termes de reference pour le recrutement

TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET
CONSEIL EN PLANIFICATION STRATEGIQUE DANS LE CADRE DE
L’ELABORATION DU PLAN STRATEGIQUE 2010-2019 DE LA
COMMISSION DE L’UEMOA
Ouagadougou, juin 2009
1.
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Créée le 10 janvier 1994 à Dakar, l’Union Economique et Monétaire Ouest
Africaine (UEMOA) regroupe actuellement, huit Etats membres (Bénin, Burkina
Faso, Côte d’Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo).
Les objectifs de l’Union sont les suivants :
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‐
‐
Renforcer la compétitivité des activités économiques et financières des
États membres dans le cadre d’un marché ouvert et concurrentiel et d’un
environnement juridique rationalisé et harmonisé ;
Assurer la convergence des performances et des politiques économiques des
États membres par l’institution d’une procédure de surveillance
multilatérale ;
Créer entre Etats membres un marché commun basé sur la libre circulation
des personnes, des biens, des services, des capitaux et le droit
d’établissement des personnes exerçant une activité indépendante ou
salariée, ainsi que sur un tarif extérieur commun et une
politique commerciale ;
Instituer une coordination des politiques sectorielles nationales par la mise
en œuvre d’actions communes, et éventuellement, de politiques communes
notamment dans les domaines suivants : ressources humaines, aménagement
du
territoire,
agriculture,
énergie,
industrie,
mines,
transports, infrastructures et télécommunication ;
Harmoniser, dans la mesure nécessaire au bon fonctionnement du marché
commun, les législations des États membres et particulièrement le régime
de la fiscalité.
Les Organes de l’UEMOA, à savoir la Cour de Justice, la Cour des Comptes, le
Comité Interparlementaire, la Chambre Consulaire Régionale et la Commission de
l’UEMOA, sont régis par le Traité de l’UEMOA et différents textes dont les
plus importants sont le Règlement intérieur de la Commission, le Règlement
financier des Organes de l’Union et le Règlement portant modalités de Contrôle
de la Cour des Comptes.
La Commission de l’UEMOA, Organe d’exécution et d’impulsion de l’Union mis en
place en janvier 1995, comporte une Présidence et sept (7) départements dirigés
respectivement par un Commissaire.
Le Traité attribue à la Commission les fonctions suivantes : i) transmettre à la
Conférence et au Conseil les recommandations et avis utiles à la préservation et
2 au développement de l’Union, ii) exercer par délégation expresse du Conseil et
sous son contrôle, le pouvoir d’exécution des actes qu’il prend, iii) exécuter le
budget de l’Union, iv) recueillir toutes informations utiles à l’accomplissement de
sa mission, v) établir un rapport annuel sur le fonctionnement et l’évolution de
l’Union, vi) assurer la publication du Bulletin officiel de l’Union.
Au cours des quinze années de mise en œuvre de son processus d’intégration, la
Commission de l’UEMOA a mené différentes évaluations internes et externes qui
ont relevé, d’un côté, de nombreux acquis sur le plan du lancement des grands
chantiers régionaux d’intégration et, de l’autre, des insuffisances dans la
réalisation de ses multiples programmes d’actions.
En référence aux leçons apprises et suite à plusieurs missions d’évaluation de ses
performances, la Commission se doit de relever le défi d’un ajustement aux
nouvelles exigences de modernisation de l’environnement interne et aux
changements que porte l’environnement extérieur en termes de technologie, de
marché et de rapports géopolitiques. En effet, l’environnement extérieur ne
cesse de produire des chocs au sein des Etats membres de l’UEMOA, constituant
autant de sources de risques pour la consolidation des processus d’intégration.
En conséquence, l’élaboration d’un plan stratégique, en tant que cadre de
référence et fil conducteur pour la Commission est devenu un impératif, compte
tenu de l’engagement constant de la Commission à se positionner auprès des
Etats membres et d’autres organisations comme un partenaire technique
privilégié pour l’intégration économique sous régionale.
