organiser un tournoi 2008

2008
ORGANISER
UN
TOURNOI
L ES
F O N D A M E N TA U X
SOMMAIRE
Partie 1 - LE FRANCE BEACH VOLLEY TOUR
Présentation
o Le principe
o Les différents niveaux de tournois
Etre candidat à l’organisation d’un tournoi
o Procédure
o Caractéristiques minimales d’organisation
o Détails pour les tournois de séries 1
Rétro planning pour l’organisation de tournois de série 1
Les engagements de la FFVB
Le Beach Volley Système (BVS)
o Présentation
Le France Beach Volley Tour et le Championnat de France
Partie 2 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- LES FONDAMENTAUX LOGISTIQUES : LES TERRAINS
Terrains
o Descriptif
Aire de jeu
Surface de jeu
Matériels
Mobiliers et ballons
o Central
Dimension
Matériels (filets, mires, tables, chaises, parasols, frigo, eau)
Tour de terrain
o Annexes
Dimensions, matériels, personnel, tour de terrain
o Répartition support publicitaire France Beach Volley Tour série 1
Partie 3 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- LES FONDAMENTAUX LOGISTIQUES : LE VILLAGE
Villages
o Organisation
o Espace (organisation, matériels)
Organisation
Sportive
Arbitres, bénévoles
Joueurs
Médical
Espace VIP
Espace accueil village
Presse
Sanitaires et point d’eaux
Restauration
o Besoins matériels
En cas de retransmission TV- organisation
Signalétiques
Identification
Barrières
Divers
Animation
o En cas de retransmission TV
Descriptifs
Dispositifs caméra
Divers
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Partie 4 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- DIRECTION DE COMPETITION
- CONSEILS MARKETING
- DISPOSITIONS GENERALES & DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Direction de compétition
o Rôle du directeur de compétition
o Equipe d’organisation
Sportive
Hommes de terrain
Médical
Conseils Marketing
Valeurs du Beach
Supports à proposer à des partenaires
Disposition Générales
L’obligation d’assurance,
Le respect des règles techniques,
La surveillance médicale,
Les dispositions applicables à certaines catégories de manifestations,
La manifestation non compétitive,
Les textes réglementaires.
Sécurité
Buvette
tableau des formalités.
Partie 5 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- CONDITIONS D’ARBITRAGE
- PROTOCOLE
Conditions d’arbitrage
o Besoin
Protocole
o Principe
o Fiche type
Partie 6 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- DEMARCHES AUPRES DE LA FFVB
Formulaires de demande d’organisation de tournois
Cahier des charges des tournois de série 1
Répartition prime de jeu
Répartition partenaire terrain central
Partie 7 - L’ORGANISATION D’UN TOURNOI :
- FORMULES SPORTIVES
Tableau 12 équipes poules
Tableau 12 équipes double élimination
Tableau 16 équipes poules brésiliennes
Tableau 16 équipes double élimination
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LE FRANCE BEACH VOLLEY TOUR
PRESENTATION
o
Le principe : « A chacun son Beach Volley ! »
Le FRANCE BEACH VOLLEY TOUR regroupe l’ensemble des tournois de Beach Volley olympique,
qualificatifs aux Championnats de France, reconnus par la FFVB, permettant d’établir un classement
individuel de joueurs de Beach volley à l’année, via le logiciel de gestion sportive, le FFVB BEACH
VOLLEY SYSTEME.
Chaque tournoi rapporte des points en fonction de certains critères:
- La classification du niveau du tournoi (série 1, 2 ou 3)
- Le montant du « prize money » distribué par tableau de compétition.
- Le nombre d’équipes par tableau
- Le système d’arbitrage…
Les tournois sont classés dans 3 catégories de niveaux, elles-mêmes séquencées en plusieurs sous
catégories.
