coupe de lorraine vtt cross country charte d`organisation 2016

Comité Régional de Lorraine de Cyclisme
Maison Régionale de Lorraine des Sports
13, Rue Jean Moulin 54 510 TOMBLAINE
Tél: 03 83 18 87 59 Fax : 03 83 18 87 60
Mail : [email protected]
Site : www.lorraine-cyclisme.com
COUPE DE LORRAINE VTT CROSS COUNTRY
CHARTE D’ORGANISATION 2016
La saison comportera un certain nombre d’épreuves de Coupe de Lorraine et Championnat dans les disciplines XCO, XCE et
XCM tel qu’indiqué sur le calendrier définitif des épreuves VTT de la saison en cours ; sur l’ensemble de la saison, il sera attribué
un certain nombre de jokers selon indications reportées au calendrier officiel des épreuves et une attribution de 20
points à tout compétiteur prenant le départ de la dernière manche Finale de la Coupe de Lorraine.
Précaution : le club organisateur devra veiller à bien préciser les abandons.
DECLARATION DE L’EPREUVE
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L'organisateur devra établir un dossier de course et le transmettre à son comité (9 semaines avant l’épreuve) ;
Il devra indiquer le n° de portable du responsable de la course joignable la veille et le jour de la course ;
Il devra obtenir l'accord du Président du département et officialiser l'épreuve auprès des instances concernées:
Préfecture, communes, particuliers etc. …
Assurance des non licenciés, participants occasionnels, des bénévoles non licenciés: à solliciter auprès de l'assureur du
club (affiliation) formule forfaitaire.
ENGAGEMENTS
Le droit d'engagement individuel (licence F.F.C. ou U.C.I.) est fixé au maximum à :
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12 € pour les catégories:
Senior féminine de plus de 19 ans / Junior homme / Espoir homme / Senior homme / Master homme
1/2, 3/4 et 5 /
Tandem
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10 € pour les catégories:
Cadet homme et femme / Junior femme.
(Possibilité de + 5 € de majoration maximum pour inscription sur place à partir de cadets).
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Les non licenciés devront présenter un certificat médical de non contre indication à la pratique de compétition
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Le droit d'engagement individuel des non licenciés et autres fédérations est libre (Exemple : Engagement Adultes
12.00 € + Licence à la journée 8 €, soit total 20.00 €).
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Les engagements et paiement se feront par internet sur le site http://www.ffc.fr/ pour les clubs, au plus tard le jeudi
qui précède l’épreuve. Ces indications seront reportées sur les détails d’organisation du club organisateur.
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Le club organisateur devra télécharger ses listes d’engagés, y intégrer les éventuelles inscriptions individuelles et les
transmettre, par catégorie, au président du collège des commissaires désigné, le vendredi qui précède l’épreuve, afin
qu’il puisse préparer les différentes mises en grille. Tout engagé sur place ou ne figurant pas sur la liste transmise ne
peut prétendre à un placement en grille.
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Les inscriptions devront être réalisées sur des listes d'émargements (en précisant le nom du club et la catégorie de
licence et les compétiteurs devront signer (émargement) cette liste au moment du retrait des dossards.
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Le retrait des dossards devra être possible au moins 2 heures avant le départ et sera clos 1 heure avant le départ.
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Les dossards sont représentés par des plaques de guidon.
PROGRAMME DE COURSE (pour un XCO par exemple)
Les départs devront de faire par groupe de catégorie:
Heure
retrait
dossards
De 10h30
à 11h30
De 10h30
à 11h35
De 12h30
à 13h30
De 12h30
à 13h35
Heure
départ
Catégories
12h30
Juniors Hommes
12h30
Cadettes/Juniores Dames
12h35
Cadets
14h30
Hommes, Espoirs Hommes, Masters 1/2
14h35
Masters 3/4 et 5, Dames, Espoirs Dames et Tandems
Temps course du 1er
concurrent du groupe
Minimum : 1h00
Maximum : 1h15
Idem catégories respectives
Minimum : 0h45
Maximum : 1h00
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
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Pour le Championnat XCO, les départs se feront de la façon suivante :
Heure
retrait
dossards
De 8h30
à 9h30
De 8h30
à 9h30
De 12h30
à 13h30
De 12h30
à 13h30
De 12h30
à 13h30
De 12h30
à 13h30
Heure
départ
Catégories
10h30
Juniors Hommes
10h35
Cadets/
10h36
Cadettes/Juniores Dames
14h30
Hommes, Espoirs Hommes
14h32
Masters 1/2
14h34
Masters 3/4 et 5
14h36
Dames, Espoirs Dames
Temps course du 1er
concurrent du groupe
Minimum : 1h00
Maximum : 1h15
Minimum : 0h45
Maximum : 1h00
selon critère du nombre de
participantes au départ par
catégorie
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
Minimum : 1h30
Maximum : 1h45
Les reconnaissances étant interdites pendant les courses, l’organisateur prendra soin d’indiquer sur le programme
de l’épreuve des plages horaires de reconnaissance.
