures
existantes, de l'évolution prévisible de l'activité et en veillant à la sécurité et à la
confidentialité.
FC02
Le volume considérable d'informations à traiter et à classer nécessite de maîtriser
parfaitement les techniques et méthodes de classement (informatique et papier).
Lorsque le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social travaille en réseau, l'arborescence est
généralement conçue au niveau du service ou de la structure. Il(elle) doit, dans ce cas,
s'adapter aux contraintes de son environnement.
FC03
- Accessibilité rapide à tout document recherché par une personne du service
- Respect de la confidentialité
- Organisation pertinente des dossiers par rapport aux activités d'un service ou d'une
structure
FC04
Etre capable :
- d'identifier et de sélectionner le mode de classement en fonction du besoin
- d'établir une arborescence pertinente
- de concevoir et/ou d'appliquer les procédures et modes opératoires
- d'utiliser les différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques (clés USB et autres
supports de stockage)
- de sécuriser l'accès aux documents
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Code titre
TP-00057
Type de document
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4
Date de Validation
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25/ 44
FC05
- Mobiliers et ergonomie au poste de travail
- Différents modes et supports de classement
- Principes et méthodes de sauvegarde et de sécurité
- Règles juridiques de conservation des documents
- Règles d'identification des fichiers numériques
- Norme du classement alphabétique
FC06
FC07
Esprit d'analyse, discernement, sens de l'organisation, rigueur, méthode, régularité,
discrétion
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
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SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
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04/12/2007
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26/ 44
Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
FC01
Interface entre sa hiérarchie et/ou l'équipe dans laquelle il(elle) travaille, le(la) Secrétaire
- Accueille des visiteurs et des patients -impromptus ou non- Pose les questions permettant d'identifier le visiteur et les motifs de sa visite,
afin d'en mesurer le degré d'importance ou d'urgence et pouvoir traiter lui(elle)-même la
demande ou l'orienter vers l'interlocuteur concerné.
- Emet et reçoit les appels téléphoniques quotidiens de son service, en :
- Identifiant correctement l'interlocuteur
- S'exprimant de façon claire et intelligible
- Utilisant un vocabulaire professionnel adapté
- Repérant les objectifs des messages, pour les restituer de façon cohérente
- Filtrant si nécessaire, les appels destinés à sa hiérarchie ou aux membres de l'équipe, dans
le respect des consignes reçues, ou en les traitant par lui(elle)-même en autonomie
- Utilisant la messagerie téléphonique.
Le contexte professionnel dans lequel exerce le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
implique un devoir de vigilance quant au respect du secret professionnel. Il(elle) se limite
au recueil des informations ou aux réponses strictement nécessaires à l'exercice de sa
fonction (sans jamais dépasser la "frontière professionnelle").
FC02
Cette compétence est fondamentale dans l'exercice de la fonction dans tous les
environnements : cabinet médical, hôpital, clinique, centre social, etc.
Selon les circonstances de l'emploi tenu, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit
souvent faire face à la gestion simultanée des visites et des appels téléphoniques nombreux.
Une mauvaise compréhension de sa part peut entraîner des conséquences fâcheuses.
La qualité du travail à produire et le délai de réalisation attendu peuvent être affectés par
l'interruption fréquente des tâches en cours.
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social utilise les techniques et les outils de
communication : téléphone, ordinateur, logiciels bureautiques et spécialisés, carnets de
rendez-vous, etc.
FC03
- Qualité de l'expression (langage approprié)
- Fiabilité des informations transmises
- Adaptation de la communication à l'interlocuteur
- Présentation soignée
- Courtoisie
- Discrétion
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Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
27/ 44
FC04
Etre capable :
- d'utiliser les outils de communication (téléphone en réseau et mobile, télécopieur,
répondeur téléphonique, etc.)
- de prendre des notes rapidement
- d'aider à formuler et reformuler
- de décrypter les messages sur répondeur
- d'appliquer les procédures en vigueur et les règles de confidentialité
FC05
- Techniques de communication
- Organisation de la structure (ses missions, sa réglementation)
- Techniques de développement personne
- Terminologie médicale et sociale
FC06
FC07
Discernement, écoute, attention, amabilité, courtoisie, aisance en situation de
communication, contrôle de soi, efficacité, réactivité.
