livret de coordination 2015-2016. livret de - Site de la FNCS

Transcription

festival choral académique
livret de coordination
Académie d’Aix-Marseille
Mai 2015
Isabelle TOURTET
La politique éducative et culturelle
de l’académie d’Aix-Marseille
Livret de coordination FCA 2015-2016
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1
saison 2015-2016
Calendrier - Echéances
Calendrier annuel / les échéances
Mai juin 2015
 Réservation de la salle de spectacle 2016 / mai - juin 2015
 Préparation du stage « festival choral académique » / 20 juin 2015
 Envoi du dossier FCA 2015 par mail à [email protected] / 20 juin 2015
Septembre octobre 2015
 Coordination du stage « préparation au festival choral académique » / établissement d’accueil
 Contacts partenaires
Novembre décembre 2015
 Renseignements pour la programmation académique / 1er décembre 2015
 Renseignements « salle, billetterie, invitations » / 1er décembre 2015
Janvier février 2016
 Contact salle de spectacle / fiche technique
 Réservation de matériel (Union EMC + Régie Culturelle + devis location) / 14 février 2016
Mars avril 2016
 Renseignements intervenants professionnels / 10 mars 2016
Mai juin 2016
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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 Retour de billetterie et SACEM / juste après le concert
 Dossier de presse du festival 2013 / 25 juin 2016
Sommaire
Mai - juin 2015
Réservation salle de spectacle ........................................................................................................... p.4
Préparation du stage «Festival Choral Académique » ........................................................................ p.4
Dossier du FCA .................................................................................................................................. p.11 - 14
Octobre 2015
Réunion coordonnateurs et responsables artistiques .......................................................................... p.5
Budget définitif ..................................................................................................................................... p.5
Contact musiciens, intervenants .......................................................................................................... p.6
Décembre 2015
Renseignements plaquette académique.............................................................................................. p.7
Renseignements salle, billetterie, invitations ...................................................................................... p.8
Janvier - février 2016
Contact salle ........................................................................................................................................ p.9
Réservation et location de matériel ..................................................................................................... p.10
Mars - avril 2016
Fiche de renseignements / intervenants professionnels ...................................................................... p.15
Billetterie, invitations, SACEM ............................................................................................................. p.16
Mai - juin 2016
Derniers préparatifs / communication .................................................................................................. p.17
Documents complémentaires
Convention intervenant- association chorale ....................................................................................... p.18
Courrier engagement musicien............................................................................................................ p.19
Contact régisseur / cahier des charges ............................................................................................... p.21
Contacts coordonnateurs..................................................................................................................... p.22-23
Références associations...................................................................................................................... p.24
Droit à l’image...................................................................................................................................... p.25-26
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Recommandations............................................................................................................................................. p.28
3
Responsabilités / sécurité ................................................................................................................... p.27
Livret de coordination FCA 2016
Réservation salle de spectacle
La réservation des salles de spectacle doit être envisagée au mois de Mai ou Juin de l’année précédente, au
moment où les salles bouclent leur programmation.
Les stratégies sont différentes selon les lieux et habitudes.
Stage « préparation festival choral académique »
Ils se dérouleront sur 2 jours :

Deux jours en octobre pour un travail du répertoire préalablement déchiffré par les enseignants et
rencontre avec les partenaires du projet (cet aspect est à organiser au sein de chaque groupe).
Merci de bien vouloir faire parvenir par mail, pour le 20 juin 2015
la liste des collègues qui participeront au stage en précisant le nom de leur établissement et la
ville.
le calendrier du stage (à partir du 10 octobre). 5 semaines de délai sont nécessaires entre la
remise du dossier élaboré à la DAAC (au plus tôt le 1 er septembre) et la date du stage.
le lieu du stage (après accord du chef de l’établissement que vous sollicitez)
le nom du responsable artistique, la ville et le nom de son établissement ou adresse si intervenant
extérieur à l’Education Nationale.
Spectacle « Les enfants du levant », Rousset FCA 2014
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Un stage n'étant accordé qu'avec 20 stagiaires minimum, il faut envisager pour les petits groupes des
stages parallèles sur un même lieu (dans ce cas l’organisation est prise en charge par la DAAC).
Elaboration des budgets définitifs
Les budgets des projets FCA 2016 seront finalisés en décembre 2015,
(par RV, contact tél et mail)
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Contact intervenants musiciens, techniciens, metteurs en scène…
Pour vous aider dans vos recherches, vous trouverez sur le site Musique www.musique.ac-aixmarseille.fr vous trouverez la liste de partenaires ayant déjà travaillé avec le festival choral académique.
Pour une sérénité dans l’organisation du projet, la recherche et les contacts avec les intervenants
professionnels sont à entreprendre dès le début de l’année scolaire.
Il n’est pas dans les moyens actuels du Festival Choral Académique de pouvoir assurer
financièrement la collaboration de plusieurs artistes professionnels (metteur en scène +
directeur artistique ou vidéaste…) dans un même projet. Même si leurs interventions ont été
prévues dans le budget prévisionnel ne vous engagez pas avec les partenaires avant de disposer
de votre budget définitif (décembre 2014).
Il est important de préciser aux intervenants que leur rémunération sera effectuée tardivement
après service fait (courant été 2015)
Aucun intervenant ne doit entamer un travail sans déclaration, convention ou autre contrat signé
par l’association organisatrice.
Le coordonnateur présente par écrit à l’intervenant un cahier des charges précis comprenant :
- le descriptif de leur action
- les lieux, dates et horaires des interventions
- le coût horaire en net et TTC
- les modalités de rémunération prise en charge par l’association organisatrice.
(Cf pour les musiciens courrier en page 18-19)
Les
renseignements nécessaires à l’engagement des intervenants professionnels et
intervenants sont à retourner pour le 10 mars 2016 (Cf page 14)
Quelques points importants :






