comptabilité des immobilisations

C O M P TA B I L I T É
DES
I M M O B I L I S AT I O N S
Aptitude aux performances grâce à une grande fonctionnalité
L'aptitude aux performances d'un logiciel est la clé de son succès. Il faut pouvoir
répondre de manière élégante aux exigences les plus simples comme les plus complexes de la comptabilité des immobilisations. Lors du développement de ce logiciel,
le défi résidait dans la réalisation d'une application d'une grande clarté et d'un
apprentissage rapide pour tous les utilisateurs, tout en apportant une fonctionnalité
élevée à la gestion des immobilisations.
Clarté et information
Dans de nombreuses entreprises, des immobilisations qui peuvent se monter à plusieurs millions sont aujourd'hui encore gérées de manière rudimentaire. Des informations d'une grande signification pour l'organe de contrôle ou pour des tiers ne peuvent être mises en lumière qu'à grande peine ou de manière imprécise. Le logiciel
ABACUS apporte son aide à la comptabilité des immobilisations en autorisant une
représentation parfaitement claire et globale des modifications des valeurs immobilisées. Les informations complémentaires que l'utilisateur peut définir librement dans
la base de données des immobilisations ouvrent la possibilité d'une utilisation du
système qui s'étend largement au-delà de l'aspect purement comptable pour atteindre la dimension d'un véritable système d'informations à disposition de tous les
départements de l'entreprise.
Une intégration sensée
La comptabilité des immobilisations est un module supplémentaire de la mosaïque
que constitue la solution globale de gestion d'entreprise développée par ABACUS. Par
une saisie directe des nouvelles acquisitions, des amortissements, des ventes de biens
immobilisés, etc., les données relatives à tous les secteurs sont constamment tenues
à jour.
3
ABACUS
EST
BEAUCOUP
PLUS
QU’UN
SIMPLE
LOGICIEL
Performant et
ABACUS a fait ses preuves en exploitation
La diversité de formation permet un appren-
éprouvé
quotidienne dans les secteurs les plus divers
tissage rapide, qui facilite le travail avec les
et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs
programmes.
Formation
possibilités d'application universelles et leurs
performances font des logiciels ABACUS des
Un développement permanent de nos pro-
Développements
instruments de travail dont l'utilisation est
duits assure à l'utilisateur la pérennité des
constants
aisée pour les petites entreprises comme
investissements consentis pour nos logiciels
pour les plus grandes gérant l’enregistre-
et pour la formation du personnel.
ment de plusieurs milliers d'immobilisations.
Les logiciels ABACUS sont recommandés et
ABACUS met à la disposition des utilisateurs
exploités par les plus grandes fiduciaires
sa propre ligne téléphonique qui leur assure
suisses et parmi les plus réputées.
une assistance rapide et compétente.
Intégration et
Les logiciels ABACUS constituent un systè-
Les partenaires distributeurs ABACUS possè-
Installation et
souplesse
me global complet qui répond parfaitement
dent une expérience de plusieurs années en
maintenance
aux besoins de l'entreprise moderne.
gestion d'entreprise ainsi que le savoir-faire
La constitution modulaire et la possibilité de
technique nécessaire à une installation et à
mise en œuvre des programmes ABACUS en
une maintenance parfaites de nos logiciels.
Hotline
tant que solution pour postes de travail
isolés aussi bien que dans des réseaux per-
Les revendeurs qualifiés ABACUS obtiennent
Partenaires
mettent en tout temps une extension
le statut d’un logo partenaire.
distributeurs
ultérieure de leur application.
Ils doivent suivre annuellement des cours
Customizing
Tous les champs de la base de données des
ABACUS, posséder un nombre minimum de
immobilisations peuvent être définis indivi-
spécialistes ABACUS et atteindre un certain
duellement, ce qui permet une adaptation
chiffre d’affaire avec les logiciels ABACUS.
optimale du logiciel aux besoins spécifiques
de l'exploitation.
Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une
aide sur toute la palette des logiciels ainsi
Les technologies les
Un seul click de la souris permet d’ouvrir un
plus modernes
Shop on-line directement depuis les logiciels
qu’une hotline permanente.
ABACUS gestion de commande ou facturation afin d’accéder au monde E-commerce :
échanger des transactions en XML avec les
partenaires commerciaux et réaliser ainsi un
marché B2B.
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D A V A N T A G E
L A
G E S T I O N
D E
T R A N S P A R E N C E
D E S
D A N S
I M M O B I L I S A T I O N S
Les points forts de la comptabilité
Fondamentalement, la comptabilité des
des immobilisations
immobilisations a été conçue pour l'enregi-
Intégration optimale aux autres pro-
strement des immobilisations corporelles.
grammes ABACUS
Son utilisation pour la gestion de titres ou
Gestion simple commandée par proces-
d'immeubles n'est pas prévue.
sus des données de base de la comptabilité
des immobilisations, grâce aux valeurs pro-
La structure de la comptabilité des immobi-
posées, aux fonctions de copie et aux muta-
lisations ABACUS est adaptée à celle des
tions globales
programmes ABACUS existants pour ce qui
Extraits spécifiques au secteur d'activités
concerne la manière de guider l'utilisateur
des immobilisations triées et sélectionnées
et la conception. On assure ainsi aux utilisa-
selon les classifications et les critères les plus
teurs ABACUS un apprentissage aisé et une
divers
mise en œuvre optimale de la comptabilité
Différentes possibilités d'évaluation sous
des immobilisations.
forme de sphères d’imputation telles que
par exemple la comptabilité financière, la
Les pages suivantes présentent en détail
fiscalité, la comptabilité analytique, le hol-
les possibilités multiples offertes par le logi-
ding etc. permettent la représentation des
ciel de comptabilité des immobilisations
actifs immobilisés dans la forme souhaitée,
ABACUS. Les modules de programmes
sans redondance de données
optionnels sont décrits de manière exhausti-
Traitements automatiques d'amortisse-
ve dans la partie complémentaire figurant
ments et comptabilisation directe dans la
en annexe à cette brochure.
comptabilité financière et la comptabilité
analytique ABACUS, ou par l'intermédiaire
Fiche technique / Configuration système
de pièces comptables dans des programmes
tiers
Mandants
Ecriture dans le journal de tous les mouSections
vements selon les principes de la révision
Respect des exigences du nouveau droit
Budgétisation
des actions (réserves latentes/reflet des
Données de base de l'interface ASCII
immobilisations)
Interface ASCII pour la transmission de
Générateur de rapports AbaView
données de base des immobilisations de et
vers des programmes tiers.
