Note d`intention

Le contexte
Notre client
Dans le cadre des projets tuteurés du département MMI, notre client, Monsieur Grégory
Houzet, directeur des études du département, demande à l’agence étudiante VOXEL
d’organiser un événement. Il est enseignant chercheur dans les sciences physiques appliquées.
Il nous a confié la tâche d’organiser une LAN/Rétrogaming, un projet inédit dans l’aile MMI.
Il est passionné de jeu vidéo et plus particulièrement de jeux « rétro ».
Les motivations
M. Houzet souhaite ouvrir son événement à toute l’université afin de faire découvrir à notre
génération d’anciens jeux vidéo, mais également pour venir passer un bon moment, de
convivialité, de partage et de plaisir.
En plus de l’aspect rétro, la journée sera constituée d’un temps de compétition sur des jeux
plus modernes.
Definition du
sujet
Problématique : Comment promouvoir et attirer l’attention sur
un nouvel événement de jeux retro au sein de l’université ?
Nous travaillons sur un événement inédit.
Le succès de l’événement repose sur la participation du public. Pour arriver à
toucher notre cible, qui sont les étudiants de l’université de Savoie Technolac, il
nous faut un plan de communication efficace.
Pour cela, nous allons mettre en place affiches, kakémonos, serviettes en papier,
teaser et autres flyer, sur tout le campus. Il est primordial que les étudiants
gardent notre image en tête.
Nos objectifs :
Il n’y a rien de plus difficile que de faire sortir les gens de chez eux.. surtout les
étudiants !
Pour cela, nous avons choisi une salle au centre du campus, et l’événement se
déroulera un jeudi après-midi, jusque dans la soirée.
Nous avons comme objectif d’attirer le plus de personnes possibles, dans la limite
de la capacité de la salle. Le public devra être composé de MMI, d’étudiants
extérieurs à la formation mais également certains étudiant hors de l’IUT.
Presentation de
l’agence
L’agence VOXEL est une agence composée de 15 étudiants en MMI.
L’équipe s’occupant du projet est composée de 9 personnes :
-Matthieu de Carvalho Chef de l’agence VOXEL
capacités en communication
-Guilhem Hoblea est responsable du projet gaMMIng Fest
capacités en montage, graphisme, tournage
-Aurélie Mazzilli secrétaire et chargée de communication
capacités de planification, d’organisation
-Valentin Chauvin graphiste
capacités de graphisme : affiches, flyer …
-Tiffany Auphan responsable du blog
capacité d’adaptation dans tout les rôles
-Sulyvan Batt responsable conception du site internet
capacités de codage, et connaissances solides en jeux vidéos
-Cécile Godin responsable contenu du site internet
capacités en codage et rédaction
-Mathieu Large notion de graphismes, notions de code, communication
-Dylan Force réalisation du contenu multimédia
Description du
produit final
L’événement aura lieu le 18 Février 2016 à la salle EVE sur le campus du Bourget. Il y
aura plusieurs ambiances : un thème découverte du rétro gaming pour les
personnes peu sensibilisées aux jeux vidéo, une partie avec des jeux récents à
l’esthétique rétro et enfin, une partie compétition en équipe projetée sur grand
écran qui donnera lieu à une remise de prix.
Durant l’événement, nous ferons circuler un questionnaire dans le but d’établir des
statistiques (comment sont venus les gens, ce qu’ils ont préféré/moins aimé, ce
qu’il y aurait à modifier …) pour les prochaines éditions du projet.
Les risques et
contraintes
Humains
Manque de compétences  Trouver de l’aide à l’extérieur
Absence d’un membre le jour de l’événement  Trouver quelqu’un pour remplacer
Matériel
Panne d’électricité  groupe électrogène
Casse ou vol du matériel  prévoir un budget casse et des vigiles
Communication
Avec le client : Mauvaise compréhension de la demande du client  rendez-vous fréquents
Interne : Informations qui circulent mal  bonne gestion des outils de communication
Externe : Les gens ne viennent pas  Communication ciblée et efficace
Logistique
Transport du matériel  utiliser une grande voiture pour tout faire en une seule fois
Transport du public  mettre en évidence les lignes de bus, ou de transports en commun
Financiers
Pas de ressources financières  Trouver des partenaires
Organisation
Retards dans les échéance s  établissement d’un planning précis
Manque de compétences le jour J  s’entourer de personnes compétentes (mécénat de compétence)
Planning serré  prendre sur notre temps libre
Qualités des contenus
Jeux inintéressants  Questionnaire destiné aux étudiants pour qu’ils choisissent certains types de jeux
Manque de compétiteurs  communication spécifique aux compétiteurs