VADE-MECUM FRAIS DE DEPLACEMENTS TEMPORAIRES

VADE-MECUM
FRAIS DE DEPLACEMENTS TEMPORAIRES
Frais de déplacements temporaires - VADE-MECUM
SOMMAIRE
I – CADRE GENERAL
1 - Textes réglementaires applicables à la parution du vade-mecum …………………………. Page 3
2 – Textes remplacés par le vade-mecum ……………………………………………............... Page 3
3 – Définitions ………………………………………………………………………………… Page 4
4 – L’ordre de mission …………………………………………………………………..…….. Page 5
5 – Les principes d’indemnisation ……………………………………………………….......... Page 6
II - LES DEPLACEMENTS
1 – Les déplacements par voie aérienne ……………………………………………………… Page 7
2 – Les déplacements par voie terrestre ……………………………………………………… Page 11
III – CONTACTS
IV – ACCES AUX APPLICATIONS
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Frais de déplacements temporaires - VADE-MECUM
LES DEPLACEMENTS TEMPORAIRES
I - CADRE GENERAL
1 - Textes réglementaires demeurant applicables à la parution du vade-mecum
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décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et modalités de règlement des frais
occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat
arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l’article 3 du décret n° 2006781 du 3 juillet 2006
arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°
2006-781 du 3 juillet 2006
arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n°
2006-781 du 3 juillet 2006 modifié
circulaire n° 2006-175 du 9 novembre 2006 parue au B.O. n° 42 du 16 novembre 2006 portant
règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat
arrêté du 26 août 2008 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités
kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les
modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de
l’Etat
arrêté du 26 novembre 2008 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de
mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-78 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les
modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils
de l’Etat
note de service n° 2009-120 du 7 septembre 2009 parue au B.O. n° 33 du 10 septembre 2009 relative
à l’indemnisation des frais occasionnés par les voyages de congés bonifiés, les déplacements
temporaires et les changements de résidence en métropole et outre-mer
arrêté du 3 juin 2010 pris en application de l’article 7 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant
des règles dérogatoires pour l’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires à
la charge des services de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
circulaire n° 2010-134 du 3 août 2010 parue au B.O. n° 42 du 16 novembre 2006 portant règlement
des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat
arrêtés du 31 janvier 2011 et du 5 mars 2012 fixant des règles dérogatoires pour l'indemnisation des
frais d'hébergement engagés à l'occasion des déplacements temporaires effectués, pour le premier, par
les recteurs et les membres des inspections générales, et pour le second, par les inspecteurs de
l'éducation nationale et les inspecteurs d'académie – inspecteurs pédagogiques régionaux
note ministérielle du 12 juillet 2012 explicitant les arrêtés du 31 janvier 2011 et du 5 mars 2012
2 – Textes remplacés par le vade-mecum
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note rectorale du 1er février 2011 « Eléments de cadrage des déplacements aériens des personnels »
circulaire rectorale du 12 juin 2012 : frais de déplacements année 2012-2013
règles relatives aux déplacements par voie aérienne figurant sur les dossiers de « DEMANDES DE
REQUISITION DE PASSAGE»
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3 – Définitions
 Mission
L’agent en mission se déplace, pour les besoins du service, hors de son académie vers la métropole,
un autre DOM, un pays étranger ou inversement.
 Tournée
L’agent en tournée se trouve en service outre-mer et se déplace à l’intérieur de sa collectivité
d’affectation (déplacements intra académiques), mais hors de sa résidence administrative et hors de la
résidence familiale.
 Résidence administrative
Elle est le « territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté ou l’école où
il effectue sa scolarité »
 Résidence familiale
Elle est « le territoire de la commune où se situe le domicile de l’agent »
 Commune
Constitue une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par
des moyens de transports publics de voyageurs.
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4 – L’ordre de mission
 Qui établit et signe l'ordre de mission ?
Le recteur ou l'autorité déléguée.
 A quoi sert l’ordre de mission ?
Il présente un double intérêt pour l’agent :
 sur un plan administratif et juridique : il le couvre au regard de la législation sur les accidents de
travail. Pour cette raison, ce document doit être impérativement fourni avant le départ de
l’agent.
 sur le plan financier, il lui permet, dans le cadre de la réglementation, d’être remboursé des frais
d’hébergement engagés, sous réserve de la présentation des pièces justificatives nécessaires.
 Que doit contenir le document « ordre de mission » ?
L’ordre de mission doit préciser tous les éléments nécessaires à la détermination des
conditions matérielles du déplacement et des droits de l'agent :
 Déroulement de la mission :
- Lieu de départ : résidence administrative ou résidence familiale. Le choix entre les
deux résidences est fait par l’administration au vu du déplacement effectif de
l’agent (horaire de départ), conformément à l’article 2 de la circulaire n° 2006-175
du 9 novembre 2006.
- Lieu de la mission
- Date et heure de la mission
 Motif de la mission et autres renseignements :
- Le motif doit être précis,
- Les frais pris en charge par le rectorat sont clairement indiqués,
- Les moyens de transport utilisés sont précisés :
Règle générale :
* pour les missions en métropole, à l’étranger et dans les DOM-TOM : voie
aérienne la plus directe et la plus économique et transport en commun (2e classe
pour le train)
* pour les missions intra académiques : véhicule personnel et transport en commun
Précisions sur les déplacements en véhicules :
* Véhicule personnel (V.P.):
Les agents peuvent être autorisés à utiliser leur véhicule personnel pour les
besoins du service.
* Taxi ou véhicule de location :
Le remboursement de ces moyens de déplacement peut être autorisé, à titre
exceptionnel, par le chef de service sur de courtes distances, au vu des pièces
justificatives et des motifs suivants :
 en cas d’absence permanente ou occasionnelle de transport en commun,
 lorsqu’il y a obligation attestée de transporter du matériel fragile, lourd ou
encombrant,
 utilisation collective moins onéreuse que l’utilisation des transports en commun.
* Frais d'utilisation de parcs de stationnement :
Le remboursement peut être autorisé seulement dans le cas suivant :
- le véhicule personnel stationne à proximité d’une gare ou d’un aéroport,
- la mission ne dépasse pas 72 heures.
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– Principes d’indemnisation
 Prise en charge des frais
- de transport en commun : sur production des justificatifs de paiement
- de repas : remboursement forfaitaire et plafonné
- d’hébergement : remboursement forfaitaire (sur production des justificatifs de
paiement) ne pouvant dépasser la somme effectivement engagée par l’agent.
 Les plages horaires
La durée de la mission est déterminée en fonction de :
- l’heure de départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale,
- l’heure de retour à la résidence administrative ou à la résidence personnelle
Un délai forfaitaire d’une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l’heure de
départ et après l’heure de retour. Cette heure correspond au temps accordé à l’agent pour
rejoindre le lieu où il doit emprunter un moyen de transport en commun et inversement.
L’agent bénéficie d’une indemnité forfaitaire lorsqu’il se trouve en déplacement pendant la
totalité de la période comprise entre :
-11 et 14 heures pour le repas du midi et entre 18 et 21 heures pour le repas du soir,
- 0 et 5 heures pour la nuitée (hébergement et petit-déjeuner)
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