ABACUS Tool-Kit
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G
L
R
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Produits de tiers
Solutions
individuelles
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G
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T
C
I
I
Intranet
Internet
O
E
L
S
Systèmes de
gestion des temps
AbaShop
E-Commerce
Gestion
de commande /
achat / stocks
GPAO
Comptabilité
débiteurs
Comptabilité
financière/
analytique
Comptabilité
des créanciers
Immobilisations
Archivage
Gestion de projets
Ressources
humaines
Comptabilité
des salaires
Facturation
Contrôle
des débiteurs
Electronic Banking
Gestion
d’adresses
SalaireLight
CofiLight
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S
D
É
F
I
N
I
T
I
O
N
S
La comptabilité des im-
chaque trimestre (TVA), il est possible de
mobilisations ABACUS
définir des périodes différentes, par sphère
comprend les éléments
d'imputation, pour le calcul des amortis-
de base de données sui-
sements.
vants:
Données de base de
Catégories d'immobilisations
l'entreprise
Les catégories d'immobilisations rassem-
Genres de mouve-
blent les immobilisations de même nature,
ments
par exemple machines, véhicules, mobilier
Règles de calcul
de bureau, etc. qui, dans le cadre de la sai-
Sélections
sie de nouvelles immobilisations, de leur
amortissement, de leur comptabilisation
Le «customizing», c'est-à-dire l'adaptation
COFI, de leur affectation aux sections etc.,
des données de base aux besoins de l'ex-
doivent être traitées de la même manière.
ploitation, ne nécessite la définition que des
Chaque catégorie d'immobilisations com-
données de base de l'entreprise. Les genres
prend ses propres propositions de valeurs, si
de mouvements et les règles de calcul pour
bien que la saisie de nouvelles immobilisati-
les amortissements sont dans la plupart des
ons s'en trouve facilitée et plus sûre.
cas déjà entièrement définis.
Un groupe numérique peut être attribué à
Données de base de l'entreprise
chaque catégorie d'immobilisations. On
Sphères d’imputation
assure ainsi que les numéros des immobili-
Pour permettre la gestion des immobilisati-
sations d'une certaine catégorie sont bien
ons selon différents critères, plusieurs sphè-
attribués parmi ceux du groupe déterminé.
res d’imputation peuvent être mises à disposition selon la complexité de la comptabilité
Champs de soldes des immobilisations
des immobilisations.
Tous les mouvements sur les immobilisations, par exemple le coût d'acquisition,
Exemples de sphères d’imputation:
l'accroissement ou la diminution de valeur,
Sphère 1: comptabilité financière
les amortissements cumulés, ceux de l'an-
Sphère 2: comptabilité analytique
née en cours ou la valeur résiduelle peuvent
Sphère 3: fiscalité
être portés au journal pour chaque immobilisation. Les soldes peuvent être distingués
Du fait que la comptabilité analytique est
séparément par sphère d’imputation, par
normalement établie chaque mois, alors que
exercice, par mois ainsi que triés par soldes
la comptabilité financière est bouclée
au débit ou au crédit.
8
D
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F
I
N
I
T
I
O
N
S
Genres de mouvements
D'autres règles spéciales d'amortissements
Pour que les modifications de valeur et les
peuvent être définies librement par l'utilisa-
mouvements relatifs aux immobilisations
teur.
puissent être saisis dans la forme technique
correcte et en temps opportun, il est pos-
Valeur résiduelle
sible de définir librement des genres de
L'amortissement d'une immobilisation peut
mouvements (par exemple amortissements,
être effectué jusqu'à une valeur résiduelle
accroissements, ventes, etc.).
nulle ou jusqu'à une valeur pour mémoire
ou à une valeur de rebut déterminée. Cette
Par la saisie des genres de mouvements, la
valeur résiduelle peut être exprimée sous
comptabilisation dans les champs de soldes
forme d'un montant fixe ou à l'aide d'une
ainsi que dans la COFI/comptabilité analy-
formule. Dans la comptabilité analytique,
tique est commandée automatiquement.
l'amortissement peut par exemple intervenir
jusqu'à une valeur inférieure à zéro.
Règles de calcul
Les règles de calcul déterminent les genres
Répartition de l'amortissement en cours
d'amortissements les plus divers, ordinaires,
d'exercice annuel
extraordinaires ou en fonction du nombre
En général, la répartition de l'amortissement
d'unités.
se fait de manière équivalente sur les différentes périodes de l'exercice annuel. Pour
Méthodes d'amortissement
de nouvelles immobilisations, il est possible
Les règles d'amortissement les plus impor-
de déterminer si les amortissements doivent
tantes sont livrées par ABACUS:
être effectués proportionnellement à la péri-
- amortissement linéaire sur la base d'un
ode restante de l'exercice annuel ou par
pourcentage ou d'une durée de vie
amortissement direct.
- amortissement dégressif
- intérêts incorporables
Valeurs d'assurance et de rachat indexées
- amortissements sur le nombre d'unités
Pour le calcul des valeurs de rachat ou d'as-
- amortissement d'immobilisations en leasing
surance, des séries d'indices dépendants des
- etc.
années ou de l'âge peuvent être définis dans
une formule de calcul.
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P A R T I C U L A R I T É S
D E S
D É F I N I T I O N S
Customizing
Valeurs proposées
Par la définition libre de tous les champs de
Lors de la saisie de nouvelles immobili-
la base de données des immobilisations, ces
sations, le système propose des valeurs
champs peuvent être adaptés de manière
plausibles prises dans les données de base
optimale aux besoins de l'entreprise.
de l'entreprise, ce qui permet de simplifier
cette saisie.
Axe du temps
Amortissements
Les éléments importants comme les règles
Pour les amortissements basés sur une
d'amortissement et l'affectation aux comp-
valeur résiduelle déterminée, l'utilisateur
tes et aux sections sont enregistrés sur un
peut définir librement les règles applicables
axe du temps. Il est ainsi possible de définir
aux valeurs finales et résiduelles. Ainsi donc
des modifications dans l'affectation aux sec-
par exemple, les amortissements peuvent
tions à une date déterminée et d'établir les
être fixés à la valeur résiduelle zéro dans la
listes correspondantes avec une date de vali-
COFI, mais être calculés même à une valeur
dité par jour de référence.
négative dans la comptabilité analytique.
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D O N N É E S
D E
B A S E
D E S
I M M O B I L I S AT I O N S
D O N N É E S
D E
B A S E
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I M M O B I L I S A T I O N S
La base de données des
Sections
immobilisations
com-
Une table permet la répartition des immobi-
élé-
lisations, par des pourcentages fixes, sur 10
ments qui peuvent être
sections différentes au maximum. Par l'en-
enregistrés selon des
registrement de ces données sur l'axe du
exigences
temps, la ventilation sur d'autres sections
prend
plusieurs
correspon-
dant aux besoins indivi-
est possible en tout temps.
duels de chaque entreRépartition des immobilisations
prise:
Les éléments suivants permettent une répar-
Données standards de l'immobilisation
tition des immobilisations:
(numéro de l'immobilisation, désignation,
classification hiérarchique libre à 12
catégorie, date d'acquisition, etc.)
niveaux au maximum
Données étendues de l'immobilisation
catégories d'immobilisation (par exemple
avec définition libre des champs pour le tex-
immeubles, fraiseuses, ordinateurs, véhi-
te, la date et la valeur
cules)
10 sections différentes
type d'immobilisation (immobilisation
5 règles différentes d'amortissement
active, équipement en leasing, immobili-
pour chaque sphère d'imputation
sation budgétisée)
24 champs par immobilisation avec défi-
regroupement libre (par exemple lieu
nition libre des contenus de texte, de date
géographique)
et de valeur
comptes d'immobilisations
10 adresses liées à l'immobilisation
sections d'immobilisations
(assurance, fabricant, fournisseur, etc.)
utilisateurs
24 critères de sélection pour l'extraction
etc.
des informations de la base de données
Informations techniques et d'assurance
sous forme de champs définis librement
Grâce à ces possibilités multiples de réparti-
pour le montant, la date ou le texte
tions, les immobilisations peuvent pratiquement être représentées sous toutes les
Répartition en immobilisations principa-
structures et les séquences désirées. Cette
les et subsidiaires
classification peut se faire sur 12 niveaux au
maximum et permet de visualiser le miroir
des immobilisations ou les listes d'inventaires ou d'assurances.