L’approche stratégique régissant l’identification des missions et des valeurs, de
la vision, des objectifs prioritaires spécifiques, des moyens ou ressources à
mettre en œuvre, des actions à mener et des résultats attendus au cours des
prochaines années, doit faire de ce plan stratégique le fil conducteur, le
référentiel unique de travail qui donne une meilleure visibilité aux choix de
programmes d’action et assure une bonne traçabilité et une plus grande
cohérence aux interventions de la Commission.
L’élaboration et la mise en œuvre de ce plan stratégique suppose un changement
de culture, une mobilisation réelle et un engagement résolu de l’ensemble du
personnel.
Pour ce faire, la Commission a mis en place en 2007 une Unité de Programmation
Stratégique (UPS) à partir de laquelle elle a élaboré en 2008 un projet de
renforcement des capacités selon les quatre axes suivants : i) appui à
3 l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan stratégique, ii) revue des processus de
travail
et
restructuration
organisationnelle,
iii)
renforcement
des
capacités humaines et iv) renforcement de la mise en œuvre des projets.
Ce projet de renforcement des capacités est en cours de démarrage. Il
comporte comme point central, pour l’année 2009, l’élaboration d’un plan
stratégique 2010-2019 pour lequel des structures internes d’analyse stratégique
ont été conçues, à savoir : i) un Comité Interne de Stratégie (CIS), créé par
Décision du Président de la Commission, chargé de conduire les analyses
permettant d’identifier les défis que la Commission doit relever, d’aboutir à la
vision et aux grandes orientations stratégiques de la Commission, ii) un Panel de
Haut Niveau (PHN) constitué de personnalités externes ayant pour mission
d’aider la Commission à mieux asseoir sa vision et ses objectifs stratégiques.
Les présents termes de référence ont pour objet de recruter un bureau
d’études spécialisé en gestion stratégique des grandes organisations pour
appuyer les travaux de ces différentes structures internes de planification
stratégique, en élargissant ces travaux par une enquête de perception, à
l’intérieur et à l’extérieur de la Commission, susceptible d’enrichir sa vision et sa
stratégie.
Ce bureau d’études travaillera sous la supervision directe de l’Unité de
Programmation Stratégique de la Commission de l’UEMOA, en relation avec les
différentes structures d’analyse stratégique mises en place et le projet de
renforcement des capacités de la Commission.
2.
OBJECTIF GENERAL DU MANDAT DU BUREAU D’ETUDES
L'objectif général du mandat du bureau d’études est d'appuyer d’une manière
générale la Commission de l’UEMOA et de façon plus particulière l’Unité de
Programmation Stratégique (UPS) dans le processus de conception, d'élaboration
d'un plan stratégique, de l'accompagner, en tant que de besoin dans sa mise en
œuvre et son suivi.
Ce plan doit faire un diagnostic complet de la Commission, identifier les besoins
et les attentes des pays membres et du personnel et définir dans une
perspective de cohérence, l'ensemble des choix fondamentaux de la Commission
à moyen et long terme, de 2010 à 2030.
4 3.
ETENDUE DES MISSIONS DU BUREAU D’ETUDE
Les axes de la mission
La mission du prestataire portera sur les axes suivants :
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ƒ
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ƒ
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Sensibilisation et familiarisation : il s'agira de sensibiliser et de familiariser
des représentants des Pays membres et le personnel de la Commission sur la
nature, la portée et les contraintes d’un plan stratégique, conduire un
exercice sur la segmentation stratégique et finaliser les termes de
référence et la méthodologie à utiliser ; les échanges à cette étape incluront
la constitution de l’arbre des problèmes et des solutions et une esquisse de
vision de l’UEMOA dans une vingtaine d’années ;
Positionnement stratégique : - il s'agira tout d'abord d'établir un diagnostic
de la situation permettant de faire le point sur l'ensemble des composantes
de l'environnement interne et externe de l’UEMOA et, ce faisant, de
conduire une analyse sur les forces et les faiblesses, les opportunités et les
risques de l'institution; - il s'agira ensuite d'établir et de proposer une
segmentation stratégique des domaines d'activités de la Commission ;
Analyse bilancielle et diagnostic stratégique: il s'agit de conduire une
analyse bilancielle de la Commission portant sur : (i) l’organisation, (ii) les
ressources financières, (iii) les ressources humaines, (iv) la technologie
appliquée, le tout par rapport aux besoins de l'élaboration du document de
stratégie.