Les repas des musiciens sont pris en charge financièrement par l’association organisatrice le soir du
concert (15€ / concert et contre facture). Il est vivement recommandé au coordonnateur de réserver un
restaurant ou des repas livrés par un traiteur pour l’ensemble des musiciens et de transmettre la facture
globale à l’association organisatrice.
Les professeurs musiciens qui accompagnent les concerts sont à signaler dans les meilleurs délais à la
DAAC. Leur rémunération (en HSE) est équivalente à celle des professionnels lorsqu’ils
n’accompagnent pas le concert de leurs élèves et s’ils ne sollicitent pas d’ordre de mission. Les
conditions de prestations sont donc les mêmes (exactitude et présence aux répétitions prises hors de leur
temps de travail habituel).
L’absence de musiciens (professionnels ou professeurs) pendant une répétition ou toute suppression
de répétition doivent être clairement annoncées par le coordonnateur du projet, dans les meilleurs
délais, à la DAAC et à l’association opératrice du concert.
Attention les metteurs en scène qui ont en charge un atelier complémentaire du Festival Choral
Académique ne seront pas, dans le cadre du même projet, rémunérés le jour du spectacle.
Dans le cas où un intervenant ne bénéficie pas d’un atelier artistique complémentaire au FCA, une
convention peut être établie entre l’association chorale départementale ou académique et l’association
support de l’intervenant. Le coût de référence DRAC est de 42€ TTC / heure effective avec les élèves.
Cette convention devra être établie et signée avant la 1ère participation de l’intervenant. (cf page 17)
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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
Renseignements programme académique
Merci de bien vouloir retourner à la DAAC les renseignements ci-dessous en vue de la
plaquette académique ou autre document de communication avant le 1er décembre 2015
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Titre / compositeur
Lieu spectacle / Date / Horaire
Collèges + nom de l’enseignant
Nombre de choristes
Direction artistique
Coordination
Mise en scène / chorégraphie / lumières / vidéo
Renseignements salle (cf chapitre responsabilités / sécurité)
Fiche à co- envoyer par mail à la DAAC et à l’association organisatrice du concert / retour 1er décembre 2015
Secteur de : ……………………………………………………………………………………………
Nom du coordonnateur : …………………………………………………………………………………
Nom du responsable artistique : ………………………………………………………………………….
Quel organisme est chargé de la sécurité (pompiers, société …) ? :
1er
spectacle
Dates(s) du ou des spectacles
2° spectacle
3° spectacle
Horaires de la répétition et du spectacle
Lieu du spectacle (ville / nom de la salle)
Capacité de la salle (jauge pour le public)
Evaluation du nombre de spectateurs attendus (invités compris)
Capacité de la scène
Nombre d’enfants attendus sur la scène
Nombre des musiciens
Les musiciens seront- ils sur la scène ? autre endroit ? Dans le cas où ils
seront sur la scène, y aura t il assez de place pour eux et les enfants ?
Billetterie (cf La billetterie / invitations p15)
Prévoir une personne responsable de la caisse qui fera le bilan des ventes le jour du concert (comptera la
caisse et les billets vendus, dons pour les programmes).
Nom, prénom :
1er spectacle (noms et qualité)
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
2° spectacle (noms et qualité)
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
3° spectacle (noms et qualité)
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
- ………………………………………………………….
1er spectacle
2° spectacle
3° spectacle
Y aurait-il une pré vente ?
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Nombre de billets à prévoir
Contact salle - Coordonnateur (avec le régisseur dans certains cas définis en
concertation)
Dossier à traiter au mois de Janvier- Février.
Pour profiter au mieux des possibilités techniques qu’offre la salle de spectacle dans laquelle votre
projet va être présenté, il est indispensable de rencontrer le directeur mais aussi un responsable
technique.
Voici quelques points à aborder pour la mise en place du spectacle.
Il est vivement recommandé de laisser à la salle un document écrit et de conserver un double.
Il est vivement recommandé d’établir un état des lieux de la salle en présence d’un
responsable de salle.
Conditions de prêt ou de location de salle :
-
Convention à établir avec l’association support opératrice (Cf références/ associations support)
Capacités de scène et de la jauge « Public » à respecter.
Personnel à disposition (technique, accueil, billetterie, personnel à prévoir)
Attestation d’assurance à fournir.
Sécurité à prévoir.
Matériel
-
Piano : moment de livraison et d’accord.
Pupitres (direction et musiciens)…. Eclairés.
Chaises, estrade de direction.
Praticables : livraison, moment de montage.
Plan de lumière* à fournir et date de remise de ce document.
Matériel éventuel de projection.
Sonorisation* du chœur, des solistes, des acteurs.
Micro mobile de présentation.
Utilisation éventuelle d’une chaîne Hi-Fi.
Déroulement de la journée du spectacle.
-
Prévoir tous les va et viens des élèves depuis l’arrivée.
Stockage des sacs.
La pause en cours de répétition.
L’utilisation des toilettes.
L’utilisation des loges : par qui, leur fermeture.
L’abri pour le pique-nique si nécessaire.
Les parents à retrouver à la fin du spectacle.
Fournir le nombre exact de participants y compris le nombre d’adultes qui encadre la journée.
*Matériel :
Ne pas hésiter à demander toutes les sonorisations qui peuvent être nécessaires. Mieux
vaut prévoir !
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Établir une fiche lumière : (Même si vous n’avez pas de metteur en scène). Sur votre fiche
lumière précisez l’ambiance de lumière que vous désirez pour chaque morceau et moment
théâtral (pleins feux, ambiance orange, bleuté…ambiance intime, lumières rythmées…)
Réservation et location de matériel – Fiche technique