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D O N N É E S
D E
B A S E
D E S
Immobilisations principales et subsidiaires
I M M O B I L I S A T I O N S
Immobilisations budgétisées
Cette fonction permet d'introduire une
Les immobilisations à acquérir dans le futur
immobilisation en plusieurs parties séparées
peuvent être saisies à l'avance avec l'accord
dans la base de données correspondante et
du responsable du budget. Cette procédure
de la gérer simultanément comme une
présente l'avantage d'englober les immobili-
immobilisation globale.
sations budgétisées dans les prévisions
d'amortissements au cours des phases de
Comptabilisation des mouvements
traitement automatique des amortissements
Les mouvements suivants sont saisis rapide-
déjà. Dès que les investissements pour les
ment et sûrement dans la base de données
immobilisations budgétisées sont libérés, les
à l'aide d'un dialogue guidant l'utilisateur:
comparaisons budgétaires deviennent possi-
- ajout en cours d'exercice
bles. Pour le controlling des investissements,
- ajout d'une immobilisation budgétisée
c'est là une aide appréciable dans la surveil-
- réactivation
lance des coûts des immobilisations bud-
- suppression (sortie du fichier) et ajout
gétisées.
partiels
- suppression (sortie du fichier) totale, liqui-
Immobilisations en leasing
dation, vente
Les immobilisations acquises en leasing
peuvent être traitées sur la base du procédé
Réactivation
du capital-lease. Tous les champs, genres de
La fonction de réactivation permet de saisir
mouvements et champs de soldes néces-
les valeurs des immobilisations dont la date
saires au traitement des immobilisations en
d'acquisition est antérieure au jour de
leasing sont définis de manière standard.
référence de l'introduction de la comptabilité des immobilisations.
Mutations globales
Dans la comptabilité des immobilisations, il
Vente d'une immobilisation
doit être possible d'apporter des modifica-
La saisie du prix de vente déclenche la
tions dans des champs individuels de la base
vente de l'immobilisation. Les coûts cumulés
de données, en raison des grandes quantités
des amortissements et de l'acquisition histo-
d'informations qu'elle contient. A l'aide des
rique sont automatiquement extournés dans
mutations globales sélectives et par champ,
la comptabilité des investissements.
les champs existants de la base de données
des immobilisations peuvent être contrôlés
ou simplement réadaptés.
13
PA R T I C U L A R I T É S D E S D O N N É E S D E B A S E D E S I M M O B I L I S AT I O N S
Copie d'immobilisations
Immobilisations sans solde
De nouvelles immobilisations peuvent être
En plus des immobilisations actives, il est
introduites rapidement et sûrement par la
possible de saisir ce que l'on nomme des
copie sélective de jeux de données de base
«immobilisations sans solde». Cette fonc-
d'immobilisations existantes (modèle), par
tion est destinée à l'introduction d'immobi-
exemple en cas d'acquisition d'immobilisa-
lisations de peu de valeur saisies unique-
tions de nature semblable.
ment pour raison d'inventaire et permet de
les gérer très simplement.
Listes par champs
Axe du temps
Pour garantir une saisie uniforme de champs
Les éléments importants de la base de
déterminés relatifs à des immobilisations,
données, tels que l'organisation des sec-
tels que le lieu ou le responsable par exem-
tions, les amortissements, les champs des
ple, des listes fixes des lieux ou des respons-
immobilisations, les données techniques et
ables peuvent être établies, ce qui assurera
d'assurance sont enregistrés sur l'axe du
l'uniformité de la saisie dans ces champs,
temps. Il est ainsi possible d'établir des listes
par la suppression de la saisie manuelle.
par date d’échéance, avec les sommes valorisées à cette date.
14
A M O R T I S S E M E N T S
A M O R T I S S E M E N T S
Amortissements
tique, ou être recalculé en raison de modifi-
automatiques
cations des valeurs. Chaque écriture peut
Sur la base des règles
être éclatée jusqu'à la présentation détaillée
d'amortissement
du mode de calcul de l'amortissement.
aux-
quelles les catégories
d'immobilisations ou les
Simulations
immobilisations
elles-
Les simulations d'amortissements ne sont
subor-
pas seulement nécessaires dans le cadre du
données, les écritures
bouclement annuel, mais également pour
sont générées automatiquement. Les amor-
l'établissement des prévisions pour les
tissements et les intérêts incorporables y
années suivantes. Pour cette raison, l'évolu-
figurent au premier plan. Les mêmes auto-
tion de la valeur des immobilisations peut
matismes peuvent être utilisés pour l'adap-
être planifiée. Il n'est pas rare également
tation de la valeur d'assurance ou de la
que des calculs parallèles soient jugés
valeur à neuf.
intéressants, par ex. en cas d’ajouts en cours
mêmes
sont
d’année, traités selon différents procédés
La passation des écritures des amortisse-
d'amortissement (linéaire, dégressif, amor-
ments intervient de manière distincte selon
tissements extraordinaires).
les différentes sphères d'imputation. Il en
De telles simulations peuvent être établies
ressort par exemple que les amortissements
de manière élégante grâce aux différentes
et les intérêts incorporables sont passés cha-
sphères d'imputation, à l'utilisation judi-
que mois dans la sphère d'imputation de la
cieuse de l'axe du temps sur les données de
comptabilité analytique, alors que les amor-
base et de mouvements et à la souplesse de
tissements inscrits au bilan sont passés
conception des traitements d'amortisse-
annuellement dans la sphère d'imputation
ments.
de la comptabilité financière.
Traitements de budgétisation
Un traitement d'amortissement établi une
Lors du calcul automatique des amortisse-
fois peut à volonté être traité manuellement
ments budgétisés, non seulement les immo-
jusqu'à son imputation définitive dans la
bilisations actives mais également les immo-
comptabilité financière / comptabilité analy-
bilisations budgétisées sont amorties.
16
A M O R T I S S E M E N T S
Par la distinction constante des valeurs des
Comptabilisation dans la COFI /
immobilisations selon les chiffres réels et
comptabilité analytique
budgétisés, il est possible de procéder à des
Le passage des écritures dans la comptabi-
comparaisons de budgets pour n'importe
lité financière / comptabilité analytique est
quelle année ou n'importe quelle sphère
réalisé séparément selon les différentes
d'imputation.
sphères d'imputation et les chiffres réels ou
budgétisés. Dans ce cas, un nombre indéfini
Amortissements manuels
de traitements d'amortissements d'une pé-
Les amortissements peuvent également être
riode déterminée peut être rassemblé et
comptabilisés manuellement. Les amortisse-
extrait dans un document comptable.
ments établis automatiquement peuvent
Les genres d'imputations suivants sont pos-
être adaptés manuellement aux exigences
sibles:
individuelles des utilisateurs.
