OFFICE DE TOURISME DE BERGERAC POURPRE

OFFICE DE TOURISME BERGERAC – SUD DORDOGNE
COMPTE RENDU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 26 JANVIER 2016
Maison des Vins - IVBD
Administrateurs présents : Mesdames KROST-PÉTÉ, CHEVALLIER, DELPON, BOUYSSOU, WYSS,
HENNION, JUSTINO, Messieurs BOURGEOIS (1 pouvoir), LAPOUGE, NOEL-ARTAUD, LACOSTE,
BOURNAZEL, LLEDOS, LAREQUIE, CAPURON.
Administrateurs excusées : Madame ROUAN
Egalement présents : Monsieur BERGEON, directeur de l’IVBD, Amandine ROYER (Responsable
service Tourisme de La CAB) et Pascal DUPOUY.
La présidente remercie les nombreux administrateurs pour leur présence ainsi qu’IVBD, en la
personne de Jean-Jacques LACOSTE, qui accueille une nouvelle fois notre Conseil d’Administration
dans le cadre de la Maison des Vins.
Elle demande à Pascal DUPOUY d’aborder le principal point prévu à l’ordre du jour.
Projet de Maison du Tourisme de la Gastronomie et des Vins
Depuis plusieurs années, l’OT est confronté à la nécessité de diversifier ses missions auprès du public
comme auprès des prestataires locaux ; l’avènement d’Internet a en grande partie amené ces
mutations qui ont elles-mêmes généré beaucoup de journées de formation pour assurer la
professionnalisation des personnels. L’Office de Tourisme, en plus de missions traditionnelles
d’accueil et de promotion est devenu agent de voyages réceptif, centre d’animation numérique du
territoire, boutique de souvenirs, centrale de réservation pour l’hébergement locatif, régie
publicitaire, webmaster, community manager...
Malgré ces évolutions, il est confronté à de sérieuses difficultés financières résultant de la baisse des
subventions publiques. Il lui est donc indispensable de poursuivre son évolution en particulier dans le
sens d’un autofinancement toujours plus fort.
La diversification des activités pour un office de tourisme est aujourd’hui une réalité largement
partagée dans la profession ; ne serait-ce qu’au niveau régional, un tour d’horizon permet d’observer
un large éventail d’exemples : gestion d’un restaurant, d’un camping ou d’un espace de congrès, la
billetterie de spectacles ou de sites, la location de vélos ou encore un service de consigne à bagages.
Compte tenu de l’espace déjà exigu qu’il occupe aujourd’hui, l’Office de Tourisme à Bergerac devra
nécessairement déménager pour mettre en œuvre les missions complémentaires indispensables à
son existence.
Depuis 18 ans, l’Office de Tourisme ouvre une antenne estivale dans le cadre prestigieux du Cloître
des Récollets dans la Maison des Vins à Bergerac. Il a pu, à ce titre, mesurer l’impact d’une telle
implantation même restreinte aux seuls mois de juillet et août. Durant la même période l’Office de
Tourisme et l’IVBD ont tissé d’innombrables liens partenariaux en matière de communication,
d’accueil de presse, d’animation des réseaux de tourisme viticole et cette relation étroite a toujours
parfaitement fonctionné tant les objectifs poursuivis sont proches : développement de la
fréquentation du territoire, valorisation du patrimoine sous toutes ses formes, levier de
développement économique, amélioration de l’image de marque et de la notoriété.
C’est ainsi qu’est apparu l‘évidence qui consiste à envisager un regroupement de l’Office de
Tourisme et de la Maison des Vins de Bergerac.
Vincent BERGEON expose alors le point de vue de IVBD sur l’évolution souhaitée pour la Maison des
Vins.
Aujourd’hui, la stratégie de l’interprofession passe notamment par le développement du Tourisme
viticole, la structuration de l’offre, la mise en réseau des acteurs sous la forme d’une route des Vins
revisitée et la volonté de donner à ses deux Maisons des Vins, véritables bases avancées, à Bergerac
et à Duras, une attractivité touristique qui repose sur des prestations et des espaces animés et
adaptés aux attentes des visiteurs.