Elaboration de la stratégie 2010-2030: il s'agira de formuler les termes de
la vision, de la mission, les principes d'action, les hypothèses et les axes
stratégiques à long terme et les activités correspondantes de la Commission.
Elaboration d'un plan d'action glissant 2010-2013: il s'agira d’appuyer et
d’accompagner l’UPS, le Comité interne de stratégie et les Groupes de travail
stratégique dans l'élaboration du premier plan d'actions glissant à court
terme 2010-2013 (ou business plan) en tenant compte des analyses et des
conclusions des diagnostics précédents de l'institution et plus
particulièrement des contraintes techniques et financières.
5 3.1. sensibilisation et de familiarisation
ƒ
Objectif
Il s'agit, à travers des séances d’écoute, des séminaires et des communications à
travers des médias à concevoir par prestataire, de sensibiliser et de familiariser
des représentants des Etats membres, les Commissaires, les Cadres supérieurs
et le personnel administratif sur la nature, la portée et les contraintes d'un plan
stratégique pour la Commission, d’identifier les grands problèmes et les solutions
correspondantes, d’esquisser une vision de l’UEMOA en 2019 et au-delà, de
s'exercer sur l’identification d’un positionnement stratégique et de finaliser des
termes de référence et la méthodologie à utiliser.
ƒ
Activités
Les activités liées à cet objectif de familiarisation sont les suivantes :
-
Préparer des documents de support pédagogique sur la stratégie à conduire ;
Préparer une note sur les avantages et les inconvénients d’une planification
stratégique pour la Commission ;
Préparer un document de support sur le positionnement stratégique ;
Animer autant de séminaires que de groupes cibles pertinents pour des
durées n’excédant pas deux journées ;
Finaliser/valider les Termes de référence ;
Faire rapport sur les résultats et l'évaluation des séminaires ;
Exploiter les résultats des séminaires dans une optique stratégique.
3.2. Mission de positionnement stratégique
ƒ
Objectif
Il s'agira pour le prestataire de procéder à une analyse des missions et des
politiques correspondantes de la Commission de l’UEMOA, afin d’identifier ses
compétences distinctives et ses avantages comparatifs en matière d’intégration
économique sous-régionale. Cette analyse est une étape préliminaire au
diagnostic stratégique.
Elle devra être complétée par une enquête de perception permettant d’apprécier
la pertinence desdites politiques sous l’angle des attentes des différentes
parties prenantes de l’intégration sous-régionale : cadres des Organes de
l’UEMOA, populations des Etats membres, Gouvernements et Administrations
6 publiques des Etats, partenaires techniques et financiers - Union européenne,
France, Banque Africaine de Développement, Banque mondiale, Fonds monétaire
international, Organisation des Nations Unies pour l’Agriculture et
l’Alimentation, etc. -, partenaires des principales communautés économiques
régionales opérant sur le même registre que la Commission de l’UEMOA - Union
Africaine, CEDEAO et CEMAC notamment.
ƒ
Activités
Les activités liées à cet objectif de positionnement stratégique sont les
suivantes :
-
-
Analyser les principales politiques de la Commission de l’UEMOA et les
programmes qui les sous-tendent actuellement, afin d’identifier les facteurs
clés de succès (endogènes et exogènes) ;
formuler pour chaque politique des orientations stratégiques à partir des
résultats de l'analyse ;
concevoir et mettre en œuvre une enquête de perception permettant
d’apprécier la pertinence
Cette activité doit permettre d’identifier précisément les forces et faiblesses,
les opportunités et menaces pour chacune des politiques de la Commission, au
regard des tendances des organismes d’intégration économique en Afrique notamment celles de la CEDEAO - et dans le monde.
