Club Member Chair Guide - Lions Clubs International

Guide du président de commission
de club chargé de l’effectif
Introduction
Le poste de président de commission
chargé de l’effectif est important pour
maintenir la santé et la vitalité de votre
Lions club et sa capacité à servir la
communauté. Ce guide expliquera
vos responsabilités, vous donnera des
conseils et vous décrira les ressources disponibles pour faciliter vos
efforts.
Guide du président de commission de club chargé de l’effectif 1
La documentation peut être téléchargée du
site Internet du Lions Clubs International
(LCI), www.lionsclubs.org/memberchair,
ou commandée au service des opérations
des effectifs et nouveaux clubs à [email protected].
Termes à rechercher :
Dans tout ce guide,
vous trouverez cet icône et
une liste des termes. Pour
trouver de plus amples renseignements et du matériel à
télécharger, tapez ces termes
dans la case de recherche
sur le site Internet du LCI.
2
La préparation de votre
mandat
Avant d’assumer vos responsabilités pour l’année, prenez le
temps de comprendre à fonds votre poste et de vous organiser. Le temps que vous investissez maintenant en vaudra largement la peine lorsque vous réussirez le reste de votre
mandat. Etudiez ce guide et les documents à l’appui qui y
sont mentionnés. Utilisez le calendrier de planification à la fin
de ce guide pour dresser votre plan de l’année.
Vous voudrez que les Lions aient un sentiment de
satisfaction du fait de faire partie de votre club. Si
vous encouragez les Lions à participer aux activités
de club, ils seront satisfaits et le club sauvegardera
un plus grand nombre d’effectifs. Il faut se rappeler
que la sauvegarde des effectifs est tout simplement
le résultat lorsque les Lions sont heureux de leur expérience dans le club.
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Pa
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(acte)
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ici
• Satisfaction des membres
o Dresser un plan pour la satisfaction des membres et le présenter au conseil d’administration
du club pour son accord et son soutien.
o Comprendre et incorporer les programmes de
satisfaction des membres.
o Aider les officiels de club à organiser un atelier
de travail pour le processus d’excellence de
club afin d’analyser les besoins de votre communauté, évaluer la satisfaction actuelle des
membres et mettre au point des plans
d’action.
o Rehausser le niveau de satisfaction des membres actuels du club, demander aux membres
qui démissionnent de remplir un questionnaire
de départ.
vront une orientation conçue spécialement
pour eux et participeront au programme de
mentor Lions.
)
tat
ul
• Général
o Nommer une commission chargée de l’effectif
et travailler avec elle pendant tout votre mandat.
o Servir en tant que membre de la commission
de l’effectif au niveau de la zone.
o Synchroniser votre travail avec d’autres commissions pour la bonne exécution de vos
tâches.
o Transmettre le rapport sur le recrutement du
président de commission de l’effectif et le rapport sur la satisfaction des membres du club
aux officiels de club, une fois par mois.
o Servir comme membre du conseil d’administration du club.
Satisfacti
on
(s
Les présidents de commission de club chargés de
l’effectif aident leur club à augmenter l’effectif. La
croissance se réalise par le recrutement de nouveaux membres et la satisfaction des membres, ce
qui fait qu’ils restent pour rendre service plus longtemps dans leur club. Les responsabilités du poste
comprennent les suivantes :
• Recrutement des membres
o Créer un plan de croissance de l’effectif. Présenter ce projet au conseil
d’administration du club pour son accord et
son soutien.
o Vous familiariser avec les différents types et
programmes d’affiliation proposés par le LCI.
o Encourager le recrutement des nouveaux
membres et promouvoir les programmes de
récompenses aux membres du club.
o Vous assurer que les nouveaux membres sui-
n de l’effe
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Responsabilités
Guide du président de commission de club chargé de l’effectif 3
Soutien et conseils
De nombreuses personnes seront disponibles pour vous aider pendant votre mandat de président de commission chargé de l’effectif. Une collaboration étroite avec votre commission chargée de l’effectif et votre
EME de district vous permettra d’obtenir le soutien et les conseils nécessaires pour assumer votre fonction.
Commission du recrutement de l’effectif
Votre commission peut être structurée de la manière qui convienne le mieux aux besoins du club mais le LCI
recommande l’inclusion des membres de club suivants :
• Le président de commission de l’année précédente
• Le président de commission éventuel de l’année prochaine
• Tout membre de club qui s’intéresse au recrutement ou à la satisfaction des membres
Cette structure recommandée aide les clubs à accorder la priorité à la satisfaction et à la croissance des
membres en rassemblant une équipe qui dirigera les efforts du club. Parce que le président de commission
précédent et le président de commission futur sont tous les deux membres de la commission, leur travail
peut continuer de manière ininterrompue d’une année à l’autre et le président de commission en fonction
peut mieux comprendre ce qui a réussi ou n’a pas réussi dans le club.