Aujourd’hui, la Maison des Vins de Bergerac dispose d’une notoriété qui s’appuie pour beaucoup sur
la réputation du Cloître des Récollets (largement répertorié). Le bâtiment a vu partir au profit du Pôle
Viticole situé au Sud de la ville, un certain nombre d’organismes locataires et présente donc
aujourd’hui beaucoup de surfaces non utilisées. Après l’impossibilité d’aboutir du projet d’Espace
Cyrano, IVBD a besoin d’évoluer, de faire vivre son bâtiment « Fer de lance » dont les aménagements
datent de 1996 à 2001. Tout en maintenant les missions qui y sont aujourd’hui remplies de manière
satisfaisante, il est nécessaire d’en développer de nouvelles.
L’idée de tendre vers un concept de Maison des Vins, du Tourisme et de la Gastronomie apparait
comme une réelle opportunité pour bénéficier d’une forte attractivité et devenir le site
incontournable du Bergeracois. De récents exemples à Cahors ou à Lunel, où le Tourisme et la
viticulture se sont rejoints confirment le caractère naturel d’un tel regroupement.
De plus, en mutualisant les moyens humains de l’OT et d’IVBD dédiés à l’accueil du public, cela
permettrait d’augmenter l’amplitude des périodes d’ouverture et de multiplier la gamme des
services rendus aux visiteurs.
Ajoutons que le bureau de IVBD a validé en décembre le fait qu’un projet de développement
touristique au sein de la maison des vins soit étudié en collaboration avec l’office de tourisme.
Un tel objectif n’a de sens que s’il s’inscrit dans une stratégie globale de développement touristique
en général et touristique viticole en particulier. L’occasion de passer à la vitesse supérieure alors que
nous « patinons » depuis plusieurs années pour structurer un véritable oenotourisme.
Financement du projet
En 2014, la Région Aquitaine a lancé un appel à projets touristiques ; parmi les domaines éligibles
figure la professionnalisation des offices de tourisme ; cela couvre notamment le réaménagement
des offices de tourisme ; une réponse collective a été apportée à cet appel à projets en mars 2015 et
un accord de la part de la région est intervenu en mai 2015.
Pour bénéficier d’un niveau de subvention important dans le cadre de ce projet, il est primordial que
celui-ci apparaisse comme globalement porté par l’OT. Les crédits Feader seront également
mobilisables. Le plafond des dépenses est de 500 000 € et le taux de subvention pourrait être de 60
%. Dans le cadre du projet, une partie des travaux (par exemple le gros œuvre) peut être directement
financé par IVBD dès lors qu’il est précisé que la destination des travaux bénéficiera à la mise en
place d’un office de tourisme y compris avec des missions élargies.
Une étude de faisabilité devra être menée par l’Office de Tourisme ; en croisant les aides régionales
et européennes (Leader), elle pourrait être financée à près de 80 %. Au-delà des questions de
l’identification et de l’étendue des travaux à réaliser, elle devra aborder tous les autres aspects du
dossier :
- la définition d’une stratégie globale de développement du tourisme viticole.
- de préciser la convergence des ambitions de l’OT (porteur du projet) et de l’IVBD dont les missions
traditionnelles seront maintenues.
- réfléchir à la gouvernance du projet : mutualisation complète ou démarche intermédiaire
- proposer des pistes très concrètes d’organisation et de cadre juridique : bail, « fonds de commerce
MdV Bergerac », statut des personnels,…
- de chiffrer le projet, y compris dans l’investissement temps, de proposer un modèle économique et
un plan de financement tant pour l’OT que pour IVBD.
Si l’on souhaite se tenir à un objectif d’ouverture à l’horizon de la saison d’été 2017, il est impératif
que cette étude soit menée dans le courant du premier trimestre 2016.
Madame Sylvie CHEVALLIER, présidente du CDT, apporte tout son soutien à ce projet. Elle est
convaincue que l’Office de Tourisme doit se transposer dans le cadre de la Maison des Vins. Celle-ci
dispose d’un pouvoir d’attraction naturel, de par la qualité de son patrimoine bâti mais également
grâce à son emplacement idéal au bord de la Dordogne. L’Office de Tourisme ne peut prétendre
aujourd’hui à une telle attractivité s’il devait demeurer au même endroit. Elle ajoute que l’affichage
systématique du Tourisme et du Vin au sein d’une même « vitrine » fera preuve d’une plus grande
cohérence dans notre politique de développement touristique car seule la réunion de ces deux
thématiques nous permet d’afficher une forme de spécificité parmi les autres destinations phare de
Dordogne Périgord.