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
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SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
28/ 44
Assurer le traitement du courrier
FC01
La fonction " Traitement du courrier " comprend plusieurs volets :
* Courrier " Arrivée " :
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social assure les tâches suivantes :
- ouvrir les enveloppes, trier, dater, enregistrer les recommandés et courriers importants,
ventiler aux destinataires, en veillant à la confidentialité et en repérant le degré
d'importance et d'urgence, dans le respect des consignes internes.
* Courrier " Départ " :
- mettre sous pli, peser et affranchir lettres et colis, préparer les récépissés des envois
spéciaux et les enregistrer, en se référant aux tarifs postaux en vigueur.
* Réponses aux courriers :
Afin de faciliter la tâche de son hiérarchique, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
doit savoir préparer les éléments de réponses aux courriers reçus, en réunissant les
informations nécessaires.
Il(elle) peut être également amené(e) à rédiger lui(elle)-même certaines réponses à des
courriers simples, en fonction du prescrit au sein de son unité.
FC02
Selon l'importance de la structure où il(elle) exerce, le(la) Secrétaire Assistant(e) MédicoSocial est amené(e) à exécuter tout ou partie des tâches inhérentes au courrier :
- Dans une grande structure, il(elle) n'assurera que la ventilation du courrier de son service.
- Dans une structure plus petite, il(elle) prend en charge la totalité de la fonction courrier.
Il(elle) utilise les outils spécifiques pour l'affranchissement automatique, variables en
fonction du volume traité. Il(elle) peut être amené(e) à se déplacer quotidiennement au
bureau de Poste duquel dépend la structure et doit au préalable anticiper sur les temps
d'attente lors d'envois recommandés.
FC03
- Savoir affranchir lettres et colis
- Ventiler aux bons destinataires
- Tenir à jour le cahier des enregistrements
- Préparer en amont les éléments de réponses quand c'est possible,
de façon à optimiser le temps imparti au traitement du courrier sous tous ses aspects et
dans le respect des consignes internes.
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
29/ 44
FC04
Etre capable d'utiliser :
- Les dateurs pour tamponner le courrier " Arrivée "
- Les machines automatisées pour ouvrir, mettre sous pli, peser et affranchir
- Les barèmes d'affranchissement de la Poste, quels que soient la destination et le mode
d'expédition choisis
- Les fonctions bureautiques de créations d'étiquettes pour les envois en nombre et les
publipostages
- Les récépissés postaux
FC05
- Gestion du temps
- Rédaction professionnelle courante
- Connaissance des normes dactylographiques
- Consignes d'adressage postal en vigueur
- Respect des règles de confidentialité
FC06
FC07
- Initiative
- Rigueur et méthode
- Connaissance de la structure et de son fonctionnement
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
30/ 44
Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous
FC01
Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a un rôle de support et d'interface pour son
hiérarchique et son équipe.
A ce titre, il(elle) dispose de tout ou partie des informations nécessaires pour gérer le temps
de son responsable hiérarchique, voire d'une équipe de travail (médecins, équipe soignante,
travailleurs sociaux, etc.).
Il(elle) tient le (ou les) agenda(s) en notant les rendez-vous, les réunions et contribue
également à la planification des activités de son service ou de sa structure.
Dans ce but, il(elle) :
- Prend les rendez-vous et les note sur le (ou les) agenda(s)
- Planifie les réunions internes et externes, certaines activités, les reporte sur un/des
agenda(s) et/ou planning(s)
- Suit les échéanciers (pour les dates de Commissions d'attribution d'aides financières par
exemple),
en tenant compte des consignes données quant aux priorités, aux échéances, aux
engagements, et des contraintes liées à l'environnement.
FC02
Cette compétence peut être exercée auprès d'un ou de plusieurs responsables, voire d'une
équipe de travail ou de personnes appartenant à un même service ou une même structure.
L'autonomie, l'implication du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social pour la gestion
du temps de sa hiérarchie, notamment en ce qui concerne la prise de rendez-vous, varient
en fonction du niveau de délégation ainsi que du degré d'informations qui lui sont données.