EME de district
L’EME de district comprend :
• Le gouverneur de district
• Le premier vice-gouverneur de district
• Le second vice-gouverneur de district
• Les coordonnateurs EME de district
En collaborant de près avec votre EME de district, vous aurez accès à l’assistance et aux conseils des Lions
de longue expérience qui s’intéressent à l’effectif. Les coordonnateurs EME de district sont appuyés par
l’équipe de district chargée de la croissance de l’effectif et des nouveaux clubs et par l’équipe de district
chargée des succès des clubs. Ces équipes peuvent aussi vous aider.
4
Autres Lions clubs
Les clubs bénéficient aussi d’autres clubs en échangeant les “meilleures pratiques”. En tant que président de commission chargé de
l’effectif, vous pourrez plus facilement rehausser le niveau de satisfaction des membres et atteindre les buts en matière de croissance de l’effectif si vous utilisez le réseau qui a été établi pour
vous soutenir.
Lions Clubs International
Le LCI comprend qu’il est important de faire grandir votre Lions
club parce que chaque nouveau membre peut faire une différence
dans votre communauté. Le LCI comprend aussi qu’il est important, non seulement d’accueillir ces nouveaux membres, mais
aussi de vous assurer que tous les membres, actuels ou nouveaux, sont heureux dans le club. C’est pourquoi le LCI offre les
communications suivantes pour vous aider dans vos efforts
concernant l’effectif :
• Membership Pulse : Le bulletin Membership Pulse est un bulletin d’informations trimestriel qui donne des nouvelles et des
informations sur les programmes des effectifs et les nouveaux clubs. Les présidents
de commission de club chargés de l’effectif
reçoivent automatiquement le bulletin d’actualités Membership Pulse par courriel et
les numéros passés se trouvent sur le site
Internet du LCI. Rechercher “communications sur l’effectif”.
• Témoignages sur les actions réussies :
Rendez-vous au site Internet du LCI et
cherchez “communications sur l’effectif”
pour lire les témoignages et découvrir ce
que les Lions entreprennent pour renforcer
les effectifs de leur club ou district afin de
mieux faire connaître leur mission.
En plus, si vous avez réussi certaines initiatives, nous serons ravis d’avoir de vos nouvelles ! Votre témoignage pourrait bien
servir d’inspiration aux autres pour qu’ils se
lancent à leur tour dans des initiatives de
recrutement.
□ Spécialistes EME
□ Communications sur
Termes à rechercher :
l’effectif
Satisfaction des membres
Termes à rechercher :
□ Guide à la satisfaction
des membres
□ Sondage Que pensezvous de votre club ?
□ Orientation des nouveaux membres
□ Le programme de mentor Lions
□ Evaluation des besoins
de la communauté
Pour que votre Lions club demeure dynamique et efficace, il faut tenir
compte de l’expérience et des attentes des membres. Si les membres
du club se sentent les bienvenus, sont à l’aise et participent aux oeuvres sociales, ils maintiendront leur affiliation pendant longtemps encore. C’est pourquoi il est important de maintenir l’engagement des
membres en introduisant différents programmes pour la satisfaction
des membres. Ces programmes mettent l’accent sur la coopération au
sein du club, le moral des membres et la mise en place de réunions
plus efficaces pour contribuer à la motivation.
Liste de vérification concernant les nouveaux membres
Utilisez la liste de vérification suivante pour être sûr de bien accueillir
vos membres et leur donner l’impression de faire partie d’une famille :
□ Est-ce que, grâce à mon accueil chaleureux, le nouveau membre
se sent le bienvenu ?
□ Lui ai-je confié des responsabilités ?
□ Ai-je apprécié ses commentaires et respecté ses idées ?
□ Lui ai-je donné le sentiment de faire partie
d’une famille ?
Guide à la satisfaction des membres
Le Guide à la satisfaction des membres,
ainsi que les ressources suivantes mentionnées dans ce guide, aident à fournir
l’expérience que les membres attendent de
votre club :
• Que pensez-vous de votre club ?
Sondage
• Orientation des nouveaux membres
• Programme de mentor Lions
• Évaluation des besoins de la communauté
Membership
Satisfaction
Guide
Membership
Satisfaction
Guide
How to keep
members happy
and coming back
How to keep
members happy
and coming back
Rapport sur la satisfaction des membres
Utilisez le Rapport sur la satisfaction des membres à la fin de
ce guide pour suivre les initiatives que vous avez inaugurées pour garantir la satisfaction des membres. Transmettez ce rapport chaque mois aux officiels de club pour qu’ils
soient au courant des efforts du club.