Imputation directe dans la comptabilité
financière ou dans la comptabilité analy-
Genres de mouvements
tique ABACUS
Les mouvements particuliers tels que par
Imputation indirecte par l'intermédiaire
exemple les prestations réelles, les répara-
de fichiers ASCII au format ABACUS
tions, le leasing, etc. peuvent être compta-
Imputation manuelle au moyen de pièces
bilisés dans la comptabilité financière ou
comptables.
dans celle des immobilisations par le biais de
genres de mouvements supplémentaires,
Condensation, annulation
qui peuvent être définis librement.
Les mouvements de la comptabilité des
immobilisations peuvent être condensés à
Etablissement du journal
volonté lors de leur passage dans la COFI /
Toutes les écritures sont passées au journal.
comptabilité analytique. Les amortissements
Cette procédure permet de conserver la tra-
comptabilisés peuvent être extournés dans
ce intégrale de tous les mouvements portant
la comptabilité des immobilisations et/ou
sur les immobilisations, triés selon différents
dans la comptabilité financière au moyen de
critères, par exemple par immobilisation,
procédures d'extournes automatiques.
date, genre de mouvement, compte/CHPN
ou section etc.
17
P A R T I C U L A R I T É S
D E S
A M O R T I S S E M E N T S
Valeur de remplacement
Contrôle des montants amortis
Il existe un maximum de cinq règles de cal-
Les amortissements établis automatique-
culation par sphère d’imputation. On peut
ment peuvent être adaptés à une valeur
ainsi p.ex. effectuer la calculation automa-
cible. Ceci permet d’ajuster les montants
tique des amortissements incorporables, des
amortis au résultat de l’entreprise.
intérêts et des valeurs de remplacement
dans la sphère d’imputation de la comptabilité analytique.
Traitement de budget / spécial
Programme d'annulation
On peut utiliser des genres et des taux
Les traitements d'amortissement peuvent en
d’amortissements différents dans un traite-
tout temps être effacés ou extournés dans
ment de budget ou un traitement spécial,
un programme particulier, si bien que les
ce qui permet de déterminer des différences
erreurs provoquées par des données de base
par rapport aux amortissements utilisés
incomplètes peuvent être facilement corri-
habituellement ou par rapport aux intérêts
gées.
incorporables.
18
LISTES
D ' I M M O B I L I S AT I O N S
LISTES
D ' I M M O B I L I S AT I O N S
La comptabilité des im-
- listes triées par utilisateur
mobilisations ABACUS
- listes triées par lieu
apporte
- listes triées par responsable
le
soutien
nécessaire à l'établisse-
- listes triées par genre d'immobilisations
ment de rapports multi-
(activées, budgétisées ou en leasing, etc.)
ples par le biais de listes
- listes d'assurances contenant toutes les
d'immobilisations d'une
informations nécessaires à la compagnie
souplesse optimale.
d'assurance
L'utilisateur peut donc
- etc.
commander l'édition de toute une gamme
de listes standard et de listes dont il peut
Historique des immobilisations
définir librement le contenu et la présentati-
L'historique des immobilisations est le rap-
on.
port le plus important et le plus complet que
la comptabilité des immobilisations fournisse lors d'un bouclement annuel ou inter-
Listes prédéfinies
Les listes prédéfinies contiennent les infor-
médiaire. Il présente l'évolution des avoirs
mations essentielles de la base de données
immobilisés au cours de l'exercice annuel.
des immobilisations, sous différentes formes
de présentation et dont le contenu peut être
L'historique se présente de manière stan-
diversement sélectionné et trié.
dard selon le schéma suivant:
Valeur comptable initiale des coûts d'acquisition /
Listes personnalisées
fabrication
L'utilisateur peut définir librement la présentation et le contenu des listes personnalisées. Il fixe lui-même le contenu de chaque
+
Coût d’acquisition/fabrication des ajouts
–
Coût d’acquisition/fabrication des suppressions
(sorties)
colonne, de même que la séquence des
+/– Coût d’acquisition/fabrication des extournes
informations à l'intérieur des lignes. Il peut
=
donc établir par exemple les listes suivantes:
Valeur comptable finale des coûts
d'acquisition/fabrication
- listes triées par sections pour le contrôle
par leurs responsables
- listes triées par comptes du bilan pour la
réconciliation avec la comptabilité finan-
+
Réactivations en cours d'exercice
-
Amortissements cumulés
=
Valeur comptable à la fin de l'exercice
Amortissements au cours de l'exercice
cière
20
LISTES
D ' I M M O B I L I S AT I O N S
L'historique des immobilisations fournit des
immobilisations dans les différentes sphères
renseignements détaillés sur la valeur comp-
d'imputation
table au début ainsi que sur les ajouts et les
tique).
(COFI/comptabilité
analy-
suppressions (sorties du fichier) relatives aux
coûts d'acquisition et de fabrication, sur les
Axe du temps
amortissements cumulés et sur les amortis-
Par la gestion conséquente de l’axe du
sements effectués durant l'exercice annuel.
temps dans les données de base, différentes
La valeur finale correspond à la valeur
listes peuvent être établies selon la date
comptable des immobilisations.
d’échéance, présentant les sommes et éléments correspondants à l’axe du temps
Comparaisons budgétaires
choisi :
La distinction permanente des soldes immo-
Liste des immobilisations par section
bilisés en tant que valeurs réelles et valeurs
Liste des immobilisations par amortisse-
budgétisées permet l'établissement de listes
ment
comparatives claires par rapport aux bud-
Liste des immobilisations par fournisseur
gets. Il est donc possible d'évaluer de
manière sélective certaines immobilisations,
Exportation de données
par exemple les immobilisations bud-
Toutes les listes d'immobilisations peuvent
gétisées, etc.
être transférées directement à Microsoft
Word à l'aide de la fonction «drag & drop».
Etiquettes
Les listes de soldes peuvent être exportées
Des étiquettes de formes et de présentati-
directement vers Microsoft Excel via DDE. Le
ons diverses peuvent être imprimées pour
système supporte en outre les formats sui-
l'identification des immobilisations.
vants:
ASCII, séparé par virgule
Réserves latentes
DIF
La constitution et la dissolution de réserves
SYLK
latentes peuvent être présentées de manière
Lotus 1-2-3
détaillée par la comparaison des valeurs des
21
PARTICULARITÉS
DES
LISTES
D'IMMOBILISATIONS
Excel
Informations condensées
AbaVision relie la comptabilité des immobi-
Pour une meilleure vue d'ensemble des listes
lisations directement avec Excel. Ainsi il est
d'immobilisations, il est possible de con-
possible de les valoriser à tout moment et de
denser les informations à tous les niveaux de
les présenter sous forme graphique.
la classification libre ou sur la base d'une clé
de tri, pour ne montrer par exemple que le
total par catégorie d'immobilisations, par
compte du bilan ou par section etc.
