1 Description des tâches Directeur exécutif Association des anciens

Description des tâches
Directeur exécutif
Association des anciens de la G.R.C.
(Ci-après : « l'Association »)
Résultats axés sur le service à la clientèle.
Le directeur exécutif1 est responsable du leadership et de la gestion du bureau national (ci-après : « le
secrétariat ») selon la stratégie mise en place par le président et le conseil d'administration. Le poste de
directeur exécutif exige un haut niveau de diligence raisonnable pour s’assurer que le secrétariat
fonctionne de façon efficace et efficiente pour le bénéfice des clients provenant de l’interieur ou de
l’extérieur de la l’Association.
Le titulaire agit en qualité de conseiller pour le président, le conseil d'administration, les gouverneurs,
les membres du conseil d'administration de la revue the Quarterly/la Trimestrielle, et les membres de
l'Association des anciens de la G.R.C. en général. Ce poste se voue aussi à des valeurs fondamentales
d’intégrité, d’honnêteté, de professionnalisme, de compassion et d’imputabilité.
Activités principales.
Leadership
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Participe avec le président et le conseil d'administration dans l’élaboration et la mise en place
d’un plan stratégique pour servir de guide à l’Association ;
Identifie, évalue et informe le président et le conseil d'administration de problèmes/sujets
internes ou externes qui ont un effet sur l’Association ;
Agit en qualité de conseiller professionnel au président et au conseil d'administration sur tous
les aspects des activités de l’Association ;
Entretient un travail d’équipe efficace entre le président, le conseil d'administration et le bureau
du directeur exécutif ; entretient également le même travail d’équipe entre le directeur exécutif
et le personnel ;
Agit aussi, de façon moindre, comme porte-parole de l’association lorsque le président ou le
conseil d'administration le demande ;
Prépare de la correspondance officielle au nom du président, du conseil d'administration
lorsque c’est approprié de le faire et conjointement avec le président et le conseil
d'administration lorsqu’on le lui demande ;
Représente l’Association au sein de différents comités concernant la santé et le bien-être des
membres et lors d’activités de la communauté pour rehausser l’image de l’Association, et
1 Note du traducteur : Nous avons utilisé les noms et pronoms masculins dans le but d'alléger le texte. Le lecteur pourra, à son goût, les lire comme des
noms ou pronoms féminins ou masculins.
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Participe et contribue des commentaires lorsque requis au comité de rédaction de la revue the
Quarterly/la Trimestrielle.
Planification opérationnelle et gestion
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Met en place un plan opérationnel qui incorpore les buts et objectifs visant la direction
stratégique de l’Association ;
S’assure que les opérations du secrétariat rencontrent ou dépassent même les attentes de ses
clients, du conseil d'administration et des membres en général ;
Supervise les opérations quotidiennes du secrétariat ;
Rédige des directives pour l’approbation du conseil d'administration et prépare des procédures
pour mettre en place les directives de l’organisation. Révise les directives en place sur une
base annuelle et fait des recommandations au conseil d'administration pour des modifications
lorsque c’est nécessaire, et
S’assure que les dossiers concernant le personnel, les clients, les donateurs ou pourvoyeurs et
les anciens membres sont conservés de façon sécuritaire et que la confidentialité et la vie
privée sont maintenues.
Planification des programmes et gestion
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Participe dans la planification, l’implémentation et l’évaluation des programmes et services de
l’Association ;
S’assure que les programmes et services offerts par l’Association contribuent à sa mission et
reflètent les priorités du conseil d'administration ;
Surveille l’administration quotidienne des programmes et services de l’Association afin d’en
maintenir ou d’en augmenter la qualité ;
Participe dans la planification, l’implémentation, l’exécution et l’évaluation de projets
spéciaux.
Planification des ressources humaines et gestion
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Détermine les exigences en dotation de personnel pour la gestion du secrétariat et pour
l’administration des programmes ;
Supervise l’implémentation des directives, des procédures et des pratiques concernant les
ressources humaines, incluant l’élaboration des descriptions de tâches pour tout le personnel ;
Met en place un environnement de travail sécuritaire et favorable en accord avec toutes les lois
et règlements pertinents ;
Lorsque requis, recrute, passe en entrevue et choisit le personnel qui a les qualités, les habilités
techniques et personnelles pour faire avancer la mission de l’Association ;
S’assure que tout le personnel reçoit une orientation sur ce qu’est le secrétariat et que la
formation appropriée est offerte ;
Met en place un processus de gestion de la performance pour tout le personnel qui inclut la
surveillance sur une base régulière de la performance du personnel et la soumission d’une
évaluation annuelle de la performance ;
Forme et conseille le personnel selon les besoins afin d’améliorer la performance, et
Discipline au besoin le personnel en utilisant les techniques appropriées, libère le personnel
lorsque nécessaire en utilisant des procédures appropriées et qui sont valables en droit.