Régie Culturelle – Union EMC – Prestataires de service
A renvoyer au régisseur du FCA (cf contact régisseur) pour le 14 Février 2016 au plus tard,
La fiche technique ci-dessous qui précise le matériel sollicité :
- à la Régie Culturelle (voir catalogue sur le site http://www.laregie-paca.com)
- à l’Union EMC.
- à des prestataires de services : locations ou achats éventuels + services
spécifiques (accords de piano, transport de matériel…)
Spectacle/
coordination
Dates et horaires
des réservations
Lieu du spectacle
Réservation
matériel Régie
Culturelle (1)
Réservation
Matériel Union
EMC (2)
Location
prestataire de
service (3)
Titre :
Tél. du
coordonnateur
(Prévoir une ligne par lieu ou projet)
(1) La Régie Culturelle Régionale
Les réservations à la régie culturelle s’effectuent par une demande unique du régisseur et s’inscrit
dans le cadre d'une convention Union EMC- Régie Culturelle.
Pour préparer votre réservation, consultez le catalogue de la régie sur le site : http://www.laregie-paca.com/.
Le matériel est à retirer à la Régie Culturelle : le régisseur est l’unique interlocuteur.
 La livraison des pianos est assurée par 1 seule personne de la Régie : 4 personnes doivent être
disponibles pour réceptionner l'instrument. L'accord est à prévoir.
 Les praticables ne sont pas livrés. Il faut donc prévoir la location d'un transport et la budgétisation de 2
manutentionnaires pour la livraison et montage. Demander des Pacs Samia à poignées.
 Pour les pupitres musiciens demander des pupitres avec lumière.
Attention :
 La terminologie du matériel technique est très précise, vérifier l’appellation exacte du matériel souhaité avec
le Régisseur
 Le matériel sollicité n’est pas toujours disponible, vérifier votre fiche - retour de réservation et prévoir par
ailleurs le matériel manquant.
(2) L’Union EMC
L’Union EMC dispose d’un piano numérique, de 4 micros cravates ou oreillettes et d’un appareil photo numérique.
Enceintes 30X 40W disponibles auprès d’ACCOrDS 13
Pupitres éclairés disponibles auprès d’ACCOrDS 13
(3) Prestataires de services
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Le Régisseur demande au prestataire de service un devis établi au nom de l’association organisatrice qui est
envoyé au coordonnateur, à la DAAC et à l’association départementale ou académique organisatrice.
L’association en concertation avec la DAAC adressera ensuite un bon de commande au prestataire et en
informera le Régisseur et le coordonnateur.
10
Les prestataires de services sont sollicités pour des locations ou achat de matériel, accord de piano, location véhicule…
Toutes les locations et réservations font l’objet d’un bon de commande émis par l’association
départementale ou académique organisatrice.
Aucune réservation ne sera prise en compte après la date d’échéance.
Informations pour l’élaboration des projets 2016.
Les projets du FCA 2016 doivent être présentés dans une modalité qui n’est pas encore définie mais
avant le 21 septembre 2015.
2 entrées sont proposées :
 FCP (Festival Choral établissement participant)
 FCS (Festival Choral établissement support).
Les conventions relatives à ces 2 cas sont disponibles sur les pages DAAC du site de l’académie.
Les projets FCA et conventions sont validés par le CA des établissements.
Le coordonnateur :
 s’assure que les enseignants participant au projet ont bien inscrit leur dossier.
 il prend en charge la rédaction du projet établissement support.
 il élabore le budget prévisionnel de la mise en œuvre du projet, en étroite collaboration avec la
DAAC.*
 il joint au dossier « établissement support » ou au dossier « atelier artistique » complémentaire éventuel,
un dossier de présentation des partenaires (CV, dossier de presse etc…) indispensable et très
important pour l’élaboration des divers dossiers de subventions.
Doubler l'envoi du dossier FCA (voir dossier FCA) par un envoi électronique direct.
[email protected]
Attention le budget est prévisionnel et sera différent du budget réel confirmé en décembre 2014. Aucune
dépense ni engagement ne pourront être pris avant la confirmation du budget définitif. L’association
organisatrice en concertation avec la DAAC est l’opérateur des dépenses et des engagements préparés
par le coordonnateur.
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Attention le budget prévisionnel sera décliné en 2 versions différentes :
budget complet (interne), il sera transmis à la DAAC
budget équilibré entre les recettes « établissements support » et la dépense de la facture
globale de l’association FCA organisatrice.
DOSSIER SUPPORT- PROJET FESTIVAL ACADEMIQUE
Etablissement support :
Coordonnateur :
Intitulé du projet :
Etablissement participants
Nom des enseignants concernés
Nombre de choristes attendus / chorale
Description de la mise en œuvre du projet /calendrier
Responsable artistique :
Programme artistique : œuvre choisie, extraits musicaux, et autres dimensions
artistiques envisagées
Articulation, liens prolongements, mise en cohérence avec d’autres dispositifs :
nationaux, académiques, événements culturels, actions éducatives, citoyennes…
Un des 3 critères obligatoires aux projets FCA 2016
Liens écoles-collèges
Liens collèges-LP
Etablissements REP +
Calendrier et lieu des répétitions et du (ou des) spectacle(s) :
Professeurs musiciens :
Intervenants partenaires : musiciens, metteur en scène, techniciens…
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Merci de développer la présentation de ce projet.
Budget établissement support
Version DAAC (interne) à envoyer à [email protected]
RECETTES/AIDES
DEPENSES
Partenaires culturels (musiciens, récitant, ….)
Musiciens
…………
Metteur en scène
…………
Récitant
…………
Autre(s)
…………
Location salle
Techniciens
Sonorisation
Éclairage
Praticables
…………
…………
…………
…………
…………
Location de matériel
Piano
…………..
SACEM
…………
Frais divers
Arrangements, création
Partition (conducteur)
Billetterie / communication
Sécurité
Assurance
Programmes, affiches
…………
…………
…………
…………
…………
…………
TOTAL
………….€
Collectivités