Recrutement des membres
Tous les clubs ont besoin de membres pour atteindre leurs objectifs en
matière de service. Les nouveaux membres sont porteurs d’idées et de
projets originaux, et proposent d’autres façons de faire la différence
dans la communauté. En tant que président de commission chargé de
l’effectif, vous organiserez les efforts de croissance de l’effectif et veillerez à la réalisation des buts.
Il suffit de demander ! Nouveau guide sur le recrutement des
nouveaux membres destiné aux clubs
Ce guide utile explique au club, étape par étape, le processus du recrutement des nouveaux membres et de la gestion efficace de la croissance du club.
Just Ask!
New Member
Recruiting Guide
for Clubs
Just Ask!
New Member
Recruiting Guide
for Clubs
Bien que le concept soit simple – il suffit de demander aux habitants de
la communauté de vous rejoindre – ce guide vous aidera à préparer un
projet efficace de recrutement, au moyen d’un processus à quatre
étapes :
1. Préparer votre club
2. Créer le projet de croissance de votre club
3. Réaliser le projet de croissance de votre club
4. Accueillir vos nouveaux membres
Possibilités d’affiliation
Lorsque les nouveaux Lions rejoignent votre club, expliquez-leur les
programmes de cotisations internationales et les catégories d’affiliation
pour qu’ils puissent choisir celle qui convient à leur situation. Le dépliant sur les possibilités d’affiliation vous expliquera, ainsi qu’aux
membres de votre club, les différents types et catégories d’affiliation.
Rapport sur l’événement de recrutement ou les invitations
Utilisez le rapport sur l’événement de recrutement ou les invitations à la
fin de ce guide pour suivre le nombre de participants aux événements,
les informations sur les membres potentiels et les notes ou précisions
de suivi de ces membres. Transmettez ce rapport chaque mois aux officiels de club pour qu’ils soient au courant des efforts du club et de
ses réussites.
Termes à
rechercher :
□ Le guide Il suffit de de-
□ Brochure sur les possimander ! Guide
bilités d’affiliation
Guide du président de commission de club chargé de l’effectif 7
Programmes de
récompenses
□ Récompense de crois-
Termes à rechercher :
sance de l’effectif
□ Récompense de croissance de l’effectif tout au
long de l’année
□ Récompense clé d’effectif
□ Récompense pour la satisfaction des membres
□ Récompense chevron
Enhanced Program
Eligibility
Salute the
Heritage…
rd the Effort
Rewa
Membership Advancement
Key
5
Membership Key
2
Grand Master Key
50
Universal Key
300
Key of State
75
Builder Key
10
Senior Builder Key
15
Master Key
20
Senior Master Key
25
1. A new member must remain
a Lion for a year and a day
before the name may be used
as credit toward a key, to be
issued the 13th month; except
where the sponsored member
dies, transfers or moves from
the community before the
expiration of a year and a day.
2. The name of the new member,
with the sponsor’s name,
member number, and club
number, must be reported
on the club’s Monthly
Membership Report or MyLCI.
(For existing clubs only.)
3. Charter, transfer, and reinstated
members cannot be used as
credit for a key.
Key of Nations
100
Emissary Key
350
Ambassador Key
150
International Key
200
Global Key
250
4. Only one sponsor per new
member can receive credit for
a key.
5. No sponsor shall receive more
than one key of the same type.
Monarch Key
400
Imperial Key
450
Supreme Key
500
the importance of effective
Membership Key Awards acknowledge
by recognizing the number of new
recruitment in membership growth
members a Lion has sponsored.
of
is designed to reflect the number
Each of the 17 Membership Keys
issued after the new
automatically
are
new members sponsored. Keys
a year and a day.
members have remained Lions for
6. Requests for sponsor changes
must be received by the
Membership and New Club
Operations Department within
90 days of the new members'
join date.
Each key is a lapel pin with a
clutch backing. For the Senior
Master (recognizing 25 members)
and above, the lapel pins are
complemented by a distinctive
medallion and presentation
ribbon.
For More Information:
Membership Operations Department
Phone: 630-203-3831
Fax: 630.571.1691
Email: [email protected]
ME36 4/13
2013-2014
8
Le Lions Clubs International propose différents programmes de récompenses afin de valoriser les Lions et les clubs pour leurs accomplissements. En tant que président de commission chargé de
l’effectif, il est important de partager les occasions suivantes de se
faire valoriser avec les membres du club pour les encourager à recruter et à veiller à la satisfaction des membres actuels :
• Certificat de parrainage : Les Lions qui parrainent un nouveau membre pendant l’année, à n’importe quel moment, reçoivent un certificat de parrainage signé par le président
international.
• Récompense pour la croissance de l’effectif : Les Lions
qui parrainent un membre en octobre ou en avril reçoivent
l’insigne en argent. Ceux qui parrainent un membre en octobre et en avril reçoivent l’insigne en argent et l’insigne en or.
