ONP_Mali GESTION DU PERSONNEL AD.GPO.P02 Paie du

ONP_Mali
Rédaction : 26/02/13
GESTION DU PERSONNEL
Paie du personnel
Validation : 26/02/13
AD.GPO.P02
Rédacteur : ACT
1. Références :
1. Loi n°62-68/AN-RM du 9 août 1962 portant code de prévoyance sociale en république du
Mali;
2. Loi n°92-020 du 23 septembre 1992 portant code du travail en république du Mali;
3. Loi n°06-067 du 29 décembre 2006 portant code général des impôts.
2. Objet :
Décrire la procédure du traitement de la paie du personnel de 1 conseil de l’ONP.
3. Champ d’application :
La procédure s’applique à la paie de tout agent contractuel du conseil.
4. Règles de gestion :
1. La paie est traitée par le secrétaire général (partie administrative du traitement de la paie) ;
2. La paie est effectuée par le trésorier général ou trésorier ;
3. La date de paiement des salaires est fixe (8 jours au plus tard après la fin du mois) ;
4. La paie est faite par virement bancaire pour une rémunération mensuelle de plus de 50 000
FCFA et par billetage pour une rémunération inférieure ou égale à 50 000 FCFA ;
5. Les salaires payés par virement bancaire sont disponibles sur les comptes des bénéficiaires
à la date du paiement par billetage ;
6. La modification des éléments de salaire d’un employé est approuvée par le BN, BC ou BR;
7. La modification du statut d’un agent portant sur les composantes de sa rémunération est
transmise au secrétaire général pour la mise à jour de son dossier et prise en compte dans le
traitement de la paie ;
8. Le paiement total ou partiel en nature est interdit ;
9. Le bulletin individuel de paie est délivré et les mentions y figurant sont enregistrés dans le
registre des paiements.
5. Liste des opérations:
1. Préparation de la paie ;
2. Etablissement des états définitifs de la paie ;
3. Rapprochement des bulletins de paie de l’état des variables de paie ;
4. Signature des bulletins de paie ;
5. Paiement des salaires ;
6. Préparation des déclarations sociales et fiscales ;
7. Vérification des formulaires de déclaration et préparation des ordres de virement ;
8. Classement des documents.
6. Description de la procédure :
Intervenants
Descriptions des tâches
Documents et
interfaces
Secrétaire
général
Préparation de la paie
- Etablir l’état des variables de paie (absence, heures
Dossier du personnel,
supplémentaires, retenue sur salaire, primes, indemnités, trésorier général ou
congés payés, etc.);
trésorier
- Remettre l’état des variables au trésorier général ou
trésorier pour vérification et complément éventuel.
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Intervenants
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Descriptions des tâches
Etablissement des états définitifs de paie
- Corriger éventuellement l’état des variables de paie ;
- Editer les bulletins de paie sur la base de l’état des
variables de paie et le salaire de base ;
- Editer l’état récapitulatif de paie ;
- Remettre les bulletins de paie, l’état des variables de
paie et l’état récapitulatif de paie au trésorier général ou
trésorier.
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Rédacteur : ACT
Documents et
interfaces
Etat des variables de
paie
Trésorier
général ou
trésorier
Rapprochement des bulletins de paie de l’état des
variables de paie
- Rapprocher les bulletins de paie de l’état des variables
de paie ;
- Remettre au secrétaire général les bulletins de paie et
l’état des variables de paie après rapprochement.
Secrétaire
général
Signature des bulletins de paie
- Faire signer les bulletins de paie par le président du
conseil;
- Remettre les bulletins de paie signés au trésorier
général ou trésorier.
Trésorier
général ou
trésorier
Paiement des salaires
- Cacheter les bulletins de paie et préparer les ordres de
virement ;
- Signer et faire signer les ordres de virement bancaire
par le président du conseil ;
- Transmettre les ordres de virement à la banque ;
- Photocopier les bulletins de paie et mettre l’original
sous pli ;
- Remettre aux agents payés par virement bancaire les
bulletins et les informer du virement ;
- Payer les agents sur billetage, faire émarger sur la
copie du bulletin et leur remettre les bulletins ;
- Enregistrer les salaires dans le journal de paie.
