La lettre commerciale : présentation et rédaction

Communication
Fiche
La lettre commerciale
La communication
téléphonique
& Organisation
Ressource
rédaction et présentation
La lettre commerciale doit attirer l’attention, susciter l’intérêt, répondre à des exigences de
lisibilité et faciliter la compréhension et la mémorisation.
1. Composer une lettre
On commence par rechercher toutes les idées qui doivent composer le courrier (plan = verbes à
l’infinitif). Puis on s’assure qu’elles sont toutes utiles. Enfin, on ordonne les idées de la façon suivante :
en introduction, on rappelle avec précision le contexte, c’est-à-dire les faits ou documents qui
constituent l’objet de la lettre ;
les paragraphes suivants contiennent l’idée centrale du message, précédée ou suivie, selon le cas,
des explications, justifications, précisions utiles ;
la conclusion rappelle l’effet retour attendu (ce que l’on souhaite obtenir : livraison, visite d’un
représentant…), présente des remerciements ou, dans les situations délicates, énonce une formule
destinée à maintenir les bonnes relations avec l’interlocuteur.
2. Rédiger une lettre
Pour rédiger un courrier professionnel efficace et diffuser une bonne image de l’entreprise, il faut :
choisir un registre de langue courant,
rédiger la lettre dans un style clair et simple (vocabulaire simple mais précis, phrases courtes),
adopter un ton mesuré et courtois,
écrire dans une syntaxe correcte,
employer une orthographe parfaite,
utiliser la ponctuation rigoureusement.
Une fois rédigé, le texte doit faire l’objet d’une relecture attentive.
Tout courrier commence par un titre de civilité.
On emploie généralement Monsieur, ou Madame, ou Cher Client, ou Monsieur le Directeur… ou Messieurs
quand on s’adresse à une entreprise.
Tout courrier se termine par une formule de politesse. Cette dernière reprend le titre de civilité
employé en début de lettre. Elle est choisie en fonction du contexte :
un client à un fournisseur : Veuillez agréer, M…, nos salutations distinguées.
un fournisseur à un client : Veuillez agréer, M…, l’expression de nos sentiments dévoués.
Pour être valable, tout courrier doit être signé. Or, dans l’entreprise, la personne qui prépare et saisit
le courrier est rarement celle qui le signe. Elle indique donc en bas du texte la fonction du signataire,
puis en dessous le prénom (ou l’initiale du prénom) et le nom de celui-ci.
3. Présenter un courrier professionnel
L’AFNOR (Association Française de NORmalisation) a créé un modèle : cf. page suivante.
Lycée professionnel Porte de Normandie - Verneuil sur Avre
Nathalie Gicquiaud
Utiliser l’entête :
police, taille au
choix
Raison sociale ou dénomination commerciale de l’expéditeur
Adresse complète avec téléphone…
Forme juridique ; montant du capital ; références bancaires…
à 5 cm du haut
de la feuille
à 11 cm du bord gauche de la feuille :
placer
placer une tab. gauche à 8,5 cm
NOM DU DESTINATAIRE
2 lignes blanches
Adresse
1 ligne blanche
à 9 cm du haut
de la feuille
Code postal VILLE
4 lignes blanches
S’il n’y a pas de « vos réf. », remonter « nos réf. » au cm 9
Vos réf. :
Nos réf. :
1 ligne blanche
Ville de départ,
le
toujours au cm 10
Objet :
2 lignes blanches
S’il n’y a pas de PJ, ne pas reporter cette mention
PJ :
entre 3 et 6 interlignes
Titre de civilité,
2 lignes blanches
.....................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Adapter la taille de la
............................................
police et l’interligne selon
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la longueur du courrier.
................................................................................................................................................
Justifier le texte.
...................................................................................................
.....................................................................................................................................
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2 lignes blanches
La Fonction du signataire,
4 lignes blanches
Prénom (ou initiale) NOM
Ne plus saisir dès le 26e cm
Renseignements complémentaires de l’expéditeur
Si besoin, utiliser
le pied de page