Les clubs qui ajoutent de nouveaux membres en octobre et
en avril reçoivent l’écusson de fanion pour la croissance de
l’effectif.
• Croissance tout au long de l’année : Les Lions qui parrainent trois membres ou plus pendant l’année d’exercice recevront l’insigne d’excellence de croissance tout au long de
l’année. Les clubs qui terminent l’année en ayant un gain net
d’effectifs reçoivent l’écusson de fanion de croissance tout
au long de l’année.
• Récompenses clés d’effectif : Les Lions obtiennent leur
première clé d’effectif en invitant deux nouveaux membres et
peuvent se faire attribuer un maximum de dix-sept clés pour
ces efforts. Chacune des clés a été conçue pour refléter le
nombre de nouveaux membres parrainés par un Lion particulier.
• Récompense pour la satisfaction des membres : Les
Lions clubs qui maintiennent 90 pour cent de leurs effectifs
ou renversent la tendance à long terme de la diminution des
effectifs au cours d’une année d’exercice reçoivent l’écusson
de fanion pour la satisfaction des membres.
• Récompenses sous forme de chevrons A partir de 10
années et toutes les 5 ans par la suite, les Lions sont récompensés par l’attribution d’un insigne chevron pour leurs services à long terme.
CALENDRIER DE PLANIFICATION DU PRESIDENT DE COMMISSION DE L’EFFECTIF
JUILLET / AOÛT / SEPTEMBRE
✱ Participer aux campagnes mondiales
d’actions sociales :
Faire participer nos jeunes.
✱ Rappeler au club d’inviter et de signaler les
nouveaux membres en octobre pour mériter
la récompense pour la croissance de
l’effectif.
OCTOBRE / NOVEMBRE / DÉCEMBRE
✱ Participer aux campagnes mondiales
d’actions sociales : Partager la vision.
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CALENDRIER DE PLANIFICATION DU PRESIDENT DE COMMISSION DE L’EFFECTIF
JANVIER / FÉVRIER / MARS
AVRIL / MAI / JUIN
✱ Participer aux campagnes mondiales
d’actions sociales :
Soulager la faim.
✱ Participer aux campagnes mondiales
d’actions sociales :
Protéger notre environnement
✱ Rappeler au club d’inviter et de signaler les
nouveaux membres en octobre pour mériter
la récompense pour la croissance de
l’effectif.
✱ Accueillir les nouvelles recrues dans le club
pendant la journée mondiale d’intronisation.
✱ Encourager les membres à participer à la
semaine de la famille.
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RAPPORT DU CLUB SUR L’ÉVÉNEMENT DE RECRUTEMENT
DES MEMBRES OU LES INVITATIONS
Nom du club : ____________________________ Date de la Manifestation :____________________________
Type d’événement :
■ Réunion ■ Projet ■ Collecte de fonds ■ Campagne de recrutement
■ Invitation de membres
■ Autre : ____________________________________________________________________________________
Description : ________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Participants (le cas échéant)
Nombre de Lions : ________ Nombre de non Lions : __________ Nombre total de participants : ________
Membres potentiels
Nom : ______________________________________________ Tél. : __________________________________
Courriel : ____________________________________________________________________________________
Notes/Suivi : ________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Nom : ______________________________________________ Tél. : __________________________________
Courriel : ____________________________________________________________________________________
Notes/Suivi : ________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Nom : ______________________________________________ Tél. : __________________________________
Courriel : ____________________________________________________________________________________
Notes/Suivi : ________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Nom : ______________________________________________ Tél. : __________________________________
Courriel : ____________________________________________________________________________________
Notes/Suivi : ________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Commentaires : ____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
RAPPORT SUR LA SATISFACTION DES MEMBRES DU CLUB
Nom du club : ____________________________________________________ Mois : ______________________________
Les initiatives suivantes ont été menées à bien pour garantir la satisfaction des membres du club.
■ Nous avons créé, examiné ou modifié un projet
de satisfaction de club.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons demandé aux effectifs de répondre à un questionnaire.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons demandé aux anciens effectifs de répondre
à un questionnaire.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons terminé le processus d’excellence de club.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons effectué une évaluation des besoins de la communauté.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons effectué le sondage Que pensez-vous de votre club ?
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Nous avons réagi à une des raisons pour lesquelles les
membres démissionnent.
Date d’achèvement de la tâche : __________
■ Autre.
Date d’achèvement de la tâche : __________
Description : __________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
Qu’avons-nous appris ? ________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
Commentaires :________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
Service des programmes des effectifs
et des nouveaux clubs
Lions Clubs International
300 W 22nd St.
Oak Brook IL 60523-8842 Etats-Unis
www.lionsclubs.org
Courriel : [email protected]
Tél. : 630.203.3846
ME44 FR 8/13