posting 15-54 - Bishop`s University

POSTING 15-54
Academic Calendar and Convocation Officer
(Regular full-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a position as Academic Calendar and
Convocation Officer in the Registrar’s Office. Reporting to the Registrar, the incumbent will work collaboratively
with the members of the University community to prepare the Academic Calendar. He will also coordinate
information for possible graduates and academic departments for convocation. This position will also be expected
to rotate with the Enrolment Service Officers to offer front-line support, and has a work week of 32.5 hours from
Monday to Friday.
Nature of duties and responsibilities:
Duties and responsibilities for Convocation:
 Receives and provides detailed information and explanations to students;
 Participates in the organization of the Convocation ceremony;
 Prepares student files for degree audit and ensures follow-up with academic departments;
 Assists chairpersons in relation to matters such as courses taken elsewhere, equivalences, transfer credits,
etc...;
 Informs students of their graduation status;
 Coordinates all steps included in the application to graduation process
 Produces proof of graduate information for the Convocation booklet;
 Ensures degree accuracy through the thorough review of all information including degree, name, etc…. on
reports, diplomas, and more;
 Maintains Prize recipient information in SIS;
 Responsible for diploma replacements.
Duties and responsibilities for production of the Academic Calendar
 Keeps abreast of course and program changes approved by Senate;
 Maintains calendar information in text form and final calendar production of all program and course
information;
 Continuously update course information in SIS;
 Acts as a resource person for program/ course development;
 Coordinates the print and online publication of the Academic Calendar.
 Performs additional similar / related task as required.
Qualifications and Requirements
 College Diploma (DEC);
 3 to 5 years of pertinent experience;
 Working knowledge of English and French;
 Excellent organizational skills, multitasking, ability to take initiatives, work under pressure and meet
deadlines with minimum supervision;
 Familiarity with post-secondary, and data management an asset;
 High level of comfort using computers;
 Demonstrated ability to effectively and efficiently work with large volumes of information.
Classification:
*Class 9
*Preliminary Evaluation.
$20.14 to $26.28 per hour
(APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter by December 11, 2015 before 4:00 pm to
[email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an
interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access employment / program
under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities, ethnic minority, Aboriginal and
disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and pre-selection of candidates).
AFFICHAGE 15-54
AGENT - GRILLE-HORAIRE & COLLATION DES GRADES
(Poste régulier à temps plein)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et
le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de combler un poste Titre pour le
Département. Se rapportant Titre du Superviseur, le titulaire travaillera en collaboration avec les membres de la
communauté universitaire afin de préparer le calendrier académique. Il / elle devra également coordonner - pour
la collation des grades - les informations pour les diplômés éventuels et les départements universitaires. Cette
position partagera la responsabilité d'offrir un soutien de première ligne avec l’Agent au Services d’Inscription,
selon l’horaire rotatif établi. La semaine de travail de ce poste est de 32.5 heures, du lundi au vendredi.
Nature des tâches et des responsabilités :
Pour la collation des grades :
 Recevoir et fournir des informations détaillées et des explications aux étudiants;
 Participer à l'organisation de la cérémonie de collation des grades;
 Préparer les dossiers d’étudiants pour la vérification de diplôme et assurer le suivi avec les départements
universitaires;
 Assister les membres de comités, quant aux cours complétés dans une autre institution, les équivalences, le transfert
de crédits, etc… ;
 Informer les étudiants quant à leur statut d'obtention de diplôme;
 Coordonner toutes les mesures incluses dans l'application de processus de l'obtention du diplôme;
 Assurer l'exactitude du grade d’études, par l'examen approfondi de toutes informations, y compris diplôme, nom,
etc... sur des rapports, des diplômes et plus;
 Produire les preuves pour le livret de la collation des grades des diplômés;
 Vérifier l'exactitude des informations mentionnées sur les diplômes, ainsi que sur les rapports et autres documents
d’importance équivalente;
 Maintenir l’information des récipiendaires dans le SIS;
 Responsable pour les remplacements de diplômes.
Pour la production du calendrier académique :
 Se tenir au courant des changements de cours et de programmes approuvés par le Sénat;
 Maintenir les informations du calendrier sous forme de texte et production du calendrier finale des informations
reliées à l’ensemble des cours et programmes offerts;
 Faire la mise à jour continue des informations de cours offerts dans le SIS;
 Agir à titre de personne-ressource pour le développement de cours / programmes;
 Coordonner l'impression et la publication en ligne du calendrier académique.
 Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme d’études collégiales (DEC);
3 à 5 ans d’expérience pertinente;
Bonne connaissance de la langue anglaise et de la langue française;
Excellentes compétences organisationnelles, multitâche, capacité à prendre des initiatives, de travailler sous
pression et respecter les délais avec un minimum de supervision;
connaissance de l’environnement post-secondaire un atout;
Haut niveau de confort avec le matériel informatique;

Aptitude démontrée à travailler efficacement avec de grands volumes d'informations.
Classification:
*Classe 9
* Evaluation Préliminaire.
$20.14 to $26.28 l'heure (APBU – poste syndiqué)
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, d’ici le 11 décembre 2015,
16 :00 à [email protected]
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Prière de noter que seules les personnes
retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour l’intérêt manifesté. Nous appliquons un
programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les femmes, les minorités
visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées (incluant la possibilité d’accommodation lors de la pré-sélection et
sélection des candidatures).