Gestion de Stock sous Excel (GSE)

Transcription

Gestion de Stock sous
Excel (GSE)
Version 1.5.2
Dates des révisions :
 V1 - 1.4.2 : 26/01/15
 V2 - 1.5.1 : 15/02/15
 V3 – 1.5.2 : 23/02/15
 -------------------------
Frédéric KULAS
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Manuel d’utilisation du Logiciel GSE
Version 1.5.2 - Rev.1.0
A Propos
GSE ou Gestion de Stock sous Excel est un logiciel de gestion de stock compatible avec le tableur
Microsoft Excel*. Ecrit en VBA, il vous permet de gérer un stock d’articles ou de marchandises.
De nombreux stocks peuvent-être gérés à l’aide de GSE :
Le stock d'une entreprise
Le stock d’une bibliothèque
Le stock d’une trousse à pharmacie
Le stock d'une réserve alimentaire
Etc…
Quel est le nombre maximal d'articles que peut gérer GSE ?
En théorie cela dépend du nombre de lignes que peut contenir une feuille Excel.
Environ 65000 articles avec Excel 2003, et plusieurs centaines de milliers sur les versions supérieures.
En réalité, depuis Excel 2010, cela dépend de la puissance et de l'optimisation du poste informatique sur
lequel GSE est installé.
GSE peut gérer dans un même stock :
La quantité de Produits disponible et à commander
Les entrées et les sorties d’un Produit
Le Prêt de Produits
Les dates de péremption des Produits.
Une bonne gestion des stocks s’appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande et la
quantité commandée.
Il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité commandée
peut être fixe ou variable.
En s’appuyant sur ces deux constantes, plusieurs combinaisons sont envisageables. Elles correspondent à
autant de méthodes de gestion possibles.
GSE se base sur la gestion de limite de commande, encore appelée méthode de gestion à point de
commande.
Il adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est l’atteinte
d’un niveau donné du stock (appelé : limite de commande) qui déclenche la commande de
réapprovisionnement.
GSE est un logiciel gratuit. Il est disponible en téléchargement libre sur le site www.xlExe.com.
Une version dite "professionnelle" vous permet en plus de gérer la facturation de vos ventes et de
disposer de la fonction « Inventaire Intégral » de votre stock.
*Le Logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser GSE.
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Un "Pack tout en 1" est disponible sur le site www.xlExe.com pour vous permettre de commencer la
gestion de votre stock en toute simplicité !
Ce pack comprend :
 Le Manuel complet de GSE
 Le logiciel GSE en version Professionnelle avec l'accès aux codes VBA pour vos
modifications personnelles.
 Les mises à jour illimitées de GSE.
 Le Tableau de Référence pour l’option « Inventaire Intégral » de GSE
 Un Lecteur de Codes-barres USB ou Wifi
 Le manuel d'utilisation du scanner de Codes-barres avec GSE.
 Un accès privé sur le Forum d'xlExe.com pour une demande d'aide sur l'utilisation du Pack.
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Table des matières
SIGNIFICATION DES SYMBOLES .................................................................................................................................................. 6
I – QUELS SONT LES RESSOURCES NECESSAIRES POUR FAIRE FONCTIONNER LE LOGICIEL ? .................................................... 7
QUELLES SONT LES VERSIONS D’OFFICE COMPATIBLES ? ..................................................................................................7
SUR QUEL SYSTEME D’EXPLOITATION LE LOGICIEL FONCTIONNE-T-IL ? .................................................................................7
QUELLES SONT LES REFERENCES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL ? .........................................................7
II – GESTION DES ACCES UTILISATEURS (A / SA) ........................................................................................................................ 8
SIMPLE UTILISATEUR ..............................................................................................................................................8
ADMINISTRATEUR .................................................................................................................................................8
SUPER-ADMINISTRATEUR ........................................................................................................................................8
III – GERER LES UTILISATEURS (A / SA) ....................................................................................................................................... 9
AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR ............................................................................................................................9
SUPPRIMER UN UTILISATEUR ....................................................................................................................................9
DESIGNER LES DROITS DE CHAQUE UTILISATEUR.............................................................................................................9
IV – IMPORTER / EXPORTER UNE BASE DE DONNEES (SA)....................................................................................................... 10
IMPORTER LA BASE DE DONNEES D’UN AUTRE LOGICIEL ................................................................................................. 10
IMPORTER UNE BASE DE DONNEES D’UNE AUTRE VERSION DE GSE (SA) ........................................................................... 12
EXPORTER UNE BASE DE DONNEES D’UNE AUTRE VERSION DE GSE................................................................................... 13
V – PRESENTATION DES FENETRES PRINCIPALES ..................................................................................................................... 14
NOUVEAU PRODUIT ............................................................................................................................................. 14
DESCRIPTION DE LA FENETRE NOUVEAU PRODUIT : ...................................................................................................... 15
IMPORT IMAGES WEB .......................................................................................................................................... 16
MODIFICATION PRODUIT ...................................................................................................................................... 17
DESCRIPTION DE LA FENETRE MODIFICATION DE PRODUIT : ........................................................................................... 18
AJOUT .............................................................................................................................................................. 20
DESCRIPTION DE LA FENETRE AJOUT DE PRODUIT : ...................................................................................................... 21
RETRAIT ............................................................................................................................................................ 24
DESCRIPTION DE LA FENETRE RETRAIT DE PRODUIT : .................................................................................................... 25
VI – PRESENTATION DES FENETRES SECONDAIRES .................................................................................................................. 29
INVENTAIRE ....................................................................................................................................................... 29
PARAMETRES ..................................................................................................................................................... 30
UTILISATEURS ..................................................................................................................................................... 31
RESEAUX ........................................................................................................................................................... 32
RAZ ................................................................................................................................................................. 33
HISTORIQUE ....................................................................................................................................................... 34
STATISTIQUES ..................................................................................................................................................... 35
VII – PROCEDURES D’APPLICATION .......................................................................................................................................... 36
COMMENT CREER UN NOUVEL ARTICLE DANS LE STOCK ? ............................................................................................... 36
COMMENT AJOUTER UN ARTICLE DANS LE STOCK ? ...................................................................................................... 37
COMMENT MODIFIER UN ARTICLE DANS LE STOCK ? ..................................................................................................... 38
COMMENT SUPPRIMER UN ARTICLE DU STOCK ? .......................................................................................................... 39
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COMMENT SORTIR UN OU PLUSIEURS ARTICLES DU STOCK ? ........................................................................................... 40
A- VOTRE PRODUIT NE CONTIENT PAS DE DATE DE PEREMPTION : ............................................................................... 40
B - VOTRE PRODUIT CONTIENT UNE DATE DE PEREMPTION : ....................................................................................... 41
SUPPRESSION DES PRODUITS PERIMES VIDES.............................................................................................................. 44
VIII – GERER L’INVENTAIRE DU STOCK ..................................................................................................................................... 45
OPTIONS DE LA FENETRE « INVENTAIRE SELECTIF » ...................................................................................................... 45
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK JOURNALIER............................................................................... 46
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK SUR UNE PERIODE DETERMINEE ...................................................... 47
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES (PAR FOURNISSEURS, JOURS, MOIS, ANNEE) .................................................................. 48
GERER L’INVENTAIRE DES SORTIES (PAR CLIENT, JOURS, MOIS, ANNEE) ............................................................................. 48
GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS EN PRET .............................................................................................................. 49
GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS AVEC UNE DATE DE PEREMPTION ............................................................................... 49
VISUALISER L’INVENTAIRE DU STOCK URGENT ............................................................................................................. 50
VISUALISER L’INVENTAIRE DES PRODUITS REFORMES .................................................................................................... 50
VISUALISER L’INVENTAIRE DE GESTION DES LOTS ......................................................................................................... 51
VISUALISER GRAPHIQUEMENT LA DUREE THEORIQUE DE PRESENCE DES LOTS PAR PRODUITS ................................................... 52
PERSONNALISER VOTRE INVENTAIRE ......................................................................................................................... 54
IX – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS EN PRET .............................................................................................................. 57
AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT EN PRET ................................................................................................................. 57
SORTIR UN PRODUIT DISPONIBLE EN PRET .................................................................................................................. 58
VISUALISER LES PRODUITS EMPRUNTES OU EN RETARD .................................................................................................. 59
VISUALISER LES CLIENTS EMPRUNTEURS .................................................................................................................... 59
X – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS AYANT UNE DATE DE PEREMPTION (DDP) .......................................................... 60
AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT AVEC UNE DDP......................................................................................................... 60
GERER UNE ALERTE SUR LE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION.......................................................................................... 62
SORTIR UN PRODUIT PERIME DU STOCK ..................................................................................................................... 63
XI –MODE MANUEL / AUTOMATIQUE...................................................................................................................................... 64
QU’EST-CE QUE LE MODE MANUEL ? ....................................................................................................................... 64
QU’EST-CE QUE LE MODE AUTOMATIQUE ? ............................................................................................................... 64
XII – GERER LES CODES-BARRES ............................................................................................................................................... 65
QU’EST-CE QUE LE CODE-BARRES EAN ? ................................................................................................................... 65
CREER UN NOUVEAU CODE-BARRES .......................................................................................................................... 66
IMPRIMER LES NOUVEAUX CODES-BARRES CREES ......................................................................................................... 67
RENSEIGNER LES CODES-BARRES DE CHAQUE ARTICLE DEJA PRESENTS DANS LE STOCK ........................................................... 68
UTILISER UN SMARTPHONE EN WIFI COMME LECTEUR DE CODE-BARRES ............................................................................ 69
UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) USB......................................................... 70
UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) EN WIFI .................................................... 71
OU SCANNER UN ARTICLE DANS GSE ? ..................................................................................................................... 72
COMMENT ACTIVER L’UTILISATION DES CODES-BARRES DANS GSE ?................................................................................ 72
XIII - REALISER L’INVENTAIRE INTEGRAL DE VOTRE STOCK REEL (A / SA) ................................................................................ 73
COMMENT EFFECTUER UN INVENTAIRE INTEGRAL ........................................................................................................ 73
DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE : ..................................................................................................................... 75
EN COURS D’INVENTAIRE : .............................................................................................................................. 76
FIN DE L’INVENTAIRE : ..................................................................................................................................... 76
UTILISER LE TABLEAU DE REFERENCE DES CODES-BARRES................................................................................................ 77
ANNULER OU SUPPRIMER UN SCAN .......................................................................................................................... 78
MODIFICATION MANUELLE EN COURS D’INVENTAIRE INTEGRAL ...................................................................................... 78
GERER LA COMMANDE VOCALE LORS D’UN SCAN ......................................................................................................... 79
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L’ASSISTANT VOCAL D’EXCEL .................................................................................................................................. 79
XIV - GERER LES VISUELS (A / SA) ............................................................................................................................................. 80
COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN ARTICLE ? .......................................................................................................... 80
IMPORT MANUEL : .............................................................................................................................................. 81
IMPORT AUTOMATIQUE :...................................................................................................................................... 81
OU SONT STOCKEES LES IMAGES DES PRODUITS : ......................................................................................................... 82
COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN CLIENT OU D’UN FOURNISSEUR ?............................................................................. 83
IMPORT MANUEL : .............................................................................................................................................. 83
IMPORT AUTOMATIQUE :...................................................................................................................................... 83
XV – GERER LA FACTURATION (SA)........................................................................................................................................... 84
COMMENT PERSONNALISER UNE FACTURE ? .............................................................................................................. 84
COMMENT INSERER VOTRE LOGO DANS VOTRE FACTURE ? ............................................................................................ 87
GERER LA TVA ET LES FRAIS DE PORT ....................................................................................................................... 88
XVI – LES ERREURS (SA) ............................................................................................................................................................ 89
COMMENT GERER LES ERREURS DU LOGICIEL ? ............................................................................................................ 89
XVII - GARDER UN HISTORIQUE DES ACTIONS EFFECTUEES (SA) ............................................................................................. 90
COMMENT GARDER UN HISTORIQUE DE TOUTES LES ACTIONS EFFECTUEES DANS LE LOGICIEL ? ................................................ 90
XVIII – COMMENT MODIFIER, IMPORTER OU SUPPRIMER UNE LANGUE DANS LE LOGICIEL ? (SA) ....................................... 91
IMPORTER UNE LANGUE ........................................................................................................................................ 91
TRADUIRE UNE LANGUE DANS GSE .......................................................................................................................... 92
XIX – COMMENT TENIR LE LOGICIEL A JOUR ? (SA).................................................................................................................. 94
1ERE OPTION : ...................................................................................................................................................... 94
2EME OPTION : ..................................................................................................................................................... 94
XX - COMMENT SUPPRIMER LA BASE DE DONNEES DU LOGICIEL ? (SA) ................................................................................. 95
XXI - COMMENT EFFECTUER UNE SAUVEGARDE AUTOMATIQUE DE LA BASE DE DONNEES ? (SA)........................................ 96
XXII – COMMENT SUPPRIMER L’HISTORIQUE DES ENTREES ET SORTIES DU LOGICIEL ?......................................................... 98
XXIII – COMMENT IMPORTER DES DONNEES EXTERNES DANS GSE ? ..................................................................................... 99
XXIV – COMMENT TENTER DE REDUIRE LA TAILLE DU FICHIER EXCEL DU LOGICIEL ? .......................................................... 100
XXV – MODIFIER LE LOGICIEL ................................................................................................................................................. 101
COMMENT MODIFIER LE CODE DU LOGICIEL ? ........................................................................................................... 101
QUELS SONT LES AIDES DISPONIBLES POUR LA PROGRAMMATION DU LOGICIEL ? ............................................................... 101
XXVI - LICENCE ET DROITS D’UTILISATION.............................................................................................................................. 102
QU’ELLE EST LA PORTEE DE LA LICENCE PROFESSIONNELLE DE GSE ?............................................................................... 102
XXVI - DEFINITIONS ................................................................................................................................................................. 103
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Signification des symboles
A = Utilisateur connecté en Mode Administrateur
SA = Utilisateur connecté en Mode Super-Administrateur
NB = Note complémentaire
Toutes les copies d’écran de ce manuel sont issues du logiciel GSE, à partir de la
version 1.5.2
Certaines parties de ce Manuel nécessitent d’acquérir « un Pack de Gestion de
Stock » disponible à cette adresse :
http://www.gse-pro.com/gse_ressources_3.html
Ce manuel sera révisé, autant que possible, à chaque changement de version de GSE.