Séquence définie par l'utilisateur
Sélection
La fonction «séquence définie par l'utili-
Des sélections peuvent être opérées parmi
sateur» permet l'établissement de listes
tous les champs de la base de données, puis
d'immobilisations triées sur la base de
enregistrées de manière centralisée. Tous les
l'ensemble des champs de données présents
rapports peuvent être limités aux données
dans la base de données, par exemple selon
sélectionnées.
les catégories d'immobilisations et/ou les
comptes de bilan.
22
P R O G R A M M E S
S Y S T È M E
P R O G R A M M E S
S Y S T È M E
Bouclement annuel
immobilisation dans les différentes sphères
La comptabilité des im-
d'imputation. On assure ainsi que chaque
mobilisations ABACUS
immobilisation à l'intérieur de la période
permet de traiter en
prescrite est correctement amortie.
parallèle le nombre désiré d'exercices annuels.
Programme d'annulation
La souplesse du pro-
La comptabilité des immobilisations offre
gramme dans le do-
pratiquement toutes les possibilités de cor-
maine des bouclements
rection. Si en revanche les données ont déjà
annuels est révélée principalement par les
été transférées dans la comptabilité finan-
fonctions suivantes:
cière, les écritures de la comptabilité des
Ouverture de nouveaux exercices annuels
immobilisations ne peuvent plus être modi-
pour la comptabilisation et / ou la budgé-
fiées sans précautions particulières. Dans ce
tisation
cas, un traitement d'extourne permet de
Report automatique de solde pour les
corriger les fautes graves par l'annulation
valeurs réelles et budgétisées
contrôlée de tout un passage en compte.
La durée des périodes des exercices annuels peut être modifiée
Contrôle de la consistance
Les soldes actuels de l'année précédente
des informations
peuvent être repris dans plusieurs exerci-
Le contrôle de la consistance vérifie et au
ces annuels ouverts
besoin corrige automatiquement dans la
base de données l'exactitude des saisies
Listes de révision
relatives aux sphères d'imputation.
Les listes de révision fournissent des indications complètes sur les amortissements par
24
P R O G R A M M E S
S Y S T È M E
Programmes de reconstitution
Programmes de mise à jour
Au cas où des données auraient été endom-
Les adaptations des fichiers aux nouvelles
magées suite à une panne de courant ou à
versions du logiciel sont assurées par un
une interruption du système, les program-
programme de mise à jour automatique.
mes de reconstitution sont dans la plupart
des cas en mesure de rétablir la consistance
Modèles
interne de ces données.
Les modèles constituent un moyen auxiliaire
efficace de garantir l'uniformité du repor-
Droits d'accès
ting. Dans chaque programme d'impression,
La plus grande attention doit être accordée
des listes peuvent être enregistrées con-
dans la comptabilité des immobilisations à
jointement avec leurs paramètres de présen-
la sécurité des définitions de la base de
tation, en tant que modèles. Cette méthode
données ainsi qu'à la confidentialité des
présente le grand avantage qu'une liste
informations. L'accès peut être limité à cer-
déterminée ne doit être établie qu'une
tains mandants ou à certaines rubriques des
seule fois, pour être ensuite reproduite à
menus.
volonté avec la même présentation, sur la
base du modèle.
Sauvegarde des données
Tous les modèles existant pour un certain
Grâce au programme de sauvegarde inté-
mandant peuvent être copiés pour être mis
gré, des copies de sécurité de l'ensemble
à la disposition des autres mandants de la
des données peuvent être aisément réa-
comptabilité des immobilisations.
lisées, puis réintroduites dans le système.
Dans la version client / serveur du logiciel, la
La création de ces modèles peut également
sauvegarde simultanée des données en
être soumise au contrôle des droits d’accès.
cours de travail est possible, si bien que l’actualité et l'intégrité de la sauvegarde des
données sont assurées.
25
PA R T I C U L A R I T É S
D E S
P R O G R A M M E S
S Y S T È M E
Programmes de reconstitution
Programmes de mise à jour
Par une reconstitution complète des don-
Les programmes de mise à jour adaptent
nées, les champs de soldes peuvent être
automatiquement les champs de la base de
adaptés sur la base des données du journal
données à la version actuelle du logiciel et
ou des définitions actuelles. Des erreurs de
garantissent la compatibilité des données de
définitions dans la base de données peuvent
base et des données de mouvements avec la
ainsi être rectifiées sans égard aux écritures
version installée.
déjà passées.
Gestion des utilisateurs
Internet
Une gestion des utilisateurs à plusieurs
Toutes les listes des immobilisations peuvent
niveaux permet de définir l’accès aux man-
être envoyées directement depuis l'aperçu
dants et programmes pour chaque utilisa-
des programmes par mail. Ainsi des renseig-
teur.
nements de la comptabilisation des immobilisations sont transmis rapidement et sans
papier aux personnes responsables.
26
FIC
HE
TE
CH
NI
QU
E
FICHE
T E C H N I Q U E / C O N F I G U R AT I O N
SYSTÈME
MINIMALE
Mandants
Mandants
Nombre maximum
9'999 mandants
Numéro de mandant
4 positions numériques
Désignation du mandant
30 positions alphanumériques
Immobilisations
Numéro de l'immobilisation
10 positions numériques
Numéro d'inventaire/match code
20 positions alphanumériques
Désignation abrégée
30 positions alphanumériques
Désignation complète
4 lignes à 30 positions alphanumériques
Sphères d'imputation
Numéro
1 position numérique
Désignation
30 positions alphanumériques
Catégorie d'immobilisations
Numéro
4 positions numériques
Désignation
30 positions alphanumériques
Regroupements
Genre d'immobilisation
4 positions numériques
Regroupements libres 1 et 2
4 positions numériques
Classification hiérarchique
9'999 classes à 12 niveaux au maximum
Champs de soldes
Numéro
4 positions numériques
Désignation
30 positions alphanumériques
Règles de calcul / amortissements
Numéro
3 positions numériques
Désignation
30 positions alphanumériques
A chaque immobilisation peuvent être assignées de manière fixe 5 règles de calcul (amortissements)
par sphère d'imputation.
Comptabilisations
Champs de soldes en monnaie de base
999'999'999'999.99 (12/2 positions)
Libellé de comptabilisation
2 lignes de 30 caractères chacune
Numéro de pièce comptable
6 positions alphanumériques
Code de comptabilisation
1 position alphanumérique
Traitements d'amortissements
Traitements d'amortissements par exercice
9'999
Plan comptable COFI ABACUS
Numéro de compte
11 positions numériques
Numéro de charges par nature
12 positions numériques
Désignation
40 positions alphanumériques
Sections
Numéro
8 positions
Désignation
30 positions alphanumériques
Configuration Système
Processeur
Pentium III ou IV
Système d’exploitation
Windows 2000 Prof. (Service Pack 2)
Windows NT 4.x (Service Pack 6a)
Windows XP Home / Professional
Réseaux
Windows NT Server 4.x (Service Pack 5)
Windows 2000 Server (Service Pack 2)
min. Internet Explorer Version 5.5
Pour les nouvelles versions de ses programmes, ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier
les exigences relatives au système et les valeurs mentionnées.