- Tournois de série
-
1:
Série 1-A- Prize money minimum : 6000 euros
Série 1-B- Prize money minimum : 3000 euros
Série 1-C- Prize money minimum : 1000 euros
- Tournois de série 2
- Série 2-A- prize money minimum : 500 euros
- Série 2-B- prize money minimum : 300 euros
- Tournois de série 3
- Série 3-A- prize money minimum : 100 euros
ETRE CANDIDAT A L’ORGANISATION D’UN TOURNOI
o
Procédure
Une fois définies vos possibilités d’organisations (voir le chapitre « direction de compétition »), à
savoir, entre autres, le nombre de terrains, le volume d’équipes maximal pouvant participer, la
période souhaitée, le montant du prize money distribué, vous devez vous rapprocher pour faire
valider votre tournoi le plus rapidement,
- soit de la FFVB, si vous souhaitez organiser un tournoi de série 1, en remplissant le dossier de
candidature, téléchargeable sur le site www.ffvb.org. Les démarches de validation doivent être
effectuées au moins 8 mois avant le premier jour de la compétition pour les tournois de série 1A et 6
mois pour les tournois de série 1B et 1C.
- soit de la ligue régionale dont dépend le lieu de l’organisation future, pour les tournois de série
2 et 3. Les démarches de validation doivent être effectuées 2 mois avant la date du premier jour de
compétition.
La FFVB ou la ligue, s’assurera de la conformité de votre organisation. Pour l’organisation de tournoi
de série 1, une convention d’organisation sera signée entre la FFVB et l’organisateur.
La FFVB inscrira officiellement votre tournoi dans le calendrier du FRANCE BEACH VOLLEY TOUR.
Celui-ci sera en ligne via le logiciel FFVB BEACH VOLLEY SYSTEME accessible sur le site internet
fédéral.
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o
Caractéristiques minimales d’organisation de tournoi selon les catégories :
Série 1 A
Prize Money : min. 6000 Euros par tableau
Droit d’entrée FFVB BEACH SYSTEME : 3500 Euros
Date protégée
Arbitrage : Présence de minimum de 4 arbitres nationaux
Tableau : 12 équipes minimum dans le tableau principal
Couverture médiatique : sujet à une retransmission TV
Droit marketing : 80% de l’espace promotionnel réservé à l’organisateur local
Hébergement et restauration : Facultative pour les joueurs, obligatoire pour les officiels
Série 1 B
Prize Money : min. 3000 Euros par tableau
Droit d’entrée FFVB BEACH SYSTEME : 2000 Euros
Non concurrence de date sur une même région
Arbitrage : Présence de 3 arbitres nationaux
Tableau : 12 équipes minimum dans le tableau principal
Droit marketing : 85% de l’espace promotionnel réservé à l’organisateur local
Hébergement et restauration : Facultative pour les joueurs, obligatoire pour les officiels
Série 1 C
Prize Money : min. 1000 Euros par tableau
Droit d’entré : 1000 Euros
Arbitrage : Présence de 2 arbitres nationaux
Tableau : 8 équipes minimum dans le tableau principal
Droit marketing : 90% de l’espace promotionnel réservé à l’organisateur local
Hébergement et restauration : Facultative pour les joueurs, obligatoire pour les officiels
Série 2 A
Prize Money : 500 Euros par tableau
Arbitrage : A partir des ¼, matchs arbitrés par des arbitres Régionaux
Tableau : 12 équipes minimum dans le tableau principal
Série 2 B
Prize Money : 300 Euros par tableau
Arbitrage : A partir des ½, matchs arbitrés par des arbitres régionaux
Tableau : 12 équipes minimum dans le tableau principal
Série 3
Prize Money : 100 Euros par Tableau
Arbitrage : Finales arbitrées par des arbitres régionaux
Tableau : 8 équipes minimum dans le tableau principal
RETRO PLANNING D’ORGANISATION DE TOURNOI:
o
12 mois à 8 mois avant le début de la compétition :
demande de validation d’organisation d’un tournoi auprès de la FFVB (série 1) ou de
la ligue de votre région (séries 2 et 3)
début recherche de partenaires par l’organisateur
o
12 mois à 6 mois avant :
validation de l’organigramme de l’organisation locale
obtention des documents préfectoraux et administratifs pour l’organisation du
tournoi
o
12 mois à 6 mois avant :
visite par un représentant de la FFVB sur l’emplacement du site (série 1)
validation par la FFVB du budget de l’organisation (série 1)
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définition de la formule et organisation sportive
signature de la convention entre l’organisateur et la FFVB ( série 1)
o
Après la signature de la convention ( série 1) :
mise en ligne du tournoi via le BVS par la FFVB avec les informations sur le lieu, la
date, la catégorie, la durée...