Les mises à jour de ce manuel seront disponibles en téléchargement sur une page
protégée par mot de passe à cette adresse :
http://www.gse-pro.com/gse_ressources_1.html
En cas d’anomalies, d’erreurs ou d’incohérences découvertes dans ce manuel,
veuillez nous le signaler sur le Forum dédié au logiciel GSE à cette adresse :
http://www.xlexe.com/forum/viewforum.php?f=9
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I – Quels sont les ressources nécessaires pour faire fonctionner le logiciel ?
Quelles sont les versions d’Office compatibles ?
GSE fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2003 (compris).
Sur quel système d’exploitation le logiciel fonctionne-t-il ?
GSE fonctionne sur la plateforme de Microsoft Windows, depuis Windows XP (inclus).
Quelles sont les références nécessaires au bon fonctionnement du logiciel ?
GSE a besoin de plusieurs références sur le poste d’installation pour pouvoir fonctionner.
Voici la liste des références nécessaires par défaut lors de l’ouverture d’un fichier Excel :
C:\PROGRA~1\COMMON~1\MICROS~1\VBA\VBA7.1\ VBE7.DLL
C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ EXCEL.EXE
C:\Windows\System32\ stdole2.tlb
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE14\ MSO.DLL
Voici la liste des références nécessaires pour le bon fonctionnement de GSE :
C:\WINDOWS\system32\ FM20.DLL
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\VBA\VBA6\ VBE6EXT.OLB
C:\Windows\System32\ mshtml.tlb
C:\Windows\System32\ ieframe.dll
C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ REFEDIT.DLL
Note : l’emplacement de ces fichiers varie en fonction de votre système d’exploitation et de votre
version de Microsoft Excel.
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II – Gestion des accès utilisateurs (A / SA)
Simple Utilisateur
Vous pouvez limiter l’accès à certaines fonctionnalités de GSE en ajoutant un simple utilisateur.
L’utilisateur peut :
- visualiser les produits périmés du stock (mais ne pourra pas les supprimer)
- ajouter une quantité pour des produits déjà existants dans le stock
- sortir des produits déjà existants dans le stock
- éditer l’inventaire des entrées et sorties du stock
Après modification des autorisations définies dans les paramètres de GSE :
- ajouter des nouveaux produits dans le stock
- modifier des produits dans le stock
- supprimer les produits périmés du stock
Administrateur
L’administrateur peut :
- supprimer les produits périmés du stock
- ajouter des produits déjà existants dans le stock
- sortir des produits déjà existants dans le stock
- modifier des produits dans le stock
- ajouter et retrancher des produits déjà existants dans le stock
- éditer des inventaires personnalisés
- voir l’état du stock et les statistiques
- ajouter un utilisateur
- supprimer un utilisateur
- définir ou modifier les droits d’accès des utilisateurs
- ajouter, supprimer ou modifier une fiche fournisseur
- ajouter, supprimer ou modifier une fiche client
Super-Administrateur
Le Super-Administrateur possède TOUS les droits des utilisateurs et des administrateurs dans
GSE, en plus des droits suivants :
- Accéder aux paramètres du programme
- Accéder à l’historique de toutes les actions effectuées dans GSE (si l’option est activée dans les
paramètres)
- Supprimer toutes les données du programme :
 la base complète du stock
 l’historique des entrées du stock
 l’historique des sorties du stock
 les fiches fournisseurs
 les fiches clients
- Optimiser la base de donnée (= réduire la taille du fichier Excel)
- Importer une base de données externe
- Modifier le modèle des factures
- Accéder aux feuilles du classeur de GSE :
 de la base de données
 des entrées et sorties
 des traductions du programme
 de l’historique des erreurs du programme (si l’option est activée dans les
paramètres)
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III – Gérer les utilisateurs (A / SA)
Ajouter un nouvel utilisateur
Accéder à la page de Gestion des utilisateurs :
1. Ajouter le nom d’un utilisateur dans la colonne « Nom ».
2. Spécifier les droits d’accès de l’utilisateur dans la colonne « Grade ».
3. Spécifier le mot de passe de l’utilisateur dans la colonne « Mot de passe ».
NB : Vous ne pouvez et ne devez pas spécifier deux mots de passe identiques !
4. Spécifier son rôle dans la colonne « Statut ». (Statut simplement indicatif dans la fenêtre
principale de GSE)
Supprimer un utilisateur
Supprimer toutes les informations de l’utilisateur existant sur la page de Gestion des utilisateurs.
(cf . Ajouter un nouvel utilisateur)
Effacer les données dans les colonnes « Nom », « Grade », « Mot de passe » et « Statut ».
NB : Effacer simplement les données de chaque cellules sur la même ligne, vous ne devez
surtout pas supprimer la ligne entière de la feuille !
Désigner les droits de chaque utilisateur
Les droits des utilisateurs sont spécifiés dans la colonne « Grade » sur la page de Gestion des
utilisateurs. (cf. Ajouter un nouvel utilisateur)
Les Grades correspondant sont :
Personnel = Simple Utilisateur
Administrateur = Administrateur
Super-Administrateur = Super-Administrateur
(cf. Gestion des accès utilisateurs pour plus d’information sur les droits spécifiés.)
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IV – Importer / Exporter une Base de données (SA)
Importer la Base de données d’un autre logiciel
Pour importer une Base de données externe à GSE il vous faut renseigner deux Feuilles au sein du
classeur : La Feuille PRODUITS et la Feuille STOCK.
Il vous suffit de remplir chaque colonne suivant les données disponibles.
NB : Important : chaque produit importé sur une feuille doit Obligatoirement être importé
sur l’autre feuille, sur la même ligne, sans quoi GSE ne fonctionnera pas correctement !
Vous avez 2 possibilités pour importer une base de données d’un autre fichier Excel par exemple.
1) Méthode Manuelle :
- Vous vous connectez en Mode Super-Administrateur, et vous affichez toutes les feuilles du
classeur :
Faites un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
- Vous pouvez copier manuellement chaque colonne à importer sur les Feuilles STOCK et
PRODUITS.
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2) Méthode Semi-Automatique :
- Vous pouvez utiliser le Module d’importation intégré à GSE.
- Coller 1 colonne d’une source externe.
- Cliquer sur Transfert
- Recommencer l’opération selon le nombre de colonne souhaitée.
Pour importer un Produit dans GSE il faut au minimum la Référence et le nom du Produit (sur la même
ligne des Feuilles PRODUITS et STOCKS).
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Importer une Base de données d’une autre version de GSE (SA)
NB : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. Vous ne pourrez donc
pas utiliser cette option pour importer une Base d’une version inférieure à la 1.4.0 de GSE !
Pour importer une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous
pouvez utiliser le Module d’Importation disponible dans la section n°7 des paramètres de GSE.
Cliquez sur « Importer une Base de données »
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Exporter une Base de données d’une autre version de GSE
NB : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. La Base de données
exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à 1.4.0 de GSE.
Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous
pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans la section n°7 des paramètres de GSE.
Cliquer sur « Exporter une Base de données »
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V – Présentation des fenêtres principales
Nouveau Produit
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Description de la fenêtre Nouveau Produit :
1- Référence du Produit
(Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)
(Cette référence ne doit pas contenir les mots « -REF » et «-DP- », elles sont réservées à GSE)
2- Nom du Produit
3- Catégorie du Produit
4- Description du Produit
5- Nombre limite de commande
(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette limite sera
atteinte lors de la sortie du Produit)
(Cette limite peut-être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)
6- Emplacement physique de votre produit dans votre lieu de stockage
7- TVA*
8- Numéro du Code-Barres du Produit*
(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à
plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de
péremption différentes par exemple.)
9- Code-Barres du Produit
10- Messages signalétiques*
(Vous averti si le scan de votre produit a été pris en compte)
(Vous averti si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données)
11- Impression du Code-Barres du produit en plusieurs exemplaires
12- Fonction de Prêt*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)
(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.)
13- Date de Péremption*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l’ajout
d’un produit dans le stock.)
14- Eviter la fermeture de la fenêtre
(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des
caractéristiques similaires.)
15- Uploader une image*
(Cliquez sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.)
(cf. Import Images Web)
16- Agrandir ou réduire la fenêtre*
(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du
produit.)
*Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.
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Import Images Web
NB : Cette fonction apparaîtra uniquement si vous avez préalablement attribué un code-barres à
votre produit.
