CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE L`ESPACE 9 A LA

Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 1/9
MAJ 220411
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DE L'ESPACE 9 A LA MAISON DES ASSOCIATIONS
POUR PRESENTER UNE EXPOSITION D'UN PARTICULIER
Sommaire
I – LE LIEU : EQUIPEMENT ET OBLIGATIONS LIEES A l'OCCUPATION
P2
ARTICLE 1er : DESIGNATION DES LIEUX
P2
ARTICLE 2 : EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION
P3
ARTICLE 3: DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
P3
ARTICLE 4 : DESTINATION DES LIEUX
P3
ARTICLE 5 : CONDITIONS DE L'OCCUPATION
P3
ARTICLE 6 : CESSION DE BAIL - SOUS-LOCATION
P3
ARTICLE 7 : ETAT DES LIEUX, CAUTION, REMPLACEMENT DE MATERIEL
P3
ARTICLE 8 : REPARATIONS, ENTRETIEN
P4
ARTICLE 9 : AMELIORATIONS ET MODIFICATIONS
P4
II - L'EXPOSITION : CONTENU ET ORGANISATION
P4
ARTICLE 1 : CONTENU DE L'EXPOSITION
P4
ARTICLE 2 : INSTALLATION ET DEMONTAGE DE L'EXPOSITION
P4
ARTICLE 3 : GARDIENNAGE DE L'EXPOSITION
P5
ARTICLE 4 : COMMUNICATION, PROMOTION
P5
ARTICLE 5 : VERNISSAGE
P5
ARTICLE 6 : ANNULATION DE L'EXPOSITION PAR LE PRENEUR
P5
III – ASSURANCES, SECURITE, ENVIRONNEMENT
P5
ARTICLE 1 : RESPONSABILITE ET ASSURANCES
P5
ARTICLE 2 : SECURITE
P6
ARTICE 3 : RESPECT DES RIVERAINS
P6
ARTICLE 4 : TRI SELECTIF
P6
IV – RESILIATION, DOUBLE
P6
ARTICLE 1 : RESILIATION
P6
ARTICLE 2 : FORMALITE DU DOUBLE
P7
plan de la Maison des Associations (Rez-de-chaussée)
P8
Plan de l'Espace 9
P9
Pièces à fournir par le preneur :
chèque caution de 200 € à l'ordre du Trésor Public
justificatifs de polices d'assurances
fiche info pour la Communication et visuel format JPG pour internet (facultatif)
liste des oeuvres exposées (titre, descriptif, valeur unitaire)
liste des produits dérivés proposés à la vente (descriptif, valeur unitaire) (le cas échéant)
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 2/9
MAJ 220411
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DE l'ESPACE 9 A LA MAISON DES ASSOCIATIONS
POUR PRESENTER UNE EXPOSITION ASSOCIATIVE
ENTRE
La Ville de BERGERAC,
N° S.I.R.E.T. : 212 400 378 000 15
Adresse : 19 rue Neuve d’Argenson – B.P. 826 – 24108 BERGERAC cedex
Téléphone : 05.53.74.66.62
Fax : 05.53.74.66.08
Courriel : [email protected]
Représentée par M. Dominique ROUSSEAU,
En qualité de Maire
Ci-après dénommée, la Ville de Bergerac, d'une part,
ET
M
Adresse :
Téléphone : fixe
portable :
Fax :
Courriel :
Ci-après dénommé(e), le preneur, d'autre part,
Le preneur susvisé a sollicité par lettre à M. le Maire de Bergerac, en date du
l'Espace 9, situé Maison des Associations, place Jules Ferry, 24100 Bergerac,
, l'autorisation d'occuper
Le Service Action Culturelle Relations Internationales est l'Interlocuteur unique, à la Ville de Bergerac, du
preneur, sauf
−
pour le chèque de caution : il convient de joindre le Service Manifestations et Vie Associative,
−
et à la Maison des Associations où un Agent d'Accueil est affecté à l'étage.
Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :
I – LE LIEU : EQUIPEMENT ET OBLIGATIONS LIES A l'OCCUPATION
ARTICLE 1 : DESIGNATION DES LIEUX
La Ville de Bergerac met à la disposition du preneur à la Maison des Associations, place Jules Ferry à
BERGERAC : l'Espace 9, du Centre Jules Ferry, 92,20 m2 au sol, murs peints en blanc,
Un plan de l'Espace 9 est annexé à cette convention.