La planification d'opérations simples, d'activités diversifiées et de réunions, fait partie des
tâches courantes du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, ce qui implique parfois
de faire face à des difficultés de gestion du temps de l'équipe et d'être confronté(e) à des
situations conflictuelles.
FC03
- Respect des consignes, des engagements et des contraintes
- Prise en compte des priorités, des urgences
- Fiabilité, accessibilité, lisibilité des documents produits
- Prise en compte des méthodes de travail des personnes concernées
FC04
- Etre capable :
- de hiérarchiser les urgences et les priorités
- d'utiliser un tableur ou un logiciel particulier pour établir les plannings
- d'utiliser l'agenda électronique et papier
- le cas échéant, d'utiliser un assistant personnel numérique (PDA, ordinateur de poche)
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
31/ 44
- de pratiquer le travail collaboratif, particulièrement pour accéder aux différents agendas
de l'équipe
FC05
- Gestion du temps et des priorités
- Repérage des incompatibilités entre plusieurs agendas
- Intérêt pour les outils électroniques et numériques
FC06
FC07
Aptitude à rechercher l'information, initiative, confidentialité, esprit d'analyse et de
synthèse, sens de l'organisation, précision, rigueur, diplomatie.
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
32/ 44
Organiser les déplacements et les réunions
FC01
L'organisation des déplacements et des réunions en interne ou en externe implique
différentes actions à planifier en respectant des échéances précises.
Pour l'organisation des déplacements, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social :
- Identifie les personnes concernées, les dates, les lieux, les moyens et durées de transport,
les possibilités d'hébergement et de restauration
- Rassemble les informations utiles (horaires, tarifs, conditions, modalités, plans,
itinéraires, etc.)
- Procède aux réservations, en tenant compte des contraintes de la structure.
Pour l'organisation des réunions, outre les tâches inhérentes aux déplacements, il(elle) :
- Procède à la réservation des salles et des équipements nécessaires
- S'assure du bon fonctionnement du matériel en temps utile
Dans les deux cas, il(elle) a également à :
- Informer les personnes concernées et leur remettre les éléments du déplacement ou de la
réunion (documents préparatoires et dossiers, réservations, billets, etc.)
- Suivre les opérations, en établissant les budgets et plannings correspondants
- Relancer lorsque nécessaire.
Pour ce faire, il(elle) devra avoir facilement accès aux informations et aux documentations
à jour (guides, tarifs, etc.).
FC02
Selon la taille de la structure, tout ou partie des actions seront à réaliser par le(la)
Secrétaire Assistant(e)Médico-Social.
Dans une moyenne ou une grande structure, une partie des actions sera dévolue à un
prestataire extérieur.
Dans une petite structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prendra en charge
l'intégralité des opérations.
La réalisation des actions doit parfois s'effectuer dans l'urgence en s'adaptant aux
changements et aux imprévus.
Néanmoins, les délais doivent être respectés.
FC03
- Identification correcte des personnes, des tâches, des échéances, etc.
- Fiabilité de l'information transmise
- Pertinence des choix en fonction des contraintes connues
- Réservations effectuées dans les délais requis
FC04
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
33/ 44
Etre capable :
- de recenser le matériel nécessaire (outils technologiques, paperboard, documentation,
vidéo-projecteur, etc.)
- de créer une liste de tâches et/ou un échéancier
- de repérer les urgences, les priorités et d'organiser son travail en conséquence
- d'établir une feuille de route
- d'utiliser les outils interactifs adaptés à chaque type de réunions : convocations par
messagerie électronique, tenue de réunions à distance (conférences téléphoniques et
visioconférences).
FC05
- les sources d'information : sites Internet des différents prestataires pour la recherche des
informations et le partage instantané des tâches
- la géographie
FC06
FC07
Esprit d'analyse, sens de l'organisation, rigueur, méthode, précision, initiative, capacité
d'adaptation, flexibilité, réactivité.