1- Recherche GSE
(GSE va se connecter à Internet sur le site désigné en
et va rechercher avec le code-barres de
l’article les illustrations disponibles sur le site web) (cf. Comment importer l’image d’un article ?)
(NB : GSE ne pourra télécharger que les images au format .jpg ou .bmp, le format .png n’étant pas
pris en charge par VBA.)
 Vous pouvez désigner un site particulier en cochant l’option « Autre site »
2- Import Manuel
(Vous pouvez rechercher une illustration pour votre article directement sur votre ordinateur.)
3- Recherche sur Google Books
(Cette option vous permet d’ouvrir une page de Google Livres avec le code-barres de votre article)
Cette option n’est utile que si vous gérez une bibliothèque avec GSE et que vous voulez importer des
informations spécifiques à un livre grâce à son code ISBN (= code barre unique pour les livres).
(NB : GSE ne fera qu’ouvrir votre navigateur Internet sur la page dédié au livre, il ne fera aucune
importation automatique.)
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Modification Produit
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Description de la fenêtre Modification de Produit :
1- Référence du Produit à sélectionner
(Cette référence et unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)
(Cette référence ne doit pas contenir « -REF » et «-DP -», elles sont réservées à GSE)
2- Nom du Produit à sélectionner
3- Nom du Produit Modifiable
4- Prix du produit Modifiable
5- TVA Modifiable *
6- Nombre limite de commande Modifiable
(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette limite sera
atteinte lors de la sortie du Produit)
(Cette limite peut-être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)
7- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage
8- Description du Produit Modifiable
9- Code-Barres du Produit
10- Numéro du Code-Barres du Produit*
(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à
plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de péremption
différentes par exemple.)
12- Code-Barres du Produit*
13- Import en Masse de codes-barres*
(Si vous avez déjà des produits dans votre stock qui n’ont pas encore de codes-barres, vous pouvez
utiliser cette fonction.) (cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock)
14- Fonction de Prêt*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)
(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.)
15- Date de Péremption*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l’ajout
d’un produit dans le stock.)
16- Eviter la fermeture de la fenêtre
(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des caractéristiques
similaires.)
17-Agrandir ou réduire la fenêtre*
produit.)
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18-Uploader une image*
(Cliquer sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.)
(cf. Import Images Web)
19-Supprimer
(Ce Bouton vous permet de supprimer totalement le Produit sélectionné du Stock)
20- Défilement article par article pour visualiser rapidement ceux qui n’ont pas de codes-barres.*
(cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock)
*Cette fonction sera visible uniquement si elle est activée dans les paramètres de GSE.
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ManuelAjout
d’utilisation du Logiciel GSE
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Description de la fenêtre Ajout de Produit :
3- Nom du Produit
4- Stock actuel pour la Référence sélectionnée
5- Stock Global sous la même Référence
(Total de tous les Produits sous la même référence ; soit une référence unique, soit une référence avec
plusieurs Dates de péremption.)
6- Quantité
(Nombre de Produits à ajouter dans le stock actuel pour la Référence sélectionnée.)
7- Prévision
(Nombre total des Produits déjà présents dans le stock actuel sous la Référence sélectionnée + le
nombre total de Produits que vous allez ajouter dans le stock.)
8- Date d’ajout
(Date et heure lors de l’ajout du Produit sélectionné.)
(NB : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette
option, vous pouvez modifier cette donnée.)
9- Date limite
(Il s’agit de la Date de péremption de votre Produit DLC ou DLUO)
10- Fournisseur du Produit
11- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
(Ces unités sont modifiables dans les paramètres de GSE.)
12- TVA*
14- Prix en Stock
(Prix actuel de vos Produits déjà présents dans votre stock.)
15- Prix Ajout
(Prix du ou des Produits que vous allez ajouter dans votre stock.)
(NB : Le prix d’ajout est le prix auquel vous allez vendre votre Produit.)
16- Prix Pondéré
Le Prix pondéré dans GSE peut être également appelé coût moyen pondéré des stocks, ou coût unitaire moyen
pondéré (CUMP). Le coût moyen pondéré est une technique comptable d'évaluation des stocks. Cette méthode
permet de déterminer la valeur du stock. L'ensemble des biens de même nature sert à calculer le coût moyen
pondéré lors de chaque entrée de stock. Le CUMP se calcule en prenant la valeur initiale par article multipliée
par le nombre d'articles en stock. Il faut additionner le résultat obtenu à la valeur des articles entrant en stock
multipliée par le nombre d'articles entrant en stock. Le total doit être divisé par le nombre total d'articles restant
en stock.
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17- Description du Produit Modifiable
18- Réceptionneur
(Nom de la personne qui ajoute un Produit sélectionné dans le stock.)
19- Prix Total des Produits ajoutés
produit.)
21- Illustration du Produit*
23- Code Barre du Produit*
(NB : Le code barre n’apparaît que si le produit à été renseigné avec un code barre dans la base de
données.)
(Vous averti si le scan de votre produit à été pris en compte)
(Vous averti si plusieurs codes barres identiques sont présents dans la base de données)
25-Numéro de Lot*
Renseigner le numéro de lot de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre Produit.
(NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.)
26-Numéro du Bon de Livraison*
Renseigner le numéro du bon de livraison de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre
Produit.
(NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.)
27-Nombre de palette*
28-Etat du lot*
Renseigner l’état général du conditionnement de votre Produit lors de son arrivée dans votre stock.
29- 30-31-Champs libre n°1 – 2- 3*
Vous pouvez renseigner ici n’importe qu’elle donnée utile pour vous (T°C d’arrivée du colis,
Conformité, Jours de retard de livraison, etc…)
32-Prix d’achat*
Il s’agit du prix d’achat de votre Produit chez votre Fournisseur
33-Marge*
Il s’agit de la différence entre le Prix d’achat chez votre Fournisseur
Produit.
et le prix d’ajout
34-Pourcentage de Marge*
Il s’agit du pourcentage de votre marge.
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de votre
35-Historique des achats Fournisseurs*
Dans cette fenêtre, vous visualisez rapidement les derniers prix appliqués par vos Fournisseurs.
(Prix, Quantité, Nom du Fournisseur)
(NB : en cliquant sur une ligne de cette fenêtre vous pouvez voir le détail du Produit.)
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Retrait
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Description de la fenêtre Retrait de Produit :
(Cette référence ne doit pas contenir « -REF » et « DP », elles sont réservées à GSE)
3- Nom du Produit
4- Stock actuel pour tous les Produits ayant la même Référence que celle sélectionnée.
(Ce stock comprend tous les produits d’une même Référence, avec toutes les Dates de péremption
différentes.)
5- Prix du Produit sélectionné à sortir du stock
6- Balance
(Balance = Quantité restante dans le stock après retrait du stock votre Produit)
7- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
9- Date limite
(Si ces lettres XX/XX/XX sont affichées, c’est que votre Produit possède une Date de péremption.)
10- Quantité à sortir
Il s’agit du nombre de Produit que vous allez sortir du Stock pour la Référence sélectionnée.
11- Date de sortie
(Date et heure lors de la sortie du Produit sélectionné.)
12- Nom du Client
13- Après un clic sur l’image, vous accédez à la Fiche Client du client sélectionné.
14- Etat de Facturation
OUI = Facture payée
NON = Facture impayée
PARTIELLEMENT = Facture payée en partie
15- Durée du Prêt
16- Date de retour du Produit sorti du Stock en fonction de la Durée du prêt renseignée préalablement.
17- Nom de l’Approvisionneur
Nom de la personne qui sort le produit du stock.
18- Note du Personnel
(Emplacement libre en cas de besoin.)
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19- TVA*
(Taux de TVA appliqué au Produit sélectionné. Ce taux est renseigné lors de la création d’un Nouveau
Produit et il est modifiable dans la fenêtre Modification Produit.)
20- Prix total
Prix du Produit sélectionné * Nombre de produits sortis.
(NB : Si vous éditez une facture, ce label vous affichera également le prix total de la facture.)
21- Editer une Facture*
Si vous cochez cette option, la fenêtre de sortie restera affichée après validation pour que vous puissiez
ajouter d’autres Produits pour le même Client (= Facture unique).
Les produits ajoutés seront visibles sur une liste récapitulative à la place du Nom de
l’Approvisionneur et de la Note du Personnel :
La Facture sera générée après avoir cliqué sur le bouton « Sortie » de la fenêtre.
22- Frais de Port*
produit.)
24- Illustration du Produit*
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26- Code-Barres du Produit*
(NB : Le code-barres n’apparaît que si le produit a été renseigné avec un code-barres dans la base de
données).
28- Message d’Avertissement
Si la quantité que vous désirez sortir du stock dépasse la limite de commande (cf. Nouveau Produit)
renseignée pour le Produit sélectionné, le message « A COMMANDER » s’affiche.
Si la quantité de Produit que vous désirez sortir du stock dépasse la quantité réelle du stock, le message
« IMPOSSIBLE » s’affiche.
29- Sortie Rapide*
En cliquant sur l’icône représentant un chronomètre, vous activez la sortie rapide.
Après validation de la sortie, GSE ne vous demandera pas de confirmer et ne fera aucun récapitulatif
de la sortie en cours.
NB : Cette fonction est surtout utile pour une sortie rapide de produits à l’aide d’un scanner de codebarres. (cf. Sortie Rapide)
30-Numéro du dernier Lot*
Il s’agit du dernier numéro de lot entré dans le stock pour ce Produit.
Le numéro de lot affiché est le numéro du dernier lot connu qui est rentré dans le stock pour
ce Produit.
Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs lots.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du lot pour ce
Produit.)
31-Numéro du dernier Bon de Livraison*
Il s’agit du numéro du dernier Bon de Livraison entré dans le stock pour ce Produit.
Le numéro du Bon de Livraison affiché est le numéro du dernier Bon de Livraison connu qui
est rentré dans le stock pour ce Produit.
Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs Bon de Livraison différents.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du Bon de
Livraison pour ce Produit.)
32-Désignation aléatoire du n° de lot et du n° du BL*
- Si coché : le numéro de lot et du BL correspondent aux derniers numéros entré dans le stock
pour ce Produit.
- Si décoché : vous confirmez vous-même en décochant que le numéro de lot et du BL
correspondent réellement à ce Produit.
(NB : si vous avez effectué un double clic sur le numéro de lot ou du BL, cette option sera cochée et
activée pour confirmer vos modifications.)
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33-Produit en prêt provisoire*
En cochant cette option vous spécifiez la sortie de votre Produit comme un prêt.
Ce produit ne sera plus comptabilisé dans votre stock.
Le statut de prêt sera visible lors de la génération de l’inventaire des Produits en prêt.
(cf. Gérer l’inventaire des produits en prêt)
34-Produits Périmés*
Renseigner ici si vous sortez un Produit de votre stock parce qu’il ne peut plus être consommé ou
vendu.
35-Causalité*
Indiquer ici pourquoi ce Produit doit-être sortis du stock.
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VI – Présentation des fenêtres secondaires
Inventaire
Sur cette fenêtre vous avez accès à tout l’inventaire de votre Stock.
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Paramètres
Dans la fenêtre des paramètres vous avez accès à 13 onglets différents :
1- Vues du Programme
2- Gestion des accès
3- Paramètres de Gestion
4- Paramètres Monétaires
5- Paramètres Logiciel
6- Gestion des Erreurs
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7- Informations sur le
Programme
8- Unités de volume
9- Gestion des Dates de
péremption
10- Options complémentaires
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11- Catégories Fournisseurs
12- Statuts
13- Moyens de Paiement
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Utilisateurs
Sur cette fenêtre vous pouvez gérer l’accès de tous les utilisateurs de GSE.