A l’invitation de la présidente, les membres du conseil d’administration se prononcent à l’unanimité
en faveur de ce projet et autorisent la commande d’une étude de faisabilité bénéficiant des
subventions ci-dessus détaillées.
Le 2ème point concerne le programme des opérations qui seront menées en 2016 cohérence avec le
budget qui avait été présenté lors d’un précédent conseil. Comme le précise Pascal DUPOUY, on
parlera donc plutôt d’un programme d’opérations que d’un plan d’actions (de promotion) tant cellesci seront réduites en 2016 du fait de notre baisse de financement.
Tous les secteurs de nos activités sont évoqués chapitre par chapitre et nous vous invitons à
consulter le document annexé à ce compte rendu.
Concernant les Ressources Humaines, le directeur informe les administrateurs que l’effectif est
revenu à son état normal suite au retour des 2 collaboratrices Claude et Suzy, du service Accueil,
après leur congé maternité et parental. Elles n’ont toutefois repris qu’à 80% ; du fait que Camille est,
elle aussi ,revenue à un horaire de 28 heures, nous avons aménagé les horaires d’ouverture pour
nous adapter à ce potentiel un peu réduit. La saison d’été nous amènera à augmenter le temps de
travail de certaines collaboratrices (si elles l’acceptent) plutôt que d’avoir recours à un renfort
saisonnier (toujours pour des raisons budgétaires).
Notre collaborateur Edourd HANK engagé pour 1 an depuis le 2 mars 2015 dans le cadre d’un CAE
CUI a démissionné en date du 6 janvier 2016. Depuis sa prise de fonction, entre les arrêts Maladie et
les absences non justifiées, il aura été présent 10 semaines environ.
Afin de reprendre au printemps la mission consistant à animer le réseau des Points Info Tourisme
(PIT), nous aurons recours à un service civique, durant 6 mois de avril à septembre. Nous
procèderons de même pour mener à bien l’opération B for You dans sa deuxième phase. Outre le
coût forcément très avantageux, le recrutement de personnes en service civique concerne de plus en
plus souvent des personnes de grande qualité et présentant une formation de bon niveau. C’est la
MOPA, notre organisme fédéral régional qui est agréé par l’état pour la gestion des demandes de
services civiques émanant des offices de tourisme. Nos annonces lui ont donc été transmises.
Tendances commerciales
Le début de l’année 2016 donne lieu à une nette augmentation du nombre de devis Groupes par
rapport à l’année précédente. Il convient toutefois de rester très prudent car le budget moyen par
dossier demeure très bas et nous n’avons encore enregistré aucun gros dossier comme nous en
avions connus en 2014.
Le projet de mutualiser nos tournées de prospection commerciale avec le CDT prend tournure ; nous
opèrerons la prochaine opération avec une offre élargie à l’échelle du département ;
commissionnement à la clé sur les futures ventes.
La Centrale de réservation pour les locations et les chambres d’hôtes est en cours de mise en place ;
la formation a démarré et concerne 4 de nos collaboratrices. Le plus difficile est de recruter les
maisons car les propriétaires disposent aujourd’hui d’une multitude de solutions de
commercialisation, toutes très performantes. Un bel article dans SUD OUEST nous a cependant
permis d’en récupérer quelques uns. Une fois le système opérationnel (mars), il sera plus facile de
convaincre nos interlocuteurs pour qu’ils nous confient leur bien à la location.
Résultat 2015
L’exercice 2015 devrait se solder par un résultat positif d’environ 7000 €. Il devra être confirmé par le
cabinet FIGEC.
Date de l’AG
Le Conseil d’administration fixe au 19 avril 2016 la date de la prochaine assemblée générale annuelle
de l’office de Tourisme ; elle aura lieu à 17h30 à la salle des fêtes de Maurens (Communauté de
Communes du Pays de Villamblard).
L’ordre du jour étant épuisé, la Présidente remercie les membres du Conseil pour leur participation
active et lève la séance.
Fait à Bergerac le 2 février 2016