3.3. Analyse bilancielle et diagnostic stratégique
ƒ
Objectif
Il s’agira de conduire une analyse bilancielle de la Commission portant sur : (i)
l’organisation, (ii) les ressources financières, (iii) les ressources humaines, (iv) la
technologie appliquée, le tout par rapport aux besoins de l'élaboration du
document de stratégie
ƒ
Activités
Les activités liées à cet objectif d’analyse bilancielle de la Commission sont les
suivantes :
7 a) Bilan et analyse du système de la Commission
Etablir un diagnostic des missions et des valeurs, des priorités et des
performances, des résultats et du système de suivi évaluation de la Commission
par rapport à ses objectifs et à ses orientations institutionnelles.
b) Bilan et analyse des ressources financières
Etablir un tableau bilan de l'ensemble des ressources et des emplois de la
Commission de l’UEMOA et faire des projections sur la période 2010-2019 ; en
tirer des conclusions et formuler les recommandations nécessaires.
c) Bilan et analyse des ressources humaines
Etablir le tableau bilan des ressources humaines de la Commission et analyser
leur aptitude à répondre efficacement aux objectifs statutaires de l’Organe ; en
tirer des conclusions, formuler des recommandations.
d) Bilan et analyse de la technologie appliquée
Etablir le niveau technologique du point de vue des équipements et de la culture
scientifique, technique et institutionnelle du personnel de la Commission ; en
tirer des conclusions et formuler des recommandations utiles pour la
modernisation de la gestion de la Commission.
Document de synthèse
Au terme de ces analyses diagnostiques, le prestataire rédigera un document de
synthèse stratégique qui reprend l’essentiel des résultats stratégiques
précédents.
3.4. Elaboration de la stratégie
ƒ
Objectif
A la suite de l'approbation des diagnostics de la situation par la Commission, le
bureau d’étude, conjointement avec le Comité Interne de Stratégie et l’UPS
identifiera et évaluera les options stratégiques de développement de
l'institution. Cette proposition fera l’objet d'une présentation pour discussion et
délibération au Collège de Commissaires, puis au Conseil des Ministres.
8 ƒ
Activités
Pour atteindre cet objectif, le prestataire réalisera les activités suivantes
relatives au scénario retenu :
-
Elaborer une vision de la Commission pour 2019 et au-delà,
Identifier les piliers sur lesquels elle devra se reposer,
Identifier les difficultés à vaincre,
Formuler les valeurs, la mission, les principes directeurs de la Commission et
les hypothèses de succès,
Identifier et formuler les axes stratégiques,
Identifier les programmes porteurs par politique,
Formuler un système de suivi évaluation,
Faire une analyse des risques,
Estimer les budgets d’appui requis pour la mise en œuvre
Elaborer un calendrier de mise en œuvre.
3.5. Elaboration d'un programme d’actions glissant
ƒ
Objectif
Compte tenu des objectifs, des priorités définies et de la stratégie adoptée, le
prestataire appuiera la Commission dans l’élaboration d'un programme d'actions
glissant ou business plan et d'un programme annuel d'activités. Cette activité
devra constituer une amélioration du système actuel d’élaboration de cadres de
budgétisation à moyen terme (CBMT) lié à la mise en œuvre du nouveau
règlement financier des Organes de l’UEMOA.
ƒ
Activités
Les principales activités pour l'élaboration du plan glissant sont les suivantes :
-
-
Identifier et planifier la séquence des activités pour la mise en œuvre au
cours de la période 2010-2012.
Accompagner le CIS et l’UPS dans l’identification des politiques et des
programmes prioritaires ainsi que dans la formulation des réformes à mener
pour leur mise en œuvre ;
Appuyer l’UPS et le CIS dans l’élaboration de fiches de projets
d'investissements et de réformes ;
9 Il reviendra à la Commission d’apprécier les principaux bénéfices quantitatifs et
qualitatifs pour chacun des projets d'investissements ou grandes actions et
d’identifier la nature des risques et décrire les risques pour la Commission de ne
pas réaliser tous les projets d'investissements ou les actions proposées.
4.