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Réseaux
Fiche Fournisseurs
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Fiche Clients
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RAZ
Sur cette fenêtre vous pouvez supprimer, optimiser, importer votre Base de données et
effacer, modifier votre modèle de Facturation.
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Historique
Sur cette fenêtre vous pouvez visualiser toutes les actions effectuées dans GSE.
(NB : Cette fonction doit tout d’abord être activée dans les paramètres de GSE.)
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Statistiques
Sur le prolongement de la fenêtre d’accueil, vous avez accès aux statistiques de base de votre stock
et à l’historique des dernières actions effectuées dans GSE.
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VII – Procédures d’application
Comment créer un nouvel article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (cf. Nouveau Produit)
2 informations sont obligatoires pour enregistrer un produit dans GSE :
1- Renseigner une Référence pour votre Produit
Il n’y a pas de limite de taille pour votre référence.
Cette référence doit être unique, il ne peut y avoir deux Références identiques dans GSE.
Vos Références ne doivent pas contenir les suites « –REF» et «-DP- », ces expressions sont
exclusivement réservées à GSE pour gérer les Dates de Péremption !
Conseil : Pensez à classer vos produits par famille, genre ou caractéristiques et adapter les
Références en fonction de ces critères.
2- Renseigner un Nom pour votre Produit
Il n’y a pas de limite de taille pour votre nom.
Il peut y avoir plusieurs produits avec des noms identiques (mais avec des Références différentes).
Le nom de vos Produits ne doit pas contenir la suite «-DP-», cette expression est exclusivement
réservée à GSE pour gérer les Dates de Péremption !
Les autres informations sont facultatives.
Information : Par cette procédure vous ajoutez un nouveau produit dans votre stock (donc dans
votre Base de données).
Par défaut, la quantité de ce produit est à 0, il est juste référencé.
Vous devez maintenant ajouter une quantité à ce produit nouvellement créé. (cf. Ajout)
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Comment ajouter un article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre d’Ajout d’un Produit (cf. Ajout)
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son codebarres #.
2- Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le Stock (suivant l’Unité : Unité, Kg, L etc…)
3- Renseigner la Date de péremption le cas échéant.
4- Renseigner le Fournisseur
5- Renseigner l’Unité
6- Renseigner le Prix
7- Renseigner une Note si besoin
8- Renseigner l’Approvisionneur
9- Cliquer sur Valider
10- Confirmer la validation de la saisie
Votre Produit est désormais enregistré dans le stock.
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Comment modifier un article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit (cf. Modification Produit)
2- Vous pouvez modifier tous les champs accessibles dans la fenêtre de Modification.
Vous ne pouvez pas modifier la Référence d’un produit ! Si vous voulez modifier la Référence d’un
produit, vous devez supprimer le produit à modifier et le recréer !
Lors de la modification d’un produit, comme son nom, son prix, sa description… les modifications
ne seront pas prises en compte dans l’historique des entrées et sorties effectuées avant la
modification, mais seront bien prises en compte pour les entrées et sorties à venir.
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Comment supprimer un article du stock ?
+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit (cf. Modification Produit)
2- Cliquer sur le bouton de suppression
3- Confirmer la suppression
NB : Si votre article est renseigné dans votre stock avec une ou plusieurs Dates de péremption,
vous devrez préalablement supprimer chaque article selon sa Date de péremption, puis vous
pourrez supprimer l’article principal.
L’historique des entrées et sorties de cet article ne seront pas supprimées dans GSE, sauf si vous
supprimer l’historique complet des entrées et sorties de tous les produits du stock.
Votre article est désormais supprimé du stock !
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Comment sortir un ou plusieurs articles du stock ?
+ Accéder à la fenêtre Retrait (cf. Retrait)
2- Renseigner la Quantité à sortir du stock
3- Renseigner le Client (Facultatif)
4- Renseigner l’état de Facturation
(Il s’agit uniquement d’une information gardée dans l’historique de sortie de GSE. Il n’y a aucun
traitement sur cette information. Il convient, après acquittement de la Facture, au SuperAdministrateur de GSE de modifier cette information dans l’historique. Cette information sera
disponible dans l’inventaire des sorties.)
5- Renseigner la Durée du prêt le cas échéant
(GSE calculera automatiquement la Date de retour.)
6- Renseigner le nom de l’Approvisionneur
7- Rédiger un Commentaire si besoin
8- Cocher l’option « Editer une Facture » en cas de besoin
9- Renseigner les Frais de Port le cas échéant.
(Les Frais de ports sont ceux qui sont renseignés sur la Fiche du Client que vous venez de
sélectionner pour la sortie.)
10- Cliquer sur Valider
Plusieurs modes de confirmation s’offrent à vous selon les Produits à sortir du stock :
A- Votre Produit ne contient pas de Date de péremption :
Il vous suffit alors simplement de confirmer votre action de sortie sur la fenêtre récapitulative.
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B - Votre Produit contient une Date de péremption :
Si vous sortez un Produit de votre stock avec la même Date de péremption ou avec
plusieurs Dates de péremption différentes, GSE vous dispose de 2 modes de sortie :
1) La méthode Manuelle
(NB : Si vous sortez des produits du stock avec un scanner de code-barres, seule la
méthode de sortie Manuelle est autorisée !)
Vous sélectionner vous-même quels produits, selon leur Dates de péremption, vous
voulez sortir du stock. Dans ce cas :
 Cliquer sur l’option « Spécifier une quantité manuelle pour chaque produit à
sortir »
 Cliquer sur la liste récapitulative, puis cocher la ou les ligne(s)
correspondante(s)
 Cliquer sur Valider
 Valider la quantité à sortir par ligne
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GSE vous récapitule les produits effectivement sortis du stock
et vous indique les quantités restantes à sélectionner.
Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock
vous pouvez quitter la fenêtre.
Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés
(cf. Suppression des Produits Périmés vides)
2) La méthode Automatique
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Vous laissez GSE sélectionner le ou les Produit(s) dont les Dates de péremption
sont le plus proche. Dans ce cas, il vous suffit de :
 cliquer sur Valider.
Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock,
vous pouvez quitter la fenêtre.
Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés
(cf. Suppression des Produits Périmés vides)
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Suppression des Produits Périmés vides
Une fois que vous, ou GSE avez sorti le nombre de produits voulus, il arrive que des Références
avec une Date de péremption peuvent être vides. Il peut être inutile de les conserver si leur Date de
péremption approche ou si vous n’aurez plus d’articles avec cette date de votre Fournisseur. Dans
ce cas vous pouvez demander à GSE de supprimer ces Références du stock.
Avant de fermer la fenêtre de sélection des Produits à sortir, il suffit de cocher les Références à
supprimer de votre stock, puis de cocher l’option « Supprimer définitivement les références
vides et cochées de la Base de donnée, à la sortie de cette fenêtre. ».
Vous pouvez ensuite cliquer sur « Quitter » pour fermer la fenêtre et GSE supprimera les
Références sélectionnées.
Si vous confirmez la suppression des Références vides, il n’y aura que ces références, avec leur Date de
péremption qui seront supprimées du stock. Le produit, lui, sera toujours visible dans le stock et sera
toujours disponible pour y ajouter d’autres quantités et d’autres Dates de péremption.
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VIII – Gérer l’inventaire du stock
Options de la fenêtre « Inventaire sélectif »
+ Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Inventaire)
1- Générer au format web
Cette option vous permet de générer votre inventaire dans une page Excel au format html
(Utile si vous devez diffuser votre inventaire sur un site Internet par exemple)
2- Générer dans un nouveau fichier Excel
Si vous ne choisissez pas l’option « Générer au format web, c’est alors cette option qui est cochée par
défaut.
3- Insérer la valeur de sortie ou d’entrée cumulée
GSE effectue le calcul de la valeur marchande des entrées et/ou des sorties sur la période choisie.
4- Trier par fournisseurs et clients
GSE trie dans l’ordre alphabétique les entrées par fournisseurs et les sorties par clients.
5- Vous pouvez choisir de n’afficher dans le rapport que les entrées, ou que les sorties pour la période
choisie.
6- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties d’une journée uniquement
7- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties sur une période calendaire.
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Gérer l’inventaire des entrées et sorties du stock journalier
-
sélectionner la date du jour désiré
cliquer sur le Bouton « Inventaire du Jour »
GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif
des Entrées et Sorties pour le jour sélectionné par l’utilisateur.
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Gérer l’inventaire des entrées et sorties du stock sur une période déterminée
-
sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée
cliquer sur le Bouton « Inventaire Sélectif »
des Entrées et Sorties pour la période sélectionnée par l’utilisateur.
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Gérer l’inventaire des entrées (par fournisseurs, jours, mois, année)
-
sélectionner l’inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant
de toutes les Entrées en historique, suivant le critère demandé.
----------------------------------------Gérer l’inventaire des sorties (par client, jours, mois, année)
-
sélectionner l’inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant
de toutes les Sorties en historique, suivant le critère demandé.
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Gérer l’inventaire des produits en prêt
-
Cliquer sur le bouton « Stock en Prêt »
de toutes les Sorties en Prêt qui sont en cours.
Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l’emprunteur et la Date de retour pour chaque
Produit sorti.
----------------------------------------Gérer l’inventaire des produits avec une date de péremption
-
Cliquer sur le bouton « Inv. Date de Péremption »
de tous les Produits présents dans le stock avec une Date de Péremption.
GSE triera tous vos Produits selon leur Nom si vous cliquez sur le bouton « Tris par Produits ».
GSE triera tous vos Produits selon leur Date de péremption si vous cliquez sur le bouton « Tris par Date ».
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Visualiser l’inventaire du stock Urgent
-
Cliquer sur le bouton « Voir le Stock Urgent »
de tous les produits qui sont proches ou sont en rupture de stock et qui doivent être commandés.
------------------------------------Visualiser l’inventaire des produits réformés
-
Cliquer sur le bouton « Stock Réformés »
de tous les produits retirés du stock.
(Ce sont tous les produits qui ne doivent pas être gardés dans le stock : produit abimé, à date de
péremption dépassée, interdit à la vente etc…)
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Visualiser l’inventaire de gestion des Lots
-
Cliquer sur le bouton « Gestion des Lots »
Vous avez la possibilité de visualiser de différente façons la répartition des lots dans votre stock..
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Visualiser graphiquement la durée théorique de présence des lots par Produits
-
Cliquer sur le bouton « Durée Théorique de présence des Lots par Produits »
Pour visualiser le temps de présence théorique des lots pour un Produit, procéder de cette façon :
Renseigner le nom du Produit désiré
Cliquer sur le Bouton « Rechercher »
Plusieurs options sont disponibles :
Respecter la case : GSE doit rechercher le mot exact du Produit si cette case est cochée.
Marge estimée de présence du Lot avant sa rupture : selon les paramètres établis dans GSE, vous
ajouterais un nouveau lot dans votre stock avant la rupture du lot précédent.
Les 2 lots vont alors être présents simultanément. Avec cette option vous définissez un temps de
cohabitation entre ses 2 lots.
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Date de départ de la recherche : Ce graphique prend en compte un maximum de 49 lots pour 1
produit.
Avec cette option vous pouvez réduire la taille du graphique et par conséquent le nombre de lots
recherchés.
Zoom sur le graphique : permet de réduire ou d’agrandir le graphique.