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Planification financière et gestion
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Collabore avec le trésorier national afin d’assurer la probité de la gestion financière de
l’Association ;
Consulte le conseil d'administration pour obtenir le financement adéquat pour les opérations de
l’Association ;
Recherche des sources de financement, collabore avec le président du comité des opérations
nationales dans l’élaboration et la mise en place de campagnes de levée de fonds ; rédige des
propositions de financement pour augmenter le fonds des opérations de l’Association ;
S’assure que les saines procédures de comptabilité et de tenue de livre sont observées par le
secrétariat en ce qui concerne les fournitures de bureau, les articles de vêtement et les effets qui
sont contenus dans l’inventaire géré par le gestionnaire de bureau ;
Collabore avec le trésorier national et le conseil d'administration pour s’assurer que l’on se
conforme avec la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
Relations avec la communauté et revendication
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Communique avec les personnes intéressées afin de les informer du travail effectué par
l’Association lorsque c’est nécessaire ou approprié de le faire ;
Afin d’aider à atteindre les buts de l’Association, établit de bonnes relations de travail et une
bonne collaboration avec la G.R.C., des groupes communautaires, des commanditaires
corporatifs, les politiciens et d’autres pourvoyeurs de services.
Gestion des risques
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Identifie et évalue les risques encourus par les membres de l’Association, ses clients, son
personnel, les membres de l’équipe de gestion, ses bénévoles, ses biens, ses finances, son fonds
commercial, son image et met en place des mesures pour atténuer ces risques ;
S’assure que les membres du conseil d'administration et que l’Association possède une
couverture d’assurance à date, suffisante et appropriée ;
S’assure que le conseil d'administration et que le personnel comprennent les termes, les
conditions et les restrictions de la couverture d’assurance ;
Élabore et met en place des systèmes et des façons de faire pour s’assurer que l’Association ne
s’expose pas au préjudice ou à la critique sévère.
CONNAISSANCES
Le directeur exécutif doit posséder, ou être capable d’acquérir, une connaissance complète de
l’organisation qu’est la G.R.C., son histoire, son mandat, sa structure organisationnelle, sa culture, sa
terminologie, ainsi que ses fonctions administratives et opérationnelles au Canada et sur la scène
internationale. Le niveau de connaissance requis pour qu’un directeur exécutif connaisse une
performance efficace est essentiel au bon fonctionnement du secrétariat et aux relations avec les
anciens membres et la G.R.C. Le titulaire doit donc posséder, ou être capable d’acquérir, une
connaissance complète de l’histoire de l’Association, son mandat, de la gouvernance de la corporation,
de son Acte constitutif et ses statuts, des effectifs et des membres des comités exécutifs des divisions,
des opérations et de tous les services et avantages sociaux auxquels les anciens et leurs familles ont
droit. Le rôle du directeur exécutif requiert un haut niveau de compétence en informatique, incluant
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mais sans toutefois se limiter au traitement de texte, à différents logiciels comme Power Point, Excel,
et d’autres applications qui sont requises dans la gestion efficace du bureau national.
PERSONNE RESSOURCE
Le directeur exécutif reçoit et répond à des demandes téléphoniques des membres du conseil
d'administration, des gouverneurs, des membres du conseil d'administration de la revue the
Quarterly/la Trimestrielle, des divisions, des membres de l’Association, des membres de la G.R.C. et
ses employés, tout comme des demandes provenant de différentes sources extérieures qui ont des liens
avec l’Association. En vertu de son poste, le directeur exécutif est autorisé à communiquer
l’information nécessaire lorsque c’est approprié de le faire. Cependant, lorsque ce n’est pas possible, il
doit référer les demandes à l’autorité compétente. Le professionnalisme, la courtoisie et l’assurance
d’une réponse rapide et efficace à toutes les demandes sont d’une importance suprême.
AMPLEUR DE LA PARTICIPATION
Complexité
L’ampleur des responsabilités du directeur exécutif au sein de l’Association exige un haut niveau de
coordination des activités, une attention méticuleuse aux détails et des habiletés organisationnelles
exceptionnelles. La gestion du secrétariat et l’image professionnelle de l'Association des anciens de la
G.R.C. qu’elle projette dépendent du service hors-pair aux membres du conseil d'administration et aux
membres en général. La confidentialité et la vie privée doivent être respectées par le titulaire du poste
dans tous les aspects des affaires du secrétariat.
Conséquence des erreurs et des omissions.
Le directeur exécutif est le premier point de contact avec le secrétariat. Ainsi, il est impératif que
toutes les demandes et toutes les communications, orales ou par écrit, soient traitées le plus rapidement
possible avec professionnalisme pour éviter toute forme de critique de l’Association en général et de
ses membres. La conséquence des erreurs, qu’elles soient administratives, opérationnelles ou
financières est potentiellement importante ; le titulaire du poste doit donc démontrer le plus haut degré
de diligence raisonnable.
Conditions de travail
Le travail est effectué dans l’environnement d’un bureau conventionnel à moins que le président du
comité des opérations nationales approuve autrement. Les conditions de l’emploi sont stipulées dans
un contrat.
Entrée en vigueur :
Ce document a été révisé pour se conformer à un standard et pour en assurer la précision. Il a été
approuvé par le conseil d’administration et prend effet le 11 décembre 2012.
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