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
34/ 44
Gérer un stock de consommables
FC01
Pour le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, la gestion des fournitures médicales et
de fournitures de bureau courantes implique, dans le cadre de consignes et/ou de
contraintes budgétaires définies :
- d'identifier et d'inventorier les consommables nécessaires au fonctionnement du service
ou de la structure
- de répertorier les besoins particuliers du personne
- de fixer un seuil de réapprovisionnement pour chaque article
- de mettre en place une procédure de suivi
- de réaliser une étude comparative des coûts pour les approvisionnements
- de vérifier le stock existant
- de passer les commandes aux fournisseurs sélectionnés
- de stocker les fournitures dans une armoire adaptée et sécurisée
- d'établir le tableau de suivi du budget et le mettre à jour
- de suivre une procédure spécifique (ex. : matériel stérilisé).
FC02
L'exercice de cette compétence varie fortement selon la taille de la structure :
- dans une petite structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est souvent
chargé(e) de la gestion complète de toutes les ressources matérielles : fournitures, petits
équipements, en assurant lui(elle)-même le suivi du budget,
- dans une plus grande structure, la logistique est soit dévolue à une personne du Service
Achats, soit organisée au sein de chaque service. Le(la) Secrétaire Assistant(e) MédicoSocial, dans ce cas, répertorie uniquement les besoins du service et en assure le suivi, les
autres fonctions étant du ressort du Service Achats.
FC03
- Choix rationnel d'outils de suivi selon les besoins (courants ou exceptionnels)
- Efficacité et pertinence des organisations/procédures : facilités de contrôle, système de
gestion des urgences
- Repérage des opérations à déclencher en temps voulu.
FC04
- Mettre en place une méthode et un outil de suivi de stock
- Assurer le suivi administratif des commandes
- Rechercher l'information
- Concevoir, élaborer et utiliser des plannings, tableaux et imprimés
- Utiliser des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, TIC
- Gérer les déchets et produits recyclables.
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
35/ 44
FC05
- Vocabulaire technique associé à la gestion de ces ressources
- Méthodes d'organisation du travail
- Procédures
- Communication
FC06
FC07
Sens pratique, sens de l'organisation, méthode, rigueur, efficacité, écoute, négociation,
prévision, initiative.
FC08
FC09
FC10
CODE DE LA FC:
Libellé réduit
SAMS
Code titre
TP-00057
Type de document
REAC
Version
4
Date de Validation
04/12/2007
12/01/2008
Page
36/ 44
Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers
FC01
Dans le cadre des tâches administratives dont il(elle) a la charge, le(la) Secrétaire
- Collecte les pièces nécessaires à la constitution des dossiers de patients ou usagers
- Vérifie la validité des éléments fournis, dont les taux de prise en charge des organismes
d'assurances maladie et complémentaires et les aides sociales diverses
- Reproduit et classe les documents indispensables
- Complète les dossiers le cas échéant par une recherche d'information adéquate
- Effectue les mises à jour des dossiers, des fichiers
- Veille à la récupération des dossiers en circulation dans les différents services selon les
procédures de classement adaptées à chaque cas
- Recueille et pointe de façon exhaustive les données codifiées par les praticiens
- Procède à la saisie et à la transmission des actes ou des prestations aux organismes
concernés
- Prépare les bordereaux de facturation pour les organismes concernés,
en tenant compte des nomenclatures, forfaits journaliers, tarifications et taux de prise en
charge divers (PMSI, T2A, CCAM) et en respectant les règles et usages de confidentialité
du secteur.
FC02
- La constitution et le suivi administratif de dossiers d'usagers ou de patients se retrouvent
dans tous les types de structures, la saisie se faisant souvent à l'aide de logiciels adaptés,
dans le respect des consignes et de la confidentialité. L'existence de normes et de délais
incompressibles peut imposer un cadre strict d'exécution.
- En milieu médico-social ou social, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit
connaître et prendre en compte les différentes aides relatives au secteur social (allocations
diverses, APA, etc.), ainsi que les lois régissant les tarifications des établissements sociaux
et médico-sociaux (décret n° 2003-1010 du 22 octobre 2003, relatif à la gestion budgétaire)
et les réglementations relatives aux droits des personnes.
