Le guide d`accueil - Office de Tourisme Béarn des Gaves

Gaves
L’Office de Tourisme du Béarn des Gaves regroupe 4 communautés de
communes (Navarrenx, Lacq-Orthez, Salies-de-Béarn et Sauveterre-deBéarn), il y a 4 points d’accueil ouverts toute l’année :
- Navarrenx
- Sauveterre-de-Béarn
- Salies-de-Béarn
- Orthez
Salies-de-Béarn est le siège social.
Contact
Navarrenx
4 accueils
 64270 SALIES-DE-BEARN
18 place de la Trompe
Tel : 05.59.38.00.33/Fax:05.59.38.02.95
64190 NAVARRENX
2 place des Casernes
Tel : 05.59.38.32.85/Fax:05.59.66.54.80
 64300 ORTHEZ
Maison Jeanne d’Albret (37 rue Bourg Vieux)
27 rue Aristide Briand (période estivale)
Tel : 05.59.38.32.84/Fax:05.59.69.12.00
 64390 SAUVETERRE-DE-BEARN
Place Royale
Tel : 05.59.38.32.86/Fax:05.59.38.96.53
Sauveterrede-Béarn
Salies-de-Béarn
Orthez
Béarn
es
Gaves
Président
Gérard Vandevoorde
& 56 administrateurs issus des 4 territoires
Directrice
Cécile Bergez
ci nommés
Pôle accueil guidage & qualité
Responsable Sylvie Beuste *
Conseillères en séjour & guides
Audrey Etcheverry
Claudie Brusac
Elodie Taberne
Clara Mege
Pôle promotion et commercialisation
Responsables Nicole Magescas
& Dany Marszalek
Assistante commerciale et promotion
Laurence Brillant
Comptabilité
Guylaine Jameau *
* en charge de la qualité
3
Nos
L’Office de Tourisme est certifié Qualité et classé
1ère catégorie.
Le label tourisme et handicap a été attribué pour les sites
de Navarrenx, Salies de Béarn , Sauveterre de Béarn.
Le conseil d’administration défend un accueil de qualité, pour tous, toute l’année.
L’amplitude horaire de l’accueil se répartit sur 3 périodes : basse,
moyenne, haute.
91 % de de la fréquentation touristique se déroule entre avril et octobre !
50 995 actes d’accueil ont été effectués par les conseillères en séjour sur
les 4 accueils soit + 2 % / 2013
Le contact s’établit aussi par mail, téléphone, courrier ou tout simplement
en regardant et lisant vos dépliants dans les 4 accueils de l’OT !
NAVARENX, Hôtel du Commerce

Diffusez votre documentation en libre service depuis les 4 sites,
toute l’année
Un accueil au plus près des visiteurs et de la
population locale
ORTHEZ, Musée Jeanne d’Albret
 Installation de 18 points relais chez les commerçants ou professionnels qui deviennent ainsi des ambassadeurs, des prescripteurs du territoire
Diffusion du Carnet de Vacances (recensement hebdomadaire des
animations du territoire) aux professionnels, mais aussi aux habitants qui
souhaitent le recevoir chez eux directement afin d’organiser leur programme
SALIES-DE-BÉARN, Atelier Katy
Développement d’une base de données clientèle locale à qui on
envoie le carnet de vacances par mail
SAUVETERRE-DE-BÉARN, Chris’Flor
Le positionnement adopté doit permettre de nous démarquer de nos concurrents directs
(les autres territoires du Béarn, les autres territoires du sud ouest : Midi Pyrénées, Aquitaine …)
Positionnement campagne de type “retour aux sources”

grâce à un territoire de campagne avec l’eau comme fil conducteur et une nature
100% préservée