Exemple :
Pour une manche de Coupe de Lorraine : à partir de la veille de la course à 14h00 (ou fin d’horaire de balisage de la
part de l’organisateur) ; le jour de la course entre 8h30 et 9h30 ou entre 13h45 et 14h15.
Pour le Championnat de Lorraine : le jour de la course, de 8h30 à 10h15 et de 12h00 à 14h15
DOSSARDS
Les numéros de course devront être attribués comme suit :
Dossards de 1 à 99
ESPOIRS
SENIORS
MASTERS 1
MASTERS 2
Dossards de 100 à 199
DAMES
MASTERS 3
MASTERS 4
MASTERS 5
TANDEMS
Dossards de 200 à 299
JUNIORS
CADETTES
JUNIORES
CADETS
A discrétion de l’organisateur de remettre les dossards en échange de la licence, d’argent ou de ne rien prendre à titre de
caution.
Au moins pour le Championnat XCO, l’organisateur prendra soin de différencier les catégories Master 1/2/3/4/5
dans l’attribution des dossards et aux inscriptions.
AIDES TECHNIQUES ORGANISATION PARCOURS :
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Le parcours d’une distance comprise entre 4 km et 6 km pour 1 XCO, par exemple ou toute autre distance respectant
les temps de course indiqués dans la réglementation fédérale (les conditions des autres épreuves XC sont indiquées au
chapitre 2 du titre IV de la règlementation fédérale VTT) devra mettre en valeur les dispositions athlétiques et
techniques des compétiteurs.
Le parcours devra privilégier la notion de trèfle ou de huit.
Le plus souvent possible l'alternance des différents profils de terrains (parties roulantes, montantes et descendantes).
Les portages seront inférieurs à 1 % de la distance totale du parcours.
Les portions de goudrons sont à éviter (un maximum de 2 à 5 % de la distance totale.)
Prévoir des parcours de replis en cas de mauvaise météo. (Distances et difficultés réduites).
Les départs devront s'effectuer sur une route ou un chemin large permettant au minimum 5 coureurs de front, la
distance avant le premier rétrécissement devra être d’environ 500 m sur terrain plat ou légèrement montant.
Afin de faciliter l’organisation des départs, des panneaux indiquant les groupes de catégorie devront être placés avant la
ligne de départ, dans l’ordre indiqué au paragraphe « Programme de course » ci-dessus.
L'arrivée devra être matérialisée par une ligne au sol et si possible par une banderole aérienne.
Les arches gonflables sont interdites en tout point du parcours.
En cas de fortes chaleurs, l'organisateur devra mettre en place des ravitaillements liquides placés sur des zones planes
ou légèrement montantes pour permettre la prise d'alimentation en roulant par les compétiteurs.
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Du matériel de protection sera mis en place si nécessaire.
L'organisateur devra mettre en place des contrôles de passage sur les parcours pour que les commissaires puissent
vérifier les pointages réalisés en partie ou entièrement.
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L’organisateur mettra à disposition du Collège des Commissaires, un annonceur de numéros à chaque passage de
concurrent durant toute la durée de l’épreuve.
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Au moins une zone matérialisée d’assistance technique sera prévue. Elle pourra soit être double ou même triple dans le
cas de circuit en trèfle ou en huit de façon à couvrir plusieurs points du parcours. Il pourra également y avoir plusieurs
zones dédiées à cet effet. Dans les 2 cas, la ou les zone/s devra/ont être positionnée/s sur une surface ou à une
distance limitée les unes des autres, apte à permettre un facile contrôle à vue de la part du collège des commissaires,
proche de la zone d’arrivée ou du moins rapidement et facilement accessible.
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Nombre de tours pour se rapprocher du temps de course par catégorie (à titre indicatif, pour un XCO, par exemple)
Avec un tour de 25 min en cadet /23 min en junior /22 min en Homme (temps du premier) : on obtient :
Cadets : Circuit de 2 tours = 50 min
Juniors : circuit de 3 tours = 1h09
Hommes : circuit de 4 tours = 1h28
Avec un tour de 20 min en cadet /18 min en junior /17 min en Homme (temps du premier) : on obtient :
Cadets : Circuit de 3 tours = 1h
Juniors : circuit de 4 tours = 1h12
Hommes : (circuit de 5 tours = 1h25 ou) circuit de 6 tours = 1h42
C’est la deuxième configuration qui permet de se rapprocher le mieux des temps de course demandés. Elle permet aussi de ne
faire faire que 2 tours aux cadettes/juniores Dames.