- En milieu sanitaire et médico-social, il lui est nécessaire de connaître les nouvelles
réglementations PMSI (Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information), T2A
(Tarification à l'Activité), etc., régissant les tarifications, les règlements d'actes et de
prestations qui s'appliquent aux établissements hospitaliers accrédités (publics ou privés) et
aux établissements médico-sociaux ayant obtenu la certification. Toutefois, seule la
responsabilité du praticien est engagée pour la codification des actes.
En fonction de l'organisation de l'établissement ou du service et notamment en cabinet
médical, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à réaliser des
travaux de comptabilité courants : gestion des encaissements, enregistrement de factures,
déclarations sociales, etc.
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FC03
- Dossiers complets, mis à jour et cohérents
- Procédures respectées
- Vérification de la fiabilité des informations codifiées ou tarifées
- Respect du secret professionnel
- Exécution des tâches dans les délais imposés
FC04
Etre capable de :
- se référer à la nomenclature des actes et aux nouvelles règles de tarification
- respecter la réglementation des systèmes de soins
- repérer le circuit des dossiers
- rechercher les informations nécessaires
- utiliser les logiciels adaptés à la gestion des dossiers
- enregistrer les pièces comptables
FC05
- Termes techniques et vocabulaire spécifique
- Modes de classement
- Règles générales de conservation des documents et des usages spécifiques au secteur
- Notions de droit et obligations liées à la législation en vigueur (Code de l'Action Sociale
et des familles, Loi 2002-2, Décret d'application du 22 octobre 2003, Loi du 4 mars 2002,
etc.)
- Le cas échéant, les procédures d'enregistrement comptable pour le régime des bénéfices
non commerciaux
- Principes généraux des réglementations en vigueur (PMSI, T2A, CCAM, APA, etc.)
- Réglementation relative au secret professionnel (Déontologie professionnelle, Code de la
Santé Publique, Art. 226-13 et 14 du Code Pénal)
FC06
FC07
Esprit d'analyse, rigueur, respect de la confidentialité, méthode, précision, réactivité,
discernement, diplomatie
FC08
- " Promouvoir la relation de service en action sociale " - Jean-René Loubat - 2è Edition DUNOD - Paris, 2007
- " Rénover l'action sociale et médico-sociale " - Jean-François Bauduret et Marcel Jaeger DUNOD
FC09
FC10
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Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au
long de sa prise en charge
FC01
Pivot de la relation entre les équipes médicales ou sociales et les usagers ou patients, le(la)
Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a pour mission d'accueillir des publics aux
difficultés diverses et de contribuer à leur prise en charge, ce qui implique :
- d'écouter leur demande avec attention
- de poser les questions nécessaires à l'évaluation de leur besoin
- d'en mesurer l'urgence
- de reformuler leur situation avec objectivité
- d'en faire une analyse rapide et synthétique,
afin de faire le lien avec les autres services ou les orienter vers l'interlocuteur adéquat
(praticien, spécialiste, assistante sociale, éducateur, etc.), en faisant preuve d'empathie et de
discrétion.
FC02
Dans le cadre de ses fonctions, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, dans sa
fonction d'accueil, participe à la bonne marche du service et à la préparation de la prise en
charge des usagers en milieu social ou médico-social.
Il(elle) est amené(e) à faire face à des situations difficiles et à des réclamations.
Il(elle) a dans tous les cas un devoir de vigilance quant au respect rigoureux et constant du
secret professionnel. Il(elle) se limite au recueil et à la transmission des informations
strictement nécessaires à l'exercice de sa fonction (respect de la "frontière
professionnelle").
FC03
- Qualité de l'écoute
- Compréhension de la problématique de l'interlocuteur
- Repérage adéquat des limites de sa fonction
- Respect de la confidentialité
- Expression adaptée à la situation
FC04
Être capable de:
- repérer les publics en difficulté
- créer le contact
- faire face à la détresse
- s'exprimer dans un langage accessible à l'autre
FC05
- vocabulaire technique (médical ou social)
- droit des usagers et des familles
- règlementations et procédures internes ou externes
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- psychologie comportementale
- pathologies courantes
- environnement institutionnel du secteur sanitaire, social et médico-social
- posture professionnelle adaptée au secteur
FC06
FC07
Empathie, écoute, observation, analyse, sens de la communication, discrétion
FC08
- Code de l'Action Sociale et des familles
- http://www.fonction-publique.gouv.fr/IMG/pdf/CharteMarianne_20050103.pdf
FC09
FC10
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Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec
l'activité du service ou de la structure
FC01
Pour les besoins du service ou de la structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social
est amené(e) à mettre à jour les différents tableaux de suivi des activités et produire des
statistiques.