Flèches gauche/droite : permet d’ajouter d’autres lots ou de revenir aux lots de départ.
Visualiser rapidement le temps de présence de chaque lot pour un Produit dans votre stock
Principe de base :
 Soit vous ne savez pas quand les lots sont sortis de votre stock : votre lot est margé.
 Soit vous savez précisément quand un lot n’est plus présent dans votre stock (suite à un
inventaire ou une rupture de Produit) : votre lot est certifié.
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Personnaliser votre inventaire
-
Cliquer sur le bouton « Stock Global sélectif »
Cette fenêtre vous permet de sélectionner quelles Indications vous désirez voir apparaître
dans le classeur Excel généré par GSE après validation.
Cocher le bouton du haut d’une colonne pour sélectionner toutes les informations disponibles.
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Ou sélectionner par colonne, en ordre croissant, l’information désirée.
GSE cochera automatiquement la Référence sélectionnée.
GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel
avec toutes les Références sélectionnées selon l’ordre des colonnes demandées.
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Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs configurations de colonnes pour les rappeler
ultérieurement.
Pour enregistrer une configuration :
- Renseigner un nom pour votre configuration
- Cliquer sur l’icône de la disquette pour enregistrer
Pour appeler une configuration :
- Sélectionner une configuration que vous avez enregistrée dans la liste déroulante
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IX – Gérer un stock avec des produits en prêt
Ajouter un nouveau produit en prêt
NB : GSE vous permet de gérer le prêt d’article. GSE gère uniquement 1 prêt par article. Vous
devrez donc ajouter 1 produit par prêt possible.
+ Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Nouveau Produit)
Il vous suffit de cocher l’option « Sera disponible en prêt »
.
La limite de commande passe alors à 0. Chaque article en prêt est géré individuellement dans GSE.
Il vous faudra donc créer autant d’articles que vous en avez dans votre stock.
Ex : vous avez 3 exemplaires du livre « Les Hommes viennent de Mars et les Femmes de Venus » de John Gray, il
vous faudra donc créer 3 Nouveau Produits de cet article à l’identique, mais avec une Référence différente !
Pour créer un autre article identique :
 Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1er article.
 Cocher l’option « Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d’autres produits avec
les mêmes caractéristiques ».
 Cliquer sur le bouton « Valider ».
 Changer la Référence pour un autre article identique.
 Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton « Sortie » pour quitter la fenêtre.
NB : Votre article est ajouté avec une quantité à 1, vous n’avez pas besoin d’en ajouter après sa création !
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Sortir un produit disponible en prêt
+ Accéder à la fenêtre Retrait des Produits (cf. Retrait)
Pour sortir un Produit en prêt :
 Choisissez le Produit à sortir du Stock disponible en prêt.
NB : Lorsqu’un Produit est disponible en prêt, la quantité à sortir est figée à 1 sur la fenêtre
de retrait et la saisie de la Durée du prêt devient possible.
 Renseigner l’emprunteur
Si l’emprunteur n’est pas dans la liste de GSE, il suffit d’ajouter son nom et son prénom
dans le carré de saisie.
 Renseigner la Durée de l’emprunt
GSE calcul automatiquement la Date de retour en fonction de la Date d’emprunt et de la
durée du prêt.
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Visualiser les produits empruntés ou en retard
-
Cliquer sur le bouton « Stock en Prêt »
de toutes les Sortie en Prêt qui sont en cours.
Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l’emprunteur, la Date de retour pour chaque Produit
sorti et le nombre de jours de retard le cas échéant.
----------------------------------------Visualiser les clients emprunteurs
(Voir la procédure identique à celle ci-dessus : Visualiser les produits empruntés ou en retard)
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X – Gérer un stock avec des produits ayant une Date de péremption (Ddp)
Ajouter un nouveau produit avec une Ddp
+ Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (cf. Nouveau Produit)
Il vous suffit de cocher l’option « Aura une date de péremption »
.
Pour créer un autre article identique :
 Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1er article.
 Cocher l’option « Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d’autres produits avec
les mêmes caractéristiques ».
 Changer la Référence pour un autre article identique.
 Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton « Sortie » pour quitter la fenêtre.
Si le code-barres existe déjà dans votre stock, GSE vous préviendra par ce message :
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Après avoir créé un nouveau Produit, il vous faut ajouter une quantité de votre Produit dans votre Stock.
+ Accéder à la fenêtre Ajout Produit (cf. Ajout)
Pour ajouter un Produit avec une Date de péremption :
 Sélectionner votre Produit par nom ou par Référence.
Si le Produit peut avoir une Date de péremption, l’option « Date limite apparaîtra »
 Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le stock
.
 Renseigner la Date limite (= Date de péremption) de votre Produit
 Renseigner le Fournisseur
 Renseigner l’Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
 Renseigner le Prix d’ajout du Produit
 Cliquer sur le bouton « Valider »
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Gérer une alerte sur le suivi des Dates de péremption
GSE vous permet de gérer le suivi des Dates de péremption de vos Produits. Pour cela, il faut tout
d’abord que l’option soit activée dans les paramètres de GSE.
Pour que GSE gère le suivi de vos Dates de péremption, il faut également activer l’option de suivi.
GSE vérifiera la validité des Dates de péremption à chaque ouverture du programme et vous
affichera une alerte en cas de Produits périmés ou proche de l’être.
Vous pouvez définir une marge de vérification pour la validité de vos Dates de péremption.
Exemple : Vous définissez une marge de 3 semaines.
Votre produit sera périmé le 1er janvier 2016
GSE vous mettra une alerte 3 semaines avant le 1er janvier 2016, à partir du 11 décembre 2015.
Exemple de la fenêtre d’avertissement pour signaler la
présence de Produits périmés dans le stock
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Sortir un produit périmé du stock
Si vous avez activé la gestion des Dates de péremption dans les paramètres de GSE
, vous
pouvez demander à GSE de sortir automatiquement un Produit périmé de votre stock à chaque
ouverture.
NB : Attention, le Produit sera supprimé de la Base de données sans aucun message
d’avertissement et sans aucune trace de sortie !
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XI –Mode Manuel / Automatique
Qu’est-ce que le Mode Manuel ?
En laissant le paramètre
sur OUI, vous activez le Mode Manuel.
(cf. Votre Produit contient une Date de péremption/La méthode Manuelle)
Qu’est-ce que le Mode Automatique ?
En laissant le paramètre
sur NON, vous activez le Mode Automatique
(cf. Votre Produit contient une Date de péremption/La méthode Automatique)
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XII – Gérer les Codes-barres
Qu’est-ce que le Code-barres EAN ?
Exemple de code barre EAN 13
Le code EAN (European Article Numbering) est un code-barres utilisé par le commerce et
l'industrie conformément aux spécifications d’EAN International, organisme aujourd'hui remplacé
par GS11. Il est connu en France sous le nom de GENCODE, à tort, puisque GENCOD était le
nom de l'organisme français chargé de sa régulation nationale.
L'EAN est composé de 8, 10 ou 13 chiffres représentés sous forme de séquences de barres noires et
blanches formant un code à barres. À noter que le lecteur lit les lignes blanches et non les noires.
Ce type de code à barres se trouve sur la presque totalité de produits courants (alimentation,
vêtements, pharmacie, papeterie, électroménager, etc.). Le code est lu lors du passage aux caisses
des commerces.
Il existe des codes EAN 8 et des codes EAN 13, composés respectivement de 8 ou 13 chiffres :
Les codes EAN 8 sont réservés à l'usage sur des produits de petite taille (paquets de cigarettes par
exemple).
Les codes EAN 10 ont été remplacés par les codes EAN 13 et sont utilisés sur tous les autres
produits.
Les codes à barres sont destinés à être lus à des distances différentes, et donc les lecteurs ne
mesurent pas la largeur réelle des barres, mais leurs largeurs relatives, en détectant uniquement les
zones de transition selon leur propre référence de mesure.
Cela induit des contraintes élevées sur le codage, car ces lecteurs n’ont au départ aucune
information sur la largeur élémentaire utilisée dans le codage. Ils doivent donc la déduire de ce
qu’ils captent, et être en mesure de déterminer si ce qu’ils ont détecté correspond à la réalité du
codage initial. Par conséquent, le codage intègre plusieurs points de contrôle permettant de régler
automatiquement le lecteur aux particularités du support où ces codes à barres sont imprimés, et de
vérifier la qualité de cette lecture dans les conditions variables où le lecteur sera utilisé.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Code-barres_EAN
Source Wikipédia
GSE gère les codes EAN 13, la norme la plus répandue actuellement.
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Créer un nouveau code-barres
Pour créer un nouveau code-barres que vous utiliserez sur un des produits de votre stock :
 Désigner une Référence
 Désigner le Nom d’un Produit
La fenêtre de codes-barres devient alors accessible :
Renseigner alors un numéro à 13 chiffres (obligatoirement) pour créer votre code-barres.
NB : Les lettres ne sont pas autorisées dans le code-barres !
GSE génère alors automatiquement un code-barres qui sera reconnu par n’importe quel lecteur de
codes-barres capable de lire un code EAN.
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Imprimer les nouveaux codes-barres créés
Pour imprimer un code-barres créé dans GSE, il suffit de cliquer sur l’icône de l’imprimante
.
GSE vous permet d’imprimer plusieurs codes-barres que vous pourrez imprimer sur une feuille
simple ou sur des feuilles autocollantes.
Veillez à imprimer avec une qualité d’impression élevée pour que les codes-barres soient
facilement lisibles par les lecteurs.
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Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock
Si vous possédez une Base de donnée déjà existante et que vous désirez ajouter des codes-barres à
chaque produits dans votre Base de donnée, procéder comme suit :
Allez sur la fenêtre Modification :
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-
Choisissez l’article sur lequel vous allez ajouter un code-barres
Cocher l’option « Import en masse de codes-barres »
.
Scanner le code-barres de l’article
.
.
GSE enregistre alors automatiquement le code-barres de l’article dans la Base de données, sans
vous demander de confirmer !
Une fois le code-barres scanné, GSE passe au produit suivant en descendant automatiquement
d’une ligne dans votre Base de données.
L’option
vous permet de descendre de lignes en lignes dans votre Base de données, ce qui
vous permet d’accéder rapidement et plus facilement à vos Produits pour ajouter un code-barres
(vous pouvez visualiser directement grâce à la fenêtre
si le Produit contient ou non un codebarres).
Utiliser un smartphone en Wifi comme lecteur de code-barres
Pour utiliser un smartphone comme un lecteur de code-barres en Wifi, il faut que votre smartphone
puisse communiquer avec votre PC. Pour cela il faut installer, puis configurer un serveur VNC sur
votre PC.
Virtual Network Computing (VNC, signifiant en anglais Informatique virtuelle en réseau), est un
système de visualisation et de contrôle de l'environnement de bureau d'un ordinateur distant. Il permet
au logiciel client VNC de transmettre les informations de saisie du clavier, de la souris ou d’un lecteur
de code-barres à un ordinateur distant, possédant un logiciel serveur VNC à travers un réseau
informatique.
Il y a beaucoup d’applications pour installer un serveur VNC : UltraVNC, TightVNC, etc…
Après l’installation d’un serveur VNC, il vous faudra installer et configurer un lecteur de codebarres Wifi sur votre smartphone.
L’application utilisera l’appareil photo de votre smartphone pour lire le code-barres de votre
Produit et l’enverra sur votre PC en Wifi comme si le code-barres était directement tapé sur votre
clavier.