M
AN
DA
NT
S
O P T I O N
D E S
I M M O B I L I S A T I O N S :
M A N D A N T S
La version de base de la
Ouverture de données sur un autre disque
comptabilité des immo-
Lors de l'ouverture d'un nouveau mandant, les
bilisations supporte un
données de la comptabilité des immobilisations
mandant (entreprise).
peuvent être enregistrées sur un autre disque que
L'option «mandants»
celui contenant les programmes, ce qui permet
permet de gérer jus-
une sauvegarde séparée des programmes et des
qu'à 9'999 mandants.
données.
Chaque utilisateur peut
Passage d'un mandant à l'autre
définir facilement et
Tous les mandants sont affichés dans une liste
librement de nouveaux
triée par numéros ou par noms. Par conséquent,
mandants. A l'aide des fonctions standard de
un mandant peut être recherché sur la base de
copie, les données de base de mandants existants
son numéro ou de son nom, ce qui constitue une
peuvent être reprises de manière sélective pour
aide précieuse lorsque le nombre de mandants
définir de nouveaux mandants.
actifs est élevé.
Le passage d'un mandant à l'autre est facile et
Reprise de données de base
rapide; il est effectué après que l'utilisateur ait
Lors de l'ouverture d'une nouvelle comptabilité des
satisfait au contrôle d'accès correspondant.
immobilisations, les données de base suivantes
peuvent être reprises d'un mandant existant:
Format de fichier Btrieve
Catégories d'immobilisations
Dans les systèmes en réseaux, et pour augmenter
Genres de mouvements et champs de soldes
la sécurité des données pour les mandants aux
Règles de calcul
gros volumes d'informations, il existe la possibilité
Désignations de champs
d'ouvrir ces mandants dans un format de fichier
Sections
client / serveur (Btrieve). Il faut bien entendu pour
Comptes
cela que la version client / serveur du logiciel
ABACUS de comptabilité des immobilisations soit
Cette fonction de copie très utile est destinée
installée dans le système. Il en est de même des
avant tout aux entreprises comportant plusieurs
autres programmes ABACUS mis en œuvre, qui
succursales qui gèrent de manière indépendante
doivent donc tous être de version client / serveur.
leur comptabilité des immobilisations. A l'ouver-
Cette version des logiciels offre une grande sécu-
ture de la comptabilité des immobilisations pour
rité des transactions par des procédures intégrées
les succursales, il est ainsi possible de reprendre
de «roll back», qui évitent d'avoir à procéder à
toutes les données de base d'un mandant qui sert
une reconstruction dispendieuse des fichiers.
de modèle, ce qui évite aux succursales de devoir
les adapter individuellement.
Les fichiers d'un mandant peuvent en tout temps
être convertis du format ABACUS standard au
format client / serveur.
SE
CT
IO
NS
O P T I O N
D E S
I M M O B I L I S A T I O N S :
S E C T I O N S
L'option «sections» per-
au niveau de ces «sections de stock».
met la répartition des
Plusieurs sections par immobilisation
mouvements de la comp-
Dans une table, les immobilisations peuvent être
tabilité des immobilisa-
réparties au moyen de pourcentages fixes entre
tions (amortissements,
10 sections différentes au maximum. Tous les
intérêts
incorporables,
mouvements relatifs à cette immobilisation sont
etc.) sur les sections ou
alors automatiquement répartis eux aussi entre
centres de charges, ainsi
ces sections.
que leurs transferts à la comptabilité analytique
par le biais de pièces comptables.
Axe du temps et sphères d'imputation
Lorsque les sections sont enregistrées dans la
Base de données des sections
table, les affectations peuvent en outre être
Les numéros des sections comportent 8 positions
gérées sur l'axe du temps et par sphère d'imputa-
au maximum. La base de données des sections est
tion. On assure ainsi la possibilité d'enregistrer la
gérée de manière centralisée, si bien que les
modification de l'affectation d'une immobilisati-
sections définies dans la comptabilité des immo-
on à une autre section à un jour de référence
bilisations sont automatiquement accessibles à
déterminé. Pour la comptabilité analytique, les
toutes les autres applications ABACUS.
pièces comptables sont également établies de
manière correspondante avec les sections définies
Les utilisateurs de la comptabilité des immobilisa-
selon la date de comptabilisation.
tions ABACUS peuvent en outre disposer, pour la
définition des sections, d'une classification à
Définition de la répartition des sections
plusieurs niveaux permettant de condenser les
Pour chaque genre de mouvement (par ex.
chiffres dans la comptabilité analytique.
amortissements, intérêts incorporables, unités de
prestations, etc.), le genre de mouvement sur la
Données de base des sections par
section peut être défini individuellement ou par
immobilisation
sphère d'imputation.
Dans les données de base des immobilisations,
Il est ainsi possible par exemple de comptabiliser
chaque immobilisation est affectée à ce que l'on
le genre de mouvement «amortissements» dans
nomme une «section de stock». Dans la pratique,
la sphère d'imputation «comptabilité financière»
la plupart des affectations de sections intervient
sur une section auxiliaire. Le même genre de
mouvement peut être comptabilisé dans la sphère
sous forme condensée. Les extraits suivants peu-
d'imputation «comptabilité analytique» sur la
vent être établis:
section à laquelle la machine est assignée dans la
table des sections. Dans la section auxiliaire ap-
Journal par section trié par sphère d'imputation
paraît la différence d'amortissement entre la
Imputation des sections primaire et secondaire
comptabilité financière et la comptabilité analy-
Extraits sous forme détaillée ou condensée par
tique.
section sur une période donnée à l'intérieur d'un
exercice annuel
Extraits de sections
Dans le journal par section, tous les détails
D'autres extraits relatifs aux sections peuvent être
concernant la répartition des mouvements sur les
établis par le logiciel ABACUS de comptabilité
sections peuvent être affichés individuellement ou
analytique.
BU
DG
ÉT
ISA
TIO
N
O P T I O N
D E S
I M M O B I L I S AT I O N S :
B U D G É T I S AT I O N
Immobilisations
remplacées par d'autres règles ou par d'autres
budgétisées
taux pour les besoins de la budgétisation. Les dif-
Les immobilisations à
férents traitements de calcul du budget peuvent
acquérir dans le futur
être comparés les uns aux autres et servir de base
ou les projets prévus
à la budgétisation dans la comptabilité financière
peuvent être saisis sous
ou dans la comptabilité analytique.
forme d'immobilisations
budgétisées, pour être
Exercices annuels
gérés dans le système à
Pour la planification des valeurs budgétisées dans
l'aide d'un statut parti-
la comptabilité des immobilisations, l'utilisateur
culier. Les immobilisations budgétisées répondent
peut ouvrir autant d'exercices annuels qu'il le
en premier lieu aux exigences suivantes:
désire pour les besoins particuliers de la budgétisation.
Les amortissements peuvent être calculés sur
les immobilisations budgétisées
Extraits
C'est un instrument de contrôle lors de l'ac-
Les budgets sont présentés sous forme de tables
quisition d'immobilisations budgétisées, par
offrant une excellente vue d'ensemble à l'utilisa-
comparaison avec le budget
teur. Les valeurs budgétaires suivantes peuvent
être interrogées:
Amortissements budgétisés
Par le calcul automatique des amortissements
Budget par immobilisation et genre de mou-
budgétisés, l'amortissement des immobilisations
vement (frais d'acquisition, amortissements,
budgétisées est réalisé simultanément à celui des
etc.)
immobilisations actives.