RESULTATS ATTENDUS ET RAPPORTS
Les activités pour la réalisation du présent mandat d'élaboration d'une stratégie
sont regroupées en cinq (5) grandes étapes reprises ci-dessous avec les
résultats attendus correspondants :
Etapes
Résultats attendus
Séminaire de
La Commission et ses partenaires sont familiers de
sensibilisation /
l’approche de planification stratégique adoptée
familiarisation
Travail
de L’analyse des politiques et programmes est réalisée,
positionnement
les forces et faiblesses de la Commission sont
stratégique
identifiées, les compétences distinctives et les
avantages comparatifs sont connus
Analyse bilancielle et Les analyses bilancielles sont établies :
diagnostic stratégique
Les missions et les valeurs, les priorités et les
performances, les résultats et le système de suivi
évaluation de la Commission par rapport à ses
objectifs et à ses orientations institutionnelles
sont déterminés ;
Un bilan des ressources financières de la
Commission et de leurs emplois est établi et les
perspectives 2010-2019 en la matière sont
dressées ;
des recommandations pertinentes sont formulées
en matière de gestion des ressources humaines sur
la base du bilan établi et de l’analyse de l’aptitude
des
ressources
existantes
à
répondre
efficacement aux objectifs statutaires de
l’Organe ;
Des recommandations sont formulées en matière
de gestion des connaissances et d’adoption des
meilleures pratiques en matière d’utilisation des
technologies.
10 Analyse de synthèse
Un rapport de synthèse des différentes analyses est
élaboré, pour servir de référence à l’élaboration de la
stratégie.
la Une stratégie 2010-2019 est élaborée et est adoptée
Elaboration
de
stratégie
Elaboration et mise en œuvre d’un système de
programmation
stratégique
Un système de programmation stratégique et de
budgétisation de moyen terme (trois ans) est mis
en place ;
Un programme stratégique triennal 2010-2012 est
élaboré.
Chaque étape fera l'objet de préparation d'un rapport séparé correspondant que
le prestataire déposera auprès de l’UPS.
5.
METHODOLOGIE
Dans le cadre de son offre de service, à la fois technique et financière, le
prestataire expliquera et décrira l'approche spécifique qu'il préconise pour
l'élaboration du plan stratégique. Il définira les buts et la portée de la
méthodologie proposée et justifiera son bien-fondé en fonction de la qualité
visée en termes d'efficience et d'efficacité.
Le prestataire de service devra reprendre chacun des résultats recherchés et
définir de manière détaillée les activités qui mèneront à la production de ces
résultats. Pour chaque activité proposée, il identifiera les ressources requises et
les mesures à prendre. Le prestataire devra tenir compte des éléments
d'informations existants.
Aux différentes étapes déterminées dans le tableau ci-dessus, le prestataire
soumettra ses rapports sous forme de projets qui feront l'objet de présentation
à l’UPS, au CIS et au Collège des Commissaires pour discussion et adoption. Ils
seront finalisés après intégration des amendements.
Tous les rapports (projets de rapports compris) seront rédigés en langue
française et transmis en cinq (5) exemplaires à l’Unité de Programmation
Stratégique.
11 6.
CHRONOGRAMME DE LA MISSION
La présente consultation couvrira une période de six mois allant du 1er septembre
2009 au 28 février 2010. Il appartiendra au cabinet d’études de proposer à la
Commission de l’UEMOA un chronogramme détaillé prévoyant les principales
étapes d’élaboration du plan stratégique décrites ci-dessus et compatible avec
les délais de validation du plan. Le plan stratégique devra en effet être examiné
au début du mois de mars 2010 par le Comité des experts statutaire de
l’UEMOA, avant sa présentation au Conseil des Ministres au cours de la deuxième
quinzaine du mois de mars 2010, puis à la Conférence des Chefs d’Etat et de
Gouvernement fin mars 2010.
A titre indicatif, le chronogramme général suivant devrait être tenu.
Mois
Activité
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Janvier
Février
2009
2009
2009
2009
2010
2010
Sensibilisation,
familiarisation
et
enquête de perception
Analyse
de
Positionnement
stratégique
Analyse bilancielle et
diagnostic stratégique
Elaboration
de
la
stratégie
Définition
du
plan
d’action
Elaboration du projet
document
de
plan
stratégique
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