(Utilisez de préférence un smartphone avec un flash intégré. Il est souvent nécessaire d’allumer la
lampe du flash pour que l’appareil photo du smartphone détecte bien le code-barres.)
Vous trouverez Gratuitement sur le site www.xlExe.com une procédure complète pour installer et
configurer le logiciel UltraVNC sur un pc, ainsi qu’une procédure complète pour installer un
programme de lecture de code-barres (ScanPet) sur un téléphone équipé du système Androïd.
Inscrivez-vous sur le site www.xlExe.com, connectez-vous à l’espace membre et copier/coller cette
adresse dans votre navigateur internet :
http://www.xlexe.com/espace_membre_v3/pages_tel/GSE_tuto1.php
Il est possible d’utiliser des smartphones avec des systèmes d’exploitation différents comme ios
pour iphone ou Windows Mobile pour Windows Phone à condition que vous y installiez un
programme de lecteur de code-barres en Wifi.
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Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) USB
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB s’il est compatible et reconnu sur
votre système d’exploitation où est installé GSE (Système d’exploitation Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB sont capables de lire les codes-barres utilisés par GSE.
Brancher votre lecteur de codes-barres USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Exemple sur Windows XP :
Exemple sur Windows 8.1 :
Redémarrer votre ordinateur.
Ouvrez le Bloc note de Windows, cliquer dans la fenêtre de saisie (le curseur doit clignoter).
Scanner un code-barres à 13 chiffres.
Si des chiffres apparaissent dans la fenêtre, votre scanner est opérationnel.
Si des lettres minuscules apparaissent dans la fenêtre, verrouiller votre clavier en Majuscule et refaite un
scan.
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Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) en Wifi
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB avec un module Wifi s’il est
compatible et reconnu sur votre système d’exploitation où est installé GSE (Système d’exploitation
Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB Wifi sont capables de lire les codes-barres utilisés par
GSE.
Brancher le module Wifi USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Un module ressemble bien souvent à une simple clé USB, mais qui est en fait le récepteur de
lecteur de codes-barres.
NB : La majorité des lecteurs de codes-barres wifi sont livrés avec un câble USB.
Ce câble peut être utilisé en cas de défaillance de votre récepteur Wifi ou en cas de mauvaise
réception.
Le câble vous permet aussi de recharger votre lecteur de codes-barres. (Vérifiez bien que le voyant
de charge reste allumé si vous éteignez ou mettez votre PC en veille.)
Suivant les lecteurs de codes-barres plusieurs options sont possibles :
 Augmenter, réduire ou désactiver le bip de scan
 Activer ou désactiver une lecture de scan en continu
 Changer la langue de lecture du scanner (pour clavier Azerty ou Qwerty)
 Changer la norme de lecture du scanner EAN-13, Code 128…
 Activer ou désactiver le retour à la ligne après un scan…
NB : Il y a une pléthore d’offre de lecteur de codes-barres et la majorité des lecteurs de codesbarres sont livrés avec une notice en anglais. Vous trouverez sur le site www.xlExe.com des
lecteurs certifiés compatibles et testés pour être utilisés avec GSE.
Exemple d’un lecteur USB et d’un lecteur Wifi
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Où scanner un article dans GSE ?
Les emplacements où GSE permet un scan de codes-barres sont matérialisés par ce symbole :
Il peut s’agir, soit d’emplacements spécifiques destinés uniquement aux numéros des codes-barres,
soit de la fenêtre où l’on renseigne la référence d’un Produit.
Comment activer l’utilisation des Codes-Barres dans GSE ?
 Pour utiliser les Codes-Barres dans GSE il faut activer l’option dans les paramètres de GSE .
 Sur de nombreux lecteurs de codes-barres du commerce il faut verrouiller la touche Majuscule du clavier
pour que le scan soit correct. GSE effectue cette opération automatiquement
.

Cette option est utile si vous stockez par exemple des Produits avec des Dates de péremption, car
vous devez référencer dans GSE des produits avec un même code-barres, mais avec des dates et des
références différentes.

Cette option vous permet notamment d’entendre le nom et la quantité des articles scannés lors d’un
inventaire intégral.
 Si votre lecteur de code-barres et bien branché sur votre port USB, cette option permet de vérifier si GSE
le détecte correctement
.
NB : il se peut que GSE vous détecte un lecteur de code-barres alors que vous n’en avez pas de branché !
Un lecteur de code barre est simplement assimilé par Windows comme un clavier USB ou un autre
appareil générique.
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XIII - Réaliser l’Inventaire Intégral de votre stock réel (A / SA)
Comment effectuer un Inventaire Intégral
Une fonction très demandée vient d’être intégrée à GSE, il s’agit de l’Inventaire Intégral.
L’Inventaire Intégral est la comparaison de votre stock réel avec celui de votre Base de données.
Il s’agit simplement d’un Inventaire Global qu’une entreprise ou un commerce peut réaliser une ou
deux fois par an pour connaître l’état de son stock.
Pour effectuer un Inventaire Intégral dans GSE il faut Obligatoirement « le Tableau de Référence
de Code-Barres. » Ce tableau contient tous les codes-barres de commande que reconnaîtra GSE
pour effectuer l’Inventaire.
Cliquer sur le bouton « Inventaire Intégral ».
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Scanner le Code-Barres de Démarrage
de l’Inventaire Intégral
(Disponible sur le Tableau de Référence)
Si vous utilisez un scanner de code-barres Wifi vous pouvez utiliser l’aide vocale de GSE (cf. Comment
activer l’utilisation des Codes-Barres dans GSE ?
) pour vous déplacer dans votre entrepôt, votre
magasin, et scanner vos Produits sans avoir à regarder l’écran de votre ordinateur.
Pour cela il faut que le volume sonore de votre écran ou des haut-parleurs de votre ordinateur soit
suffisant. Les icônes suivantes vous indiquent si l’aide vocale est activée et vous permet de tester le
volume sonore de l’aide vocale.
Aide vocale désactivée
(Cliquez dessus pour l’activer)
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Aide vocale activée
(Cliquez dessus pour tester le volume sonore)
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DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE :
Après avoir scanné le code de démarrage, GSE prépare la feuille où vous allez effectuer les scans
de votre inventaire. Si vous avez activé la fonction vocale, GSE vous informe de sa mise en place.
GSE se met en mode plein écran, et si elle est activée, l’option vocale
vous invite à commencer le 1er scan.
Vous pouvez scanner tous les articles de votre stock avec un code-barres.
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2 sons différents se font entendre à chaque scan, le bip de lecture sur le lecteur même, et le bip de
prise en compte par GSE du scan. C’est pour cela qu’il est préférable de disposer de haut-parleurs
avec un volume adéquat pour effectuer l’inventaire.
NE SCANNEZ PAS UN AUTRE ARTICLE AVANT D’AVOIR ENTENDU LE BIP DE GSE !
EN COURS D’INVENTAIRE :
A chaque nouveau code-barres scanné, GSE intégré le code-barres dans une nouvelle ligne, ajoute
la quantité 1 pour le produit scanné et renseigne le Nom du Produit et la quantité du Produit s’il le
code-barres correspond à un Produit présent dans la Base de données de GSE.
Si le code-barres n’est pas enregistré dans la Base de données de GSE, GSE ajoutera la quantité 1
et mettra PRODUIT NON DANS LA BASE.
A chaque code-barres déjà scanné au cours de l’inventaire, GSE incrémentera automatiquement la
colonne QUANTITE REELLE sur la ligne du code-barres déjà inventorié.
FIN DE L’INVENTAIRE :
Lorsque tous les produits de votre stock ont été scannés, il vous faut scanner le code-barres
« Arrêter l’Inventaire Intégral » sur le « Tableau de Référence des Codes-Barres ».
GSE se charge de récupérer tous les articles présents dans votre stock et qui n’ont pas été scannés.
Un Bip de fin et l’assistant vocal, s’il est activé, vous avertissent de la fin de l’inventaire.
Une boîte de dialogue vous confirme la fin de l’inventaire et vous informe qu’un nouveau classeur
vient d’être généré par GSE et qui contient le détail de l’inventaire effectué.
Cette feuille récapitule la quantité pour chaque article scanné et compare ce nombre avec le
nombre d’article référencé dans la Base de GSE.
 S’il y a plus d’articles référencés dans la Base de GSE que dans le stock réel, l’écart calculé
s’affiche sur un fond ROUGE.
 S’il y a plus d’articles dans le stock réel que dans la Base de GSE, l’écart calculé s’affiche
sur un fond ORANGE.
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Utiliser le tableau de référence des codes-barres
Le « Tableau de Référence des Codes-Barres » est livré avec « le Pack de Gestion Premium »
ou avec, en cas d’achat de ce Manuel, sur le site d’xlExe.com.
Lien d’achat du Pack de Gestion : http://xlexe.com/gse/test.html
Copie du Tableau de Référence
Le Tableau de Référence est livré en format PDF sur une clé USB fournie dans le Pack ainsi qu’un
exemplaire plastifié pour être utilisé rapidement avec le lecteur de codes-barres en Wifi.
Ce Tableau vous permet de piloter GSE à l’aide de codes-barres que vous scannez avec votre
lecteur.
Vous pouvez, en autre :
 Démarrer l’Inventaire Intégral
 Arrêter l’Inventaire Intégral
 Annuler la dernière quantité renseignée
 Supprimer le dernier article de la liste de l’Inventaire
 Activer ou désactiver l’assistant vocal de GSE
 Activer ou désactiver le nom des Produits scannés qui sont enregistrés dans GSE
 Faire énumérer à l’assistant vocal l’action en cours
Ce Tableau vous permet surtout de désigner à distance la quantité d’articles présents dans votre
stock.
Ex : vous avez 1356 flacons de shampoing dans votre stock.
Pour éviter de scanner les 1356 flacons individuellement, ou de revenir saisir la quantité sur votre
clavier d’ordinateur, il suffit d’utiliser le Tableau de Référence.
Vous scannez simplement le nombre de code-barres nécessaire sur le Tableau :
Le code-barres qui représente 1000
Le code-barres qui représente
6
Puis, vous scannez votre article.
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GSE a d’abord effectué le cumul des codes-barres scannés sur le Tableau, qu’il reconnait comme
des quantités préenregistrées dans sa mémoire, puis enregistre le code-barres de votre produit.
NB : peu importe l’ordre des codes-barres scannés, GSE effectue automatiquement l’addition.
Vous auriez fait un scan des codes-barres suivant :
3
3
Tant que le total des scans correspond à votre quantité désirée (ici 1356), le résultat est bon !
Annuler ou supprimer un scan
Si vous vous êtes trompé dans le cumul des scans, il vous suffit de scanner le code-barres
« Annuler le dernier Scan » sur le Tableau. Mais par sécurité, GSE va alors afficher une demande
de confirmation qu’il faudra venir valider sur votre ordinateur.
Si vous avez scanné un article et que vous désirez le supprimer. Vous pourrez uniquement
supprimer l’article présent sur la dernière ligne de l’inventaire.
Si votre article se trouve au milieu de la liste, vous ne pourrez plus le supprimer avec le lecteur, il
faudra le supprimer manuellement.
Modification Manuelle en cours d’Inventaire Intégral
Vous pouvez modifier manuellement les données transmises à GSE au cours de l’Inventaire.
Si vous vous êtes trompé sur les quantités, vous pouvez les modifier manuellement.
Si vous voulez supprimer un article, vous pouvez supprimer la ligne entière de l’article.