Budget par exercice annuel et sphère d'imputation
Simulations
Budget mensuel
Pour des calculs particuliers d'amortissements
Comparaisons de budgets par exercice annuel
budgétisés, les règles d'amortissements enre-
ou sphère d'imputation
gistrées dans la base de données peuvent être
IN
TE
RF
AC
E
AS
CI
I
O P T I O N
D E S
I M M O B I L I S AT I O N S :
I N T E R FA C E
A S C I I
L'interface ASCII permet
des valeurs d'acquisition et les amortissements
la saisie et l'extraction
cumulés, pour autant qu'elles soient gérées par le
de données de base ou
programme précédent, peuvent être reprises
de mouvements. L'utilité
automatiquement sous forme de «Réactivations».
de
l'interface
ASCII
réside tout d'abord dans
Consolidation
la possibilité de lire
Les données de base des immobilisations et les
directement des don-
mouvements peuvent également être introduits
nées en provenance de
dans d'autres mandants de la comptabilité des
programmes tiers, et en-
immobilisations ABACUS par le biais de l'interface
suite dans la transmission sélective des données de
ASCII. Cette variante est avant tout intéressante
base des immobilisations d'un mandant à un aut-
pour les entreprises à structure décentralisée.
re (consolidation).
Dans les succursales, la comptabilité des immobilisations est tenue de manière globale et trans-
Interface ASCII des données de base
mise périodiquement à la comptabilité principale
Par l'interface ASCII des données de base des
du siège central.
immobilisations, celles-ci peuvent être importées
Dans le cadre d'un bouclement au niveau du
ou exportées de ou vers un programme tiers.
groupe, les immobilisations des différents man-
Après un tel transfert, il est nécessaire en particu-
dants peuvent être consolidées.
lier de contrôler quels sont les champs de la
comptabilité des immobilisations ABACUS qui
Interface d'extraction
doivent être complétés manuellement. Comme
L'extraction des valeurs des immobilisations peut
différents champs de la base de données ABACUS
être sélectionnée selon différents critères:
sont gérés sur l'axe du temps, il faut veiller à ce
Par genre de données à extraire, par exemple
que toutes les données de base comportant une
immobilisations, catégories d'immobilisations,
date de validité soient prévues au jour de réfé-
etc.
rence de leur introduction dans le système ou
Par une sélection préalable, par laquelle on
antérieurement.
définit par exemple l'extraction d'immobilisations ou de catégories d'immobilisations
Interface ASCII des mouvements
déterminées
L'interface ASCII des mouvements permet
Par sphère d'imputation, par exemple seules
l'importation ou l'exportation de ou vers un
les immobilisations de la sphère «comptabilité
programme tiers de mouvements répétitifs, par
analytique»
exemple de nouvelles acquisitions ou des répa-
Par jour d’échéance
rations d'installations, en provenance d'une
comptabilité des créanciers tierce.
La dernière sélection permet de limiter l’extrac-
Lors de l'introduction de la comptabilité des
tion aux données qui ont été modifiées à partir
immobilisations, les valeurs telles que l'historique
d'une date déterminée.
AB
AC
US
TO
OL
-K
IT
A
B
A
C
U
S
T
O
O
L
-
K
I
T
L'ABACUS Tool-Kit constitue le système de base
ons detaillées. En plus, le système permet même
d'exécution des applications ABACUS. La convi-
de démarrer directement l’application ABACUS
vialité et l'efficacité des programmes ABACUS
appropriée qui offre la possibilité de modifier les
éprouvés des milliers de fois sont complétées à
données.
l'aide des technologies les plus modernes, pour le
plus grand bénéfice de leurs utilisateurs:
E-mail
La fonction Internet Mail est également intégrée à
ABACUS Explorer: système des menus ABACUS
l'ABACUS Explorer, si bien que des messages élec-
L'ABACUS Explorer four-
troniques peuvent être envoyés directement à
nit aux logiciels ABACUS
partir des applications ABACUS.
leur menu principal, qui
permet un passage faci-
Scripting
le et rapide d'une appli-
Grâce à son support des langages JavaScript et
cation ABACUS à l'aut-
VBScript, il est possible de définir dans l'ABACUS
re, de même qu'un
Explorer des procédures individuelles de travail
accès aux programmes
effectuées par les logiciels ABACUS. Exemples:
tiers, et qui comprend
traitements en batch avec générations de rap-
également le module de
ports COFI sur plusieurs mandants ou traitement
gestion des utilisateurs.
automatique des salaires après saisie préalable
L'ABACUS Explorer constitue donc le commuta-
des données nécessaires.
teur central des logiciels ABACUS, qui intègre en
outre les fonctions importantes suivantes:
Archivage
L'archivage (module en option avec supplément
Internet Explorer
de prix) permet d'archiver automatiquement tous
L'intégration totale de Microsoft Internet Explorer
les extraits ABACUS, les documents Word, les
dans le menu ABACUS Explorer permet un accès
rapports Excel, etc., puis de les consulter indivi-
direct au World Wide Web. L'utilisateur ABACUS
duellement en tout temps et rapidement à l'aide
dispose en outre ainsi d'un accès online immédiat
d'AbaShow.
à l'ABACUS Support Homepage, qui lui apporte
de nombreuses informations utiles et parfaite-
AbaVision: Office devient un SIG
ment à jour.
AbaVision est un complément à Excel qui intègre
totalement le logiciel ABACUS et Microsoft Excel.
AbaPilot : Moteur de recherche
En s'appuyant sur ABACUS Business Objects,
Le système de recherche et de navigation AbaPilot
Excel devient un véritable système d’information
permet à l’utilisateur autorisé l’accès rapide et
de gestion avec un accès online aux niveaux des
direct à toutes les données et informations. La
transactions et de la comptabilisation.
saisie d’un terme de recherche provoque l’affichage de tous les enregistrements correspondants y
Les informations ne doivent plus être transmises à
compris toutes les informations, données et tous
grande peine du logiciel financier à Office et vice
les documents (Word, Excel, documents scannés).
versa. Grâce à la nouvelle intégration bidirec-
Un clique de la souris affiche toutes les informati-
tionnelle (communication dans les deux sens), les
budgets par exemple, peuvent être établis au
outre être copiés et transmis à d'autres utilisa-
choix sous Excel ou sous ABACUS. Les données
teurs AbaSmart.
sont toujours mises à jour automatiquement.
Intégration de programme tiers
Outre les rubriques des menus provenant des
AbaSmart: menus à la carte
applications ABACUS, les menus AbaSmart peu-
Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-
vent également contenir des rubriques issues de
vent être adaptés aux procédures de travail
la plupart des programmes tiers. AbaSmart peut
individuelles et aux besoins de leurs utilisa-
donc lancer des applications étrangères et les exé-
teurs, ce qui offre des méthodes efficaces
cuter de manière ciblée – comme un extrait à
de travail. Avec AbaSmart, la convivialité
distance.
atteint de nouvelles dimensions.