Les heures d'ouverture de la Maison des Associations sont :
. du lundi au samedi matins : de 9 h à midi,
. du lundi au vendredi après-midis : de 14 h à 20 h 30.
toutefois, pendant les vacances de Noël et la période estivale (juillet et août) les horaires sont :
. du lundi au vendredi de de 9 h à midi et de 14h à 18h30
Ce bien est connu du preneur qui n'en demande pas plus ample désignation.
ARTICLE 2 : EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION :
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 3/9
MAJ 220411
La Ville de Bergerac met à disposition du preneur, pour la durée de l'exposition
−
−
−
−
−
−
−
21 cimaises,
4 table(s),
53 chaises,
1 écran de projection
éclairage de la salle,
1 digicode pour la téléalarme, à l'entrée de l'espace 9,
1 petite table.
ARTICLE 3: DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue du
inclus, au
inclus.
ARTICLE 4 : DESTINATION DES LIEUX
Le preneur utilisera les locaux exclusivement en vue de l'exposition intitulée
Il occupera les lieux en "bon père de famille", et conformément aux règles de sécurité en vigueur.
Le preneur ne pourra sous aucun prétexte changer la destination du local, objet de la présente convention.
ARTICLE 5 : CONDITIONS DE L'OCCUPATION
La mise à disposition prévue par la présente convention s'effectuera à titre payant.
La décision n° L2011-0050 du 12 juillet 2011 a fixé le tarif de location de l'Espace 9, comme suit :
−
forfait journalier pour particuliers de Bergerac : 10 €,
−
forfait journalier pour particuliers d'autres secteurs : 13 €.
La Ville de Bergerac prendra à sa charge les frais d'électricité et de chauffage ainsi que l'entretien des parties
communes (produits d'entretien et personnel).
Ces prestations sont consenties à titre précaire et sont à considérer comme une subvention en nature, évaluée à
en 2010 :
Fluides
Local
Personnel, en
semaine
Personnel, le
samedi
Prix horaire
X heures X .... jours
0,085 €
24
3
0,088 €
24
2
Valeur
6,120 €
4,224 €
0,790 €
8
7
44,240 €
0,790 €
4
12
TOTAL
37,920 €
92,504 €
.
ARTICLE 6 : CESSION DE BAIL - SOUS-LOCATION
Le preneur ne pourra ni céder le local, ni le sous-louer en tout ou partie.
ARTICLE 7 : ETAT DES LIEUX, CAUTION, REMPLACEMENT DE MATERIEL
Etat des lieux :
Il sera dressé un état des lieux général et un état du matériel par le Service Manifestations et Vie Associative lors
de la mise à disposition et en fin d'autorisation, en présence du Responsable Juridique du preneur.
Lors de l'Etat des lieux, une clé sera remise au preneur dont il fera retour à la fin de l'exposition ; aucun double ne
pourra être réalisé par le preneur sans autorisation expresse de la Ville de Bergerac.
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 4/9
MAJ 220411
Un digicode à usage unique sera confié au preneur lors de l'état des lieux « entrant ».
Les états des lieux (entrant ou sortant), devront être réalisés au plus tard à 11 h. Les dates et heures convenues
sont :
- état des lieux « entrant » :
- état des lieux « sortant » :
Caution :
Avant l’état des lieux d’entrée, la remise des clés ou la prise de possession de la salle, l’organisateur est tenu
de déposer un chèque de caution de 200 €, établi à l'Ordre du Trésor Public, au Service Manifestation et Vie
Associative en Mairie, et de présenter le récépissé au gardien lors de l’état des lieux.
Si l’état des lieux « sortant » ne fait l’objet d’aucune réserve, le chèque de caution est restitué à l’organisateur
par le même service
En cas de dégradation des locaux, du matériel ou du local, les frais de remise en état seront à la charge du
preneur.
Matériel :
Le matériel et les installations utilisés ainsi que les locaux mis à disposition, devront être constamment maintenus
en bon état de propreté par le preneur.
A l'expiration de la convention, l'ensemble des locaux et matériels devront être remis dans l'état où ils auront été
trouvés et le matériel devra être restitué dans sa totalité ou bien remplacé par du matériel identique ou équivalent.
ARTICLE 8 : REPARATIONS, ENTRETIEN
Les réparations
du 26 Août 1987.
locatives
seront
déterminées
conformément
aux
dispositions
du
décret
n°87-712
L'entretien courant de la salle sera à la charge du preneur. Le défaut d’entretien pourra entraîner la résiliation de la
convention. Seul l’entretien des parties communes est assuré par le personnel municipal.
ARTICLE 9 : AMELIORATIONS ET MODIFICATIONS
Le preneur ne pourra apporter les améliorations ou modifications qu'il jugera nécessaires qu'à condition d'y être
dûment autorisé par la Ville de Bergerac.