Mairie
Conseil Général
Conseil Régional
………..
………..
………..
Salle
………..
Recettes (billetterie)
(13 € X nombre élèves)
………..
Participation financière
des établissements participant
(400€ X nombre d’établissement)*
………..
……………€
TOTAL
Recettes et dépenses doivent être équilibrées
Dans le cas où l’établissement fait appel à l’association chorale départementale, support du FCA, ce budget est
géré par cette association, conformément à la convention jointe au projet.
ATTENTION !
Ci-dessous la version simplifiée à présenter à l’établissement support
Dépenses
Association organisatrice du FCA (la dénommer) : ….……. € *
Participation financière des établissements participant
(400€ X nombre d’établissement)
………..€
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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*Le montant est égal à 400€ X nombre d’établissements participant
Recettes
Fiche Coûts : seuls les tarifs en net sont communiqués aux partenaires
Prestation
Salaire ou
coût des prestations en net
Total à budgétiser
(Charges sociales, TVA ou coût
prestataire compris)
Metteur en scène intervention
élèves
42€ TTC / heure référence
DRAC
Convention
Technicien
1 journée / 150€ net
+ 100%
Si ACCORDS 13 organisateur :
Prévoir (Net + 123%)
Plateau repas (parfois
obligatoire dans la convention
avec le théâtre)
Manutentionnaire
15€ / repas
10,98€ / heures
Musicien
Musicien
2 répétitions de 3H musicien =
2X 100€ net
2 répétitions de 3H élèves = 2X
100€ net
1 générale + concert
184€ net
1 service de répétition = 50€
1 générale + 1 concert = 114€
Repas musicien
1 repas le soir du concert
Responsable artistique
Responsable artistique
+ 100%
Si ACCORDS 13 organisateur :
Prévoir (Net + 123%)
+ 85%
+ 85%
+ 85%
+ 85%
15€ (contre facture, le ticket de restaurant ne suffit
pas)
Transport piano régie
235€
Accord piano
100€
Location véhicule 20m3
204€ TTC
500€
Location vidéo -projecteur
Assurance
100€ / concert
100€
Communication / billetterie
100€ / concert
100€
15€ / heure
Sécurité ou nettoyage
200 Euros TTC
SACEM
8,8% de la mise œuvre du concert
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Surveillance matériel
Fiche de renseignements intervenants professionnels
Les renseignements demandés ci-dessous sont indispensables à leur déclaration et
rémunération. Ils doivent être complétés pour chaque intervenant d’une manière très précise.
La fiche complète doit être renvoyée à la DAAC pour le 10 Mars 2016
Intitulé du Projet
Nom de l’intervenant
(nom de naissance et nom
marital)
Prénoms
(dans l’ordre de l’état civil)
Sexe
Date de naissance
Lieu de naissance
(ville, département, pays)
Nationalité
Adresse
Ville
Code postal
Tél
Mail
Fonction dans le projet
(violoniste, percussionniste….)
Statut (fonctionnaire,
intermittent, étudiant…)
SI FONCTIONNAIRE
Je déclare être, dans mon activité professionnelle principale, fonctionnaire de
l’état.
Signature :
N°SS + Clé
CRIFF / N° conge spectacle
N° adhérent au GUSO
(à solliciter auprès du guso si
nécessaire)
Le musicien accepte - t-il la
déduction forfaitaire de 20 / 100
pour frais professionnel ?
Dates des répétitions
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Dates des concerts
La Billetterie
L’UNION est chargée d’éditer des carnets à souche en 3 volets sur demande des associations
départementales.
A la vente des billets, donner 2 volets dont l’un sera récupéré à l’entrée dans la salle.
La réglementation impose de conserver toutes les souches (pour la recette) et la partie du billet
détachée à l’entrée en salle pour comptabiliser le nombre exact des entrées (déclaration
SACEM).
Pour certains concerts où il y aurait inquiétude par rapport à un éventuel dépassement de la capacité
de la salle, il est conseillé d’organiser une prévente des billets (en tenant compte du nombre d’invitations
distribuées) afin de ne pas dépasser la jauge.
L’entrée des concerts du Festival Choral Académiques est payante. Les tarifs votés en CF de
L’Union EMC :
Tarif adulte / 5€ Tarif réduit / 3€. (enfant à charge)
Les programmes, s’il y en a, sont offerts à l’entrée. Les dons pour le programme sont possibles.
Le coordonnateur est le responsable de la billetterie et de la recette : les professeurs établiront un
chèque à l’ordre de l’association chorale organisatrice correspondant à la vente des billets effectuée
dans leur établissement et qu’ils remettront au coordonnateur avec les carnets à souche (talons et billets
non utilisés).
Le coordonnateur enverra dans un même envoi l’ensemble des chèques + l’intégralité des
souches des carnets distribués dans son secteur dans les 2 jours qui suivent le concert au
trésorier de l’association (Cf références/ associations support p.23)
Les invitations / la brochure de programme
L’académie d’Aix Marseille fait éditer 200 cartons d’invitation officiels et une brochure de programme
envoyés par la DAAC aux partenaires + 1 exemplaire / établissement participant. La DAAC transmet à
chaque coordonnateur les réservations de concert éventuelles.
Chaque coordonnateur recevra la brochure de programme et l’invitation en version numérique.
L’invitation est diffusée avec mesure au niveau local et réservation indispensable auprès du
coordonnateur.
SACEM
Les déclarations SACEM seront entièrement prises en charge par les associations organisatrices.
Mai 2015
Isabelle TOURTET
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Chaque association départementale complète les déclarations ((préalablement téléchargées sur le site
de la SACEM) des concerts qu’elles organisent. Puis elles envoient à la SACEM de leur département
respectif l’ensemble des déclarations dont elles s’occupent, en y joignant une lettre expliquant à la
SACEM que ces déclarations concernent le Festival Choral. C’est-à-dire que les droits seront à payer
directement par la FNCS qui enverra par la suite une facture à l’Union EMC qui, elle-même, se fera
alors rembourser par chaque association départementale au prorata de son secteur.
Derniers préparatifs
Quelques points généraux