grâce à un territoire au patrimoine de qualité et reconnu (Pays d’Art et d’Histoire Plus Beaux Villages de France)
Nos actions : achat d’insertion presse , présence sur des salons ciblés (Thermalies à
Paris et du Tourisme à Bilbao), relation presse avec Miss Blabla et le CDT 64, communication collective avec les acteurs du Béarn sur les bassins de clientèle ciblés.
 Votre présence sur nos outils de communication papier
Le guide des hébergements : hôtels, chambres d’hôtes, locations de vacances, résidences de tourisme, hébergements collectifs, campings - 4 000 exemplaires
Le guide d’accueil :
Le Béarn des Gaves à travers son histoire, sa nature, sa
convivialité, sa gastronomie : Sites, musées, activités, restaurants, producteurs, artisans… 8 000 exemplaires
La carte touristique :
Document d’appel et d’accueil qui présente de ma-
nière imagée les points forts du territoire - 20 000 exemplaires
Visite des 4 cités :
Un circuit de visite de Navarrenx, Orthez, Salies-de-Béarn
et Sauveterre-de-Béarn accompagné de commentaires historiques - 20 000 exemplaires
Journées et séjours groupes : propositions de circuits, visites et restaurants - 500
exemplaire
La carte d’hôte (6 000 exemplaires) et son mode d’emploi (6 000 exemplaires)
Le plan pratique d’Orthez et Salies-de-Béarn
Les vacances en Famille :
activités à faire en famille
Le carnet de vacances :
pendants les vacances
scolaires, animations de la
période
 Votre présence sur Internet
www.tourisme-bearn-gaves.com
Le site portail de l’OT qui présente par thème ou par affinité de clientèle l’offre touristique
reçoit par an + de 168 000 connexions - 599 000 pages vues
Votre présentation : chaque hébergement ou activité fait l’objet d’une fiche sur la base
de données régionale SIRTAQUI qui alimente les sites de l’OT , des Comités Départemental
et Régional du Tourisme et + de 50 sites qui viennent y puiser de l’information
Photo + présentation éditoriale + tarifs + coordonnées + bouton Réserver en option
pour les hébergements et les activités : module de réservation, gestion des plannings et
vente en ligne : formation par nos soins
Nos plus : présentation éditoriale rédigée par nos soins et module de réservation, gestion
des plannings et vente en ligne : formation par nos soins
L’OT propose un site en anglais, et un en espagnol, un site en mobilité : vous êtes présent
sur tous ces supports
www.mysecretholidays.com - www.tuescapadaverde.com - www.monbearn.com
Nos plus : traduction de votre présentation en anglais et en espagnol par nos soins
La
 Visibilité 24h/24
Une borne électronique qui annonce toute l’offre du Béarn des Gaves, tant pour les hébergements que pour les activités.
Le + pour les hébergements à la nuitée : présentation de vos disponibilités d’hébergement à
la nuitée en saison
 Les écrans de communication pour vos animations
Des grands écrans TV en vitrine, à Salies-de-Béarn et à Navarrenx : il vous suffit de nous
fournir un visuel jpeg 1024 x 768 px. Votre animation sera diffusée de 8h à 22h.
 Des outils gratuits
permet d'écouter des visites de cité,
depuis un smartphone ou de
télécharger gratuitement les
fichiers mp3 correspondant au déroulement de la
visite.
Flashez-moi et connectez
-vous au guide mobile de
vos vacances
www.monbearn.com
 Nos actions
Nous investissons les réseaux sociaux, Facebook notamment, avec plus de
5000 fans d’ores et déjà
& partageons vos actions à visée promotionnelle ou à visée de générosité, vos
animations !
L’OT vend des journées groupes, des forfaits pour individuels, des hébergements secs, des
prestations d’activité (raft, vélo électrique, canoé, billetterie …) des “Saveurs et Savoir
Faire, produits alimentaires et de l’artisanat.
 Centrale de réservation
L’office vend pour vous votre hébergement et vous aide à le vendre vous même en ligne.
L’OT envoie à chaque demande des propositions personnalisées d’hébergement.
Il relance les prospects qui l’ont sollicité. Il contractualise la vente, encaisse le règlement et
règle le propriétaire.
INFO SUR L’OUTIL RESINSOFT,
système départemental de gestion de planning, de réservation et vente en ligne
Aucune exclusivité pour l’Office de tourisme : le propriétaire peut vendre ses prestations par lui-même en
dehors du système.
Le propriétaire ouvre ou ferme son planning lui-même sur internet en fonction de ses disponibilités. Sur demande, l’Office de tourisme gère son planning.
2 modes de vente :

Le client réserve en ligne via votre site internet ou via le site de l’Office de tourisme