Tout équipement ou tout matériel complémentaire ne figurant pas dans le procès verbal d'état des lieux et jugé
nécessaire par le preneur sera à la charge de ce dernier et déclaré auprès du Service Manifestations et Vie
Associative. Il devra être conforme aux normes en vigueur et utilisé dans le respect des règles de sécurité de
l'établissement.
La Ville de Bergerac ne prendra pas en charge la peinture des locaux ; les murs de l'Espace 9 sont peints en
blanc ; si le preneur souhaite une autre couleur, il devra faire une demande écrite à Monsieur le Maire, au moment
de la demande initiale, pour réaliser lui-même les travaux de peinture et, si accord écrit, restituer les lieux repeints
en blanc, comme lors de la mise à disposition.
II - L'EXPOSITION : CONTENU ET ORGANISATION
ARTICLE 1 : CONTENU DE L'EXPOSITION :
Le preneur présentera
(genre, nombre d'oeuvres...).
Les oeuvres exposées ne doivent pas impacter la sécurité du public.
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 5/9
MAJ 220411
Le preneur est l'interlocuteur unique de(s) artistes exposés et règle avec eux toutes questions de droits de vente,
de droits d'auteur, les droits de reproduction... sans que la Ville de Bergerac n'en soit directement ou indirectement
responsable.
ARTICLE 2 : INSTALLATION ET DEMONTAGE DE L'EXPOSITION :
L'installation de l'exposition sera assurée du
au
Le démontage de l'exposition sera assurée du
au
preneur.
La muséographie éventuelle est prise en charge par le preneur.
, de h
, de
à
h
à
h
, par le preneur.
h
, par le
ARTICLE 3 :GARDIENNAGE DE L'EXPOSITION :
L'Espace 9 est équipé d'un système de vidéo-surveillance - autorisé par arrêté préfectoral du 8 juillet 2009 - avec
2 caméras fixées sur les murs de l'Espace 9 ; les enregistrements sont conservés durant 15 jours.
L'écran de contrôle est situé, au premier étage, dans le local d'accueil de la Maison des Associations. Les agents
municipaux présents, uniquement aux heures d'ouverture, sont affectés à la garde du bâtiment de la Maison des
Associations et à des missions d'accueil ne pouvant être assimilées à un gardiennage de l'Espace 9.
La Ville de Bergerac dégage donc son personnel de toute responsabilité liée au gardiennage de l'exposition. La
Ville de Bergerac n'est aucunement responsable en cas de vol ou de dégradation éventuelle des oeuvres
exposées ; il en est de même pour tous les produits dérivés éventuellement en vente et, d'une façon générale, pour
tout bien du preneur.
Les moyens de prévention et de protection supplémentaires qui pourraient être exigés par l'assureur du preneur
seraient à sa charge.
ARTICLE 4 : COMMUNICATION, PROMOTION :
Les supports de communication relatifs à l'Exposition seront pris en charge par le preneur aussi bien pour
l'impression que pour la distribution.
Le logo de la Ville de Bergerac devra figurer sur les supports de communication de l'exposition. Le nom du
lieu à préciser est « Espace 9 – Maison des Associations – place Jules Ferry à Bergerac.
Dans la mesure du possible, la Ville de Bergerac fera paraître l'information sur son site internet, sur le panneau
électronique de la Ville de Bergerac. Pour cela, le preneur transmettra au Service Action Culturelle une fiche
d'information destinée au Service Communication et un visuel format JPG pour internet
La Ville de Bergerac ne mettra en place aucune banderole, kakémono ou autre support de communication.
ARTICLE 5 – VERNISSAGE :
Le vernissage de l'exposition a lieu le
, de
h à h..........., dans la salle .............. qui fera l'objet d'une
demande de mise à disposition à M. le Maire de Bergerac, Service Manifestations Vie Associative.
Le preneur assure la mise en place logistique et financière de son vernissage.
ARTICLE 6 – ANNULATION DE L'EXPOSITION PAR LE PRENEUR :
En cas d'obligation d'annuler son exposition, le preneur devra le faire savoir le plus tôt possible, par téléphone, puis
par écrit, sous forme de courriel ou courrier, à Monsieur le Maire de Bergerac, Service Action Culturelle.
III – ASSURANCES, SECURITE, ENVIRONNEMENT
ARTICLE 1 : RESPONSABILITE ET ASSURANCES
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 6/9
MAJ 220411
Le preneur demeure responsable de toute dégradation portant sur la salle et les équipements mis à sa disposition,
que ce soit de son fait ou du fait des personnes qu'il autorise à pénétrer dans la salle mise à disposition.