Secrétaire
général
Préparation des déclarations sociales et fiscales
- Renseigner les formulaires de déclarations sociales et
fiscales sur la base de l’état récapitulatif de paie ;
- Remettre les formulaires renseignés au trésorier
général ou trésorier.
Etat récapitulatif de
paie, formulaires de
déclarations sociales et
fiscales
Trésorier
général ou
trésorier
Vérification des formulaires de déclaration et
préparation des ordres de virement
- Vérifier l’exactitude des calculs et préparer les ordres
Formulaires de
Etat des variables de
paie, bulletins de paie
Bulletins de paie,
président du conseil
Ordre de virement
bancaire, journal de
paie, bulletins de paie,
président du conseil
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Intervenants
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Descriptions des tâches
de virement ;
- Enregistrer les dettes sociales et fiscales ;
- Faire signer les formulaires de déclarations et ordres
de virement par le président du conseil ;
- Transmettre la copie des ordres de virement et les
formulaires de déclarations à l’INPS et au service des
impôts du ressort.
Trésorier
général ou
trésorier
Secrétaire
général
Classement des documents
- Classer la copie de l’état des variables de paie, la copie
de l’état récapitulatif de paie et les copies des bulletins
de paie dans le classeur paie ;
- Classer la copie des déclarations sociales dans le
classeur déclarations sociales ;
- Classer la copie des ordres de virement dans le
classeur banque ;
- Classer la copie des déclarations fiscales dans le
classeur déclarations fiscales.
- Classer la copie de l’état des variables de paie et l’état
récapitulatif dans le classeur paie ;
- Classer la copie des déclarations sociales dans le
classeur déclarations sociales ;
- Classer la copie des déclarations fiscales dans le
classeur déclarations fiscales.
Documents et
interfaces
déclarations sociales et
fiscales
Classeur paie, classeur
banque, classeur
déclarations sociales,
classeur déclarations
fiscales
7. Annexe(s) :
LIVRE DE PAIE
Conseil :……………………………………………. Période de (paie)………..201…. à ………….201……
Nom (agent) :…………………………………………….
Catégorie (agent)…………………….………….
Code
Libellé
Base
Tx. salaire
Mt salaire
Salaire de base
……..
……..
Salaire but
……
……
Total retenues
….
…..
……
……..
……
……..
……
……
…..
……
……
……
……
……
…..
…….
Net imposable
Net à payer
Base
patronale
Tx.
patronal
Mt patronal
…….
…..
…..
…..
….
….
……….
…….
………
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FICHE DE PAIE
Nom employeur : ……………………………
Adresse employeur :………………………………………….
N° d’identification fiscale employeur :………………………..
N° d’identification sociale employeur………………………….
FICHE DE PAIE
Période (mois) : du ……………………… 201…. au ……………….201….
Nom employé :…………………………………….
Fonction employé :…………………………………….
N° matricule employé :…………………………………….
Niveau dans la grille de salaire employé :…………………………………….
Situation matrimoniale employé :…………………………………….
Nombre d’enfants à charge employé :…………………………………….
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------Salaire de base …………………………………………………….……A.
Indemnité additionnelle …………………………………..……………….
Indemnité de transport …………………………………………………….
Allocation de logement ……………………….……………..…………….
Total indemnités supplémentaires ….……………………………………B.
----------------------------------------------------------------------------------------------------Salaire brut ..……………………………………………………………. C = A + B
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Retenues sur salaire
Cotisations sociales salarié………………..……………………………….
Impôts…………………………………..…..…………………………….
Avances/prêt reçu………………………………………………………….
Mutuelle payée par l’employé….…….…………………………………….
Total retenues sur salaire………………………..…………………………D...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Salaire net à payer…………………….……………………………………E = C-D.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Charges patronales
Cotisations sociales – part patronale………………………………………….
Mutuelle payée par l’employeur………..…………………………………….
Total charges employeur………………………………………………….…F.
----------------------------------------------------------------------------------------------------Coût salarial total……………………………………………………………G = C + F.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Bamako, le……………………..201….
Signature et cachet de l’employeur
Signature de l’employé
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