Chaque professeur doit disposer, le jour du concert, de la liste de ces choristes avec appel
effectué.

Les professeurs doivent impérativement être présents pendant toutes les répétitions
organisées avec leurs élèves et s’impliquer (chanter, encadrer…) ! L’encadrement des
journées de répétitions et concerts est soumis aux règles générales des activités
scolaires.

Les professeurs doivent prévoir un encadrement suffisant par des personnes adultes.
Communication

Si vous souhaitez faire une présentation de la manifestation ou des remerciements : attention
de n'oublier personne.(Rectorat, Région, Régie Culturelle Régionale, DRAC, Inspection
Académique aujourd’hui Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale,
Conseil Général, Fédération Nationale des Chorales scolaires FNCS, la Fédération
Académique des chorales Scolaires Union EMC, l’association chorale départementale, les
Principaux et tous les autres partenaires qui ont soutenu votre projet...).
Ne pas oublier de solliciter la presse quelques jours avant le concert.

Ne pas oublier de prévenir la DAAC en cas d’impossibilité d’utiliser les photos ou vidéo du
spectacle.

Merci de transmettre à la DAAC les articles de presse (pour la constitution d’un dossier de
presse du Festival Choral Académique) ainsi que les documents photos et vidéo de votre
spectacle.
Mai 2015
Isabelle TOURTET
Page

17
Ce discours souvent lourd en début de spectacle avec des oublis presque systématiques estil bien utile ?
CONVENTION
Entre les soussignés il est convenu et arrêté ce qui suit :
L'organisme prestataire de service :
Adresse :
N° d'agrément ou d'identification INSEE : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
met à la disposition de
L’association chorale ……………………………..N° d'agrément …………………………
Siège social :
Madame, Monsieur, …………………………………………… intervenant …………
Article 1 : Conformément au projet présenté dans le cadre du Festival choral académique, un
spectacle ... ………………………………………………………………………………………………………
a été mis en œuvre dans les établissements :
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………..
pour la durée de l’année scolaire ……………………
Article 2 : M…………………….. intervient dans la préparation de ce spectacle à raison de (nb. total
d’heures) …….. heures............., ce qui représente, compte tenu d’un coût horaire TTC de ……...........,
une somme globale de ………….
Article 3 : M…………………….. intervient selon le calendrier défini ici (jours et horaires d’interventions
en responsabilité devant les élèves)
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Article 4 : L’association chorale…………………………, signataire s’engage à verser à l’organisme
………………………….la somme de ……………………. Cette somme sera versée après service fait.
Fait à ....................................., le...........….....
L'ORGANISME
Signature du ... ... ... ... ... ... ... ... ...
et cachet de l’organisme
Signature du Président
et cachet
de l’association
Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
le
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Mai 2015
Isabelle TOURTET
Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
le
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
le
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
18
L’INTERVENANT
Signature de l'intervenant
Page
Le Président de l’association
chorale…………………….
Isabelle TOURTET
Chargée du Domaine Musique,
Aux intervenants musiciens professionnels
du Festival Choral Académique 2016
Délégation
académique
à l’éducation artistique
et à l’action culturelle
Aix-en-Provence, le 28 mai 2015,
Dossier suivi par
Isabelle Tourtet
Téléphone
06 70 31 50 87
Mél.
[email protected]
Place Lucien
Paye
13621 Aix-en-Provence
cedex 1
Le Festival Choral Académique fait appel aux compétences artistiques, instrumentales ou
techniques d’intervenants professionnels pour enrichir les projets chorals et offrir le temps
d’un projet qui aboutit à un spectacle, la possibilité aux élèves des établissements scolaires
de participer à une réalisation artistique vivante et de qualité.
La fédération Académique UNION EMC, agréée par le Recteur, et les associations
départementales affiliées (AVAMMS 04, Centres Musicaux 05, CMV 84 et accords13) ont
en charge l’engagement des intervenants professionnels (musiciens ou techniciens) du
Festival Choral Académique, dans le respect du cahier des charges de la FNCS.
Pour mutualiser les moyens financiers et pour homogénéiser les contrats et rémunérations
de l’ensemble des professionnels qui participent au Festival Choral Académique un tarif
unique est proposé ci-dessous aux musiciens.
Tarifs proposés aux musiciens
Base du calcul : 3 heures (répétition avec le responsable artistique) / 50 € net
3 heures de répétition suivi du concert / 114 € net
Le repas de la soirée de concert est pris en charge à hauteur de 15€ contre facture (différent d’un
simple ticket de restaurant).
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Isabelle TOURTET
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La déclaration des musiciens est prise en charge par l’association organisatrice du concert,
association support du festival choral académique. Pour tout salaire net, l’association engage 85 % de
charges sociales.
Modalités