Le preneur devra fournir au Service Action Culturelle, avant la prise de possession des lieux et au plus tard
15 jours avant la prise de possession de la salle :
Un justificatif de sa police d'assurance en matière de responsabilité civile et , en matière de risques locatifs
précisant la période de validité.
En effet, le preneur devra, pendant toute la durée de mise à disposition de l'Espace 9, faire assurer
convenablement auprès d'une compagnie d'assurances notoirement solvable les risques d'incendie, dégâts des
eaux et autres événements ainsi que recours des autres occupants de l'immeuble. Cette garantie portera sur son
mobilier, son matériel, les agencements professionnels et les embellissements réalisés à ses frais. Les oeuvres
seront assurées par le preneur contre tout risque de vol, vandalisme, bris, ...
La Ville de Bergerac déclare renoncer à tous recours à l'égard du preneur exclusivement en cas de
dommages causés par incendie, explosion ou dégâts des eaux aux lieux loués et les assurances corresp ondantes
mentionneront cette renonciation à recours du bailleur et de ses assureurs.
Le contrat d'assurance du preneur comprendra, à titre de réciprocité, une clause de renonciation à recours
contre la Ville de Bergerac.
ARTICLE 2 : SECURITE :
Le preneur s’engage à respecter les prescriptions suivantes :
. pour l’ensemble des salles et pendant la présence du public, toutes les sorties de secours doivent être
maintenues déverrouillées et sans encombrement de façon à garantir leur efficacité en cas de nécessité
d’évacuation de locaux.
. la capacité d'accueil de l'Espace 9 est de 200 personnes maximum, debout. Elle sera réétudiée si l'installation ou
la scénographie prévues diminuent le volume de l'exposition.
le stockage de produits dangereux (toxiques et/ou inflammables) ou l’utilisation de gaz (bouteilles individuelles)
sont interdits sauf dérogation établie dans le cadre d’une autorisation délivrée par le Service Action Culturelle,
après mise en place de mesures complémentaires de sécurité.
. en dehors des heures de présence du gardien municipal de la Maison des Associations, le preneur devra
s'assurer d'éviter que toute personne ne monte à l'étage.
ARTICE 3 : RESPECT DES RIVERAINS :
L'Espace 9 est situé dans une zone habitée, soumise au respect de la réglementation concernant les bruits de
voisinage. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s’engage à ce que tous les occupants quittent
les lieux le plus silencieusement possible. De façon générale, les occupants devront mettre tout en œuvre pour
limiter le bruit. En cas d’utilisation de matériel de musique amplifiée (sonorisation équipée d’enceintes et/ou
d’amplificateurs), le preneur s'engage à équiper la sonorisation utilisée d’un limiteur de pression acoustique ou
système équivalent) limitant le niveau sonore produit à leq10 min =100 dB (A) avec le micro du limiteur à 0.5 m des
enceintes conformément au décret n°98-1143 du 15/12/98.
En cas de non-respect de la réglementation en vigueur, la Ville pourra revoir la mise à disposition des locaux.
ARTICLE 4 : TRI SELECTIF:
Le preneur devra veiller à l'évacuation de ses déchets dans le respect du tri sélectif préconisé sur la Ville de
Bergerac de Bergerac.
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 7/9
MAJ 220411
IV – RESILIATION, DOUBLE
ARTICLE 1 : RESILIATION
La présente convention pourra être résiliée par la Ville de Bergerac sans préavis, par lettre recommandée, en cas
de non-respect des clauses énumérées ci-dessus.
ARTICLE 2 : FORMALITE DU DOUBLE
La présente convention a été établie en deux exemplaires originaux dont un a été remis à chacune des deux
parties signataires.
Fait à BERGERAC, le
LE PRENEUR*,
LA VILLE DE BERGERAC*,
Pour le Maire de Bergerac,
Le Conseiller Municipal délégué à la Vie Culturelle et
Associative,
Denis CARISSAN.
* Faire précéder la signature de la mention « lu et approuvé, bon pour accord »
* Apposer les paraphes sur les pages précédentes de la convention.
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 8/9
MAJ 220411
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]
Pôle Vie Locale Service Action Culturelle
page 9/9
MAJ 220411
Mairie de Bergerac – 19 rue Neuve d’Argenson – BP 826 – 24108 BERGERAC CEDEX
Tél : 05 53 74 66 62 – Télécopie : 05 53 74 67 08 – courriel : [email protected]