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LE NOMBRE DE TOURS POUR UN XCO, NE DEVRA PAS ETRE SUPERIEUR A 5 POUR LA CATEGORIE
ESPOIR/SENIOR/MASTER12 (le nombre de tour des autres catégories, en conséquence), sauf dérogation
éventuellement accordée par le Président du Collège des commissaires, en fonction de conditions météorologiques
particulières qui auraient porté à une réduction du circuit exceptionnelle et de dernière minute, sans autre
alternative possible.
Les Cadettes et Juniores Dames prendront le départ avec les Juniors Hommes. Elles seront placées derrière les Juniors Hommes.
Sauf décision contraire du Président du Collège des arbitres, les Juniores Dames auront le même nombre de tours que les Juniors
Hommes et les Cadettes, le même nombre de tours que les Cadets.
BALISAGE :
Le balisage devra être fait avec un support de flèches pouvant être vues facilement par un vététiste à pleine vitesse. Ces flèches
ne devront pas se détériorer en cas de mauvaise météo (pluie, vent…).
Il devra être placé judicieusement avant les croisements.
Le balisage devra être réalisé la veille avant 14 heures et vérifié 1 heure avant le premier départ. Des balises kilométriques
pourront être installées sur le parcours pour informer les participants de la distance restant à parcourir.
Les croisements et les changements de direction sur la voie publique devront être couverts par des signaleurs déclarés en
préfecture.
Les croisements et les changements de direction sans l'apport de personnel devront être matérialisés avec de la rubalise (dans
un croisement il convient de procéder à la « fermeture » des chemins inutilisés).
Des lignes de départ, en nombre suffisant, pour la mise en grille et la ligne d’arrivée devront être tracées la veille de l’épreuve.
LOGISTIQUE :
Accès routier, zone de parking mise à disposition, lieux et locaux des inscriptions et commissaires, emplacement pour la remise
des prix, zone de lavage…etc.
Plan des circuits en fonction des catégories.
Graphiques des dénivelés des parcours.
Emplacement de zones de départ, d'arrivée.
Les routes devront être protégées par des signaleurs autorisés et déclarés à la préfecture du département.
L'organisateur devra prendre à sa charge les frais de repas des commissaires.
Mise à disposition d’un local de contrôle anti dopage aux normes de la FFC.
SECURITE :
Les postes de secours: Les secours seront postés aux endroits stratégiques et en nombre suffisant sans oublier la ligne d'arrivée.
Mise en place d’un dispositif de secours et d’évacuation selon les normes imposées par la Préfecture et les autorités
compétentes, comprenant au minimum :
- Postes de secouristes avec ambulance.
- Moyens de communication radio ou téléphone pour les secours.
- L’intégralité du parcours doit être accessible aux secours en cas d’évacuation.
CLASSEMENT :
Les classements seront réalisés par l'organisateur (sous le contrôle des commissaires de course)
Lors de chaque épreuve seront établis les classements par catégorie.
Les classements seront affichés et signés par le secrétaire de course et le juge à l'arrivée, avec mention de l'heure d'affichage.
Le délai de réclamation a pour origine l'heure d'affichage des résultats.
Présentation obligatoire (1 feuille par catégorie de licence, sur l'ensemble des participants licenciés et non licenciés) comprenant:
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DOSSSARD / NOM / PRENOM / CATEGORIE / CLUB / REGION / N° LICENCE / CLASSEMENT
Le club prévoira le classement des épreuves sur informatique et pourra être récupéré sous clé USB ou envoyé par
Email au responsable VTT de la CRVTT le soir de la course.
Le classement des épreuves se fera également sur papier pour plus de sécurité et envoyé le plus rapidement possible au Comité
Régional de Lorraine.
REMISE DES PRIX
Dans la mesure du possible, pour le Championnat de Lorraine XC, en fonction de la présence des représentants du comité et
partenaires, l’organisateur peut prévoir la remise des maillots des catégories Cadet et Juniors H & D, juste après la course.
RELATION AVEC LA CRVTT
La réussite et le bon déroulement d’une épreuve ne tiennent parfois qu’à peu de choses. Une bonne relation et communication
avec les membres de la CRVTT et de l’ETR doivent permettre d’éviter tous les écueils.
Il est donc souhaitable de prendre contact :
- pour obtenir toutes les informations utiles,
- pour répondre aux questions et soulever les doutes possibles,
- pour obtenir des conseils techniques ou valider l’aspect technique des parcours proposés (déplacement possibles de certains
membres sur site)
Listes et coordonnées des principaux responsables :
Noms
Fonction
TEMPIER KAJPR Régine Présidente
Contact
[email protected]
06 48 00 43 00
IDOUX Olivier
Responsable VTT XC Adultes [email protected]
06 74 02 56 37
BOTEREL Sébastien
Adjoint VTT
[email protected]
CRVTT 08/02/2016
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