L’association organisatrice des spectacles, fait appel à un organisme habilité (Guso, Intercachet ou autres…) pour la déclaration du musicien.
Le musicien complète avec soin les renseignements demandés ci-dessous et les envoie au
coordonnateur du projet. Ils seront transmis à l’association organisatrice et permettront d’établir
la déclaration
Sauf attestation contraire, l’association considère que le musicien accepte la déduction pour
frais professionnels. Cette déduction ne présente aucun inconvénient pour l’artiste mais
diminue sensiblement les frais de l’association.
Dès que la dotation financière définitive du Rectorat est établie, et avant sa 1ère intervention, le
musicien complète les documents relatifs à son contrat. Ils lui seront fournis par l’association
organisatrice. Le musicien renvoie la totalité des documents remplis et signés avant la 1 ère
répétition.

Après prestation, l’association organisatrice règlera les charges du musicien et lui revoie
l’ensemble des documents.

Le chèque de rémunération correspondant au net proposé sera envoyé dès le versement des
subventions allouées au projet (généralement dans le courant de l’été).

Pour l’ensemble de la prestation, un seul cachet recouvrira les concerts consécutifs. Dans les
autres cas, le nombre de cachet est laissé au choix de l’artiste qui devra signaler si-besoin en
compléments des renseignements ci-dessous.
Renseignements indispensables à renvoyer avant le 10 mars 2016 au coordonnateur du
projet qui les transmettra à l’association organisatrice + copie DAAC.