Exécution de traitements de batch
Menus individuels
Par la sélection d'une rubrique d'un menu
L'utilisateur peut constituer ses propres
AbaSmart, il est possible de faire exécuter un pro-
menus personnalisés à l'aide d'AbaSmart et
gramme d'extraction avec certains paramètres.
du contenu de tous les menus des applica-
C'est ainsi qu'on pourra par exemple transférer
tions ABACUS, et modifier ainsi l'apparen-
un bilan à Excel, puis l'imprimer automatique-
ce des logiciels ABACUS pour l'adapter à
ment. Les traitements postérieurs par Excel peu-
ses propres besoins, à ses méthodes de tra-
vent également être automatisés, en utilisant sous
vail et à la complexité des tâches à réaliser.
Excel les macros existant dans le programme ABACUS. Ces macros sont exécutées automatique-
- Constitution d'autant de menus qu'il est néces-
ment par Excel.
saire
- Chaque menu peut contenir autant de rubriques (programmes) qu'il est nécessaire
Autostart: enchaînement automatique
Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent
- Ordre libre des rubriques à l'intérieur des menus
être automatiquement lancées et successivement
- Nomenclature libre de ces rubriques
exécutées. Il est ainsi possible d'automatiser des
- Protection par mot de passe possible pour cha-
procédures complètes impliquant plusieurs appli-
que menu
- Menus orientés par utilisateurs ou procédures
de travail.
cations, sans que l'utilisateur ait à lancer manuellement les programmes correspondants. Par
exemple, un traitement automatisé des salaires
Un menu utilisateur peut contenir des program-
avec passage des écritures dans la comptabilité
mes provenant de toutes les applications ABA-
financière et établissement des extraits correspon-
CUS, ce qui permet un meilleur support et une
dants.
meilleure représentation des procédures intégrées
de travail.
Cette possibilité d'Autostart est également
intéressante pour les entreprises qui doivent
Grâce au procédé de «drag and drop», la créati-
systématiquement établir certains extraits selon le
on de menus AbaSmart est un jeu d'enfant. Les
même schéma, comme les sociétés fiduciaires par
menus de l'utilisateur sont ensuite enregistrés et
exemple, ou pour l'établissement de rapports
sont dès lors à sa libre disposition. Ils peuvent en
relatifs aux différentes entreprises d'un groupe.
AB
AV
IEW
O P T I O N
D E S
I M M O B I L I S A T I O N S :
A B A V I E W
Notre solution qui a pra-
des informations des programmes ABACUS les
tiquement toutes les exi-
plus divers pour les rassembler dans des extraits.
gences d'édition d'ex-
En outre, des relations peuvent être créées entre
traits se nomme Aba
les tables de toutes les bases de données suppor-
View.
tées pour établir des tables ABACUS, sans avoir
AbaView est un généra-
préalablement à en convertir les données.
teur de formulaires et de
listes adapté à presque
Sélection des données
tous les besoins et doté
Les données à extraire peuvent être librement
de fonctions multiples
limitées et sélectionnées. Ces sélections peuvent
pour les débutants, les employés expérimentés et
être reliées entre elles à l'aide d'opérateurs logi-
les comptables professionnels.
ques comme «ET» ou «OU».
AbaView est un outil adapté non seulement aux
Pour en augmenter la convivialité, des masques
besoins de la comptabilité des immobilisations,
de saisies individuelles peuvent être définis par
mais également à ceux de tous les programmes
l'utilisateur au cours de la fonction d'établisse-
ABACUS (à l'exception de la compatibilité finan-
ment de rapports. L'opérateur appelle dans l'en-
cière) et même aux programmes tiers.
vironnement ABACUS habituel les données à
exploiter, indique les éléments qu'il désire sélec-
Plus de 30 bases de données
tionner et reçoit le document désiré sans avoir à
Dans la comptabilité des immobilisations, plus
se préoccuper des définitions de rapports qui exi-
de 30 bases de données peuvent être combinées
stent dans AbaView.
entre elles en vue de fournir des extraits, par
exemple:
Fonctions de présentation graphique
Catégories d'immobilisations
En plus d'éléments de présentation graphique tels
Sphères d'imputation
que les illustrations, le tramage, les titres de
Données de base des immobilisations
colonnes librement programmables et les fonc-
Données de base des clients
tions d'encadrement automatique, différents aut-
Données de base d'adresses
res éléments de présentation peuvent être utilisés:
Clé d'accès individuelle
En-tête et pied de pages de rapports
AbaView peut utiliser les clés à disposition dans
Titres de colonnes et totalisation aux niveaux
les fichiers ABACUS ou, en cas de nécessité,
désirés
générer des indices temporaires pour ces fichiers.
Positions de détail
Eléments constitutifs définis par l'utilisateur,
Relations
pouvant être reliés les uns aux autres selon des
Les relations définies entre les fichiers ABACUS
conditions également définies librement par
peuvent être éditées. Des menus permettent
l'utilisateur
d'établir de nouvelles relations ou de supprimer
Contrôle des sauts de pages, des lignes vierges
celles qui existent. Il est ainsi possible d'extraire
etc.
Traduction très simple de toutes les variables
Formats de fichiers supportés
textuelles des rapports en différentes langues,
Les formats de fichiers suivants peuvent être
sans qu'il soit nécessaire pour cela d'établir
traités et combinés les uns aux autres:
différents rapports. Selon les paramètres défi-
Dataflex
Lotus 1-2-3
nis, il est même possible de produire chaque
Btrieve
dBase
page d'un rapport dans une langue différente.
ODBC
Paradox
ADO
DIF
La disposition graphique est en outre supportée
Borland Database Engine
SYLK
par les fonctions suivantes:
ABACUS Business Objects
Polices de caractères TrueType et polices d'im-
ASCII (en diverses variantes)
primantes
Attributs de polices (divers corps de caractères,
Formats d'extraction supportés
gras, italique, etc.)
Outre les formats mentionnés ci-dessus, les
Positionnement des lignes (à gauche, à droite,
données peuvent être extraites dans les formats
au centre)
suivants:
Effacement/insertion/déplacement de champs
Imprimante
Agrandir/réduire des champs
Fichier d'impression
Définitions d'expressions
ADF – ABACUS Document Format
Changement des noms de champs
HTML – HyperText Markup Language
Lignes libres pour titres et totaux
RTF – Rich Text Format
Autant de champs de totalisation que néces-
WMF – Windows Meta File
saire, avec lesquels la position horizontale
ASCII/ANSI (en diverses variantes)
peut être liée au champ d'origine
Excel 4
Titres de colonnes multilingues automatiques
Word
Utilisation de variables système telles que
WinWord
numéros de pages, date, etc.
Wordperfect
Champs RTF et autres champs multilignes de
WordStar
base de données peuvent être très simplement
OBCD
insérés.
Par ODBC, ADO ou BDE, il est aujourd'hui possiDéfinition de rapport
ble d'accéder à toutes les bases de données usu-
Au cours de la définition d'un rapport, une fenêt-
elles et autres sources de données. En particulier,
re de visualisation du résultat affiche con-
l'utilisation online est ainsi possible pour MS
stamment la présentation des pages, sans que le
Access, MS SQL-Server, Oracle, Informix, Sybase,
travail en soit interrompu ni ralenti. L'utilisateur
dBase, Paradox.
peut ainsi renoncer à des impressions de test et
l'établissement du rapport prend manifestement
moins de temps.