fourniture d’un code d’accès personnalisé à l’organisation locale
o
6 mois à 3 mois avant :
validation par la FFVB des visuels de communication de l’organisation locale (série 1)
apport de visuels par la FFVB si besoin (cf. annexe)
réservations hôtelières
o
3 mois avant :
réunion de mise au point préparatoire entre la FFVB et l’organisation locale (série 1)
o
3 à 1 mois avant :
Location ou prêts du matériel pour les terrains (filets, antennes, poteaux…), le
protocole, les différents espaces, le village, la sécurité
publication des visuels pour communiquer autour de l’événement
o
14 jours avant :
clôture des inscriptions sur le FFVB BEACH VOLLEY SYSTEME (BVS) par l’organisation
locale
o
10 jours avant :
validation de la formule sportive par la FFVB et diffusion via le BVS
o
10 à 2 jours avant
visite de la FFVB et prêt des supports promotionnel de la FFVB (tour de terrain pour
les séries 1A, oriflammes, banderoles FFVB…)
installation des derniers équipements (mobiliers, chaises d’arbitre, bar…)
o
5 à 3 jours avant :
aménagement du site de la compétition :
• aires de jeu
• Village :
o espace organisation et animation, espace joueurs, espace “direction
sportive”
o espace médical, espace arbitrage et bénévoles
o espace presse, espace “VIP et partenaires”
o espace accueil village
o espace sanitaires et points d’eau
o espace restauration
• tribunes, sécurité (barrières,…)
• signalétique publicitaire
o
réception et tri du textile pour les bénévoles, arbitres, personnel organisateur, brassières et
T-shirts pour les joueurs
o
Le jour d’avant ou le matin même (dépend du début du tournoi) :
Accueil des arbitres
Distribution des pass pour toutes les personnes autour de l’événement
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LES ENGAGEMENTS DE LA FFVB POUR LES TOURNOIS DE SERIE 1
La FFVB s’engage à :
o
3 visites d’accompagnement et de contrôle (la première à la suite de la signature de la
convention, la seconde trois mois avant, la dernière une semaine avant le début de la
compétition
o
Proposer différents contacts de services d’aide à l’organisation :
Régisseur (tournoi série 1A)
Animateur (tournoi série 1A)
o
Supports promotionnels FFVB pour les tournois de série 1A
o
Assurer les relations média nationaux et régionaux
o
Le tour de terrain central pour les tournois de série 1A
o
Assurer la publicité de votre événement via la plate forme Internet de la FFVB et ses
outils de communication habituels
o
Fournir le textile des bénévoles pour le Championnat de France
o
Fournir les ballons pour le Championnat de France
o
Prendre en charge les indemnités journalières pour des arbitres nationaux pour les
tournois de série 1.
LE BEACH VOLLEY SYSTEME (BVS)
o Présentation
La mise en ligne via le FFVB BEACH VOLLEY SYSTEME, vous permettra de gérer, grâce à un code
d’accès personnalisé, les données et les informations de votre tournoi (par exemple la formule
sportive, le prix d’inscription pour les équipes, la liste des hôtels avoisinants), et aux joueurs de
pouvoir de s’inscrire en ligne.
Les inscriptions à votre tournoi seront arrêtées 14 jours avant le début de la compétition, vous
recevrez via le FFVB BEACH SYSTEME, la liste des participants ainsi que des formats de formules
sportives.
A la fin de la compétition, vous devrez enregistrer le classement final du tournoi via le FFVB BEACH
SYSTEME, afin que les joueurs puissent bénéficier automatiquement des points acquis.
LE FRANCE BEACH VOLLEY TOUR ET LE CHAMPIONNAT DE FRANCE
Le « FRANCE BEACH VOLLEY TOUR »
Championnat de France de Beach Volley.
sert de support de qualification pour les joueurs
au
Chaque année, le Championnat de France de Beach volley est un tournoi unique au cours duquel deux
titres de « Champion de France de Beach volley », féminin et masculin ,sont décernés par la FFVB aux
joueurs victorieux du tournoi.
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