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Nom (nom de naissance et nom marital), Prénoms (dans l'ordre de l'état civil)
Sexe
Date de naissance, Lieu de naissance, (Pays, département ville, arrt.)
Nationalité
Adresse complète
Téléphone, mail
Instrument
Statut (fonctionnaire, intermittent ou autre…)
N°SS
N° criff / congé spectacle
N° du guso
Très cordialement,
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Isabelle TOURTET
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Isabelle TOURTET
Contact Régisseur FCA
Cahier des charges / Régisseur
Mission générale
-
Prendre en charge et assurer le soutien logistique et technique du Festival Choral Académique.
Contribuer à la réussite artistique, au bon déroulement et à la sérénité de la manifestation.
Encadrer les 10 projets / 13 concerts (dans les Bouches du Rhône principalement + un au Thor dans le
Vaucluse) définis en concertation avec la DAAC.
Etre à l’écoute et répondre aux besoins logistiques et techniques des différentes équipes menant un projet.
Assurer l’interface en matière logistique et technique entre les coordonnateurs porteurs de projet et les
directeurs des salles de spectacles
Assurer l’interface en matière logistique et technique entre les coordonnateurs et la régie culturelle
régionale.
Travailler en étroite collaboration avec le responsable musique académique à la DAAC et les associations
organisatrices (ACCORDS13, CM84 et Union EMC)
Contenus de la mission
-
Evaluer les besoins logistiques et techniques de chaque projet en concertation avec le coordonnateur et
le responsable artistique.
Elaborer la fiche technique des salles de spectacles pour les différents projets dont il a la charge.
10 projet / 13 spectacles
Etablir la fiche technique globale du matériel emprunté à la Régie Culturelle.
Prendre en charge les demandes de devis des prestataires de service (si nécessaire et en dernier
recours).
Vérifier l’état du matériel, prendre en charge le transport et l’installation du matériel en concertation avec
les responsables des salles et selon les besoins et les disponibilités.
Organiser la prise en charge technique complémentaire dans certaines salles.
Calendrier
octobre
Une rencontre, réunion de travail, avec les responsables des associations concernées, le régisseur général de la
Régie, les responsables DAAC.
-
Une journée d’accueil dans le cadre d’une journée de formation « logistique et technique » à la régie culturelle
permettant une prise de contact avec chaque équipe porteuse d’un projet.
Janvier – Février
Contact personnalisé avec le coordonnateur et les responsables de la salle pour chaque projet concerné
Elaboration de la fiche technique de la salle
Vérification de la sécurité des installations de chaque salle.
Elaboration de la fiche technique générale pour la régie.
Recherche de prestataires complémentaires (location, achat éventuel, dans la limite du budget imparti au projet)
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Isabelle TOURTET
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Mai – Juin
Retrait et retour matériel régie, Union EMC, prestataires
Installation matériel  location véhicule
Suivi des spectacles : veiller au bon déroulement de la logistique et technique
Bilan de la saison artistique.
Contacts coordonnateurs 13
Bouches du Rhône
Gémenos
Théâtre
Judith Drujon
Collège L.
Aragon
Roquevaire
Rousset
E. Ventre
Delphine
Fourment
Collège de
Rousset
[email protected]
06 42 53 05 12
Gréasque
Evelyne
Letaille
Collège de
Gréasque
[email protected]
06 17 69 13 64
Aix en Provence
Laetitia
Alliez
Collège
Châteaudouble
Laetitia Alliez [email protected]
06 24 95 51 73
Aix en Provence
Lycées
Jean-françois
Levraux
Lycée
Vauvenargues
Aix
Marseille
La Penne sur
Huveaune
Flavie Jore
Collège
Anatole
France
Marseille
Serge
Antunes
Collège Jean
Malrieu
[email protected]
Secteur de l'Etang
Théâtre des Salins
Isabelle
Hollebecq
Clg Ct
Cousteau
Rognac
[email protected]
Miramas
Théâtre la Colonne
Nicole Crespin
Gardanne
Marie
Rossigneux
[email protected]
[email protected]
[email protected]
06 19 13 48 41
06 73 07 25 57
06 86 85 45 71
06 03 92 80 48
06 23 87 51 90
06 86 85 45 71
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Isabelle TOURTET
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Clg G. Peri
Gardanne
[email protected]
06 20 37 46 41
Page
Clg R.
Seyssaud
St Chamas
[email protected]
Contacts coordonnateurs des départements 04, 05, 84
établissement
Vaucluse
Nord
Claire Anne
Iglésias
Collège J.
d’Arbaud,
Vaison La Romaine
Vaucluse
Le Thor
Nathalie
Bideaux
collège Lou
Calavoun,
Coustellet
Sorgues
Sophie Miqueu
collège F. Diderot,
Sorgues
[email protected]
Autour de
Vaison
Thibaut Plantevin
collège de Vaison
la Romaine
[email protected]
Cécile Pages
collège Sacré
Cœur, Digne.
[email protected]
Alexandre
Grangier
Lycée Esclangon
Manosque
[email protected]
Michel Bernard
Reymond
collège de SaintBonnet en
Champsaur.
Alpes de
Haute
Provence
Alpes de
Haute
Provence
Hautes Alpes
Mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
tél
06 20 72 52 33
06 85 84 86 53
06 62 43 57 05
06 18 01 27 03
06 16 30 80 82
06 63 72 54 93
04 92 52 05 47
Spectacle « La chorale fait son cinéma Gémenos », FCA 2012
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Coordonnateurs
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Secteurs
Références / Associations support du Festival choral académique
4 associations départementales et une fédération académique (Union EMC) sont les opérateurs du
Festival Choral Académique. L'Union EMC est affiliée à la FNCS (Fédération Nationale des Chorales
Scolaires) agréée par le ministère de l'Education Nationale.
La mission de chaque association est clairement définie :
Les Associations chorales départementales sont opérateurs des concerts dans chaque
département en partenariat avec le Rectorat et le Conseil Général concerné. Elles prennent en
charge l'organisation technique et juridique des spectacles : salles de spectacles, billetterie,
contrats divers, assurance.
Les enseignants ou établissements scolaires qui sollicitent leur soutien pour la réalisation de leur projet
adhèrent à l’association chorale départementale ou académique.
Alpes de Haute- Provence / AVAMMS 04
Présidente Mireille Leauthier
Siège social : collège JMG Itard - Oraison
Contact Cécile Pages : trésorière
06 16 30 80 82
[email protected]
Bouches-du-Rhône / ACCOrDS 13
Président et contact : Jean-Michel LEGRAS
Siège social : Collège de Gréasque. Avenue de l'ancienne gare 13850 Gréasque
E mail [email protected].
Tél 04 42 58 80 14, Fax 04 42 58 80 77
Trésorière : Evelyne Letaille 06 17 69 13 64 [email protected]
Hautes–Alpes / Centres musicaux des Hautes Alpes 05
Président : Michel BERNARD-REYMOND
Siège social : Centres Musicaux des Hautes-Alpes.
Collège de St Bonnet.Chemin Roure 05500 St Bonnet.
Contact : [email protected] 06 23 00 41 62
Vaucluse / Centres musicaux de Vaucluse 84
Président : Cécile Pontrenaud - 06 22 06 26 52 - [email protected]
Secrétaire : Nathalie Lopez - 06 64 15 90 62 - [email protected]
Trésorière : Nathalie Bideaux – 06 85 84 86 53 [email protected]
Centres Musicaux de Vaucluse, Collège lou Calavoun, Hameau de Coustellet, 84 220 Cabrières
d’Avignon
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Isabelle TOURTET
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Fédération Académique / UNION Education, Musique, et Chant
Scolaires qui est agréée par le ministère de l'Education Nationale).
Président de l'association Union EMC : Jean François Lecomte – 06 98 16 33 99
jeanfranç[email protected] 35 avenue CDT DUMONT BP10 05000 GAP
Siège social : Union EMC. Trésorière Laetitia Alliez Résidence Jas de Bouffan bat D1, 5 rue Raoul
Follereau 13090 Aix en Provence 06 04 50 73 03. [email protected]
Secrétaire : Jean François Levraux 06 19 13 48 41 [email protected]
24
La Fédération Académique Union EMC encadre la manifestation et prend en charge les aspects
généraux du Festival Choral : communication, SACEM, partenariat régional (régie culturelle,
régisseur, DRAC), création de répertoire, projets chorals académiques, projets chorals lycées,
CD festival Choral ….
Droit à l’Image
Lors de la prise de vues de personnes, majeures ou mineures (dans ce cas, il faut le consentement des
parents*), à l’occasion des diverses opérations que vous montez et suivez, il est nécessaire de recueillir
le consentement des personnes photographiées ou filmées. Avec la mise en ligne de ces photographies,
en accompagnement des articles rendant compte de ces opérations, il est prudent de s’assurer par écrit
de ce consentement.
Le formulaire joint Autorisation de publication d’une photographie ou image vous
est communiqué pour ce faire. Il est recommandé de le diffuser largement auprès des personnes
engagées dans votre projet et conseillé d’en avoir sur vous si vous êtes vous-même amené à prendre
des photographies.
* En ce qui concerne les élèves engagés dans le Festival choral, l’article 2 de la convention signée
entre les établissements engagés dans le FCA et l’association –support du FCA prévoit :
Article 2 (extrait)
L’établissement s’engage :