Pour ce faire, il(elle) :
- Prend en compte les différentes demandes et rassemble les données correspondantes dans
les tableaux appropriés ou utilise les documents existants
- Reporte les données
- Enregistre, au fur et à mesure, les données souhaitées
- Effectue les calculs appropriés avec les outils adaptés pour en assurer le suivi régulier ou
ponctuel
- Etablit les graphiques les plus représentatifs
- Produit des statistiques adaptées à la demande
- Analyse les éléments significatifs permettant une prise de décision ou une transmission
correcte des informations,
en vérifiant la fiabilité des sources, la saisie des données, la cohérence des résultats et la
pertinence des documents produits dans le respect de la confidentialité.
FC02
La production de tableaux de bord et de statistiques est récurrente dans l'activité du (de la)
Secrétaire Assistant(e) Médico-Social. Il(elle) doit veiller à l'automatiser.
Les données-source peuvent être internes ou externes, collectées à partir de documents
papier ou de supports informatiques : logiciels spécifiques, Internet, publications
spécialisées.
Dans le secteur sanitaire et médico-social, il(elle) est amené(e) à utiliser les bases de
données (PMSI, RUM -Résumé d'Unité Médicale-, SIPS -Système d'Information sur les
Produits de Santé-).
FC03
- Fiabilité de la source et pertinence du choix des données
- Adéquation de la présentation aux données et à l'utilisation finale
- Fiabilité des résultats
- Facilité de lecture et d'exploitation
FC04
Être capable :
- De réaliser des calculs arithmétiques (écarts, pourcentages, etc.)
- D'utiliser les fonctions de base et avancées d'un tableur ou autre logiciel spécifique
adaptées à la situation
- D'utiliser les outils de présentation associés : rétroprojecteur, vidéo-projecteur, etc.
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FC05
- Les différents types de représentations graphiques et notions statistiques
- Compréhension des mécanismes de calculs commerciaux et statistique
- Compréhension des termes de base en statistique et gestion (évolution, écarts,
pourcentage, répartition, rapports, ratios, marges, etc.)
FC06
FC07
Rigueur, méthode, discrétion (respect de la confidentialité), analyse, précision
FC08
FC09
FC10
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Secrétaire Assistant(e)
"Médico-Social"
(SAMS)
Emploi-Type
Activités-Types
AT1 - Assurer les travaux
courants de secrétariat
et assister une équipe
Compétences-Types
AT2 - Assurer le traitement administratif
dans un service médical ou social
CT9 - Constituer et organiser des
dossiers administratifs de patients ou
d'usagers
CT1 - Produire des documents
professionnels courants
CT2 - Assurer la communication des
informations utiles à l'activité du service
ou de la structure
CT10 - Appréhender la situation de
l'usager ou du patient lors de l'accueil et
tout au long de sa prise en charge
CT3 - Assurer le classement et
l'archivage des documents du service
ou de la structure
CT4 - Accueillir et orienter un
correspondant téléphonique
et/ou un visiteur
CT11 - Actualiser des tableaux de suivi
et présenter des statistiques en lien
avec l'activité du service ou de la
structure
CT5 - Assurer le traitement du courrier
CT6 - Coordonner le planning d'activités
d'une équipe et fixer des rendez-vous
CT7 - Organiser les déplacements
et les réunions
CT8 - Gérer un stock de
consommables
Compétences cœur de métier
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Reproduction interdite
Article L 122-4 du code de la propriété intellectuelle
"Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement
de l'auteur ou de ses ayants droits ou ayants cause est illicite. Il en est de même pour
la traduction, l'adaptation ou la transformation, l'arrangement ou la reproduction par un
art ou un procédé quelconques."
association nationale pour la formation professionnelle des adultes
Ministère chargé de l'emploi
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