Il y a une règle importante à respecter pour que votre Inventaire reste juste :
Après une modification manuelle, il faut IMPERATIVEMENT vérifier que pour le prochain
article scanné, la cellule active sur la feuille d’Excel soit située juste en dessous de la dernière
ligne de la liste de l’Inventaire et en colonne A !
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Gérer la commande vocale lors d’un scan
Vous pouvez, à tout moment pendant l’inventaire, activer ou désactiver l’aide vocale d’Excel en
scannant le code-barres « Activer ou désactiver l’aide vocale ».
Par défaut GSE énumère le nom du Produit scanné s’il est enregistré dans sa base de données.
Cette option est pratique pour vérifier la validité des produits scannés, mais ralentit le déroulement
de l’inventaire. Vous pouvez désactiver cette fonction, tout en gardant l’aide vocale, en scannant le
code-barres « Enumérer ou pas le nom des Produits ».
L’assistant vocal d’Excel
Si vous avez installé Office Excel avec l’installation par défaut, l’assistant vocal est alors présent
sur votre version d’Excel. GSE utilise automatiquement l’assistant vocale à l’aide de VBA, vous
n’avez donc pas de manipulation particulière à effectuer.
Il se peut que l’assistant vocal soit en Anglais si vous possédez une version d’Office avec un
« patch de langue ».
Vous pouvez néanmoins régler la langue utilisée par les applications Offices en cliquant sur
« Préférences linguistiques d’Office 20.. » dans le menu démarrer de Windows.
Régler les préférences linguistiques
NB : Pour le moment, à la version 1.4.0 de GSE, l’aide vocale pour l’Inventaire Intégral est
uniquement configurée pour la langue Française. Aucune traduction n’est pour le moment
possible.
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XIV - Gérer les visuels (A / SA)
Comment importer l’image d’un article ?
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image vide
Cette fenêtre apparaîtra :
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.
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel »
, GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de Windows
qui va vous permettre de rechercher une image de votre Produit que vous aurez sélectionnée sur
votre disque dur.
NB : seuls les formats .gif, .bmp et .jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en
charge nativement le .png !
Import Automatique :
Si vous gérez une bibliothèque, GSE va utiliser L’ISBN du livre qui lui est transmis par le codebarres.
L’ISBN est un numéro international normalisé permettant l’identification d’un livre dans une édition
donnée. Selon le décret n° 81-1068, du 3 décembre 1981, pris pour l’application de la loi relative au prix
du livre, ce numéro doit figurer sur tous les exemplaires d’une même œuvre dans une même édition.
Il a été conçu pour simplifier le traitement des livres en ordinateur : les libraires peuvent passer des
commandes standardisées, les distributeurs ont le même code pour traiter les commandes, et les
retours. Les différentes opérations de gestion dans les bibliothèques et centres de documentation sont
facilitées. Par ailleurs, le caractère international de cette numérotation constitue, à l’étranger également,
une référence unique pour tous les professionnels du livre.
Le numéro ISBN comporte 13 chiffres à ce jour répartis en 5 segments : le premier étant un préfixe
appliqué au produit livre (978 ou 979), le deuxième identifiant la zone linguistique (2 pour les pays
francophones), le troisième l’éditeur, le quatrième un livre précis dans la production de l’éditeur, le
cinquième est un chiffre de contrôle.
En France, l’Agence francophone pour la numérotation internationale du livre vous attribuera un indicatif
ISBN. Une fois attribué, un ISBN ne doit jamais être utilisé de nouveau, même si le titre auquel il a été
initialement attribué est épuisé depuis longtemps.
Source : http://www.afnil.org/default.asp?Info=2
Si vous avez renseigné un code-barres
GSE fera apparaître l’option « Recherche d’images
d’articles sur : », avec une liste de sites Internet connus.
En sélectionnant un site
, puis en cliquant sur « Recherche GSE »
, GSE va alors se
connecter par Internet sur le site sélectionné, ″en demandant″ au site les informations
correspondantes à l’ISBN du livre.
Après avoir importé toutes les images que lui propose le site interrogé, GSE importe les images
dont VBA supporte le format, et vous affiche le résultat dans cette fenêtre dans laquelle il vous
suffit de cliquer sur l’image désirée pour l’associer à votre Produit :
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26/02/2015
Où sont stockées les images des Produits :
Toutes les images importées manuellement ou automatiquement par GSE ne sont pas intégrées
dans le fichier Excel de GSE.
Toutes les images des Produits, des Clients ou des Fournisseurs sont stockées dans un dossier
externe à GSE appelé « GSE-Pictures ».
Lors de l’importation de votre 1ère image, si GSE ne trouve pas le dossier « GSE-Pictures », GSE
vous prévient qu’il va le créer au même endroit où se trouve le fichier Excel de GSE.
NB : Si vous déplacez le fichier Excel de GSE sur votre disque, vous devrez déplacer
également le fichier « GSE-Pictures » au même endroit, sinon vous n’aurez plus accès à vos
images !
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26/02/2015
Comment importer l’image d’un Client ou d’un Fournisseur ?
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image vide
.
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel »
, GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de Windows
qui va vous permettre de rechercher une image pour la Fiche de votre Client ou la Fiche de votre
Fournisseur que vous aurez sélectionnée sur votre disque dur.
Import Automatique :
Si vous cliquez sur le Bouton « Recherche GSE »
, GSE va alors se connecter à Internet à
l’adresse indiquée sur la Fiche du Client ou la Fiche du Fournisseur renseignée
et va récupérer
les images disponibles et compatibles sur le site indiqué.
Cliquez ensuite sur le Bouton « Modifier la Fiche »
effectuées.
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pour enregistrer les modifications
26/02/2015
XV – Gérer la Facturation (SA)
Comment personnaliser une Facture ?
Pour utiliser et personnaliser une Facture dans GSE, activer l’option dans les Paramètres de GSE
Ensuite, pour accéder au Modèle de Facture de GSE, cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre
principale de GSE :
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26/02/2015
GSE vous affiche alors le Modèle de Facture Unique utilisé.
Cliquez sur le Bouton « Information » et GSE vous affichera une fenêtre d’aide
.
INFORMATION IMPORTANTE :
NE MODIFIEZ EN AUCUN CAS LES CELLULES MARQUEES DE COULEUR ROUGE !
Point N°
:
GSE incrémente automatiquement le numéro de la facture à chaque Facture éditée à l’aide de la fenêtre
« Retrait » sur la fenêtre principale.
GSE indique la Date d’édition de la Facture, le jour de l’édition de la Facture.
Point N°
:
Le N° de client, son Nom, Adresse, Téléphone etc… sont récupérés par GSE lors du choix du client lors
du Retrait des Produits.
Point N°
:
Renseigner à cet endroit vos coordonnées personnelles.
Point N°
:
Laisser cet emplacement libre pour GSE !
GSE insérera automatiquement vos articles vendus et vos sorties de stock avec leur quantité respective
ainsi que leurs prix. (En cas de besoin, et après l’édition de la Facture, vous pourrez ajouter ou supprimer
des informations.)
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26/02/2015
En dehors du Total de la Facture, vous pouvez modifier le pied de page de votre Facture selon votre
convenance.
NB : N’hésitez pas à faire plusieurs essais avant de valider le format de votre Facture.
Astuce : enregistrer plusieurs fichiers du fichier Excel de GSE pour faire vos essais, et garder ainsi votre
fichier d’origine sans modifications aléatoires.
Vous pouvez modifier votre facture selon la charte graphique de votre entreprise.
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26/02/2015
Comment insérer votre Logo dans votre Facture ?
Pour modifier le logo sur le modèle de votre Facture et sur la fenêtre principale de GSE, allez dans
les paramètres de GSE et cliquez sur l’image
pour désigner l’image de votre logo.
Pour que votre logo soit affiché sur votre facture vous devez activer l’option dans les paramètres de
GSE
.
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26/02/2015
Gérer la TVA et les Frais de Port
Pour l’utilisation de la TVA et des Frais de port dans GSE, il faut activer individuellement chacune
de ces options dans les paramètres de GSE.
Activer la TVA
La TVA sera utilisée pour le calcul des produits durant l’édition de votre Facture.
Vous pouvez attribuer une TVA différente pour chaque Produit lors de sa création dans GSE dans
la fenêtre « AJOUT » et la modifier à tout moment dans la fenêtre « MODIFICATION ».
Activer les Frais de port
Les Frais de port sont renseignés par clients dans GSE.
Sur chaque Fiche client vous pouvez renseigner jusqu’à 3 frais de port différents.
La sélection des Frais de port s’effectue sur la fenêtre de sortie des Produits si l’option « Editer une
facture est cochée ».
NB : En cas de besoin de TVA différentes pour un même Produit, vous pouvez recréer un Nouveau
Produit dans GSE, avec une nouvelle Référence, et lui appliquer le nouveau taux de TVA.
Note : Vous pouvez modifier la TVA ou les Frais de port avant l’impression de votre Facture.
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26/02/2015
XVI – Les Erreurs (SA)
Comment gérer les erreurs du logiciel ?
En cas de bugs et d’erreurs dans le logiciel, GSE affichera un message par défaut et bloquera le
programme.
Lors d’une erreur rencontrée par l’utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser le message
d’erreur (pour vos employés par exemple).
Vous pouvez afficher le nom
et le numéro de téléphone
de la personne à contacter en cas
d’erreur.
Il est conseillé de forcer GSE à s’arrêter si une erreur critique se présente
. Si cette option est
désactivée dans GSE, en cas d’erreur GSE continuera de fonctionner à vos risques et périls !
Il est conseillé de laisser GSE enregistrer tous les messages d’erreurs rencontrés
faciliter la recherche d’une solution dans le code source de GSE.
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afin de
26/02/2015
XVII - Garder un Historique des Actions effectuées (SA)
Comment garder un historique de toutes les actions effectuées dans le logiciel ?
Si vous voulez enregistrer toutes les actions effectuées dans GSE, les accès, les modifications, les
ajouts, les retraits effectués par les utilisateurs, vous devez activer l’option « Enregistrer un
historique de toutes les actions »
dans les paramètres de GSE.
GSE enregistrera alors toutes les actions effectuées sur une feuille spécifique.
Pour accéder à cette feuille, il faut se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le
bouton « Historique » sur la fenêtre principale de GSE :
Capture d’écran d’un historique des actions effectuées dans GSE
NB : Après un certain nombre d’utilisations de GSE, les données enregistrées sur la feuille Historique
peuvent-être conséquentes, et augmenter la taille de votre fichier Excel. Il est préférable de sauvegarder
votre historique sur un autre classeur ou d’effacer les données inutiles pour optimiser de GSE.
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XVIII – Comment modifier, importer ou supprimer une langue dans le logiciel ? (SA)
Importer une langue
GSE peut contenir les données de 15 langues différentes.
Pour corriger ou modifier une langue existante, ou pour ajouter une nouvelle langue, il faut accéder
à la feuille nommée « Traduction » dans GSE.
Connectez-vous en Mode Super-Administrateur, et affichez toutes les feuilles du classeur :
Faîtes un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
Accéder à la feuille « Traductions ».
Si Excel ne vous affiche pas les onglets des feuilles du classeur après avoir cliqué sur l’icône cidessus, vous pouvez aller dans les options d’Excel pour les afficher.
Allez dans les options d’Excel en cliquant sur le menu Fichier/Options/Options avancées, accéder
à la catégorie Options d’affichage du classeur, puis cochez « Afficher les onglets du classeur ».