l’Office de tourisme vend votre prestation
Un outil mis à disposition, un outil gagnant-gagnant !
 Valorisation sur le site internet
Actions commerciales, les PROMO
Vous pouvez à n’importe quel moment de l’année décider de faire une promo sur votre activité / hébergement. Nous la relayons depuis le site et au comptoir.
 Forfaits
Individuels
L’office, dûment immatriculé, crée des produits, pour proposer à nos
clientèles phares des week-ends ou séjours. Ceux ci font l’objet d’une
édition papier, de newsletters commerciales et sont mis en ligne sur le
site internet. Ils servent aussi à communiquer auprès de la presse.
Groupes
L’OT monte des journées sur la destination Béarn des Gaves afin de montrer la variété de l’offre locale.
Plusieurs actions de commercialisation sont menées : brochure groupe, démarchage de
clubs, démarchage d’autocaristes qui revendent les produits, workshop BtoC, newsletters ...
 La Boutique
Vente de produits locaux et d’artisanat répondant à la charte saveur et savoir faire.
 Accompagnement à l’Optimisation à Commercialisation
Accompagnement des hébergeurs volontaires sur une analyse de leur produit, de leur politique de promotion et de commercialisation.
Un plan d’action est mis en place et un suivi est effectué
 Valorisation de l’hébergement
La photo est primordiale, l’OT a sollicité les professionnels de la photo du territoire pour proposer des reportages aux hébergeurs du Béarn des Gaves.
Olivier Photo a répondu et offre son savoir faire pour un montant très avantageux.
 Route des Savoir-Faire
Valorisation de l’artisanat par la communication papier (réédition de la carte en 2015), internet et par
l’animation avec le CPIE et les 4 intercommunalités
Développez votre visibilité en entrant dans la charte Saveur et Savoir-Faire !
 Artisanat et Agriculture avec les Communautés de Communes et
le pays Lacq Orthez Béarn des Gaves
Actions menées avec la filière restaurant
 mise en place des Assiettes de Pays pour valoriser les produits locaux, notamment achetés en direct (rappel : prise en charge par l’OT de la cotisation la 1ère année à hauteur de 50%)
 mise en relation directe des restaurateurs et producteurs (à l’échelle des pays LOBDG et Haut
Béarn)
 Hébergeurs
 Accompagnement au classement des meublés
 Visite des chambres d’hôtes avec le référentiel « chambre d’hôtes »
 La commercialisation
Accompagnement à la mise en place d’outils de vente : marque blanche, gestion de planning en ligne et
de réservation, paiement en ligne.
Location de votre bien, intégration aux produits groupe et/ou individuel en fonction de votre prestation
Vente de produits locaux et d’artisanat
 Sur Internet
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
2 Animateurs numériques pour vous accompagner
Diagnostic numérique du territoire pour connaître vos besoins en matière d’accompagnement.
Des tutoriels à votre disposition sur l’espace pro de l’Office de Tourisme
Accompagnement à la création de site internet
Mise à disposition de flux RSS animations, photothèque Flickr de l’Office de Tourisme, Vidéothèque, Ze visit, QR code, itiAQUI
Si vous souhaitez bénéficier des services de l’OT nous vous proposons d’adhérer sur la base
de la formule standard ou plus. Les services attendus sont décrits ci-dessous.
FORMULE STANDARD

Présence sur les éditions de l’Office de tourisme
 Les éditions sont envoyées par courrier ou par courriel, remises au comptoir, téléchargeables
sur le site de l’Office de tourisme
Visibilité sur le site internet de l’Office de tourisme www.tourisme-bearn-gaves.com
Visibilité sur le site mobile de l’Office de tourisme www.monbearn.com
Visibilité sur les sites GB www.mysecretholidays.com et ESP www.tuescapadaverde.com et
traduction de votre descriptif commercial en anglais et en espagnol
Visibilité sur la borne à l’OT de Salies-de-Béarn, disponible 24h/24
Spécial hôtels, chambres d’hôtes et résidences de tourisme, mise à jour
des disponibilités du 15/06 au 15/09
Saisie et actualisation de vos données sur la base de données régionale : SIRTAQUI, qui alimente les sites des Comités Départemental et Régional du Tourisme et leurs partenaires ainsi que le site des Thermes de
Salies-de-Béarn
Réécriture de votre descriptif commercial en phase avec les règles
d’or du Web Editorial ( textes et photos)
Intégration des avis de voyageurs de votre activité
Mise à disposition de vos supports de communication en
présentoirs dans les 4 bureaux d’accueil
Mise à disposition des brochures de l’Office de tourisme pour vos
clients
Envoi du « Carnet de vacances » à chaque vacances scolaires
Représentation lors des bourses d’échange en Béarn des Gaves et départementales, et sur les salons nationaux
Visibilité auprès de la presse
Accompagnement au classement des meublés
Accompagnement à l’Optimisation de la Commercialisation
Accompagnement aux TIC (Technologies de l’Information et de la Communication)
FORMULE PLUS
Aux services de la formule standard, nous vous proposons en plus :
Vente de vos prestations par le service
réservation de l’Office de tourisme
Les + de la vente en ligne
Accès à la réservation en ligne sur les différents 80 % des internautes réservent en ligne
80 % des pages les plus vues du site de l’OT font
sites internet et meilleure visibilité
appel à une recherche de disponibilité
Vente par les conseillère en séjour, au comptoir, un moteur de recherche d’hébergements est
de vos prestations
présent sur toutes les pages du site de l’OT
Implication dans les opérations de promotion
Meilleur affichage de vos promotions sur
www.tourisme-bearn-gaves.com et
www.monbearn.com
Une information fiable sur les disponibilités
Le paiement par carte bancaire : une sécurité
pour le client et un gain de temps
Mise à disposition de l’outil de réservation en ligne pour votre site internet
Moyen de paiement en ligne sécurisé
Montage et mise en marché de produits packagés pour les individuels et groupes
Vente de votre prestation aux groupes
Démarchage de revendeurs et prescripteurs
Accès aux rubriques spécialisées Séjours, Groupes et Séminaires sur le site internet de
l’Office de tourisme
Participation à la journée des Présidents : votre promotion auprès des groupes
Prise de photographies illustrant votre prestation
Actualisation de vos données sur la base de données SIRTAQUI via un formulaire web
Génération d’un flash code individuel
OFFICE DE TOURISME DU BÉARN DES GAVES
18 Place de la Trompe - 64270 SALIES-DE-BÉARN
Tel : 05 59 38 00 33 / Fax : 05 59 38 02 95
[email protected]
www.tourime-bearn-gaves.com