à faire figurer dans l’autorisation parentale la mention suivante :
"Je soussigné M.................parent de .................autorise les organisateurs du concert choral scolaire
.................à prendre des photos ou documents vidéo du spectacle auquel participe mon enfant et à
les utiliser dans des documents à vocation pédagogique et de communication non commerciale.
…………… (ville), le ................ Signature"

à signaler au service de l’action culturelle du rectorat le cas de parents qui s’opposeraient à la
signature de la mention ci-dessus.
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Il est indispensable de rappeler cette mention aux collègues engagés dans votre projet et de
vous assurer que cette autorisation a été signée.
Autorisation de publication d’une photographie ou image
Je soussigné(e) prénom, nom………………………………………………………………….
(éventuellement) statut et lieu d’exercice…………………………………………………………….
donne à M/Mme………………………………………………………………………………., personnel de
l’académie d’Aix-Marseille, l’autorisation de diffuser la (les) photographie(s) ou image(s)
 sur la(les)quelle(s) je figure :
 sur la(les)quelle(s) figure mon enfant :
prénom, nom
préciser la date et le contexte de la prise de vue
pour les usages suivants :
 publications de l’académie d’Aix-Marseille ou du ministère de l’Education nationale,
 mise en ligne sur le site académique http://www.ac-aix-marseille.fr,
 expositions de photographies organisées par l’académie d’Aix-Marseille,
 utilisation pour la création d’images composites (ou composition d’illustration)
 autre cas (à préciser)
Cette autorisation est valable sans limitation de durée.
Les légendes accompagnant la diffusion de mon image ne devront pas porter atteinte à ma réputation ou à ma vie
privée.
A ……………………………………………………...
le………………………………………………………
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Signature…………………………………………….
Responsabilités - Sécurité
Les concerts du FCA sont sous la responsabilité des associations organisatrices.
Les coordonnateurs du FCA par délégation ont certaines charges importantes relatives à la
sécurité de l’opération, ils se doivent de veiller aux points suivant :
-
Une pré - visite du lieu dans lequel sera organisé le spectacle est obligatoire.
Veiller à la conformité du lieu dans lequel est organisé le spectacle.
Respect des jauges « scène ».
Respect des jauges « public » (une pré-vente est vivement recommandée).
Organisation de l’accueil du public.
Organisation de la billetterie.
Se préoccuper du service sécurité et du service d’ordre (chaque salle adopte un mode de
fonctionnement propre).
Se préoccuper du service incendie.
Se préoccuper des normes des décors.
Connaître les N° d’appel des pompiers : tél Fixe = 18 / tél. portable = 112
Les associations organisatrices assurent les déclarations en préfecture ainsi
que les déclarations à l’assurance.
Elles pourront solliciter le registre de sécurité des salles.
Dans le cas où un projet est organisé dans un lieu qui n’est pas une salle de spectacle dédiée
le coordonnateur sera particulièrement attentif aux questions de sécurité supplémentaires qui
pourraient se poser.
Pour tout complément d’informations télécharger le livret de sécurité édité par
la Régie Culturelle Régionale.
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http://www.laregie-paca.com/pdfs/ABCsecurite/ABCsecurite2004SI.pdf
Recommandations
 Le festival choral académique est devenu une entreprise ambitieuse qui nécessite de chacun
une grande rigueur et un respect mutuel.
 Le livret de coordination réactualisé chaque année est un outil de référence essentiel qu’il vous
appartient de lire entièrement et attentivement puis qu’il convient de consulter régulièrement
dossier après dossier.
 Un mail de rappel 15 jours environ avant les échéances indiquées dans le livret vous précisera
d’éventuels compléments ou aménagement en fonction des situations.
 Pour que l’organisation reste sereine et efficace et par respect mutuel chaque dossier doit être
anticipé et traité dans les délais indiqués.
 Le coordonnateur est le porteur du projet : à ce titre, il est l’unique interlocuteur de la DAAC et
des associations, prestataires de services, salle, etc…
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Isabelle TOURTET
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28
 Un lien privilégié est établi entre le coordonnateur et le responsable musique DAAC : des mails
fréquents et appels téléphoniques permettent de préciser certains fonctionnements.
rectorat
Place lucien paye
13621 aix en provence cedex 1
thématique
festival choral académique
titre du document
livret de coordination 2014-2015
date de parution
mai 2015
Mai 2015
Isabelle TOURTET
Page
29
réalisation
[email protected]

livret de coordination 2015-2016. livret de - Site de la FNCS

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