Cliquer sur le bouton OK pour valider et fermez la fenêtre option. (à partir d’Excel 2007)
Vous pouvez modifier ou corriger les traductions actuelles de GSE en changeant les cellules dans
les colonnes correspondantes.
Pour ajouter une langue, renseigner le nom de la langue en haut de la feuille, à la place d’une
cellule d’entête « Libre » , puis ajouter la traduction dans la colonne correspondante .
NB : Tous les mots traduits de GSE, quelle que soit la langue, doivent être traduits sur la même
ligne, sans quoi, vous n’aurez aucune correspondance cohérente !
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Traduire une langue dans GSE
Toutes les traductions actuelles de GSE sont traduites à l’aide de Google Traduction. Les
Traductions ne sont pas parfaites, mais elles donnent une base efficace pour traduction.
Exemple pour commencer une traduction :
Accéder à Google Traduction à cette adresse : https://translate.google.fr/
Copier l’ensemble de la colonne d’une traduction actuelle (le Français de préférence) et coller la
colonne, (ou moitié par moitié) dans la case gauche de Google Traduction
, choisissez la langue
désirée , puis cliquer sur Traduire
.
Activer votre langue dans GSE (cf. Modifier la langue de GSE)
NB : vérifier la qualité de votre Traduction en redémarrant GSE.
Il sera peut-être nécessaire de rajouter les majuscules ou de modifier les traductions suivantes les
emplacements (pour une meilleure compréhension ou pour adapter la taille du texte dans les Labels
de GSE).
X- Modifier la langue de GSE
Vous pouvez modifier la langue utilisée dans GSE par l’une des langues déjà configurée dans GSE
ou vous pouvez importer votre propre langue. (cf. Comment modifier, importer ou supprimer
une langue dans le logiciel ?).
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Pour activer une langue enregistrée dans GSE, rendez-vous dans les paramètres de GSE :
Sélectionner l’une des langues configurées dans GSE dans la liste déroulante
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XIX – Comment tenir le logiciel à jour ? (SA)
2 options présentes dans les paramètres de GSE vous permettent de vérifier les mises à jour
disponibles de GSE.
1ère option :
Dans l’onglet n°5 des Paramètres de GSE, activer la vérification des mises à jours à l’ouverture de
GSE
(cf. capture écran ci-dessus dans Modifier la langue de GSE).
NB : GSE se connectera alors sur le site www.xlExe.com pour vérifier si une nouvelle version est
disponible. GSE se connectera à sa 1ère ouverture de la journée en cours, puis une seule fois par
jour les jours suivants.
2ème option :
Vous pouvez vérifier manuellement si une mise à jour de GSE est disponible en vous rendant dans
l’onglet n°7 des paramètres de GSE :
Cliquez sur le bouton
pour vérifier si votre
version de GSE est à jour
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XX - Comment supprimer la Base de données du logiciel ? (SA)
Vous pouvez supprimer la Base de données complète de GSE en une fois.
Cette option peut être utile si vous téléchargez une mise à jour de GSE et si vous voulez supprimer
la Base de données d’exemple.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre principale
de GSE :
Cliquez sur le bouton « Supprimer Toutes les données de GSE »
NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement votre Base de données contenant vos
Produits, vos mouvements d’entrées et de sorties de votre stock, la liste de vos Fournisseurs,
de vos Clients, et l’historique des actions éventuellement enregistrées !
 Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette fonctionnalité !
(cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
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XXI - Comment effectuer une sauvegarde automatique de la Base de données ? (SA)
Vous pouvez paramétrer GSE pour effectuer une sauvegarde automatique de la Base de données.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la fenêtre
principale de GSE :
Paramêtrer GSE pour une sauvegarde automatique de la Base de données
Procédure pour programmer une sauvegarde automatique :
Activer l’option de sauvegarde
Désigner l’emplacement de vos sauvegardes automatiques
(NB : l’emplacement doit-être de préférence sur un autre disque que celui où se trouve GSE.)
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Cette option permet de programmer une sauvegarde de la Base de données à chaque
fermeture de GSE.
Cette option permet de programmer GSE pour qu’il effectue une sauvegarde de la Base de
données à partir d’une heure prédéfinie.
(NB : GSE effectuera une sauvegarde chaque jour dès que l’heure prédéfinie sera dépassée, et
qu’une action sera effectuée dans GSE.)
Vous pouvez effectuer une sauvegarde de votre Base de données à tout moment en cliquant
sur le bouton de sauvegarde disponible sur l’accueil après activation de cette option.
Bouton de sauvegarde
Cette option vous permet de vérifier que votre Base de données est correctement
enregistrée, sans erreurs. (NB : Le temps de sauvegarde sera allongé.)
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XXII – Comment supprimer l’historique des Entrées et Sorties du logiciel ?
Vous pouvez supprimer uniquement les Entrées et les sorties de GSE en une fois.
Cette option peut être utile si votre fichier Excel devient imposant en taille et commence à souffrir
de lenteur d’exécution.
de GSE :
Cliquez sur le bouton « Supprimer les Entrées et Sorties UNIQUEMENT »
.
NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement vos mouvements d’entrées et de sorties
de votre Base de données !
 Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette fonctionnalité !
(cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
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XXIII – Comment importer des données externes dans GSE ?
Vous pouvez importer des données (sorties de produits d’une caisse enregistreuse par exemple)
dans GSE de façon automatique.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la fenêtre
principale de GSE :
Activer l’importation automatique des données à importer à chaque démarrage de GSE.
Sélectionner le logiciel d’où viennent les données à importer.
(NB : le choix des logiciels est figé dans la programmation de GSE, vous ne pouvez pas ajouter,
supprimer ou modifier les logiciels proposés.)
Désigner l’emplacement par défaut où seront enregistrées les données à importer.
(NB : les données doivent-être stockées dans un classeur Excel.)
Importer des données externes directement en appuyant sur ce bouton. (User de précaution !)
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XXIV – Comment tenter de réduire la taille du fichier Excel du logiciel ?
Avec le temps, et si vous modifier manuellement les feuilles du classeur de GSE, il peut arriver
que le fichier Excel de GSE augmente de taille de façon conséquente.
Lorsque vous supprimez des données d’une cellule, même si visuellement votre cellule est vide,
Excel garde en mémoire les mises en forme ou les formats personnalisés et augmente la taille de
sauvegarde de votre fichier.
de GSE :
Cliquez sur le bouton « Réduire la taille de votre fichier Excel »
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.
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XXV – Modifier le logiciel
Comment modifier le code du logiciel ?
Si vous êtes détenteur d’un Pack de gestion de GSE, vous bénéficiez du code d’accès aux codes
source de GSE.
Si vous connaissez le langage de programmation VBA, vous pouvez librement modifier le code de
GSE pour votre utilisation personnelle.
NB : Attention, si vous modifiez le code VBA de GSE, n’oubliez pas de prendre en compte le
fait que vos modifications ne seront probablement plus compatibles avec les futurs mises à
jour de GSE !
Pensez à créer des « Modules complémentaires » plutôt qu’une modification directe dans le
code VBA.
Quels sont les aides disponibles pour la programmation du logiciel ?
De nombreux sites Internet, Forums et livres spécialisés vous permettront de vous familiariser avec
le langage VBA.
VBA (Visual Basic for Application) est un langage universel et relativement facile à appréhender.
Ce qui fait la force principale du logiciel GSE et que vous pouvez le modifier et le rendre
entièrement compatible avec votre infrastructure existante !
En cas de problème ou de besoin spécifique dans votre programmation de GSE, vous pouvez
demander de l’aide sur le Forum d’entraide des utilisateurs de GSE à cette adresse :
http://www.xlexe.com/forum/viewforum.php?f=9
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XXVI - Licence et droits d’utilisation
Qu’elle est la portée de la licence Professionnelle de GSE ?
GSE est disponible GRATUITEMENT, et vous êtes libres d’utiliser notre logiciel pour un usage
personnel ou dans le cadre de votre entreprise !
Vous n’êtes pas autorisé à copier et diffuser le code VBA de GSE sans
notre accord explicite !
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XXVI - Définitions
VBA :
Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui est intégrée
dans toutes les applications de Microsoft Office, dans quelques autres applications Microsoft comme
Visio et au moins partiellement dans quelques autres applications comme AutoCAD, WordPerfect,
MicroStation, Solidworks ou encore ArcGIS. Il remplace et étend les capacités des langages macro
spécifiques aux plus anciennes applications comme le langage WordBasic intégré à une ancienne
version du logiciel Word, et peut être utilisé pour contrôler la quasi-totalité de l'IHM des applications
hôtes, ce qui inclut la possibilité de manipuler les fonctionnalités de l'interface utilisateur comme les
menus, les barres d'outils et le fait de pouvoir personnaliser les boîtes de dialogue et les formulaires
utilisateurs.
Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux langages
se ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code dans une application hôte Microsoft
Office (et non pas d'une application autonome, il requiert donc une licence de la suite bureautique
Microsoft). Il peut cependant être utilisé pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple,
créer automatiquement un document Word à partir de données Excel).
Le code ainsi exécuté est stocké dans des instances de documents, on l'appelle également macros.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_for_Applications
DATES DE PEREMPTION :
Dans GSE le terme Date de péremption correspond, soit à la date limite de consommation (DLC), soit à
la date limite d'utilisation optimale (DLUO).
DLC :
La date limite de consommation (DLC), ou date de péremption, est une date figurant sur les denrées
alimentaires microbiologiquement périssables susceptibles, après une courte période, de présenter un
danger immédiat pour la santé humaine. Elle est déterminée par le producteur, sauf pour quelques
produits pour lesquels elle est fixée par la réglementation. Elle n'est valable que si les denrées ont été
conservées à une température inférieure ou égale à celle indiquée sur l'emballage. Elle est obligatoire
pour les denrées rapidement périssables, lait frais, yaourts, viande en barquette, charcuterie fraîche,
plats cuisinés frais, ...
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_de_consommation
DLUO :
La date limite d'utilisation optimale (DLUO) est une date indiquée sur l'emballage de certaines
denrées au-delà de laquelle leurs qualités organoleptiques et nutritionnelles ne sont plus garanties : elles
risquent d'avoir moins de goût, moins de vitamines, une consistance différente, sans pour autant
constituer un danger pour la santé. Les denrées concernées sont les produits d'épicerie, le café, les
conserves, les produits surgelés, les biscuits secs, les boissons, etc. Leur vente au-delà de la date limite
d'utilisation optimale n'est pas interdite.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_d%27utilisation_optimale
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NUMERO DE LOT :
D'après le projet de règlement sur les critères microbiologiques applicables aux denrées alimentaires, un
Lot s’entend comme un groupe ou une série de produits identifiables obtenus par un processus donné
dans des conditions pratiquement identiques et produits dans un endroit donné et au cours d'une période
de production déterminée"
Décret exécutif n° 13-378 du 9 novembre 2013
BON DE LIVRAISON :
Le Bon de Livraison est un document, établi par le fournisseur à la préparation de la livraison, qui
accompagne la marchandise et est remis à l'acheteur, par le livreur, à la délivrance de la marchandise.
Il comporte les informations essentielles sur l'envoi : date de livraison, nom du client, adresse de livraison
et détail des marchandises livrées (nature, référence, quantité).
Il est généralement établi en deux exemplaires, l'un conservé par le client, l'autre servant de bon de
réception.
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Gestion de Stock sous Excel (GSE)

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